Hướng dẫn sử dụng Options của Excel 2010

Tập sách này được biên soạn nhằm giúp cho các bạn dễ dàng thiết lập những tùy chọn trong Excel 2010 cho phù hợp với từng nhu cầu riêng.. 7 Dùng để thiết lập các tùy chọn liên quan đến

1

ĐÔI LỜI MỞ ĐẦU

Khác với những phiên bản Excel từ 2003 trở về trước, những Options (tùy chọn) của Excel

2010 không nằm trong menu Tools, mà nằm ở trong tab File trên Ribbon, là nơi chúng ta

vẫn dùng để gọi những lệnh New, Open, Save, Print , cách sắp xếp trong Options 2010 gần

giống như ở Excel 2007, chỉ khác một vài cách bố trí các mục con

Tập sách này được biên soạn nhằm giúp cho các bạn dễ dàng thiết lập những tùy chọn

trong Excel 2010 cho phù hợp với từng nhu cầu riêng

Do nhắm đến đối tượng là những người sử dụng Excel trong công việc hằng ngày, (không

phải là các chuyên gia hay những nhà nghiên cứu), tập sách này chỉ trình bày những phần

cơ bản nhất trong Options của Excel 2010:

General 4

Dùng để thiết lập các tùy chọn thông dụng nhất khi làm việc với Excel 2010.

 User Interface options 4

Các tùy chọn về giao diện người dùng

 When creating new workbooks 5

Các tùy chọn mặc định khi tạo những bảng tính mới

 Personalize your copy of Microsoft Excel 6

Thiết lập thông tin cá nhân

Formulas 7

Dùng để thiết lập các tùy chọn liên quan đến việc tính toán các công thức,

cách làm việc của các công thức và những cách xử lý các lỗi công thức.

 Calculation options 7

Các tùy chọn cho việc tính toán

 Working with formulas 8

Các tùy chọn khi làm việc với các công thức

 Error Checking 9

Các tùy chọn cho việc kiểm tra lỗi

 Error checking rules 9

Các quy tắc kiểm tra lỗi

Proofing 11

Dùng để thiết lập các tùy chọn liên quan đến việc định dạng văn bản

và kiểm tra lỗi chính tả và các thiết lập ngôn ngữ sử dụng trong dữ liệu.

 AutoCorrect options 11

Thiết lập các tùy chọn cho việc tự động sửa lỗi và định dạng cho dữ liệu nhập vào

 When correcting spelling in Microsoft Office program 13

Thiết lập các tùy chọn cho việc kiểm soát lỗi chính tả

Save 14

Dùng để thiết lập các tùy chọn về lưu trữ, sao lưu, khôi phục bảng tính

 Save workbooks 14

Thiết lập các tùy chọn cho việc lưu trữ bảng tính

và tạo các bản sao lưu dự phòng

 AutoRecover exceptions for: 16

Thiết lập tùy chọn cho việc tạo bản sao lưu dự phòng đối với bảng tính được chỉ định

 Offline editing options for document management server files 16

Thiết lập tùy chọn cho việc chỉnh sửa và hiệu chỉnh những bảng tính thông qua hệ thống mạng máy tính

 Preserve visual appearance of the workbook 16

Thiết lập tùy chọn cho bảng màu sẽ được hiển thị tương thích với những phiên bản Excel cũ

Language 18

Dùng để thiết lập các tùy chọn về ngôn ngữ

sử dụng trong các chương trình của bộ MS Office

Advanced 19

Dùng để thiết lập các tùy chọn chuyên sâu hơn

 Editing options 19

Thiết lập những tùy chọn cho việc nhập liệu

 Cut, copy and paste 21

Thiết lập những tùy chọn cho việc sao chép, cắt và dán

 Image Size and Quality 23

Thiết lập những tùy chọn cho hình ảnh trong Sheet được chỉ định

 Print 23

Thiết lập những tùy chọn cho việc in ấn

3

 Chart 23

Thiết lập những tùy chọn cho các biểu đồ

 Dislay 24

Thiết lập những tùy chọn cho việc hiển thị trong Excel

 Dislay options for this workbook: 25

Thiết lập những tùy chọn hiển thị cho riêng bảng tính được chỉ định

 Dislay options for this worksheet: 26

Thiết lập những tùy chọn hiển thị cho riêng Sheet được chỉ định

 Formulas 27

Thiết lập những tùy chọn cho các công thức

 When calculating this workbook: 27

Thiết lập những tùy chọn tính toán cho bảng tính được chỉ định

 General 28

Những thiết lập chung

 Lotus compatibility 30

Những thiết lập để Excel tương thích với Lotus

 Lotus compatibility Setting for: 30

Những thiết lập để Sheet được chỉ định tương thích với Lotus

Customize Ribbon 31

Dùng để tùy biến Ribbon.

Quick Access Toolbar 35

Dùng để thiết lập các nút lệnh cho thanh truy cập nhanh (Quick Access Toolbar).

mong nhận được những góp ý từ các bạn

Dalat, tháng 7 năm 2010

BNTT

General

Dùng để thiết lập các tùy chọn thông dụng nhất khi làm việc với Excel 2010

User Interface options

Các tùy chọn về giao diện người dùng

Ần / hiện thanh công cụ dùng để định dạng cho phần đang chọn xuất hiện ngay phía

trên của ô khi bạn chọn nội dung trong một ô

Nếu kích hoạt tùy chọn này, khi định dạng một thành phần nào đó, bạn sẽ thấy ngay

kết quả trên màn hình

5

General

Chọn một kiểu màu hiển thị cho giao diện của màn hình Excel 2010 (màu bạc, màu

xanh dương hoặc màu đen)

Chọn cách hiển thị các ScreenTip (là những banner nhỏ xuất hiện khi bạn đưa con

trỏ chuột vào những nút lệnh của Excel trên màn hình, mô tả tên và chức năng của

 Don’t show ScreenTips – Không hiển thị các ScreenTip

When creating new workbooks

Các tùy chọn mặc định khi tạo những bảng tính mới

Chọn font chữ mặc định Loại font này sẽ được sử dụng trong các tiêu đề cột, hàng,

trong thanh công thức (Formular bar) và trong các ô bảng tính

Chọn kích cỡ cho font chữ mặc định

Chọn kiểu hiển thị mặc định cho trang bảng tính Có 3 tùy chọn:

 Normal View – Cho xem bảng tính ở chế độ bình thường như chúng ta vẫn

thường thấy

 Page Layout View – Cho xem bảng tính như khi sẽ in ra, có cả phần chừa lề

giấy (giống chế độ xem Page Layout trong Microsoft Word) Khi bạn cần trình bày một bảng báo cáo, mà muốn xem thử bố cục của nó có cân đối không, ngó

có vừa mắt không, thì đây là một lựa chọn đáng quan tâm Tuy nhiên, việc xem theo chế độ này sẽ ảnh hưởng khá lớn đến bộ nhớ của máy tính Có thể nó sẽ làm cho tốc độ xử lý chậm hẳn lại nếu bộ nhớ trong máy tính của bạn không

dư dả gì cho lắm

 Page Break Preview – Cho xem từng trang nằm liền nhau với những đường

ngắt trang do bạn tự tạo hoặc theo mặc định của máy in

Bạn cũng có thể chuyển đổi qua lại giữa các kiểu hiển thị cho trang bảng tính bằng

các nút lệnh nằm ở góc dưới bên phải của bảng tính, bên cạnh công cụ Zoom

Quy định số Sheet mặc định có sẵn khi tạo một bảng tính mới

Personalize your copy of Microsoft Excel

Thiết lập thông tin cá nhân

Tên mặc định sẽ được lưu cùng với bảng tính (trong Properties của bảng tính) Mặc

định, đây là tên mà bạn đã khai báo khi cài đặt Microsoft Excel vào trong máy

***

7

Formulas

Formulas

Dùng để thiết lập các tùy chọn liên quan đến việc tính toán các công thức, cách làm việc của

các công thức và những cách xử lý các lỗi công thức

Calculation options

Các tùy chọn cho việc tính toán

Thiết lập cách Excel tính toán những phép tính trong bảng tính Có ba tùy chọn:

 Automatic – Tính toán tự động tất cả các dữ liệu trong bảng tính mỗi khi bạn

cập nhật công thức hoặc thực hiện một thao tác gì đó trong bảng tính

 Automatic except for data tables – Tính toán tự động tất cả các dữ liệu trong

bảng tính, ngoại trừ những dữ liệu nằm trong các Table

 Manual – Tắt chức năng tính toán tự động Thường với những bảng tính lớn, việc tính toán tự động sẽ làm cho Excel chạy chậm vì nó phải thường xuyên cập nhật kết quả các công thức

Trong chế độ Manual, Excel chỉ tính toán các dữ liệu trong bảng tính mỗi khi bảng tính được mở ra, hoặc khi bạn nhấn phím F9

 Recalculate workbook before saving

Thiết lập cho Excel tự động tính toán lại các dữ liệu trước khi lưu

Bật / tắt chức năng tính toán lặp đi lặp lại, còn gọi là tính toán tham chiếu vòng hay

tham chiếu tuần hoàn (thường dùng trong những trường hợp tính toán một dự báo,

ước lượng một kết quả có thể xảy ra, tính xác suất thống kê )

Mặc định, Excel sẽ tắt chức năng này, và sẽ báo lỗi mỗi khi bạn sử dụng những công

thức có tham chiếu lặp đi lặp lại

Thiết lập số vòng lặp tối đa trong quá trình tính toán lặp đi lặp lại

Thiết lập độ chính xác của kết quả phép tính Con số này càng nhỏ, thì tốc

độ tính toán lặp đi lặp lại sẽ chậm, nhưng kết quả sẽ chính xác hơn

Working with formulas

Các tùy chọn khi làm việc với các công thức

Nếu kích hoạt tùy chọn này, Excel sẽ sử dụng kiểu tham chiếu địa chỉ dạng R1C1,

nghĩa là các tiêu đề cột trong các Sheet sẽ được đánh số thứ tự như các tiêu đề dòng,

chứ không đánh thứ tự bằng các chữ cái Mặc định, Excel sẽ sử dụng kiểu tham

chiếu địa chỉ A1 như chúng ta vẫn thường thấy

Nếu kích hoạt tùy chọn này, Excel sẽ tự động hoàn chỉnh tên các công thức: Mỗi khi

bạn nhập một hoặc vài ký tự đầu tiên của tên hàm hoặc tên dãy ô, Excel sẽ mở ra

một danh sách các hàm và các dãy ô có tên bắt đầu với ký tự bạn vừa nhập Bạn chỉ

cần chọn tên hàm hoặc tên dãy ô bạn muốn nhập, rồi nhấn phím Tab, Excel sẽ tự

động chèn tên này vào trong công thức

Nếu kích hoạt tùy chọn này, Excel sẽ cho phép bạn sử dụng tên các Table làm tham

chiếu trong các công thức

9

Formulas

Nếu kích hoạt tùy chọn này, bạn có thể sử dụng hàm GETPIVOTDATA cho các tham

chiếu cho PivotTable

Error Checking

Các tùy chọn cho việc kiểm tra lỗi

Nếu kích hoạt tùy chọn này, Excel sẽ tự động kiểm tra các thao tác nhập liệu của bạn

và sẽ hiển thị một dấu tam giác nhỏ ở góc trên bên trái của một ô nếu như nó thấy có

lỗi (dựa theo các quy tắc trong phần Error checking rules) trong ô đó Với những

bảng tính lớn, chức năng tự động kiểm tra lỗi có thể làm cho tốc độ xử lý chậm đi

Nếu tắt chức năng này, mỗi khi muốn kiểm tra lỗi, bạn phải sử dụng lệnh Error

Checking, nằm trong nhóm Formula Auditing của tab Formulas trên Ribbon

Chỉ định màu mà Excel sẽ dùng cho các dấu hiệu hình tam giác ở góc trên bên trái của những ô có lỗi

Trong quá trình kiểm tra lỗi, có thể bạn sẽ bỏ qua một vài lỗi khi Excel thông báo

Để kiểm tra lại cả những lỗi đã bỏ qua, bạn nhấn vào nút Reset Ignored Errors này

Error checking rules

Bật / tắt các quy tắc kiểm tra lỗi Bạn có thể tùy ý chọn những quy tắc kiểm tra lỗi nào mà

bạn thấy cần thiết

Bật / tắt chức năng tự động báo lỗi khi kết quả của công thức trong ô có lỗi

Bật / tắt chức năng tự động báo lỗi khi các công thức trong cùng một cột của một

Table không nhất quán

Bật / tắt chức năng tự động báo lỗi khi dữ liệu ngày tháng sử dụng số chỉ năm bằng

một con số có 2 chữ số

Bật / tắt chức năng tự động báo lỗi khi những dữ liệu số được nhập ở dạng text hoặc

có dấu nháy đơn ở trước

Bật / tắt chức năng tự động báo lỗi khi công thức trong ô không nhất quán với những

công thức khác trong cùng một vùng

Bật / tắt chức năng tự động báo lỗi khi công thức không tham chiếu trọn vẹn tới một

dãy ô trong một vùng dữ liệu (có bỏ qua một số ô nào đó)

Bật / tắt chức năng tự động báo lỗi khi có công thức nằm trong những ô không được

đặt thuộc tính Locked

Bật / tắt chức năng tự động báo lỗi khi công thức tham chiếu đến những ô rỗng

Bật / tắt chức năng tự động báo lỗi khi dữ liệu nhập vào trong một Table không hợp

lệ

***

11

Proofing

Proofing

Dùng để thiết lập các tùy chọn liên quan đến việc định dạng văn bản và kiểm tra lỗi chính tả

và các thiết lập ngôn ngữ sử dụng trong dữ liệu

Đa số những tùy chọn ở đây giống với tùy chọn Proofing trong các phần mềm khác

của bộ MS Office mà bạn đã cài vào máy

AutoCorrect options

Thiết lập các tùy chọn cho việc tự động sửa lỗi và định dạng cho dữ liệu nhập vào

Để thay đổi cách Excel sửa lỗi và định dạng cho dữ liệu nhập vào, bạn nhấn vào nút

AutoCorrect Options , hộp thoại AutoCorrect sẽ mở ra Trong hộp thoại này có

nhiều tab, và mỗi tab sẽ có những tùy chọn riêng của nó Tuy nhiên, hai tab Actions

và Math AutoCorrect dường như chỉ có tác dụng với chương trình MS Word 2010 và

- Capitalize names of days –

Tự động viết hoa tên của các ngày (monday  Monday)

- Correct accidental use of

Caplock key – Tự động tắt phím CapsLock trên bàn phím khi gặp những trường hợp viết hoa ngược (eXCEL

Excel)

- Replace text as you type –

Tự động thay thế những gì bạn gõ vào (Replace) bằng một cái khác (With) theo bảng định nghĩa ở bên dưới

Bạn có thể thêm nhiều mục thay thế vào trong bảng này

để sử dụng

 Tab AutoFormat As You Type

Những lệnh trong tab này dùng để quy định cách tự động định dạng cho dữ liệu ngay

khi bạn nhập dữ liệu:

- Replace as you type

(Internet and network paths

with hyperlinks) – Tự động gạch dưới những liên kết (hyperlink) tới Internet hoặc tới mạng

- Apply as you work (Include

new rows and columns in table) – Tự động gộp các hàng và cột mới vào một Table đã có, khi những cột hoặc hàng này liền sát với Table

- Automatically as you work

(Fill formulas in Table to

create calculated columns) – Khi bạn nhập một công thức cho một ô trong một Field (cột) của một Table, Excel tự động sao chép công thức này đến các ô còn lại trong Field

13

Proofing

When correcting spelling in Microsoft Office program

Thiết lập các tùy chọn cho việc kiểm soát lỗi chính tả

Bỏ qua (không kiểm tra chính tả) những từ viết toàn chữ hoa

Bỏ qua (không kiểm tra chính tả) những từ có bao gồm các chữ số

Bỏ qua (không kiểm tra chính tả) những địa chỉ Internet hoặc những đường dẫn đến

một tập tin trên máy

Nhấn vào nút này để thêm những từ điển khác vào hệ thống

Dò theo từ điển mới hoặc theo từ điển kinh điển, hoặc theo cả hai (chỉ có tác dụng

khi kiểm ra chính tả tiếng Pháp)

Dò theo từ điển mới hoặc theo từ điển kinh điển, hoặc theo cả hai (chỉ có tác dụng

khi kiểm ra chính tả tiếng Tây Ban Nha)

Chọn loại từ điển để kiểm tra chính tả

Save

Dùng để thiết lập các tùy chọn liên quan đến lưu trữ, sao lưu, khôi phục bảng tính

Save workbooks

Thiết lập các tùy chọn cho việc lưu trữ bảng tính và tạo các bản sao lưu dự phòng

Chọn loại bảng tính mặc định sẽ sao lưu Excel 2007 có đến hàng chục kiểu bảng

tính khác nhau Tuy nhiên, bạn chỉ cần lưu ý đến 3 nhóm sau đây:

 Office Open XML (XLSX, XLSM, XLTX, XLTM & XLAM)

Là những loại định dạng tập tin dựa trên chuẩn XML (eXtensible Markup

Language), một chuẩn mới của Office 2007 So với loại định dạng cũ của Excel

97-2003, loại này có dung lượng giảm đi rõ rệt, và có nhiều tính năng hơn

- Excel Workbook – Là loại tập tin bảng tính với phần mở rộng là *.xlsx Loại này

không hỗ trợ các macro

- Excel Macro-Enabled Workbook – Là loại tập tin bảng tính với phần mở rộng là

*.xlsm, giống như loại *.xlsx nhưng có hỗ trợ các macro

- Excel Template – Là loại tập tin dùng làm khuôn mẫu cho các bảng tính, với phần

mở rộng là *.xltx Loại này không hỗ trợ các macro

15

Save

- Excel Macro-Enabled Template – Là loại tập tin dùng làm khuôn mẫu cho các

bảng tính, với phần mở rộng là *.xltm, giống như loại *.xltx nhưng có hỗ trợ các

macro

- Excel Add-In – Là loại tập tin chỉ chứa các Add-in, với phần mở rộng là *.xlam

 Excel Binary (XLSB)

Loại định dạng Binary (nhị phân) này cũng tương tự như loại XLM Mặc dù ít người

biết đến, nhưng nó hiệu quả hơn loại XLM, nhất là trong việc mở và lưu những bảng

tính có nhiều dữ liệu Có hỗ trợ các macro

 Excel 97-2003 (XLS, XLT, XLA)

Đây là những loại định dạng bảng tính quen thuộc đã có từ thời Excel 97 Excel

2007 vẫn hỗ trợ các loại định dạng này và vẫn tích hợp những tính năng mới của nó

vào (dĩ nhiên là những tính năng mới này chỉ có thể thấy hoặc sử dụng được khi

dùng Excel 2007 để mở)

- Excel 97-2003 Workbook – Là loại tập tin bảng tính với phần mở rộng là *.xls

- Excel 97-2003 Template – Là loại tập tin dùng làm khuôn mẫu cho các bảng tính,

với phần mở rộng là *.xlt

- Excel Add-In – Là loại tập tin chỉ chứa các Add-in, với phần mở rộng là *.xla

Thiết lập thời gian tự động sao lưu bảng tính đang mở Khi mở chức năng này, Excel

sẽ chạy chậm hơn, nhưng bù lại, nó ngăn ngừa được việc mất dữ liệu giữa chừng khi

có sự cố xảy ra với hệ thống

Giữ lại bản sao lưu tự động lần cuối cùng trong trường hợp bạn đóng bảng tính mà

không lưu lại

Là nơi sẽ sao lưu các bản dự phòng Nếu bạn khởi động lại Excel sau một lần có sự

cố gì đó, Excel sẽ tự động mở liệt kê những bảng tính đang có ở trong thư mục này

trong một khung bên trái của màn hình, giúp bạn có thể lấy lại được một bản sao lưu

dự phòng trong lần làm việc gần nhất, giảm thiểu được tối đa việc mất mát dữ liệu

cũng như công sức

Là nơi mặc định sẽ sao lưu các bảng tính, nếu như bạn không chỉ ra một đường dẫn

cụ thể nào khác

AutoRecover exceptions for:

Thiết lập tùy chọn cho việc tạo bản sao lưu dự phòng đối với bảng tính được chỉ định

Tắt chức năng tự động sao lưu bản dự phòng cho riêng bảng tính này Trong trường

hợp làm việc với một bảng tính lớn, tắt chức năng sao lưu dự phòng sẽ làm tăng tốc

độ xử lý dữ liệu cho Excel

Offline editing options for document management server files

Thiết lập tùy chọn cho việc chỉnh sửa và hiệu chỉnh những bảng tính thông qua hệ thống

mạng máy tính Dùng cho những bảng tính được sử dụng chung khi làm việc theo nhóm

Chọn nơi sẽ lưu trữ bản nháp (khi nó có thể đang được mở trên nhiều máy): Lưu

trong một thư mục tạm trên máy chủ của hệ thống hay lưu vào máy tính của bạn

Nếu đã chọn lưu trữ bản nháp trong một thư mục tạm trên máy chủ của hệ thống,

bạn cần chỉ rõ đường dẫn đến thư mục tạm này Trong trường hợp đường dẫn có sẵn

trong khung trên đây không đúng, bạn nhấn nút Browse để chỉ định lại đường dẫn

khác

Preserve visual appearance of the workbook

Thiết lập tùy chọn cho bảng màu sẽ được hiển thị tương thích với những phiên bản Excel cũ

Khi bạn áp dụng những hệ màu của Excel 2010 vào trong bảng tính, có thể chúng sẽ

không hiển thị chính xác nếu được mở bằng Excel 97-2003 Nếu bạn biết rằng bảng

tính này có thể sẽ được sử dụng với những phiên bản đó, bạn hãy nhấn nút Color

để thiết lập lại bảng màu sẽ dùng trong Excel 2010

Trong hộp thoại Color mở ra, bạn sẽ thấy những bảng màu quen thuộc trong Excel

17

Save

- Chart lines – Là những màu mà bạn có thể sử dụng để tô màu cho các đường

kẻ trên các biểu đồ

Bạn có thể sử dụng nút Modify… để tùy biến lại những bảng màu này, hoặc sử dụng

nút Reset đế lấy lại bảng màu mặc định trước khi bạn chỉnh sửa

Trong trường hợp bạn có một bảng tính đang mở (là bảng tính đã được tạo ra bằng

Excel 97-2003), bạn có thể sao chép những bảng màu từ bảng tính đó vào bảng tính

của mình bằng cách chọn nó trong mục Copy colors from

***

Language

Dùng để thiết lập các tùy chọn về ngôn ngữ sử dụng trong các chương trình của bộ MS

Office

Cho đến hiện nay, tháng 7/2010, Microsoft chưa hỗ trợ tiếng Việt cho Office 2010

như Office 2007, do đó tôi chỉ để hình này cho các bạn tham khảo

***