Nội quy công ty

Nội quy công ty

Nội quy lao động Chơng I: quy định chung

Điều 1: đối tợng áp dụng

Nội quy này đợc áp dụng cho Công ty cổ phần Minh Hng (sau đây gọi tắt là Công ty ).“Công ty”) ”).

Ngời lao động làm việc cho Công ty dới mọi cơng vị, cho dù đã đợc tuyển dụng chính thức hoặc đang trong giai đoạn thử việc cho Công ty (sau đây gọi là Ng“Công ty”). ời lao động )”) đều có

nghĩa vụ thực hiện Nội quy này

Điều 2: ban điều hành công ty

Ban điều hành Công ty đề cập trong Nội quy này đợc hiểu là bao gồm Tổng Giám đốc, các phó Tổng Giám đốc của Công ty do Hội đồng Quản trị bổ nhiệm vào từng thời điểm

Tuỳ ngữ cảnh cụ thể trong Nội quy này, khi nói đến Ban điều hành có thể có nghĩa là toàn

bộ các thành viên của Ban điều hành hoặc từng thành viên của Ban điều hành

Điều 3: phạm vi áp dụng

Những gì mà trong phạm vi Nội quy này không đề cập cụ thể thì đợc hiểu là sẽ áp dụng theo các quy định của Bộ Luật lao động, các văn bản luật có liên quan và các quy chế, quy

định cụ thể do Công ty ban hành

Chơng II: thời giờ làm việc - thời giờ nghỉ ngơi

Điều 4: Thời giờ làm việc bình thờng

4.1 Trừ trờng hợp có quy định khác đi trong hợp động lao động cá nhân ký giữa Công ty

và từng Ngời lao động, Ngời lao động làm việc theo giờ hành chính hoặc theo chế độ một (01) ca, nhất thiết phải làm việc đủ tám (8) giờ trong một ngày và bốn mơi t (44) giờ trong một tuần

4.2 Giờ làm việc cụ thể nh sau:

Văn phòng:

+ Sáng: từ 7 giờ 45 đến 11 giờ 45’ đến 11 giờ 45’ ’ đến 11 giờ 45’

+ Chiều: từ 13 giờ15 đến 17 giờ15 + Thứ bảy: từ 8 giờ đến 12 giờ + Chiều thứ bảy, Chủ nhật: nghỉ

Điều 5: Làm thêm giờ

5.1 Trừ những ngời lao động hởng lơng theo chế độ khoán khối lợng công việc, Ban điều

hành có thể thoả thuận với Ngời lao động về việc làm thêm giờ Thời gian huy động làm thêm giờ không quá bốn (04) giờ trong một ngày và không quá 200 giờ trong một năm

5.2 Khi làm thêm giờ vào ngày nghỉ lễ hoặc ngày nghỉ hàng tuần theo luật thì ng ời lao

động đợc hởng lơng làm thêm giờ nh quy định và không đợc bố trí nghỉ bù Trờng hợp đợc công ty bố trí nghỉ bù thì ngời lao động hởng lơng nh ngày làm việc bình th-ờng

Điều 6: thời giờ nghỉ ngơi

6.1 Nghỉ phép hàng năm

Trừ trờng hợp luật có quy định khác, chế độ nghỉ hàng năm đối với ng ời lao động đợc quy

định nh sau:

a Đối với ngời lao động đã đợc ký hợp đồng lao động chính thức và có thời gian làm việc cho công ty đủ 12 tháng thì mỗi năm đợc nghỉ phép 12 ngày, hởng nguyên lơng cơ bản và số ngày nghỉ hàng năm đó đợc tăng lên theo thâm niên làm việc tại công

ty, cứ 5 năm đợc nghỉ phép thêm 01 ngày

b Khi ngời lao động muốn nghỉ phép phải xin phép và đợc phép nghỉ khi có sự đồng ý của lãnh đạo công ty

c Trừ khi có sự đồng ý của Tổng Giám đốc, ngời lao động không có quyền cộng dồn những ngày nghỉ phép của nhiều năm

6.2 Nghỉ lễ tết

Ngời lao động đợc nghỉ làm việc, hởng nguyên lơng cơ bản những ngày lễ (theo quy định chung của Nhà nớc) nh sau:

