Bài giảng xử lý dữ liệu trong microsoft excel đoàn thị quế

MỤC TIÊU Tạo và ñịnh dạng ñược bảng tính Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu ñô Tính toán tự ñộng theo công thức và sử dụng ñược các hàm nhằm mục ñích xử lý dữ liệu: tìm kiếm, thống kê, sắp

X Ử LÝ D Ữ LI Ệ U TRONG MICROSOFT EXCEL

Gi ả ng viên: ð oàn Th ị Qu ế

Khoa Công ngh ệ thông tin

ðạ i h ọ c S ư Ph ạ m Hà N ộ i

MỤC TIÊU

Tạo và ñịnh dạng ñược bảng tính

Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu ñô

Tính toán tự ñộng theo công thức và sử dụng

ñược các hàm nhằm mục ñích xử lý dữ liệu: tìm

kiếm, thống kê, sắp xếp, lọc

Ch ươ ng 6: X ử lý d ữ li ệ u trên b ả ng tính Excel

1 C ơ s ơ d ư li ệ u trên bả ng tí nh Excel

3 S ắ p x ế p và l ọ c d ữ li ệ u

4 M ộ t s ố k ị ch b ả n v ề x ử lý d ữ li ệ u

Chương 5: Cơ bản về bảng tính Excel

5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản

2 Một số khái niệm cơ bản

5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản

5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản

2 Các thao tác cơ bản

Các dạng căn biên: trái, giữa, phải, hướng chư, hòa

nhập các ô

C ă n theo chi ề u ngang

C ă n theo chi ề u d ọ c

Hòa nh ậ p ô

5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản

2 Các thao tác cơ bản

Màu nền của ô:

Ch ọ n màu n ề n

5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản

03/05/2012 15 FIT.HNUE

5.2 Phân loại và nhập dữ liệu

03/05/2012 17 FIT.HNUE

a) Dạng chuỗi (Text)

 Bao gồm: các ký tự a-z, A-Z, các số 0-9, các ký tự

ñặc biệt như: (, ), [, {, …

 Không tham gia tính toán

 Nếu là số hết: phải bắt ñầu bằng dấu nháy ñơn (‘)

và không có giá trị tính toán

 Theo mặc ñịnh, dữ liệu dạng chuỗi ñược căn sang

trái ô.b) Dạng số (Number)

 ðầu tiên là các số từ 0 ñến 9, các dấu : +,-,.,/,$

 Có khả năng tính toán

 Căn sang bên phải ô

1.Các kiểu dữ liệu

c) D ạ ng công th ứ c (Formula)

 B ắ t ñầ u là d ấ u = ho ặ c + , sau ñế n bi ể u th ứ c tính toán hay hàm vi ế t

theo quy ñị nh c ủ a excel

 Thà nh ph ầ n củ a m ộ t công th ứ c có thê  g ồ m: sô @ , chu ỗ i ( phả i ñượ c

ñặ t trong c ặ p ngo ặ c ké p), tọ a ñ ô ' ô, tên vù ng, cá c toá n t ư , cá c loạ i

N ố i chu ỗ i = “L ị ch” & “s ử ” = L ị ch s ử

Toán t ử so sánh:

 G ồ m : = , <> (không b ằ ng), > , >= , < , <=

1.Các kiểu dữ liệu

03/05/2012 19 FIT.HNUE

d) Dạng Ngày (Date), thời gian (Time)

 Là một dạng ñặc biệt của dữ liệu số

 Có 2 dạng chính:

 Ki ể u Anh, M ỹ : mm/dd/yyyy Ví d ụ : 08/25/2002

 Ki ể u Pháp, Vi ệ t: dd/mm/yyyy Ví d ụ : 25/08/2002

 Dữ liệu sau khi nhập nếu hợp lệ thì ñược căn phải,

ngược lại thì canh trái và trả về dữ liệu kiểu chuỗi

1.Các kiểu dữ liệu

a) Cách nhập dữ liệu:

 ðưa con trỏ về ô cần thiết

 Nhập dữ liệu theo loại dạng thức

 ðể kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các

Data\Validation B3: Chọn Settings → Chọn kiểu dư liệu, vùng gia@ trị

2.Nhập dữ liệu

b) ðiền dãy số có quy luật:

*Cách 1:

Gõ giá tr ị ñầ u vào ô th ứ nh ấ t

Gõ giá tr ị th ứ hai vào ô th ứ hai

ð ánh d ấ u kh ố i ô g ồ m 2 ô trên,sau ñ ó di chuy ể n chu ộ t ñế n góc

d ướ i bên ph ả i c ủ a ô khi con tr ỏ thành d ấ u + thì rê chu ộ t ñ i ñế n các

ô ti ế p theo

*Cách 2:

Gõ giá tr ị ñầ u vào ô ñầ u tiên và 1 tay gi ữ phím Ctrl m ộ t tay di

chuy ể n chu ộ t ở ch ỗ ñ i ề n làm xu ấ t hi ệ n d ấ u + thì kéo th ả chu ộ t

03/05/2012 23 FIT.HNUE

c) Sửa dữ liệu: F2, Double click, on Formula

d) Nhập chu@ thích cho một ô:

Chọn ô→ nháy phải chuột→ chọn Insert comment →nhập

chu@ thích

2.Nhập dữ liệu

2.Nhập dữ liệu

Ví d ụ

1 Các khái niệm

a) ðị a ch ỉ t ươ ng ñố i:

Bảng nhập liệu như sau:

Kết quả

 Khi công thức sao chép ñến vùng ñích, ñịa chỉ tham

chiếu của vùng ñích sẽ thay ñổi theo hướng va khoảng cách sao chép

b) ðị a chỉ tuy ệ t ñố i:

 ðịa chỉ tuyệt ñối có dạng: $<cột>$<hàng>

 Ví dụ: $E$8

 Khi công thức sao chép ñến vùng ñích, ñịa chỉ tham

chiếu của vùng ñích sẽ không thay ñổi

 Cá ch gõ ñị a ch ỉ tuy ệ t ñố i: ð ánh ñị a ch ỉ bình th ườ ng

sau ñ ó ấ n F4

03/05/2012 29 FIT.HNUE

2 Quy tắc sử dụng hàm

Dạng tổng quát: = Tên hàm(danh sách ñối số)

 Tên hàm: do Excel quy ñịnh và không phân biệt chữhoa, chữ thường Ví dụ: SUM, AVERAGE

 ðối số: Trị số, dãy các ô, ñịa chỉ ô, tên vùng, công

3 Cách nhập hàm

a) Nhập trực tiếp

b) Dùng nút fx trên thanh fomula

c) Dùng lệnh Insert\function

Most Recently Used: Các hàm thườ ng dùng

Date & Time: Ngày và giờ

Finacial: Hàm tài chính Math & Trig: Toán họ c và l ượ ng giác

Nút g ọ i hàm

3 PI() cho trị là sô@ Pi (3.141593)

4 FACT(N): Tính N giai thừa

8 SUM(danh sách ñối sô@): tính tổng các gia@ trị có trong

danh sách ñối sô@

Ví dụ : d ư li ệ u trong cá c ô B 1, B3, B5 là 6, 5, 7

Công th ứ c = SUM(B1,B3,B5) cho gia @ trị 18

9 AVERAGE(danh sách ñối sô@): Tính trung bình cộng các

gia@ trị có trong danh sách

Ví dụ : d ư li ệ u trong cá c ô B 1, B3, B5 là 6, 5, 7 Công th ứ c ở B7 là

= AVERAGE(B1,B3,B5) cho gia @ trị là 6

a) Nhóm hàm số học và

thống kê

10 MAX(danh sách ñối sô@): cho gia@ trị lớn nhất của các gia@

trị có trong danh sách

Ví dụ : d ư li ệ u trong cá c ô B 1, B2, B3, B5 là 4, 8, 6, 2 Công th ứ c

=Max(B1:B3,B5) cho gia @ trị là 8

11 MIN(danh sách ñối sô@): cho gia@ trị nho nhất của các gia@

trị có trong danh sách

Ví dụ : d ư li ệ u trong cá c ô B 1, B2, B3, B5 là 4, 8, 6, 2 Công th ứ c

=Min(B1:B3,B5) cho gia @ trị là 2

03/05/2012 35 FIT.HNUE

a) Nhóm hàm số học và

thống kê

12 COUNTA(danh sá ch ñố i sô @ ): cho sô @ cá c ô

chứa dư liệu trong danh sá ch (tr ừ ô tr ố ng)

13 COUNT(danh sá ch ñố i sô @ ): cho sô @ cá c ô chứa

gia@ trị sô@ trong danh sá ch

a) Nhóm hàm số học và

thống kê

14 RANK(số cần xếp,danh sách sô,@kiểu xếp): trả lại thứ

hạng của số cần xếp theo các gia@ trị trong danh sách

03/05/2012 37 FIT.HNUE

a) Nhóm hàm số học và

thống kê

15 SUMIF (Vùng tiêu chuẩn, Tiêu chuẩn, Vùng lấy tổng@)

 C ộ ng cá c ô trong Vù ng l ấ y t ổ ng t ươ ng ứ ng v ớ i cá c ô thu ộ c

Vù ng tiêu chu ẩ n thỏ a mã n Tiêu chu ẩ n ñ a  cho

 N ế u không có Vù ng l ấ y t ổ ng thi  t ổ ng ñượ c l ấ y trong Vù ng tiêu

chu ẩ n

 Ví dụ :

a) T ổ ng sô @ ti ề n ủ ng hô ' củ a nh ữ ng ng ườ i có l ươ ng >=1300000

=SUMIF(C2:C7,">=1300000",D2:D7) cho k ế t quả 160000

b) T ổ ng sô @ ti ề n l ươ ng củ a nh ữ ng ng ườ i có l ươ ng >=1300000

=SUMIF(C2:C7,">=1300000") cho k ế t quả 6600000

a) Nhóm hàm số học và

thống kê

16 COUNTIF (Vùng cần ñếm, Tiêu chuẩn)

 ðế m cá c ô trong Vù ng c ầ n ñế m thỏ a mã n tiêu chu ẩ n

 Ví dụ : ðế m sô @ ng ườ i có l ươ ng <=1000000

=COUNTIF(C2:C7,“<=1000000“) cho k ế t quả 2

03/05/2012 39 FIT.HNUE

b) Nhóm hàm thời gian

1 DAY(dư liệu kiểu ngày): cho gia@ trị ngày

2 MONTH(dư liệu kiểu ngày): cho gia@ tháng

3 YEAR(dư liệu kiểu ngày): cho gia@ trị năm

4 NOW(): tra vê ngày va giơ hiện hành của máy tính

5 TODAY(): tra vê ngày hiện hành của máy tính

6 date(yyyy,mm,dd): trả về dữ liệu kiểu date

c) Nhóm hàm văn bản

1 LEFT(TEXT,n) : cho n ky @ t ư' tí nh t ư trá i sang phả i củ a chu ỗ i TEXT

Ví dụ : = LEFT(“ABCDE”,2) cho AB

2 RIGHT(TEXT,n) : cho n ky @ t ư' tí nh t ư phả i sang trá i củ a chu ỗ i TEXT

Ví dụ : = RIGHT(“ABCDE”,3) cho CDE

3 MID(TEXT,m,n) : l ấ y n ky @ t ư' củ a chu ỗ i TEXT b ắ t ñầ u t ư vị trí th ư@ m

Ví dụ : = MID(“Hanoi Vietnam”,7,4) cho Viet

4 LEN(TEXT) : Cho ñ ô ' dà i củ a chu ỗ i TEXT

Ví dụ : = LEN(“Hanoi Vietnam”) cho 13

5 LOWER(TEXT) : Chuy ể n chu ỗ i TEXT thà nh chu ỗ i ch ư th ườ ng

6 UPPER(TEXT) : Chuy ể n chu ỗ i TEXT thà nh chu ỗ i ch ư hoa

7 PROPER(TEXT) : Chuy ể n ky @ t ư' ñầ u củ a cá c ti ế ng củ a chu ỗ i TEXT

thà nh ch ư hoa

Ví dụ : =PROPER(“trung tam”) cho chu ỗ i “Trung Tam”

03/05/2012 41 FIT.HNUE

d) Nhóm hàm logic

1 NOT(biểu thức logic): cho gia@ trị TRUE nếu biểu thức

logic sai, cho gia@ trị FALSE nếu biểu thức ñúng

2 AND(BT logic1, BT logic 2,….): cho giá trị TRUE khi tất

cả các biểu thức logic bên trong ñúng, còn lại cho giá trị

FALSE

3 OR(BT logic1, BT logic 2,….): cho giá trị FALSE khi tất

cả các ñiều kiện bên trong sai, còn lại cho giá trị TRUE

Ví dụ : Ví dụ ô H4 chứa số 5

=NOT(H4>7) cho TRUE

=NOT(H4>3) cho FALSE

=AND(H4>3,H4<7) k ế t qu ả cho TRUE

=AND(H4>7,H4<8) k ế t qu ả cho FALSE

=OR(H4>6,H4<3) k ế t qu ả cho FALSE

=OR(H4>10,H4<8) k ế t qu ả cho TRUE

d) Nhóm hàm logic

4 IF(BT logic,Giá tr ị 1,Giá tr ị 2): hà m cho Gia @ trị 1

sai

03/05/2012 43 FIT.HNUE

d) Nhóm hàm logic

Ví dụ 1: hà m IF

d) Nhóm hàm logic

Ví dụ 2: hà m IF l ồ ng nhau

03/05/2012 45 FIT.HNUE

d) Nhóm hàm logic

Ví dụ 3: hà m IF

Ví dụ tổng hợp

1) Tổng quan về biểu ñồ

2) Các bước chèn biểu ñồ

B3: Chọn vùng dữ liệu

Ch ọ n vùng d ữ li ệ u (N ế u ñ ã ch ọ n vùng d ữ

li ệ u ở B1 thì không c ầ n

ch ọ n n ữ a, nh ấ n luôn

Next)

03/05/2012 51 FIT.HNUE

2) Các bước chèn biểu ựồ

B4: đánh tiêu ựề

2) Các bước chèn biểu ñồ

03/05/2012 53 FIT.HNUE

3) Chỉnh sửa biểu ñồ

Thay ñổi Chart Type:

3) Chỉnh sửa biểu ñồ

Thay ñổi màu sắc nền:

03/05/2012 55 FIT.HNUE

3) Chỉnh sửa biểu ñồ

Mô ta lại ñường, cột biểu diễn:

3) Chỉnh sửa biểu ñồ

Thay ñổi font chư:

Hết chương 5

TỔNG QUAN

Xử lý dữ liệu là gì?

Gồm các tình huống tìm kiếm, thống kê và tính toán tự

ñộng trong ñó có cần sử dụng ñến các hàm làm việc với

03/05/2012 61 FIT.HNUE

6.1 Cơ sở dữ liệu trên bảng tính

Excel

1) Khái niệm cơ sở dữ liệu:

Cơ sơ dư liệu (Database) là tập hợp thông tin, dư liệu

ñược tô chức theo kiểu danh sách ñê có thê tìm kiếm,

lọc, xóa những dòng dư liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn

nào ño@ một cách nhanh chóng

Mỗi danh sách gồm:

Field (trường):

 Hàng ñầu tiên của danh sách chứa tên trường

 Tên của các trường phải là dạng chuỗi va khác nhau

Record (bản ghi):

 Các hàng còn lại chứa thông tin vê một ñối tượng

trong danh sách

6.1 Cơ sở dữ liệu trên bảng tính

Excel

2) Các hàm vê cơ sơ2 dư# liệu

Cấu trúc tổng quát

Dfunction(Database,Field, Criteria)

 Database: Là một CSDL dạng danh sách của Excel

 Field: là tên của trường

 Criteria: là vùng ñiều kiện cần thiết mà hàm phải

thỏa mãn ñê tác ñộng lên trường dư liệu ña chỉ rabởi Field

 Hàm CSDL sẽ tra lại kết quả tính toán phu hợp với

những ràng buộc ñược chỉ ra ở vùng ñiều kiện

03/05/2012 63 FIT.HNUE

6.1 Cơ sở dữ liệu trên bảng tính

Excel

2) Các hàm vê cơ sơ2 dư# liệu

Criteria: Dòng ñầu tiên chứa tiêu ñê, các dòng còn lại

chứa các ñiều kiện

6.1 Cơ sở dữ liệu trên bảng tính

03/05/2012 65 FIT.HNUE

Ví dụ

6.2 Tìm kiếm thông tin:

Vlookup và Hlookup

1 VLOOKUP(Gia@ trị tìm,vùng cần tìm, cột cần lấy, kiểu tìm):

tra lại gia@ trị ở “cột cần lấy” của “Gia@ trị tìm” trong “vùngcần tìm”

 Gia trị tì m : mộ t trong nh ữ ng gia @ trị ở c ộ t ñầ u tiên củ a vù ng c ầ n

tì m

 Vù ng c ầ n tì m : nằ m ở bả ng phu ' ngoà i vù ng CSDL

 C ộ t c ầ n l ấ y : là th ư@ t ư' c ộ t c ầ n l ấ y trong vù ng c ầ n tì m

 Ki ể u tì m : l à 0 ho ặ c là 1

0 trong tr ườ ng h ợ p gia trị c ầ n tì m là =

1 trong tr ườ ng h ợ p gia trị c ầ n tì m là trong khoả ng

va  b ắ t bu ộ c cá c gia trị trong c ộ t ñầ u tiên củ a vù ng tì m phả i s ắ p

x ế p theo th ư t ư% t ă ng d ầ n

2 HLOOKUP(gt tìm,vùng cần tìm, hàng cần lấy, kiểu tìm):

tương tư' như VLOOLUP nhưng ñối chiếu theo hàng

03/05/2012 67 FIT.HNUE

Ví du 1: Vlookup

Ví du 2: Vlookup

03/05/2012 69 FIT.HNUE

6.3 Sắp xếp và trích lọc dữ liệu

1 Sắp xếp dư# liệu:

 Mụ c ñí ch: tô  ch ứ c lạ i bả ng d ư li ệ u theo m ộ t th ư@ t ư' nà o ñ o @

 Có hai loạ i th ư@ t ư' :

Ascending: T ă ng d ầ n Descending: Giả m d ầ n C1: Chọ n vù ng d ư li ệ u mu ố n s ắ p x ế p → Data/Sort

C2: ðặ t con tro  tạ i c ộ t → chọ n nú t

 Auto filter: Lọc tư' ñộng

 Advanced filter: Lọc nâng cao

Các toán tư quan hê':

03/05/2012 73 FIT.HNUE

6.3 Sắp xếp và trích lọc dữ liệu

2 Lọc dư# liệu

 Advanced filter:

B1: Tạo vùng ñiều kiện lọc

B2: Data\Filter\ Advanced filter

D ư li ệ u sau khi

lọ c ñặ t tạ i chô 

D ư li ệ u sau khi

6.3 Sắp xếp và trích lọc dữ liệu

2 Lọc dư# liệu

 Ví dụ 1: Tìm kiếm va ñưa ra những người có Lương

cơ bản > 3000000 hoặc phu' cấp chức vụ >200

6.3 Sắp xếp và trích lọc dữ liệu

2 Lọc dư# liệu

 Ví dụ 3: Tìm kiếm va ñưa ra những người có lương

>3000000 hoặc sinh trước năm 1983

03/05/2012 77 FIT.HNUE

6.4 Một số kịch bản về xử lý dữ

liệu

6.4 Một số kịch bản về xử lý dữ

liệu

03/05/2012 79 FIT.HNUE

6.4 Một số kịch bản về xử lý dữ

liệu

Hết chương 6

03/05/2012 69 FIT.HNUE

6.3 Sắp xếp trích lọc liệu< /b>

1 Sắp xếp dư# liệu:

 Mụ c đí ch: tơ  ch ứ c lạ i bả ng d ư li ệ u theo m... data-page="73">

03/05/2012 73 FIT.HNUE

6.3 Sắp xếp trích lọc liệu< /b>

2 Lọc dư# liệu< /b>

 Advanced filter:

B1: Tạo vùng ñiều kiện... class="text_page_counter">Trang 74

6.3 Sắp xếp trích lọc liệu< /b>

2 Lọc dư# liệu< /b>

 Ví dụ 1: Tìm kiếm va đưa người có Lương

cơ