điền vào tài liệu chính, cột được gọi tên theo ô trên dòng tiêu đề được gọi tên theo ô trên dòng tiêu đề - Mỗi Thông tin để trộn thư phải được nhập trên một dòng dữ liệu.. - Mỗi Thông ti[r]
Trang 1Làm thế nào bây giờ?
Có bao nhiêu người trong danh sách thì viết bấy nhiêu giấy
mời ?
Tạo một giấy mời có nội dung đúng như yêu cầu, không điền tên và địa chỉ người nhận, sau đó mang đi photo và điền thông tin vào sau?
Bỏ việc
soạn giấy mời có cùng một nội dung cho một danh sách người nhận khác nhau? (danh sách lên tới con số hàng trăm)
Chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word có giúp được gì không
nhỉ?
Viết hàng trăm giáy mời? Chắc
là chết mất
Cũng được đấy nhưng còn thủ công lắm
Không được
rồi
Ah! Có đấy
nhưng làm thế nào nhỉ?
Trang 2dung như sau:
Trang 31 Chuẩn bị tài liệu chính:
2 Soạn thảo dữ liệu nguồn
3 Trộn thư
a Đối với Word 2003.
b Đối với Word 2000.
BÀI 5: TRỘN VĂN BẢN MAIL MERGE
Các bước trộn văn bản
Trang 4và soạn thảo
Ghi lưu văn bản
đã soạn thành tệp
Giaymoi.doc Đây
là tài liệu chính
(Main Document)
Trang 52 Soạn thảo dữ liệu nguồn
Dòng tiêu đề
Tiêu đề cột
Các dòng dữ
liệu
Lưu ý khi tạo dữ liệu nguồn
- Dòng đầu tiên của bảng bắt buộc là dòng tiêu đề
- Bảng có thể có nhiều cột, mỗi cột là một thông tin còn thiếu cần điền vào tài liệu chính, cột được gọi tên theo ô trên dòng tiêu đề
- Mỗi Thông tin để trộn thư phải được nhập trên một dòng dữ liệu
Ghi lưu bảng dữ liệu thành tệp Danhsach.doc Như
vậy ta đã có dữ liệu nguồn (Data source)
Trang 61 Mở tệp văn bản Giaymoi.doc.
2 Click Chuột phải vào thanh công cụ bất kỳ,
chọn Mail Merge để làm xuất hiện thanh công cụ Mail Merge
Thanh công
cụ Mail Merge
Trang 73 Trộn thư
a Đối với Word 2003.
Click chuột vào nút
Main document
Chọn Letters để mỗi bản giấy mời sau khi được trộn nằm trên 1
trang riêng
Nhấn OK để xác nhận Giaymoi.doc làm văn bản chính
Trang 84 Click chuột vào nút Open
Data Source để mở dữ liệu
Chọn dữ liệu
nguồn để mở
Chọn Open
Trang 93 Trộn thư
a Đối với Word 2003.
5 Chèn tên cột vào tài liệu chính
Đặt con trỏ nhập văn bản vào vị trí cần chèn dữ liệu
Trang 10Click chuột vào nút Insert Merge
Fields
Chọn trường dữ liệu để chèn vào
vị trí con trỏ nhập Chọn
Insert
Lặp lại các thao tác chèn cho
đến khi đã chèn hết tên cột dữ
liệu vào tài liệu chính
Chọn Close để trở về văn bản
chính
Trang 113 Trộn thư
a Đối với Word 2003.
5 Chèn tên cột vào tài liệu chính
Văn bản sau khi chèn xong các cột
dữ liệu nguồn
Trang 12để duyệt hết danh sách giấy mời được trộn
- Nhấn nút trên thanh công cụ Mail Merge để kiểm tra
dữ liệu được trộn
- Sử dụng các nút nhấn
- Sử dụng nút nhấn để xuất kết quả vào tệp tin riêng
và ghi lại để in ra máy in.
Trang 133 Trộn thư
a Đối với Word 2003.
Văn bản
sau khi
Trộn xong
Trang 141 Mở tệp văn bản Giaymoi.doc.
2 Thực hiện lệnh Tools/Mail Merge
Trang 153 Trộn thư
b Đối với Word 2000.
Nhấn nút Create
Chọn From Letters
(mỗi dòng dữ liệu
khi được trộn vào
tài liệu sẽ nằm trên
một trang in riêng)
Nhấn Active Window để xác nhận việc chọn Giaymoi.doc làm văn bản chính
Trang 16Nhấn Get Data
3
Chọn Open Data Source
Chọn dữ liệu nguồn để mở
Nhấn Open
Nhấn Edit Main Document để quay
về tài liệu chính
Trang 173 Trộn thư
b Đối với Word 2000.
4 Chèn cột dữ liệu vào tài liệu chính
Đưa con trỏ nhập đến vị trí cần chèn dữ liệu
Nhấn Insert
Merge Field và
chọn tên cột
dữ liệu thích
hợp
Lặp lại các thao tác
chèn cho đến khi
đã chèn hết tên cột
dữ liệu vào tài liệu
chính
Trang 185 Trộn thư và xuất tài liệu
để duyệt hết danh sách giấy mời được trộn
- Nhấn nút trên thanh công cụ Mail Merge để kiểm tra
dữ liệu được trộn
- Sử dụng các nút nhấn
- Sử dụng nút nhấn để xuất kết quả vào tệp tin riêng
và ghi lại để in ra máy in.
Trang 193 Trộn thư
a Đối với Word 2000.
Văn bản
sau khi
Trộn xong
Trang 201 Chuẩn bị tài liệu chính:
2 Soạn thảo dữ liệu nguồn
3 Trộn thư
a Đối với Word 2003.
b Đối với Word 2000.