• Bcc: khi gửi một nội dung mail giống nhau cho nhiều đối tượng người nhận khác nhau, nhưng cần bảo vệ quyền riêng tư, không để lộ diện địa chỉ mail của mỗi người.. SOẠN T[r]
Trang 1NGÀNH KỸ THUẬT XÂY DỰNG
T S T R Ầ N T U Ấ N N A M ( t t n a m @ h u t e c h e d u v n )
Trang 2CHUYÊN ĐỀ 02 (THỜI LƯỢNG: 03 TIẾT)
Trang 31 TẠO TÀI KHOẢN EMAIL & CÀI ĐẶT
• Email dùng để trao đổi trong công việc
• Nên đặt tên nghiêm túc, tránh dùng nickname nhí nhảnh
• Một số cách đặt tên tài khoản email:
• tt.nam@gmail.com
• tuannam.tran@gmail.com
• nam.hutech@gmail.com
• Vào mục Cài đặt (Settings):
• Khai báo tên người gửi, chú ý viết hoa
• Khai báo chữ ký (thông tin họ tên, địa chỉ liên lạc)
• Dùng tính năng trả lời tự động (nếu cần thiết)
Trang 41 TẠO TÀI KHOẢN EMAIL & CÀI ĐẶT
Trang 51 TẠO TÀI KHOẢN EMAIL & CÀI ĐẶT
Trang 61 TẠO TÀI KHOẢN EMAIL & CÀI ĐẶT
Trang 72 QUẢN LÝ HỘP MAIL
• Tạo nhãn (label) để phân loại email
• Kéo chuột các email cùng chủ đề vào trong nhãn (label) phù hợp để tiện theo dõi và quản lý
• Đặt tên, dùng màu sắc để phân biệt giữa các nhãn
Trang 82 QUẢN LÝ HỘP MAIL
Trang 92 QUẢN LÝ HỘP MAIL
Trang 103 SOẠN THẢO EMAIL
Tiêu đề email (subject) là thứ hiển thị đầu tiên ngay trong hộp thư của người nhận
tắt nội dung của toàn bộ email
• Nó có khả năng quyết định người nhận có muốn mở thư ra đọc hay không, và sơ bộ đoán biết người gửi là ai
• Cách đặt tiêu đề: dùng dấu [ngoặc vuông] để định vị đối tượng người gửi, rồi tiếp theo đó là nội dung tóm tắt email
Ví dụ:
Trang 113 SOẠN THẢO EMAIL
Lời chào đầu thư là thể hiện thái độ chuyên nghiệp và tôn trọng của người gửi đối với người nhận Tùy thuộc vào tuổi tác, vai vế
và đặc điểm cụ thể của người nhận để lựa chọn cách xưng hô
Ví dụ:
Kính chào Ông/Bà, Kính gửi Thầy ………
Chào Anh/Chị, Chào ……… (ghi tên người nhận)
Trang 123 SOẠN THẢO EMAIL
Nội dung trong thư cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc
• Nên chia thành các đoạn nhỏ để người đọc dễ theo dõi
• Mỗi đoạn nên cách dòng
• Những nội dung quan trọng (ví dụ như ngày tháng, địa điểm, thông tin gấp…) có thể tô vàng, hoặc dùng màu chữ nổi bật
• Cuối thư, nên có lời chào
Ví dụ:
Trang 133 SOẠN THẢO EMAIL
Lưu ý
• Không viết toàn bộ bằng chữ in hoa
• Tránh dùng chữ to chữ nhỏ, in đậm, in nghiêng tùy tiện
• Đầu dòng, đầu câu luôn viết hoa ký tự đầu tiên
• Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống
• Tất cả các dấu câu đều đặt sát vào chữ trước, sau đó cách một khoảng trống, rồi mới đến chữ kế tiếp
• Dấu (ngoặc đơn), “ngoặc kép” đặt sát vào ký tự ngay trước và sau chúng
Trang 143 SOẠN THẢO EMAIL
Phải viết hoa tên riêng, tên địa danh, tên các công ty, tổ chức, hiệp hội theo quy tắc viết hoa chữ cái đầu của mỗi danh từ
trong cụm từ Các chức danh “phó” thì viết hoa cả chữ “phó” và chức danh chính
Ví dụ:
• Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh
• Bộ Giáo dục và Đào tạo
• Trưởng phòng Tổ chức – Nhân sự
• Phó Giám đốc Công ty Tư vấn Thiết kế Xây dựng
• Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận Bình Thạnh
Trang 153 SOẠN THẢO EMAIL
Trang 163 SOẠN THẢO EMAIL
Trang 173 SOẠN THẢO EMAIL
Cách ghi địa chỉ (khi có nhiều người nhận):
• To: người nhận trực tiếp
• Cc: để báo cáo những người có liên quan, tuy không trực tiếp nhận email nhưng cần nắm được nội dung và thông tin về cuộc trao đổi (ví dụ: lãnh đạo, trưởng phòng…)
• Bcc: khi gửi một nội dung mail giống nhau cho nhiều đối tượng người nhận khác nhau, nhưng cần bảo vệ quyền riêng
tư, không để lộ diện địa chỉ mail của mỗi người
Trang 183 SOẠN THẢO EMAIL
Trang 19HẸN GẶP BUỔI HỌC TIẾP THEO