Bài giảng Excel 2010: Chương 2

Chương 2 Một số thao tác cơ bản thuộc bài giảng Excel 2010. Cùng nắm kiến thức trong chương này thông qua việc tìm hiểu các nội dung sau: chọn các dãy ô, cột và hàng; xóa nội dung ô bằng delete và clear; lệnh undo, redo và lặp lại thao tác; chèn một đối tượng vào bảng tính; tạo ảnh nền cho bảng tính; đặt tên vùng; chức năng copy, cut và paste;...

CHƯƠNG 2

MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN

1

2.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG

• Chọn ô: click chuột hoặc di chuyển con trỏ đến ô muốn chọn

• Chọn dãy các ô liên tiếp:

• Cách 1: click chuột vào ô đầu tiên nhấn giữ và di chuột đến ô cuối cùng

• Cách 2: click chuột vào ô đầu tiên giữ phím Shift click chuột vào ô cuối cùng (hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô cuối cùng)

• Chọn dãy các ô không liên tiếp: chọn vùng đầu tiên  giữ phím Ctrl  chọn các vùng tiếp theo

2

Dãy các ô liên tiếp

Dãy các ô không liên tiếp

• Chọn cột hoặc hàng: click chuột vào tên cột hoặc tên hàng

• Chọn các cột hoặc các hàng liên tiếp:

• Cách 1: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên  nhấn giữ và di chuột đến tên cột hoặc hàng cuối cùng

• Cách 2: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên  giữ phím Shift  click chuột vào tên cột hoặc hàng cuối cùng

3

2.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG

Tên cột

Tên hàng

• Chọn dãy các cột hoặc hàng không liên tiếp: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên nhấn giữ phím Ctrl  click chuột vào tên cột hoặc hàng tiếp theo

• Chọn cả bảng tính: click chuột vào ô giao nhau của tên cột và tên hàng hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+A

• Hủy chọn: click chuột vào ô bất kỳ

42.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG

Chọn cả bảng tính

2.2 XÓA NỘI DUNG Ô BẰNG DELETE VÀ CLEAR

• Xóa bằng Delete:

• Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa

• nhấn phím Delete (Del)  chỉ có nội dung dữ liệu trong các ô được xóa

• Xóa bằng Clear:

• Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa

• Home Editing Clear  chọn lệnh xóa phù hợp:

• Clear All: xóa tất cả (nội dung, định dạng, chú thích, Hyperlink)

• Clear Formats: xóa định dạng

• Clear Contents: xóa nội dung

• Clear Comments: xóa chú thích

• Clear Hyperlinks: xóa siêu liên kết của ô

• Remove Hyperlinks: hủy bỏ siêu liên kết của dữ liệu trong ô

5

2.3 LỆNH UNDO, REDO VÀ LẶP LẠI THAO TÁC

• Lệnh Undo (Ctrl + Z): trở về kết quả đã có trước khi sửa đổi hoặc hành động

• Lệnh Redo (Ctrl + Y):quay lại hành động đã bị hủy bỏ bởi lệnh Undo

• Lệnh Repeat (Ctrl + Y hoặc F4): thực hiện lặp lại lệnh (thao tác) sau cùng

6

Lệnh Undo

Lệnh Redo

Lệnh Repeat

2.4 CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNH

Trên Ribbon chọn thẻ Insert

• Nhóm Illustrations:

• Pictute: chèn ảnh tồn tại trong máy

• ClipArt: chèn ảnh có sẵn của office

• Shapes: chèn một đối tượng đồ họa

• SmartArt: chèn đối tượng đồ họa nâng cao

• Screenshot: chèn ảnh chụp màn hình

7

Trên Ribbon chọn thẻ Insert

• Nhóm Text:

• TextBox: chèn hộp văn bản

• Header & Footer: chèn tiêu đề trên và tiêu đề dưới cho trang in

• WordArt: chèn chữ nghệ thuật

• Signature Line: chèn dòng chữ ký điện tử

• Object: chèn các đối tượng nâng cao

• Nhóm Symbols:

• Equation: chèn công thức toán học

• Symbol: chèn ký tự đặc biệt

82.4 CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNH

2.5 TẠO ẢNH NỀN CHO BẢNG TÍNH

Trên Ribbon chọn thẻ Page Layout

• Tại nhóm Page Setup chọn lệnh Background  xuất hiện hộp thoại Sheet Background: chọn ảnh nền  Open

