Ủy quyền tạo thuận lợi (Delegating Made Easy)

Khi bạn sắp xếp trách nhiệm công việc workload để các thành viên của bạn làm việc trên các công việc có mức ưu tiên phù hợp cao nhất, và những người khác đang làm những trách nhiệm assig

Ủy quyền tạo thuận lợi (Delegating Made Easy)

Đầu tiên, khi bạn ủy quyền cho nhiều người khác bạn có thể cảm thấy công việc phức tạp hơn so với yêu cầu của nó Tuy nhiên, do sự ủy thác có hiệu quả, bạn có thể mở rộng số lượng công việc ra nhiều hơn so với số lượng công việc mà bạn mong muốn Khi bạn sắp xếp trách nhiệm công việc (workload) để các thành viên của bạn làm việc trên các công việc có mức ưu tiên phù hợp cao nhất, và những người khác đang làm những trách nhiệm (assignments) đầy ý nghĩa (meaningful) và đầy thử thách

(challenging), bạn sẽ có một công thức (recipe) để thành công

Hãy nhớ rằng, để sự ủy quyền có hiệu quả, hãy chọn những nhiệm vụ phù hợp, xác định đúng người để ủy quyền, và ủy quyền đúng cách!

Khi nào cần ủy quyền (When to Delegate) ?

"Ủy quyền" cho phép bạn thực hiện việc sử dụng tốt nhất của thời gian và kỹ năng của bạn, và nó sẽ giúp những người khác trong đội ngũ phát triển và phát triển để đạt được tiềm năng của họ trong tổ chức Ủy quyền là tạo một win- win (tất cả đều thành công) cho tất cả thành viên tham gia, nhưng chỉ khi làm đúng Giữ các tiêu chí

(criteria) này trong tâm trí khi quyết định nếu một nhiệm vụ nên giao:

 Các công việc nên cung cấp một cơ hội cho sự phát triển các kỹ năng của người khác

Nếu bạn làm việc một mình, bạn có thể sẽ làm rất nhiều việc,

có thể bạn sẽ gặp rất nhiều khó khan, lúc đó bạn rất cần sự giúp đỡ, hỗ trợ của người khác và điều đó có thể làm bạn xấu

hổ Một trong những cách phổ biến nhất để khắc phục hạn chế này là tìm hiểu cách cử người đại diện cho bạn để thực hiện một số công việc Nếu bạn làm tốt việc này, bạn có thể xây dựng được một nhóm mạnh và tạo sự phát triển cho mọi thành viên

 Cân nhắc các nỗ lực để đào tạo thích đáng (properly train) người khác để chống lại các nhiệm vụ sẽ thường xuyên tái hiện (reoccur)

 Uỷ thác một số nhiệm vụ quan trọng (critical) có thể gây sự liều lĩnh

(jeopardize) cho sự thành công của dự án của bạn

 Nhiệm vụ quản lý, chẳng hạn như đánh giá hiệu suất, và nhiệm vụ cụ thể được giao cho bạn, không nên ủy quyền

Ai có thể đại diện bạn (To Whom sould you delegate)?

Một khi bạn đã quyết định một nhiệm vụ được ủy quyền, hãy suy nghĩ về những ứng viên có thể chấp nhận cho việc thực hiện nhiệm vụ Những điều cần suy nghĩ bao gồm:

 Điều gì kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng và

thái độ như thế với người đã có?

 Họ cần đào tạo hoặc có thể cần sự trợ giúp

gì?

 Bạn có đủ thời gian và nguồn lực để cung

cấp bất kỳ đợt đào tạo cần thiết không?

 Phong cách làm việc, sở thích của cá nhân?

Do họ làm tốt trên nhiệm vụ riêng của họ

hoặc do họ yêu cầu hỗ trợ nhiều hơn Động

lực? Cách làm việc độc lập?

 Họ muốn gì từ công việc của mình?

 Thế nào là mục tiêu dài hạn của mình và

quyền lợi, làm thế nào để sắp xếp (align)

công việc với các sản phẩm được đề xuất?

 Khối lượng công việc hiện tại của người này

là gì? Liệu những người này có thời gian để

làm việc nhiều hơn?

 Bạn sẽ ủy thác công việc này đòi hỏi sự thay

đổi lại lập trường (reshuffling) về trách

nhiệm và dòng công việc khác?

Khi bạn lần đầu tiên bắt đầu vào đại biểu cho một ai đó, bạn có thể nhận thấy rằng người đó phải mất thời gian lâu hơn bạn làm để hoàn thành nhiệm vụ Điều này là bởi

vì bạn là một chuyên gia trong lĩnh vực này và người bạn đã giao cho là vẫn còn đang phải học tập Hãy kiên nhẫn: Nếu bạn đã chọn đúng người để đại diện bạn, và được bạn tin cậy ủy thác một cách chính xác, bạn sẽ thấy rằng người đó nhanh chóng trở nên có thẩm quyền và đáng tin cậy Ngoài ra, hãy cố gắng ủy quyền đến mức thấp nhất có thể được Những người đang làm việc gần nhất cho công việc là tốt nhất, vì họ

có kiến thức hầu hết các chi tiết của công việc hàng ngày Điều này cũng làm tăng hiệu quả làm việc, và giúp phát triển con người

Nên ủy quyền như thế nào (How should You Delegate)?

1.1.1 Quả cầu độc lập (The Spheres of Independence)

Đây là quả cầu độc lập

Con người thường xuyên di chuyển khắp các lĩnh vực trong quá trình phát triển Mục tiêu của bạn nên được ủy quyền cho một trong ba lĩnh vực bên ngoài, tùy thuộc vào công việc đang được thực hiện Hãy chắc chắn rằng bạn phù hợp với chi phí trách nhiệm với chi phí của quyền hạn Hiểu rằng bạn có thể ủy quyền một số trách nhiệm, nhưng bạn không thể ủy quyền đến trách nhiệm cuối cùng

Giữ quyền kiểm soát (Keeping Control )

Bây giờ, một khi bạn đã thực hiện các bước trên (have worked

through the above steps), hãy đảm bảo bạn sẽ hướng dẫn tường

tận (brief) thành viên trong nhóm của bạn một cách thích hợp

Hãy dành thời gian để giải thích cho các đồng sự:

 Lý do tại sao họ đã được chọn cho công việc,

 Những gì mong đợi từ họ trong quá trình dự án,

 Các mục tiêu bạn có cho các dự án, tất cả các thời hạn (timelines) và định hạn (deadlines)

 Những nguồn lực mà họ có thể sử dụng ( draw)

Tiếp theo, cùng làm việc để phát triển một lịch trình để xây dựng tiến độ, những sự kiện quan trọng (mốc- milestones), và các điểm quan trọng khác của dự án (other key project points)

Bạn phải bảo đảm rằng các thành viên trong nhóm biết rằng bạn muốn được thông báo Nếu có một vấn đề gì xảy ra (occur), và rằng bạn đang sẵn sàng cho bất kỳ câu hỏi hay hướng dẫn cần thiết, như công việc trong tiến trình

Chúng ta đều biết rằng, cũng như quản lý, chúng ta nên không vi quản lý (micro- manage) Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là chúng ta phải từ bỏ (abdicate) kiểm soát hoàn toàn

Để uỷ thác có hiệu quả, chúng ta phải tìm sự cân bằng giữa khó khăn

(dificultbalance) cho không gian rộng đủ cho người cộng sự phát huy năng lực của họ, trong khi vẫn giám sát chặt chẽ và hỗ trợ đầy đủ và kịp thời để đảm bảo rằng công việc được làm đúng và có hiệu quả

Một cách để khuyến khích tăng trưởng (encourage grounth) là yêu cầu giải pháp được

đề nghị (ask for recommended solutions) khi người được ủy quyền đến gặp bạn với một vấn đề, và sau đó giúp họ khám phá những giải pháp và đạt được một quyết định (reach a decision)

Tầm quan trọng của sự thừa nhận hoàn toàn (The importance of Full

Acceptance)

Khi làm việc ủy quyền được phản hồi lại cho bạn, hãy dành

đủ thời gian để xem xét kỹ lưỡng Nếu có thể, chỉ chấp nhận

những sản phẩm có chất lượng tốt, các công việc hoàn tất

đầy đủ Nếu bạn chấp nhận kết quả công việc mà bạn không

hài lòng, thành viên trong nhóm của bạn sẽ không tìm cách

để thực hiện công việc đúng cách Xấu hơn nữa, bạn sẽ chấp

nhận một dự án mới mà bạn có lẽ sẽ cần phải hoàn thành

một mình Không chỉ là quá tải, có thể là bạn sẽ không có

thời gian để làm công việc của riêng bạn một cách thỏa

đáng

Tất nhiên, khi làm một việc tốt được gửi lại cho bạn, hãy chắc chắn vừa công nhận và vừa khen thưởng các nỗ lực của đồng nghiệp Là một nhà lãnh đạo, thực tế bạn sẽ nhận được lời ca tụng (complimenting) của các thành viên trong nhóm của bạn mỗi khi bạn gây ấn tượng tốt cho những gì họ đã làm được Điều này sẽ là một phần nỗ lực của bạn để tiến một chặng đường dài theo hướng xây dựng đội ngũ các thành viên

tự tin và hiệu quả ngay bây giờ và trong tương lai