TÌM HIỂU VỀ CÁC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, NGHI THỨC NHÀ NƯỚC, KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHÀN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG

MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 2 CHƯƠNG 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 2 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Công Thương 3 1.1.1 Chức năng 3 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn. 3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Công nghiệp địa phương. 4 1.2.1 Vị trí và chức năng 4 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cục công nghiệp địa phương 7 1.3 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Cục Công nghiệp Địa phương 8 1.3.1 Chức năng của Văn phòng Cục. 8 1.3.2 nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.3.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 10 CHƯƠNG 2.TÌM HIỂU VỀ CÁC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, NGHI THỨC NHÀ NƯỚC, KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHÀN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 12 2.1. Cơ sở pháp lý 12 2.2. Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Cục Công nghiệp địa phương 12 2.2.1. Thẩm quyền ban hành văn bản 12 2.2.2. Quy trình soạn thảo văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bả. 12 2.2.2.1. Chuẩn bị: 13 2.2.2.2 Xây dựng bản thảo: 13 2.2.2.3. Duyệt bản thảo 13 2.2.2.4. Nhân bản văn bản: 13 2.2.2.5. Hoàn thiện văn bản để ban hành 14 2.2.3 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 14 2.3. Tìm hiểu quy trình quản lý văn bản đi của Cục Công nghiệp địa phương 18 2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng văn bản 18 2.3.2. Đăng ký văn bản 18 2.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 18 2.3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 19 2.3.5. Lưu văn bản đi 20 2.4. Tìm hiểu quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 21 2.4.1. Tiếp nhận văn bản đến 21 2.4.2. Đăng ký văn bản đến 21 2.4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 22 2.4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 22 2.5. Tìm hiểu công tác quản lý và sử dụng con dấu của Cục Công nghiệp địa phương 23 2.5.1. Các loại dấu cơ quan 23 2.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 23 2.5.3. Bảo quản con dấu 24 2.6. Tìm hiểu lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của 25 2.6.1. Hệ thống các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Cục Công nghiệp địa phương 25 2.6.2.Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 26 2.6.3. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26 2.7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp của Cục Công nghiệp địa phương 27 2.7.1. Các quy định hiện hành của về nghi thức nhà nước và giao tiếp trong công sở Cục Công nghiệp địa phương 28 2.6.2 Kỹ năng giao tiếp 30 2.8. Tìm hiểu trang thiết bị Văn phòng, có phần mềm ứng dụng trong công tác Văn phòng Cục Công nghiệp Địa phương. 30 2.8.1Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động Văn phòng 30 2.8.2 Quản lí và sử dụng các thiết bị văn phòng 32 2.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 33 C. KẾT LUẬN 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 2

CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 2

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Công Thương 3

1.1.1 Chức năng 3

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 3

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Công nghiệp địa phương 4

1.2.1 Vị trí và chức năng 4

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4

1.2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cục công nghiệp địa phương 7

1.3 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Cục Công nghiệp Địa phương 8

1.3.1 Chức năng của Văn phòng Cục 8

1.3.2 nhiệm vụ, quyền hạn 8

1.3.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng 10

CHƯƠNG 2 TÌM HIỂU VỀ CÁC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, NGHI THỨC NHÀ NƯỚC, KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHÀN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 12

2.1 Cơ sở pháp lý 12

2.2 Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Cục Công nghiệp địa phương 12

2.2.1 Thẩm quyền ban hành văn bản 12

2.2.2 Quy trình soạn thảo văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bả 12 2.2.2.1 Chuẩn bị: 13

2.2.2.2 Xây dựng bản thảo: 13

2.2.2.3 Duyệt bản thảo 13

2.2.2.4 Nhân bản văn bản: 13

2.2.2.5 Hoàn thiện văn bản để ban hành 14

2.2.3 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 14

2.3 Tìm hiểu quy trình quản lý văn bản đi của Cục Công nghiệp địa phương 18

2.3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng văn bản18 2.3.2 Đăng ký văn bản 18

2.3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 18

2.3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 19

2.3.5 Lưu văn bản đi 20

2.4 Tìm hiểu quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 21

2.4.1 Tiếp nhận văn bản đến 21

2.4.2 Đăng ký văn bản đến 21

2.4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 22

2.4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 22

2.5 Tìm hiểu công tác quản lý và sử dụng con dấu của Cục Công nghiệp địa phương 23

2.5.1 Các loại dấu cơ quan 23

2.5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 23

2.5.3 Bảo quản con dấu 24

2.6 Tìm hiểu lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của .25 2.6.1 Hệ thống các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Cục Công nghiệp địa phương 25