9

2.6 ĐẶT TÊN VÙNG

 Bước 1: Chọn vùng cần đặt tên

 Bước 2: Thực hiện lệnh đặt tên vùng

• Cách 1: Formulas  Defined Names  Define Name

• Cách 2: Formulas Defined Names  Name Manager  New

• Cách 3: Click phải chuột  Define Name

 Bước 3: Nhập thông tin trong hộp thoại New Name

• Name: nhập tên vùng vào hộp

• Scope: phạm vi sử dụng

• Comment: nhập chú thích cho vùng nếu cần  OK

10

2.7 CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

a Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt

 Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần sao chép hoặc di chuyển

 Bước 2: Thực hiện lệnh Copy (sao chép) hoặc Cut (di chuyển)

• Cách 1: Home  Clipboard  Copy hoặc Cut.

• Cách 2: Click phải chuột  Copy hoặc Cut

• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C (copy) hoặc Ctrl+X (cut)

11

2.7 CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

a Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt

 Bước 3: Đặt con trỏ tại vị trí muốn di chuyển hoặc sao chép vùng dữ liệu đến

 Thực hiện dán vùng dữ liệu:

• Cách 1: Home  Clipboard  Paste

• Cách 2: Click phải chuột  Paste

c Dán đặc biệt (Paste Special)

 Thực hiện lệnh Copy hoặc Cut

 Chọn vị trí đích  click phải chuột  Paste Special… (Hoặc Home  click vào mũi tên lệnh Paste Paste Special)

132.7 CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

c Dán đặc biệt (Paste Special)

• Validation: qui định xác thực dữ liệu

• All using source theme: tất cả mẫu định dạng nguồn

• All except borders: tất cả trừ khung viền

• Column widths: chiều rộng cột

• Formulas and number formats: công thức và các định dạng dữ liệu số

• Values and number formats: giá trị và các định dạng dữ liệu số

142.7 CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

c Dán đặc biệt (Paste Special)

• Mục Operation: dán thêm các phép toán

• None: không tính toán

c Dán đặc biệt (Paste Special)

• Skip blanks: trừ các ô rỗng

• Transpose: đảo dòng thành cột hoặc ngược lại

• Paste Link: dán liên kết

162.7 CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

2.8 SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD

• Sau khi thực hiện lệnh Cut hoặc Copy, dữ liệu sẽ được lưu tạm thời tại vùng

nhớ trung gian Clipboard

• Clipboard lưu tối đa được 24 mục dữ liệu không phân biệt kiểu

• Clipboard lưu dữ liệu theo nguyên tắc hàng đợi, mục lưu sau được đặt trên,

mục lưu trước đó bị đẩy xuống

• Để hiển thị Clipboard: Ribbon click vào mũi tên cuối nhóm Clipboard

17

2.8 SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD

Các thao tác trên Clipboard

• Paste All: dán tất cả các mục

• Clear All: xóa tất cả các mục đã lưu

• Options: thiết lập một số tùy chọn hiển thị cho Clipboard

• Thao tác với dữ liệu trong clipboard:

