Mô tả lớp học.. Hệ thống sẽ tự động tìm kiếm những học sinh, giáo viên có tên đó và đưa ra các gợi ý. Nhấp chọn học sinh, giáo viên phù hợp sau đó bấm nút Add để thêm học sinh, giáo bi[r]
Trang 1HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
MICROSOFT TEAMS
TRƯỜNG THPT VÕ THÀNH TRINH BAN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
An Giang, tháng 03 năm 2020
Trang 2II CÀI ĐẶT, SỬ DỤNG MICROSOFT TEAMS 4
1 Trên máy tính cá nhân 4
2 Trên điện thoại thông minh, máy tính bảng 8
III MỘT SỐ TÍNH NĂNG CỦA MICROSOFT TEAMS 8
IV THIẾT LẬP VÀ TÙY CHỈNH NHÓM CỦA BẠN 9
1 Tạo nhóm 9
2 Quản lý Teams 11
3 Thêm thành viên 11
4 Thêm kênh 14
5 Thêm hình đại diện của lớp 14
6 Rời khỏi lớp 15
7 Hội thoại (Conversation) 15
8 Quản lí các tệp 16
a) Thư viện tập tin 16
b) Tải lên các file có sẵn 16
c) Tạo một tập tin mới 17
d) Cộng tác trên các tệp 17
e) Chia sẻ các tệp cho người ngoài nhóm 17
9 Thêm Tab 17
10 Tính năng Chat 17
a) Cuộc trò chuyện một – một 18
b) Cuộc trò chuyện nhóm 18
c) Thêm thành viên vào cuộc trò chuyện 18
d) Chia nhóm thảo luận trong Microsoft Teams 19
11 Cuộc gọi Calls 19
a) Cuộc gọi một – một 19
b) Cuộc gọi nhóm 20
12 Lên lịch cuộc họp 20
13 Tham gia cuộc họp 21
14 Chia sẻ màn hình trong cuộc họp 22
15 Ghi lại cuộc họp 24
a) Ghi lại cuộc họp hoặc cuộc gọi nhóm 24
b) Ai có thể bắt đầu và dừng việc ghi 26
c) Riêng tư 26
Trang 316 Bài tập trong Teams 26
a) Tạo và giao bài tập 26
b) Review, return, turn in 28
V ỨNG DỤNG MICROSOFT TEAMS TRÊN ĐIỆN THOẠI 30
1 Tạo một lớp học mới 30
2 Thêm học sinh vào lớp 31
3 Thêm kênh 32
4 Rời khỏi lớp 32
VI CẬP NHẬT CÁC TÍNH NĂNG MỚI 33
VII GIẢI ĐÁP THẮC MẮC 33
Trang 4Giáo dục Sử dụng Teams, giáo viên có thể biến các cuộc trò chuyện thành các nội dung sáng
tạo với ngữ cảnh, liên tục và minh bạch một cách nhanh chóng và dễ dàng Teams giải quyết
các nhu cầu riêng biệt của các nhóm khác nhau cho phép họ làm việc cùng nhau dễ dàng và hoàn thành công việc:
▪ Quản lý dự án, nhiệm vụ và nội dung bằng các ứng dụng bạn sử dụng hàng ngày - tất cả
đều có sẵn trong từng không gian làm việc có thể tùy chỉnh
▪ Thông tin theo thời gian thực và những cập nhật được chia sẻ trong các cuộc trò chuyện
nhóm, các cuộc trò chuyện riêng tư (những cuộc trò chuyện này có thể được kiểm duyệt, nếu cần), các cuộc họp và các kênh khác
▪ Hỗ trợ cộng tác phong phú và trải nghiệm liền mạch với các ứng dụng tích hợp từ Office
365 như Word, Excel, PowerPoint và Sổ tay lớp học OneNote, và các đối tác giáo dục như Quizlet, Canvas, Flipgrid và Kahoot!
Office 365 cho Giáo dục hiện bao gồm Teams Điều này có nghĩa là Teams miễn phí cho tất
cả giảng viên, giáo viên và học sinh thông qua Office 365 cho Giáo dục!
