Điều quan trọng không phải là cơ cấu của việc lên kế hoạch mà là thực tế bạn có một danh sách các công việc ưu tiên cần thực hiện để chỉ dẫn bạn trong ngày.. Hãy bắt đầu viết ra những mụ
Trang 1Thời gian là cuộc sống của bạn
Thời gian là cuộc sống của bạn Do vậy, trở thành người biết làm chủ thời gian là rất cần thiết Nếu bạn chưa đọc qua Những nguyên tắc hành động hay viết ra những nhiệm vụ của mình thì hôm nay chỉ là một ngày, lúc này chỉ là một thời điểm mà thôi Nếu bạn bị định hướng sai thì việc bạn đang tiến triển mọi việc nhanh như thế nào cũng không thành vấn đề Ngạn ngữ Đức có nói: Việc bạn chạy chẳng có ý nghĩa gì nếu bạn không ở trên đúng con đường cần thiết Hoàng đế Napoleon của Pháp đã nói: Có một loại kẻ cướp mà pháp luật không hề đả động đến nhưng lại lấy đi những gì quý giá nhất: đó là thời gian Cha đẻ nền giáo dục
Mỹ, Horace Mann, nói chúng ta phải cân nhắc điều sau: Ngày hôm qua đã mất, đâu đó giữa lúc bình minh và hoàng hôn, 2 giờ vàng bạc, mỗi giờ gồm 60 phút kim cương Sẽ không có bất kỳ một phần thưởng nào bởi lẽ chúng sẽ ra đi mãi mãi
Bạn cần có một tấm bản đồ và những dòng nhiệm vụ và mục tiêu của bạn chính là tấm bản đồ đó Thời gian là nguồn lực không thể làm mới lại được Chúa đã ban cho ta thời gian và sự tự do để sử dụng nó Bạn không muốn lãng phí món quà quý
Trang 2giá này chứ? Đó là cuộc sống mà bạn chỉ có một Bạn hãy đền đáp lại Chúa bằng cách trở thành một người biết làm chủ có hiệu quả thời gian của mình và sống một cuộc sống mẫu mực
Làm chủ thời gian chính là chọn cách sống một cuộc sống có ý thức và luôn biết những gì mà mình làm và lý do tại sao mình làm những việc đó Leo Tolstoy, nhà tuyển thuyết Nga, đã viết: "Chỉ có một thời điểm quan trọng - THỜI ĐIỂM HIỆN TẠI! Đó là thời điểm quan trọng nhất bởi đó là thời điểm mà chúng ta có một chút
gì đó quyền lực nào đó để có thể tác động và làm thay đổi nó” Ông ta cũng đã nói: Những chiến binh mạnh nhất trong tất cả các chiến binh là Thời gian và Sự kiên nhẫn” Bạn chắc không muốn chìm đắm vào những công việc tẻ nhạt hàng ngày, những hoạt động trần tục của hết ngày này đến ngày khác đúng không? Đó không phải là sống Đó chỉ là tồn tại
Bắt đầu công việc tổ chức
Mỗi ngày, bạn sẽ cần phải viết ra danh sách những việc ưu tiên cần phải làm Một vài người thích làm việc đó một cách đơn giản và gạch ngắn gọn khoảng 3 đến 5 dòng những ưu tiên trong ngày trong một tấm danh sách đơn giản Mặt phía sau của tấm danh sách đó sẽ được dùng cho các cuộc hẹn và điện thoại Hầu hết các máy tính hiện nay đều được thiết kế sẵn bên trong các chương trình tổ chức và lên
kế hoạch cá nhân cho những người thích làm việc theo một kế hoạch hàng ngày chi tiết và cụ thể hơn Điều quan trọng không phải là cơ cấu của việc lên kế hoạch
mà là thực tế bạn có một danh sách các công việc ưu tiên cần thực hiện để chỉ dẫn bạn trong ngày Mỗi ngày khi đó sẽ trở nên quan trọng với bạn và đưa bạn ngày càng gần hơn tới mục tiêu hiện thực hóa những mục tiêu của bạn
