Kỹ năng truyền thông

Để diễn đạt được điều mình muốn, giao tiếp với người khác, hay để đạt được thành công trong công việc cũng như cuộc sống, mỗi người chúng ta phải không ngừng học tập và rèn luyện các kỹ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

AN GIANG, 09 - 2015

Nhóm biên soạn ThS NGUYỄN THỊ NGỌC LAN

Tài liệu giảng dạy “Kỹ năng truyền thông”, do nhóm tác giả ThS Nguyễn Thị Ngọc Lan, CN Nguyễn Thị Diễm Hằng, CN Từ Thảo Hiếu, CN Nguyễn Thị Tiểu Loan, CN Trần Thị Hằng Ni, CN Trần Thị Tuyết Nhi, CN Lê Tố Nga,

CN Lê Thị Ngọc Tiền công tác tại khoa Kinh Tế - Quản Trị Kinh Doanh thực hiện, và được Hội đồng Khoa học và Đào tạo Trường Đại Học An Giang thông qua ngày………

Nhóm tác giả biên soạn ThS NGUYỄN THỊ NGỌC LAN NGUYỄN THỊ DIỄM HẰNG

TỪ THẢO HIẾU NGUYỄN THỊ TIỂU LOAN TRẦN THỊ HẰNG NI TRẦN THỊ TUYẾT NHI

-

AN GIANG, 09 – 2015

Chúng ta biết rằng, con người luôn nằm trong tổng thể hài hòa giữa các mối quan hệ xã hội Để diễn đạt được điều mình muốn, giao tiếp với người khác, hay

để đạt được thành công trong công việc cũng như cuộc sống, mỗi người chúng

ta phải không ngừng học tập và rèn luyện các kỹ năng truyền thông một cách có hiệu quả

Nhằm giúp ích cho bạn đọc trong việc thực hành và ứng dụng một số kỹ năng truyền thông cơ bản, nhóm tác giả tiến hành biên soạn tài liệu này Tài liệu sẽ cung cấp những nội dung liên quan đến một số kỹ năng thường được sử dụng trong công việc hằng ngày gồm: [1] Kỹ năng thuyết trình, [2] Kỹ năng hội họp

và [3] Kỹ năng giao tiếp nơi công sở Nội dung tài liệu được trình bày một cách

dễ hiểu, dễ thực hành với các ví dụ, các tình huống minh họa cụ thể và gần gũi

Hy vọng tài liệu này sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho quý độc giả trong việc thực hành và ứng dụng các kỹ năng truyền thông cơ bản trong công việc Để tài liệu ngày càng được hoàn thiện, mong nhận được nhiều góp ý từ phía độc giả Xin chân thành cảm ơn

An Giang, ngày 30 tháng 9 năm 2015

Nhóm tác giả biên soạn ThS NGUYỄN THỊ NGỌC LAN NGUYỄN THỊ DIỄM HẰNG

TỪ THẢO HIẾU NGUYỄN THỊ TIỂU LOAN TRẦN THỊ HẰNG NI TRẦN THỊ TUYẾT NHI

LÊ TỐ NGA

LÊ THỊ NGỌC TIỀN

ii

LỜI CAM KẾT

Chúng tôi xin cam đoan đây là tài liệu giảng dạy của riêng nhóm biên soạn chúng tôi Nội dung tài liệu giảng dạy có xuất xứ rõ ràng

An Giang, ngày 30 tháng 9 năm 2015

Nhóm tác giả biên soạn ThS NGUYỄN THỊ NGỌC LAN NGUYỄN THỊ DIỄM HẰNG

TỪ THẢO HIẾU NGUYỄN THỊ TIỂU LOAN TRẦN THỊ HẰNG NI TRẦN THỊ TUYẾT NHI

LÊ TỐ NGA

LÊ THỊ NGỌC TIỀN

iii

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG 2

1.1 KHÁI NIỆM 2

1.1.1 Kỹ năng là gì? 2

1.1.2 Truyền thông là gì? 3

1.1.3 Khái niệm Kỹ năng truyền thông 3

1.2 QUÁ TRÌNH TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN 4

1.3 CÁC KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG CƠ BẢN 5

1.3.1 Kỹ năng lắng nghe 5

1.3.2 Kỹ năng viết 10

1.3.3 Kỹ năng nói 13

1.3.4 Kỹ năng ứng xử trong giao tiếp 16

CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 23

2.1 TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 23

2.1.1 Khái niệm 23

2.1.2 Việc ứng dụng kỹ năng thuyết trình 23

2.2 CHUẨN BỊ CHO BÀI THUYẾT TRÌNH 24

2.2.1 Xác định mục tiêu của bài thuyết trình 24

2.2.2 Xác định ý chính và ý phụ 27

2.2.3 Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ trực quan 34

2.3 THỰC HIỆN BÀI THUYẾT TRÌNH 39

2.3.1 Khắc phục sự thiếu tự tin khi thuyết trình 39

2.3.2 Sử dụng ngôn ngữ khi thuyết trình 40

2.3.3 Triển khai dàn ý thuyết trình 41

2.3.5 Thuyết trình nhóm 47

2.4 SAU KHI THUYẾT TRÌNH 49

2.4.1 Xử lý câu hỏi 49

2.4.2 Rút kinh nghiệm cho lần sau 50

iv

CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG HỘI HỌP 56

3.1 TỔNG QUAN VỀ HỘI HỌP 56

3.1.1 Lý do tổ chức cuộc họp 56

3.1.2 Phân loại cuộc họp 57

3.2 CÁC THÀNH VIÊN VÀ VAI TRÒ CỦA HỌ TRONG CUỘC HỌP 59

3.2.1 Người tổ chức 60

3.2.1.1 Việc chuẩn bị của người tổ chức cuộc họp 60

3.2.1.2 Bố trí phòng họp 61

3.2.1.3 Chương trình cuộc họp 64

3.2.2 Chủ tọa 65

3.2.3 Người tham dự 68

3.2.4 Người ghi biên bản - thư ký 70

3.3.CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ CHO CUỘC HỌP 75

3.3.1 Kỹ thuật phát ý tưởng - Brain storming 75

3.3.2 Kỹ thuật dùng bảng so sánh - Force fields analysis 76

CHƯƠNG 4: GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ 80

4.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ BẢN CHẤT CỦA GIAO TIẾP 80

4.1.1 Định nghĩa 80

4.1.2 Bản chất 80

4.2 KHÁI NIỆM GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ 81

4.3 NHỮNG RÀO CẢN TRONG GIAO TIẾP 81

4.3.1 Chưa hiểu rõ đối tượng giao tiếp 81

4.3.3 Ngôn ngữ 83

4.3.4 Tình cảm, cảm xúc 83

4.3.5 Các mối quan hệ quyền hạn 84

4.3.6 Văn hóa tổ chức 84

4.4 NHỮNG LƯU Ý TRONG GIAO TIẾP 85

4.4.1 Nhận nhiệm vụ 89

4.4.2 Từ chối 89

v

4.4.3 Thuyết phục 90

4.5 NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG GIAO TIẾP 92

4.5.1 Tôn trọng 92

4.5.2 Cởi mở 93

4.5.3 Chia sẻ 93

4.5.4 Góp ý và đón nhận góp ý 94

4.5.5 Thân thiện với mọi người 94

4.5.6 Cư xử lịch thiệp 95

TÀI LIỆU THAM KHẢO 97

PHỤ LỤC 1 99

PHỤ LỤC 2 101

PHỤ LỤC 3 92

PHỤ LỤC 4 106

PHỤ LỤC 5 108

vi

DANH SÁCH BẢNG

Bảng 2.1 Xác định ý chính 27

Bảng 2.2 Tỷ lệ trung bình của tri thức lưu lại trong trí nhớ con người 34

Bảng 2.3 Các dạng theme nền tham khảo 36

Bảng 3.1 Các nhóm yếu tố làm nên ý kiến có chất lượng 70

vii

DANH SÁCH HÌNH

Hình 1.1 Sơ đồ quá trình truyền đạt thông tin 4

Hình 1.2 Tỷ lệ phần trăm thời gian dành cho các kênh truyền thông giao tiếp khác nhau 5

Hình 1.3 Sơ đồ tiến trình lắng nghe 7

Hình 2.1 Sơ đồ kỹ thuật 5W1H 28

Hình 2.2 Bản đồ tư duy mẫu 31

Hình 2.3 Cấu trúc cho bài Powerpoint 35

Hình 2.4 Ví dụ về cách trình bày cỡ chữ trên slide Powerpoint 36

Hình 2.5 Ví dụ về sử dụng hình ảnh trong thiết kế Powerpoint 37

Hình 2.6 Một số cách thể hiện phần mở đầu 42

Hình 2.7 Một số cụm từ dùng để liên kết 44

Hình 3.1: Bố trí phòng họp kiểu 1 62

Hình 3.2: Bố trí phòng họp kiểu 2 63

Hình 3.3 Bố trí phòng họp kiểu 3 63

1

Chương

TỔNG QUAN VỀ

KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG

Chương này gồm các nội dung

2

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG

1.1 KHÁI NIỆM

1.1.1 Kỹ năng là gì?

Theo Bùi Văn Hải (2012), kỹ năng là “năng lực hay khả năng của chủ thể thực hiện thuần thục một hay một chuỗi hành động trên cơ sở hiểu biết (kiến thức

hoặc kinh nghiệm) nhằm tạo ra kết quả mong đợi”

Kỹ năng hình thành khi có đầy đủ ba yếu tố sau:

(1) Áp dụng kiến thức vào thực tiễn

(2) Quá trình lặp đi lặp lại một hoặc một nhóm hành động nhất định

(3) Kỹ năng luôn có chủ đích và định hướng rõ ràng

 Kỹ năng được hình thành ra sao:

 Hình thành mục đích: Khi muốn có được kỹ năng nào đó ta phải tự hỏi tại

sao ta phải có được kỹ năng đó và nó có lợi ích gì cho ta?

 Lên kế hoạch để có kỹ năng đó: Có thể là kế hoạch chi tiết hoặc kế hoạch

đơn giản Ví dụ: “Ngày mai tôi sẽ bắt đầu luyện kỹ năng đó” là kế hoạch đơn giản

 Cập nhật kiến thức/lý thuyết liên quan đến kỹ năng đó

 Luyện tập kỹ năng: Bạn có thể luyện tập ngay trong công việc, luyện với

thầy hoặc tự mình luyện tập

 Ứng dụng và hiệu chỉnh: Để sở hữu thực sự một kỹ năng chúng ta phải

ứng dụng nó trong cuộc sống và công việc Công việc và cuộc sống thì biến động không ngừng nên việc hiệu chỉnh là quá trình diễn ra thường xuyên nhằm hướng tới việc hoàn thiện kỹ năng của chúng ta Một khi bạn hoàn thiện kỹ năng thì cũng có nghĩa là bạn đang hoàn thiện bản thân mình

(Bùi Trọng Giao (k.n))

Câu hỏi: Có đám cháy xảy ra thì hành động nào sau đây là kỹ năng?

a Con người có xu hướng bỏ chạy khỏi đám cháy

b Lính cứu hỏa chạy lại đám cháy và dùng các công cụ để dập lửa

3

1.1.2 Truyền thông là gì?

Theo Nguyễn Hữu Thân (2007), truyền thông được hiểu là quá trình truyền thông tin từ đối tượng gửi đến đối tượng nhận thông tin Thông tin ở đây có thể

là một định nghĩa, một tin nhắn, một ý tưởng hay có thể là những cảm xúc

Ở dạng đơn giản, thông tin được truyền từ người gửi tới người nhận (truyền thông một chiều) Ở dạng phức tạp, các thông tin trao đổi liên kết người gửi và người nhận (truyền thông hai chiều)

Phát triển truyền thông là phát triển các quá trình tạo khả năng để một người hiểu những gì người khác nói (ra hiệu, hay viết), nắm bắt ý nghĩa của các thanh

âm và biểu tượng, và học được cú pháp của ngôn ngữ

 Những hình thức căn bản của truyền thông:

Nếu phân loại theo ngôn ngữ và phi ngôn ngữ thì truyền thông có 2 cách sau:

lời thông qua ngôn ngữ, và chính ngôn ngữ là phương tiện biểu đạt ý nghĩ

của mọi người Có 2 hình thức: “ trực tiếp” (nói) và “gián tiếp” (viết) Để diễn đạt ý tưởng bằng từ ngữ bạn sắp xếp từ ngữ dựa trên quy tắc văn phạm, đặt những từ loại theo trình tự thích hợp Sau đó chuyển những thông điệp này dưới hình thức nói hoặc viết, đoán trước rằng một người nào đó sẽ nghe hoặc đọc những điều đó

 Truyền thông không bằng lời (Non-Verbal) hay còn gọi là giao tiếp phi

ngôn ngữ Đó là tất cả những tín hiệu, những cử chỉ, sự diễn đạt bằng nét mặt…hay giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể (body language) đều giúp con người giao tiếp với nhau mà không cần lời nói Ví dụ: Lắc đầu thể hiện sự không đồng ý, gật đầu thể hiện sự đồng ý (ở Việt Nam), chau mày khó chịu, há hốc ngạc nhiên,…

Nếu phân loại theo hữu thanh và vô thanh thì truyền thông được phân loại như sau:

 Truyền thông hữu thanh: Ví dụ: về giọng nói (chất lượng, âm lượng, độ

cao), tiếng thở dài, kêu la, từ nói

 Truyền thông vô thanh: truyền thông điệp thông qua: điệu bộ, dáng vẻ,

trang phục, nét mặt, ánh mắt, cách di chuyển

1.1.3 Khái niệm Kỹ năng truyền thông

Từ các khái niệm về kỹ năng và truyền thông có thể rút kết ra khái niệm của Kỹ năng truyền thông Theo đó, Kỹ năng truyền thông được khái niệm là quá trình truyền đạt thông tin từ đối tượng gửi đến đối tượng nhận thông tin, có sự thiết

kế, lên kế hoạch rõ ràng và được rèn luyện nhằm đem lại hiệu quả cho quá trình truyền đạt

4

1.2 QUÁ TRÌNH TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN

Hình 1.1 Sơ đồ quá trình truyền đạt thông tin

Hình 1.1 biểu diễn đầy đủ các thành phần tham gia và phương thức truyền đạt của quá trình truyền đạt thông tin Cụ thể:

 Người gửi nghĩ ra ý tưởng và muốn chia sẻ nó

 Người gửi chuyển ý tưởng thành thông điệp được gọi là quá trình mã hóa:

Phần lớn hình thức của thông điệp có dạng lời nói hoặc chữ viết, tuy nhiên cũng có thể có những hành vi phi ngôn ngữ được sử dụng để thông tin về thông điệp, ví dụ như ngôn ngữ cơ thể (nhăn mặt, mỉm cười, lắc đầu…)

 Người gửi truyền thông điệp thông qua kênh phương tiện truyền đạt thông

tin Nó được lựa chọn tùy thuộc vào thông điệp của người gửi, nơi giao tiếp,

nhu cầu về tốc độ giao tiếp và mức độ trang nghiêm của mỗi tình huống Kênh phương tiện truyền đạt thông tin chủ yếu cho việc thông đạt giữa các cá nhân

là giao tiếp trực tiếp giữa hai người Một số kênh truyền thông đại chúng bao gồm radio, tivi, báo và tạp chí, fax, internet… Những thông điệp được viết ra giấy là cách phổ biến, nhưng nhiều tổ chức hiện nay đang hướng đến việc sử dụng rộng rãi những phương tiện thông tin hiện đại như thư điện tử (email) thông qua hệ thống internet Màn hình máy vi tính được cho là kênh chủ yếu cho những thông điệp được viết ra

 Người nhận nhận thông điệp từ người gửi

 Người nhận giải mã thông điệp Người nhận phải kết hợp mã hóa thông điệp

và hiểu thông điệp đó Thông điệp được mã hóa xong lưu giữ trong đầu người nhận

5

 Phản hồi là thông điệp từ người nhận đến người gửi Phản hồi rất có giá trị

để đánh giá được hiệu quả của quá trình truyền thông Người gửi có thể biết được người nhận hiểu đúng ý nghĩ của mình không nhờ vào phản hồi

 Trong thực tiễn quá trình truyền đạt thông tin bao gồm nhiều thành tố và

không ít tác nhân gây nhiễu Hơn nữa, có thể thông tin đi từ người này sang

người khác sẽ bị bỏ bớt đi hay được gọi là ‘lọc’ Vì vậy, cần phải chọn lựa phương pháp thông tin hữu hiệu để truyền thông

1.3 CÁC KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG CƠ BẢN

Để thực hiện công việc hằng ngày, chúng ta phải sử dụng một số kỹ năng truyền

thông Những kỹ năng này bao gồm: nói, viết, nghe và ứng xử

1.3.1 Kỹ năng lắng nghe

Quá trình truyền thông bao gồm 4 kỹ năng cơ bản: Nghe, Nói, Đọc và Viết Theo thống kê của nhóm tác giả Beverly Davenport (1989, dẫn theo Nguyễn Hữu Thân, 2007), con người dành gần một nửa thời gian cho kỹ năng nghe khi giao tiếp

Hình 1.2 Tỷ lệ phần trăm thời gian dành cho các kênh truyền thông giao tiếp khác nhau

Điều đó cho thấy, nghe là một kỹ năng rất quan trọng, nó được ví như một chiếc chìa khóa cho các cuộc giao tiếp hiệu quả Tuy nhiên, nhiều người quan niệm rằng nghe là một hoạt động thường ngày, cho nên kỹ năng này là có sẵn, không cần rèn luyện vẫn có thể nghe được Đó là một sự nhầm lẫn Ta cần phân biệt giữa nghe thấy và lắng nghe Đó là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau

 Thế nào là kỹ năng lắng nghe?

Nói đến kỹ năng nghe, đầu tiên ta cần phân biệt giữa Nghe thấy và Lắng nghe Theo Nguyễn Hữu Thân (2007) thì:

6

 Nghe thấy (hearing): đây là một hành động tự nhiên của cơ thể con người

Khi có âm thanh phát ra, sóng âm sẽ đập vào màng nhĩ, sau đó được chuyển lên não tiếp nhận sóng âm đó Đây là một hành động thụ động của con người vì đôi khi ta vẫn nghe thấy thanh âm ngay cả khi không mong muốn

 Lắng nghe (listening): quá trình này khác xa so với quá trình Nghe thấy

Lắng nghe bắt đầu bằng việc Nghe thấy, nhưng nó không dừng lại ở việc

sử dụng thính giác Lắng nghe là một quá trình chủ động, có chủ tâm, nó đòi hỏi sự tập trung vào các âm thanh, nhận dạng ý nghĩa của chúng và phản hồi lại các âm thanh đó

Nói đơn giản, Nghe thấy là bản năng, còn Lắng nghe mới là kỹ năng Kỹ năng lắng nghe không phải tự nhiên mà có, nó cần có sự rèn luyện tích cực hàng ngày Không phải tự nhiên mà người xưa có câu: “Con người mất 3 tuổi để học nói nhưng phải mất cả cuộc đời để học lắng nghe”

 Khi lắng nghe tốt, ta nhận được gì?

Có rất nhiều lợi ích mang lại từ việc thực hành kỹ năng lắng nghe mà bình thường chúng ta ít nghĩ đến Sau đây là một vài lợi ích từ việc lắng nghe (Nguyễn Hữu Thân, 2007):

 Nắm bắt và cập nhật thông tin một cách đầy đủ, trọn vẹn, giúp đạt lợi thế trong giải quyết các vấn đề, làm tăng ảnh hưởng khi đàm phán với đối tác

 Tạo sự liên kết giữa người với người, hỗ trợ cho các mối quan hệ trong tổ chức

 Lắng nghe kết hợp quan sát những biểu hiện ngôn ngữ cơ thể của người nói giúp ta nắm bắt được nhiều thông tin không được diễn tả bằng lời từ người nói, cũng như hiểu được tính cách và quan điểm của người nói

 Là biện pháp hữu hiệu để giải quyết xung đột, mâu thuẫn; bằng sự chú tâm

và chân thành khi lắng nghe sẽ khiến đối phương cảm thấy được tôn trọng

và họ cũng sẽ cởi mở hơn rồi sau đó những nút thắt của vấn đề sẽ được tháo gỡ một cách nhanh chóng

 Tiến trình lắng nghe

Lắng nghe bao gồm các hoạt động liên quan, xảy ra liên tiếp, được minh họa qua hình 1.3 như sau:

(2) Hiểu

Nhiều cuộc giao tiếp diễn ra theo kiểu “ông nói gà, bà nói vịt” vì những người nghe không hiểu được, hoặc giải mã sai thông tin từ người nói Do đó, cần gắn

ý nghĩa của lời nói dựa theo giá trị, tôn giáo, ý kiến, kỳ vọng, vai trò, nhu cầu

và trình độ của người nghe Khuôn khổ giải thích của người nói có thể khác với người nghe, vì vậy người nghe cần xác nhận xem người nói thực sự muốn truyền đạt cái gì bằng cách trình bày lại nội dung của người nói theo cách hiểu của mình hoặc đặt các câu hỏi để xác nhận như: “tôi hiểu như thế này có đúng không? Hoặc ý anh/chị/cô/chú… là thế này… phải không?”

Hiểu

Ghi nhớĐánh giá

Hồi đáp

8

(4) Đánh giá

Đây là phần trọng tâm của quá trình lắng nghe Theo nghiên cứu của Collins Patrick và các đồng sự (1997), con người có thể nói khoảng 120 – 150 từ trong một phút và tùy từng chủ đề, từng cá nhân, con người có thể xử lý thông tin khoảng 500 – 800 từ trong một phút Với tốc độ cực nhanh đó, trong lúc lắng nghe, người nghe hoàn toàn có dư thời gian để tiến hành phân tích, mổ xẻ vấn

đề trên nhiều khía cạnh để có thể đưa ra những phản ứng cũng như những nhận xét phù hợp với vấn đề được đề cập

 Rào cản đầu tiên là cảm xúc và thái độ của bản thân người nghe

 Thái độ thiếu tích cực khi lắng nghe có thể xuất phát từ việc có định kiến hoặc sự cố chấp không đồng tình với lý lẽ của người nói hoặc thậm chí là với chính bản thân người nói

 Người nghe không quan sát người nói nên không nhìn thấy các cách diễn đạt bằng điệu bộ hay các tín hiệu khác nhằm giúp người nghe hiểu thêm về thông điệp

 Hoặc đôi khi người nghe chỉ lo tập trung chú ý đến hình dáng, một phong cách riêng nào đó của người nói mà không chú tâm đến thông điệp mà người nói đang truyền tải

 Người nghe làm nhiều việc cùng một lúc

 Rào cản thứ hai là từ phía người nói/diễn giả Rào cản này có thể là do

các nguyên nhân về tâm lý khi người nói thiếu tự tin, hồi hợp khi nói trước đám đông, hoặc do công tác chuẩn bị của người nói chưa tốt, dẫn đến chất lượng của buổi thuyết trình giảm về cả nội dung lẫn chất lượng âm thanh… Các rào cản này sẽ được giới thiệu rõ hơn ở chương Kỹ năng thuyết trình

 Rào cản cuối cùng là từ môi trường xung quanh Người nghe đôi khi bị

các yếu tố từ môi trường bên ngoài tác động làm mất tập trung, ví dụ như

ai đó đi ngang qua, tiếng chuông điện thoại reo hoặc các hành động của những người khác trong phòng

(Business Edge, 2006, tr.74 – 76)

9

 Chiến lược lắng nghe có hiệu quả

 Tập trung chú ý vào người nói

 Thái độ tập trung: Nhìn người nói một cách nhẹ nhàng thoải mái, duy trì việc giao tiếp bằng ánh mắt một cách thường xuyên Chú ý lắng nghe không chỉ lời nói mà còn ở ngữ điệu, cử chỉ, điệu bộ của người nói để nắm tốt hơn các thông tin, ẩn ý mà người nói muốn truyền tải

 Kiên nhẫn lắng nghe: cho người nói không gian và thời gian để họ trình bày hết nội dung họ muốn truyền tải, nếu người nói dài quá thì ghi chép

ý chính, tuyệt đối không ngắt ngang lời người nói Lắng nghe một cách khách quan, tránh để cảm xúc xen lẫn lúc đang nghe, nên ghi nhớ: mục tiêu đầu tiên là thông điệp, việc đánh giá có thể tiến hành sau

 Tạo môi trường phù hợp: Cần tạo một môi trường phù hợp cho việc giao tiếp Việc đầu tiên là duy trì khoảng cách vừa phải và hợp lý với người nói Không nên ngồi quá xa sẽ không nghe rõ lời người nói, nhưng cũng cần chú ý đến khoảng cách riêng tư của người nói để tránh làm người nói cảm thấy không thoải mái Ngoài ra, cần chọn một nơi yên tĩnh hay riêng tư và hạn chế tối đa việc sử dụng điện thoại trong lúc giao tiếp

 Khuyến khích người nói:

Trong quá trình lắng nghe, không phải cứ ngồi yên lặng bất động thì sẽ trở thành người nghe tốt Trong lúc nghe, người nghe cần đưa ra những khuyến khích bằng lời và không bằng lời đến người nói

 Nói những câu bổ trợ khuyến khích người nói nói tiếp như: “xin anh cứ nói tiếp/ tôi biết/ thế à/ tôi hiểu/ được…”

 Sử dụng những câu hỏi mở để khai thác vấn đề, tạo hứng thú cho người nói, cho thấy là ta quan tâm đến vấn đề họ đang trình bày: “tại sao…/thế nào…/…bằng cách nào…/… bao nhiêu…”

 Đáp lại người nói bằng cách gật đầu, hướng người về phía trước hay mỉm cười Không nên khoanh tay trước ngực, hướng ra xa người nói, quay mặt đi chỗ khác, nhìn vào những thứ xung quanh trong phòng, hoặc liếc nhìn màn hình máy tính hay đọc sách báo

 Phản hồi lại những gì đã nghe được

Đây là một phần quan trọng của quá trình lắng nghe, cho thấy hiệu quả của quá trình lắng nghe như thế nào Người nghe cần đưa ra phản hồi cho người nói để chứng tỏ họ đã nhận được thông điệp và hiểu nó ở mức nào Một số phương pháp đưa ra phản hồi:

10

 Diễn giải: nói lại ý chính những gì đã nghe bằng một vài từ ngắn gọn Cách này giúp người nghe kiểm tra xem bản thân đã hiểu đúng vấn đề chưa và cho thấy người nghe đang cố gắng hiểu vấn đề

 Làm rõ: biến những lời nói mơ hồ trở nên có trọng tâm hơn Cách này giúp kiểm tra tính chính xác của thông tin, lấy thêm thông tin từ người nói hoặc xem xét quan điểm của người nói

 Tóm tắt lại: gom lại các ý chính Cách này giúp tạo nền tảng cho cuộc thảo luận tiếp theo hoặc dùng để kết thúc một cuộc thảo luận

Điều lưu ý, khi phán đoán hay phê bình thì hãy phán đoán và phê bình nội du ng chứ không phải phê bình người nói và chỉ nhận xét khi người nói trình bày hết quan điểm của họ

(Business Edge, 2006, tr.85 – 87)

1.3.2 Kỹ năng viết

Mặc dù truyền thông giao tiếp bằng lời là phương tiện truyền đạt được người ta

ưa thích hơn (chiếm 30%, trong khi viết chỉ chiếm 9%) do tính nhanh chóng và thuận tiện của nó, nhưng trong nhiều trường hợp, văn viết lại hiệu quả và phù hợp hơn Đặc biệt là khi thông tin cần khai thác rất phức tạp, khi thường xuyên cần có hồ sơ để tham khảo hoặc khi người nhận thông tin đông đảo và ở rải rác nhiều nơi… Do đó, viết là một kỹ năng không kém phần quan trọng trong giao tiếp

 Tầm quan trọng của kỹ năng viết

cứu nó chi tiết hơn, lưu lại thông tin lâu dài và giảm tình trạng hiểu sai lệch thông tin

 Viết được chọn là hình thức giao tiếp tốt hơn khi thông tin liên quan đến một hợp đồng hay thỏa thuận hoặc khi bạn cho rằng có thể sẽ có tranh luận

từ những thông tin này

 Kết cấu một bài viết

(1) Phần I Mở đầu

Nêu vấn đề, xác định rõ mục đích, lý do viết và các vấn đề cần được giải quyết Phần này đóng vai trò thông báo cho người đọc về quan điểm của người viết và gợi trí tò mò cho người đọc

(2) Phần II Nội dung chính

Tập trung trình bày, giải quyết những luận điểm được nêu ở phần mở đầu Lấy những số liệu, dữ liệu, chứng cứ để chứng minh và bình luận về những luận điểm đó

 Xác định rõ nội dung của bài viết: Viết cái gì? Thông điệp chính là gì? Phải xác định nội dung bài viết chính xác theo chủ đề của bài viết, sau

đó phải sắp xếp các ý tưởng của bài viết một cách hệ thống, hài hòa

 Xác định văn phong của bài viết

 Xác định hình thức trình bày theo quy định của tổ chức (nếu có)

 Thực hiện viết

 Thực hiện viết bản thảo trước dựa trên kết cấu bài viết đã giới thiệu ở phía trên Thu thập tài liệu, chứng cứ, viết đề cương sơ bộ, đề cương chi tiết, viết bản thảo

 Tiến hành chỉnh sửa bài viết: chỉnh sửa về nội dung sao cho sát chủ đề, chính xác, đầy đủ; chỉnh sửa văn phong về ngôn ngữ sử dụng, minh họa, cấu trúc; chỉnh sửa về hình thức trình bày có đúng với loại văn bản cần viết hay không, ngữ pháp, chính tả… đọc lại bản thảo thật kỹ, tốt hơn hết là nhờ người có trình độ cao hơn đọc hộ, phát hiện những sai sót, thiếu hụt, trên cơ sở đó tiến hành sửa chữa, bổ sung, hoàn thiện lại bài viết

