Tổng hợp các ý nghĩa trong tab menu Format

B. Một số kiểu định dạng của hộp Category:A. Kích hoạt hộp thoại định dạng và các kiểu định dạng số cơ bản.....

A Kích hoạt hộp thoại định dạng và các kiểu định dạng số cơ bản.

1 Kích hoạt hộp thoại định dạng:

- Chọn lệnh Format Cells trên menu Format

- Hay nhấn phím chuột phải và chọn “Format Cells” từ Menu tắt

2.2 Cách sử dụng:

- Chọn một kiểu định dạng cơ bản trong phần category

- Chọn tiếp kiểu định dạng chi tiết (type)

- Xem thử xem bạn đã định được định dạng như thế nào thể hiện trên khung mẩu (“Sample”)

Ctrl + Shift + ^ =>0.00E+00 =>1.23E+04

B Một số kiểu định dạng của hộp Category:

- Chọn hộp kiểm Use 1000 Separator (,) : Có sử dụng dấu cách phần ngàn hay không

-Negative Numbers : Hộp này cho bạn 4 lựa chọn (2 trong 4 Options này hiển thị giá trị âm màu đỏ

- Negative numbers : Chọn cách hiển thị số âm

Chúng ta có các kiểu định dạng sau tương ứng với hộp thoại Location được chọn

1.2 Tự định dạng: (Custom)

Đây là phần chính mà tôi muốn đề cập trong công cụ này

• Trước tiên Bạn muốn tự định dạng thì phải chọn Custom trong kiểu định dạng Category

• Bạn sẽ thấy hộp danh sách “Type” bây giờ bị chèn giữa bởi một hộp chuổi (text box) để bạn gõ vào mã định dạng mà bạn muốn

Một vài kiểu định dạng sẵn có trong hộp thoại Type :

a Cấu trúc của mã định đạng:

Mã định dạng gồm bốn phần: Phần dương; Phần âm; Phần zero; Phần chữ

Các phần này có nghĩa là nếu giá trị được nhập vào trong ô là bao nhiêu thì nó sẽ xem có tương ứngvới phần nào sẽ định dạng theo kiểu đó, nếu không tìm thấy kiểu định dạng thích hợp thì sẽ đưa về

dạng chung nên bạn không cần thiết phải nhập đủ 4 phần

Thư xem xét một mã định dạng sau:

#,###;[Red](#,###); "-"??;[Red] \"@\" "is not allowed"

Dịch mã:

- Phần dương #,### : không có gì đặc biệt có dấu “,”ngăn cách hàng ngàn

- Phần âm [Red](#,###): màu đỏ nằm trong ngoặc tròn

- Phần số 0: thì ghi thành một dấu gạch và cách lề một khoảng cở 2 ký tự

- Phần chữ: thì hiện ra thành ““ -” is not allowed” màu đỏ, với là chuổi ký tự mà bạn nhập vào?

b Mã định dạng có điều kiện:

Phần cấu trúc mã định dạng trên là phần cấu trúc mặc định Nếu có điều kiện thì Excel hiểu các mã như sau: Điều kiện 1, mã 1; điều kiện 2, mã 2; điều kiện 3, mã 3 Nếu điều kiện 3 trùng với điều kiện 2 hoặc là một phần trong điều kiện 2 thì điều kiện 3 sẽ không được xem xét tới Nghĩa là trongphần mã này Excel chỉ quan tâm đến điều kiện mà nó thấy là được thoả mãn trước tiên., Bạn hãy xem xét mã sau:

[Blue][>100] #,##0;[Green][<=100]#,##0;[Red]

- Màu xanh nếu số được nhập lớn hơn 100

- Màu xanh lá nếu nhỏ hơn hoặc bằng 100

- Màu đỏ thật ra không được xem xét tới vì nó có đươc hiểu là nếu không thoả mãn hai điều kiện đầu thì tới phiên nó nhưng nó làm gì có cữa!!

