Kinh nghiệm làm kế toán xây dựng

 Kế toán xây dựng là ngành đặc thù, thế nên ngoài các mẫu biểu theo quy định của nhà nước, để phục vụ báo cáo nội bộ, các bạn cần tạo ra các mẫu biểu báo cáo mới sao cho sát với tình hì

Kinh nghiệm làm kế toán xây dựng, xây lắp | Tổng quan về kế toán xây

dựng (Phần 1)

Những điều cần biết khi làm kế toán xây dựng:

 Bạn phải đọc hiểu được bảng dự toán hay quyết toán, biết so sánh được giữa thực tế với dự toán

 Kế toán xây dựng là ngành đặc thù, thế nên ngoài các mẫu biểu theo quy định của nhà nước, để phục vụ báo cáo nội bộ, các bạn cần tạo ra các mẫu biểu báo cáo mới sao cho sát với tình hình thực tế, cần nắm được định mức của từng hạng mục, và đặc biệt phải học tập để đọc được dự toán về công trìnhxây dựng

1 Những lưu ý khi làm kế toán xây dựng:

 Khi đã trúng thầu công trình tham gia thầu, đã có giá trị, khối lượng tham gia thầu công trình, kế toán dựa vào dự toán đã trúng thầu tiến hành bóc tách chi phí để hạch toán Tại sao trong xây dựng kế toán lại phải bóc tách chi phí? Bóc tách chi phí nhằm mục đích hiểu rõ được chi phí trong dự toán để hạch toán đúng

 Mỗi một công trình, hạng mục đi kèm có một dự toán riêng Từ đó tách chi phí cho từng công trình, điểm khác biệt với hạch toán trong thương mại là chi phí của công trình nào thì kế toán phải tập hợp nó vào giá trị công trình đó Tập hợp các loại chi phí cấu thành nên giá thầu công trình bằng hoặc gần bằng giá trên bản dự toán do bộ phận kỹ thuật cung cấp Dựa vào chi phí đó để kế toán xác định xem lượng hoá đơn đưa vào hạch toán cho công trình đó có tương đương không

 Do đặc điểm của kế toán xây dựng là khi xây dựng công trình phụ thuộc vào địa điểm xây dựng nên giá xây dựng mỗi nơi một khác nhau do đó kế toán xây dựng phải biết áp dụng đúng giá cho mỗi công trình ở mỗi tỉnh là khác nhau

 Công trình xây dựng thường kéo dài qua nhiều kỳ kế toán nên khi tập hợp chi phí phải theo dõi chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho từng công trình.

 Khi xuất vật tư phải phù hợp với định mức theo dự toán từng công trình

 Thường xuyên cập nhật các văn bản của nhà nước liên quan đến lĩnh vực xây dựng như: Giá đất đền bù, định mức chi phí, định mức tiêu hao NVL,…

 Công trình hoàn thành phải có biên bản nghiệm thu từng hạng mục hoặc toàn bộ công trình

 Cuối cùng là xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu cho công trình hoàn thành

2 Công việc của kế toán xây dựng:

 Theo dõi và quản lý từng hợp đồng xây dựng, cần nắm bắt được được chi tiết từng hợp đồng xây dựng về giá trị, thời gian và các hạng mục hoàn thành

 Cần đọc kỹ dự toán công trình để nắm bắt được chính xác định mức chi phí, khi xuất vật tư phải phù hợp với định mức theo dự toán từng công trình Bám sát vào bảng bóc tách chi phí để theo dõi việc đưa chi phí nguyên vật liệu vào có theo định mức quy định

 Theo dõi chi phí máy, nhân công máy theo từng công trình

 Kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí vật tư, chi phí nhân công, chi phí sử dụng máy thi công và các chi phí dự toán khác, phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch so với định mức, các chi phí khác ngoài kế hoạch, các khoản thiệt hại, mất mát, hư hỏng… đồng thời có những báo cáo về sự phùhợp giữa tình trạng thực tế với định mức có trong dự toán

 Giá của công trình xây dựng phụ thuộc vào địa điểm xây dựng, thế nên kế toán xây dựng phải biết áp dụng đúng giá cho mỗi công trình ở mỗi tỉnh có công trình xây dựng đó

 Mỗi hạng mục, công trình đi kèm một dự toán riêng Do vậy khi hạch toán chi phí của công trình nào thì kế toán phải tập hợp vào giá trị công trình đó

 Lập và theo dõi bảng lương nhân công theo tiến độ thi công thực tế, nhật ký thi công đối với các máy thi công nhằm xác định chính xác mức tiêu hao nhiên liệu cụ thể đối với các máy phục vụ cho công trình xây dựng

 Tập hợp, phân bổ chi phí và tính ra giá thành từng công trình, hạng mục công trình Kiểm tra việcthực hiện kế hoạch giá thành hạng mục công trình, đề xuất khả năng và các biện pháp hạ giá thành một cách hợp lý và có hiệu quả

 Việc công trình xây dựng kéo dài qua nhiều kỳ kế toán, điều đó đòi hỏi kế toán xây dựng phải có những cách thức quản lý, theo dõi để có thể kiểm soát được tiến độ thi công và sự phân bổ chi phí cho từng giai đoạn hoàn thành Bên cạnh đó phải theo dõi chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và tínhgiá thành cho từng công trình, hạng mục công trình khi hoàn thành nhằm phục vụ cho việc quyết toán giátrị công trình xây dựng trong tương lai

 Sắp xếp, lưu trữ cẩn thận hồ sơ, hóa đơn, chứng từ một cách khoa học, dễ tìm

 Lập báo cáo về chi phí sản xuất, tính giá thành công trình xây dựng, cung cấp chính xác kịp thời

các thông tin hữu dụng về chi phí sản xuất và giá thành phục vụ cho yêu cầu quản lý của Ban

Giám đốc

 Lập báo cáo thuế tháng, quý, và lập báo cáo tài chính cuối năm

 Có khả năng giải trình số liệu với cơ quan thuế khi có yêu cầu thanh tra, quyết toán

xây lắp (Phần 2)

 1 Khi nhận được hợp đồng xây dựng:

 * Dựa vào dự toán của Bảng tổng hợp vật liệu của công trình và đối chiếu với Bảng nhập xuất

tồn kho xem còn thiếu vật tư nào rồi in ra trình sếp, cai công trình, cán bộ quản lý theo dõi công

trình hoặc bạn sẽ theo dõi liên hệ đi lấy hóa đơn vật tư đầu vào cho đủ như theo bảng dự toán

 * Hóa đơn chứng từ phải lấy về được trước ngày nghiệm thu công trình, giá mua vào của vật tư

thấp hơn hoặc bằng giá trên dự toán của Bảng tổng hợp vật liệu nếu cao hơn thì cũng chênh

lệch chút ít nếu ko sẽ bị bóc ra khi quyết toán thuế

 2 Hạch toán chi phí cho công trình:

 2.1 Chi phí nguyên vật liệu:

 * Hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu

 · Qua kho: Nguyên vật liệu mua vào: xi măng, sắt thép,…

 - Tập hợp lại các chứng từ liên quan để ghim lại theo dõi:

 + Phiếu nhập kho

 + Hóa đơn

 + Phiếu giao hàng hoặc phiếu xuất kho của bên bán

 + Hợp đồng và thanh lý hợp đồng phô tô nếu có

 + Phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc phiếu kế toán nếu mua nợ

 + Ủy nhiệm chi và các chứng từ ngân hàng

 - Hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu:

