”Anh có thể trình bày rõ hơn cho chúng tôi biết về công ty của mình không ?”. Đó là những lời mà bạn vừa sợ vừa muốn nghe: một lời mời bạn đến thuyết trình cho một thân chủ, một khách hàng hay
Trang 1Bài thuyết trình đây
tính thuyết phục
(HocKynang.com) - ”Anh có thê trình bày rõ hơn cho chúng tôi
biết về công ty của mình không ?” Đó là những lời mà bạn vừa
sợ vừa muốn nghe: một lời mời bạn đến thuyết trình cho một
thân chủ, một khách hàng hay một nhà tài trợ đầy tiềm năng
Điêu khăng định chắc chăn ở đây răng là bạn vừa vui mừng vì cơ hội đên vừa lo lăng răng mình sẽ làm hỏng cơ hội này
Những buổi thuyết trình quan trọng thường khiến bạn lo lắng Mặc
dù đó chỉ là một lời mời đi ăn trưa thân mật hay một cuộc hợp với day đủ nhân vật quan trọng của giới kinh doanh nhưng bạn biết rằng mình phải năm vững những gi định nói và nói như thê nào
Trang 2Tôi vẫn nhớ rõ một cuộc hợp quan trọng trong những ngày tôi mới bước vào giới kinh doanh Tôi đã gửi một loạt thư đến danh sách các khách hành tiềm năng và một người rất quan trọng trong số đó
đã mời tôi đi ăn trưa Tôi đã đến sớm - một việc mà trước đây tôi hiếm khi thực hiện rồi ngôi trong xe ô tô xem lại những ghi chú mà tôi đã viết trên những tờ giây nhắc việc Tôi cũng kiểm tra lại đầu tóc cũng như cách trang điểm của mình, sau đó tôi nhìn đồng hô, rôi lại nhìn lại những tờ giây nhắc việc, xem lại đầu tóc và cách trang điêm cứ liên tục như vậy
Tôi rất vui sướng vì hợp đồng đã được kí kết Trên thực tế vị khách hàng đó đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong những năm đầu khi tôi mới chập chững bước vào công việc kinh doanh Kê từ đó tôi đã thực hiện hàng trăm cuộc thuyết trình và tôi đã học được một số kĩ năng quan trọng sau đây :
° lạo dựng mối quan hệ tốt : Để mọi chuyện diễn ra tốt đẹp nhất thì
Trang 3điều quan trọng nhất chính là BẠN Trong khi bạn tập trung vào bản thuyết trình của mình thì mọi người cũng chăm chú phán đoán xem bạn có phải là kiểu người mà họ có thể tin tưởng và cùng hợp tác được không Do đó hãy thoải mái một chút và gây dựng các mối quan hệ cá nhân
‹ Đề cập ngay đến những điểm quan trọng nhất của bài thuyết trình : Ngay cả khi bạn không chuẩn bị sẵn sàng cho một cuộc thuyết trình trang trọng, thì cũng đừng đi lạc chủ đề Hãy xác định rõ những điểm quan trọng nhất và trình bày chúng Bạn không hề muốn mình rời cuộc họp và chỉ trích bản thân răng mình đã quên một điểm quan trọng có thé dem lại cơ hội cho mình chứ ?
¢ Chuẩn bị kĩ càng : Không chỉ chuẩn bị những øì bạn định trình bày
mà bạn còn phải hiệu thính giả muôn gì nữa Trì thức là sức mạnh Ì
¢ Chuẩn bị chương trình diễn thuyết POWERPOINT nổi tiếng : Đặc
Trang 4biệt đối với những buôi thuyết trình trang trọng thì tôi gợi ý bạn nên
sử dụng chương trình này Nó khiến bạn làm chủ mình và nhắc bạn
đề cập đến những điểm quan trọng Chuẩn bị chương trình
POWERPOINT là một thói quen tốt để vạch rõ những điểm mà bạn
muốn trình bày ngay cả khi bạn không hề kết thúc bản diễn thuyết bằng cách chỉ sử dụng mỗi chương trình đó
‹ Thực hành : Không những bạn phải thực hành bài diễn thuyết của mình nhiều lần trước khi bạn trình bày nó trực tiếp mà ít nhất bạn
cũng phải vạch ra các viễn cảnh có thể xảy ra Hãy sử dụng những
bài thuyết trình này như là cách để làm cho ngôn từ và khả năng trình bày của bạn sắc bén hơn
‹ Đừng cho răng các thính giả đã biết gì đó về bài diễn thuyết của bạn : Ngay cả khi bạn đã gửi cho mọi người bản thảo của bài thuyết
trình , thì một điều hầu như có thể chắc chắn là hầu như họ chưa đọc
nó hoặc là không hiệu rõ nó lăm Tôi đã từng gửi cho một sô khách
Trang 5hàng tiêm năng của mình bản copy những quyên sách của tôi nhưng một sô người thậm chí đã rât ngạc nhiên khi tôi nói răng tôi là tác giải
¢ Chuẩn bị sẵn các câu trả lời : Trước khi bạn đi diễn thuyết hãy đặt
ra càng nhiều câu hỏi có thể càng tốt và hãy chuẩn bị sẵn những câu trả lời ngắn gọn súc tích cho chúng Bằng cách này bạn sẽ không bị bồi rỗi và có thê trả lời “ Tôi rất vui khi ngài hỏi tôi vậy “ rồi trả lời những câu trả lời đã chuân bị sẵn của mình
s Biết những câu hỏi nào mà bạn sẽ không trả lời : Có những van dé không nên đem ra thảo luận ngay trong cuộc họp dầu tiên hay những chỗ đông người Bạn cần có những câu trả lời đánh lạc hướng
những câu hỏi đó Ví dụ như “ có thê là đó chưa phải là lúc thích hợp để bàn luận về những vấn đề chuyên môn “ Cũng nên chuẩn bị
nhưng câu trả lời thích hợp như “ Có lẽ hơi sớm dé ban vé van dé
này bởi vì tôi cũng chưa hoàn toàn năm rõ về dự án này
Trang 6‹ Đưa ra những dự định tiếp theo : đừng quên trình bày rõ ràng về những øì tiếp theo Hoàn toàn có thể nói “ Vậy, bước tiếp theo là gi
?“, Đừng mong chờ thính giả sẽ đề xuất bước tiếp theo bởi vì có thé ho mong chờ bạn sẽ chỉ ra điều đó Có thể bạn sẽ cần phải quyết định một thời hạn chót để cho kết thúc chương trình
Một số phương pháp cho bài thuyết trình
Nếu bạn có tài liệu thì cũng không nên đọc từ đó ra Thính giả sẽ không biết nên đọc theo bạn hay là nghe bạn đọc
Đừng cho cả hai tay vào trong túi quá lâu, như thế trông bạn sẽ
không chuyên nghiệp Bạn có thê đút một tay vào trong túi nhưng phải đảm bảo sẽ không phát ra tiếng động øì tương tự như tiếng chìa khoá leng keng Điều này sẽ làm phân tâm các thính giả đang theo 2101
Trang 7Đừng quay bút vì điều này trông giỗng như việc bạn đang vung
gươm chiến đấu với một con rồng vậy Chỉ dùng bút khi thật cần thiết và đặt bút xuống nếu không thính giả sẽ chú ý tới “thanh
guom” nay thay vi chú ý tới bạn
Đừng dựa vào bục diễn thuyết quá lâu, thính giả sẽ bắt đầu đoán
xem khi nào thì ban vap nga
Hãy thuyết trình với thính giả chứ không phải là các thiết bị hỗ trợ hình ảnh hoặc là nhìn lên trần nhà Cũng đừng đứng giữa các thiết bị
hỗ trợ hình ảnh và khán giả
Nói to, rõ ràng cho mọi người cùng nghe, đừng phát biểu với một giọng đều đều Hãy lên giọng khi cần thiết để nhân mạnh những điểm quan trọng.
Trang 8Một điều bất lợi khi diễn thuyết đó là thính giả không thể biết khi
nào có dâu châm câu, điều này rất dễ gây hiểu lầm Cách tốt nhất để
khắc phục vấn đề này là tạm dừng khi cân thiết
Sử dụng phông nên màu cho các hình minh hoạ và phim đèn chiếu (ví dụ như màu vàng) vì đèn sáng quá có thể làm chói mắt thính giả
và rất dễ gây cảm giác mỏi mắt Nếu hình minh hoạ của bạn trong suốt, bạn nên đặt một tờ giấy màu vàng ở dưới Đối với phim máy đèn chiếu, hãy dùng một chiếc kẹp cao su cô định tờ giấy bóng kính màu với bê mặt kính
Nhớ tên từng thính giả càng nhanh càng tốt Đề tạo không khí nên gọi thính giả bằng họ hoặc gọi là: quí bà, quí ông, quí cô
Nói cho thính giả biết tên mà bạn muốn được gọi
Chú ý lắng nghe ý kiến và nhận xét Sử dụng phương pháp tư duy
Trang 9phiến diện (tiếp thu ý kiến có lợi hơn là bác bỏ) thính giả sẽ thấy ý
tưởng, ý kiên, nhận xét của họ là rât có ích
Khi thuyết trình bạn nên đi quanh phòng Điều này sẽ tạo cảm giác thân thiện giữa bạn và thính giả
Lên danh sách và thảo luận về những vẫn đề chính ngay từ đầu bài thuyết trình để thính giả có thể đánh giá xem bài thuyết trình của bạn đáp ứng được yêu cầu của họ như thế nào Thảo luận về một số vân đề khó khăn mà cả họ và bạn cùng gặp phải Cho họ biết những
øì họ có thê hy vọng ở bạn và bạn sẽ hoàn tât công việc như thê nào
Thay đôi các phương pháp (diễn thuyết, thảo luận, tranh luận, chiếu phim, sử dụng phim đèn chiếu, sách tham khảo )
Chuẩn bị bài thuyết trình trước khi thính giả đến và là người ra
VỀ cuôi cùng
Trang 10Chuẩn bị để có thể chuyển phương án mới trong trường hợp bài diễn thuyết của bạn gặp trục trặc Cần phải tự tin vào những gì bạn đã chuẩn bị để gây được sự chú ý, quan tâm của thính gi, không phải
chỉ là phác thảo bài thuyết trình mà cần xác định rõ cách thức tiến
hành Vận dụng kinh nghiệm và kiến thức để liên kết các vẫn đề với
nhau
Đừng trình bày quá 7 chủ đề trong một trang hoặc bảy từ trong một dòng (quy tắc 77) Nên sử dụng các màu sáng rõ, hình minh hoạ cũng cân phải rõ ràng
Cân nhắc thời gian thích hợp trong ngày và thời lượng buổi diễn
thuyết, bởi yêu tô này cũng ảnh hưởng nhiều tới thính giả Đỗi với các diễn giả chuyên nghiệp thời điểm sau bữa trưa được coi là thời điểm bắt lợi nhất Thính giả dường như muốn ngủ trưa hơn là nghe
diễn thuyết.
Trang 11Hầu hết mọi người đều thây rằng dù họ đã chuẩn bị sẵn thì bài diễn
thuyết vẫn dài hơn 25% so với dự định Việc sử dụng các tập giấy
lớn đề trên bàn và các dụng cụ hễ trợ hình ảnh cũng gây mất thời
gian Hãy nhớ răng: kết thúc bài diễn thuyết sớm hơn dự định bao
giờ cũng tốt hơn là việc vượt quá thời gian cho phép
Một số phương pháp để vượt qua nỗi sợ hãi khi diễn thuyết
trước đám đồng
Nếu như có ai đó hỏi bạn danh sách những việc mà bạn sợ nhất
trong cuộc sông , tôi dám nói rằng việc sợ đứng phát biểu trước
công chúng sẽ đứng đầu tiên hay gần vị trí này nhất trong danh sách
của bạn Theo các số liệu thông kê, nỗi sợ này còn đứng trên cả nỗi
lo sợ về rủi ro tài chính, sợ nhện và rắn Theo từ điền thì “lo sợ” là:
“cảm giác hoảng hốt hay khiếp sợ gây ra do nguy hiểm, bệnh tật hay các thảm hoạ”
Trang 12Lo sợ là cảm xúc tự nhiên mà tất cả chúng ta đã từng trải qua để cảnh báo bản thân trước những mỗi nguy hiêm Nếu thiếu chúng, hâu như chác chắn răng chúng ta không thê tôn tại được Tuy nhiên
lo lang một cách vô lí lại là một cảm xúc mang tính tiêu cực và tự chuốc lây thất bại cho bản thân vì nó sẽ ngăn cản chúng ta trong việc đạt đên tiêm năng tôi đa của mình
Đề giảm thiểu tôi đa nỗi lo lắng và giải quyết các khó khăn,việc quan trọng là phải xác định rõ nguyên nhân Các khách hàng của tôi
đã cho răng những nôi lo sợ chủ yêu của họ là:
1 Sợ gây ra sai lầm : Ai cũng có thể mắc sai lầm nhưng van dé quan trọng ở đây là bạn giải quyết sai lầm như thế nào Nếu như đó chỉ là một sai lầm nhỏ, bạn hãy lờ nó đi và tiếp tục diễn thuyết.Thính giả
sẽ không chú đến nó trừ khi bạn hiển nhiên thê hiện phản ứng với nó
bằng lời nói Nếu như đó là sai lầm mà bạn không thể cho qua được,
Trang 13cũng đừng xin lôi.Hãy thửa nhận nó và nêu có thê, hãy nhìn nhận nó dưới khiá cạnh hài hước Thính giả sẽ đánh gia cao việc bạn giải quyết nó một cách thoải mái
2 Cảm thây tẻ nhạt: Nếu bạn nghĩ là mình tẻ nhạt, bạn sẽ trở nên như vậy Hãy nắm rõ và kĩ lưỡng chủ đề của bạn, phát biểu với sự nhiệt thành nhất Hãy chân thành và chứng tỏ cho khán giả biết bạn đang rất hạnh phúc Sử dụng các biến tố, cụm từ , trọng âm từ hay các đoạn tạm dừng dé nhân mạnh sác thái và tầm quan trọng của những gì bạn đang nói Nếu bạn tỏ ra thú vị bạn sẽ không thấy mình
tẻ nhạt
3 Vô cảm hoặc hay quên: Tránh việc học thuộc lòng bài diễn
thuyết Nếu như bạn quá bôn chôn lo lắng, bạn sẽ hay quên Việc
chi nhớ phần mở đầu của bài diễn thuyết sẽ giúp bạn ỗn định và
vượt qua sự hồi hộp trong những phút đầu Đồng thời, việc ghi nhớ phan kết thúc sẽ khiến bạn có thể kết thúc cùng với tiếp xúc trực
Trang 14tiếp bằng mắt Nếu như bạn có sử dụng các ghi chép, ghi chú hãy sử dụng các font chữ lớn với khoảng cách rộng đề dễ đọc Tránh việc lúc nào cũng dính chặt với bản thảo của bạn bằng cách thường
xuyên có tiếp xúc mắt với thính giả bởi vì họ muốn nhìn thây sự biểu lộ trong mắt cũng như trên khuôn mặt bạn
4 Chuẩn bị bản thân kĩ lưỡng: Bạn càng năm chắc chủ đề của mình
bao nhiêu, bạn càng ít bị stress và kiểm soát nỗi lo sợ của mình dễ
dàng bấy nhiêu Sẽ rất khó đề giao tiếp hiệu quả khi bạn đang lo sợ, hôồi hộp hay stress Hãy hình dung bạn đang diễn thuyết như một nhà chuyên nghiệp, gạt bỏ mọi suy nghĩ tiêu cực và thay vào đó là những suy nghĩ tích cực
5 Thực hành : Không có biện pháp thay thế nào khác ngoài việc thực hành, có thế nó không khiến bạn hoàn hảo hơn nhưng chắc chắn nó sẽ khiến bạn thư giãn và dễ chịu hơn Sử dụng đài ghi âm hay camera đê làm quen với giọng nói, phong cách và ngôn ngữ cơ
Trang 15thể của mình hơn Mời bạn bè, gia đình lắng nghe thử cho bạn và hỏi họ lời nhận xét cũng như các lời khuyên
6 Thư giãn và luôn là chính bạn: Trứơc khi bắt đầu diễn thuyết, việc hít sâu vài lần sẽ giúp bạn cảm thấy dễ chịu hơn Trao đối với thính giả chứ không phải một mình bạn nói Hãy sôi nỗi trong việc
phát biểu và sử dụng văn phong đàm thoại thoái mái để thê hiện tính
cách của bạn Cũng đừng quá lo ngại khi có một số thời điểm mọi thứ rơi vào 1m lặng
7 Sử dụng khiếu hài hước : Hài hước ngay từ lúc mở đầu sẽ khiến bạn thoải mái và khiến thính giả đựơc khởi động Bất cứ lúc nào có thé, hãy làm phong phú bài diễn thuyết của bạn bằng cách kế những câu chuyện hay sự kiện hài hước thích hợp nhay cả khi đề tài của bạn cực kì nghiêm túc Điều này sẽ thiết lập nên một môi liên hệ với thính giả
Trang 16Nỗi lo sợ có thể sẽ khiến bạn lo lắng nhưng lo lắng không khiến bạn
sợ hãi được Mặc dù nỗi lo sợ rất khó thay đôi nhưng khi lo lắng được chuyên thành năng lượng thì nó có thể là một sức mạnh tích
Cực mang đến sự nhiệt tình và sinh khí cho bài diễn văn của bạn Tất
cả mọi người đều có thể dựa vào năng lượng sinh ra do lo lắng của mình để tăng cường hoạt động của họ và bạn cũng có thể làm như
vậy Hãy điều khiến nỗi sợ hãi của bạn chứ đừng để chúng điều khiên bạn
Mục tiêu của bạn là cảm thấy thoải mái khi diễn thuyết trứơc đám
đông, hãy tận dụng mọi cơ hội để trình bày trước đám đông nhiều nhất có thể bởi vì nó không hê đáng sợ như bạn nghĩ thậm chí trái lai no con rat thu vi !
(HocKynang.com)