 Hoàn thiện bài viết

Đây là bước cuối cùng, xem xét lại bài viết có theo logic không, chỉnh sửa bài viết theo đúng quy định và tiến hành công bố bài viết

 Một số nguyên tắc cần nhớ khi viết thư điện tử (email)

 Đặt tên thư (mail):

Tên mail thể hiện tính chuyên nghiệp của người viết, do đó, trong công việc, học tập, bạn đừng bao giờ tạo những tên mail kiểu như: hondanho@yahoo.com, langtuvotinh@gmail.com, v.v Hãy chọn cho mình một địa chỉ email thật nghiêm túc, lịch sự Cấu trúc mail đươc khuyến khích là:

ten.hotendem@tenmien Ví dụ, bạn tên Nguyễn Văn Tuấn, bạn có thể đặt tên

cho địa chỉ email của mình là: Tuan.nguyenvan@gmail.com Trường hợp nếu

12

tên địa chỉ email bị trùng, bạn có thể thêm vào địa chỉ các thông tin khác như nơi học tập/ làm việc, nơi sống, năm sinh… Dùng lại ví dụ trên, bạn có thể có nhiều lựa chọn cho tên địa chỉ email nếu xảy ra trường hợp bị trùng:

tuannguyen.agu@gmail.com,

tuannguyen.lx@gmail.com,

tuannguyen.Dh16agu@gmail.com

 Một email cần đảm bảo các nội dung sau:

 Lời chào: Kính gửi Anh/chị hoặc Kính gửi tổ chức

 Nội dung thông tin:

- Cấu trúc mạch lạc dễ theo dõi

- Nội dung dễ hiểu, nói thẳng trọng tâm, súc tích, tránh viết vòng vo

In đậm những thông tin quan trọng

- Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nghe

 Kết thúc:

- Lời cảm ơn

- Tên người gửi hoặc chữ ký cuối trong thư điện tử Chữ ký cuối là các thông tin đi kèm dữ liệu, bao gồm văn bản, hình ảnh, video… nhằm xác định tính danh cũng như những điểm đặc trưng của người gửi mail Thông thường trong các mail công việc, chữ ký cuối gồm các thông tin cụ thể của người gửi như: họ tên, chức danh, bộ phận, địa chỉ nơi làm việc, thông tin liên hệ (số điện thoại, địa chỉ nhà)… cách thức tạo chữ ký cuối được đính kèm trong phụ lục

 Những lưu ý khi viết email:

 Subject (tiêu đề), Cc (Carbon copy), Bcc (Blind carbon copy): Subject thông báo cho người nhận nội dung chính của email, giúp người nhận sắp xếp được email trong hộp thư đến (nếu cần) Do đó, người viết nên

có một câu ngắn gọn tóm tắt mục đích, nội dung của email cần gửi, tránh việc bỏ trống hay ghi chung chung tiêu đề, ví dụ: thư, kính gửi, nhờ giúp…Ngoài ra, người nhận đầu tiên (ở mục “To”) sẽ thấy được những địa chỉ email trong mục Cc và sẽ biết bao nhiêu người cùng được gửi một bản của email này nhưng họ không thể thấy các địa chỉ email được ghi trong mục Bcc Do đó, người viết cần cân nhắc kỹ trước khi phải gửi một email đến nhiều địa chỉ

 Trả lời email trong vòng 48 giờ từ khi bắt đầu nhận được một email của người khác

13

 Không viết hoa toàn bộ, khi muốn nhấn mạnh một từ nào đó, nên sử dụng ký tự ngoặc kép hoặc tô đậm hay gạch chân từ đó

 Kiểm tra chính tả kỹ càng trước khi gửi

 Không sử dụng email công việc/ cơ quan cho mục đích cá nhân

 Không dùng quá nhiều ký tự đặc biệt, trừ khi đó là những ký tự thông dụng Tuyệt đối không dùng từ lóng, ngôn ngữ “teen”

 Việc viết tên người gửi ở cuối email là một việc nên làm vì nó vừa hữu ích vừa thể hiện sự lịch sự Người gửi cũng có thể viết thêm một vài thông tin khác cùng với tên như địa chỉ, điện thoại, số fax, chức danh Những thông tin như vậy thực sự cần thiết trong công việc Hoặc người gửi có thể tạo sẵn chữ ký mẫu để chỉ việc điền chúng vào cuối mỗi email gửi đi

1.3.3 Kỹ năng nói

Nói là hình thức truyền đạt thông tin của đối tượng gửi tin sang đối tượng nhận tin thông qua lời nói Có thể đối mặt nói chuyện với đối tượng nhận tin hoặc nói chuyện thông qua điện thoại

Theo sơ đồ quá trình truyền thông thì kết quả chúng ta muốn đạt được trước khi nói là đối tượng nhận tin phải hiểu chính xác chúng ta nói gì và muốn họ làm theo những gì mình nói Vì vậy, lựa chọn phương pháp giao tiếp phù hợp cho mỗi tình huống là một trong những tiêu chí quan trọng đầu tiên

Một số tình huống áp dụng giao tiếp bằng lời nói là tốt hơn:

 Khi bạn muốn có phản hồi ngay lập tức;

 Khi có thể cần phải trao đổi thêm thông tin và ý tưởng;

 Khi việc sử dụng ngữ điệu hay cách diễn đạt bằng điệu bộ có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cho nội dung của thông điệp;

 Khi bạn cho rằng sẽ là khôn ngoan hơn nếu không có bằng chứng ghi lại Bạn cần phải cân nhắc kỹ lưỡng về phương pháp sử dụng và những ưu điểm tương đối của chúng Khi thực hiện việc này nên xem xét các yếu tố sau:

 Sáng sủa và rõ ràng – Phương pháp nào giúp cho việc truyền đạt thông tin được rõ ràng và chính xác?

 Tốc độ - Bạn cần người nhận và phản hồi thông điệp trong bao lâu?

 Hiệu quả chi phí – Phương pháp nào đạt được kết quả mong muốn với chi phí thấp nhất?

14

nhất và có thể dẫn đến những phản hồi tích cực?

(Business Edge, 2006, tr.45)

 Các điểm cần lưu ý khi giao tiếp bằng lời

Khi bạn nói chuyện trực tiếp hoặc nói chuyện qua điện thoại với ai đó bạn cần phải nhớ rõ vài đặc điểm cơ bản sau:

 Chuẩn bị trước điều mình muốn nói: Bạn hãy vạch sẵn trong đầu những gì

mình cần nói Điều này giúp cho thông tin cần truyền đạt được chính xác,

rõ ràng

 Tạo được sự chú ý của người nghe: Hãy làm cho mọi người tập trung chú

ý trước khi bạn nói Ví dụ: Bạn đưa ra một câu hỏi trước khi bắt đ ầu nói vào vấn đề chính, hoặc dùng câu dẫn nhập “Sau đây tôi muốn nói với các bạn về vấn đề/việc…; sử dụng các câu chuyện minh họa; các mẫu chuyện vui; trò chơi ngắn,…

 Nói một cách rõ ràng và đủ nghe và dễ hiểu: Khi nói, bạn cần phải nói rõ

ràng, súc tích và đủ nghe Người nghe sẽ không phải yêu cầu bạn nhắc lại những thông tin đã nói Tránh dùng những từ ngữ mơ hồ, chung chung, khó hiểu làm người nghe dễ suy nghĩ và hành động lạc hướng

 Nói bằng giọng điệu phù hợp với hoàn cảnh tình huống: Giọng điệu của

bạn truyền tải sự thích hay nhàm chán cho người nghe, hơn nữa nó còn thể hiện mức độ tin cậy của thông tin mà bạn truyền đi Nếu trình bày một tin vui, giọng của bạn nên tươi vui, còn nếu trình bày về những quy định cách hình thức kỷ luật trong cơ quan, bạn nên nói với một giọng điệu nghiêm trang và trịnh trọng

 Nhắc lại (Yêu cầu phản hồi qua hình thức nói): Hãy luôn hỏi xem họ có

hiểu những gì bạn nói hay không? Đồng thời luôn sẵn lòng để giải thích Đừng mong đợi một người chỉ “biết” những gì bạn đang nói, cho dù là bạn

15

hiểu về vấn đề đó rất tường tận thì người nghe chưa chắc đã thấu hiểu vấn

đề giống như bạn Hãy sử dụng những câu hỏi để người nghe có thể nhắc lại thông điệp của bạn một cách chính xác qua đó bạn sẽ biết họ đã hiểu đúng hay chưa

 Nhìn thẳng vào mắt người đối diện khi nói chuyện: Một sai lầm trong giao

tiếp mà rất nhiều bạn mắc phải, đó là không nhìn thẳng vào mắt người đối diện Khi bạn không nhìn vào mắt đối phương lại chính là thể hiện bạn không tự tin, độ tin cậy của thông tin của bạn truyền đi có thể sẽ giảm

 Khi nói tốt, bạn được những lợi ích gì?

Khi bạn nói tốt, thông điệp của bạn gửi đến người nghe sẽ tạo được ấn tượng,

sự chú ý của người nghe Từ đó, người nghe có thể hiểu vấn đề bạn nói và thực hiện phản hồi đúng với ý của bạn Các ví dụ sau đây thể hiện rõ lợi ích của việc nói tốt trong một số trường hợp:

 Có thể có được việc làm tốt: thời này không dễ kiếm việc, nhất là việc ưng

ý mình Và trong quá trình đi xin việc, bạn phải rõ điều này: 60% quyết định tuyển dụng dựa vào khả năng tạo thiện cảm và 40% là các kỹ năng khác Không biết trình bày tốt các giá trị, thể hiện năng lực mình, bạn chinh phục được nhà tuyển dụng không?

