Kỹ thuật xử lý bảng biểu khi lập bảng tổng hợp số liệu trong Excel - Phần 1 Trong quá trình tổng hợp bảng biểu việc tự ñộng có ñược số liệu tổng hợp của 1 ñơn vị mỗi khi có dữ liệu từ [r]
Trang 1Kỹ thuật xử lý bảng biểu khi lập bảng tổng hợp số liệu trong Excel - Phần 1
Trong quá trình tổng hợp bảng biểu việc tự ñộng có ñược số liệu tổng hợp của 1 ñơn vị mỗi khi có dữ liệu từ các ñơn vị con là việc rất cần thiết và khoa học
Trong bài viết này tôi xin ñưa ra một ví dụ về tổng hợp báo cáo 2A (2 mặt giáo dục) hàng kỳ hàng năm như sau:
1- Mỗi ñơn vị ñược copy về một chương trình mẫu bằng Excel (có thể tải về từ một ñịa chỉ cho trước nào ñó) và nhập số liệu; các số liệu khi nhập sẽ tự ñộng kiểm tra ñúng sai ngay tại cơ sở
2- Các ñơn vị nộp báo cáo (ñĩa có chương trình trên) về phòng Chỉ một cái bấm chuột lập tức số liệu ñã có trong báo cáo tổng hợp của phòng và chỉ mất khoảng
15 phút có thể thu báo cáo của 25 trường, ñồng thời có ngay báo cáo gửi lãnh ñạo 3- Trong báo cáo phần quan trọng nhất ví dụ: số ñơn vị có ñiểm xếp loại học lực dưới 5% cần phải tô mầu ñỏ cho dễ xem
4- Tạo các Macro; các nút in ấn tự ñộng ñể tối ưu bảng tính
Chúng ta cùng lần lượt thực hiện nhé
Bước 1 Tạo mẫu báo cáo 2A
- Các bạn hãy chú ý các lệnh trong các ô; trong ô AH7 tôi dùng hàm if ñể kiểm tra ñúng sai của bảng tính
- Bảng tính này phải khóa lại vì nếu ñể mở ai ñó có thể thay ñổi một số ô trong bảng sẽ mất hiệu quả
+ ðể khoá bảng tính, sau khi làm xong các công ñoạn như; tạo ô, bảng, tạo mầu
ô nào( vùng nào) cần ñể cho cớ sở nhập dữ liệu các bạn kích phải chuột, chọn Formatcells\Protection bỏ dấu tích ở Locked (ô hidden dùng ñể dấu các công thức khi khoá sheet lại)
+ Sau ñó ñể khoá sheet lại như sau: vào Tool\Protection\Protec Sheet
Nếu muốn khoá mà vẫn dùng ñược chế ñộ lọc Filter thì tích vào ñây
ðặt pass vào ñây
Trang 2Bước 2: tạo bảng tổng hợp từ 25 mẫu (tương ứng 25 trường)
tệp có tên PHONG.XLS
+ Sau khi tạo xong các mẫu như trên các bạn hãy làm như sau:
- Vào excel mở ñồng thời tất cả 26 tệp vừa làm (25 trường và 1 phòng)
- Từ tệp của phòng ô C7 sheet 2A các bạn ñánh dấu = 2A\[NX.xls]2A'!C7+
(Lưu ý ở câu lệnh này như sau: 2A là tên Sheet; NX là tên trường Nghinh Xuyên tôi ñăth tên là NX, ñó cũng là tên tệp Excel khi trường Nghinh Xuyên nộp cho phòng phải ñổi tên tệp là NX.xls)
- Tiếp tục nhập ñủ 25 trường
= 2A\[NX.xls]2A'!C7+2A\[HQ.xls]2A'!C7+2A\[VDU.xls]2A'!C7+
Các bạn Copy và thay tên thôi
Làm tương tự với các sheet còn lại và các mẫu còn lại Chú ý khi làm phải dứt khoát là làm xong mới tắt máy vì nếu dừng ñột ngột máy tính sẽ ñiền thêm ñường dẫn khó quan sát
Bước 3: Thu báo cáo:
- Các ñơn vị nộp báo cáo các bạn phải nhớ ñổi tên báo cáo trùng với các tên tệp mà
ta vừa tạo ở trên Ví dụ trường Nghinh Xuyên nộp cho phòng phải ñổi tên tệp là NX.xls
- Copy tệp của trường Nghinh Xuyên có tên là NX.xls vào thư mục chứa báo cáo
Ví dụ là 2A Khi thả vào máy tính hỏi:
Bấm Yes
- Tiếp ñó ñể xem tổng hợp các bạn mở tệp PHONG.xls, một bảng hỏi hiện ra như sau:
Chọn Update (quá trình cập nhập báo cáo mất 2 giây)
Vậy là OK rồi ñấy
Trang 3Trong báo cáo phần quan trọng (giả sử cột học lực yếu ñơn vị nào dưới 5% phải tạo chữ mầu ñỏ, nền xanh cho dễ xem) ta làm như sau:
Bôi ñen toàn bộ cột từ T7 ñến T32 trong sheet CACTRUONG của tệp PHONG.xls vào Format chọn như sau:
Tiếp chọn như hướng dẫn và bấm Format
Trang 4Bảng Format
Kết quả như sau
Bước 4: Trong Sheet CAC TRUONG bạn muốn tạo một nút lệnh mà khi bấm vào
ñó nó in ra toàn bộ Sheet 2A chẳng hạn, hãy làm như sau:
Chọn mầu nền
chữ
Chọn mầu chữ
Trang 5- Kích phải lên thanh công cụ bất kỳ chọn Form
Trong hộp Form chọn nút Button
Bạn ñặt vào vị trí muốn ñể nút lệnh bảng như sau hiện ra
Bấm Record; OK
Trang 6Quá trình ghi Marco bắt ñầu bây giờ các bạn bấm sang sheet 2A và bấm in; tiếp vào Tool\Marco chọn Stop Recording
Bây giờ ñã xong; tiếp là ñổi tên nút lệnh
Kích phải vào nút chọn Edit text ñổi tên thành IN 2A
Công việc ñã hoàn thành Chúc các bạn thành công!
Chúc các Thầy Cô năm mới sức khoẻ và hạnh phúc
Trần Mạnh Hùng, Phòng Nội vụ, huyện ðoan Hùng, tỉnh Phú Thọ
manhhungdhpt@yahoo.com.vn