 + Mua nguyên vật liệu: Nợ TK 152,1331 / Có TK 111,112,331

 + Xuất nguyên vật liệu cho công trình: Nợ TK 621 / Có TK 152

 + Chứng từ: Phiếu xuất kho + Phiếu yêu cầu vật tư

 + Cuối kỳ kết chuyển: Nợ TK 154 / Có TK 621

PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƯ

4 Sơn tổng hợp MLP 621 Lít 20,00

 · Xuất thẳng xuống công trình không qua kho: Nguyên vật liệu cát, đá, sỏi,…

 - Tập hợp các chứng từ liên quan ghim lại thành bộ theo dõi:

 + Hóa đơn

 + Phiếu giao hàng hoặc phiếu xuất kho của bên bán

 + Hợp đồng và thanh lý hợp đồng phô tô nếu có

 + Phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc phiếu kế toán nếu mua nợ

 + Ủy nhiệm chi và các chứng từ ngân hàng khác

 · Khi xuất vật tư, bạn sẽ phải xuất chi tiết cho công trình, để tập hợp chi phí vào công trình đó để theo dõi tính giá thành cho từng công trình : 15401, 15402, 15403,…bạn dựa vào Bảng phân tíchvật tư rồi xuất vật tư cho công trình thi công

 * Cuối kỳ: Kết chuyển sang tài khoản 154 chi tiết cho các công trình: 15401, 15402, 15403,…

Nợ TK 154 / Có TK 621

 Chú ý: Vật tư trong dự toán thực tế thi công có thể xuất chênh lệch so với dự toán có thể cao

hơn hoặc thấp hơn một chút càng tốt vì thực tế không thể khớp 100% với dự toán được mà sẽ

có hao hụt như người thợ làm hư hoặc kỹ thuật tay nghề yếu kém gây lãng phí khi thi công, đừng

để chênh lệch nhiều quá là được nếu chênh lệch quá cao cơ quan thuế sẽ xuất toán phần chênh lệch này, kể cả chi phí nhân công cũng vậy nếu lớn hơn đều bị xuất toán ra

 · Nếu vật liệu đưa vào thấp hơn là do kỹ thuật tay nghề thợ xây tốt giảm chi phí đầu vào => giảm giá thành => giảm giá vốn => Lãi khi quyết toán thuế không sao cả

 · Nhưng nếu xuất vật liệu đầu vào cao hơn dự toán thì nếu làm theo đúng chuẩn mực kế toán thì:

 - Một là:

 + Loại ngay từ đầu khi quyết toán thuế TNDN cuối năm phần chi phí này ra, ở tờ khai quyết toán TNDN nó nằm ở mục B4 của tời khai quyết toán năm trên phần mềm HTKK chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN làm tăng doanh thu tính thuế x thuế suất (20%, 22%)

 + Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Phần chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường) / Có TK 621 - Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

 - Hai là:

 + Vẫn tập hợp vào 154 để theo dõi và sau này khi công trình kết thúc lúc kết chuyển giá vốn sẽ ghi:

 Nợ TK 154 / Có TK 621

 Nợ TK 632 / Có TK 154 = Vật liệu dự toán + chênh lệch vượt dự toán

 + Cuối năm khi quyết toán thuế TNDN phải loại trừ phần chi phí này ra, ở tờ khai quyết toán TNDN nó nằm ở mục B4 = TK 632 chênh lệch vượt dự toán của tờ khai quyết toán năm trên phần mềm HTKK chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN làm tăng doanh thu tính thuế x thuế suất (20%, 22%)

 * Với vật liệu phải có đủ:

 2.2 Chi phí nhân công công trình:

 2.2.1 Chi phí nhân công chính:

 * Để là chi phí hợp lý được trừ và không bị xuất toán khi tính thuế TNDN bạn phải có đầy đủ các thủ tục sau:

 · Hợp đồng lao động

 · Bảng chấm công hàng tháng

 · Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó

 · Tạm ứng, thưởng, tăng ca thêm giờ nếu có

 · Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi => Tất cả có ký tá đầy đủ => Thiếu 1 trong các cái trên cơ quan thuế sẽ loại trừ ra vì cho rằngbạn đang đưa chi phí khống vào và bị xuất toán khi quyết toán thuế TN

 * Hạch toán : Nợ TK 622, 627/ Có TK 334 Chi trả: Nợ TK 334/ Có TK 111,112

 * Cuối kỳ: kết chuyển sang tài khoản 154 chi tiết cho các công trình 15401, 15402, 15403,…

Nợ TK 154/ Có TK 622

 Chú ý: Chi phí nhân công trong dự toán với thực tế thi công có thể xuất chênh lệch so với dự

toán có thể cao hơn hoặc thấp hơn một chút càng tốt vì thực tế không thể khớp 100% đừng để chênh lệch nhiều quá là được nếu chênh lệch quá cao cơ quan thuế sẽ xuất toán phần chênh lệch này

 · Nếu chi phí nhân công đưa vào giảm chi phí => giảm giá thành => giảm giá vốn => Lãi khi quyết toán thuế ko sao cả

 · Nhưng nếu chi phí nhân công vào cao hơn dự toán thì nếu làm theo đúng chuẩn mực kế toán thì:

 + Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Phần chi phí nhân công trực tiếp vượt trên mức bình thường)/

Có TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp

 - Hai là:

 + Vẫn tập hợp vào 154 để theo dõi và sau này khi công trình kêt thúc lúc kết chuyển giá vốn

 Nợ TK 154/ Có TK 622

 Nợ TK 632/ Có TK 154 = Vật liệu dự toán + chênh lệch vượt dự toán

 2.2.2 Chi phí nhân công thời vụ:

 * Lao động thời vụ < 3 tháng thì bạn không phải đóng BẢO HIỂM cho họ nhưng lại phát sinh thuếTNCN, nếu có thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ 10% (dù có MST hay không) (thông tư 111/2014/TT-BTC), trên hợp đồng bạn phải ghi rõ là trong lương đã bao gồm phụ cấp theo lương và BHXH, BHYT , BHTN

 * Để không phải khấu trừ 10% tại nguồn bạn phải bản cam kết mẫu số 23/BCK-TNCN (làm khi kýhợp đồng, đừng để cuối năm quyết toán mới làm) cam kết 1 năm ko quá 108 triệu = 12 tháng x 9triệu/tháng khấu trừ bản thân

 Chú ý: Cá nhân làm bản cam kết 23 phải là người có MST

 Các đối tượng này vẫn được khấu trừ gia cảnh bình thường:

 · Đối với người phụ thuộc: 3,6 triệu đồng/tháng

 · Đối với người nộp thuế : 9 triệu đồng/tháng, 108 triệu đồng/năm

 · Phải làm bản cam kết thu nhập không quá = 9 x 12 tháng = 108 tr/năm (Theo mẫu số 23 của

TT số 156)

 · Nếu có nhiều nhân công thuê ngoài có thể lập danh sách ủy quyền cho tổ trưởng tổ nhân công thay thay mặt cho tổ ký HĐLĐ (trong danh sách ủy quyền phải có chữ ký của người ủy quyền)

 · Trong nhận bảng lương, nhận các khoản tăng ca, làm thêm giờ (nhất nhất phải có chữ ký của

người lao độnggiống nhau).

 · Hồ sơ trên phải bao gồm 1 CMND photo của người lao động (có công chứng càng chặt chẽ)

 2.3 Chi chi phí sản xuất chung

 * Hạch toán phát sinh chi phí sản xuất chung trong kỳ

 Nợ TK 627,1331/ Có TK 111,112,331,142,242,…

 Chi phí này phân bổ theo yếu tố nguyên vật liệu xuất dùng:

 Phân bổ = (Tiêu chí phân bổ * 100 / tổng 621 trong tháng) % * tổng 627 trong tháng

 * Cuối kỳ: kết chuyển sang tài khoản 154 chi tiết cho các công trình 15401, 15402, 15403,…

Nợ TK 154/ Có TK 627

 Chú ý: Chi phí SXC trong dự toán với thực tế thi công có thể xuất chênh lệch so với dự toán có

thể cao hơn hoặc thấp hơn một chút càng tốt vì thực tế không thể khớp 100% đừng để chênh lệch nhiều quá là được nếu chênh lệch quá cao cơ quan thuế sẽ xuất toán phần chênh lệch này

 · Nếu chi phí SXC đưa vào giảm chi phí => giảm giá thành => giảm giá vốn => Lãi khi quyết toán thuế ko sao cả

 · Nhưng nếu chi phí SXC vào cao hơn dự toán thì nếu làm theo đúng chuẩn mực kế toán thì:

 - Một là:

 + Loại ngay từ đầu khi cuối năm quyết toán thuế TNDN phải loại trừ phần chi phí này ra, ở tờ khai quyết toán TNDN nó nằm ở mục B4 của tời khai quyết toán năm trên phần mềm HTKK chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN làm tăng doanh thu tính thuế x thuế suất (20%, 22%).

 + Nợ TK 632 - Giá vốn bán hàng (Chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ hoặc vượt dự toán)/ Có TK 627 - Chi phí sản xuất chung

 · Hóa đơn đầu vào

 · Phiếu chi tiền

 · Phiếu hoạch toán

 · Ủy nhiệm chi

 · Dự toán là do các kỹ sư xây dựng ở phòng kỹ thuật lập bạn sang bên đó xin bản mềm bằng excel hoặc bằng quyển dự toán: trong dự toán có định mức nguyên vật liệu, nhân công, sản xuất

chung, và chi phí máy thi công,… tất cả thể hiện đầy đủ trên Bảng tổng hợp kinh phí



 4 Xuất hóa đơn đối với xây dựng:

 Theo khoản 2 điều 16 Thông tư Số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014:

 * Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền

 * Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng

 Như vậy: Các khoản ứng trước của khách hàng không được xuất hóa đơn mà chỉ theo dõi công

nợ 131

 * Loại công trình cuốn chiếu làm đến đâu nghiệm thu đến đó (gọi là phân đoạn, nghiệm thu giai đoạn) => gọi là nghiệm thu giai đoạn thi công, hạng mục nào làm xong nghiệm thu luôn thanh toán xuất hóa đơn luôn

 - Cứ như vậy cho đến khi kết thúc công trình

 ð Kết thúc công trình bằng các giai đoạn cộng lại: Biên bản nghiệm thu khi hoàn thành công trình đưa vào sử dụng + biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành + bảng quyết toán khối lượng côngtrình Sau đó xuất hóa đơn GTGT phần còn lại + thanh lý hợp đồng

 · Trên thực tế: Mỗi lần ứng là chủ đầu tư đều yêu cầu xuất hóa đơn mới cho tạm ứng do đó

để hợp thức hóa tiền tạm ứng cho các hóa đơn xuất ra thì phải làm: Biên bản nghiệm thu + biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành trong giai đoạn, theo kiểu cuốn chiếu cho đúng luật chế độ

 Kết luận: Nếu đã nghiệm thu công trình thì là thời điểm xuất hóa đơn tài chính, nếu không xuất

thì sẽ bị phạt, cụ thể theo khoản 3 điều 11 Thông tư Số 10/2014/TT-BTC ngày 17/1/2014:

 + Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng đối với hành vi: Lập hóa đơn không đúng thời điểm

 + Ngoài ra còn bị phạt tiền 10.000.000 đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi: Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên

 + Phạt hành chính

 + Phạt chậm nộp thuế

 Kinh nghiệm làm kế toán xây dựng, xây lắp | Thời gian xuất hóa đơn

công trình (Phần 3)

THỜI GIAN XUẤT HÓA ĐƠN CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG



 1 Theo khoản 2 điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định

 - Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền

 - Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều => Phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ đượcgiao tương ứng

 - Nếu DN kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.”

 - Trên hóa đơn ghi rõ số tiền thu, giá đất được giảm trừ trong doanh thu tính thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, số thuế GTGT

 Lưu ý: