TỔNG QUAN MICROSOFT ACCESS

Các thành phần của 1 CSDL Access :  Table bảng DL : Khai báo và lưu trữ DL cơ sở.. Các kiểu dữ liệu của Access Data Type 4.. Combo Box : − Ô hiển thị dữ liệu được chọn từ 1 danh sách th

Chương I : TỔNG QUAN MICROSOFT ACCESS

Bài 01: GIỚI THIỆU

1 Chức năng

- Microsoft Access là phần mềm quản trị CSDL : Tạo ra CDDL và đưa ra các công cụ xữ lý CSDL theo nhu cầu quản lý thực tế

- Mỗi CSDL Access được lưu dưới dạng 1 tập tin có phần mở rộng là mdb

2 Khởi động

- Start → Program → Microsoft Access

3 Màn hình Access

- Blank database : Tạo tập tin Access mới

- Database Wizard : Tạo tập tin Access mới theo mẫu có sẵn

- Open an Existing Database : Mở tập tin đã có

4 Các thành phần của 1 CSDL Access :

 Table (bảng DL) : Khai báo và lưu trữ DL cơ sở

 Query (truy vấn) : Xử lý tính toán DL trong table

 Form (biểu mẫu) : Trình bày DL

 Report (báo cáo) : Tạo ra các báo cáo phục vụ yêu cầu in ấn

 Macro (tập lệnh) : Dùng định nghĩa tập hợp một chuỗi các lệnh xử lý

 Module (đơn thể) : Công cụ lập trình trên Access (nn Access Basic)

Bài 02: THAO TÁC TRÊN CSDL ACCESS

1 Tạo một CSDL mới (New):

2 Mở một CSDL (Open):

3 Làm gọn file CSDL (Compact Database):

4 Đóng CSDL (Close):

Chương II : TABLE - BẢNG

Bài 03: TẠO TABLE

1 Cấu trúc của Table (Table Structure)

2 Thiết kế Table (Design View)

3 Các kiểu dữ liệu của Access (Data Type)

4 Các thuộc tính của Field (Field Properties)

5 Tạo khóa chính (Primary Key)

6 Khai báo quan hệ (Relationships)

7 Nhập dữ liệu cho Table

8 Các thao tác trong chế độ Datasheet

Bài 04 : QUẢN LÝ TABLE

1 Sao chép Table :

2 Đổi tên Table :

3 Xóa Table :

4 Lấy Table từ CSDL khác (Data Import) :

5 Liên kết tới một Table ở CSDL khác (Data Link)

Chương III : QUERY - TRUY VẤN

Bài 05 : GIỚI THIỆU

1 Chức năng

2 Các loại query

 Select query

 Action query

Bài 06 : SELECT QUERY

1 Tạo select query đơn giản

2 Tạo field mới trong query

3 Đặt điều kiện lọc dữ liệu

4 Thay đổi thuộc tính của query

5 Thay đổi thuộc tính field

6 Các phép toán trong Access

7 Các hàm thường dùng trong Access Bài 07 : TOTAL QUERY

1 Giới thiệu

2 Tạo Total Query

3 Các phép tổng hợp dữ liệu

4 Điều kiện lọc dữ liệu trong total query Bài 08: CROSSTAB QUERY

1 Giới thiệu

2 Tạo Crosstab query bằng Wizard

3 Tạo Crosstab query từ cửa sổ Design

Bài 09: ACTION QUERY

1 Chức năng và phân loại

2 Make Table

3 Append Query

4 Upadate Query

5 Delete Query

Chương IV : FORM - BIỂU MẪU

Bài 10: GIỚI THIỆU

1 Chức năng

2 Các dạng form

 Columnar (Single Forms)

 Tabular (Continuous Forms)

 Datasheet (Table Forms)

3 Các phương thức tạo form

 Auto

 Wizard

 Design

Bài 11: AUTOFORM - TẠO FORM TỰ ĐỘNG

Bài 12: FORM WIZARD - TẠO FORM BẰNG WIZARD

1 Tạo form đơn

2 Tạo form dạng Main - Sub

Bài 13: FORM DESIGN – THIẾT KẾ FORM BẰNG DESIGN

1 Thiết kế và chạy một form đơn giản

2 Thay đổi một số thuộc tính form

a Nhóm Format : các thuộc tính định dạng form

 Caption : tiêu đề cho form

 Defauld View : chọn dạng form

 Scroll Bars : chọn thanh trượt

 Record Selectors : hiện/ẩn thang chọn

 Navigation Button : hiện/ẩn các nút di chuyển record

 Dividing Line : hiện/ẩn dường phân cách

b Nhóm Data : các thuộc tính về dữ liệu của form

 Record source :

 Order by :

3 Thiết kế form dạng Main – Sub

Bước 1 : Thiết kế Sub Form dạng Datasheet

Bước 2 : Thiết kế Main Form

Bước 3 : Nhúng Sub Form vào và tạo liên kết :

 Source Object : chọn Sub Form

 Link Child Field : khai báo Field liên kết trong Sub

 Link Master field : khai báo Field liên kết trong Main

Bài 13: SỬ DỤNG CÁC CONTROL TRÊN TOOLBOX

1 Lable : Tạo nhãn trên form

2 Text Box :

− Ô hiển thị dữ liệu hoặc nhận dữ liệu từ bàn phím

− Dữ liệu có thể gắn liền với 1 Field trên form hay tự do : công thức tính toán

− Các thuộc tính thường dùng :

 Format : Định dạng dữ liệu

 Decimal Place : Số chữ số thập phân

 Visible : Yes : Hiễn thị Text Box No : Không

 Control Source : Dữ liệu nguồn, có thể chọn 1 Field hay nhập công thức tự do

3 Combo Box :

− Ô hiển thị dữ liệu được chọn từ 1 danh sách thả xuống

− Danh sách có thể do NSD nhập vào hoặc lấy từ 1 field của bảng dữ liệu

− Giá trị của Combo Box có thể gắn liền với một field hay tự do

a Tạo Combo Box bằng Wizard

− Chọn Combo Box, mở chức năng Wizard trên Toolbox

− Vẽ Combo Box trên Form

 Xác định Combo Box lấy dữ liệu từ bảng dữ liệu hay từ danh sách nhập vào

 Chọn bảng dữ liệu

 Chọn các Field

 Ẩn hoặc hiện cột làm khóa

 Chọn field gắn liền với Combo Box

 Nhập nhãn Finish

b Thiết kế Combo Box bằng tay

− Đặt một số thuộc tính :

 Column count : Số cột hiển thị trong danh sách

 Column heads : Yes : Hiện dòng tiêu đề trên danh sách No : Không

 List Rows : Số dòng hiển thị của danh sách

 List Width : Độ rộng danh sách

 Control source : Gắn liền dữ liệu tới 1 field của bảng dữ liệu nguồn

 Row Source Type : Loại dữ liệu trong danh sách

 Row Source : Khai báo nguồn dữ liệu làm danh sách

 Bound Column : Xác định cột làm giá trị của Combo box

 Name : Đặt tên cho Combo Box

c Lấy dữ liệu từ Combo Box :

− Công thức : = Tên Combo Box.Column(i) Với i là chỉ số cột

4 List Box :

− Chứa danh sách các giá trị giống như Combo Box

− Các thuộc tính và cách sử dụng giống như Combo Box

5 Image : Tạo khung chứa ảnh lấy từ một tập tin ảnh

6 Unbound Object Frame : Khung chứa đối tượng được tạo ra từ ứng dụng khác

7 Bound Object Frame : Khung lấy đối tượng từ field có kiểu OLE Object

8 Command Button :

a Giới thiệu :

− Nút lệnh gắn liền với một hành động điều khiển trên form

− Hành động được định nghĩa 3 cách : Wizard, Macro, Lập trình bằng VB Access

b Tạo nút lệnh bằng Wizard :

 Chọn Command Button, bật chức năng Wizard

 Vẽ lên 1 vị trí trên Form

 Chọn 1 hành động, Next

 Nhập tiêu đề (Text) hoặc chọn hình (Picture) , Next

 Nhập tên cho nút lệnh, Next, Finish

c Các hành động thường dùng :

− Nhóm Record Navigation : Các hành động di chuyển giữa các Record

 Find Record : Tìm kiếm 1 Record

 Goto First Record : Về Record đầu tiên

 Goto Last Record : Đến Record cuối cùng

 Goto Next Record : Sang Record kế tiếp

 Goto Previous Record : Lùi về Record liền trước

− Nhóm Record Operation : Các hành động xử lý các record trong bảng

 Add New Record : Thêm Record

 Delete Record : Xóa Record

 Duplicate Record : Nhân đôi record

 Print Record : In Record

 Save Record : Ghi Record

 Undo Record : Phục hồi Record đang sửa

− Nhóm Form Operation : Các hành động liên quan đến Form

 Close Form : Đóng Form

 Open Form : Mở Form

− Nhóm Report Operation : Các hành động liên quan đến Report

 Close Report : Đóng Report

 Open Report : Mở Report

9 Sub Form/Sub Report :

− Nhúng Form/Report Form/Report khác

− Các thuộc tính :

 Source Object : chọn Sub Form

 Link Child Field : khai báo Field liên kết trong Sub

 Link Master field : khai báo Field liên kết trong Main

− Lấy dữ liệu từ Sub Form : = Tên Sub.Form!Tên Field

Chương V : REPORT – BÁO CÁO

Bài 14: THIẾT KẾ REPORT ĐƠN GIẢN

1 Tạo report

− New, Design View Chọn dữ liệu nguồn cho Report, Ok

− Kéo các Field vào Report

2 Các phần trong Report

 Report Header/Footer

 Page Header/Footer

 Detail

3 Thay đổi dữ liệu nguồn cho Report

− Trong cửa sổ Properties, vào thuộc tính Record Source chọn hoặc tạo nguồn dữ liệu cho Report Bài 15: SẮP XẾP VÀ PHÂN NHÓM TRÊN REPORT

1 Sắp xếp và phân nhóm

− Nhắp biểu tượng Sorting and Grouping

− Chỉ định Field cần sắp xếp phân nhóm Chọn thứ tự sắp xếp : Ascending : tăng; Desending : giảm

− Tạo tiêu đề cho nhóm : thay đổi thuộc tính Group Header/Footer

2 Các phép toán tổng hợp trên nhóm

 Count, Sum, Min, Max, Average

Bài 16: IN REPORT

1 Xác lập trang in : File, Page Setup

a Margin : Định dạng lề

b Page : Chọn hướng giấy, khổ giấy

c Column : Chia cột cho Report

2 In Report :

Chương VI : MACRO – TẬP LỆNH

Bài 17: TẠO MACRO

1 Giới thiệu

− Macro là tập một hoặc nhiều các hành động (Action) thực hiện trên CSDL

− Macro được gắn đến một sự kiện (event) để khi sự kiện này xảy ra thì các lệnh trong Macro được thực thi

2 Tạo Macro

− Chọn New

 Action : chọn hành động

 Comment : chú thích

 Arguments : các đối số của hành động

3 Gắn Macro đến một sự kiện

4 Tạo nhóm các Macro (Macro Name)

5 Tạo Macro có điều kiện (Condition)