2.6.2.Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 26

2.6.3 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26

2.7 Tìm hiểu về nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp của Cục Công nghiệp địa phương 27

2.7.1 Các quy định hiện hành của về nghi thức nhà nước và giao tiếp trong công sở Cục Công nghiệp địa phương 28

2.6.2 Kỹ năng giao tiếp 30

2.8 Tìm hiểu trang thiết bị Văn phòng, có phần mềm ứng dụng trong công tác Văn phòng Cục Công nghiệp Địa phương 30

2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động Văn phòng 30

2.8.2 Quản lí và sử dụng các thiết bị văn phòng 32

2.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 33

C KẾT LUẬN 36

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 PHỤ LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU

Công tác Quản trị Văn phòng luôn là một lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặcbiệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước nói chung vàquân đội nói riêng Dù ở bất cứ thời kỳ nào, thì đây vẫn là những công tác khôngthể thiếu, vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm

vụ của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức

Học đi đôi với thực hành, đó là phương châm không bao giờ thay đổi, dovậy kiến tập chiếm một vị trí rất quan trọng trong sự nghiệp đào tạo của cáctrường đại học nói chung và Trường Đại Học Nội Vụ Việc kiến tập giúp chosinh viên tiếp cận được với thực tế, từ đó vận dụng những kiến thức đã học vàothực tiễn và cũng là bước giúp cho học viên hoàn thiện vững chắc về nghiệp vụcủa mình

Trong quá trình kiến tập tại Cục Công nghiệp địa phương gần 1 tháng (từngày 1/6 đến ngày 22/6) tôi càng nhận thấy rõ hơn vai trò sâu sắc của văn phòngtrong tổ chức nói chung cũng như văn phòng của từng đơn vị nói riêng Đồngthời tôi nhận thấy được sự quan trọng trong xây dựng và phát triển văn phòng sẽphát huy được vị trí, vai trò trong việc tham mưu giúp việc cho lãnh, bảo đảmthực hiện tốt công tác quản trị hậu cần cho hoạt động của cơ quan

Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội nó chung

và khoa Quản trị văn phòng nói riêng đã tạo điều kiện cho tôi được đi kiến tập

và được học hỏi những kiến thức thực tế mà tôi đã được học tại trường Đồngthời tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Cục Công Nghiệp địa phương nóichung và Văn phòng Cục nói riêng Trong thời gian kiến tập mặc dù còn nhiềuthiếu sót trong công việc nhưng tôi đã được các cán bộ tại phòng tận tình hướngdẫn và chỉ bảo nên tôi đã làm tốt công việc được giao, nhờ đó tôi đã tích lũyđược rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

B PHẦN NỘI DUNGCHƯƠNG 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC

CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG

KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG

Cục công nghiệp địa phương có địa chỉ 25 Ngô Quyền - Hoàn Kiếm - HàNội, được thành lập tháng 7 năm 2003, theo cơ cấu tổ chức của Chính phủnhiệm kỳ khóa XII, sau khi tái thành lập Bộ Công Thương, Bộ trưởng Bộ CôngThương đã ban hành Quyết định số 0799/QĐ-BCT ngày 30/01/2008 quy địnhchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Công nghiệp Địaphương, theo đó cục Công nghiệp Địa phương là cơ quan trực thuộc Bộ CôngThương

Sau hơn 10 năm thành lập và hoạt động (4/7/2003-4/7/2013) cục đã Vớiphương châm “Bắc cầu đi tới thành công”, Cục Công nghiệp Địa phương đã làmtốt nhiệm vụ cầu nối giữa Bộ Công Thương với các địa phương về nhiệm vụ đẩymạnh phát triển công nghiệp nông thôn

Qua gần 10 năm triển khai, kinh phí để triển khai hoạt động khuyến côngngày càng tăng: Năm 2005 tổng kinh phí khuyến công (quốc gia và địa phương)mới chỉ đạt được là 34,056 tỷ đồng, đến năm 2013 tổng kinh phí là 228,84 tỷđồng, tăng 6,72 lần so với năm 2005 Tổng kinh phí khuyến công quốc gia vàđịa phương cả giai đoạn (2005-2013) là 1.155,8 tỷ đồng