- Còn phần thứ 4 (ở đây thì không có phần thứ tư) (nếu có) phải là chữ

Ký hiệu 0 đóng vai trò như số thể chổ cho một ký hiệu số Ký hiệu 0 chỉ ra rằng nếu số được định dạng không có nhiều ký tự số như số 0 trong mã định dạng thì số 0 sẽ thế chổ số đó vì dụ nếu mã định dạng là 0000.000 thì số 123.45 mà bạn gõ vào sẽ được hiển thị là 0123.450

#

Ký hiệu # đóng vai trò như ký hiệu 0 chỉ khác là nó không buộc một ký số phải thế chổ nếu không

có số nào tương ứng Ví dụ nếu mã định dạng là #,###.## thì số 1234.1 sẽ được hiển thị là 1,234.5

?

Ký hiệu này cũng giống ký hiệu 0 chí có khác là nếu trống chổ thì nó thay bằng một khoản trắng chứ không phải là số 0 điều này hữu ích nếu bạn muốn canh thẳng đấu phân cách thập phân trong bảng Ngoài ra ký hiệu ? trong cũng được sử dụng trong phần định dạng phân số Ví dụ: # ???/??? thì số được thể hiện sẽ đuợc trình bày chính xác đến 3 con số và nếu có thể giản ước tốt thì nó hiện

ra đến mức dưới 2 và có thêm khoản trắng

Các ký hiệu này được thể hiện trong mã định dạng thì sẽ được thể hiện trong phần hiển thị cúa số

đó Các ký hiệu khác muốn được thể hiện ra thì bạn phải tham khảo ký tự \ bên dưới

Đây là ký hiệu đặc biệt không thể hiện trong định dạng nhưng nó bằt buộc Excel thể hiện ký tự tiếptheo sau nó dù ký tự đó là ký tự gì ví dụ: \” thì dấu ” sẽ được thể hiện Nếu bạn muốn thể hiện dấu \thì bạn phải ghi trong mã \\

*

Giống như ký hiệu \ nhưng khác một điều là Excel sẽ hiện ra ký tự sau nó chiếm đến hết ô

_

Ký hiệu này nhắc nhở Excel chen một khoảng trắng vào vị trí của nó Ví dụ: trong một định dạng

có dấu ngoặc bao quanh số âm, dấu chấm thập phân của một số dương không được canh, bởi vì số

âm sẽ mất nhiều vị trí hơn bên phải dấu thập phân vì phải thể hiện dấu đóng ngoặc Trong trường hợp này bạn dùng một dấu _ tại cuối phần định dạng của số dương để Excel dành một khoảng trắngsau số dương một khoảng trăng tương đương với vị trí dấu đóng ngoặc trong số âm Ví dụ: #,##0_);(#,##0)

“text”

Trong trường hợp bạn muốn thể hiện một chuổi ký tự sau hay trước một số thì bạn bỏ chuỗi ký tự

đó trong dấu ngoặc kép như thế này."VND" #,##0.00 thì một số bất kỳ sẽ được thêm vào đằng trước “VND”

Bằng cách này thì bạn có thể +, -, *, / giá trị với cell đó được còn nếu dùng công thức thì lại phải dùng công thức tiếp.

Bao gồm các chữ cái viết thường và viết hoa, các chữ số, và các ký hiệu

Sử dụng ít nhất một ký hiệu trong vị trí thứ hai đến thứ sáu

Sử dụng ít nhất bốn ký tự khác nhau (không nhắc lại cùng các ký tự)

Sử dụng các chữ cái và chữ số ngẫu nhiên

• Những điều không nên làm khi tạo mật mã

Không sử dụng tất cả hoặc một phần của tên đăng nhập

Không sử dụng một từ có nghĩa trong bất kỳ ngôn ngữ nào

Không sử dụng các chữ số thay thế các chữ cái tương tự để tạo ra một từ

Không sử dụng các chữ cái hoặc chữ số liên tiếp (ví dụ, "abcdefg" hoặc "234567")

Không sử dụng các phím cạnh nhau trên bàn phím của bạn (ví dụ, "qwerty")

b Cải thiện việc quản lý mật mã

Bạn sẽ ngạc nhiên với việc một số người viết ra mật mã bí mật của họ, và dán nó lên màn hình hoặccất nó vào trong ngăn kéo bàn cạnh máy tính của họ Đây là một số nguyên tắc để giúp bạn quản lý các mật mã của bạn một cách an toàn hơn:

• Những điều nên làm khi quản lý mật mã

Giữ bí mật mật mã của bạn

Sử dụng các mật mã khác nhau cho các trang web khác nhau

Thay đổi các mật mã của bạn ít nhất sáu tháng một lần

• Những điều không nên làm khi quản lý mật mã

Không viết nó ra

Không sử dụng các tính năng "remember my password" (nhớ mật mã của tôi) trên các trình duyệt web

c.Loại bỏ các thông tin nhạy cảm ẩn trong Workbook (Excel 2007)

Khi bạn tạo một bảng tính mới thì Excel tự động ghi thêm một số thông tin có trong máy tính đang

sử dụng và đôi khi bạn không muốn lộ các thông này khi gửi tập tin cho người khác Trong Excel

2007 có sẵn tính năng để loại bỏ các thông tin nhạy cảm này:

Trước khi lưu tập tin bạn chọn nút Office | Prepare | Inspect Document

Chọn nút Inspect

Nhấn các nút Remove All để loại bỏ các thông tin ẩn Sau đó nhấn nút Close và lưu tập tin.

2 Một số công cụ và tiện ích

-2 Một số công cụ và tiện ích

a Tiện ích tạo và quản lý mật mã miễn phí

KeePass Password Safe - http://keepass.info/

KeePass là phần mềm quản lý và tạo mật mã an toàn miễn phí/ mã nguồn mở Chúng ta có thể lưu trữ tất cả loại mật mã trong một CSDL và chỉ cần nhớ một khoá chủ để truy cập CSDL và xem tất

cả các mật mã khác CSDL được mã hoá bẳng giải thuật AES và Twofish Một số tính nặng của phần mềm:

- Khả năng bảo mật cao

- Hỗ trợ nhiều người dùng

- Portable và không cần cài đặt

- Xuất danh sách mật mã ra tập tin dạng TXT, HTML, XML và CSV

- Nhập danh sách mật mã từ nhiều loại tập tin khác

- Dễ dàng chuyển đổi sang các CSDL

- Hỗ trợ Password Groups

- Cho phép qui định ngày hết hạn và đính kèm tập

- Kiểm soát bộ nhớ Windows: khi chép dữ liệu vào bộ nhớ sẽ tự động xoá sau 1 thời gian qui định

Giao diện chính của chương trình

Tạo bảng ghi mới chứa thông tin tài khoản và mật mã

b Free Hex Editor

http://www.download.com/Free-Hex-Edi html?tag=lst-5

Free Hex Editor là công cụ miễn phí hỗ trợ chỉnh sửa tài liệu dưới dạng mã nhị phân (binary) và thập lục phân (hex) chạy trên nền Windows Chương trình cho phép mở nhiều cửa sổ đồng thời, mởnhiều tập tin, multi, có chức năng tìm kiếm và thay thế

Giao diện chỉnh sửa dạng Hex

c WinHex (mạnh nhưng có bản quyền)

http://www.x-ways.net/winhex/

http://www.timphanmem.com/4/section 0N4HH#download

WinHex là một phần mềm biên tập mã hex phổ dụng, đặc biệt hữu dụng cho máy tính của bạn, có khả năng phục hồi dữ liệu, xử lý dữ liệu cấp thấp, và bảo mật Là một phần mềm cao cấp dùng cho hàng ngày và các trường hợp khẩn cấp: kiểm tra và biên tập tất cả các kiểu tập tin, phục hồi những tập tin bị xóa hay dữ liệu bị mất mát từ đĩa cứng với cả những hệ thống tập tin bị hư hại hay từ thẻ nhớ của máy quay phim kĩ thuật số Những tính năng bao gồm:

- Biên tập đĩa dùng cho đĩa cứng, đĩa mềm, CD-ROM & DVD, ZIP, Smart Media, Compact

Flash,

- Trình duyệt thư mục mạnh mẽ cho FAT, NTFS, Ext2/3, ReiserFS, CDFS, UDF

- Trình biên tập RAM, cung cấp truy xuất đến những bộ nhớ ảo của những tiến trình khác

- Thông dịch dữ liệu, nhận biết được 20 kiểu dữ liệu

- Biên tập cấu trúc dữ liệu dùng mẫu có sẵn (vd: để sửa chữa bảng phân vùng/boot sector)

- Kết nối và chia tập tin, hợp nhất và chia các byte/từ theo số lẻ và chẵn

- Phân tích và so sánh các tập tin

- Chức năng tìm kiếm và thay thế linh hoạt

- Sao chép đĩa, với bản specialist, ngay cả dưới hệ điều hành DOS

- Tạo tập tin ảnh và lưu dự phòng cho ổ đĩa (tùy chọn nén hay chia thành từng phần với dung lượng

- Giao diện lập trình (API) và kịch bản (chỉ có trong bản professional & specialist)

- Mã hóa 128-bit, checksums, CRC32, hashes (MD5, SHA-1, )

- Xóa tập tin một cách an toàn, làm sạch ổ đĩa cứng để bảo vệ sự riêng tư của bạn

- Import tất cả các kiểu định dạng clipboard, bao gồm giá trị ASCII hex

- Chuyển đổi giữa hệ nhị phân, hex ASCII, Intel Hex, và Motorola S

- Hỗ trợ các tập kí tự: ANSI ASCII, IBM ASCII, EBCDIC, (Unicode)

- Chuyển qua lại giữa những cửa sổ nhanh chóng In ấn, phát sinh số ngẫu nhiên

- Hỗ trợ tập tin có dung lượng trên 4 GB Rất nhanh Dễ sử dụng và hơn thế nữa

Giao diện chỉnh sửa dạng Hex

trái phép.

Giao diện chính cực kỳ đơn giản

Bản dùng thử chỉ cho phép tạo Project is unviewable cho các tập tin có dung lượng <=30KB

e Remove VBA Protection (có bản quyền)

http://www.eliansoft.com/

Công cụ này giúp bạn phục hồi lại các tập tin bị Project is unviewable rất dễ dàng và nhanh chóng Công cụ giúp loại bỏ các bảo vệ của VBA project trong các tập tin MS Excel, Word, Publisher, Outlook, FrontPage, PowerPoint và Project (MPP và MPT) và nhiều tính năng khác Đặc biệt sẽ có phiên bản hỗ trợ đầy đủ cho MS Office 2007 sắp tới (version 1.3)

Giao diện chính rất đơn giản

Bản dùng thử chỉ cho phép loại bỏ các bảo vệ VBA Project và Project is unviewable cho các tập tin

PowerPoint, Publisher, Visio, OneNote, Backup, Schedule+, Mail, và đặc biệt là mở mật mã bảo vệcủa VBA projects (được tạo bở bất kỳ ứng dụng nào) thông qua cửa hậu (backdoor) Hầu hết các mật mã được tìm thấy tức thời, tuy nhiên mật mã để mở tập tin Word/Excel 97/2000/XP/2007 chỉ

có thể tìm bằng brute-force và dictionary attacks Hiện có các phiên bản US $49 (Home Edition),

US $99 (Standard Edition) hoặc US $199 (Professional Edition)

Giao diện chính của chương trình

g Advanced Office Password Breaker (có bản quyền)

http://www.elcomsoft.com/download/aopb.zip

Đây là chương trình giúp giải mã các tập tin Word và Excel 97/2000 được bảo vệ mật mã mở tập tin, cũng như các tập tin Word và Excel XP/2003 dùng giải thuật mã hoá mặc định (tương thích Office 97/2000) Chương trình này bẽ gãy tức thì mật mã mở tập tin bất kể độ dài và độ phức tạp của mật mã Giải thuật của chương trình là thử/ sai tất cả các khả năng của các khoá mã hoá Hiện

có các phiên bản US $99 (Standard Edition), US $199 (Professional Edition) hoặc US $399

(Enterprise Edition)

Giao diện chính của chương trình

h Advanced VBA Password Recovery (có bản quyền)

http://www.elcomsoft.com/download/avpr.zip

Chương trình giúp tìm lại hoặc xoá bỏ các mật mã bảo vệ mã nguồn VBA projects trong các tập tin Microsoft Office: Word, Excel, Outlook, Project, Access, PowerPoint, Visio Chương trình cũng cóthể mở khoá các Excel add-ins Ngoài ra chương trình hỗ trợ mở VBA projects thông qua

"backdoor" Hỗ trợ tất cả các phiên bản Microsoft Office (từ 97 đến 2007) Hiện có các phiên bản

US $49 (personal license) hoặc US $99 (business license)

Giao diện chính của chương trình

i Office Key (có bản quyền)

http://www.lostpassword.com/demos/offkeyd.exe

Office Key tìm lại tất cả các loại mật mã cho các tập tin MS Office: Access, Excel, Outlook, Word, PowerPoint và VBA Project Tuy nhiên đối với mật mã mở tập tin vẫn phải dò tìm bằng Brute-Force, Xieve™ hoặc Dictionary attacks

Giao diện chính của chương trình

j Dịch vụ giải mã trực tuyến (có bản quyền)

http://www.decryptum.com/

Decryptumtm là dịch vụ trực tuyến xoá/ bẽ khoá tức thời mật mã (kể cả mật mã mở tập tin) của cáctập tin MS Excel và MS Word Dịch vụ này giải mã rất nhanh các loại mật mã bất kể độ dài và độ phức tạp của mật mã Muốn sửa dụng dịch vụ phải trả phí cho mỗi lần giải mã

Trang web của dịch vụ Decryptumtm.

admin - March 18, 2008 10:24 AM (GMT)

3 Khoá tập tin (Lock)

-3 Khoá (Lock)

3.1 Đặt mật mã khi mở và hiệu chỉnh Workbook

B1 Mở workbook muốn đặt mật mã mở/ hiệu chỉnh tập tin và chọn Save As… hộp thoại Save As xuất hiện Bạn chọn tiếp Tools | General Option…

B2 Đặt mật mã mở và/ hoặc hiệu chỉnh tập tin tuỳ theo nhu cầu của bạn vào 2 hộp trống như hình dưới.

B3 Khi nhấn OK thì Excel sẽ hiện hộp thông báo yêu cầu xác nhận lại các mật mã một lần nữa để đảm bảo bạn không nhầm lẫn Lưu lại tập tin vừa đặt mật mã khi hoàn thành

B4 Khi mở một tập tin có đặt mật mã mở tập tin thì bạn nhận được hộp thông báo như hình bên dưới, bạn phải nhập đúng mật mã mới có thể xem được nội dung bên trong.

Nếu tập tin có đặt thêm mật mã hiệu chỉnh thì bạn sẽ nhận thêm một hộp thông báo yêu cầu cung cấp mật mã, nếu không thì tập tin chỉ cho phép đọc mà không cho hiệu chỉnh/ cập nhật dữ liệu mới

Nếu muốn thay đổi kiểu mã hoá thì chọn vào nút Advance (tại bước 2) Excel mặc định kiểu mã hoá là Office 97/2000 Compatible để đảm bảo tính tương thích với các phiên bản cũ, tuy nhiên kiểu

mã hoá này dễ bị các phần mềm bẽ gãy

3.2 Bảo vệ sheet và các đối tượng trên sheet/ workbook

-3.2 Bảo vệ sheet và các đối tượng trên sheet/ workbook

Khi chia sẽ các workbook đôi khi chúng ta muốn bảo vệ dữ liệu trong worksheet hoặc các thành phần (đối tượng) của workbook không cho thay đổi hoặc chỉnh sửa Khi muốn thay đổi các nội dung đã được bảo vệ, người dùng cần phải nhập đúng mật mã đã được thiết lập trước

Bảo vệ các thành phần của worksheet

Khi bảo vệ một worksheet, theo mặc định Excel sẽ khoá tất cả các ô (cell) trên worksheet và như thế người dùng không thể thay đổi nội dung của các ô đã bị khoá Ví dụ như họ không thể chèn thêm, hiệu chỉnh, xoá hoặc định dạng dữ liệu trong ô đã bị khoá Tuy nhiên, chúng ta có thể thiết lập những thành phần nào sẽ cho phép người dùng hiệu chỉnh/ thay đổi trên worksheet được bảo vệ

Để làm được điều này trước tiên chúng ta sẽ “unlock” các vùng (area) cho phép hiệu chỉnh trên worksheet trước khi thực hiện lệnh đặt mật mã bảo vệ worksheet

B1 Chọn vùng địa chỉ mà bạn muốn cho phép người dùng nhập/ hiệu chỉnh nội dung Sau đó chọn thực đơn Format | chọn Cells…