Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản. Số trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13. Tên loại và trích yếu nộ[r]
Trang 1UBND HUYỆN PHƯỚC SƠN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG GIÁO DỤC&ĐÀO TẠO Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số : 108/PGD&ĐT-VT Phước Sơn, ngày 27 tháng 7 năm 2012
V/v Hướng dẫn kỹ thuật trình bày văn
bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV
Kính gửi : Hiệu trưởng các đơn vị, trường học trực thuộc
Thực hiện Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Phòng GD&ĐT huyện Phước Sơn hướng dẫn cụ thể đối với các đơn vị, trường học trực thuộc như sau :
I- QUI ĐỊNH CHUNG :
1 Phông chữ trình bày văn bản :
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng
Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
2 Khổ giấy và căn lề văn bản :
- Khổ giấy : Văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
- Căn lề văn bản :
+ Lề trên : cách mép trên từ 20-25mm
+ Lề dưới : cách mép dưới từ 20-25mm
+ Lề trái : cách mép trái từ 30-35mm
+ Lề phải : cách mép phải từ 15-20mm
II- KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN :
1 Quốc hiệu : Trình bày thành 2 dòng, chiếm khoảng ½ trang giấy theo
chiều ngang ở phía trên bên phải
- Dòng thứ nhất : “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày bằng chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 13;
- Dòng thứ hai : “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” trình bày bằng chữ in
thường, đứng, đậm, cỡ chữ 14; dưới dòng này có 1 đường kẻ liền nét có độ dài bằng dòng chữ
Ví dụ : CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2 Tên cơ quan ban hành văn bản :
Trình bày thành 2 dòng, chiếm khoảng ½ trang giấy theo chiều ngang ở phía trên bên trái
- Tên cơ quan chủ quản của đơn vị : “PHÒNG GD&ĐT PHƯỚC SƠN” trình bày bằng chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 13;
Trang 2- Tên cơ quan ban hành văn bản “TRƯỜNG TH LÊ VĂN TÁM” trình bày bằng chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 13; dưới dòng này có một dường kẻ liền nét,
có độ dài bằng 1/3 đến ½ của dòng chữ và đạt canh giữa cân đối so với dòng chữ
Ví dụ : PHÒNG GD&ĐT PHƯỚC SƠN
TRƯỜNG TH LÊ VĂN TÁM
Ví dụ : PHÒNG GD&ĐT PHƯỚC SƠN
TRƯỜNG THCS TRẦN QUỐC TOẢN
3 Số, ký hiệu của văn bản :
Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản Số trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13
- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm
- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản
Ví dụ :
+ Tờ trình của Trường Tiểu học Lê Văn Tám : Số : … /TTr-LVT
+ Báo cáo của Trường Mẫu giáo Sơn Ca : Số :……/BC-MGSC
+ Quyết định của Trường THCS Phước Năng : Số : ……/QĐ-THCSPN
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành công văn
và chữ viết tắt tên bộ phận soạn thảo công văn
Ví dụ :
+ Công văn của Trường Tiểu học Lê Văn Tám do bộ phận chuyên môn soạn thảo : Số : … /LVT-CM
4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản : được trình bày cùng
một dòng với số, ký hiệu, được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu; trình bày bằng chữ
in thường, nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14
- Địa danh ghi trên văn bản là tên nơi quan đóng trụ sở
- Ngày, tháng, năm là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành
Ví dụ :
+ Văn bản của Trường Tiểu học Tô Vĩnh Diện :
Phước Năng, ngày 05 tháng 7 năm 2012
5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản :
- Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan ban hành Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn Tên loại được đặt canh giữa trang giấy, trình bày bằng chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 14
- Trích yếu nội dung của văn bản có tên loại là một câu ngắn gọn khái quát nội dung chủ yếu của văn bản Trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, đứng, đậm, cỡ chữ 14 Bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang liền nét, dài bằng từ 1/3 đến ½ của dòng trích yếu
Trang 3Ví dụ :
BÁO CÁO
Về việc chuẩn bị năm học mới 2012-2013
- Trích yếu nội dung công văn được trình bày canh giữa dưới số, ký hiệu văn bản, sau từ “V/v”, bằng chữ in thường, đứng, cỡ chữ 13
Ví dụ : Số : 01/MNAH-CM
V/v Thực hiện hồ sơ sổ sách chuyên môn
6 Nội dung văn bản :
a) Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản, phải đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau :
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông; (Không dùng từ địa phương, từ nước ngoài nếu không cần thiết)
- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ, thông dụng; Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn chú thích ngay sau từ, cụm từ đó;
Ví dụ : Phòng Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT) huyện Phước Sơn.
- Viết hoa trong văn bản phải đúng theo quy định
b) Kỹ thuật trình bày :
Phần nội dung trong văn bản được trình bày bằng chữ in thường, canh dàn đều cả hai lề trang giấy; kiểu chữ đứng, cỡ chữ 14; Khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào 1cm đến 1,5cm (1 Tab)
7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền :
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan thì phải ghi tắt chữ ký thay
“KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu
- Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 13
- Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, đứng, đậm cỡ chữ 13 đến 14, đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký
Ví dụ : KT.HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
(Chữ ký)
Nguyễn Văn A
Trang 48 Dấu của cơ quan :
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan
Dấu của cơ quan được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; Dấu giáp lai được đóng vào giữa mép phải của văn bản, trùm lên 1 phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản
9 Nơi nhận : Trong văn bản nơi nhận được trình bày gồm 2 phần :
- Phần “Kính gửi”, sau đó tên cơ quan trực tiếp giải quyết công việc; Từ
“Kính gửi” và tên cơ quan, cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, đứng, cỡ chữ từ 13 đến 14
- Phần “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan,
cá nhân khác nhận văn bản Từ “Nơi nhận” được trình bày một dòng riêng (ngang hàng với quyền hạn, chức vụ của người ký và sát lề trái), được trình bày bằng chữ
in thường, nghiêng, đậm, cỡ chữ 12 Sau chữ “Nơi nhận” có dấu hai chấm (:)
Từ “Như trên” và các cơ quan, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày gạch đầu dòng, sát lề trái, ngay phía dưới chữ “Nơi nhận”, bằng chữ in thường, đứng, cỡ chữ 11; Sau mỗi dòng có dấu chấm phẩy (;) Dòng cuối cùng là chữ “Lưu: VT.” và bộ phận soạn thảo văn bản viết tắt
Trên đây là hướng dẫn một số qui định cụ thể, trực tiếp về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và các phụ lục kèm theo đối với các đơn vị, trường học trực thuộc Đề nghị các đồng chí Hiệu trưởng các trường triển khai thực hiện các loại văn bản theo hướng dẫn này nghiêm túc và đạt hiệu quả Nếu đơn vị nào thực hiện văn bản không đúng thể thức và kỹ thuật trình bày thì Hiệu trưởng đơn vị đó phải chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Phòng GD&ĐT huyện