 Thăng tiến trong công việc: muốn thăng tiến, bạn phải thể hiện, phải cho

cấp trên thấy rõ lý do tại sao họ phải bổ nhiệm bạn vào vị trí cao hơn Đó

là khi bạn phải truyền cho thông, phải trình bày thuyết phục, cho họ rõ về

ý tưởng, kế hoạch lớn lao của mình Ngoài ra, ở vị trí cao, bạn còn phải

“lấy được con tim” nhân viên nữa

 Ký được nhiều hợp đồng hơn: muốn bán hàng tốt, bạn phải nói cho giỏi,

cho thuyết phục: có khả năng đặt câu hỏi, dùng lời nói đánh trúng tâm lý, cho khách thấy rõ ích lợi sản phẩm, và truyền cảm hứng để họ quyết định mua hàng Có vậy, bạn sẽ đánh đâu thắng đó, trở thành người sale bất bại trên thương trường

 Xây dựng diện mạo bản thân mạnh mẽ hơn: nếu như lời nói giúp bạn thể

hiện giá trị độc đáo và bản sắc chính mình, thì việc ăn nói rõ ràng, hùng hồn, thuyết phục sẽ giúp bạn tạo dựng được một bộ mặt riêng biệt, đặc sắc

về chính bản thân mình Bạn sẽ tạo dựng được một thương hiệu cá nhân

vô cùng độc đáo

 Tạo dựng tốt các mối quan hệ: Có ai muốn kết thân với một người ăn nói

không thông, bày tỏ suy nghĩ của mình kém? Không cho người ta thấy rõ được bản thân mình có giá trị thế nào, để người ta có thể tin tưởng và muốn xây dựng với mình một mối quan hệ hữu hảo, dài lâu và cùng mang lại giá trị cho nhau?

16

 Gia tăng quyền lực: lời nói có uy lực Biết cách dùng lời nói và trình bày

hiệu quả, bạn sẽ gia tăng được uy lực và sức mạnh của mình trong mắt người khác Khi đó, mọi lời bạn nói ra đều đánh thẳng vào con tim người nghe, khiến họ phải “quy phục” và sẵn sàng hỗ trợ, cũng như hành động theo những gì bạn muốn

Đó là những lợi ích khi bạn giỏi về khả năng trình bày thuyết phục Còn rất nhiều lợi thế khác bạn có thể kể ra, và bạn sẽ được nghe kể rõ cũng như sẽ được chỉ dẫn tận tình để tạo được sức mạnh ưu việt cho bản thân và cuộc sống mình nhờ việc biết cách ăn nói

1.3.4 Kỹ năng ứng xử trong giao tiếp

Ứng xử là một kỹ năng được sử dụng hằng ngày trong cuộc sống, bất kể là môi trường sinh sống, học tập hay làm việc, nó giúp mọi người duy trì mối quan hệ

và tạo điều kiện cho con người làm việc với nhau

 Thế nào là ứng xử trong giao tiếp?

Ứng xử được hiểu là cách hành động của các vai trò xã hội nào đó trước một chủ thể xã hội khác cũng có một vị trí xã hội Như vậy ứng xử trước tiên là cách hành động của các vai trò xã hội với nhau và sau nữa là cách hành động của chủ thể đối với chính bản thân mình, với đồ vật, với môi trường tự nhiên

(Nguyễn Văn Hộ, 2011, tr.6-7) Theo đó, luôn tồn tại những yếu tố gắn bó nhau trong quá trình ứng xử của con người, bao gồm:

(1) Chủ thể ứng xử luôn luôn có ý thức về việc mình làm trên cơ sở của những

kinh nghiệm đã có Có nghĩa là chủ thể cảm thấy, nhận thấy, hiểu mình đang

đứng trước tình huống nào để tổ chức hoạt động đáp lại tình huống đó

(2) Ứng xử mang tính xuất ngoại của chủ thể Có nghĩa là những suy nghĩ của

chủ thể luôn được biểu thị ra bên ngoài (hành động, cử chỉ, ngôn ngữ, sắc thái tình cảm…), đối tác và những người xung quanh có thể quan sát, nhận biết được

(3) Ứng xử diễn ra trong những không gian và thời gian xác định

(Nguyễn Văn Hộ, 2011, tr.6-7) Môi trường ứng xử rất đa dạng, phong phú, ứng xử theo cách này hay cách khác

bị chi phối bởi nhiều yếu tố như điều kiện sinh học của mỗi cá nhân, ảnh hưởng

từ gia đình và những nhóm người trong xã hội…Do đó, mỗi gia đình, mỗi cộng đồng người, để tồn tại và thích ứng với xã hội đều có những quy định riêng về ứng xử Kỹ năng ứng xử được thể hiện thông qua lời nói, cử chỉ, hành động và các ngôn ngữ không lời Mỗi môi trường khác nhau đều đòi hỏi những nguyên tắc ứng xử khác nhau tùy thuộc vào nền văn hóa của mỗi địa phương Do đó,

17

biết và vận dụng tốt kỹ năng ứng xử sẽ giúp mọi người gặp thuận lợi trong cuộc sống cũng như trong công việc

 Các kiểu ứng xử trong giao tiếp thường gặp

 Dựa vào phong cách ứng xử

 Kiểu ứng xử độc đoán: Do tính độc đoán chiếm ưu thế nên mọi lúc, mọi

nơi (cơ quan, nhóm bạn bè, trong gia đình…) những người này thường không quan tâm đến những đặc điểm riêng của đối tượng giao tiếp, thiếu thiện chí và gây căng thẳng đối với người đối diện, từ đó khó chiếm

được cảm tình đối với người khác

 Kiểu ứng xử tự do: Thể hiện ở tính linh hoạt quá mức trong giao tiếp

Họ dễ thay đổi mục đích, không làm chủ được diễn biến tâm lí của mình,

dễ “chiều theo đối tượng giao tiếp” Những người này thường dễ dàng thiết lập mối quan hệ, nhưng cũng dễ đánh mất các mối quan hệ và do vậy dễ mất uy tín Trong giao tiếp, họ tỏ ra không sâu sắc, thiếu lập

trường, dễ xuề xòa trong công việc

 Kiểu ứng xử dân chủ: Biểu hiện nổi bật của kiểu ứng xử này là sự nhiệt

tình, sự thiện ý cởi mở, sự tôn trong nhân cách của đối tượng giao tiếp Những phẩm chất này chiếm ưu thế trong cách ứng xử của họ Những người này thường biết lắng nghe, biết quan tâm giúp đỡ mọi người khi cần, nên họ dễ thiết lập mối quan hệ tốt với mọi người và dễ đạt hiệu

quả cao trong giao tiếp

 Dựa vào các kiểu hình khí chất

 Kiểu ứng xử mạnh mẽ: Các ứng xử này thể hiện khi có tác động bên

ngoài đến họ, họ lập tức có phản ứng ngay bằng thái độ, hành vi, cử chỉ tương ứng Những phản ứng đó có thể là tích cực hoặc có thể là tiêu cực Khi trong giao tiếp có ai đó xúc phạm đến họ trước mặt người khác,

họ tỏ thái độ không bình tĩnh, phản ứng một cách gay gắt, nóng nảy mà bình tĩnh suy xét xem nên hành động như thế nào Tuy nhiên, trong

trường hợp giao tiếp diễn ra thuận hòa thì họ là người nhân hậu, vị tha

 Kiểu ứng xử linh hoạt: Những người có kiểu khí chất này, mọi tác động

của khách quan họ đều tiếp nhận nhẹ nhàng thoải mái Nếu có ai đó nói quá lời họ cũng không giận, không cáu gắt Khi phê bình người khác họ

áp dụng phương châm “Trong khi nói đùa là lúc người ta nói thật nhất” làm cho người khác tiếp thu cũng nhẹ nhàng, thấm sâu, vì nó có phần

hài hước

 Kiểu ứng xử bình thản: Những người có kiểu khí chất này, trong giao

tiếp - ứng xử tỏ ra bình tĩnh, chín chắn, thận trọng trước khi họ phản ứng với tác động bên ngoài, họ đều suy nghĩ, cân nhắc, lựa chọn thái

độ, hành vi, cử chỉ… do đó sự phản ứng của họ bao giờ cũng thận trọng,

18

có tính toán Tuy nhiên đôi khi trong giao tiếp họ tỏ ra chậm chạp, chưa linh hoạt, vì vậy, họ cũng thường bỏ lỡ cơ hội và chậm thích nghi khi

xảy ra những tình huống bất thường

 Kiểu ứng xử chậm: Những người này khi giao tiếp với người lạ, họ tỏ

ra mặc cảm, sợ sệt, không chủ động Vì vậy, trước những tác động của hiện thực khách quan dễ làm họ sợ sệt, lo lắng Một lời nói nặng, một

sự vui đùa quá mức cũng làm cho họ suy nghĩ, lo lắng Họ thích sống một mình một kiểu, một mình mình biết, một mình mình hay, sức chịu đựng yếu, dễ bị dao động, khó chịu nổi sự phê bình nặng nề Tuy nhiên, nếu ai khéo động viên, phát huy mặt tích cực của họ, thì họ rất dịu dàng,

tế nhị trong giao tiếp Họ là người giàu cảm xúc

(Kỹ năng giao tiếp ứng xử (k.n.) Truy cập từ

http://d.violet.vn//uploads/resources-/530/2133768/preview.swf)

 Vài lưu ý khi thực hiện ứng xử trong giao tiếp nơi công sở

Công sở là nơi bạn thường xuyên tiếp xúc với nhiều đối tượng từ nhiều cấp bậc địa vị khác nhau: nhà lãnh đạo, cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng…Có hàng vạn, hàng ngàn những kinh nghiệm ứng xử được đúc kết ra thành những nguyên tắc “vàng” trong nghệ thuật ứng xử, giao tiếp nơi công sở Ở đây giới thiệu với bạn một số lưu ý cơ bản trong ứng xử nhằm tránh những sai sót đáng tiếc khi giao tiếp nơi công sở, ngoài ra, bạn có thể tham khảo các bộ quy tắc ứng xử của các công ty, tập đoàn có văn hóa doanh nghiệp tốt như Rolls – Royce, Petrolimex…

 Bắt đầu từ thái độ: Thái độ vẫn được xem là sự khởi đầu những mối quan

hệ, và thậm chí là của những cơ hội Hãy tưởng tượng bạn là một người mới đến cơ quan, thái độ cư xử đúng mực như sự khiêm nhường phù hợp, tôn trọng những người ở cơ quan và công việc họ đang làm, những câu chào và cử chỉ thân thiện sẽ đem lại thiện cảm của bao người, dù đó là những cán bộ kế toán khó tính nhất, cán bộ tín dụng hay bảo vệ và người phục vụ

 Làm thật tốt công việc của mình: Cách đơn giản nhất và dễ nhất bạn có

thể bắt đầu xây dựng được mối quan hệ ở nơi làm việc, cũng như mở đầu những câu chuyện, hay thậm chí sâu hơn là hiểu về những người xung quanh, chính là từ công việc của bạn Trong một cơ quan làm việc chuyên nghiệp, mỗi cá nhân luôn là một mắc xích, không kể đến vị trí làm việc của bạn cao hay thấp, công việc bạn làm là một phần không thể thiếu, và

sẽ có mối liên hệ với các đồng nghiệp khác, có thể là cùng phòng hay khác phòng/ban, thường một công việc không chỉ bó hẹp trong một phòng/ban Nếu khởi đầu với một thái độ tốt, lại biết cách lắng nghe và học hỏi hợp

lý, tích cực trong công việc, chắc hẳn mọi người đều không ngần ngại hỗ

19

trợ bạn làm tốt công việc, thậm chí chia sẽ nhiều hơn cả những gì bạn

mong muốn

 Tham gia các hoạt động tập thể dù bạn có thích hay không: Công việc bận

rộn, thời gian hạn chế đôi khi làm cho những nỗ lực gắn kết tập thể trở nên không hiệu quả, bởi mọi người muốn dành chút thời gian nghỉ ngơi ít ỏi cho bản thân và gia đình Tuy nhiên, từ lời khuyên của những tập đoàn tư vấn nhân sự lớn, cũng như thực tiễn cuộc sống, các hoạt động tập thể lành mạnh và tích cực luôn giúp cho các thành viên trong cơ quan hi ểu nhau hơn, còn đối với những người mới, đó là cơ hội giao tiếp và làm quen

 Giao lưu ngoài giờ: Cũng giống như các hoạt động mang tính tập thể của

cơ quan, nhưng giao lưu ngoài giờ mang màu sắc gắn kết chặt chẽ hơn, giúp cho những người cùng chí hướng và mục tiêu, lý tưởng, có cơ hội để kết bạn, thân thiết hơn Nếu bạn đang tìm kiếm thêm bạn hữu hoặc đơn giản là muốn có mối quan hệ gần gũi hơn với đồng nghiệp, đây chính là hiệu quả Nếu như môi trường cho thấy cách ứng xử của mỗi con người trong công việc, thì các hoạt động tập thể cho thấy cách họ xử lý các mối quan hệ xã hội, con giao lưu ngoài giờ có thể giúp có một bức tranh toàn diện hơn về những tâm tư, nguyện vọng và tình cảm của mỗi cá nhân Chẳng hạn, giao lưu công đoàn, giao lưu thể thao giúp cho bạn gần gũi

hơn với mọi người, bộc lộ những cá tính riêng

 Đặt bản thân vào hoàn cảnh của người khác: Bạn có thể cải thiện mối

quan hệ của mình với nhân viên khác, bằng cách nhìn nhận vấn đề từ hoàn cảnh của họ (Ví dụ, Bạn thấy bực mình khi đồng nghiệp trả lời cụt lủn trong khi bạn đã gửi email trình bày chi tiết, cụ thể) Nhưng nếu đặt mình vào vị trí của họ bạn sẽ biết rằng họ bận trăm công nghìn việc đến nỗi không có thời gian nghỉ ngơi, nên không có thời gian viết lại cho bạn bức thư dài dòng như bạn mong đợi Họ sẽ cảm thấy thoải mái và đánh giá cao, nếu bạn trình bày ngắn gọn và đi vào trọng tâm vấn đề khi nói chuyện

 Xây dựng hình tượng tốt: Cần kiểm soát lời nói và hành động của mình để

xây dựng một hình tượng tốt đẹp là điều rất cần thiết đối với mỗi chúng

ta Có thể bắt đầu từ những hành động nhỏ:

 Đến công sở làm việc ăn mặc phải gọn gàng, phù hợp, đi đứng nhẹ nhàng, đặc biệt tránh đi giầy dép tạo ra tiếng ồn quá lớn làm ảnh hưởng

đến môi trường làm việc chung

 Luôn ý thức giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp bàn làm việc, phòng làm việc, giữ vệ sinh công sở sạch như giữ vệ sinh ở chính nhà mình

20

 Không lạm dụng máy tính cơ quan vào những trò tiêu khiển trong giờ làm việc, vừa ảnh hưởng đến năng suất công việc, vừa tạo thói quen xấu cho bản thân

 Điện thoại nên để ở chế độ rung hoặc im lặng, tránh gây tiếng ồn ảnh hưởng đến đồng nghiệp và ảnh hưởng đến không khí làm việc yên tĩnh tại cơ quan

 Gõ cửa trước khi vào phòng sếp hay bất kỳ phòng nào khác

 Trong công việc, khi trả lời điện thoại cần nói năng mạch lạc, rõ ràng Tuyệt đối tránh dùng ngôn từ tục tĩu tại nơi làm việc trong quá trình giao tiếp, không nói quá nhanh, quá chậm, quá nhỏ hoặc quá lớn, không xen vào chuyện người khác, không cướp lời người khác khi nói

 Cần thực hành đúng văn hóa bắt tay tại công sở

 Trong công sở nên xưng hô theo chức danh đối với người có chức vụ, xưng hô bằng tên đối với người cùng trang lứa, đối với người lớn tuổi nên dùng đại từ nhân xưng, không nên xưng hô theo kiểu gia đình

 Không buôn chuyện; không tạo bè kéo cánh để tranh chức, tranh quyền; tránh thái độ xun xoe với người trên, hách dịch với người dưới; tránh lấy cớ vì hiệu quả công việc mà cố tình không thừa nhận năng lực gây khó dễ cho những thành viên khác, đặc biệt là người mới đến làm việc tại cơ quan Người đi trước phải dẫn dắt người đi sau, chỉ bảo và giúp

họ tiến bộ

 Chào đón đồng nghiệp mới: Ấn tượng về ngày đầu tiên của bạn tại Công

ty như thế nào? Bạn không biết ai, bạn bối rối không biết toilet ở đâu hay

sử dụng máy fax như thế nào? Đừng để điều này xảy ra với đồng nghiệp mới, đặc biệt nếu họ làm chung nhóm với bạn Khi thấy họ lạc lõng trong môi trường mới, hãy chủ động bắt chuyện, giới thiệu họ với những đồng nghiệp khác, giúp đỡ khi cần thiết để họ hòa nhập nhanh hơn với nhóm và Công ty Lòng tốt của bạn chắc chắn sẽ được ghi nhận với sự cảm kích!

thành xuất sắc công việc của mình với phần nào sự hỗ trợ của đồng nghiệp, hãy bày tỏ sự biết ơn chân thành đối với họ, cũng như cho lãnh đạo của bạn biết vai trò của họ trong tình huống đó Họ sẽ cảm thấy tự hào vì giúp được bạn, mối quan hệ giữa bạn với đồng nghiệp sẽ tốt đẹp hơn và hai bên sẵn lòng giúp đỡ nhau khi cần thiết

Kỹ năng ứng xử trong giao tiếp là cả một nghệ thuật, một quá trình dài xuyên suốt thời gian sinh sống và làm việc của con người Đặc biệt, trong môi trường làm việc với các doanh nghiệp nước ngoài, bạn cũng cần tìm hiểu thêm về văn hóa đặc trưng của mỗi quốc gia để có cách ứng xử phù hợp và tốt nhất Ở đây chỉ giới thiệu sơ lược về kỹ năng ứng xử, tiếp theo trong chương 4, bạn sẽ được

 TÓM LẠI: Chương 1 giới thiệu 4 kỹ năng của quá trình truyền thông cơ bản:

Kỹ năng lắng nghe, viết, nói và ứng xử Các kỹ năng này là những kỹ năng nền tảng được vận dụng lồng ghép ở các chương học sau – những kỹ năng cần thiết trong quá trình học tập và làm việc của các sinh viên, học viên Cụ thể: Chương 2 Kỹ năng thuyết trình, Chương 3: Kỹ năng hội họp, Chương 4:

Kỹ năng giao tiếp nơi công sở

Câu hỏi và bài tập ôn tập chương 1

1 Vẽ mô hình truyền thông giữa các cá nhân trong một tình huống giao tiếp cụ thể mà Anh/Chị đã từng trải qua và giải thích các yếu tố của nó

2 Một thông điệp bị nhiễu là gì? Có bao nhiêu loại nhiễu, liệt kê ra Từ đây Anh/Chị hãy cho biết những điều cần lưu ý để tăng cường hiệu quả của quá trình truyền thông

3 Anh/Chị sẽ thông báo với Khách hàng bằng phương pháp giao tiếp nào trong trường hợp dưới đây?

Có 1 container hàng lạnh chuẩn bị được bốc lên tàu để đi đến cảng Hongkong, nhưng Anh/Chị là nhân viên hãng tàu phát hiện nhiệt độ trong container bị yếu, chưa đủ tiêu chuẩn để bốc lên tàu và Anh/Chị cần thông báo cho chủ hàng biết: “Việc giao hàng có thể sẽ bị ảnh hưởng, chủ hàng có đồng ý cho hàng lên tàu? Nếu chủ hàng đồng ý, hàng bị ảnh hưởng do nhiệt độ yếu thì không thuộc trách nhiệm hãng tàu”

22

Chương

TRÌNH

Chương này gồm các nội dung

 Tổng quan về kỹ năng thuyết trình

 Chuẩn bị cho bài thuyết trình

 Thực hiện bài thuyết trình

 Sau khi thuyết trình

Bạn đã bao giờ cảm thấy khó khăn trong việc truyền tải một ý tưởng hay đến những người khác? Bạn cảm thấy mình không đủ ngôn từ để diễn đạt các ý tưởng này Một ý tưởng hay đến đâu cũng có thể bị bỏ lỡ nếu bạn không biết cách truyền tải chúng đến người nghe Thuyết trình là kỹ năng quan trọng giúp bạn thực hiện điều này

Kỹ năng thuyết trình được định nghĩa là việc sử dụng công nghệ thích hợp

và kỹ thuật để trình bày thông tin cho khán giả Có nghĩa là, khác với việc

có thể tương tác bằng ngôn ngữ trực tiếp đối với người nghe trong các tình huống giao tiếp bình thường, thuyết trình đặt bạn vào tình huống là người duy nhất phải nói Bạn phải đứng trước rất nhiều người để trình bày ý tưởng của mình Điều này tạo cho bạn cảm giác rằng kỹ năng thuyết trình rất khó học, bạn

sẽ khó trở thành một diễn giả giỏi được Trên thực tế, cũng có rất nhiều người nghĩ như bạn, và trong số họ đã có rất nhiều diễn giả đạt những thành công nhất định trong việc học tập và thực hành kỹ năng thuyết trình

Cũng như những kỹ năng khác, để thành công trong kỹ năng thuyết trình, đòi hỏi bạn phải đối mặt với những khó khăn ban đầu trong quá trình luyện tập để thành thạo kỹ năng này Bạn phải đối mặt với những lần đầu tiên đứng trước đám đông, nhưng tất cả sẽ trở nên ngày càng tốt hơn vào những lần sau đó Thực hành thật nhiều là cách duy nhất để bạn học tốt kỹ năng thuyết trình

2.1.2 Việc ứng dụng kỹ năng thuyết trình

 Kỹ năng thuyết trình trong môi trường Đại học

Trong môi trường Đại học, bạn sẽ có rất nhiều cơ hội để thực hành kỹ năng thuyết trình, bao gồm việc thuyết trình cá nhân hay thực hành thuyết trình nhóm trong các bài học do giảng viên yêu cầu, thuyết trình trong các buổi học nhóm hay trước lớp học, Và điều này mang lại những cơ hội tuyệt vời để thực hành

và thành thạo kỹ năng thuyết trình

24

Rèn luyện tốt kỹ năng thuyết trình ngay trong môi trường đại học giúp bạn nâng cao khả năng giao tiếp, mang lại sự trải nghiệm và sự tự tin, giúp bạn tự khẳng định mình trong quá trình học tập và phấn đấu

 Kỹ năng thuyết trình trong kinh doanh

Kỹ năng thuyết trình như đã nói trên - là một trong những kỹ năng được sử dụng nhiều nhất trong môi trường kinh doanh Trong sự nghiệp của bạn, có thể bạn

sẽ được cấp trên yêu cầu thuyết trình với nhiều lý do khác nhau: báo cáo hoạt động kinh doanh, giới thiệu sản phẩm, hội nghị khách hàng, …Hay nếu bạn là chủ các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh thì kỹ năng thuyết trình lại càng không thể thiếu: bạn phải truyền bá các chiến lược kinh doanh, “thắp lửa” cho cấp dưới, công nhân viên của mình,…

Tóm lại, rèn luyện tốt kỹ năng thuyết trình là một nhu cầu thiết yếu Tất cả những gì bạn phải làm là xác định được mục tiêu của việc học tập kỹ năng này,

có quyết tâm cao và bắt đầu lên kế hoạch thực hành thuyết trình cho riêng bạn Giáo trình này sẽ giới thiệu ba mảng kiến thức liên quan đến kỹ năng thuyết trình gồm:

Các chuẩn bị cho bài thuyết trình

Thực hiện bài thuyết trình

Sau khi thuyết trình

2.2 CHUẨN BỊ CHO BÀI THUYẾT TRÌNH

Để đạt được sự thành công cho một bài thuyết trình thì khâu chuẩn bị là rất quan trọng Đa số các diễn giả cho rằng thời gian chuẩn bị cho một bài thuyết trình mất ít nhất năm lần thời gian thuyết trình thật sự Sự chuẩn bị kỹ càng cho bài thuyết sẽ mang đến sự tự tin tuyệt vời cho bạn

Tuy nhiên, bạn có thể cảm thấy hồi hộp khi đứng trước quá nhiều người do bạn thiếu những kinh nghiệm diễn thuyết Sẽ có những mẹo nhỏ giúp bạn giảm đi

sự hồi hộp này - nhưng đây chỉ là phần thứ yếu Nếu bạn chuẩn bị tốt một bài thuyết trình trước đó, bạn càng có cơ sở để tự tin và chiến thắng nỗi sợ hãi của mình

Hãy xác định các mục tiêu của bài thuyết trình của bạn:

2.2.1 Xác định mục tiêu của bài thuyết trình

 Mục tiêu chung của bài thuyết trình là gì?

Hãy tự hỏi rằng: “Tôi muốn đạt được gì sau bài thuyết này?” Các mục tiêu của

những bài thuyết trình thường là truyền đạt thông tin, thuyết phục, vận động, kêu gọi sự hỗ trợ từ những người khác, hay đôi khi đơn thuần là các mục tiêu

về giải trí

25

Việc xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn định hướng tốt việc truyền đạt bài thuyết trình đến khán giả Hay nói đúng hơn rằng mục tiêu sẽ quyết định cả hình thức và nội dung của bài thuyết trình của bạn

Lấy ví dụ rằng, muốn thực hiện một bài thuyết trình với hai mục tiêu là phổ biến thông tin và thuyết phục người nghe, đây là hai mục tiêu hoàn toàn khác biệt

Với cùng một chủ đề “Việc làm thêm của sinh viên” - nếu chọn hai mục tiêu

khác nhau, bạn sẽ phải trình bày bài thuyết trình khác nhau Nếu bạn trình bày

chủ đề được chọn này nhằm phổ biến thông tin về “Thực trạng của việc làm

thêm của sinh viên tại một trường Đại học”, bạn phải nhấn mạnh vào phần thông

tin, trình bày thông tin một cách logic, thông tin phải chính xác, rõ ràng, thông tin nên được mã hóa bằng các phương pháp dễ ghi nhớ ( biểu đồ, hình ảnh,…)

và mục đích cuối cùng là làm thế nào để khán giả của bạn nhớ càng nhiều thông

tin càng tốt Nhưng nếu chủ đề mà bạn muốn chọn có mục tiêu là “làm thể nào

để thuyết phục sinh viên đi làm thêm” thì phần nên được nhấn mạnh ở bài thuyết

trình là: những lợi ích mang lại của việc đi làm thêm; so sánh giữa những sinh viên đi làm thêm và những sinh viên chỉ đơn thuần tập trung vào việc học,…Lúc này, các nội dung liên quan đến vấn đề thuyết phục khán giả phải được ưu tiên hàng đầu

Ví dụ trên cũng đưa ra một vấn đề: vậy làm thế nào để xác định được mục tiêu cho bài thuyết trình một cách có hiệu quả? Câu trả lời đó chính là: Hãy tìm hiểu khán giả của bạn

 Ai sẽ là người lắng nghe bạn nói?

Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn hãy thử tưởng tượng rằng mình là khán giả của một buổi thuyết trình, dành 3-5 phút để suy nghĩ: bạn mong muốn gì ở người diễn thuyết?

Không, tôi chẳng mong muốn gì cả, tôi chỉ mong rằng anh chàng kia mau chóng kết thúc bài nói dong dài đó

Tôi không thể hiểu được anh ta đang nói gì

Những vấn đề này chỉ là chủ quan của anh, tôi nghĩ khác hơn anh nhiều,… Những vấn đề này tôi đã nghe đến nhàm chán, chẳng có gì mới cả sao?

…

Đây có thể là kết quả của nhiều buổi thuyết trình mà bạn đã tham dự Vậy nếu bạn là người sẽ đứng diễn thuyết, bạn chắc chắn rằng sẽ không bao giờ muốn khán giả của mình nghĩ thế Tuy nhiên, khán giá là đám đông và bạn cũng không thể hạn chế và cấm đoán suy nghĩ của họ Vậy, bạn hãy xác định trước khán giả của mình để có thể dựa vào các yếu tố liên quan đến họ mà suy đoán ước muốn, tâm lý của họ, hoặc có thể thử thăm dò họ Các câu hỏi được nêu ra là:

26

Họ là những thành phần nào? (tuổi, nghề nghiệp, tỷ lệ nam nữ, trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm cuộc sống,…)

Họ đã hiểu gì về chủ đề mà tôi định sẽ diễn thuyết?

Những mong đợi của họ đối với bài thuyết trình của tôi?

Có những vấn đề nhạy cảm nào liên quan đến chủ đề thuyết trình sẽ ảnh hưởng đến khán giả của tôi không? (chính trị, văn hóa, tôn giáo,…) Cách tiếp cận nào là tốt nhất đối với họ?

Vì sao khán giả của tôi phải lắng nghe tôi thuyết trình?

Thay vì lắng nghe, khán giả của bạn có thể đề nghị bạn gửi thẳng bài viết cho

họ để họ có thể tự đọc Nếu bạn làm khán giả của mình có ý tưởng này, bạn đã hoàn toàn thất bại trong việc thuyết trình Vậy hãy tự hỏi rằng “lợi ích của việc

họ lắng nghe bạn là gì, bạn có giúp ích được gì cho họ?” Trả lời được câu hỏi này sẽ định hướng cho bạn đến những thành công của việc thuyết trình

 Địa điểm thuyết trình

Trả lời các câu hỏi:

 Địa điểm thuyết trình có phù hợp với chủ đề của tôi không? (ở hội trường, trên sân khấu, văn phòng, phòng họp, …)

 Tôi có cần chuẩn bị thêm những phương tiện cần thiết khác hay không (bảng, phấn, máy vi tính, loa, LCD…) nếu địa điểm thuyết trình chưa có sẵn? Ai sẽ là người vận hành máy móc?