Bảng dưới đây mô tả một vài ví dụ về cách các giáo viên có thể làm việc cùng nhau trong các
Teams, để hỗ trợ các phương pháp giảng dạy sáng tạo và có thực hành tốt nhất trong các lớp
Lập kế hoạch bài học Xây dựng kế hoạch bài học cho các môn học và cấp lớp khác nhau yêu cầu
sự giao tiếp và hợp tác hiệu quả giữa các giáo viên trong toàn trường hoặc hệ thống
Cộng đồng học tập
chuyên nghiệp
Hợp tác trong các cộng đồng học tập chuyên nghiệp (PLC) và chia sẻ những thực hành tốt nhất để giúp tạo nên cơ hội phát triển nghề nghiệp và hỗ trợ cho các đồng nghiệp của bạn
Các chương trình sau
giờ học
Một nghiên cứu gần đây cho thấy các chương trình sau giờ học cải thiện đáng
kể kiến thức nghề nghiệp STEM của học sinh (80%), thúc đẩy thái độ tích cực hơn về STEM (78%), và tăng sự kiên trì và kỹ năng tư duy phản biện (72%) Giáo viên có thể làm việc cùng nhau để liên tục tạo ra các hoạt động thú vị , khuyến khích học sinh tham gia vào các chương trình quan trọng mang tính chất tình nguyện này
Đây là lý do, tại sao bạn nên sử dụng Microsoft Teams:
▪ Trò chuyện phong phú với chia sẻ văn bản, âm thanh, video và tệp
▪ Trò chuyện riêng tư để phát triển ý tưởng, sau đó chia sẻ ý tưởng đó với toàn bộ tổ chức
▪ Lưu trữ tất cả các tệp, tài liệu của bạn và hơn thế nữa ở một nơi
Trang 5▪ Tích hợp các ứng dụng yêu thích của bạn — Công cụ lập kế hoạch, Trello, GitHub và nhiều ứng dụng khác
Một số tính năng chính nổi bật của Teams để giúp tăng năng suất tổ chức của bạn như là:
▪ Nhóm và kênh: Tìm kênh thuộc về hoặc tạo kênh của riêng bạn Bên trong các kênh, bạn có thể tổ chức các cuộc họp tại chỗ, trò chuyện và chia sẻ tệp
▪ Cuộc họp: Xem mọi thứ bạn đã sắp xếp cho mỗi ngày hoặc tuần hoặc lên lịch cuộc họp tức thì Lịch này đồng bộ với lịch Outlook của bạn
▪ Cuộc gọi: Trong một số trường hợp, nếu tổ chức của bạn đã thiết lập, bạn có thể gọi cho bất
kỳ ai từ Teams, ngay cả khi họ không sử dụng nó
▪ Hoạt động: Cập nhật tất cả tin nhắn chưa đọc, @mentions, trả lời và hơn thế nữa
bit.ly/videointroMSTeams
II CÀI ĐẶT, SỬ DỤNG MICROSOFT TEAMS
1 Trên máy tính cá nhân
Cách 1 Tải phần mềm về cài đặt và sử dụng
Mở trình duyệt web và truy cập theo đường link https://teams.microsoft.com/downloads để tải
xuống phần mềm Microsoft Teams và cài đặt cho máy tính cá nhân
Lưu ý: Tùy theo hệ điều hành của máy tính cá nhân mà có sự lựa chọn bản cài đặt phù hợp với
máy tính của mình
Trang 6Memory 2.0 GB RAM.
32-bit and 64-bit For the best experience, use the latest version
of your operating system
Video calls and meetings • For a better experience with video calls and online
meetings, we recommend using a computer that has a 2.0 GHz processor and 4.0 GB RAM (or higher)
• The optional Blur my background video effect requires
a processor with Advanced Vector Extensions 2 (AVX2) support See Hardware decoder and encoder driver recommendations for a list of unsupported decoders and encoders
• Joining a meeting using proximity detection in a Microsoft Teams Room requires Bluetooth LE, which requires Bluetooth to be enabled on the client device, and for Windows clients requires the 64-bit Teams client It's not available on 32-bit Teams clients
a computer that has a Core i5 Kaby Lake processor, 4.0 GB RAM (or higher) and hardware encoder See Hardware decoder and encoder driver recommendations for a list of unsupported decoders and encoders
▪ Yêu cầu tối thiểu đối với máy tính Mac
Trang 7Hard disk 1.5 GB of available disk space.
