ĐÂU MINH NGHĨA GIÁO VIÊN GDCD TRƯỜNG THPT TÂN KỲ SỐ ĐIỆN THOẠI 01238539718 Cách cài đặt chức năng Fax cho máy vi tính Máy Fax là một trong những thiết bị thường được dùng để trao đổi thông tin giữa các cơ quan, công ty, . với nhau. Việc trang bị máy Fax là cần thiết, tuy nhiên nếu như bạn chưa có hoặc vì lý do nào đó mà không thể sử dụng máy Fax thì có thể sử dụng máy vi tính để tạm thời thay thế cho máy Fax. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách cài đặt chức năng Fax cho máy vi tính sử dụng Hệ điều hành Windows XP, đây là một trong những Hệ điều hành thông dụng có sẵn chương trình giúp gửi và nhận Fax. Mặc định thì chương trình Fax sẽ không được cài đặt sẵn do đó nếu muốn sử dụng chương trình này thì bạn cần phải cài đặt chúng. Để cài đặt chương trình Fax, máy vi tính của bạn phải được lắp đặt Modem (Xem hướng dẫn cách ráp Modem) và cần có dĩa CD/DVD-ROM Windows XP phiên bản đúng với Hệ điều hành đang sử dụng. CÁCH CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH FAX: • Truy cập vào Start Menu và chọn Printers and Faxes • Trong Printers and Faxes chọn File -> Set Up Faxing. • Windows sẽ tiến hành cài đặt và yêu cầu cho dĩa Windows XP vào ổ dĩa CD/DVD-ROM, đây là ổ dĩa được dùng khi cài đặt Windows XP. ĐÂU MINH NGHĨA GIÁO VIÊN GDCD TRƯỜNG THPT TÂN KỲ SỐ ĐIỆN THOẠI 01238539718 • Bạn hãy cho dĩa Windows XP vào đúng ổ dĩa mà chương trình yêu cầu và đóng khay ổ dĩa lại, nếu đúng chương trình sẽ tự động chạy tiếp. Nếu bạn cho dĩa Windows XP vào ổ dĩa khác thì chương trình sẽ yêu cầu bạn chỉ tới ổ dĩa và thư mục chứa các tập tin cài đặt của Windows. (Thư mục này tên là I386) • Sau khi cài đặt xong sẽ xuất hiện một biểu tượng hình máy Fax trong cửa sổ Printers and Faxes. ĐÂU MINH NGHĨA GIÁO VIÊN GDCD TRƯỜNG THPT TÂN KỲ SỐ ĐIỆN THOẠI 01238539718 CÁCH TẠO BIỂU TƯỢNG FAX TRÊN MÀN HÌNH DESKTOP: • Mục đích của việc tạo biểu tượng Fax trên màn hình Desktop là để thuận tiện sử dụng sau này. Bạn hãy nhấn nút phải chuột vào biểu tượng máy Fax và chọn Create Shortcut. • Xuất hiện hộp thông báo, nhấn Yes để đồng ý. ĐÂU MINH NGHĨA GIÁO VIÊN GDCD TRƯỜNG THPT TÂN KỲ SỐ ĐIỆN THOẠI 01238539718 • Một biểu tượng của chương trình Fax sẽ xuất hiện trên màn hình Desktop. CÁCH THIẾT LẬP THÔNG SỐ FAX: • Nhấp đúp chuột vào biểu tượng Fax, nếu đây là lần đầu tiên sử dụng thì chương trình sẽ tiến hành các bước thiết lập thông số fax. Nhấn Next để tiếp tục. • Khai báo các thông tin của bạn vào trong các mục cần thiết, thông tin này sẽ được hiển thị trong bản Fax mà bạn gửi đi và bên nhận cũng sẽ dùng những thông tin này khi gửi Fax lại cho bạn. Sau khi nhập xong nhấn Next để tiếp tục. ĐÂU MINH NGHĨA GIÁO VIÊN GDCD TRƯỜNG THPT TÂN KỲ SỐ ĐIỆN THOẠI 01238539718 • Trong phần này bạn sẽ chọn loại Modem dùng để Fax, nếu trong máy chỉ có một Modem thì mặc nhiên nó sẽ được chọn. Đánh dấu vào ô Enable Send nếu bạn muốn gửi Fax và đánh dấu vào ô Enable Receive nếu muốn nhận Fax. Chọn Manual answer nếu muốn tự tay bạn ra lệnh nhận Fax hay chọn Automaticanswer after nếu muốn máy tính sẽ tự động nhận Fax, rings là số hồi chuông reo trước khi nhận Fax. Nhấn Next để tiếp tục. ĐÂU MINH NGHĨA GIÁO VIÊN GDCD TRƯỜNG THPT TÂN KỲ SỐ ĐIỆN THOẠI 01238539718 • Khai báo thông tin TSID, đây là thông tin nhận dạng khi bạn gửi Fax, và thông thường là số Fax hoặc tên công ty của bạn. Nhấn Next để tiếp tục. • Khai báo thông tin CSID, đây là thông tin nhận dạng khi bạn nhận Fax, và thông thường là số Fax hoặc tên công ty của bạn. Nhấn Next để tiếp tục. ĐÂU MINH NGHĨA GIÁO VIÊN GDCD TRƯỜNG THPT TÂN KỲ SỐ ĐIỆN THOẠI 01238539718 • Đánh dấu vào ô Print on và chọn máy in nếu muốn in các bản Fax sau khi nhận được. Đánh dấu vào ô Store a copy in a folder và nhấn nút Browse để chọn thư mục lưu các bản sao của Fax nhận được nếu muốn. Nếu bạn không có máy in hoặc không muốn lưu bản Fax thì không cần chọn. Nhấn Next để tiếp tục. • Nhấn Finish để hoàn tất. ĐÂU MINH NGHĨA GIÁO VIÊN GDCD TRƯỜNG THPT TÂN KỲ SỐ ĐIỆN THOẠI 01238539718 • Nếu xuất hiện hộp cảnh báo an toàn của Windows, nhấn Unblock để đồng ý cho phép chương trình Fax kết nối mạng. • Cửa sổ của chương trình Fax sẽ xuất hiện và sẵn sàng cho việc gửi và nhận Fax bằng máy vi tính. Mỗi khi muốn Fax bạn chỉ cần nhấn đúp chuột vào biểu tượng Fax trên màn hình Desktop để mở cửa sổ Fax này . Lưu ý: • Đa số các máy vi tính xách tay (Laptop, Notebook) đều được lắp sẵn Modem. • Việc thiết lập chế độ tự động nhận Fax hay không là tùy điều kiện sử dụng của bạn. Nếu sử dụng đường dây Fax riêng thì nên chọn tự động còn nếu sử dụng chung với đường dây điện thoại thì không nên chọn tự động để tránh ảnh hưởng đến các cuộc điện thoại gọi đến. • ………………………………………………………………………………………………………… Cách gửi và nhận Fax bằng máy vi tính Gửi và nhận Fax là một trong những công việc hàng ngày mà nhân viên văn phòng nào cũng cần phải biết. Tuy nhiên, nếu gửi và nhận bằng máy Fax thông thường thì việc thực hiện cũng khá đơn giản chỉ bằng một vài nút nhấn, còn khi gửi và nhận Fax trực tiếp từ máy vi tính thì luôn đòi hỏi người sử dụng phải thực hiện một số thao tác nhất định. ĐÂU MINH NGHĨA GIÁO VIÊN GDCD TRƯỜNG THPT TÂN KỲ SỐ ĐIỆN THOẠI 01238539718 Trước khi muốn gửi và nhận Fax thì máy vi tính của bạn cần phải được cài đặt Modem và cài đặt chương trình Fax. Sau đây là cách gửi và nhận Fax bằng máy vi tính trong Windwos XP. CÁCH GỬI FAX: • Nhấp đúp vào biểu tượng Fax trên màn hình Desktop để mở của sổ của chương trình Fax. • Nhấn chuột vào nút New Fax hoặc chọn File -> Send a Fax . • Xuất hiện cửa sổ hướng dẫn gửi Fax, nhấn Next để tiếp tục. ĐÂU MINH NGHĨA GIÁO VIÊN GDCD TRƯỜNG THPT TÂN KỲ SỐ ĐIỆN THOẠI 01238539718 • Nhập Tên của nơi muốn gửi Fax vào mục To. Nhập số Fax (hoặc số điện thoại kết nối với thiết bị Fax) của nơi muốn gửi vào mục Fax number. Nếu nơi muốn gửi đã có sẵn trong sổ địa chỉ (Address Book) thì có thể chọn nơi muốn gửi bằng cách nhấn vào nút Address Book. • Có thể gửi bản Fax này tới nhiều địa chỉ khác nhau bằng cách nhấn vào nút Add và tiếp tục nhập thêm Tên và số Fax khác. Sau khi nhập xong nhấn Next để tiếp tục. [...]... nhận được sẽ lưu trong Inbox Tùy theo thiết lập lúc cài đặt mà các bản Fax sau khi nhận xong sẽ được in thẳng ra máy in hoặc lưu trữ thêm một bản sao trong một thư mục được chỉ định ĐÂU MINH NGHĨA • GIÁO VIÊN GDCD TRƯỜNG THPT TÂN KỲ SỐ ĐIỆN THOẠI 01238539718 Ngoài cách gửi Fax bằng chương trình Fax của Windows, bạn còn có thể gửi Fax từ các chương trình ứng dụng khác có chức năng in (Word, Excel, chương...ĐÂU MINH NGHĨA • GIÁO VIÊN GDCD TRƯỜNG THPT TÂN KỲ SỐ ĐIỆN THOẠI 01238539718 Chọn mẫu Fax trong mục Cover page template, nhập tiêu đề cho bản Fax vào mục Subject line và nhập nội dung hoặc ghi chú vào mục Note Nhấn Next để tiếp tục ĐÂU MINH NGHĨA GIÁO VIÊN GDCD TRƯỜNG THPT TÂN KỲ SỐ ĐIỆN THOẠI 01238539718 • Trong phần Schedule, chọn Now nếu muốn gửi Fax ngay hoặc chọn Specific time in the nex... Fax bằng chương trình Fax của Windows, bạn còn có thể gửi Fax từ các chương trình ứng dụng khác có chức năng in (Word, Excel, chương trình xử lý ảnh, ) bằng cách sử dụng lệnh in (File -> Print) của chương trình ứng dụng và chọn máy in là Fax ... là chọn mức độ ưu tiên cho việc gửi bản Fax này Sau khi chọn xong nhấn Next • Như vậy là bản Fax đã được chuẩn bị xong, nhấn vào nút Finish để gửi Tuy nhiên trước khi gửi, nếu muốn bạn cũng có thể xem lại và chỉnh sửa bản Fax bằng cách nhấn vào nút Preview Fax ĐÂU MINH NGHĨA • GIÁO VIÊN GDCD TRƯỜNG THPT TÂN KỲ SỐ ĐIỆN THOẠI 01238539718 Tại đây bạn có thể dùng các công cụ có sẵn để chỉnh sửa hoặc chèn... thêm các hình ảnh vào bản Fax của mình Sau khi chỉnh sửa xong nhấn vào nút Save hoặc chọn File -> Save để lưu và đóng cửa sổ này lại (File -> Exit) Bây giờ bạn có thể gửi bằng cách nhấn vào nút Finish ĐÂU MINH NGHĨA • GIÁO VIÊN GDCD TRƯỜNG THPT TÂN KỲ SỐ ĐIỆN THOẠI 01238539718 Chương trình sẽ xử lý và tiến hành gửi Fax tùy theo thông số mà bạn đã chọn trong phần Schedule Cửa sổ Fax Monitor sẽ xuất... tín hiệu gửi Fax đến, nếu bạn cài đặt chế độ tự động nhận Fax (thiết lập lúc cài đặt chương trình) thì mặc nhiên sau số lần đổ chuông được qui định thì chương trình sẽ tự động kết nối để nhận Fax ĐÂU MINH NGHĨA • GIÁO VIÊN GDCD TRƯỜNG THPT TÂN KỲ SỐ ĐIỆN THOẠI 01238539718 Nếu bạn không chọn tự động thì hãy mở chương trình Fax và nhấn vào nút Receive now (hoặc File -> Receive a fax now) để nhận Fax Cửa . Up Faxing. • Windows sẽ tiến hành cài đặt và yêu cầu cho dĩa Windows XP vào ổ dĩa CD/DVD-ROM, đây là ổ dĩa được dùng khi cài đặt Windows XP. ĐÂU MINH NGHĨA. 01238539718 • Đánh dấu vào ô Print on và chọn máy in nếu muốn in các bản Fax sau khi nhận được. Đánh dấu vào ô Store a copy in a folder và nhấn nút Browse