+ Tết Dơng lịch: 01 ngày (ngày 1/1 Dơng lịch)

+ Tết Âm lịch: 04 ngày (1 ngày cuối năm và 3 ngày đầu năm Âm lịch)

+ Ngày Chiến thắng: 01 ngày (30/4 Dơng lịch)

+ Ngày Quốc tế Lao động: 01 ngày (1/5 Dơng lịch)

+ Ngày Quốc khánh: 01 ngày (2/9 Dơng lịch)

Nếu ngày nghỉ trên trùng vào ngày nghỉ hàng tuần, thì đợc nghỉ bù vào ngày tiếp theo của ngày nghỉ hàng tuần đó

6.3 Trừ khi luật pháp có quy định khác, các trờng hợp đợc nghỉ làm việc mà hởng trợ cấp

ốm đau do BHXH chi trả đợc quy định nh sau:

a Lao động nữ đợc hởng chế độ thai sản là 04 tháng

b Những trờng hợp nghỉ ốm đợc hởng chế độ này khi:

+ Nghỉ ốm dới 03 ngày và có sự đồng ý của ngời quản lý trực tiếp

+ Nghỉ ốm quá 03 ngày và không quá 50 ngày và phải có giấy chứng nhận của

cơ sở y tế theo quy định hiện hành

6.4 Nghỉ việc riêng có hởng lơng và không hởng lơng

a Ngời lao động đợc phép nghỉ việc riêng mà vẫn hởng nguyên lơng cơ bản trong các trờng hợp sau:

+ Kết hôn : nghỉ 03 ngày

+ Con kết hôn : nghỉ 01 ngày

+ Bố mẹ (cả bên vợ và bên chồng) chết, vợ hoặc chồng chết, con chết: nghỉ 03

ngày

b Ngời lao động có thể đợc phép nghỉ việc riêng mà không hởng lơng trong các trởng hợp

đợc Ban điều hành chấp thuận

6.5 Thủ tục xin phép đợc nghỉ làm việc đợc quy định nh sau:

a Nghỉ 01 ngày phải đợc sự đồng ý của lãnh đạo trực tiếp trớc 2 giờ khi bắt đầu làm việc Trờng hợp xin phép nghỉ sau 2 giờ khi công việc đã bắt đầu thì đợc coi là nghỉ không xin phép

b Nghỉ ốm: theo quy định tại điều 6.3 (b)

c Nghỉ làm việc trên 02 ngày, ngời lao động phải báo cáo và gửi đơn xin nghỉ làm việc cho ngời điều hành trực tiếp của mình, đơn phải ghi rõ lý do, thời gian nghỉ và xin nghỉ theo chế độ nghỉ nào Ngời lao động chỉ nghỉ làm việc khi đợc Ban điều hành hoặc lãnh đạo chi nhánh cho phép, khi đó ngời lao động phải tự thu xếp công việc của mình trớc và sau khi nghỉ, để đảm bảo hoàn thành các công việc đã đợc giao 6.5 Các trờng hợp nghỉ do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp sẽ áp dụng theo quy

định của pháp luật

Điều 7: chế độ nghỉ thai sản

7.1 Nghỉ đi khám thai

Lao động nữ khi mang thai, nếu thai nhi và ngời mẹ bình thờng thì đợc nghỉ để đi khám thai ba (03) lần, mỗi lần tơng đơng với 4 giờ làm việc Nếu thai nhi hoặc ngời

mẹ có bệnh lý thì áp dụng theo quy định về nghỉ ốm đau

7.2 Nghỉ khi sinh con

Lao động nữ làm việc trong điều kiện bình thờng, khi sinh con đợc nghỉ 120 ngày và hởng trợ cấp 1 tháng lơng thai sản do BHXH chi trả

7.3 Nghỉ để chăm sóc con khi ốm đau

a Lao động nữ có con nhỏ dới 07 tuổi đợc nghỉ để chăm sóc con bị ốm Số ngày nghỉ

đợc thanh toán chế độ BHXH theo quy định tại Điều 8.3 của Chơng II, Điều lệ BHXH

b Lao động nữ trong thời gian hành kinh, trong thời gian nuôi con dới 12 tháng tuổi đợc nghỉ mỗi ngày một (01) giờ trong thời gian làm việc và đợc hởng nguyên lơng