microphone, or equivalent device
Video calls and meetings For better experience with video calls and online meetings, we
recommend using a computer that has a 2.0 GHz processor and 4.0 GB RAM (or higher)
• The optional Blur my background video effect requires
a processor with Advanced Vector Extensions 2 (AVX2) support, supported on most late 2013 Mac devices and
recommendations for a list of unsupported decoders and encoders
• Joining a meeting using proximity detection in a Microsoft Teams Room is not available on Mac OS
Giao diện trên máy tính
Cách 2 Sử dụng trực tiếp trên trình duyệt web
Có thể thực hiện theo các cách sau:
▪ Mở một trình duyệt web, truy cập office.com đăng nhập bằng tài khoản office 365 đã được cung cấp Sau khi đăng nhập thành công tìm đến ứng dụng Teams để mở Microsoft Teams
Trang 8▪ Mở một trình duyệt web, truy cập https://teams.microsoft.com/start nhập địa chỉ tài khoản office 365 do nhà trường cung cấp vào ô bắt đầu Nếu chưa có tài khoản có thể click vào ô
“Đăng ký miễn phí” để đăng ký tài khoản miễn phí mới
Lưu ý: Việc sử dụng Microsoft Teams trên trình duyệt web có thể không đầy đủ các tính năng,
không ổn định bằng việc cài đặt phầm mềm trên máy tính để sử dụng
Trang 92 Trên điện thoại thông minh, máy tính bảng
Truy cập CH Play (đối với máy sử dụng hệ điều hành Android) hoặc App Store (đối với máy sử
dụng hệ điều hành iOS) vào mục tìm kiếm gõ cụm từ “Microsoft Teams” để tìm kiếm ứng dụng
và cài đặt
Giao diện trên thiết bị di động
III MỘT SỐ TÍNH NĂNG CỦA MICROSOFT TEAMS
Dọc phía bên trái, bạn có thể điều hướng đến các khu vực khác nhau trong Teams Chẳng hạn như Trò chuyện (Chat), Cuộc họp (Meeting), Tệp (Files) và Hoạt động (Activity)
Hoạt động (Activity): Hiển thị cho bạn các hoạt động mới nhất của Nhóm mà bạn tham gia Giúp
bạn luôn cập nhật thông tin
Trò chuyện (Chat): Nơi lưu giữ các cuộc hội thoại của bạn Cung cấp lịch sử trò chuyện đầy đủ
Tuy nhiên, để trò chuyện trong một team, bạn nên sử dụng Teams menu và tổ chức trò chuyện
nhóm trong “Conversation”
Teams: Tổng quan về tất cả các Team của bạn mà bạn là thành viên và cho phép bạn đi sâu vào
từng Channel trong các Team này Đây cũng là nơi bạn có thể tạo một Team mới
Trang 10Cuộc họp (Meeting): Tab Meeting đồng bộ các cuộc họp của bạn từ Outlook và cũng cho phép
bạn lên lịch các cuộc họp trong tab Meeting được gửi đến Team Nếu bạn muốn lên lịch các cuộc họp khác với người dùng hoặc cá nhân bên ngoài, bạn vẫn sẽ cần sử dụng Outlook, vì tab Teams
meeting chỉ để lên lịch cuộc họp trong Team (Hãy nhớ mục đích là hợp tác nhóm, không phải
quản lý lịch làm việc)
Tệp (File): Trong Tệp, bạn có thể nhanh chóng tìm và xem tệp trên OneNote, OneDrive và trong
Teams (được lưu trữ trong các trang SharePoint riêng) Ngoài ra còn có một tab rất hữu ích Tab Recent để bạn có thể nhanh chóng truy cập các tài liệu mới nhất mà bạn đang làm việc cũng như một lối tắt đến khu vực Tải xuống (Download) của bạn