Các Trang thông tin điện tử của Cục đã được nâng cấp và hoạt động có tácdụng tích cực, bản tin Khuyến công của Cục được xuất bản thường xuyên với sốlượng 1100cuốn/số/tháng đã nhận được hiệu ứng tích cực từ độc giả Phối hợptốt với các cơ quan thông tấn báo chí trong và ngoài Bộ thực hiện cung cấpthông tin, đăng tải các tin, bài liên quan đến các lĩnh vực phát triển công nghiệp-tiểu thủ công nghiệp, hoạt động khuyến công, quản lý điểm

Vào ngày 13/10/2015, Bộ Công Thương đã tổ chức lễ công bố quyết định

bổ nhiệm ông Ngô Quang Trung - Phó Cục trưởng Cục Công nghiệp địa phươnggiữ chức Cục trưởng Cục Công nghiệp địa phương Thứ trưởng Hoàng Quốc

Vượng đã tới dự và trao quyết định bổ nhiệm.

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Công Thương

Nghị định số 95/2012/NĐ-CP quy định về chức năng nhiệm vụ quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương

1.1.1 Chức năng

Bộ Công Thương là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lýnhà nước về công nghiệp và thương mại, bao gồm các ngành và lĩnh vực: cơ khí,luyện kim, điện, năng lượng mới, năng lượng tái tạo, dầu khí, hóa chất, vật liệu

nổ công nghiệp, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm và công nghiệpchế biến khác, thương mại và thị trường trong nước, xuất nhập khẩu, phát triểnthị trường ngoài nước, quản lý thị trường, xúc tiến thương mại, thương mại điện

tử, dịch vụ thương mại, hội nhập kinh tế quốc tế, áp dụng các biện pháp tự vệ,chống bán phá giá, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, quản lý nhà nước các dịch

vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.

Bộ Công Thương thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghịđịnh số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy địnhchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ vàmột số nhiệm vụ, quyền hạn như sau:

● Trình Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh, các dự thảo nghị quyết, nghị

định, cơ chế, chính sách, dự án, đề án, văn bản quy phạm pháp luật khác về các

ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo phân công củaChính phủ, Thủ tướng Chính phủ

● Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và tổ chức thực hiệnchiến lược, quy hoạch phát triển tổng thể, chiến lược, quy hoạch ngành và lĩnhvực

● Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển các ngành, lĩnhvực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ, các dự án đầu tư theo phân cấp và

ủy quyền của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

● Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác về quản lý nhà

nước đối với ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý.

● Xây dựng tiêu chuẩn quốc gia, ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia,

định mức kinh tế - kỹ thuật trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhànước của Bộ

● Cấp, điều chỉnh, thu hồi, gia hạn giấy phép, giấy kinh doanh có điều kiệnthuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật

● Xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, lộ trìnhphát triển khoa học công nghệ ngành Công Thương, tổ chức thực hiện các hoạtđộng nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ về các lĩnhvực thuộc phạm

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Công nghiệp địa phương.

(Theo Quyết định số 999/QĐ-BCT ngày 19 tháng 02 năm 2013 của Bộtrưởng Bộ Công Thương Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của Cục Công nghiệp địa phương)

1.2.1 Vị trí và chức năng

Cục Công nghiệp địa phương là tổ chức của Bộ Công Thương, giúp Bộtrưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về:Công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp, khuyến công, cụm công nghiệp, doanhnghiệp công nghiệp nhỏ và vừa tại các địa phương trong cả nước, thực hiện hoạtđộng dịch vụ công thuộc lĩnh vực, phạm vi quản lý của Cục

Cục Công nghiệp địa phương có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tạiKho bạc nhà nước, có con dấu để hoạt động và giao dịch theo quy định của phápluật Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh: AGENCY FOR REGIONALINDUSTRY DEVELOPMENT, viết tắt là: ARID

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Xây dựng và ban hành các văn bản

- Xây dựng và trình Bộ trưởng phê duyệt, ban hành hoặc đề nghị cơ quannhà nước có thẩm quyền ban hành chiến lược, cơ chế, chính sách, quy hoạch, kếhoạch, các chương trình, dự án, đề án, tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật và

các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục

- Ban hành các văn bản cá biệt, văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ

về chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục

- Tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, các chương trình, dự án, đề án, tiêuchuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật thuộc phạm vi quản lý của Cục