Điều 8: Chấp hành thời giờ làm việc

8.1 Ngời lao động phải có mặt làm việc theo đúng giờ quy định và tuân theo những quy

định của Công ty về giờ làm việc tại Điều 5 của Nội quy này Ngời lao động không

đ-ợc tự ý rời khỏi nơi làm việc trớc thời gian quy định

8.2 Trừ những trờng hợp đợc phép nghỉ, Ngời lao động không đợc vắng mặt trong thời

gian làm việc nếu nh không đợc sự cho phép của ngời Quản lý hoặc Giám sát trực tiếp

Chơng III: nguyên tắc làm việc

Điều 9: nhiệm vụ và trách nhiệm chung của ngời lao động

9.1 Ngời lao động có nghĩa vụ tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành của Nhà n ớc

và Nội quy, Quy chế của công ty

9.2 Nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi Ngời lao động đợc xác định rõ trong bản mô tả

công việc do từng Phòng, Ban đa ra và phù hợp với Hợp đồng lao động cá nhân của mỗi ngời lao động ngời lao động cần phải hoàn thành các công việc theo yêu cầu

và đạt đợc tiêu chuẩn tơng ứng với vị trí của họ và tuân thủ những nguyên tắc làm việc cơ bản sau:

+ Sẵn sàng và nhiệt tình trong công tác + Lịch sự, tôn trọng khách hàng và đồng nghiệp

+ Hợp tác với tất cả đồng nghiệp để hoàn thành tốt công việc + Phấn đấu để đạt hiệu quả lao động cao

+ Đề nghị đợc giải thích nếu cha hiểu yêu cầu khi đợc giao việc + Tiết kiệm

9.3 Những ngời lãnh đạo, quản lý không đợc lạm dụng chức vụ và chỉ đợc đa ra những

chỉ dẫn có liên quan đến nhiệm vụ của ngời lao động đợc phân công, phù hợp với Nội quy làm việc của Công ty

9.4 Những ngời lãnh đạo, quản lý và các chuyên gia chịu trách nhiệm về hiệu quả, hoạt

động của Công ty, do đó, nhân viên phải tuân theo mọi chỉ dẫn hoặc yêu cầu hợp lý của họ trong phạm vi công việc liên quan Ngời lao động cùng chịu trách nhiệm với ngời quản lý để đảm bảo chắc chắn rằng mọi công việc của Công ty đ ợc hoàn thành

đúng thời gian, tiến độ và đạt hiệu quả cao Ngời lao động cần hợp tác với Công ty

để hoạt động chung có hiệu quả

9.5 Giữ bí mật cho khách hàng trong các trờng hợp cần thiết

9.6 Ngời lao động phải tuân theo những nguyên tắc bắt buộc dới đây khi giao tiếp với

khách hàng:

+ Vui vẻ chào đón khách + Nói chuyện với khách hàng nhiệt tình, lịch sự, thân thiện + Giải quyết các vấn đề của khác hàng nhanh, chính xác và nếu không

thể giải quyết hãy tìm một nhân viên khác ở vị trí cao hơn giải quyết giúp

9.7 Ngời lao động không đợc phép ép buộc, xúi giục hoặc kích động ngời khác vi phạm

Nội quy làm việc của Công ty hoặc không tuân theo chỉ dẫn của Quản lý cấp trên 9.8 Ngời lao động không đợc phép gọi điện thoại riêng trong khi làm nhiệm vụ trừ khi gọi

điện thoại trong tình trạng khần cấp

9.9 Không đợc uống rợu và đồ uống có cồn trong khi làm nhiệm vụ trừ khi đợc sự đồng ý

của ngời phụ trách hoặc của Ban điều hành

9.10 Ngời lao động không đợc phép đánh bài bạc dới mọi hình thức trong phạm vi nơi làm

việc cuả Công ty bất kể trong giờ làm việc hay giờ nghỉ tra

9.11 Ngời lao động không đợc dùng bất kỳ loại chất kích thích nào nh rợu, bia, chất ma

tuý Khi Công ty phát hiện có sử dụng chất kích thích thì ngời đó bị coi là vi phạm nội quy Công ty và chịu các hình thức kỷ luật theo quy định

Điều 10: trung thực trong công việc

10.1 Ngời lao động phải trung thực

10.2 Ngời lao động không đợc phép cố tình hay vô ý hành động theo cách có thể gây hại

cho sức khoẻ và an toàn của khách hàng và nhân viên của Công ty

10.3 Ngời lao động không đợc phép thay mặt hoặc đại diện cho Công ty khi tuyên bố với

báo chí về những vấn đề liên quan tới Công ty trừ những trờng hợp đặc biệt do Ban

điều hành uỷ quyền

Điều 11: trang phục, hình thức cá nhân

Để đảm bảo tính chất công vụ, Ngời lao động phải tuân theo những quy tắc cơ bản sau:

a Trang phục gọn gàng sạch sẽ, lịch sự phù hợp với môi trờng làm việc

b Giữ đầu tóc sạch sẽ và chải gọn gàng

c Tuỳ theo tính chất công việc, khi Công ty cung cấp đồng phục cho phòng ban nào thì Ngời lao động của phòng ban đó phải mặc đồng phục Công ty theo đúng quy

định

Điều 12: giữ gìn vệ sinh chung

Mọi Ngời lao động tại Công ty phải có ý thức giữ gìn vệ sinh tại nơi mình làm việc cũng nh

vệ sinh chung của Công ty, có nhiệm vụ tham gia làm vệ sinh sạch sẽ, th ờng xuyên mọi thiết bị và nhà cửa nơi minh làm việc để đảm bảo tính sử dụng lâu dài của thiết bị và sự gọn gàng ngăn nắp, mỹ quan chung của Công ty

Điều 13: bảo vệ tài sản công ty

13.1 Khi làm việc tại Công ty Ngời lao động có trách nhiệm trông coi và bảo vệ, kịp thời

ngăn chặn mọi hành vi xâm phạm hoặc làm h hại bất cứ tài sản hoặc thiết bị nào do Công ty trang bị Ai cố ý hoặc vô ý làm thiệt hại về tài sản của Công ty sẽ bị buộc chịu trách nhiệm sửa chữa hoặc thay thế tài sản bị thiệt hại đó

13.2 Ngời lao động đợc giao trực tiếp sử dụng các loại thiết bị, tài sản của công ty phải có

trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, nếu để xảy ra mất hoặc hỏng thì phải chịu trách nhiệm sửa chữa, thay thế hoặc đền bù tơng xứng với thiệt hại thực tế Ngoài ra, tuỳ thuộc mức độ lỗi của cá nhân mà ngời đó còn phải chịu các hình thức xử lý kỷ luật

đ-ợc quy định tại Điều 37

13.3 Không một tài sản hoặc thiết bị nào thuộc về Công ty đợc vĩnh viễn hoặc tạm thời

mang ra khỏi khu vực Công ty hoặc vị trí đặt nó trong phạm vi Công ty mà không đ

-ợc phép của Ban điều hành Việc mang tài sản của Công ty ra khỏi Công ty mà không đợc phép đợc coi là hành vi không hợp pháp và sẽ phải xử lý Ng ời lao động khi có nhiệm vụ mang tài sản, hàng hoá của Công ty ra khỏi Công ty thì ngoài nghĩa

vụ phải đem theo đầy đủ chứng từ theo quy định cho số tài sản và hàng hoá đó,

đồng thời phải thực hiện chính xác các quy định về quản lý tài sản, hàng hoá và chứng từ tài chính trên đờng vận chuyển theo nh quy định của Công ty trong quy chế riêng biệt

13.4 Bất kỳ Ngời lao động nào khi phát hiện các h hỏng thiết bị hoặc mất mát tài sản phải

giữ nguyên hiện trờng và báo ngay cho phòng Hành chính nhân sự hoặc phòng ban

có liên quan để xử lý

Điều 14 an toàn lao động

14.1 Ngời lao động phải tuân thủ đầy đủ các quy tắc an toàn lao động chung và đặc thù

riêng cho từng ngành nghề để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho ng ời và tài sản tại nơi làm việc Kiến thức cơ bản của ngời lao động về an toàn lao động là một trong những tiêu chuẩn để Công ty xem xét ký kết Hợp đồng lao động chính thức

14.2 Ngời lao động khi phát hiện dấu hiệu mất an toàn hoặc nguy cơ xảy ra tai nạn lao

động thì phải báo cáo khẩn cấp cho ngời quản lý cấp trên hoặc ngời có trách nhiệm,

đồng thời phải tích cực thực hiện ngay mọi biện pháp ngăn ngừa, khắc phục sự cố 14.3 Ngời lao động có trách nhiệm tham gia học tập, diễn tập về các nội dung an toàn lao

động khi Công ty tổ chức Ngời lao động có quyền từ chối làm việc tại nơi mà họ cho rằng không đảm bảo về an toàn lao động

14.4 Phòng cháy chữa cháy:

a Mọi ngời lao động đều phải thực hiện tốt các quy định về phòng cháy chữa cháy

b Khi phát hiện có cháy, nổ Ngời lao động phải báo ngay cho bộ phận bảo vệ, kết hợp cùng bộ phận bảo vệ thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn cho ngời và tài sản

Chơng IV: lơng - thởng - phụ cấp - làm thêm giờ

Điều 15: nguyên tắc tiền lơng

15.1 Chế độ lơng, phụ cấp lơng

15.1.1 Lơng trả cho Ngời lao động đợc tính căn cứ vào thang, bảng lơng của Công ty Các

mức lơng trong hệ thống thang lơng này sẽ căn cứ để Công ty tính khoản tiền đóng BHXH, BHYT và các chế độ phụ cấp lơng, chế độ trợ cấp khi chấm dứt hợp đồng lao

động theo quy định của pháp luật

a Ngời lao động đợc hởng lơng chính theo Hợp đồng lao động cá nhân Ngoài ra, tuỳ thuộc vào năng suất, chất lợng và hiệu quả lao động của Ngời lao động cũng nh kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty mà Ngời lao động còn đợc hởng các chế độ phụ cấp khác theo quy định của Tổng Giám đốc tuỳ từng thời điểm

b Hàng năm, Công ty sẽ xem xét điều chỉnh mức lơng cho phù hợp với tình trạng chung của xã hội và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty đồng thời Công ty

sẽ tổ chức xét và thi nâng bậc lơng cho Ngời lao động theo quy định của pháp luật hiện hành

15.1.2 Thanh toán lơng

a Hình thức trả lơng cho Ngời lao động đợc Công ty quy định theo nguyên tắc sau: + Các đối tợng đợc trả lơng theo thời gian gồm: Nhân viên phòng Hành chính nhân

sự, phòng Kế toán, Phòng Nghiên cứu-phát triển, phòng Quản lý thi công

+ Các đối tợng đợc hởng lơng khoán theo khối lợng và chất lợng công việc phải hoàn thành gồm: nhân viên Marketing, nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị, các đội thi công xây dựng

+ Lơng trả cho các chức danh của Ban điều hành do HĐQT quyết định

b Ngày trả lơng hàng tháng vào ngày 10 và 25 hàng tháng, cụ thể:

+ Ngày 10 thanh toán lơng tháng trớc

+ Ngày 25 thanh toán khoản tạm ứng lơng đang làm việc

15.2 Lơng làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm

a Ngời lao động làm thêm giờ theo thoả thuận đợc trả lơng làm thêm giờ căn cứ vào giờ làm thêm cụ thể và mức lơng tính cho giờ làm thêm đợc quy định nh sau:

+ Làm thêm giờ vào ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày lễ đợc trả lơng ít nhất bằng 200% lơng của tiền lơng giờ của ngày làm việc bình thờng

+ Làm thêm giờ và các ngày làm việc bình thờng đợc trả lơng ít nhất bằng 150%

l-ơng của tiền ll-ơng giờ của ngày làm thêm bình thờng

b Ngời lao động làm việc vào ban đêm (từ 21 giờ đến 5 giờ sáng hôm sau) thì đ ợc trả thêm

+ ít nhất bằng 30% tiền lơng làm việc ban ngày, nếu không thờng xuyên làm việc vào ban đêm

+ ít nhất bằng 35% tiền lơng làm việc ban ngày, nếu thờng xuyên làm việc vào ban

đêm hoặc làm việc theo chế độ 3 ca

15.3 Lơng thử việc đợc trả cho những Ngời lao động đang trong giai đoạn tập sự và cha

đợc ký hợp đồng lao động chính thức

Điều 16: thởng

Tuỳ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty và thành tích lao động của mỗi Ngời lao động mà Công ty sẽ có quy định cụ thể về việc thởng bằng tiền hoặc vật chất cho Ngời lao động

Điều 17: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

Ngời lao động, trừ những ngời đang đợc hởng chế độ hu trí, mất sức do BHXH trả, khi đợc Công ty ký Hợp đồng lao động chính thức sẽ cùng Công ty đóng BHXH và BHYT và đợc h-ởng các chế độ BHXH, BHYT theo đúng các quy định của pháp luật hiện hành

Quỹ BHXH do Công ty đóng 15% so với tổng quỹ tiền lơng và Ngời lao động đóng bằng 5% tiền lơng

Quỹ BHYT do Công ty đóng 2% so với tổng quỹ tiền lơng và Ngời lao động bằng 1% tiền

l-ơng

Chơng V: quy định chung về sử dụng trang thiết bị

Điều 18: quy định về sử dụng xe ô tô

18.1 Đối tợng sử dụng xe ô tô

Ô tô của công ty là phơng tiện phục vụ đi làm, đi công tác hoặc giao dịch của các thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, các Phó tổng giám đốc Trờng hợp các trởng, phó phòng ban có yêu cầu sử dụng ô tô đi giao dịch, đi công tác hoặc sử dụng ô tô làm ph ơng tiện vận chuyển tiền hay tài sản có giá trị lớn khác của Công ty thì phải đợc sự đồng ý của Tổng giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền

18.2 Chi phí sử dụng xe ô tô

Chi phí sử dụng xe ô tô phục vụ cho các đối tợng nêu trên đợc tính vào chi phí hoạt động của Công ty trên cơ sở các chứng từ hợp lệ nh đợc liệt kê dới đây:

a Lơng của lái xe theo quy định và khung lơng của Công ty

b Chi phí sử dụng xe:

+ Chi phí tiền xăng đợc tính dựa vào mức khoán cụ thể đối với từng loại xe theo

đặc tính kỹ thuật, số Km vận hành hợp lý đợc ghi chi tiết theo lịch trình hoạt

động của xe và phải có hoá đơn thanh toán

+ Chi phí tiền vé cầu, phà, lệ phí giao thông

+ Chi phí gửi xe (nếu có)

+ Chi phí rửa xe, bảo dỡng định kỳ theo đặc tính kỹ thuật của xe

+ Chi phí chung, đại tu xe phải đợc Tổng giám đốc phê duyệt

Các chi phí nêu trên chỉ đợc thanh toán định kỳ hàng tháng khi có đủ chứng từ theo quy

định về chế độ thanh toán của Công ty

18.2 Sử dụng và bảo quản xe ô tô:

a Trách nhiệm của cá nhân sử dụng xe:

+ Ngay sau khi sử dụng phải ký nhận lịch trình sử dụng xe của mình với lái xe + Tuân thủ các quy định, quy tắc về an toàn giao thông

+ Sử dụng xe đúng kế hoạch, không sử dụng xe cho việc riêng của mình

b Trách nhiệm của lái xe:

+ Bảo đảm tuyệt đối an toàn trong quá trình vận hành xe, chính xác về thời gian

đa đón và ghi chép đầu đủ, chính xác lịch trình và tình hình hoạt động xe

+ Giữ gìn, bảo quản xe luôn trong tình trạng sử dụng tốt nhất Phát hiện kịp thời những trục trặc, h hỏng xảy ra và báo cáo ngay với ngời có trách nhiệm để xử lý kịp thời

+ Chịu trách nhiệm đối với các tai nạn giao thông xảy ra

+ Không sử dụng xe cho các mục đích cá nhân

Điều 19: quy định về sử dụng điện thoại

19.1 Điện thoại cố định

Ngời nghe điện thoại phải kịp thời trả lời máy khi có tín hiệu, phải nhấc đặt máy nhẹ nhàng, dùng lời nói lịch sự Không lạm dụng điện thoại để sử dụng vì mục đích riêng Phải đăng ký khi gọi di động hoặc đờng dài, các cuộc điện thoại đờng dài phải ngắn gọn và tiết kiệm 19.2 Quy tắc sử dụng điện thoại di động (ĐTDĐ):

