Soạn thảo bảng tính với Microsoft Excel

Một số hàm thống kê {1} Đếm số ô có giá trị số trong dãy, miền Đếm số ô có giá trị số trong dãy Đếm số ô có giá trị số trong miền... Một số hàm thống kê {2} Đếm số ô có chứa dữ liệu tr

BÀI GIẢNG

TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG

GV:TRẦN THỊ BÍCH PHƯƠNG

BỘ MÔN: TIN HỌC MAIL: ttbphuong@ctump.edu.vn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC CẦN THƠ

KHOA KHOA HỌC CƠ BẢN

Soạn thảo bảng tính với Microsoft Excel

5 Địa chỉ, miền và công thức.

6 Các thao tác soạn thảo.

Các thành phần của màn hình làm việc

 Thanh tiêu đề (Title Bar).

 Thanh menu (Menu Bar).

 Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar).

 Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar).

 Thanh công thức (Formula Bar).

 Trang tính (Sheet).

 256 cột (A Z, AA,AB…IV).

 65536 dòng.

 Một tệp (workbook) gồm nhiều trang tính (sheet).

 Các thanh cuộn (scroll bars).

 Thanh trạng thái (status bar).

 Hàng tên cột (column heading).

 Cột tên hàng (row heading).

Một số thao tác trên bảng tính

 Kích chuột phải vào tên

4.1 Dịch chuyển con trỏ

quanh đường viền ô

Up, Page Down, Home.

cùng (đầu tiên) của bảng tính theo chiều mũi tên.

4.2 Chọn miền, cột, dòng, bảng…

 Chọn miền (range)

 Bấm và rê chuột từ ô trên

cùng bên trái tới ô dưới cùng

bên phải của vùng (hoặc theo

4.3 Nhập dữ liệu {1}

trí con trỏ Gõ Enter để hoàn tất

 Nhập bình thường

 Sử dụng dấu chấm “.” làm dấu phân cách thập

phân (Regional setting là US).

 Sử dụng dấu gạch chéo “/” để nhập phân số.

 Viết cách phần nguyên và phần thập phân để

nhập hỗn số.

5 Địa chỉ, miền, công thức

 Địa chỉ tương đối

 Địa chỉ tuyệt đối

5.1 Địa chỉ ô

Địa chỉ tương đối

 Chỉ bao gồm tên cột viết liền tên hàng.

Địa chỉ tuyệt đối

 Thêm dấu $ vào trước tên cột (hàng) không muốn

thay đổi khi sao chép công thức.

6 Các thao tác soạn thảo

con trỏ tới biên vùng

đến khi xuất hiện dấu

6.1 Sao chép {3}

hàng/cột liền kề:

 Di chuyển chuột tới góc

dưới bên phải vùng chọn

tới khi chuột chuyển

6.3 Sửa và xóa dữ liệu

6.4 Bỏ miền và chèn ô

 Bỏ miền:

 Chọn miền cần bỏ

 Chọn menu Tab HomeDelete…

- Shift cells left: Đẩy sang trái.

- Shift cells up: Đẩy ô lên trên.

- Entire row: Xoá toàn bộ hàng.

- Entire column: Xoá toàn bộ cột.

 Chèn ô: Chọn menu Insert

 Cells: Chèn ô

 Columns: Chèn cột vào bên trái cột hiện thời.

 Rows: Chèn hàng lên phía trên hàng hiện thời.

 Operation: Lấy dữ liệu ở vùng bị

dán đè thực hiện phép toán với

dữ liệu dán vào.

 Tác dụng: Lặp lại thao tác vừa làm trước đó

Cách làm: Nhấn Ctrl+Y hoặc chọn EditRedo…

Undo Redo

 Ghi tệp với tên khác

 Ghi tệp với kiểu khác

 Đóng tệp

8 Định dạng dữ liệu

Trình bày dữ liệu theo chiều dọc

(horizontal) và ngang (Vertical)

General – theo dữ liệu

Left – căn lề trái

Right – căn lề phải

Top – căn lề ở đỉnh ô

Center – căn lề giữa

Bottom – căn lề ở đáy ô

Wrap text - Gói gọn dữ liệu trong ô

Shrink to fit – Tự động thay

đổi kích cỡ chữ cho vừa ô

Merge Cells – Hoà nhập các

ô đã chọn thành 1 ô

Orientation - Hướng viết chữ (tính theo độ)

Text direction - chiều viết chữ

Line Style – Kiểu đường viền

Line Color – Màu sắc đường viền

Border – Đường viền hiện, nút chìm

Color – Màu tô

Patterns – Mẫu tô

b Khái niệm hàm

 Tên hàm (danh sách đối số)

dấu chấm phẩy “;”)

 Ví dụ: = Rank(x , range , order)

 Ví dụ: = Vlookup(Left(B1,2) , $A$13:$D$16 , 3 , 0 )

Miền địa chỉ

e Một số hàm thông dụng

 Một số hàm toán học và lượng giác (Math & Trig)

 Một số hàm thống kê (Statistical)

 Một số hàm xử lý văn bản (Text)

 Một số hàm xử lý thời gian (Date & Time)

 Một số hàm tra cứu và tham chiếu (Lookup & Reference)

 Một số hàm Logic (Logical)

Một số hàm toán học và lượng giác {1}

 ABS(X) : Giá trị tuyệt đối của X

Một số hàm toán học và lượng giác {3}

Một số hàm toán học và lượng giác {6}

Một số hàm toán học và lượng giác {7}

 SUMIF(<miền kiểm tra>,<điều kiện>,<miền tổng>)

Tính tổng các phần tử trong <miền tổng> với điều kiện phần tử tương ứng trong <miền kiểm tra> thoả mãn <điều kiện>

 Ví dụ:

 F2: Tổng số lượng trái cây mà cửa hàng A bán được

 Tại ô F2 ta gõ công thức: =SUMIF(A2:A5, “A”, C2:C5)

Một số hàm thống kê {1}

 Đếm số ô có giá trị số trong dãy, miền

Đếm số ô có giá trị số trong dãy

Đếm số ô có giá trị số trong miền

Một số hàm thống kê {2}

 Đếm số ô có chứa dữ liệu trong dãy, miền

Đếm số ô có chứa giá trị số trong miền Đếm số ô có chứa giá trị số trong dãy

Một số hàm thống kê {3}

 COUNTIF(<miền>, <điều kiện>)

 Đếm số ô trong <miền> có giá trị thoả mãn <điều kiện>.

 COUNTIF(C3:C11,">=5"): Số ô có giá trị ≥ 5 trong miền C3:C11

1

Một số hàm thống kê {4}

 AVERAGE(X1,X2,…) hay AVERAGE(<miền>)

 Trung bình cộng của dãy (miền) các ô có chứa giá trị số.

Trung bình cộng của dãy các ô

Trung bình cộng của miền các ô

Một số hàm xử lý văn bản {2}

 VALUE(s) : Chuyển xâu s thành số.

 TEXT(value, định_dạng) : Chuyển thành xâu theo định dạng.

Ví dụ:

 TEXT(“01/01/2018”, ”mmm”) = “Jan”

 TEXT(1/3,"0.00") = 0.33.

 LOWER(s) : Đổi xâu s thành chữ thường.

 UPPER(s) : Đổi xâu s thành chữ hoa.

A2 = ‘1234.56

B2 = VALUE(A2) B2 = LOWER(A2)

C2 = UPPER(A2)

Một số hàm thời gian {1}

 NOW() : Thời điểm hiện tại

 TODAY() : Ngày hôm nay

 DATE(năm, tháng, ngày) : Giá trị ngày tháng năm

 Năm = 1900-9999

A1 = NOW() B1 = TODAY() C1 = DATE(2008,11,20)

Một số hàm thời gian {2}

 DAY(xâu ngày tháng) : Lấy giá trị ngày

 MONTH(xâu ngày tháng) : Lấy giá trị tháng

 YEAR(xâu ngày tháng) : Lấy giá trị năm

 DATEVALUE(xâu ngày) : Chuyển xâu sang dữ liệu số biểu diễn ngày tháng

B2 = DAY(A2) C2 = MONTH(A2) D2 = YEAR(A2)

B2 = DATEVALUE(B1) I2 = DATEVALUE(I1)

Một số hàm Logic {1}

 NOT(X) : Phủ định của X

 AND(X1,X2,…) :

- TRUE : nếu X1, X2, … đều nhận giá trị TRUE

- FALSE : nếu một trong các X1, X2, … nhận giá trị FALSE

 OR(X1,X2,…) :

- TRUE : nếu một trong các X1, X2, … nhận giá trị TRUE

- FALSE : nếu X1, X2, … đều nhận giá trị FALSE

Một số hàm Logic {2}

 IF(<điều kiện> , <giá trị 1> , <giá trị 2>)

 Nếu <điều kiện> đúng, trả về <giá trị 1>

 Nếu <điều kiện> sai, trả về <giá trị 2>

C3 = IF( B3 >=14 , ”ĐẬU” , ”RỚT”)

Một số hàm tra cứu và tham chiếu {1}

 VLOOKUP ( Trị_tra_cứu, Bảng_tra_cứu, Cột_lấy_dữ_liệu, Kiểu_tra_cứu)

 Lấy giá trị của ô thuộc Cột_lấy_dữ_liệu mà giá trị của ô thuộc cột đầu

tiên trong Bảng_tra_cứu có giá trị bằng Trị_tra_cứu.

F2 = SUM(C2:E2) + VLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) Tổng điểm 3 môn Điểm cộng theo khu vực

Một số hàm tra cứu và tham chiếu {2}

 Điểm cộng theo khu vực: VLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0)

F2 = SUM(C2:E2) + VLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) Trị_tra_cứu : B2

Một số hàm tra cứu và tham chiếu {3}

 HLOOKUP ( Trị_tra_cứu, Bảng_tra_cứu, Hàng_lấy_dữ_liệu, Kiểu_tra_cứu)

 Giống hàm VLOOKUP nhưng dữ liệu được xử lý theo hàng

F2 = SUM(C2:E2) + HLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) Tổng điểm 3 môn Điểm cộng theo khu vực

Một số hàm tra cứu và tham chiếu {4}

 Điểm cộng theo khu vực: HLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0)

F2 = SUM(C2:E2) + VLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) Trị_tra_cứu : B2

Bảng_tra_cứu : $A$8:$B$10

Hàng_tra_cứu : 2

Một số hàm tra cứu và tham chiếu {5}

 INDEX (<miền>, <hàng>, <cột>)

 Tham chiếu tới ô tại <hàng> và <cột> trong <miền> được truyền vào.

 Ví dụ:

 Cho bảng dữ liệu như hình dưới.

 Yêu cầu xác định giá trị của ô được tham chiếu bởi hàng và cột của bảng đã cho.

< miền>

19

< Cột>

<Hàng>

c Lọc dữ liệu

 Mục đích: Lấy ra những bản ghi thoả mãn

điều kiện nhất định.

 AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc

 Advanced Filter…: người sử dụng tự định điều kiện lọc.

 Click chuột vào mũi tên:

 All: hiện lại mọi bản ghi

Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp)

AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:

Ví dụ: Lọc những bản ghi thoả mãn năm sinh < 1989 hoặc ≥ 1990

Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter

Bước 1: Xác định miền điều kiện

 Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên

trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL.

 Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép

AND, các điều kiện khác dòng là phép OR.

Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter – Ví dụ

Lọc ra những bản ghi thỏa điều kiện:

Năm sinh < 1989 Năm sinh = 1990 1988 < Năm sinh <= 1990

Năm sinh < 1989

hoặc Năm sinh >=1990

Năm sinh > 1989

và Quê quán = “Nghệ An”

Năm sinh > 1989

hoặc Quê quán = “Quảng Trị”

Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter (tiếp)

Bước 2: Thực hiện lọc

 Vào menu Data – Filter – Advanced Filter…

Hiện kết quả lọc ngay tại miền

dữ liệu

Hiện kết quả lọc ra nơi khác

Chọn miền CSDL

Chọn miền điều kiện

Chọn miền hiện kết quả

Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những

kết quả trùng lặp

Lưu ý khi tạo vùng điều kiện

 Lưu ý khi tạo vùng điều kiện

- Nếu điều kiện là hằng số thì tiêu đề điều kiện trùng với tiêu

đề cột dữ liệu làm điều kiện ( nên copy tên của cột lấy làm

điều kiện xuống).

- Nếu điều kiện là biểu thức (hàm, ) thì tiêu đề điều kiện phải khác với tiêu đề cột dữ liệu lấy làm điều kiện (không nên copy tên của cột lấy làm điều kiện xuống).

 Ví dụ: Đếm những người có chữ cái đầu của “Họ và tên” là N,

vùng điều kiện ta lập như sau:

G8 = LEFT(A2,1)=“L”

DMAX - DMIN

 Cú pháp: DMAX(CSDL,C,VDK) - DMIN(CSDL,C,VDK)

 Chức năng: Đưa ra số lớn nhất (nhỏ nhất) trong các ô ở các

cột cần xét thỏa mãn điều kiện.

D7 = DMAX(A1:G5 , 7 , F7:F8)

Cơ sở dữ liệu = A1:G5

Vùng điều kiện = F7:F8 Cột cần xét = 7