chuong 7 lap ke hoach cho du an

Kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, tiến độ và đảm bảo yếu tố kỹ thuật của dự án. Đặc điểm ngân sách dự án:[r]

Chöông 7:

Lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án

Cơ cấu phân chia công việc

Ngân sách dự án

LẬP KẾ HOẠCH

Thiết lập mục tiêu Điều tra nguồn lực Xây dựng kế hoạch

ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN GIÁM SÁT

Quá trình lập

kế hoạch

Kế hoạch cấp 1

Kế hoạch cấp 2

Kế hoạch cấp 3

Quá trình lập

kế hoạch

Các mức độ

của kế hoạch

LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

trình dự án

ĐỊNH NGHĨA MỤC TIÊU DỰ ÁN

chuyển giao?

đánh dấu sự hoàn thành mục tiêu dự án

MUÏC TIEÂU THOÂNG MINH - S.M.A.R.T

CÁC CẤP ĐỘ MỤC TIÊU CUẢ DỰ ÁN

 Mục Tiêu tổng thể (Goal / Overall Objective / Long-term objective)

 Một mục tiêu thuộc cấp độ cao.

 Trình bày định hướng tổng quát để từ đó chỉ ra những mục đích, những hoạt động và những nhiệm vụ

 Mục tiêu dự án (Project objective / Purpose)

 Là những mô tả chính xác cái gì được làm để hoàn thành mỗi mục tiêu tổng thể

 Đây là điều chúng ta muốn đạt được sau khi dự án thực hiện có kết quả.

 Kết qủa dự án (Project outputs / Results)

 Sản phẩm trực tiếp và hữu hình của các hoạt động dự án

CẤU TRÚC PHÂN VIỆC - WBS

 Là một cấu trúc có thứ bậc phân nhỏ dần công việc dự án đến các cấp thấp nhất

 Là một bản đồ giúp nhà quản lý dự án nhận dạng tất cả những sản phẩm và các thành phần công việc của dự án

 Là một tài liệu cơ bản để ước lượng chi phí, tổ

chức, lập tiến độ và kiểm soát việc thực hiện phù hợp với từng cấp độ dự án.

CẤU TRÚC PHÂN VIỆC - WBS

Nhiệm vụ 1.1.1.0

Mục tiêu dự án (Project Objective) 1.0.0.0

Hoạt động 1.1.0.0 Hoạt động 1.3.0.0 Hoạt động 1.4.0.0 Hoạt động

1.5.0.0

Hoạt động 1.2.0.0

Nhiệm vụ 1.3.1.0

Nhiệm vụ 1.3.2.0 vụ 1.3.3.0Nhiệm

Nhiệm vụ 1.1.2.0

WBS dự án xây dựng ngơi nhà

Ngôi nhà 1.0.0

1.2.2

Thiết bị1.3.2

Dây dẫn1.3.1WBS DẠNG KHỐI

WBS – SỰ PHÂN CHIA THEO ĐỀ MỤC

10.00.00 Dự án xây dựng nhà ở

13.00.00 Nội thất

13.10.00 Điện13.20.00 Nước13.30.00 …

12.00.00 Xây nhà 12.10.00 Đổ móng 12.20.00 Làm tầng 1 12.30.00 Làm tầng 2 12.31.00

12.31.10 12.32.20

12.32.21

12.32.22 12.32.00 12.40.00 …

14.00.00 Hoàn thiện

14.10.00 14.20.00 …14.30.00 …

120 trđồng

150 trđồng

WBS DẠNG PHÂN CHIA THEO ĐỀ MỤC1.0.0 DA THỨ BA CẤP NƯỚC VÀ VỆ SINH CÁC THỊ XÃ, THỊ TRẤN (TPTWSSP)

1.1.0 Các công tác khởi đầu

1.1.1 Thành lập PCU và PPMU

1.1.2 Thương lượng vay vốn

1.1.3 Lựa chọn và chỉ định tư vấn giám sát và thiết kế

1.1.4 Hỗ trợ và định hướng DA

1.2.0 Chương trình nhận thức về sức khỏe của tỉnh (PHAP)

1.2.1 Thành lập và thiết kế PHAP

1.2.2 Chuyển giao PHAP

1.2.3 Chương trình tín dụng vệ sinh

1.3.0 Cấp nước

1.3.1 Thu hồi đất

1.3.2 Khảo sát (địa hình, địa chất, kiểm định nước …

1.3.3 Chương trình UFW

1.3.4 Điều tra/kiểm định mạng cấp nước

1.3.5 Thiết kế chi tiết hệ thống cấp nước

1.3.6 Hợp đồng đấu thầu cạnh tranh quốc tế ICB

1.3.7 Hợp đồng đấu thầu cấp nước cạnh tranh trong nước LCB

WBS DẠNG LIỆT KÊ

1.0.0 DA THỨ BA CẤP NƯỚC VÀ VỆ SINH CÁC THỊ XÃ, THỊ TRẤN (TPTWSSP)

1.4.0 Thoát nước và vệ sinh (D & S)

1.4.1 Thiết kế chi tiết các công trình D & S

1.4.2 Hợp đồng đấu thầu cạnh tranh trong nước LCB

1.4.3 Cải thiện D & S

1.4.4 Các hoạt động vệ sinh khu vực tư và công trong nước

1.5.0 Xây dựng năng lự và hỗ trợ thực hiện

1.5.1 Thiết kế chương trình đào tạo và đào tạo chính thức

1.5.2 Đào tạo tại nơi làm việc

NHẬN DẠNG MỘT WBS TỐT

Một gói công việc được xác định rõ ràng có các đặc điểm

sau:

– Chất lượng và mức độ hoàn thành của nó có thể đo được

một cách dễ dàng.

– Nó có sự kiện bắt đầu và kết thúc.

– Nó quen thuộc đối với nhóm dự án; thời gian, chi phí và các nguồn nhân lực có thể được dự tính một cách dễ dàng.

– Nó bao gồm các công việc có thể quản lý, có thể đo được và các công việc này độc lập với các công việc của hoạt động khác.

– Nó thường gồm một chuỗi các công việc liên tục từ khi bắt đầu đến khi kết thúc

 Chúng ta có thể ngừng tiến trình chia nhỏ WBS khi chúng

ta tìm thấy mức độ chi tiết cần thiết (Việc ngừng tiến trình

có thể tuỳ thuộc vào mục đích của WBS và tuỳ thuộc vào từng pha cuả dự án)

Gói công việc là cấp thấp nhất của WBS Một gói công việc được xác định một cách rõ ràng sẽ có những đặc điểm sau :

 Định nghiã được công việc ( Cái gì – What )

 Chỉ ra thời gian để hoàn thành gói công việc ( Bao lâu – How long )

 Chỉ ra ngân sách theo từng thời đoạn để hoàn thành gói công việc

( Chi phí – Cost )

 Chỉ ra những nguồn lực cần có để hoàn thành gói công việc ( Bao nhiêu – How much )

 Chỉ ra trách nhiệm cuả từng người đối với từng công việc ( Ai –Who )

 Chỉ ra những điểm cần giám sát đối với việc đo lường tiến trình

GÓI CÔNG VIỆC TRONG WBS

(Work package in WBS)

 Sắp xếp theo cấu trúc có thứ bậc của WBS

 Dán tất cả những tấm card lên tường , bắt đầu sắp

xếp theo mục tiêu dự án

 Kiểm tra WBS là chính xác, logic và hoàn chỉnh

 Có một sự phân nhóm các hoạt động trên tường

Thêm vào , bổ sung , xoá bỏ hoặc di chuyển các tấm card cho đến khi có được WBS chính xác , logic và

hoàn chỉnh

 Thông thường, nó sẽ tạo thành một dòng công việc liên tục

từ khi bắt đầu đến khi kết thúc

ANH/CH L P WBS Ị LẬP WBS ẬP WBS VỀ TỔ CHỨC MỘT HỘI NGHỊ VỀ MARKETING ON LINE

2 Phân chia các mục tiêu theo công tác

1.1 Phát triển một chương trình

1.1.1 Thiết lập chủ đề và đề tài1.1.2 Tìm kiếm người thuyết minh1.1.3 Chuẩn bị các tài liệu của hội nghị

1.2 Xác lập nơi và ngày tổ chức hội nghị

1.2.1 Xác lập ngày diễn ra hội nghị1.2.2 Lựa chọn và giao phó các công việc cho nơi tổ chức hội nghị1.2.3 Xác nhận về các công việc đã sắp xếp

1.3 Thiết kế và thực hiện kế hoạch tiếp thị

1.3.1 Soạn thảo và in ấn Brochure của hội nghị1.3.2 Quảng cáo

1.3.3 Hộp thư của hội nghị

1.3.4 Tiếp nhận và hồi báo về việc đăng ký tham dự hội nghị

THỦ TỤC 5-BƯỚC:

VÍ DỤ VỀ TỔ CHỨC MỘT HỘI NGHỊ

3 Kiểm tra mỗi hành động theo sự phù hợp với đặc trưng của công tác và tiến hành phân chia chi tiết những công việc chưa xác định được

1.1.3 Chuẩn bị tài liệu cho hội nghị

1.1.3.1 Nhận được tài liệu từ người thuyết trình 1.1.3.2 Chuẩn bị và in ấn sổ tay của hội nghị

THỦ TỤC 5-BƯỚC:

VÍ DỤ VỀ TỔ CHỨC MỘT HỘI NGHỊ

WBS Worksheet - Hội nghị

WBS WORKSHEET Tên dự án

Hội nghị hàng năm của ABC

GĐDA: Nguyễn Bảo Khanh

Mã hiệu công

Chú giải về các đặc trưng của công tác

1 Tình trạng /sự hoàn thành có thể đo lường

2 Định nghĩa rõ ràng các sự kiện bắt đầu và kết thúc

3 Đã ước lượng thời gian và chi phí một cách dể dàng

4 Sự phân công là có thể quản lý, có thể đo lường, có thể tích hợp và độc lập

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Lựa chọn ngày và nơi TCHN Thiết kế và thực hiện KH tiếp thị

Soạn thảo chương trình

NHẬN ĐƯỢC CÁC TÀI LIỆU IN ẤN SỔ TAY CHUẨN BỊ &

CHỌN NƠI TỔ CHỨC HN

CHUẨN BỊ TÀI LIỆU HỘI NGHỊ

TÌM NGƯỜI THUYẾT TRÌNH

QUẢNG CÁO

SOẠN THẢO & IN BROCHURE

TIẾP NHẬN DS ĐĂNG KÝ

TL HỘP THƯ HỘI NGHỊ

BIỂU ĐỒ TRÁCH NHIỆM

Ma trận trách nhiệm

Công việc Tổng

giám đốc công ty

Giám đốc dự án

Kỹ sư trưởng dự án

Kế toán trưởng dự

án

Trưởng

bộ phận kinh doanh

Trưởng

bộ phận kinh doanh

STT WBS CÔNG VIỆC GHI CHÚ

1 1 KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VỚI CHỦ ĐẦU TƯ Ban điều hành chịu

5 2.1 Tiếp nhận mặt bằng

6 2.2 Họp toàn bộ các bên liên quan

7 2.3 Khảo sát lại địa hình

8 2.4 Thống nhất ý tưởng thiết kế và nhiệm vụ thiết kế

9 2.5 Bố trí vị trí và thiết kế sơ bộ

10 2.6 Tiến hành thực hiện các thủ tục pháp lý

11 2.7 Lập khái toán

12 3 LỰA CHỌN NHÀ THẦU THIẾT KẾ Ban kỹ thuật, ban thông

tin, ban tư vấn trình lên ban điều hành

13 3.1 Chuẩn bị mời thầu

14 3.2 Mời thầu

15 3.3 Chấm thầu

16 3.4 Lựa chọn nhà thầu trúng thầu và ký kết hợp đồng

17 4 THIẾT KẾ KỸ THUẬT THI CÔNG Các ban hoàn thành

nhiệm vụ của mình dưới sự giám sát Ban kiểm tra và giám sát

18 4.1 Nhà thầu thiết kế thực hiện công việc

19 4.2

BQL phối hợp với nhà thầu thiết kế để lựa chọn, chỉnh sửa phương án thiết kế

20 5 THẨM ĐỊNH THIẾT KẾ Các ban điều hành,

thiết kế, tư vấn, thông tin và tài chính chịu trách nhiệm

21 5.1 Kết hợp chủ đầu tư duyệt bản thiết kế

22 5.2

Tŕnh chủ đầu tư, giải ngân chi phí thiết kế

23 6 LẬP DỰ TOÁN CHI TIẾT Ban tài chính

24 7 LỰA CHỌN NHÀ THẦU THI CÔNG Trưởng các ban tiến hành họp tiểu ban, kiểm

tra nhiệm vụ cho từng thành viên

25 7.1 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu thi công các hạng mục công trình

26 7.2 Phát hành hồ sơ mời thầu và chấm thầu

27 7.3 Lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng Ban điều hành dự án

28 8 TRIỂN KHAI THI CÔNG XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

Thi công xây dựng công trình là công việc của nhà thầu thi công

29 8.1 Thi công xây dựng toà nhà chính

30 8.2 Thi công XD các sân chơi thể thao ngoài trời

31 8.3 Thi công xây dựng khu văn hóa

32 8.4 Thi công xây dựng khu cung cấp điện nước

33 8.5 Kiểm tra và giám sát công việc của các nhà thầu

34 8.6 Lập kế hoạch tài chính và giải ngân cho nhà thầu

35 8.7

Kiểm soát chất lượng và tiến độ công tŕnh

36 9 GIAI ĐOẠN KẾT THÚC DỰ ÁN - Nghiệm thu công trình

và quyết toán với chủ đầu tư

- Ban QLDA họp tổng kết dự án

37 9.1 Nghiệm thu, bàn giao và quyết toán công trình

38 9.2

Tổng kết thành quả dự án

và kết thúc dự án

TỔ CHỨC

 Xác định nhu cầu nhân sự

 Tuyển dụng giám đốc dự án và đội dự án

SƠ ĐỒ TRÁCH NHIỆM

(RC - Responsibility chart)

° RC là một công cụ hoạch định và quản lý mà nó phân công cho các thành viên đội dự án các trách nhiệm khác nhau với sự chú ý đến các hoạt động dự án

tương ứng với từng thành viên riêng biệt và các dòng tương ứng với các nhiệm vụ dự án

thứ hai (Trợ giúp), chấp thuận, thông báo, giám sát,

kiểm tra,

SƠ ĐỒ TRÁCH NHIỆM

WBS Các thành viên trong đội dự án Các thành viên chủ

chốt bên ngoài Giám đốc

dự án

Thành viên 1

Thành viên 2

Thành viên 3

Nhà tài trơ

Chuyên gia chất lượng

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC

Xác định các nguồn lực mà bạn cần để thực hiện các

hoạt động của dự án: Nhân lực và nguồn lực không phải

là nhân lực

 Ước lượng chi phí và phối hợp trong ngân sách dự án

 Thiết lập hệ thống kiểm soát tài chính ( nguyên tắc , trách nhiệm , … )

 Hoạch định tài trợ ( ở đâu , khi nào , bao nhiêu , cho cái

gì )

 Chuẩn bị dự báo dòng tiền dự án ngoài dự kiến

 Công cụ : KẾ HOẠCH SỬ DỤNG NGUỒN LỰC

Mẫu Kế hoạch sử dụng nguồn lực –

Nhân lực

WBS

Hoạt động

Kỹ năng yêu cầu

Tên nhân lực

Mức độ kỹ năng

Kết quả kỳ vọng

Số ngày nổ lực

Ngày bắt đầu

Ngày kết thúc

Chi phí

Chuyên gia Nội dung đã biên

tập cho Website

Mẫu Kế hoạch sử dụng

nguồn lực khơng phải nhân lực

WBS Hoạt động Nhu cầu

nguồn lực

Thời gian sử dụng

Thời hạn cần

Mẫu kế hoạch sử dụng nguồn lực

phí Người 

phụ  trách

Người  tham  gia

Nhu  cầu  đào  tạo

Cơ sở  vật  chất

Trang  thiết  bị

Tài  liệu …

ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ

 Ước lượng chi phí là tiến trình phát triển việc đánh giá các nguồn lực yêu cầu (Thường tính bằng tiền) để hoàn thành

 Khả năng leo thang chi phí nên được xem xét và sự cho

phép phù hợp nên được bổ sung để ước lượng chi phí ban đầu

CÁC LOẠI CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN

(tư vấn, lương giám đốc dự án, huấn luyện, tham quan)

3 Chi phí quản lý chung (G&A overhead costs)

 Phân bổ một phần cho dự án theo tỷ lệ thích hợp

MỤC TIÊU ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ

 Để đảm bảo khả năng tồn tại

 Nghiên cứu khả thi

 Hoạch định các nguồn lực

 Phân tích lợi ích/chi phí

 Cung cấp thông tin cho việc định giá (bao gồm giá

đấu thầu và, những thoả thuận,…)

 Phục vụ như là một công cụ quản lý

 Quản lý và kiểm soát chi phí

 Quản lý rủi ro

 Hoạch định ngân sách

 Những mục tiêu khác?

TIÊU CHUẨN CHO VIỆC ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ DỰ ÁN TỐT

Điều chỉnh và thuyết minh

các ước lượng chi phí

 Tiến trình thiết kế chi phí nhằm khai thác một sản phẩm hoặc dịch vụ khác nhau không đáng kể để đáp ứng mục tiêu chi phí

 Lặp đi lặp lại tiến trình ước lượng

 Có thể thực hiện giảm chi phí bằng cách cải tiến tiến trình, lập lại tiến độ,…

 Thuyết minh chi phí

 Liệt kê các giả định và các thông số đã sử dụng

 Thuyết minh những thông số và những giả định

 Mô tả và phân tích nguồn gốc của các kết quả và tiến trình thiết kế chi phí

BÁO CÁO ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ

 Giới thiệu, thời hạn và những căn cứ

 Những giả định và nguyên tắc cơ bản

 Mô tả dự án, kết quả và phạm vi của nó

 Phân tích chi phí chi tiết (Theo thành phần công việc, theo thành

phần chi phí, Theo từng giai đoạn tiến độ)

 Tóm tắt việc ước lượng chi phí

 Những giả định và những thông số cơ bản đã sử dụng trong ước lước lượng

 Tiền lương cho các loại kỹ năng lao động và mức độ kỹ năng

 Chi phí đơn vị thiết bị và nguyên vật liệu đã sử dụng

DỰ TOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN

 Ước lượng chi chí cơ bản

 Ước lượng từ dưới lên dựa theo WBS : bằng tổng các ước lượng chi phí của từng gói công việc và chi phí phối sáp nhập

 Đối với mỗi gói công việc, ước lượng cơ bản trình bày chi phí thích hợp nhất nếu tất cả những giả định được đáp ứng

 Dự phòng khoản chi tiêu bất ngờ : tạo ra quỹ dự phòng cho những sai lệch về chi phí mà nó có khả năng xảy ra nhưng không thể chỉ

ra một cách rõ ràng khi ước lượng chi phí

 Ngân sách dự án = Ước lượng cơ bản+ Dự phòng chi tiêu bất ngờ

 Quỹ dự phòng quản lý : quỹ bổ sung dự phòng gắn liền với sự

quản lý

 Để đối phó với những sự kiện bất ngờ

 Cải tiến khả năng hoàn thành dự án

THẢO LUẬN

Anh/ Chị hãy gợi nhớ lại một dự án gần

ƒ Anh/ Chị hãy gợi nhớ lại một dự án gần

đây mà anh/chị đã tham gia, từ đó xây

dựng lại cấu trúc phân việc của dự án này và sơ đồ trách nhiệm của dự án

Xác lập

ma trận trách nhiệm

OBS

WBS

X

3 Ngân sách dự án

… Tiên liệu trước những khoản chi không rõ …

 Phụ thuộc kế hoạch, mục tiêu và nguồn quỹ tổ chức

 Mang tính ước tính, giả thuyết

 Ngân sách phải linh hoạt, có thể điều chỉnh được

GV: Ths Ho Nhat Hung 52

Vd: Bạn muốn trang trí lại nội thất căn hộ của bạn do Công ty Phú Mỹ Hưng xây thô bạn áp dụng phương pháp lập ngân

sách nào?

GV: Ths Ho Nhat Hung 53

Vd: Bạn muốn trang trí lại nội thất căn hộ của bạn do Công ty Phú Mỹ Hưng xây thô bạn áp dụng phương pháp lập ngân

sách nào?

Bạn nên áp dụng phương pháp lập ngân sách từ trên xuống

dưới, bởi vì với một số tiền nhất định, bạn có thể mua thiết

bị và trang trí lại nội thất phù hợp với khả năng tài chính của mình Chẳng hạn ốp loại gạch nào? Mua đồ gỗ ra sao? Lắp đặt tủ bếp như thế nào? Sau đó tìm đội thầu và ký kết hợp

đồng.

Phương pháp kết hợp

Ngân sách

Ước lượng các yếu tố chi phí

Chi phí

vật liệu lao độngChi phí Chi phímáy

Chi phítrực tiếp Chi phíchung

Lợi nhuậnđịnh mức+ thuếChi phí

đầy đủ

Các vấn đề mấu chốt

nào?

Hết chương 4

10.00.00 Dự án xây dựng nhà ở

13.00.00 Nội thất

13.10.00 Điện13.20.00 Nước13.30.00 …

12.00.00 Xây nhà 12.10.00 Đổ móng 12.20.00 Làm tầng 1 12.30.00 Làm tầng 2 12.31.00

12.31.10 12.32.20

12.32.21

12.32.22 12.32.00 12.40.00 …

14.00.00 Hoàn thiện

14.10.00

14.20.00 …14.30.00 …

A.50 B Không thể xác định

C.30 D.20

A.14 B Không thể xác định

C.13 D.20