+ Nếu ngời lao động đợc Công ty trang bị 01 điện thoại di động hoặc hoặc đợc hỗ trợ tiền

điện thoại phải luôn mang điện thoại theo ngời, luôn để máy trong trạng thái sẵn sàng hoạt

động để kịp thời nhận và xử lý mọi thông tin Nghiêm cấm việc cho mợn máy ĐTDĐ hoặc

sử dụng vào mục đích khác

+ Nếu ngời lao động không còn thuộc diện đối tợng đợc Công ty trang bị điện thoại thì họ phải hoàn trả lại ĐTDĐ cho Công ty Trờng hợp ngời đó có nhu cầu sử dụng tiếp ĐTDĐ đó thì họ phải làm thủ tục chuyển hợp đồng sử dụng ĐTDĐ, thanh toán cho Công ty số tiền

t-ơng ứng với giá trị còn lại của máy và hàng tháng sẽ có trách nhiệm thanh toán mọi cứơc phí sử dụng với bu điện

Trong thời gian cá nhân quản lý sử dụng ĐTDĐ, nếu để xảy ra mất mát, h hỏng (ngoài nguyên nhân kỹ thuật) phải chịu trách nhiệm sửa chữa, thay thế bồi thờng

c Chế độ thanh toán chi phí ĐTDĐ:

+ Đối với cá nhân đợc công ty hỗ trợ tiền điện thoại (đã đợc tính vào tiền lơng hàng tháng ) phải tự thanh toán tiền điện thoại đã sử dụng cho bu điện

+ Thủ tục thanh toán: Khi nhận đợc giấy yêu cầu thanh toán của bu điện, phòng hành chính tổng hợp và phòng kế toán làm thủ tục thanh toán cho bu điện, sau đó sẽ kiểm tra

đối chiếu cớc phí với mức khoán theo quy định cho từng đối tợng, nếu cá nhân nào có cớc

sử dụng thông tin vợt quá mức khoán thì phòng kế toán sẽ trừ và lơng của cá nhân đó tơng ứng với mức cớc phí vợt quá đó Phòng hành chính có nhiệm vụ lập danh sách các đối tợng

sử dụng ĐTDĐ và tiến hành thống kê chi phí sử dụng ĐTDĐ hàng tháng, quý, năm

Điều 20: quy định sử dụng máy fax

Th ký và nhân viên văn phòng có nhiệm vụ gửi và nhận fax, phải tuân thủ quy định về quy trình nhận và gửi fax Việc đảm bảo tính chính xác, kịp thời và tính bảo mật thông tin là nguyên tắc bắt buộc

Điều 21: quy định sử dụng máy vi tính

- Tuân thủ đúng các quy trình sử dụng, vận hành máy

- Mọi dữ liệu liên quan đến công việc đợc lu trên máy một cách khoa học, những thông tin mật phải có mã khoá bảo vệ

- Không tuỳ tiện xâm nhập vào file của ngời khác, không xoá các dữ liệu có trong các file

- Không sử dụng máy vào việc riêng Nghiêm cấm chơi các trò chơi giải trí trên máy vi tính trong giờ làm việc và giờ nghỉ tra

- Thực hiện các quy định về việc vệ sinh, sử dụng, bảo hành, sửa chữa máy vi tính

- Quy định về sử dụng In ternet

Chơng VI Quản lý chi tiêu

Điều 22 Nguyên tắc quản lý chi tiêu

22.1 Nguyên tắc kế hoạch

Hàng tháng, hàng quý, hàng năm từng phòng ban phải tự xây dựng kế hoạch chi tiêu phù hợp với hoạt động và nhu cầu của đơn vị mình.Kế hoạch này phải nêu rõ khoản dự trù chi và giải trình nội dung chi Tuỳ thuộc vào mục đích chi, có thể yêu cầu kèm theo dự toán báo giá và các tài liệu cần thiết khác( nếu có)

22.2 Nguyên tắc thẩm quyền ký duyệt khoản chi

Thẩm quyền thuộc về Ban điều hành.Các khoản chi đột xuất phải đ ợc Tổng giám

đốc phê duyệt

22.3 Nguyên tắc và thủ tục thanh quyết toán

Phòng kế toán sẽ đa ra quy định cụ thể về thủ tục tạm ứng, hoàn ứng tiền và các quy định về chứng từ, về điều kiện và thủ tục thanh toán, quyết toán Song phải tuân thủ các nguyên tắc chính sau:

Các khoản chi có dự toán phải đợc quyết toán

Các khoản chi có giá trị trên 100.000đồng phải kèm theo chứng từ hợp lệ (theo quy

định của Bộ tài chính) mới đợc thanh toán

Tất cả các khoản chi phát sinh đều đợc lập dự trù và phải có sự xác nhận của ngời

có trách nhiệm để làm cơ sở cho việc thanh toán Trờng hợp phát sinh thêm ngoài

dự kiến phải đợc sự đồng ý của Ban điều hành

Nếu các khoản chi phí đã đợc thanh toán mà Ban kiểm soát nội bộ phát hiện với đầy

đủ chứng cứ thì ngời thanh toán phải chịu bồi thờng tối thiểu là 200% và tối đa là 500% số tiền chênh lệch do thanh toán không trung thực, trừ khi có quy định khác của pháp luật

Điều 23 Chi phí mua trang thiết bị

Việc mua sắm trang thiết bị, đồ dùng văn phòng hoắc các vật thờng dùng khác phải đợc dự toán theo nhu cầu, tuân thủ quy trình đợc quy định dới đây và mọi dự toán đều đớc quyết toán Nghiêm cấm việc tự ý chi tiêu , mua sắm bừa bãi ,sử dụng lãng phí các công cụ ,dụng

cụ vật dụng

Quy trình thực hiện việc mua :

a Xuất phát từ nhu cầu công việc, ngời có nhu cầu mua trang thiết bị phải đề xuất với ngời phụ trách đơn vị để xem xét và đa vaò dự kiến kế hoạch đơn vị mình, sau đó trình lãnh

đạo cấp trên phê duyệt

- Đối với các loại văn phòng phẩm có giá trị dới 100.000 đồng thì từng phòng

ban tự xây dựng kế hoạch hàng quý để trình Tổng giám đốc phê duyệt.Kế hoạch này có thể đợc điều chỉnh theo nhu cầu

- Trờng hợp trang thiết bị có giá trị trên 1000.000đồng thì phải đợc Tổng giám

đốc hoặc Phó Tổng giám đốc phê duyệt theo nh chế độ phân cấp của công ty

b Phòng hành chính có chức năng mua trang thiết bị có nhiệm vụ lấy ít nhất 3 bảng báo giá khác nhau để trình kế toán trởng và thành viên Ban điều hành duyệt giá Khi mua hàng phải có đủ chứng từ và hoá đơn hợp lệ, phải làm thủ tục tạm ứng, hoàn ứng sau khi mua hàng và vào sổ nhập tài sản có chữ ký xác nhận của ngời nhận tài sản

Điều 24 Chi phí tiếp khách

24.1 Các khoản chi phí tiếp khách phải gắn với kết quả kinh doanh mà trực tiếp là hiệu

quả công việc đợc giao, trên nguyên tắc thực hiện việc tiếp khách lịch sự, tiết kiệm

và có đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ Chi phí tiếp khách sẽ đ ợc hoạch toán vào từng việc cụ thể và đợc công ty thanh toán

24.2 Nguyên tắc chi:

Tiếp khách tại văn phòng Công ty: nớc uống

Chiêu đãi khách phải đợc sự đồng ý của lãnh đạo Công ty nhng không đợc vợt mức 100.000đ/ngời/lợt đối với khách trong nớc và 200.000đ/ngời/lợt đối với khách nớc ngoài Trờng hợp đặc biệt phải có giải trình trớc bằng văn bản để Ban điều hành phê duyệt

24.3 Thủ tục thanh toán chi phí tiếp khách

Nguời đề nghị thanh toán phải có tờ trình ghi rõ đối tợng khách, số tiền và nội dung chi kèm theo chứng từ nh quy định