Địa điểm thuyết trình ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của bài thuyết trình của bạn Bạn có thể trình bày một bài nói ở một văn phòng nhỏ hay thậm chí một hội trường lớn có vài trăm người Hiểu rõ về địa điểm thuyết trình không chỉ giúp bạn lên kế hoạch cho việc chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ mà còn giúp bạn đưa ra biện pháp hiệu quả nhất để tiếp cận khán giả

Bạn có thể lên kế hoạch để điều chỉnh giọng nói, ngôn ngữ hình thể và một số phương pháp khác sao cho phù hợp với địa điểm thuyết trình nhằm nâng cao hiệu quả truyền đạt thông tin Lấy ví dụ rằng: bạn sẽ thuyết trình trong một phòng lớn với khoảng 100 khán giả - phòng không có micro, bạn biết chắc với giọng nói bình thường của mình những khán giả ở phía sau sẽ không thể nào nghe được – vậy kế hoạch của bạn có thể là điều chỉnh giọng nói của mình, sử dụng các ngôn ngữ hình thể khác để thu hút người nghe

27

 Thời gian thuyết trình bao lâu?

 Tôi nên nói bao lâu?

 Khán giả sẽ dành cho tôi bao nhiêu thời gian?

 Khán giả có thể tập trung lắng nghe bao lâu?

Thời gian thuyết trình ảnh hưởng rất lớn đến nội dung bài thuyết trình của bạn

Đôi khi bạn nghĩ rằng “chủ đề mà tôi lựa chọn rất hay, quá nhiều nội dung phải

cần chia sẻ và tôi không có đủ thời gian” Hãy cẩn thận với suy nghĩ này Hãy

hình dung bạn sẽ có 15 phút cho một bài thuyết trình, bạn quyết định trình bày

6-7 ý chính Hãy tưởng tượng điều gì xảy ra nếu bạn bị “cháy chương trình”

hay bạn sẽ thuyết trình bằng cách kể qua các thông tin sơ lược Chính vì thế, bạn nên quyết định chính xác quỹ thời gian dành cho bài thuyết trình của bạn

2.2.2 Xác định ý chính và ý phụ

Khi đã xác định xong các mục tiêu của bài thuyết trình, bạn bắt đầu phát thảo bài thuyết của mình bằng cách xác định các ý chính và ý phụ mà bạn dự định sẽ trình bày trong phần thuyết trình của mình

Để có thể đưa ra những ý tưởng hay và phù hợp, đòi hỏi bạn phải có những kiến thức nhất định liên quan đến chủ đề thuyết trình mà bạn dự định trình bày Để thuyết trình thành công, bạn phải mất rất nhiều thời gian để thu thập và nghiên cứu thông tin Bạn phải cố gắng thu thập nhiều thông tin, tài liệu từ nhiều nguồn,

và trong quá trình này luôn ghi nhớ các mục tiêu của bài thuyết trình

Các ý chính nên được xác định rõ ràng và phải phù hợp với các mục tiêu của bài thuyết trình Bạn phải quyết định số lượng các ý chính được trình bày, để bài

nói cô đọng và xúc tích, nên giới hạn ở năm ý chính Hãy chú ý đến quỹ thời

gian cho phép để quyết định số lượng của các ý chính Ví dụ, với một bài thuyết trình 15 phút, bạn có thể trình trình ba đến bốn ý chính

Một ví dụ cụ thể, với chủ đề: “Sự cần thiết của việc học nhóm đối với sinh viên”

Bạn có 15 phút trình bày với khán giả là những sinh viên khác với mục tiêu nhằm thuyết phục sinh viên đầu tư cho kỹ năng học nhóm

28

Có thể bạn sẽ cảm thấy rất khó khăn cho công việc nói trên Có quá nhiều thông tin có thể tìm kiếm trên Internet, sách, báo, …hay từ bạn bè của bạn, và bạn không biết chọn lựa các ý này hay liên kết chúng lại với nhau như thế nào? Phần dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn một số kỹ thuật để phát thảo các ý tưởng cho bài thuyết trình của mình

 Kỹ thuật 5W1H

Để bắt đầu trình bày một vấn đề, chúng ta thường bị lúng túng rằng không biết mình sẽ bắt đầu và kết thúc ở đâu Chúng ta lo sợ mình sẽ bỏ sót một số vấn đề quan trọng Kỹ thuật 5W1H sẽ hỗ trợ cho chúng ta trong vấn đề này

Hình 2.1 Sơ đồ kỹ thuật 5W1H

Đây là một kỹ thuật tư duy nhằm giúp bạn nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện bằng cách trả lời các câu hỏi liên quan đến chủ đề thuyết trình của mình Cái cốt lõi của kỹ thuật này là việc vận dụng các câu hỏi theo các từ viết tắt như một số ví dụ bên dưới:

WHAT (Cái gì?)

 Đó là cái gì?

 Sau sự kiện này, vấn đề gì sẽ xảy ra kế tiếp?

Main Ideas

Where

Who

What When

Why How

29

WHERE (Ở đâu?)

 Vấn đề trình bày nằm trong lĩnh vực nào?

 Sự kiện lịch sử này xảy ra ở địa điểm nào?

 Vấn đề này còn liên quan đến các lĩnh vực nào khác?

WHEN (Khi nào?)

 Sự kiện này xảy ra khi nào?

 Vấn đề này, trước đây đã có ai nghiên cứu chưa, khi nào?

 Khái niệm này bắt đầu xuất hiện khi nào?

WHY (Tại sao?)

 Tại sao phải nghiên cứu vấn đề này?

 Tại sao cuộc khởi nghĩa này nổ ra? Tại sao nó thất bại?

 Tại sao vấn đề này lại quan trọng như vậy?

 Tại sao người ta phải thực hiện theo các cách thức trên?

WHO (Ai?)

 Bài trình bày sắp tới dành cho đối tượng nào?

 Ai là đối tượng quan trọng nhất cần được xem xét?

 Bài trình này còn liên quan đến đối tượng nào nữa không?

HOW (Như thế nào?)

 Công việc này nên bắt đầu như thế nào?

với nhau như thế nào?

Công cụ 5W1H tưởng chừng rất đơn giản khi bạn chỉ cần trả lời đầy đủ các câu hỏi trên để khái quát vấn đề Nhưng kỹ thuật này lại tỏ ra rất hiệu quả nếu chúng

ta sử dụng nó đúng đắn, khéo léo và thông minh

Trở lại với ví dụ trên về chủ đề “Sự cần thiết của việc học nhóm đối với sinh

viên” Hãy ứng dụng kỹ thuật 5W1H cho chủ đề này:

thì ta cần chú trọng những vấn đề gì? Việc áp dụng tốt kỹ năng học nhóm

sẽ giúp gì cho bạn?

 Where: Chúng ta có thể thực hành kỹ năng này ở đâu? Chúng ta có thể tìm hiểu những kiến thức liên quan ở đâu?

30

 Why: Tại sao kỹ năng học nhóm của sinh viên lại rất quan trọng? Tại sao bạn cần phải cải thiện kỹ năng học nhóm của mình?

 Who: Những ai cần phải học tập kỹ năng này? Bạn có thể học hỏi và tham khảo về kỹ năng này từ ai?

Tương tự như thế, các bạn có thể đặt những câu hỏi khác nhau để hoàn thiện ý tưởng và lựa chọn các ý cần thiết cho bài thuyết trình của bạn Không phải mọi câu trả lời cho các câu hỏi đều sẽ được trình bày trong phần thuyết trình, chuyện lựa chọn và xâu chuỗi chúng lại còn tùy thuộc vào các mục tiêu của bài thuyết trình của bạn

 Bản đồ tư duy (Mind map)

Đây là một công cụ tư duy sáng tạo của tác giả Tony Buzan Hệ thống ghi nhớ mang tính đột phá này sẽ giúp bạn:

 Tìm ra những ý tưởng tuyệt vời

 Có giải pháp sáng tạo

Bạn hãy xem bản đồ tư duy sẽ được ứng dụng như thế nào khi phát thảo những

ý tưởng cho bài thuyết trình Đầu tiên, bạn đã tìm được đề tài ưng ý của bản thân mà mình dự định sẽ thuyết trình Bạn bắt đầu tìm kiếm những thông tin và tìm cách liên kết chúng lại với nhau Có quá nhiều thông tin, quá nhiều ý tưởng

mà bạn sẽ tìm thấy Thay vì việc phát thảo các ý tưởng trong đầu, bạn khó mà hình dung được hết vấn đề và các sợi dây liên kết giữa chúng Bạn quyết định viết chúng ra Việc lựa chọn đầu tiên là liệt kê ra giấy bằng những dòng gạch đầu hàng Nhưng đây chỉ là cách viết thông thường, bản đồ tư duy cho bạn một cách ghi chép hết sức sáng tạo để sắp xếp ý nghĩ của mình

Bằng việc sử dụng màu sắc, các hình vẽ hay những kí hiệu của riêng mình,

bạn sẽ phát thảo ra những ý tưởng bằng cách trải chúng ra một trang giấy Lập bản đồ tư duy (hoặc bản đồ ý tưởng) là việc bắt đầu từ một ý tưởng trung tâm, bạn hãy phát thảo ra những ý khác liên quan tỏa ra từ ý này

Chúng ta xét đến một trường hợp ngược lại, bạn không biết phải trình bày gì đối với chủ đề thuyết trình của mình, bạn không tìm thấy bất kì ý tưởng nào hay Trong những trường hợp này, bản đồ tư duy sẽ phát huy hiệu quả không ngờ bằng cách vận dụng các công cụ đã nêu trên

Nếu theo cách ghi chép thông thường, bạn chỉ vận dụng được một bên não trái của mình Khi bạn sử dụng bản đồ tư duy, não phải – nơi giúp chúng ta xử lý các thông tin liên quan đến màu sắc, nhịp điệu, không gian, cảm xúc sẽ được