Thoâng thöôøng, sau khi soaïn thaûo xong vaên baûn, ngöôøi duøng seõ tieán haønh in vaên baûn ra giaáy. Neáu khoâng tieán haønh ñònh daïng trang in tröôùc khi soaïn thaûo, ngöôøi duøng seõ toán khaù nhieàu thôøi gian cho vieäc daøn laïi trang vaên baûn. Do ñoù, vieäc ñònh daïng trang in tröôùc khi soaïn thaûo seõ tieát kieäm cho ngöôøi duøng thôøi gian laõng phí ñoù.
Trang 1Bài 2 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
Tóm tắt
Lý thuyết 4 tiết - Thực hành 8 tiết
thêm
Sau khi học xong
bài này, học viên
sẽ thực hiện thành
thạo tác thao tác
định dạng
I Định dạng trang in
II Định dạng đoạn văn (Paragraph) III Định dạng ký tự (Character)
IV Định dạng khung viền và nền
2.1, 2.2, 2.3,2.7, 2.9, 2.10
2.4, 2.5, 2.6,2.8
Trang 2I Định dạng
trang in
Thông thường, sau khi soạn thảo xong văn bản, người dùng sẽ tiến hành invăn bản ra giấy Nếu không tiến hành định dạng trang in trước khi soạn thảo,người dùng sẽ tốn khá nhiều thời gian cho việc dàn lại trang văn bản Dođó, việc định dạng trang in trước khi soạn thảo sẽ tiết kiệm cho người dùngthời gian lãng phí đó
I.1 Thiết lập các giá trị
Chọn thực đơn File\ Page Setup…
Chọn trang Margins Trong trang này, ta có thể thiết lập các thông số cần điều chỉnh: Lề trái, lề phải, hướng trang in…
I.1.2 Chọn kích thước
trang in
Chọn thực đơn File Ư Page
Trang 3Trong trang Paper, chọn Paper
size
Trang 4Chọn thực đơn File Ư Page Setup…
Trong trang Margin, chọn Portrait hoặc Landscape
I.2.
Header/Footer
Header và Footer là vùng ở phía trên, dưới cùng của mỗi
trang trong văn bản
Có thể chèn văn bản, hình ảnh vào Header, Footer như: Ngày tháng tạo văn bản, đánh số trang, logo, tên của tập tin văn bản, đường dẫn chứa tập tin văn bản, tên tác giả…
Thao tác với Header và Footer bằng cách chọn Header and Footer trong
thực đơn View
Header/Footer
Chọn thực đơn View Ư Header and Footer
Chọn Switch between Header and Footer trên thanh công cụ Header and Footer để di chuyển con trỏ đến vùng Header/Footer
Tạo hoặc thay đổi nội dung của Header/Footer
I.2.2 Thay đổi Header/Footer cho những trang
chẵn, trang lẻ
Chọn thực đơn View Ư Header and Footer
Chọn Page Setup trên thanh công cụ Header and Footer, chọn tab Layout
Chọn Different odd and even
Chọn Show Previous hay Show Next trên thanh công cụ Header and Footer để
di chuyển con trỏ đến vùng Header/Footer của các trang chẵn/lẻ
Thay đổi, thiết lập nội dung của các Header/Footer này
I.2.3 Thay đổi Header/Footer cho một phần
của văn bản
Theo mặc định, Header/Footer sẽ đồng nhất trên toàn bộ văn bản Dođó, để thay đổi Header/Footer cho một phần của văn bản, bạn phải chèn
thêm một section mới vào trong văn bản.
Đặt con trỏ tại trang cần tạo Header và Footer (khác)
Chọn thực đơn Insert Ư Break…
Chọn Next page trong hộp thoại Break,
nhấp OK Tiến hành thay đổi Header/Footer cho
một phần văn bản
Chọn thực đơn View Ư Header and Footer
Trang 5Bỏ chọn Same as Privious trên thanh công cụ Header and Footer
Trang 6Thay đổi, thiết lập nội dung của các Header/Footer ở từng section khác nhau.