Hãy xem xét các danh sách những công việc cần làm hàng năm một Việc chứng kiến những bước tiến của chính bạn trong việc thực hiện các mục tiêu của bạn sẽ cho bạn một cảm giác khích lệ rất tốt Thêm vào đó, quá trình phân tích này sẽ có
Trang 3tác dụng như một tài liệu tham khảo khi bạn thực hiện những công việc cấp cao như cố vấn hay dạy dỗ
Một cuộc sống chán ngắt chính là do lỗi của bạn
Nếu bạn phải sống một cuộc sống buồn tẻ thì đó chính là do lỗi của cá nhân bạn
Để sống một cuộc sống với đầy đủ ý nghĩa, bạn phải chấp nhận những lợi ích và rủi ro của thay đổi Đôi khi bạn sẽ phải rời xa khỏi khu vực tự do thoải mái của chính mình Cuộc sống không đứng yên nhưng nó vẫn đang chờ đợi bạn
Một vài người vẫn lãng phí hàng giờ đồng hồ
Một vài người vẫn lãng phí đi toàn bộ cuộc sống của họ Nếu đó là lúc bạn vui vẻ, bạn nên vui vẻ và quên đi mọi đầu tư của bạn cho việc đó Hãy hết mình cho lúc
đó Nếu đó là lúc bạn trầm lắng, hãy cứ trầm lắng Sống cuộc sống của bạn một cách có mục đích và những mục tiêu và kế hoạch của bạn sẽ cho bạn những mục tiêu đó Khi bạn chọn một lối sống có mục đích, bạn sẽ làm sao để thời gian của bạn mang lại nhiều lợi ích nhất Bạn không thể chọn những gì sẽ xảy ra đối với bạn nhưng bạn luôn có thể lựa chọn cách phản ứng của mình đối với những gì xảy
ra với bạn
Thoạt đầu, việc lên kế hoạch và đặt ra mục tiêu nom có vẻ sẽ có rất nhiều việc cần phải làm Sẽ là như vậy Đây không phải là bước để đẩy nhanh hay cho qua Hãy bắt đầu viết ra những mục tiêu hàng ngày của bạn ngày hôm nay và trong vòng 21 ngày, bạn sẽ bắt đầu tạo cho mình được một thói quen tích cực rất quan trọng Trong 3 tuần ngắn ngủi này, việc lên kế hoạch và đặt ra mục tiêu sẽ trở thành bản tính tự nhiên thứ 2 của bạn Bạn xem xét những sự lựa chọn, lựa chọn và bạn sẽ quyết đoán hơn, có nhiều tự tin hơn Với sự tự tin, bạn thậm chí sẽ trở thành người
có khả năng đưa ra quyết định đúng đắn hơn Bạn cũng sẽ thành thạo hơn trong việc phân biệt những việc khẩn cấp và quan trọng khỏi những việc thú vị những không hợp lý
Trang 4Hầu hết mọi người không đặt ra những mục tiêu hàng ngày Tất nhiên không phải
ai cũng viết ra những tác phẩm bất hủ, kiếm được hàng triệu đô la trong kinh doanh bất động sản, trúng cử vào vị trí thị trưởng, bắt đầu được những công việc kinh doanh thành công, nghỉ hưu sớm hay nuôi dạy được những đứa con ngoan có khả năng tự lập tốt Bạn có thể tiến bộ từng ngày để tạo nên một sự thành công chung của chính bạn Hãy bắt đầu ngay ngày hôm nay Để làm chủ thời gian, bạn cần có 1 kế hoạch hành động cụ thể cho từng ngày
Những kế hoạch được hỗ trợ bởi những hành động quyết đoán
Thiếu những mục tiêu, tham vọng hay định hướng cụ thể, xu hướng chung sẽ là bạn phải bỏ quá nhiều thời gian để làm những công việc nhỏ dễ dàng, không còn
đủ thời gian và sức lực cho những công việc lơn hơn, khó khăn hơn và có lẽ cả những dự án quan trọng hơn Bạn sẽ bắt đầu làm những việc không phù hợp với khả năng của mình Có bạn còn bỏ phí mất những phần thưởng mà bạn thừa sức đạt được nhưng bạn lại không thấy được Liệu một số việc có đáng để làm không? Việc gì là khẩn cấp và cần phải được làm ngay? Những hoạt động nào tế nhị về thời gian và những hoạt động nào không? Những nhiệm vụ nào là quan trọng những có thể được lên kế hoạch? Bạn sẽ là người cân nhắc đâu là nhiệm vụ cần ưu tiên Mục tiêu của bạn không chỉ đơn thuần là làm được nhiều việc mà phải là làm sao để làm được nhiều việc quan trọng Nhà lãnh đạo các quốc gia Hồi giáo
Malcolm X đã từng nói, "Trong mọi vấn đề, giá trị đích thực và sự tôn trọng thời gian là yếu tố quyết định thành công hay thất bại"
Hãy nhận biết những kẻ lãng phí thời gian chuyên nghiệp
Nếu là một thành phần của Hệ thống Master Success, bạn sẽ thường xuyên bị triệu tập để nhận 1 vị trí lãnh đạo Do vậy, với tư cách của cả người quản lý và 1 ví dụ sống, bạn cần phải biết những loại hình khác nhau của kẻ lãng phí thời gian mà bạn có thể sẽ gặp phải Từ câu nói của nhà diễn giả Mỹ Benjamin Franklin, "Thời gian đã mất đi là cái không thể lấy lại được” Charles Dickens đã cảnh báo rằng
Trang 5"Mọi sự trì hoãn đều là kẻ đánh cắp thời gian”
Có những kẻ chẳng làm gì cả Không làm gì cả là một thái độ chứ không phải là một chương trình xã hội Những kẻ chẳng làm gì cả không nhất thiết phải thất ngiệp Họ có thể rất có kỹ năng và tài tình trong việc chẳng làm gì cả Họ có thể đã tìm được một cách để trà trộn vào các doanh nghiệp, chính phủ hay các viện giáo dục lớn đang hoạt động Họ có thể đã tìm thấy cho mình một hốc tường hoặc thậm chí còn tự tạo cho mình một vị trí trong đó Rất nhiều trong số họ là những kẻ có lòng tự trọng được thổi phồng lên và nghĩ rằng họ quá tốt với công việc mà người khác mong muốn họ làm Họ có thể cảm thấy rằng mình bị đánh giá thấp hơn thực
tế và, miễn là họ còn có thể tự cho là như thế, tự cho mình cái quyền làm ít hơn người khác hay không làm gì cả trong khi người khác làm việc
Có cả những dạng người cầu toàn Họ thường có vẻ giống những con ong chăm chỉ, thậm chó cản tham công tiêc việc, nhưng ngay cả khi họ nom rất bận rộn, họ chẳng hoàn thành được bao nhiêu Họ luôn bồn chồn, lo lắng sốt ruột vì những chi tiết nhỏ Họ là những người không ngừng thu thập thông tin và lên kế hoạch
nhưng lại không thể tự đưa ra quyết định Họ lo lắng về quá nhiều thứ sẽ không bao giờ xảy ra Đối với những kẻ cầu toàn, họ thích làm những việc nhỏ hơn vì như vậy nếu mắc lỗi thì lỗi đó của họ sẽ nhỏ hơn và do vậy tránh được sự đối chấp hay phê bình Họ nom có vẻ hơn hẳn những người làm việc, sinh viên, hay những đứa trẻ bình thường khác khi họ không phải là những người đó
Cả hai loại người chuyên lãng phí thời gian nói trên đều có thể thực hiện tốt hành
vi của mình nhưng việc xem xét kỹ lưỡng công việc của họ sẽ làm bộc lộ mọi sự thật Họ có thể ăn mặc rất đẹp, mang theo những hồ sơ công việc Nọ trông có vẻ như thuộc vào nhóm những người làm việc chăm chỉ hiệu quả nhưng kỳ thực lại đóng góp được rất ít hoặc thậm chí chẳng đóng góp được gì cho sự tiến bộ của tổ chức Dĩ nhiên, những kẻ lãng phí thời gian không chỉ có thể được tìm thấy trong môi trường làm việc Người ta có thể bắt gặp họ ở bất kỳ đâu Một người giám sát,
Trang 6một giáo viên hay các bậc cha mẹ phải có những mục tiêu tổ chức cụ thể và xem xét mọi việc định kỳ nhằm nhận ra được những kẻ sẽ chẳng bao giờ làm được điều
gì
Nói ngắn gọn, những kẻ lãng phí thời gian xung quanh bạn có vẻ như là những kẻ thông minh hơn hẳn những người khác nhưng hãy đừng ghen tị với họ Những kẻ
ăn bám thường có ít bạn bè Bạn đã chọn một đường khó khăn hơn nhưng cũng vẻ vang hơn nhiều Đúng vậy, có thể là có những con đường dễ dàng hơn nhưng bạn
đã không chọn con đường đó Bạn phải tự lập Hãy luôn tự hào là bạn luôn sẵn sàng làm phần việc của mình và thậm chí hơn thế nữa Bạn có khả năng leo lên vị trí cao Tư cách của bạn sẽ là xuất sắc
Những kẻ lãng phí thời gian thường thấy
Hãy là một con người của hành động Hãy luôn đòi hỏi sự xuất sắc trong mọi nỗ lực cố gắng của bạn Tuy nhiên, sự tập trung vào những chuẩn mực không thể trong một lĩnh vực chỉ dẫn đến sự không cân bằng trong lĩnh vực khác mà thôi Để tìm thấy hạnh phúc và sự an bình, bạn cần phải cân bằng mọi lĩnh vực trong cuộc sống Nếu bạn tự hành hạ mình trong đội vật của trường hay trong vai trò của một người đững đầu đội cổ vũ, những ưu tiên của bạn đã bị đặt nhầm chỗ Nếu lúc nào bạn cũng làm việc tới tận 10h đêm để được thăng tiến và lờ đi gia đình mình, những lợi ích tiền mặt kinh tế sẽ không xứng với những mất mát trong cuộc sống gia đình của bạn Nếu những ưu tiên của bạn bị sắp xếp sai, bạn sẽ chỉ lãng phí thời gian Nhà thơ Đức Johann Wolfgang von Goethe đã nói, "Không bao giờ nên phó mặc những gì có ý nghĩa nhất cho những gì ít ý nghĩa nhất”
Những lợi ích của việc thu xếp thời gian
Nếu bạn đang sắp xếp những ngày làm việc của bạn theo cách thức viết ra những công việc cần làm và đọc nó hàng ngày, bạn là người duy nhất trong 100 người biết cách tổ chức mọi việc hơn 99 người còn lại Hãy tự hào với chính bạn vì đã có
Trang 7sự lựa chọn rất quan trọng đó Golda Mier, cựu Thủ tướng Israeli, người đã đem lại nhiều tự do cho cho khu vực Trung Đông, đã nói "Tôi phải làm chủ chiếc đồng
hồ chứ không thể để nó làm chủ mình”
Để hiểu cách làm chủ thời gian, hãy tiếp tục xem xét xem bạn đang sử dung thời gian của mình hiệu quả như thế nào Ví dụ, nếu bạn là một người Mỹ trưởng thành bình thường, bạn đang bỏ 4 giờ mỗi ngày để xem tivi Đó có phải là cuộc sống mà bạn mong muốn? Liệu bạn có thể lên kế hoạch cho việc xem tivi của mình sao cho bạn chỉ xem những chương trình mà bạn thích không? Bây giờ chúng ta có
Internet, một phương tiện nghiên cứu và giải trí tuyệt vời nhưng cũng làm tiêu tốn khac nhiều thời gian của bạn
Làm thế nào để các quan hệ cá nhân, quan hệ gia đình và xã hội của bạn được lợi
từ thời gian dôi ra của bạn?
Đừng tập cho mình thói quen ngủ ít Bạn có thể thấy một vài người chỉ ngủ 3-5 tiếng một đêmDon’t get into the bad habit of giving up your sleep time You will find some people who claim to get only 3-5 hours of sleep per night Tuy nhiên, việc xem bản tin lúc 4 giờ sáng và rồi cả ngày mơ mơ màng màng và hay cáu bẳn
vì ngủ ít sẽ không đem lại một cuộc sống thành công Ngủ là sự tái khôi phục Đối với đại đa số người, việc ngủ ít hơn 7-8 tiếng một ngày là một thói quen không nên tập Việc ngủ ít đi có thể sẽ làm cho bạn gàn giở, yếu đuối, ốm yếu và thậm chí già đi trước tuổi
Việc lãng phí thời gian là một sự lựa chọn
Nhiều người không muốn lên kế hoạch vì họ không thích sự thay đổi Họ không muốn lựa chọn và tránh nó sẽ là lựa chọn của họ và thường đó là sự lựa chọn không hay Họ không muốn làm những gì có nguy cơ gây nên sự thất vọng, phản đối hay thất bại Một lần nữa, một vài người lại lười Những người khác sẽ lại chỉ thích gắn mình với những hoạt động chẳng tốn suy nghĩ, lãng phí thời gian để khỏi
Trang 8phải đối mặt với những tình huống cuộc sống phức tạp như có những mối quan hệ không tốt, con hư, hay những vấn đề tiền nong hay cảm xúc cá nhân Trong danh sách dưới đây là những kẻ dưới lớp vỏ bọc là những nhà cải cách hăng hái, lúc nào cũng tham gia vào chuyện của người khác để không phải đối mặt với chuyện của chính mình Họ có thể biện hộ cho việc tự để cho cuộc sống của mình trôi đi trong khi cứ tham gia vào hết việc của người này đến việc của người khác
Một khi bạn làm chủ thời gian bạn sẽ trở nên khác biệt Bạn sẽ làm gì với thời gian
dư thừa của mình? Tự cải thiện bản thân mình hay giúp đỡ người khác? Cho người khác thời gian của bạn, đó sẽ là một món quà quý giá Hãy bắt đầu với người gần gũi với bạn nhất
Bạn không chỉ sẽ hành động mà còn phải hành động đúng Khi bạn lên kế hoạch,
tổ chức hay lựa chọn, hãy nhớ những dòng chữ này của Tiến sỹ Martin Luther King, người đấu tranh cho các quyền công dân Mỹ, "Thời gian luôn là phù hợp để làm những công việc phù hợp”
Trở nên có tổ chức
Người Ba Tư cũ có câu nói, "May mắn mê mẩn với hiệu quả” Hãy trở nên có tổ chức Mọi người đều tôn trọng sự có tổ chức Có tổ chức, bạn sẽ thấy mình ít bị căng thẳng hơn với nhiều khoảng trống, thời gian và tiền bạc hơn Điều cốt lõi của việc có tổ chức lại nằm chính ở việc tạo lập mục tiêu và lên kế hoạch Biết những
gì bạn muốn Đặt ra những ưu tiên Bảo vệ thời gian làm việc của bạn Loại bỏ mọi sự ngưng trệ Làm việc với thái độ tích cực và đừng bị phân tán bởi việc cãi lộn hay những việc xã hội khác
Nhưng có một cái giá đối với thời gian và sở thích của bạn Hãy bỏ thời gian làm những việc mà bạn muốn Bạn có thể để người khác làm những việc nhỏ nào khác
để bản thân mình có thể tập trung hơn cho những công việc ưu tiên cao hơn? Bạn
Trang 9có thể sẽ thấy việc thuê người khác làm những công việc đơn giản cho mình không phải là một chi phí mà là một sự đầu tư tồn kém nhưng có hiệu quả Nếu bạn không muốn làm những công việc như trông nhà, hãy thuê dịch vụ lau dọn nhà cửa Nếu bạn không muốn làm công việc cắt cỏ, hãy thuê người làm việc đó Trong hầu hết các lĩnh vực, bạn có thể tìm thấy những nhà cung cấp dịch vụ từ việc cho chó đi dạo đến việc giao tận tay các sản phẩm rau quả và đi chợ hộ
Thế còn tình hình công việc của bạn thì sao? Nếu bạn liên tục bị ngưng trệ và sa lầy trong những công việc thường ngày, bạn sẽ có lợi khi thuê một người thư ký hay trợ lý cá nhân Nếu bạn làm một dự án lớn, việc thuê những người làm công tạm thời là điều có lý do để làm Việc thuê nhân lực ngoại lệ sẽ cho bạn và công ty của bạn những sự chia sẻ lâu dài Nếu bạn thấy được một người nhân công làm việc chăm chỉ với một cá tính dễ chịu ở 1 cửa hiệu băng đĩa, một trạm chuyển phát, nhà băng hay bất kỳ nơi đâu, đó có thể là người mà bạn muốn thuê Hãy đưa cho họ cuốn Nguyên tắc hành động và xem họ làm tốt như thế nào Sau đó, hãy xem đống công việc của bạn sẽ giảm bớt, hiệu quả tăng lên hay cả hai
Bạn sống trong một thế giới đầy những điều kỳ diệu của công nghệ Bạn phải có một cái máy tính và có lẽ cả một cái điện thoại di động Hãy tìm kiếm những vật dụng khác có thể làm cho cuộc sống và công việc của bạn dễ dàng hơn Bạn có thể làm lợi từ chương trình thời gian biểu trên máy tính của bạn, từ máy chụp ảnh kỹ thuật số, máy fax hoặc máy thu âm mini không?
Là một người có tổ chức bạn sẽ thấy mỗi lúc mình đang làm một việc Bạn sẽ biết chắc mình phải làm gì trước khi bắt đầu công việc của mình để bạn không lãng phí thời gian làm những việc không đúng Mục tiêu của bạn là bỏ ra đủ thời gian để làm những việc hợp lý ngay từ đầu Nhà thơ người Mỹ Henry Wadsworth
Longfellow đã viết, "Làm một việc hợp lý mất ít thời gian hơn là giải thích tại sao bạn làm sai nó”
Trang 10Học cách nói không
Bạn có đang kiểm soát cuộc sống của chính mình? Hay cuộc sống của bạn đang bị cha mẹ, con cái, bạn tình, sếp, người giúp việc, bạn bè, tivi hay những nghiện ngập kiểm soát? Có rất nhiều người, nơi chốn và việc thi nhau giành lấy thời gian của bạn Bạn muốn làm gì và phải làm gi? Danh sách những công việc cần làm hàng ngày sẽ cho bạn khả năng dành ưu tiên cho người nào và hoạt động nào trong cuộc sống của bạn và do đó bạn có thể đầu tư thời gian hợp lý theo đó
Bạn muốn giúp gia đình và bạn bè Bạn không nhất thiết phải trở thành người hầu của họ Liệu một vài người khách có đáng để bạn làm nhiều việc cho họ thế
không? Hãy tránh những gì có thể làm tiêu tốn thời gian của bạn và không mang bạn đến gần hơn mục tiêu của mình
Hãy mang theo thời lịch trình làm việc của bạn đến các cuộc hẹn Hãy bảo vệ lịch trình đó, những mục tiêu của bạn và danh sách những việc cần làm của bạn Nếu bạn có thể tránh điều này thì đừng nói, "Tôi sẽ trở lại với bạn” Việc này sẽ tạo những ràng buộc trong tương lai và nhiêu hơn nữa những công việc Nếu bạn có thể quyết định ngay tại thời điểm đó thì hãy làm như thế Nếu bạn có quyền, hãy cân nhắc việc tham gia của mình đối với những dự án mới trước khi đồng ý với
nó Hãy chuẩn bị với những yêu cầu phát sinh từ thời gian và nguồn lực của bạn Liệu công việc đó có phù hợp với những ưu tiên và kỹ năng của bạn không? Liệu công việc mới có ảnh hưởng tới lượng công việc hiện tại của bạn không? Bạn có hiểu những yêu cầu cụ thể của công việc của bạn không? Liệu những trông đợi về thời gian và chất lượng công việc có thực tế không? Thời điểm tốt nhất để đối mặt với những vấn đề tiềm ẩn là trước khi bạn nhận trách nhiệm làm nó
Hãy can ngăn mọi người để họ không xen vào và làm phiền công việc của bạn Nếu bạn có thư ký hay người trợ lý, họ sẽ là người nhận tin nhắn và thu sếp các cuộc hẹn cho bạn Thư thoại và thư email sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian làm việc