IV THIẾT LẬP VÀ TÙY CHỈNH NHÓM CỦA BẠN
1 Tạo nhóm
▪ Bước 1 Mở ứng dụng Microsoft Teams chọn “Join or create a team” Đây là nơi bạn tạo
nhóm của riêng mình hoặc khám phá các nhóm hiện có
▪ Bước 2 Chọn “Create a team” để tạo nhóm mới
Trang 11Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy “Create a team” thì có thể bạn không được phép tạo
nhóm riêng cho cá nhân Hãy liên hệ với người quản trị CNTT hệ thống cấp quyền tạo nhóm
▪ Bước 3 Chọn một “team type”
Có 4 sự lựa chọn Nếu muốn tạo nhóm theo kiểu “Lớp học” thì ta chọn “Class” sẽ có đầy
đủ công cụ quản lý lớp học Ngược lại ta có thể chọn các tùy chọn còn lại tùy theo mục đích (nhóm cộng đồng học tập chuyên nghiệp, nhóm nhân viên, khác) Những loại nhóm này
theo mặc định, nhóm của bạn là Private, nghĩa là bạn sẽ phải thêm người hoặc nhóm bạn muốn vào nhóm Chọn Public nếu bạn muốn bất kỳ ai trong tổ chức có thể tìm và tham gia
Trang 12Để thêm học sinh và giáo viên vào lớp, ta gõ tên học sinh, giao viên cần thêm Hệ thống sẽ
tự động tìm kiếm những học sinh, giáo viên có tên đó và đưa ra các gợi ý Nhấp chọn học
sinh, giáo viên phù hợp sau đó bấm nút Add để thêm học sinh, giáo biên vào lớp Nếu chưa muốn thêm học sinh, giáo viên vào lớp, bấm Skip
Như vậy, ta đã tạo được một nhóm lớp học trên Microsoft Teams
2 Quản lý Teams
Nhấp chọn More options bên cạnh tên nhóm
▪ Tab Members để quản lý, tìm kiếm, thêm thành viên của nhóm
▪ Tab Pending Requests quản lý các yêu cầu tham gia nhóm
▪ Tab Channel để quản lý, tìm kiếm, thêm các kênh chanel của nhóm
▪ Tab Settings để thiết lập các tùy chọn của nhóm
▪ Tab Analytics để thống kê, phân tích dữ liệu của nhóm
▪ Tab Apps quản lý các ứng dụng của nhóm
3 Thêm thành viên
Để thêm học sinh hoặc giáo viên vào lớp, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách dưới đây:
a) Cách 1: Sử dụng lệnh Add member
▪ Bước 1 Nhấp chọn More options bên cạnh tên nhóm
▪ Bước 2 Chọn Add member
Trang 13▪ Bước 3 Thực hiện giống bước 5, mục IV.1
b) Cách 2: Sử dụng liên kết đến nhóm
▪ Bước 1 Nhấp chọn More options bên cạnh tên nhóm
▪ Bước 2 Chọn Get link to team
▪ Bước 3 Nhấn Copy để sao chép liên kết đến nhóm
Trang 14▪ Bước 2 Chọn Manage team
▪ Bước 3 Nhấp chọn tab Settings Tại mục Team code, chọn Generate để tạo mã nhóm cho
lớp
Sau khi tạo xong mã nhóm tùy theo mong muốn của mình bạn có thể chọn các tùy chọn dưới đây:
- Nhấp chọn Copy để sao chép mã nhóm Bạn dán mã nhóm đã được sao chép vào tin nhắn, thư
điện tử… để gửi cho học sinh
- Nhấp chọn Full screen để phóng to mã nhóm
- Nhấp chọn Reset để tạo lại một mã khác cho nhóm
- Nhấp Remove để xóa mã nhóm này
Lưu ý: Trong trường hợp bạn gửi liên kết đến nhóm hoặc mã nhóm để học sinh tham gia vào lớp,
học sinh cần có tài khoản Office 365 cùng tên miền với bạn mới có thể tham gia lớp theo cách này Hiện tại, khách (những người không cùng một tổ chức) sẽ không thể tham gia nhóm bằng mã nhóm hoặc liên kết
Trang 154 Thêm kênh
Theo mặc định, mọi nhóm đều có kênh General, một kênh tốt để sử dụng cho các thông báo và
thông tin mà cả nhóm cần Để thêm nhiều hơn ta thực hiện như sau:
▪ Bước 1 Nhấp chọn More options bên cạnh tên nhóm
▪ Bước 2 Chọn Add chanel
▪ Bước 3 Nhập tên và mô tả cho kênh của bạn Bạn có thể xây dựng một kênh xung quanh
một chủ đề, dự án, tên bộ phận hoặc bất kỳ thứ gì bạn thích
▪ Bước 4 Chọn Automatically favorite this channel for the whole team nếu bạn muốn
kênh này tự động hiển thị trong danh sách kênh của mọi người
▪ Bước 5 Chọn Add
Lưu ý: Trong ô thả Privacy có 2 tùy chọn là Standard mọi người trong nhóm đều có thể vào
kênh này, tùy chọn thứ hai là Private (Riêng tư) chỉ có một số người trong nhóm được chỉ định
mới nhìn thấy và vào được kênh này
5 Thêm hình đại diện của lớp
▪ Bước 1 Nhấp chọn More options bên cạnh tên nhóm
▪ Bước 2 Chọn Manage team
Trang 166 Rời khỏi lớp
Khi không muốn tham gia vào quản lý một lớp nào đó nữa, bạn có thể rời khỏi lớp theo các bước dưới đây:
▪ Bước 1 Nhấp chọn More options bên cạnh tên nhóm
▪ Bước 2 Chọn Leave the team
▪ Bước 3 Nếu chắc chắn muốn rời khỏi lớp, nhấp chọn xác nhận rời nhóm
7 Hội thoại (Conversation)
Hội thoại là một trong những tính năng chính của Teams, cho phép mỗi Team có một cuộc thảo
luận tập trung được lưu và dễ dàng tìm kiếm Hội thoại là thành phần trung tâm nơi tất cả các hoạt động nhóm được ghi lại từ việc chia sẻ tệp đến các cuộc gọi video
Trang 17Việc sử dụng @mentions cho phép bạn gắn thẻ người tham gia hoặc thậm chí cả nhóm để thông báo tới người khác Người dùng trong Hội thoại sẽ dễ dàng thấy họ được đề cập thông qua biểu tượng @ màu đỏ Trên hết, ứng dụng máy tính để bàn của bạn sẽ thông báo cho bạn Cũng như gắn
thẻ, người dùng có thể “thích” nội dung và chia sẻ biểu tượng cảm xúc hoặc ảnh động GIF
8 Quản lí các tệp
Khi nhóm của bạn làm việc cùng nhau, chắc chắn sẽ có các tệp mà bạn bạn muốn chia sẻ và cộng
tác Teams sẽ giúp việc chia sẻ và làm việc với tệp một cách dễ dàng Nếu các tệp của bạn là các
tệp Word, Excel, PowerPoint thì các thành viên trong nhóm có thể xem, chỉnh sửa và cộng tác với
các tệp này ngày trên Teams
a) Thư viện tập tin
Trong mỗi nhóm có các kênh Mỗi kênh là một nơi để thảo luận về một vấn đề chung nào đó hay
một tiết học nào đó Mỗi một kênh sẽ có một tab File để lưu trữ, chia sẻ các tệp của kênh đó
Lưu ý: Đảm bảo sử dụng tab File ở đầu cửa sổ hội thội thay vì sử dụng nút File ở bên trái của ứng
dụng Nút đó cho phép ta truy cập tất cả các tệp đã lưu trữ trên đám mây của mình, thay vì chỉ các tệp cho một kênh cụ thể
b) Tải lên các file có sẵn
Trang 18d) Cộng tác trên các tệp
Các tệp được lưu trữ trong thư viện tệp của nhóm được mọi thành viên của nhóm truy cập Do đó mọi thành viên trong nhóm có thể cùng nhau chỉnh sửa các tệp này trên các thiết bị có hỗ trỡ Office
để chỉnh sửa
e) Chia sẻ các tệp cho người ngoài nhóm
Việc chia sẻ các tệp trên nhóm cho một ai đó không là thành viên của nhóm được thực hiện chia sẻ giống như việc chia sẻ Word, Excel, PowerPoint online