II Định dạng đoạn văn (Paragraph)
Hình thức trình bày là yếu tố quan trọng góp phần không nhỏ bên cạnh nội dung của văn bản
II.1 Canh lề đoạn văn
Có 4 loại canh lề trong Word: canh trái, canh giữa, canh phải và canh đều hai bên Tùy theo từng trường hợp mà ta sử dụng canh lề tương ứng
Các bước thao tác:
Chọn đoạn văn mà cần canh lề
Chọn thực đơn Format Ư Paragraph…
Chọn giá trị Alignment cần thiết hoặc nhấp vào biểu tượng các điều khiển trên thanh công cụ
II.2 Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn - Line Spacing
Cho phép thiết lập khoảng cách giữa các dòng trong cùng một đoạn văn, các giá trị này có thể là
single, 1.5 lines, Double
Các bước thao tác:
Chọn đoạn văn mà cần điều chỉnh
Chọn thực đơn Format Ư Paragraph…
Chọn giá trị Line Spacing trong hộp thoại Paragraph
II.3 Khoảng cách giữa các đoạn với nhau
Cũng như khoảng cách giữa các dòng trong đoạn, ta cũng có thể thay đổi khoảng cách giữa các đoạn với nhau
Các bước thao tác:
Chọn đoạn văn mà cần điều chỉnh
Chọn thực đơn Format Ư Paragraph…
Hiệu chỉnh giá trị Before, Alter trong hộp thoại Paragraph (Phần Spacing)
Trang 9II.4 Định lề trái và phải của đoạn văn
Ta có thể dời lề trái và phải của đoạn văn để thay đổi vùng hiển thị của đoạn
Mô tả:
Left Margin, Right Margin: Canh lề trái, phải của trang in
First Line Indent: Canh lề dòng đầu tiên của đoạn văn
Hanging Indent: Canh lề trái những dòng còn lại (trừ dòng đầu tiên) của đoạn văn
Right Indent: Canh lề phải đoạn văn
II.4.1 Các thao tác định lề của đoạn văn
Như phần trước đã viết, ta có thể định lề trái và phải của đoạn văn trong hộp thoại Paragraph gọi từ thực đơn Format Ta cũng có thể định dạng lề của
đoạn văn thông qua thước (Ruler)
Các bước thao tác
Chọn đoạn văn cần định dạng
Nhấp và kéo rê các biểu tượng canh lề đến vị trí mới
Ví dụ:
Ngườ i ta v ẫ n chưa biế t chính x á c cơ quan n ào thuộ c Chính ph ủ Ấ n Độ
s ẽ đư ợ c chia s ẻ mã nguồn Điều này chỉ sáng tỏ sau khi Microsoft hồn tất cuộc thảo luận với các quan chức của nước này.
Rajiv Nair, Chủ tịch Microsoft Ấn Độ tỏ ra rất dè dặt: ''Chúng tơi đang xem xét ý định chia sẻ mã nguồn hệ điều hành'' Tuy nhiên, một số nguồn tin khác cho biết người khổng lồ phần mềm đang thảo luận với Chính phủ về phương thức chia sẻ mã nguồn.
II.4.2 Định dạng Tab
Tab được dùng để đánh dấu canh lề cho nhóm từ trong văn bản Microsoft Wordcung cấp nhiều loại tab khác nhau (gồm 4 loại tab cơ bản)
: Left Tab : Center Tab : Right Tab : Decimal TabCó 2 cách để định vị trí của tab
Trang 10Định vị trí của Tab bằng: Format Ư Tab
Chọn đoạn văn bản cần đặt tab hoặc đặt con trỏ ở dòng mới để định tab cho dòng mới này
Chọn thực đơn Format Ư Tab
Nhập vị trí cần định tab trong Tab stop position
Chọn giá trị Alignment (canh lề của tab) cho tab Có các giá trị: Left, Center, Right, Decimal, Bar
Nhấp Set Chọn Ok.