• click chọn dữ liệu  Paste: sao chép dữ liệu trong clipboard ra bảng tính

• click chọn dữ liệu  Delete: xóa dữ liệu lưu trong clipboard

18

2.9 CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ô

a Chèn hàng

 Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm hàng phía trên

 Bước 2: Thực hiện lệnh chèn hàng

• Cách 1: Home Cells Insert  Insert Sheet Rows

• Cách 2: Click phải chuột  Insert

19

b Chèn cột

 Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm cột phía bên trái

 Bước 2: Thực hiện lệnh chèn cột

• Cách 1: Home Cells Insert  Insert Sheet Columns

• Cách 2: Click phải chuột  Insert

202.9 CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ô

c Chèn ô

 Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm ô trống

 Bước 2: Thực hiện lệnh chèn ô

• Cách 1: Home  Cells  Insert  Insert Cells

• Cách 2: Click phải chuột  Insert

 Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp

• Shift cells right: chèn và đẩy các ô sang bên phải

• Shift cells down: chèn và đẩy các ô xuống dưới

Shift cells right Shift cells down

2.10 XÓA HÀNG, CỘT VÀ Ô

a Xóa hàng

 Bước 1: Chọn một hoặc nhiều hàng cần xóa

 Bước 2: Thực hiện lệnh xóa hàng

• Cách 1: Home  Cells Delete  Delete Sheet Rows

• Cách 2: Click phải chuột  Delete

b Xóa cột

 Bước 1: Chọn một hoặc nhiều cột cần xóa

 Bước 2: Thực hiện lệnh xóa cột

• Cách 1: Home  Cells  Delete  Delete Sheet Columns

• Cách 2: Click phải chuột  Delete

22

2.10 XÓA HÀNG, CỘT VÀ Ô

c Xóa ô

 Bước 1: Chọn ô cần xóa

 Bước 2: Thực hiện lệnh xóa ô

• Cách 1: Home  Cells  Delete  Delete Cells

• Cách 2: Click phải chuột  Delete

 Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp

• Shift cells left: xóa và đẩy các ô sang bên trái

• Shift cells up: xóa và đẩy các ô lên trên

• Entire row: xóa cả dòng

• Entire column: xóa cả cột

 Bước 4: Kết thúc

• OK: thực hiện xóa ô

• Cancel: hủy việc xóa ô

23

Shift cells left Shift cells up

2.11 THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT, CHIỀU CAO HÀNG

• Giá trị độ rộng cột từ 0  255 (ký tự), mặc định là 8.43 ký tự

• Giá trị chiều cao của dòng từ 0  409 (point), mặc định là 12.75 point

a Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng chuột

• Đưa trỏ chuột đến bên dưới tên hàng hoặc bên phải tên cột

• Xuất hiện ký hiệu điều chỉnh  nhấn giữ và di chuột đến kích thước cần

độ rộng cột

b Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng lệnh

 Bước 1: Chọn các hàng hoặc cột cần điều chỉnh kích thước

 Bước 2: Home  Cells  Format

 Bước 3: Chọn lệnh phù hợp:

• Row Height… nhập giá trị quy định chiều cao của hàng

• AutoFit Row Height: chiều cao dòng tự động theo dữ liệu

• Column Width… nhập giá trị quy định độ rộng của cột

• AutoFit Column Width: độ rộng cột tự động theo dữ liệu

• Default Width… quy định lại kích thước mặc định

252.11 THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT, CHIỀU CAO HÀNG

2.12 TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT

a Điền dữ liệu tự động theo các mẫu có sẵn

 Bước 1: nhập giá trị khởi đầu

 Bước 2: đưa con trỏ vào góc dưới bên phải của ô (Fill handle), con trỏ chuyển thành hình dấu “” Nhấn giữ và kéo chuột theo hàng

dọc hoặc hàng ngang

26

2.12 TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT

a Điền dữ liệu tự động theo các mẫu có sẵn

• Danh sách một số AutoFill có sẵn:

27

Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng 9:00 10:00, 11:00, 12:00

Monday Tuesday, Wednesday, Thursday

January February, March, April, …

Text1 text2, text3, text4,

1st Period 2nd Period, 3rd Period, 4th Period,

b Tự tạo thêm mẫu AutoFill

 Bước 1: Hiển thị hộp thoại CustomList

• Trên Ribbon chọn thẻ File  Options  Advance

• Tại mục Create lists for use in sorts and fill sequences  Edit Custom Lists…  xuất hiện hộp thoại:

 Bước 2: Tạo danh sách

• Chọn NEW LIST

• Nhập danh sách trong hộp List entries

• Add: nhập danh sách; Delete: xóa danh sách

• OK: đóng hộp thoại, chấp nhận danh sách mới

282.12 TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT

c Điền dữ liệu theo quy luật

 Bước 1: Nhập giá trị khởi đầu vào ô thứ nhất

 Bước 2: Nhập giá trị theo quy luật vào ô thứ hai

 Bước 3: Chọn hai ô, nhấn giữ và kéo chuột theo hàng dọc hoặc hàng ngang

292.12 TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT

2.13 SỬ DỤNG LỆNH FILL

 Bước 1: Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) sao chép và tất cả các ô cần sao chép dữ liệu đến

 Bước 2: Home Editing  Fill chọn hướng phù hợp:

• Down: sao chép dữ liệu từ trên xuống

• Right: sao chép dữ liệu từ phải sang

• Up: sao chép dữ liệu từ dưới lên

• Left: sao chép dữ liệu từ trái sang

31

2.13 SỬ DỤNG LỆNH FILL

• Home Editing  Fill  Series: sao chép dữ liệu theo quy luật

• Series in: điền dữ liệu trong

• Date: kiểu thời gian

• Date unit: bộ thời gian

332.13 SỬ DỤNG LỆNH FILL