Các Sheet: Các Sheet màu xanh nhat sau là các Sheet cán bộ quản lý PC dùng để kiểm tra các đơn vị: Khi đã nhập xong các đơn vị xã phường muốn kiểm tra số liệu của đơn vị nào đó chỉ cần n[r]
Trang 1HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU PC THCS
I CHƯƠNG TRÌNH CHO MỘT ĐƠN VỊ XÃ.
Chương trình xử lý số liệu phổ cập cho các xã được viết trên chương trình Excel có thể thực hiện được trên các office 97-2000-2003-XP-2007 Nó chỉ là một File với dung lượng chỉ khoảng 2.8MB do vậy có thể copy USB, gửi qua thư điện tử
… Công việc chính của người làm chủ yếu là nhập số liệu phổ cập đã điều tra, chỉ cần kiến thức đơn thuần nhập số liệu trong Excel là có thể làm được Các tính toán,
xử lý tính toán, đánh giá các các tiêu chuẩn phổ cập chương trình tự xử lý và thông báo các điều kiện, các lỗi khi nhập số liệu, chọn được các tiêu chuẩn cho từng vùng miền và thay đổi được các danh từ địa danh hành chính tương đương thuận lợi cho việc xuất các văn bản hành chính song cán bộ làm phổ cập cũng phải nắm vững được các tiêu chuẩn đạt chuẩn phổ cập để có thể xử lý được số liệu cho phù hợp
Chỉ có một chương trình được làm cho tất cả các đơn vị xã, thị trấn, phường, các trường không trực thuộc xã, thị trấn trong toàn quốc
Trong File chương trình có tất cả 17 Sheet như sau:
1 Trang đầu: Dùng nhập các số liệu ban đầu; báo lỗi và nhắc nhở, đánh giá ban đầu khi nhập số liệu điều tra
2 M1: Thống kê phổ cập GD THCS
3 M1A: Thống kê trẻ ngoài nhà trường
4 M2: Tổng hợp tiêu chuẩn phổ cập THCS (CT tự xử lý)
5 M2A: Kế hoạch phổ cập GD THCS
6 M5: Thống kê trình độ đội ngũ giáo viên THCS.( CT tự xử lý)
7 M6: Thống kê đội ngũ cán bộ quản lý giáo viên
8 M7: Thống kê tình hình cơ sở vật chất nhà trường
9 M8: Báo cáo tiến độ phổ cập (CT tự xử lý )
10 Mẫu quyết định kiện toàn BCĐ PC
11 Mẫu Quyết định thành lập đoàn tự kiểm tra
12 Mẫu BB tự kiểm tra
13 Mẫu tờ trình công nhận
14 Trang tổng hợp (dùng tổng hợp cho huyện)
15 Trang dùng để nháp
16 Nhập các đối tượng (Dùng để chạy chương trình đầy đủ)
Trang 217 Nhập CB GV (Dùng để chạy chương trình đầy đủ)
1 Cụ thể nhập từng trang số liệu như sau:
Nhập bằng phông chữ kiểu gõ Unicode phông chữ Time New Roman
Chú ý: Trong quá trình nhập không được dùng lệnh Cut (Hay dùng cắt bằng hình cái kéo trên thanh công cụ) hoặc Copy số liệu từ bảng biểu khác vì làm như vậy sẽ làm lỗi các hàm lệnh trong chương trình dẫn đến làm lỗi chương trình) Chỉ nên nhập số liệu trực tiếp trên máy, các số liệu nhập vào luôn có màu xanh Các ô nhập số liệu chỉ cho phép nhập các số nguyên.
1.1 Với các đơn vị xã phường, thị trấn.
1.1 1.Trang đầu: Số liệu ở trang đầu rất quan trọng do vậy phải nhập đầy đủ, chính
xác vào các ô cho phép (Chưa cần quá quan tâm tới các chữ báo lỗi màu đỏ hiện lên)
*Số liệu được nhập theo các list đã cố định
- Ô E4: Nhập mã huyện Mỗi huyện trong tỉnh có một mã riêng khi nhập mã huyện chương trình sẽ tự động chuyển sang chạy cho huyện đó theo các yêu cầu về tiêu chuẩn đánh giá cũng như tên các đơn vị của huyện
- Ô E5 Khi nhập đúng mã huyện ô này sẽ tạo ra list có tên các đơn vị Chọn đơn vị cần nhập
- Ô E6 Nhập số 1 nếu là các xã thông thường, nhập số 2 nếu xã thuộc vùng khó khăn, nhập số 3 nếu là đơn vị nhà trường không trực thuộc các đơn vị hành chính xã, phường (như trường chuyên, dân tộc nội trú ) Các loại này có cách đánh giá tiêu chuẩn đạt chuẩn phổ cập khác nhau theo quy định Chú ý phải chắc điền chắc chắn đúng giá trị này
- E7: Nhập tháng điều tra để được thời điểm điều tra: ví dụ “ Tháng 9” ta được
“Thời điểm điều tra tháng 9”.(Thường có 3 thời điểm trong năm theo năm học là tháng 9, tháng 12, và tháng 4 năm sau, thời điểm tháng 6 là thời điểm các đơn vị trường nhập số liệu để có số liệu sơ bộ làm kế hoạch trình ban PC chuẩn bị cho làm phổ cập tháng 9 của năm học sau )
- E8: Nhập đơn vị hành chính: Xã, phường hay thị trấn
- E10: Phập theo năm học Việc điền đúng năm điều tra rất quan trọng vì có
đúng chương trình mới cho số liệu đúng.
- E12: Điền số đối tượng 6 tuổi có hộ khẩu tại địa phương kể cả số mới chuyển
đi và khuyết tật (khuyết tật ở đây được hiểu là không có khả năng về sức khoẻ, trí tuệ
để đến trường)
Trang 3+ E13: Điền số nữ của đối tượng 6 tuổi ở trên.
+ E14: Số đối tượng 6 tuổi khuyết tật, và đã chuyển đi
+ E15: Số 6 tuổi có hộ khẩu tại địa phương vào lớp 1
- E16: là tổng số học sinh lớp 5 năm học qua hiện có hộ khẩu tại địa phương học tại trường TH trong xã và ở các trường TH các xã khác
- E17: Là số học sinh lớp 5 ở E16 đã tốt nghiệp tiểu học năm học vừa qua Số liệu này máy tự cho số liệu khi nhập xong mẫu M1
- E18: Số lớp của trường: Là tổng số lớp cấp THCS phổ thông cộng với số lớp
bổ túc THCS mà trường quản lý và trực tiếp giảng dạy
- E19: Là tất cả số học sinh phổ thông và bổ túc độ tuổi 11-18 đang học cấp THCS ở trường do nhà trường quản lý và giảng dạy
- E20: Là số đối tượng từ 11 đến 18 tuổi có hộ khẩu ở địa phương nhưng đang học THCS ở các trường khác (Trường lân cận, trường dân lập, bán công, chuyên, nội trú….)
- E21: Là đối tượng 11-18 tuổi không có hộ khẩu tại địa phương nhưng lại học tại trường cấp 2 của địa phương
- E22: Số hộ trong xã (phường) Chỉ nhập khi đã nhập các số liệu khác ở các biểu mẫu (nhập cuối cùng)
- E23: Số dân trong xã (phường) Chỉ nhập khi đã nhập các số liệu ở các mẫu khá (nhập cuối cùng)
- E24: Số đối tượng từ 11-18 tuổi chuyển khẩu về địa phương trong năm qua
- E25: Số đối tượng từ 11-18 tuổi đã mất
- E26: Nhập ngày Hiệu trưởng sẽ ký duyệt: Ví dụ: “Ngày 7 tháng 8 năm 2008” hay “ Ngày….tháng … năm……”
- E27: Họ tên hiệu trưởng
- E28, E29: tương tự như ô E26,E27 ( ký duyệt của UBND xã, phường)
*Lưu ý: Ngày hiệu trưởng ký duyệt phải trước ngày của chủ tịch xã (trưởng ban) ký
duyệt (Hiện nay trưởng ban PCGDTHCS các xã phường có thể do Phó chủ tịch UBND xã đảm nhiệm)
- E30: Họ tên người lập biểu
(Các báo lỗi chữ đỏ hiện lên chưa cần quá quan tâm xử lý).
1.1.2 Mẫu M1.
Trang 4Điền số liệu vào các ô màu trắng, một số ô không điền được là do không hợp
lý (cần chú ý tới số đối tượng học trước tuổi quy định số này có thể sẩy ra nhưng không nhiều - Vì thủ tục được học trước độ tuổi quy đinh khó khăn - do vậy khi xuất hiện số ở ô này cần kiểm tra lại xem việc điều tra có thật chính xác không)
Mẫu này thường hay sai ở chổ: Số học sinh tốt nghiệp TH năm qua và số học sinh được tuyển vào lớp 6 tốt nghiệp năm qua Giá trị các ô ở cột 9+ cột16<= giá trị ở cột 7 tương ứng, nếu nhỏ hơn thì sẽ có học sinh bỏ học ở lớp 6
Thường hay quên số đối tượng đang học ở tiểu học (cột 29).
1.1.3 Mẫu 1A.
Điền vào các ô màu trắng:
- Điền số đối tượng tàn tật (chết) theo độ tuổi
- Trong mẫu M1 nếu có số học sinh bỏ học ở tiểu học thì số này được line sang mẫu 1A và nó được dồn vào cột bỏ học ở lớp 1, cần phải điền số bỏ học vào các lớp 2,3,4,5 như đã điều tra nhưng không thể vượt quá số ở M1, nếu vượt quá cột lớp 1 sẽ báo âm
( Lưu ý: Đơn vị sẽ không đạt PC nếu có đối tượng 11-14 tuổi bỏ học ở tiểu học)
1.1.4 Mẫu M2: Mẫu này CT tự xử lý và đánh giá “Đạt” hay “Chưa đạt”, nếu đã nhập
xong và chính xác về số liệu ở tất cả các mẫu, hoặc báo lỗi nếu nhập sai hay tự làm lỗi chương trình
1.1.5 Mẫu M2A: Mẫu này dùng cho những trường mở lớp bổ túc THCS.
1.1.6 Mẫu M5: Mẫu này CT tự xử lý khi đã điền đủ các thông tin ở mẫu M6 và trang
đầu
1.1.7 Mẫu M6: Mẫu này điền vào các ô màu trắng, lưu ý mỗi giáo viên chỉ được tính
ở trình độ chuyên môn cao nhất và chỉ được tính ở một môn dạy, cột 9 không được có giá trị là âm (-) Nhu cầu thiếu thừa giáo viên ở đây là nhu cầu để đảm bảo cho đảm bảo cho công tác phổ cập nên chỉ căn cứ vào số lớp, số tiết dạy để đưa ra nhu cầu tương đối chứ không theo các thông tư hiện hành, nếu thiếu quá nhiều giáo viên thì có thể tăng GV hợp đồng để đảm bảo được tiêu chuẩn cho phổ cập
1.1.8 Mẫu M7: Điền số liệu vào các ô màu trắng.
1.1.9 Mẫu M8: Mẫu CT tự xử lý.
*Sau khi đã vào đầy đủ các thông tin vào các mẫu trên, quay lại “Trang đầu” để kiểm tra báo lỗi: các báo lỗi có chữ màu đỏ, các chú ý hiện nhắc nhở màu xanh: Nếu E32 báo “Đạt” hay báo là “Chưa đạt” và có lời chúc ở ô màu vàng - hàng 34 khi đó
Trang 5công việc tổng hợp, xử lý đánh giá các tiêu chuẩn phổ cập của đơn vị đã hoàn tất Nếu
có báo lỗi thì dựa vào hướng dẫn hiện lên ở Trang đầu lỗi để sửa
(Các QĐ1,QĐ2, BB, TT chỉ là các biểu mẫu nên đánh lại bằng Microsoft Word để đúng với thể thức văn bản
1.1.10 Mẫu TH: Mẫu này dùng để xử lý số liệu cho cả huyện.
1.1.11 Sheet này dùng để nháp
1.1.12 Biểu này dùng để nhập đối tượng cần điều tra chương trình sẽ tự xử lý và đưa
ra các biểu mẫu khi đó được phần mền đầy đủ trong việc quản lý công tác phổ cập Hiện thực tế các đơn vị chưa có điều kiện nhập được số liệu do vậy chương trình vẫn chỉ cho các đơn vị nhập thô số liệu (Tham khảo chương trình)
1.2 Đối với các trường cấp 2 không trực thuộc đơn vị hành chính xã phường
(như trường nội trú, dân lập, chuyên ), cần lưu ý đánh số 3 vào E4 ở trang đầu hướng dẫn sẽ hiện lên.
Chú ý: Trong trường hợp làm lỗi chương trình đang nhập, nên nhập lại từ một
bản gốc copy từ đĩa CD ra, Lưu ý không copy lại số liệu của bản cũ vì có thể sẽ làm lỗi bản mới này)
3 Giải thích các báo lỗi.
3.1 Báo lỗi màu đỏ ở trang đầu
- “Chưa nhập số đối tượng 6 tuổi (E13-Trang đầu)” Lỗi này chỉ dùng cho các đơn vị hành chính xã phường, nếu là các trường (E4=3) thì không hiện lên Hoặc mặc dù nhập đúng số liệu chương trình vẫn đánh giá chưa đạt
- HS vào lớp 6 năm qua nhiều hơn số TNTH năm qua: Kiểm tra từng đội tuổi ở M1 sẽ
có một độ tuổi mà số học sinh tuyển mới vào lớp 6 (hai hệ PT và BTúc) lại nhiều hơn
số tốt nghiệp (phải đảm bảo cột 9 + cột 16 <=cột 7)
Số HS C2 nhiều hơn số TNTH
- Số TN THCS năm qua nhiều hơn số HS lớp 9 năm qua (Phải đảm bảo ở từng độ tuổi
ở M1 thì cột 14 + cột 21 <= cột 28
- Số HS TN TH năm qua nhiều hơn số vào lớp 6: Số đối tượng đã TN TH thì được tuyển sinh vào lớp 6 nếu không tuyển hết thì số còn lại sẽ được coi là bỏ học ở lớp 6 (Thoả mãn ở từng độ tuổi thì: Cột 7<=tổng cột 9 + cột 6 + cột 24
- CB, giáo viên chưa cân đối ở M6, Hoặc chưa nhập số học sinh của trường ở trang đầu (Có Quản lý chưa đạt chuẩn, không phải là Đảng viên, Nữ nhiều hơn tổng số, Số trình độ đào tạo nhiều hơn số giáo viên bố trí ở các môn dẫn đến số bằng trung cấp
âm, ở cán bộ làm việc khác chưa có trình độ đào tạo.)
- Chưa nhập M6 (Khi có học sinh học ở trường thì phải nhập M6)
- ĐT bỏ học lớp 1có giá trị âm ở M1A (Số bỏ học ở M1A nhiều hơn số bỏ học ở M1)
- số ĐT TN TH năm trước chưa hợp lý ở M1
Trang 6- Số HS thiếu so với M1 Số học sinh của nhà trường trừ đi số đối tượng của địa phương khác học tại trường cộng với số đối tượng của địa phương mình học ở trường khác thì phải bằng số đối tượng học cấp 2 đã được điều tra ở M1
- Chưa nhập M7 xã có trường thì phải nhập M7
- Số KT mẫu 1A lớn hơn KT- chuyển của M1
- Số nữ chưa hơp lý ở M1 (Chưa nhập số nữ hoặc số nữ lớn hơn tổng số đối tượng)
- Chưa nhập số lớp của trường ( có học sinh thì phải nhập số lớp)
- Có ĐT 11-14 tuổi bỏ học ở tiểu học-Không đạt PC (có thể sẩy ra nhưng cần xem lại
có đúng không)
- Xem lại số khuyết tật, chết của 1A (Điều này có thể sẩy ra, Song cả địa phương mà không có em nào khuyết tật cũng cần xem lại vì thiếu thực tế)
* Các báo lỗi khác là do chưa nhập đầy đủ số liệu hoặc làm lỗi chương trình do dùng lệnh cut hay coppy số liệu từ bản khác vào, khi đó nên copy một bản khác từ đĩa gốc
để nhập lại
II MẪU XỬ LÝ PC CHO TOÀN HUYỆN.
Từ chương trình số liệu của cấp xã, sử dụng chương trình cấp huyện sẽ tổng hợp được số liệu cho cấp huyện rất nhanh và chính xác Xuất đầy đủ các bảng mẫu theo quy định Và tạo ra phần để tổng hợp cho cấp tỉnh
Chương trình xử lý số liệu phổ cập cho các huyện (thị) được viết trên chương trình Excel có thể thực hiện được trên các office 97-2000-2003-XP-2007 Nó là một File với dung lượng khoảng 5MB do vậy không thể copy vào đĩa mềm (hiện chương trình đang thực hiện cho các huyện thị trong tỉnh Thanh Hoá
Chỉ có một chương trình được làm cho tất cả các huyện trong toàn quốc
Trong File chương trình có hơn 20 Sheet (thay cho phiên bản cũ 50 Sheet) -
- Khi nhập mã huyện Chương trình sẽ tự động chuyển về chế độ làm việc cho huyện
đó có đầy đủ thông tin về đơn vị hành chính xã phường của huyện và các tiêu chí đánh giá cho huyện
- Năm điều tra: điền năm điều tra ở thời điểm tháng 9; Lưu ý phải điền đúng được năm điều tra khi nhập các số liệu của các xã phường
- Thời điểm điều tra ví dụ: “Thời điểm điều tra tháng 9 năm 2008”
- Tên người lập biểu
2 Sheet NHAP là Sheet dùng để nhập số liệu mà các đơn vị xã, phường, thị trần đã nhập và báo cáo lên từ chương trình các xã phường
Trang 7Cách nhập: Ta có thể làm thủ công bằng các copy Từ A4 đến CV7 của Sheets TH sau
đó mở chương trình của huyện paste vào các đơn vị tương ứng là được
3 Các Sheet M1 đến M8 là các biểu mẫu máy tự tổng hợp khi đã nhập số liệu từ chương trình các xã phường
4 Các Sheet: Các Sheet màu xanh nhat sau là các Sheet cán bộ quản lý PC dùng để kiểm tra các đơn vị: Khi đã nhập xong các đơn vị xã phường muốn kiểm tra số liệu của đơn vị nào đó chỉ cần nhập mã tìm kiến (đơn giản là đánh số 1,2, ) toàn bộ só liệu điều tra của đơn vị đó sẽ xuất hiện như chương trình cấp xã) đây là điểm khác biệt quan trong của bản mới so với các bản cũ đã sử dụng
5 Sheet TT là Sheet dùng để tổng hợp cho tỉnh
* Cách sử lý số liệu như sau:
Mở chương trình của xã; copy đúng phần A4:CV7 Sheet TH của xã đó
Mở chương trình của huyện; mở Sheet Nhap paste vào đơn vị xã tương ứng Khi nhập một đơn vị xã phường chương trình sẽ báo các sai sót, hay lỗi mà đơn
vị đó mắc phải
Sau khi đã nhập tất cả các xã và các trường không có sai sót gì có thể sẽ xuất hiện sự sai lệch số học sinh của trường và đối tượng học sinh ở các xã có thể điều chỉnh bằng cách thêm hay bớt một vài học sinh ở các trường như sau: vào mẫu M5 cột S phần tô màu vàng thêm (+) bớt (-) vào các ô này một vài học sinh, số học sinh của các trường sẽ được cộng thêm vào hay trừ bớt đi sao cho H22 ở trang đầu có giá trị bằng 0
Vào Mẫu M2 dùng lệnh lọc ra phần các xã (bỏ phần thừa của bảng)
Vào mẫu M5 dùng lệnh lọc ra phần các xã (bỏ phần thừa của bảng) thêm số thứ tự
của các trường
Mẫu M6: Số Giáo viên thừa thiếu được tổng hợp ở J15-W15, ta có thể không sử dụng
số liệu này mà điền số thiếu thừa cho phù hợp với từng huyện (Nếu muốn lấy nguyên bản ta cho ô J14=J15 và kéo đến W14)
Mẫu M7 Lọc loại bỏ phần bảng biểu thừa, thêm số thứ tự của các trường.
Mẫu M8 Số hộ trong huyện được tổng hợp ở ô B8, số dân trong huyện ở ô F8, Số
này có thể không khớp với số của huyện
Tỷ lệ tốt nghiệp tiểu học năm qua được tổng hợp ở ô H21, số liệu này có thể không chính xác với phần tổng hợp của chuyên môn tiểu học
Huyện đạt tiêu chuẩn PC hay chưa đạt vào ô A30:H30
Trang 8Chú ý: Phần thủ tục hành chính cho ký duyệt điền vào M1
III MẪU XỬ LÝ PC CHO TỈNH ( THÀNH PHỐ).
- Xử lý tương tự như chương trình của huyện Số liệu được lấy từ các huyện ở trên
III MỘT SỐ TIÊU CHUẨN CÔNG NHẬN ĐƠN VỊ ĐẠT CHUẨN PHỔ CẬP.
1.Đối với xã thông thường (Trang đầu E3=1).
- Tỷ lệ trẻ 6 tuổi vào lớp 1 không nhỏ hơn 90% (M2E13>=90)
- Tỷ lệ trẻ từ 11 đến 14 tuổi có bằng TN TH không nhỏ hơn 80% (M2M13>=80%) Số còn lại đang học tiểu học - không bỏ học ở tiểu học (M1X18=0)
- Tỷ lệ trẻ tốt nghiệp tiểu học năm qua vào lớp 6 không nhỏ hơn 95% (M2J13>=95%)
- Học sinh lớp 9 năm qua tốt nghiệp THCS không nhỏ hơn 90% (M2N13>=90%)
- Số đối tượng 14-18 tuổi có bằng TN THCS không nhỏ hơn 80% (M2S13>=80%)
- Cơ sở vật chất nhà trường, giáo viên đảm bảo cho công tác phổ cập
2 Đối với xã khó khăn (Trang đầu E3=2).
- Tỷ lệ trẻ 6 tuổi vào lớp 1 không nhỏ hơn 80% (M2E13>=80)
- Tỷ lệ trẻ từ 11 đến 14 tuổi có bằng TN TH không nhỏ hơn 70% (M2M13>=70%)
Số còn lại đang học tiểu học - không bỏ học ở tiểu học (M1X18=0)
- Tỷ lệ trẻ tốt nghiệp tiểu học năm qua vào lớp 6 không nhỏ hơn 80% (M2J13>=80%)
- Học sinh lớp 9 năm qua tốt nghiệp THCS không nhỏ hơn 75% (M2N13>=75%)
- Số đối tượng 14-18 tuổi có bằng TN THCS không nhỏ hơn 70% (M2S13>=70%)
- Cơ sở vật chất nhà trường, giáo viên đảm bảo cho công tác phổ cập
Địa chỉ liên Hệ:
3 Đối với các đơn vị trường ( không trực thuộc đơn vị hành chính xã (phường) E3=3:
Máy tự hướng dẫn phần nhập số liệu
(Địa chỉ liên hệ giải đáp hướng dẫn sử dụng: Nguyễn Sỹ Thuấn - Trường THCS Quảng Hùng- Quảng Xương-ĐT:
0985.397.399-Gmail: info@123doc.org)