Màn hình định dạng Tab Định vị trí của Tab bằng cách kéo, rê tab trực tiếp trên thước
Chọn đoạn văn bản cần đặt tab hoặc đặt con trỏ ở dòng mới để định tab cho dòng mới này
Nhấp chuột vào ô Tab Indicator để thay đổi dạng tab (hình vẽ) (*)
Tab Indicator
Nhấp chuột trên thước tại vị trí cần đặt tab
Lặp lại tiếp tục bước (*) nếu cần thiết
Trang 11Ví dụ:
II.5 Định dạng Drop Cap
Quy định dạng hiển thị ký tự đầu của văn bản nằm trên nhiều dòng trong đoạn
Các bước thực hiện
Đặt con trỏ đầu đoạn văn cần thực hiện
Chọn thực đơn Format Ư Drop Cap…
Chọn Font chữ cho chữ cần Drop Cap
Có thể thay đổi các giá trị Lines to drop: Số dòng mà chữ Drop Cap chiếm chỗ
Màn hình Drop Cap
Ví dụ:
II.6 Định dạng Bullets and Numbering
Microsfot Word cho phép người dùng tạo ra danh sách các Bullets và Numbering dùng để liệt kê các ý trong văn bản
Trang 12II.6.1 Bullets
Bullets là một ký hiệu đứng trước mỗi mục trong danh sách liệt kê, không cóphân biệt thứ tự
II.6.2 Numbering
Numbering : Thay vì là một ký hiệu, Numbering sử dụng số (1, 2, 3, …), mẫu tự
…(a, b, c… - A, B, C, … - i, ii, iii, - I, II, III,…) Dùng Numbering khi có phân biệt thứ tự của các ý trong văn bản
Các bước thao tác
Chọn một hay nhiều đoạn văn bản muốn định dạng
Chọn thực đơn Format Ư Bullets and N umbering…
Tại màn hình Bullets and Numbering, chọn kiểu Bullet hay Numbering cần thiết
Trang 13III Định dạng ký tự (Character)
Văn bản là tập hợp các nhóm từ, do đó, việc định dạng các nhóm từ này có ý nghĩa rất lớn trong việc soạn thảo Đây là thao tác cơ bản trong quá trình soạn thảo
III.1 Định dạng ký tự hay một nhóm từ
Quy định dạng trình bày của một ký tự hay một nhóm từ: font chữ, kích thước, màu sắc, vị trí và khoảng cách giữa các ký tự
Microsoft Word hỗ trợ nhiều font chữ khác nhau Ta có thể thay đổi font chữ, kích thước, màu sắc để nhấn mạnh một ý nào đó trong văn bản thông qua việc thể hiện của các ký tự, nhóm từ
Ví dụ:
Đây là dịng văn bản bình thường, font chữ = Times New Roman
Đây là phần in nghiêng, nghiêng và đậm
§©y lµ dßng v¨n b¶n b×nh thêng , font chữ = Vn Aristote.
III.1.1 Màn hình định dạng ký tự
Trang 14Định dạng ký tự hay một nhĩm từ
Có thể thao tác trực tiếp với các điều khiển trên thanh định dạng - Trên thanh định dạng có một số định dạng cơ bản
Chọn ký tự hay một nhóm từ cần định dạng
Chọn thực đơn Format Ư Font
Trang Font: Cho phép thay đổi định dạng font chữ, kiểu thể hiện (in
đậm, in nghiêng, in đậm và nghiêng), kích thước font chữ, màu chữ,
Spacing - Thay đổi khoảng cách giữa các ký: S p a c i n g = 5
Position (Raised) = 5 Position=Normal Position (Lower) = 5
Trang Text Effects: Tạo ra các hiệu ứng cho nhóm từ: Chọn giá
Trang 15trò Animations Marching Red AntsLas Vegas Light, …
Trang 16III.2 Sử dụng
Format Painter
Như đã nói ở phần trên, ta có thể định dạng các ký tự, nhóm từ trongMicrossoft Word thông qua các thao tác định dạng Nhưng đôi khi ta có mộtnhóm từ, đoạn văn đã được định dạng trước đó, ta muốn sử dụng định dạngnày cho những phần khác của văn bản mà không cần phải lặp lại cácbước thao tác này
Microsoft Word cung cấp cho ta một cách để nhanh chóng thực hiện điều nàythông qua Format
Paint Format Paint nằm trên thanh công cụ
chuẩn
Trang 17Các bước
thao tác:
Biểu tượng của Format Paint trên thanh cơng cụ
Chọn phần văn bản đã được định dạng
Nhấp vào nút Format Paint trên thanh công cụ chuẩn, biểu tượng của Format Paint sẽ được nhấn chìm xuống (hình trên)
Nhấn và rê chuột qua những phần văn bản cần sao chép định dạng
III.3 Dấu ngắt (break)
Dấu ngắt dùng để chấm dứt một vùng (section),một trang hay một cột trong văn bản
Vùng (section) là một phần trong văn bản có chung các định dạng của trang như số thứ tự trang, header và footer, định dạng cột báo Vùng có thể ở trên một hoặc nhiều trang
Chèn
dấu ngắt
Màn hình chèn dấu ngắt
Đưa con trỏ đến vị trí muốn chèn dấu ngắt
Chọn trên thực đơn Insert – Break , sẽ xuất hiện màn hình dưới
Để chèn ngắt trang, chọn Page break hoặc dùng phím Ctrl-Enter
Để chèn ngắt cột, chọn Column break
Để chèn ngắt vùng sang trang mới, chọn Next page
Để chèn ngắt vùng nhưng không sang trang mới, chọn Continuous
Trang 18 Để chèn ngắt vùng và vùng mới sẽ bắt đầu trên trang lẻ tiếp
theo, chọn Odd page
Để chèn ngắt vùng và vùng mới sẽ bắt đầu trên trang chẵn tiếp
theo, chọn Even page
IV Định dạng khung viền và nền
Khung viền và nền được dùng để trang trí hay làm nổi bật đoạn văn bản
IV.1 Định dạng khung viền cho trang in
Cho phép người dùng tạo khung viền và nền cho trang in hay một đoạn văn bản Thường được sử dụng để tạo khung cho trang in
Chọn thực đơn Format Ư Border and Sharing…
Chọn Apply to để xác định tầm ảnh hưởng của Page Border trong văn
bản
Khi chọn chức năng Option, màn hình Border and Shading Options sẽ hiển
thị Tại màn hình này, ta có thể thay đổi khoảng cách giữa các cạnhcủa khung viền với phần nội dung văn bản ở bên trong
Trang 19Hộp thoại Border và Shading
Ví dụ:
IV.2 Định dạng khung viền và nền cho đoạn văn
Giống như tạo khung viền cho trang tin, ta có thể tạo khung viền hay nền của đoạn văn được dùng để nhấn mạnh đoạn văn đó trong văn bản
Để định dạng khung, nền của đoạn văn bản:
Chọn khối văn bản cần định dạng
Chọn thực đơn Format Ư Border and Sharing…
để chọn khung cho khối văn bản, chọn trang Border
Để chọn nền cho khối văn bản, chọn trang S hading
Trang 20Ví dụ minh họa khung, nền đoạn văn
V Định dạng cột báo
Hướng dẫn các thao tác định dạng cột báo Chức năng này được sử dụng khi người dùng muốn phân văn bản của mình thành 2 hay nhiều cột
Trang 21Các bước thao
tác
Màn hình định dạng cột
Chọn đoạn văn bản cần phân cột
Chọn thực đơn Format Ư Columns…
+ Number of columns : Số cột cần phân chia
Trang 22+ Line between: Nếu được chọn, có đường kẻ giữa các cột
+ Equal column width: Nếu được chọn, kích thước của các cột sẽ bằng nhau
Ví dụ: