- Chän Letters , nhÊn Next : starting document, chän Use the current document ( Tµi liÖu hiÖn hµnh ), nhÊn next select recipients, chän Use an existing list sau ®ã nhÊn nót Brow sau ®ã c[r]
Trang 1Chơng 5
Các chức năng khác
5.1 tìm kiếm và thay thế
5.1.1 Tìm kiếm: Để tìm kiếm một hay một nhóm từ ta thực hiện nh sau:
Chọn menu Edit – Find hay
nhắp tổ hợp phím Ctrl – F
Nhập nội dung cần tìm trong
khung Find What, có thể nhập
dấu tiếng Việt nhng chỉ hiển thị
mã
Khung Search: Xác định khoảng
tìm kiếm
Chọn mục Match Case nếu
muốn trong quá trình tìm kiếm
có phân biệt chữ hoa và thờng
Chọn mục Find whole words
only: Để qui định nội dung là
một từ riêng biệt chứ không
phải thành phần của một từ lớn
Nhắp nút Find next bắt đầu tìm, sau khi tìm thấy Word sẽ đánh dấu từ tìm đợc trên văn bản, nếu muốn tìm tiếp nhấn nút Find next , nhấn nút Cancel để kết thúc
5.1.2 Thay thế:
Chọn menu Edit – Replace hay nhắp tổ hợp phím Ctrl – H
Nhập nội dung cần tìm trong khung Find What, có thể nhập dấu tiếng Việt nhng
chỉ hiển thị mã
Nhập nội dung muốn thay thế trong
khung Replace With
Nhắp nút Find next để bắt đầu tìm, nếu
tìm thấy từ đó sẽ bị đánh dấu
Để thay thế từ vừa tìm thấy nhắp vào
nút Replace, thay thế hết các từ nhắp
nút Replace All Sau khi thay thế xong
word xuất hiện thông báo đề nghị nhắp
OK để chấp nhận
Nhắp Close để kết thúc
Trang 25.2 di chuyển nhanh đến trang văn bản
Vào menu Edit – Go to
Chọn mục Page trong khung Go to what
Nhập số trang cần di chuyển tới trong khung Enter page number Có thể nhập dấu
“+” hay “-“ trớc số trang để di chuyển xuống hay lên bao nhiêu trang tính từ trang hiện hành
Nhắp nút Next để di chuyển
Nhắp Close để đóng lại
5.3 trộn th
Mail merge là chức năng lắp ghép nội dung từ 2 tập tin văn bản thành một tập tin thứ 3
hay chỉ pha trộn tới đâu in ra tới đó Chức năng này rất thuận lợi nếu ta muốn gửi đi một th mời, giấy báo nhập học
Để thực hiện in trộn cần phải có 2 tập tin:
Tập tin chính (main document) chứa nội dung của văn bản muốn in ra
Tập tin dữ liệu (data document) là một bảng mà dòng đầu tiên chứa tiêu đề cho cột
số liệu tơng ứng (header recorrd) trên đó có các trờng (Fields name) và đây phải là dòng đầu của văn bản, các dòng còn lại chứa số liệu chi tiết gọi là các mẫu tin (data record ), trong mỗi data record chia ra một đến nhiều trờng (Field)
Ví dụ : Tập tin đăng ký học tại trung tâm tin học nh sau :
Cách thực hiện:
+ Tạo tập tin dữ liệu và ghi vào đĩa
+ Tạo tập tin chính:
Mở một file mới (nếu mới khởi động Word thì đã có sẵn 1 file trắng, nếu không
dùng lệnh File – New, hay nhấn Ctrl – N hay nhắp vào biểu tợng New trên thanh
công cụ để tạo một file mới
Đối với word 97 hay word 2000 ta thực hiện nh sau :
Chọn menu Tool – Mail Merge xuất hiện hộp thoại Mail Merge Helper
Trang 3 Chọn Create trong mục 1- Main Document để chọn dạng của tập tin chính, có thể
chọn các mục sau tùy theo yêu cầu:
From Letters: Tạo mẫu th
Mailing Labels: Tạo nhãn th
Envelopes: Tạo phong bì
Chọn Get data :
Chọn Open Data Source nếu tập tin dữ liệu đã có sẵn và hộp hội thoại Open Data Source xuất hiện để ta chọn tập tin dữ liệu nguồn
Chọn Create Data Source : Nếu tập tin dữ liệu nguồn cha đợc tạo, hộp hội thoại Create Data Source xuất hiện để ta nhập dữ liệu
Nhấn nút Close để trở về màn hình soạn thảo của tập tin chính và phải thấy thanh
công cụ mail merge nh sau :
View merge data Check for Error
First Mail Merge Helper Merge to New
Document
Previous Next Last edit data
Merge to print Source Merge mail Find record
- View Merge Data: Dùng để trộn thử với một record của tập tin dữ liệu nguồn, muốn thử trộn với bản ghi trớc, sau, đầu, cuối ta nhắp vào các nút : Previonus, Next, First, Last
- Mail Merge Helper: Trở lại màn hình hớng dẫn Mail Merge Helper
- Check error: Thực hiện trộn thử xem có lỗi không
- Merge Mail to Document: Thực hiện trộn và chứa kết quả lên màn hình để sau đó
lu kết quả vào một tập tin trên đĩa
- Merge to Print: Thực hiện trộn và in kết quả ra giấy
- Merge Mail: Bao gồm cả 2 biểu tợng Merge Mail to Document và Merge to Print
- Find record: Tìm record
- Edit Data Source: trở lại màn hình của tập tin nhập dữ liệu
Trên tập tin chính, nếu muốn lấy dữ liệu từ tập tin dữ liệu, ta đặt con trỏ nơi muốn
đa dữ liệu ở tập tin dữ liệu vào, nhắp chọn mục Insert Merge Field trên thanh công
cụ Merge Mail để chọn các trờng cần chèn vào
Đối với word 2003 ta thực hiện nh sau :
- Vào menu Tools – Letters and Mailings – Mail Merge, Hộp hội thoại Mail Merge xuất hiện,
Trang 4- Chọn Letters , nhấn Next : starting document, chọn Use the current document ( Tài liệu hiện hành ), nhấn next select recipients, chọn Use an existing list sau đó nhấn nút Brow sau đó chọn tập tin dữ liệu đã tạo trớc đó :
Nhấn nút Select All – OK, Sau đó nhấn
nút Next : Write your letters Tiếp theo
nhấn nút Next Preview your letters, cuối cùng nhấn nút Next : Complete the merge để kết thúc Khi xong có thể nhấn dấu (X) phía trên bên phải để đóng hộp thoại Mail Merge để giải phóng màn hình
Nếu thanh công cụ Mail merge cha hiện lên thì ta bật nó lên bằng cách : Vào menu View – Toolsbard – chọn Mail merge
- Muốn chèn các trờng vào cũng thực hiện nh word 2000, để con trỏ nơi cần chèn, nhấn nút Insert merge Field, chọn trờng cần chèn vào, nhấn nút Insert để chèn vào
Các thao tác khác nh word 2000
Insert Merge Field