Về công nghiệp địa phương

- Chủ trì xây dựng và trình Bộ trưởng ban hành hoặc để Bộ trưởng trình cơquan nhà nước có thầm quyền ban hành cơ chế, chính sách phát triển côngnghiệp - tiểu thủ công nghiệp ở địa phương và vùng lãnh thổ, hướng dẫn, kiểmtra việc thực hiện

- Chủ trì tổng hợp, trình Bộ trưởng phê duyệt hoặc đề nghị cơ quan nhànước có thẩm quyền phê duyệt quy hoạch, chương trình, đề án, dự án đầu tưphát triển công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp ở địa phương

- Tổng hợp kế hoạch, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch phát triển côngnghiệp- tiểu thủ công nghiệp trên các địa bàn

- Đầu mối giúp Bộ trưởng trong các Ban Chỉ đạo phát triển các vùng kinh

tế trọng điểm, Ban Chỉ đạo Tây Bắc, Ban Chỉ đạo Tây Nguyên và Ban Chỉ đạoTây Nam Bộ

Về khuyến công

- Giúp Bộ trưởng thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về hoạt độngkhuyến công theo Quy định tại Nghị định số 45/2012/NĐ-CP ngày 21 tháng 5năn 2012 của Chính phủ về khuyến công và các qui định khác có liên quan củapháp luật

- Chủ trì xây dựng chương trình khuyến công quốc gia từng giai đoạn trình

Bộ trưởng đề nghị Thủ tướng Chính phủ phê duyệt

- Chủ trì xây dựng đề án, kế hoạch và dự toán kinh phí khuyến công quốcgia hàng năm trình Bộ trưởng phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện

Về công nghiệp

- Giúp Bộ trưởng thực hiện công tác quản lý nhà nước về cụm công nghiệp

theo quy định tại Quyết định sô 105/2009/QĐ-TTg ngày 19 tháng 8 năm 2009của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế quản lý cụm công nghiệp và cácquy định khác có liên quan của pháp luật.

- Xây dựng danh mục các dự án để kêu gọi đầu tư và tổ chức thực hiện cácchương trình xúc tiến đầu tư vào các cụm công nghiệp địa phương

- Thẩm định, tổng hợp nhu cầu hỗ trợ vốn đầu tư hạ tầng cụm công nghiệp

và đề nghị các cơ quan có thẩm quyền cân đối, bố trí vốn từ nguồn ngân sáchnhà nước

- Đầu mối phối hợp, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình quyhoạch, đầu tư xây dựng hạ tầng và hoạt động của các cụm công nghiệp trên cảnước

Về phát triển doanh nghiệp công nghiệp nhỏ và vừa:

- Chủ trì xây dựng trình Bộ trưởng ban hành hoặc đề nghị cơ quan có thẩmquyền ban hành các chương trình, đề án, kế hoạch, cơ chế, chính sách, dự án, đề

án, văn bản quy phạm pháp luật về phát triển doanh nghiệp công nghiệp nhỏ vàvừa, hợp tác xã công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp

- Xây dựng kế hoạch xúc tiến, hỗ trợ phát triển các doanh nghiệp côngnghiệp nhỏ và vừa

- Phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan để cung cấp thông tin về xúctiến, hỗ trợ phát triển các doanh nghiệp công nghiệp nhỏ và vừa và hợp tác xãcông nghiệp- tiểu thủ công nghiệp

1.2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cục công nghiệp địa phương

- Lãnh đạo Cục: Cục Công nghiệp địa phương có Cục trưởng và 5 Phó Cụctrưởng

Cục trưởng là ông Ngô Quang Trung, người đứng đầu điều hành mọi côngviệc của Cục, chịu trách nhiệm và thực hiện quyền nhiệm vụ của mình trước Bộ

đ) Phòng Thông tin và Truyền thông

e) phòng công nghiệp hỗ trợ và hội nhập

f) Phòng Quản lý cụm công nghiệp

g) Văn phòng Đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh

- Các đơn vị sự nghiệp:Trung tâm Khuyến công và Tư vấn phát triển công nghiệp 1

1.3 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Cục Công nghiệp Địa phương

(Căn cứ quyết định số 72/QĐ-CNĐP ngày 01 tháng 11 năm 2013 quy định

về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn Phòng Cục)

1.3.1 Chức năng của Văn phòng Cục.

Là đơn vị chủ yếu giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo Cục, có nhungxc chứcnăng tham mưu điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Cục theo chương trìnhlàm việc của lãnh đạo Cục và kế hoạch công tác của Cục Thực hiện các nhiệm

vụ về: Công tác hành chính văn thư, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính lễ tân,hoạt động đối ngoại, quản lý, đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản trang thiết bị,phương tiện điều kiện làm việc của Cơ quan cục

Tham mưu, giúp Cục trưởng thực hiện các nhiệm vụ về: Tổ chức bộ máy,biên chế, công tác cán bộ, đào tạo bồi dưỡng cán bộ và thực hiện các chế độ,chính sách đối với cán bộ công chức viên chức thuộc phạm vi quản lí của Cục

1.3.2 nhiệm vụ, quyền hạn

- Văn phòng giúp Lãnh đạo Cục theo dõi đôn đốc các đơn vị thuộc cục triểnkhai thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác được giao và theo sự

chỉ đạo của lãnh đạo Bộ.

- Xây dựng hành trình làm việc hàng tuần của Lãnh đạo Cục, đầu mối tổnghợp xây dựng báo cáo tình hình thực hiện chương trình công tác tuần, tháng, quýnăm

- Tiếp nhận thực hiện và hướng dẫn công tác văn thư của cơ quan Cục vàđơn vị thuộc Cục theo quy định hiện hành về: tiếp nhận, cập nhật lưu trữ thôngtin, quản lý, chuyển giao, luân chuyển công văn tài liệu đi đến, quán lí hồ sơ sửdụng con dấu

- Thực hiện công tác tham mưu hố trợ các công việc cho lãnh đạo,giúp xâydựng nội quy, quy chế, quy định phục vụ công tác quản lí và điều hành, phổ biến

tổ chức đôn đốc thực hiện và kiểm tra, giám sát đánh giá việc chấp hành thựchiện

- Chủ trì xây dựng soạn thảo các văn bản pháp quy pháp luật liên quan đếnlĩnh vực, phạm vi quản lý, góp ý kiến đối với văn bản quy phạm pháp luật theoyêu cầu của Bộ( trừ các văn bản quy phạm pháp luất thuộc chức năng, nhiệm vụcủa các đơn vị chuyên môn, nghiệp vụ khác trong Cục)

- Là đầu mối tổ chức thực hiện mua sắm đảm bảo các điều kiện cần thiết,các trang thiết bị , theo dõi, quản lí tài sản phương tiện, cơ sở vật chất của cơquan Cục, đảm bảo, duy trì về cở sở vật chất của cơ quan

- Tổ chức đôn đốc và duy trì thực hiện tốt các dịch vụ như vệ sinh, câycảnh, mua vé máy bay, cung cấp văn phòng phẩm…thực hiện công tác lễ tân,đối ngoại tổ chức thực hiện các công việc liên quan đến tiếp khách, đối ngoại

- Quản lí xe cộ, ô tô phục vụ nhu cầu công tác của Lãnh đạo Cục và kếhoạch công tác của các đơn vị thuộc Cục (tại Hà Nội) và thực hiện các nhiệm vụkhác do Cục trưởng giao

1.3.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục.

Người lãnh đạo : Chánh Văn phòng :

Chánh Văn phòng là ông Phan Hoài Nam ,người lãnh đạo điều hành các

hoạt động của văn phòng, chỉ đạo hướng dẫn nhân viên trong việc thực hiện các

công việc của văn phòng và tổ chức Hướng dẫn chỉ đạo soạn thảo một số văn

bản thuộc thẩm quyền của mình, tiếp nhận các công việc phân giao công việc

cho cấp dưới, trình kết quả lên cấp trên

Nhân viênNhân viên

Nhân viên

Chuyên viênChuyên viên

Chuyên viên

Phó Chánhvăn phòng

Phó chánhvăn phòng

Chuyên viênPhó Chánh

văn phòng

Hai phó Chánh Văn phòng là bà Nguyễn Thị Thu Phương và bà Vũ ThịThu Dung, phó Chánh văn phòng giúp Chánh Văn phòng thực hiện, giải quyếtcác công việc theo thẩm quyền, hố trợ lãnh đạo.

