Những siêu bí mật trong các phần mềm

Tuy nhiên để tìm ra các shortcut và các tính năng được ít người biết đến này cần phải nghiên cứu một cách chi tiết vào các hướng dẫn sử dụng hoặc đào sâu vào các menu trợ giúp đáng kinh

Những siêu bí mật trong các phần mềm

Từ những tùy chọn vô danh đến những shortcut bí truyền và các add-on mang tính bí mật nhà nghề, đây là 55 viên đá quý bí mật sẽ giúp bạn làm chủ các chương trình sử dụng hàng ngày

Các ứng dụng mà bạn sử dụng thường xuyên như trình duyệt web, các công

cụ doanh nghiệp, bộ quản lý media, Windows và các phụ kiện đi kèm của

nó, tất cả đều mạnh hơn những gì bạn hình dung Chúng được load bằng các tính năng không được công khai nhưng có tác dụng làm cho PC dễ dàng sử dụng hơn, chúng đáp trả các shortcut bàn phím siêu nhanh mà bạn có thể chưa từng nghe đến, và hỗ trợ các add-on và plug-in có thể giảm bớt đi cho bạn nhiều phút hoặc thậm chí hàng giờ đối với các công việc lặt vặt trên máy tính hàng ngày

Tuy nhiên để tìm ra các shortcut và các tính năng được ít người biết đến này cần phải nghiên cứu một cách chi tiết vào các hướng dẫn sử dụng hoặc đào sâu vào các menu trợ giúp đáng kinh sợ, nhiều mẹo trong số các mẹo hữu dụng nhất là những thứ mà bạn có lẽ chưa bao giờ nghĩ sẽ thấy chúng ngay

từ cái nhìn đầu tiên Tuy nhiên, bạn không phải tự mình thực hiện việc tìm kiếm – chúng tôi sẽ thực hiện nó cho bạn Hãy đọc những mách nước về các

bí mật của phần mềm này

Các mẹo cho Windows

Dù hệ thống của bạn có nhanh thế nào đi chăng nữa thì shortcut của

Windows cũng vẫn cho phép nó nâng được hiệu quả cho những công việc có tính lặp đi lặp lại Các mẹo này sẽ làm cho các ứng dụng của bạn khởi chạy nhanh hơn, các file của bạn trở nên dễ dàng tìm kiếm hơn

Làm việc với phím Windows

Xem nhanh chi tiết kỹ thuật hệ thống: Nhấn Windows-Pause bạn sẽ thấy

xuất hiện cửa sổ System Info Shortcut bàn phím này có đặc biệt hữu dụng cho việc khắc phục sự cố máy tính và cũng là một cách nhanh chóng để có thể biết được các chi tiết kỹ thuật hệ thống

Khởi chạy các ứng dụng taskbar: Đặt tất cả các ứng dụng được sử dụng

thường xuyên của bạn vào taskbar, bạn sẽ giảm bớt được khá nhiều việc phải

sử dụng chuột Nhấn Windows cộng với bất kỳ phím số nào sẽ khởi chạy

chương trình trong khe taskbar tương ứng (Windows-1 sẽ mở Windows

Explorer (giả dụ Windows Explorer hiện đang được đặt bên cạnh nút Start),

Windows-2 sẽ mở ứng dụng được đặt bên phải Explorer, )

Chuyển màn hình hiển thị: Để chuyển chế độ hiển thị ngay lập tức khi bạn

cắm vào một projector hoặc gắn thêm vào laptop một màn hình hiển thị

ngoài, nhấn Windows-P

Chạy các ứng dụng từ bất cứ đâu: Bạn có thể khởi chạy các ứng dụng và

thiết lập các tham số từ bàn phím mà không cần phải tốn kém thời gian vào

menu Start để tìm ra được thứ mình cần sử dụng Nhấn Windows-R để làm

xuất hiện hộp thoại Run

Fix một số vấn đề nhỏ

Không mất công việc khi thực hiện nâng cấp tự động: Windows Update

thường bắt máy tính của bạn phải khởi động lại sau khi nó kết thúc việc cập nhật một số bản vá lỗi cho hệ điều hành – nếu trong lúc này bạn đang ở xa bàn làm việc và đang mở một tài liệu chưa được lưu, khi đó bạn rất dễ mất

công việc của mình Để tránh tình trạng này, mở Windows Update trong Control Panel, kích Change settings, trong menu sổ xuống chọn Download updates but let me choose whether to install them

Thay đổi thư mục mặc định của Windows Explorer: Mệt mỏi với việc

phải kích xuyên qua Windows Explorer để tìm ra một thư mục nào đó được

sử dụng thường xuyên? Bạn có thể tiết kiệm cho mình khá nhiều thời gian

và kích chuột trong trường hợp như vậy bằng cách đặt cho Windows

Explorer mở thư mục ưa thích của bạn một cách mặc định Kích phải vào

biểu tượng Explorer trong taskbar, sau đó kích phải vào Windows Explorer

và chọn Properties Trong trường Target, thêm vào một dấu cách và đường

dẫn file ở cuối phần ‘%windir%\explorer.exe', đường dẫn (dài hơn) mới trông sẽ giống như ‘%windir%\explorer.exe

C:\Users\yourusername\yourfolder'

Chọn một thiết lập cho các khung nhìn: Windows sẽ nhớ và trung thành

với các thiết lập View của bạn cho mỗi thư mục riêng lẻ - một mức thể hiện lòng trung thành có thể sẽ làm bực mình nếu bạn chỉ muốn có một kiểu

khung nhìn nhất định Mở một thư mục nào đó, kích tab Organize, và chọn Folder and search options Chọn tab View và kích nút Apply to folders ở

phía trên Bạn sẽ có một thư mục mặc định mới!

Vô hiệu hóa chuột touchpad khi bạn đánh văn bản: Nếu chuột touchpad

của bạn được thiết lập phát hiện chuyển động chạm như kích chuột, nó có thể đưa con trỏ của bạn đến các vị trí nào trên màn hình bất cứ khi nào cổ tay của bạn vô tình chạm phải touchpad Hãy sử dụng Touchfreeze, một tiện ích miễn phí có thể tự động vô hiệu hóa touchpad khi bạn đang đánh văn bản, với nó, bạn sẽ không phải phân vân về đoạn văn bản mà bạn vừa đánh kết thúc ở đâu

Sử dụng thư mục Library cục bộ: Libraries của Windows 7 cung cấp một

cách thức dễ dàng cho việc tổ chức và truy cập các file, tuy nhiên chúng sẽ hữu dụng hơn khi được sử dụng cùng với Win7 Library Tool, cho phép bạn add thêm nhiều thư mục không được đánh chỉ số vào thư viện của bạn

Remove thẻ nhớ một cách an toàn mà không phải đợi: Bạn có thể sử

dụng biểu tượng Safely Remove Hardware trong khay hệ thống trước khi remove thẻ nhớ - tuy nhiên với cách thức này bạn phải đợi một thời gian để Safely Remove Hardware thực hiện công việc của nó Mục đích của việc remove an toàn là bảo đảm rằng Windows không ghi bất cứ thứ gì vào thẻ

mà bạn không biết; nếu hệ điều hành biết thực hiện điều đó, bạn có thể rút thẻ nhớ bất cứ khi nào muốn mà không xảy ra hiện tượng lỗi dữ liệu Để điều chỉnh các thiết lập, trước tiên bạn phải kích phải vào thẻ nhớ trong

Windows Explorer, chọn Properties, kích tab Hardware, chọn bộ đọc thẻ nhớ và chọn Properties; sau đó kích tab Policies (bạn có thể phải kích nút

‘Change settings' trước khi các chính sách xuất hiện), và chọn Optimize for quick removal Vì vậy, bạn sẽ không cần đến Safely Remove Hardware

Các kỹ thuật Taskbar

Khôi phục thanh bar khởi chạy nhanh (Quick Launch): Windows 7 đã

bổ sung thêm nhiều tính năng gọn nhẹ cho taskbar, nhưng trong quá trình nó

đã thoát khỏi thanh bar khởi chạy nhanh, Quick Launch May mắn ở đây là bạn có thể đưa Quick Launch trở lại khá dễ dàng Kích phải vào taskbar và

hủy chọn Lock the taskbar; sau đó kích phải vào taskbar lần nữa và chọn New toolbar Đánh %appdata%\Microsoft\Internet Explorer\Quick Launch

vào đường dẫn file, sau đó kích nút mũi tên phía bên phải để điều hướng đến thư mục đó Quick Launch sẽ được đưa trở lại ngay lập tức

Xóa sạch khay hệ thống: Khay hệ thống có thể gồm có rất nhiều biểu tượng

mà bạn hiếm khi sử dụng Thay vì kích vào mũi tên để mở rộng khay hệ thống mỗi lần bạn cần truy cập vào nội dung bên trong của nó, bạn chỉ cần kéo các biểu tượng thường xuyên sử dụng từ khay mở rộng vào vùng khay được tối giản hóa trên taskbar Bằng cách này, bạn có thể kích chúng ngay lập tức thay vì phải mở khay và tìm đến biểu tượng mình cần kích

Kéo và thả các ứng dụng vào taskbar: Hành vi của biểu tượng taskbar phụ

thuộc vào các phím phụ trợ nào bạn ấn và giữ khi kích nó Nhấn và giữ phím Shift trong khi kích vào một biểu tượng ứng dụng nào đó sẽ mở một instance

mới cho ứng dụng Nhấn và giữ Ctrl-Shift trong khi kích biểu tượng của

ứng dụng sẽ mở chương trình với tư cách quản trị viên Kéo một file từ desktop của bạn (hoặc từ một cửa sổ đang mở) qua một biểu tượng của ứng dụng trên taskbar có thể gim biểu tượng vào danh sách ứng dụng, hoặc nhấn

giữ Ctrl để mở file với chương trình đó

Microsoft Office

Khi làm việc với Office đôi khi bạn có thể gặp những tình huống phải lặp đi lặp lại một cách không đáng có, tuy nhiên đó chỉ là những gì bạn còn chưa biết hết về ứng dụng văn phòng này Office có chia sẻ các bí mật còn ẩn dấu của nó, các bí mật này có thể giúp ích cho công việc hàng ngày của bạn

Làm việc với Word

Chuyển đổi các file PDF: PDF to Word là một dịch vụ web tương đối ngọn nhẹ có thể chuyển đổi các file PDF sang định dạng Word để bạn có thể

chỉnh sửa chúng Một cách làm khác là bạn có thể download Nitro PDF

Reader, một ứng dụng cũng được cung cấp từ cùng công ty và cũng có các chức năng tương tự như vậy

Sử dụng macro: Nếu bạn tốn một lượng thời gian khá đáng kể cho Word,

hãy xem xét đến việc sử dụng chức năng Macro đi kèm để ghi và tự động

hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại Đầu tiên, kích hoạt tab Developer (trong Office 2007): kích nút Office ở góc trái phía trên, chọn Word Options, và tích tab Show Developer trong Ribbon Sau đó chuyển sang tab Developer

trong tài liệu, bạn có thể ghi lại các macro của chính mình (toàn cục cũng như cho một tài liệu cụ thể) và gán chúng với một số phím nào đó hoặc nút toolbar

Điều hướng với các thumbnail: Việc phải kéo thanh cuộn trong các tài liệu

Word dài có thể là một hành động mất thời gian Kích tab View và tích vào

hộp chọn Thumbnails để bổ sung thêm một thanh bar vào bên trái cửa sổ mà

bạn có thể sử dụng để chọn dễ dàng vào trang mình cần

Bóc định dạng văn bản: Bạn đã bao giờ muốn copy và paste một khối văn

bản mà không cần mang theo cả định dạng gốc của nó sang tài liệu mới chưa? Để thực hiện điều này, đầu tiên bạn hãy copy đoạn văn bản cần thiết

(bằng cách nhấn Ctrl-C); sau đó mở menu Edit (hoặc kích vào menu sổ xuống ở bên dưới biểu tượng Paste trên ribbon của Word 2007), chọn Paste special, và chọn Unformatted Text Phương pháp này tỏ ra hoàn hảo với việc remove các siêu liên kết khi bạn thực hiện copy từ các nội dung trên web

Office mang phong cách riêng

Đưa các menu trở lại: Nếu bạn vẫn không quen với các hệ thống ribbon

trong Office 2007 khi mà sản phẩm này đã xuất hiện được ba năm, hãy tìm cách để biến nó trở lại với giao diện menu trước kia UBitMenu là một

add-on Office của một hãng thứ ba có thể khôi phục các thiết lập menu cũ Thêm vào đó, add-on này còn được cung cấp một cách miễn phí cho sử dụng cá nhân

Bảo mật các tài liệu văn bản: Bạn có thể làm cho các tài liệu Word hoặc

Excel trở nên an toàn hơn bằng cách lưu nó kèm một mật khẩu (nếu thích, bạn có thể chỉ định các mật khẩu khác nhau để một số người có thể chỉnh

sửa tài liệu trong khi những người khác chỉ có thể đọc nó) Chọn Save As, kích menu sổ xuống Tools, và chọn General Options (Security Options trong

các phiên bản Office cũ trước đây)

Tìm email đã mất: Mặc định, trong mục tìm kiếm All Items của nó,

Outlook 2007 không thực hiện tìm kiếm các thư đã được chuyển sang thư mục Deleted Items Nếu bạn đang tìm kiếm một thư nào đó bị mất mà nghĩ

rằng nó có thể do bị xóa vô tình, hãy chọn Tools, Options, Preferences, và kích Search Options Tích vào hộp kiểm nằm bên dưới ‘Deleted Items' có nhãn Include messages from the Deleted Items

Loại trừ các thông báo: Bạn đã bao giờ cảm thấy các thông báo email xuất

hiện liên tục là một trở ngại đối với phiên làm việc của mình? Để vô hiệu hóa các âm thanh thông báo của Outlook và các thông báo khay hệ thống,

bạn hãy vào Tools, Options, Preferences, E-mail Options, sau đó kích

Advanced E-mail Options Hủy chọn tất cả các tùy chọn hiển thị bên dưới

‘When new items arrive in My Inbox'

Chèn một worksheet mới trong trang bảng tính của Excel: Để mở một

worksheet mới trong trang bảng tính của Excel đang tồn tại mà không phải

truy cập vào các menu, bạn chỉ cần nhấn Shift-F11

Các mẹo với trình duyệt web và kịch bản

Giống như chiếc bút bi và chiếc đồng hồ laze mà James Bond thấy khá hữu ích trong GoldenEye, trình duyệt của bạn có thể thực hiện hơn những gì bạn nhìn thấy bề ngoài Dù bạn có sử dụng Firefox hay Internet Explorer đi chăng nữa thì bạn vẫn có rất nhiều add-on tuyệt vời giúp cho bạn có thể tùy chỉnh và kiểm soát trải nghiệm duyệt web của mình

Sử dụng những mẹo trong phần này, bạn sẽ không phải chờ đợi các ý kiến gợi ý trên các forum, tốn thời gian vào việc bóc tách các định dạng không mong muốn ra khỏi khối văn bản được copy và paste của mình, Bên cạnh việc dễ dàng hơn với bộ xử lý của mình, còn có rất nhiều add-on khá hữu dụng và miễn phí khác được cung cấp cho bạn, hãy load và sử dụng chúng

để thấy được lợi ích của các add-on này như thế nào

Lưu ý rằng nhiều add-on trình duyệt web tốt nhất trích dẫn trong bài này đều dành cho người dùng và được viết bởi Greasemonkey, một add-on Firefox cho phép bạn viết các plug-in bằng kịch bản JavaScript để thay đổi cách bạn

sử dụng các website ưa thích của mình Hầu hết các kịch bản đều có trên site

Userscripts.org Nếu bạn không sử dụng Firefox, hãy tìm hiểu thêm các kịch bản Greasemonkey cho IE, Chrome, và Safari ở đâu đó

Với các fan của Firefox

Làm cho Gmail trở nên tốt hơn: Hãy sử dụng Better Gmail 2, một bộ kịch

bản và add-on được thiết kế để fix một số vấn đề bực mình xuất hiện với

Gmail Với Better Gmail 2, bạn sẽ thấy thông báo email nổi nên khi đưa chuột qua nó, số email chưa đọc trong cửa sổ Gmail sẽ xuất hiện trước và các đính kèm sẽ xuất hiện từ khung nhìn danh sách, thêm vào đó là nhiều cải thiện hữu dụng khác

Không bị mất các post trên các forum: Sử dụng add-on Lazarus Firefox để

lưu bất cứ thứ gì bạn đánh vào các form, dự phòng trường hợp máy tính của bạn bị trục trặc tại thời điểm không thích hợp

Loại bỏ các liên kết: Copy Plain Text là một add-on cho Firefox khá thuận

tiện khác Nó sẽ giúp bạn bóc tách tất cả các định dạng không được dự định

ra khỏi văn bản mà bạn muốn copy và paste

Các mẹo chung cho tất cả các trình duyệt

Tiết kiệm được 8 phím cần nhập khi gõ vào URL: Bạn sẽ không cần phải

đánh "www." hoặc ".com" trong hầu hết các URL mà thay vào đó chỉ cần đánh phần duy nhất của tên miền mà bạn muốn truy cập, ví dụ quantrimang,

vào thanh bar điều hướng của trình duyệt và nhấn Ctrl-Enter Khi đó trình

duyệt của bạn sẽ tự động điền thêm phần "www." và ".com" vào địa chỉ URL của bạn

Kích nút chuột giữa để mở một liên kết trong một cửa sổ mới Kích giữa

một liên kết (có nghĩa bạn dùng nút bánh xe chuột để kích vào một liên kết nào đó) sẽ giúp bạn mở liên kết trong một tab mới Kích giữa vào một thư mục có chứa nhiều bookmark sẽ làm cho tất cả chúng được mở ra trong các tab mới

Cải thiện sự thân thiện khi in các site: Hầu hết các website, phiên bản thân

thiện cho việc in nội dung tỏ ra khá tệ Hãy truy cập PrintWhatYouLike.com

và chọn ra chính xác các thành phần trang nào bạn muốn giữ trong một copy cứng của mình

Các add-on phải có

Capture toàn trang màn hình: Bạn có bao giờ cần muốn chụp toàn bộ một

trang web? Ba tiện ích được thiết kế cho các tùy duyệt dưới đây: Screengrab cho Firefox, IE Screenshot, và Talon cho Google Chrome là bộ hoàn hảo cho nhiệm vụ này

IE trong một tab: Thậm chí không sử dụng Internet Explorer, bạn cũng nên

có một bản copy những thứ có ích để đề phòng cho các tình huống đặc biệt Cho ví dụ như bạn có thể muốn thấy site của mình làm việc như thế nào

trong IE, hoặc một site mà bạn sử dụng có thể không hỗ trợ các trình duyệt khác Để thuận lợi nhất, IE Tab for Firefox và IE Tab for Chrome cho phép bạn giữ trình duyệt của Microsoft trong một tab riêng mà không phải mở nhiều trình duyệt cùng lúc

Trở lại bookmark cũ: Nếu bạn không quen với cách sử dụng bookmark

mới vì việc đồng bộ các tập bookmark khác nhau có quá nhiều phức tạp, hãy cài đặt và sử dụng Xmarks Add-on này sẽ cho phép bạn đồng bộ bookmark giữa các máy tính khác nhau và các trình duyệt khác nhau một cách đơn gián

Thẩm định sự xác thực của site: Internet có thể là một địa điểm nguy

hiểm, tuy nhiên add-on trình duyệt Web of Trust sẽ làm cho bạn biết được các site nào là an toàn, site nào chưa thực sự tin cậy cũng như các chính sách riêng tư và an toàn cho trẻ nhỏ

Chrome và các ứng dụng của Google

Cập nhật kịp thời Gmail: Bạn có phải là người không thích Gmail, thấy

thiếu đi cách mà Outlook đã sử dụng để thông báo cho bạn các thư mới? Google Mail Checker Plus sẽ rung chuông khi bạn nhận các thư mới, cho phép bạn xem chủ đề và mở cửa sổ thư mới khi kích vào liên kết mailto:

Kiểm tra Google Calendar: Nếu bạn thường xuyên cần quan sát qua

Google Calendar của mình, hãy sử dụng DayHiker Add-on này cho phép bạn có khả năng truy cập nó mà không cần mở tab mới hoặc rời khỏi trang hiện hành

Thực hiện tìm kiếm tức thì trên YouTube: Không cần phải đánh

www.youtube.com nữa mà thay vào đó bạn có thể sử dụng Fast YouTube Search để thực hiện tìm kiếm nhanh các đoạn video trên YouTube từ cửa sổ trình duyệt của mình

Dễ dàng add các RSS feeds vào Google Reader: Nếu sử dụng Google

Reader để lần theo các RSS feeds của mình thì bạn sẽ đánh giá cao

Extension RSS Subscription, đây là một Extension sẽ hiển thị biểu tượng RSS trong thanh bar địa chỉ ở bất cứ nơi nào bạn đang truy cập mà trong đó

có RSS feed Chỉ cần kích vào biểu tượng, bạn có thể thêm feed vào danh sách đăng ký của mình một cách dễ dàng

Quản lý media

Phim, ảnh, nhạc, podcast, máy tính của bạn có thể ngốn ít không gian trong nhà hơn so với các album ảnh và bộ sưu tập DVD, tuy nhiên cách thức này lại không bảo đảm các nội dung của nó không bị lộn xộn Với nhiều