Chuyên viên 4 người: phụ trách những công việc khác nhau, dưới sự lãnhđạo của Lãnh đạo Văn phòng

Nhân viên 3 người

 NHẬN XÉT

Cục Công nghiệp địa phương luôn thực hiện tốt nhiệm vụ, hoàn thành tốtvai trò của tổ chức đã đề ra Văn phòng cục trợ giúp lãnh đạo Cục hoàn thành tốtnhững mục tiêu đã đề ra, Văn phòng cục là đầu mối quan trọng trong quá trìnhgiải quyết công việc của Cục

CHƯƠNG 2 TÌM HIỂU VỀ CÁC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, NGHI THỨC NHÀ NƯỚC, KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHÀN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC

CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 2.1 Cơ sở pháp lý

- Một số văn bản về căn cứ pháp lí: Nghị định số110/2004/NĐ_CP ngày

08 tháng 4 năm 2004 cuả Chính phủ về công tác văn thư, Hướng dẫn số322/HD-CNĐP ngày 19 tháng 5 năm 2016 về hướng thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ nội vụ, Vănphòng Chính Phủ hướng dẫn thể thức văn bản kĩ thuật trình bài văn bản, Thông

tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về hướng dẫn thể thức kĩ thuật trìnhbày văn bản hành chínhdẫn lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

2.2 Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Cục Công nghiệp địa phương

2.2.1 Thẩm quyền ban hành văn bản

- Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Cục gồm các loại hình văn bản sau: Quyết định, chỉ thị, quy chế ,thông báo, công văn, báo cáo, tờ trình, đề án, kế hoạch, phương án, chương trình, quy định, hướng dẫn, dự án, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, giấy biên nhận

- Văn bản quy phạm pháp luật

- Văn bản chuyên ngành

- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài

2.2.2 Quy trình soạn thảo văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bả.

Việc soạn thảo văn bản khâu quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơquan đơn vị nói chung và Cục Công nghiệp nói riêng Chất lượng văn bản cóảnh hướng rất lớn đến hiệu quả công việc Việc tiến hành soạn thảo văn bản phảiđược tiến hành một cách tỉ mỉ cẩn thận và khoa học nhằm thống nhất trong soạn

thảo, đảm bảo về mặt nội dung cũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản.Một số văn bản thông thường như: Công văn, Quyết định,Tờ trình, Biên bản,Giấy giới thiệu, Giấy đi đường quy trình xây dựng văn bản được tiến hànhtheo các bước cơ bản như sau:

- Viết bản dự thảo: cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viết bản

dự thảo Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến các đơn vị liên quan đểbảo đảm chất lượng của bản thảo

2.2.2.3 Duyệt bản thảo

Sau khi soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt bản thảo:

- Trình lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm nộidung của văn bản Lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùng của nội dung bản thảo

- Trình Chánh Văn phòng xem xét về thể thức và nội dung của văn bản sau đó Chánh Văn phòng ký tắt vào vị trí sau phần lưu văn thư Nếu bản thảo được đồng ý của Cục trưởng hoặc phó cục trưởng sẽ ký tắt vào góc bên phải củabản thảo, nếu không đồng ý thì cán bộ chuyên môn phải thảo lại

2.2.2.4 Nhân bản văn bản:

Văn bản dự thảo sau khi đã được lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhân bản

để chuẩn bị ban hành Văn thư sẽ chịu trách nhiệm nhân bản, có nhiều hình thứcnhân bản: Đánh máy, in vi tính, photocopy, máy phách Trong trường hợp vănbản cần nhân bản với số lượng lớn thì có thể photocopy

2.2.2.5 Hoàn thiện văn bản để ban hành

Sau khi văn bản đã được hoàn thành nếu phát hiện sai sót do in ấn hoặcđánh máy, cần kịp thời sửa chữa Tiếp đó, làm các thủ tục để hoàn thiện văn bản

về mặt thể thức như trình ký, xin chữ ký phát hành, xin số cho văn bản, sao vănbản, đóng dấu văn bản, đăng ký vào sổ văn bản đi, chuyển giao văn bản

Quy trình soạn thảo của Cục được tiến hành một cách chặt chẽ và đúngtrình tự nên các văn bản được ban hành luôn đúng nội dung và thể thức

2.2.3 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

 Thể thức

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồmnhững thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổsung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất địnhtheo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tưnày

 Kỹ thuật trình bày văn bản

+ Phông chữ trình bày văn bản

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếngViệt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

+ Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làmthành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng củatrang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

3 Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được

trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in

thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡchữ 13, nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng,đậm, được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2, chiếmkhoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Tên cơ quan, tổ chức banhành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu,kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản, phíadưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòngchữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hànhvăn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:

BỘ CÔNG THƯƠNG

CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG

Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

+ Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dướitên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡchữ 13, kiểu chữ đứng Sau từ “Số” có dấu hai chấm, với những số nhỏ hơn 10phải ghi thêm số 0 phía trước, giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/),giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, vídụ:

Số: 134 CNĐP- TTTT( công văn do Phòng Thông tin và Truyền thông chủtrì soạn thảo, trình lãnh đạo Cục ký, ban hành)

Số: 15 /QĐ- CNDP (Quyết định của Cục Công nghiệp địa phương);

+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùngmột dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến

14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa Sau địa danh códấu phẩy, địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu

Hà Nội, ngày 03 tháng 12 năm 2013

+ Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại đượctrình bày tại ô số 5a, tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo,

tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14,kiểu chữ đứng, đậm Trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dướitên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, bên dướitrích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài củadòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:

TỜ TRÌNH

Về việc xin phê duyệt kế hoạch tổ chức Hội nghị ngành công thương

khu vực miền Trung và Tây Nguyên năm- 2012

Các phần nội dung, người kí, nơi nhận cũng được thực hiện như trong thông

- Hầu hết mọi đơn vị đều nắm rất rõ về quy trình soạn thảo văn bản đã đượcquy định nên tổ chức soạn thảo văn bản đảm bảo đúng thể thức, nội dung vàđúng quy trình

- Văn bản của Cục soạn thảo đảm bảo đầy đủ các yêu cầu:

+ Văn bản ban hành phải có tính mục đích

+ Văn bản phải đảm bảo chính xác

+ Văn bản cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và ngắn gọn

+ Văn bản ban hành phải bảo đảm tính hợp hiến và hợp pháp

 Nhược điểm

Hiện nay vẫn còn tình trạng khi soạn thảo hay sai về mặt thể thức kĩ thuật trình bày, đặc biệt rất nhiều trường hợp thường gặp lỗi sai nhưng chưa được quan tâm và khắc phục dứt điểm

Một số cán bộ công chức, viên chức vừa nhận công tác tại Cục do còn thiếusót trong quá trình biên soạn

Đôi khi nội dung của văn bản chưa hoàn toàn chính xác, sai lỗi chính tả,viết hoa không đúng lúc, sử dụng dấu chấm dấu phải không theo nguyên tắc

Có những văn bản đánh số nhầm, nhầm năm ban hành

Một số văn bản được chuyên viên soạn thảo xong nhưng còn sai sót về nội dung và hình thức khá nhiều

 Ý kiến đóng góp

Sau khi soạn thảo xong văn bản cần được được kiểm tra, rà soát, chỉnh sửa

hoàn thiện văn bản trước khi trình văn bản lên lãnh đạo cấp trên.

Ngoài việc có chữ kí tắt của lãnh đạo đơn vị cấp trên tất cả các loại văn bảntrước khi trình kí đều phải tuân thủ quy định chuyển cho Văn phòng kiểm tra, rà soát vì có rất nhiều trường hợp không chuyển qua Văn phòng mà trình luôn văn bản

2.3 Tìm hiểu quy trình quản lý văn bản đi của Cục Công nghiệp địa phương

2.3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng văn bản

- Việc đánh số văn bản được quy định tại Thông tư liên tịch số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật soạn thảo vănbản

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản được giao cho

bộ phận văn thư của Cục thực hiện nếu phát hiện thấy sai sót thì báo cáo ngườiđược giao xem xét văn bản giải quyết

- Tất cả văn bản Cục đều đánh số theo hệ thống chung do Văn thư củaCục quản lý Số văn bản bắt đầu từ số 01 ngày 01 đến hết ngày 31 tháng 12 củanăm

2.3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn

- Nhân văn bản

Văn bản được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định

- Đóng dấu văn bản đi (dấu cơ quan)

a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải

rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu