Chương 1: Khái niệm dự án

Quản lý dự án là gì? Quản lý dự án là qui tắc lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi và kiểm soát tất cả các lĩnh vực của một dự án trong một quá trình liên tục để hoàn thành mục tiêu của nó,

Chương 1: Khái niệm dự án

Lịch sử quản lý dự án

 1914: Sơ đồ Gantt phát triển

 Thập niên 50 và 60

 Phát triển WBS, Earned Value, CPM

 Việc công nhận Người quản lý dự án là người

chịu trách nhiệm duy nhất cho các dự án đa ngành

 Bechtel là công ty đầu tiên dùng mô hình

quản lý dự án để thực hiện dự án

 Các tổ chức công nhận tầm quan trọng việc lập kế

hoạch trước mà hiệu quả đối với sự thành công dự án.

 Việc thiết lập tổ chức chuyên nghiệp đầu tiên về

quản lý dự án.

 Sự phổ biến của máy tính cá nhân.

 Giới thiệu về đạo đức, tiêu chuẩn và sự thừa

nhận

 Gia tăng việc nhấn mạnh đến quản lý rủi ro.

 Những mô hình đánh giá sự trưởng thành của quản

lý dự án.

 Tài liệu đọc thêm: Burke, R., Project Management

Planning & Control Techniques, 4 th Ed, Wiley, 2003.

Dự án trông giống gì?

 Dự án là một nổ lực tạm thời được thực hiện để tạo

ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.

Dự án là gì?

 Một chuỗi duy nhất các hoạt động liên kết

nhau, có thời điểm bắt đầu và kết thúc được xác định, được thiết kế để hoàn thành một

mục tiêu chung

Quản lý dự án là gì?

 Quản lý dự án là qui tắc lập kế hoạch, tổ

chức, theo dõi và kiểm soát tất cả các lĩnh vực của một dự án trong một quá trình liên tục để hoàn thành mục tiêu của nó, cả bên trong lẫn bên ngoài

Quản lý dự án trông giống gì?

 Quản lý dự án là tích hợp các hoạt động

xuyên suốt chu trình dự án để hoàn thành một sản phẩm/dịch vụ trong sự ràng buộc trước về thời gian, kinh phí, khối lượng công việc và chất lượng

Tầm quan trọng của quản lý dự án

 Đem lại dự án đúng lúc và trong kinh phí

 Hạ thấp rủi ro

 Đem lại hiệu suất cao hơn và do vậy lợi

nhuận cao hơn

Phương pháp quản lý dự án là gì?

 Chuỗi các giai đoạn, hoạt động và công việc

gắn liền nhau tạo thành quá trình có điểm kết thúc của dự án

 Ví dụ: ‘sách hướng dẫn Project Management

Body of Knowledge’

Người quản lý dự án

 Cái gì sẽ được thực hiện?

 Khi nào công việc sẽ được thực hiện?

 Tại sao công việc này được thực hiện?

 Nguồn lực nào có sẵn để thực hiện công việc

này?

 Dự án tổng thể được thực hiện tốt như thế

nào?

Vai trò người QLDA

 Là dẫn dắt dự án vượt qua rủi ro gặp phải để

dự án được hoàn thành thành công

 Điều này đôi khi có thể dẫn đến sự hy sinh vài

cá nhân có năng lực – một vấn đề các thành

viên kỷ thuật và sáng tạo quan tâm

Kỷ năng người quản lý dự án

Quan hệ giữa QLDA và các ngành quản lý khác

Kiến thức và thực hành QLDA được chấp nhận

Kiến thức và thực hành quản

lý chung được chấp nhận

Kiến thức và thực hành kỷ thuật

Khối kiến thức QLDA

 Quản lý các lãnh vực của một dự án trong một tiến trình liên

tục để hoàn thành mục tiêu bên trong và bên ngoài.

Kỷ năng kỷ thuật

 Ám chỉ việc hiểu và thông thạo một hoạt

động chuyên môn nào đó

 Liên quan đến kiến thức và công cụ chuyên

ngành trong việc dùng công cụ và kỷ thuật trong một ngành cụ thể

 Chủ yếu quan tâm đến sự việc

Kỷ năng con người

 Khả năng làm việc hiệu quả với tư cách thành

viên nhóm và đóng góp nổ lực hợp tác chung trong nhóm

 Khả năng tạo không khí đồng thuận và an

toàn trong nhóm nhằm cho phép sự đóng góp

ý kiến tự do trong nhóm

 Chủ yếu làm việc với con người

Kỷ năng khái quát

 Liên quan đến khả năng thấy công ty như là

một khối

 Nhận thấy quan hệ giữa dự án và tổ chức,

cộng đồng và môi trường chính trị

 Khả năng hành động theo cách thúc đẩy được

phúc lợi chung cho toàn thể tổ chức

 Chủ yếu quan tâm đến ý tưởng, tư duy

Quản lý tổng quát – kỷ thuật

 Quản lý tổng quát là tập trung vào các chức

năng cần thiết nhằm bảo đảm các hoạt động trong một tổ chức được suông sẻ

 Quản lý kỷ thuật hoặc ứng dụng có khuynh

hướng tập trung hơn, với các quản lý kỷ thuật quản lý đội trong lãnh vực chuyên môn riêng của mình

Dự án và Hoạt động kinh doanh

Diễn biến liên tục

Người quản lý kỷ thuật/chức năng

 Công việc được thực hiện như thế nào?

 Công việc được thực hiện ở đâu?

 Ai sẽ làm?

 Các chức năng được đưa vào dự án nhuần

nhuyễn ra sao?

Người quản lý dự án

 Cái gì sẽ được thực hiện?

 Khi nào công việc sẽ được thực hiện?

 Tại sao công việc này được thực hiện?

 Nguồn lực nào có sẵn để thực hiện công việc

này?

 Dự án tổng thể được thực hiện tốt như thế

nào?

Vai trò người QLDA

 Là dẫn dắt dự án vượt qua rủi ro gặp phải để

dự án được hoàn thành thành công

 Điều này đôi khi có thể dẫn đến sự hy sinh vài

cá nhân có năng lực – một vấn đề các thành

viên kỷ thuật và sáng tạo quan tâm

Kỷ năng của người QLDA

Đặc tính của một người QLDA

 Tiên phong

 Uyển chuyển

 Làm cho việc chạy

 Thương lượng và thuyết phục

 Quản lý sự thay đổi

 Xây dựng nhóm hiệu quả

 Hiểu cấu trúc của tổ chức

 Là nhà quản lý

 Là nhà lãnh đạo

Hình ảnh sơ lược QLDA

Kỷ năng tổng hợp

Người QLDA Kinh nghiệm

Lãnh đạo Công cụ và

Vai trò & trách nhiệm dự án

 Người quản lý chương trình

 Có thể đóng vai trò là người chủ hoặc tài trợ dự án hổ trợ

người QLDA hoàn thành dự án Người chịu trách nhiệm dự án.

Vai trò người quản lý cấp cao

 Người bảo đảm

 Là người có cấp thấp nhất trong một tổ chức được

trao quyền bắt đầu và kết thúc dự án; Điều này nên

đi cùng với chính sách trao quyền và do đó:

 Cung cấp kinh phí và nguồn lực

 Đồng ý/từ chối thay đổi nội dung công việc

 Điểm đầu tiên báo cáo lên

 Giám sát

 Giúp việc cung cấp kinh phí và nguồn lực nhanh hơn

 Không nhất thiết là người bảo đảm

Người QLDA

 Người QLDA luôn làm việc trong tình trạng

thay đổi

 Người QLDA biết quản lý sự thay đổi đó

 Người QLDA áp dụng PMBOK cho:

 Các lãnh vực kỷ thuật của dự án

 Các yếu tố có thể tác động đến dự án

 Các yếu tố này có thể bao gồm:

 Xã hội Môi trường Kinh tế Chính trị

Người QLDA

 Người QLDA ngày nay là tác nhân mạnh,

hiểu biết về kinh doanh với kiến thức rộng về công nghệ hoặc bất kỳ ngành nghề gì

Thường làm việc bán thời gian, hơi đa dạng nhưng thiên về nam tính, hơi hướng về con người hơn

Cơ cấu tổ chức: Chức năng

Quản trị cao cấp

Tài chánh Kỷ thuật Sản xuất Các bộ phận khác

Cơ cấu tổ chức: Dự án

Tổng giám đốc điều hành

Quản lý dự án Quản lý dự án Quản lý dự án

Mô hình năng lực trưởng thành

1) Không kiểm soát

 Qui trình không có

 Hệ thống và qui trình không được xác định

Mô hình năng lực trưởng thành

Mô hình năng lực trưởng thành

3) Có tổ chức

 Các qui trình và hệ thống được thiết lập, chuẩn hoá

và được tích hợp vào qui trình bắt đầu-chấm dứt trong công ty

 Thành công có thể dự đoán được; Chất lượng chi

phí và tiến độ cải tiến nhiều

Mô hình năng lực trưởng thành

3) Được quản lý

 Thước đo chi tiết tính hiệu quả được thu thập

và được dùng bởi quản lý, qui trình được

hiểu và kiểm soát được

 Chất lượng, chi phí và tiến độ đúng kế hoạch

Mô hình năng lực trưởng thành

5) Có khả năng thích nghi

 Qui trình cải tiến liên tục được thực hiện

thông qua phản hồi, làm thử, cải tiến

 Thành công là chuẩn và được cải tiến liên

tục

Các mức độ trưởng thành QLDA

Mức độ 1

Ngôn ngữ chung

Mức độ 2 Qui trình chung

Mức độ 3 Phpháp tổng hợp

Mức độ 4 Cải tiến liên tục

Mức độ 5 Chuẩn mực

Các mức độ trưởng thành QLDA

Mức độ 1: Ngôn ngữ chung

 Thừa nhận qua loa về QLDA

 Rất ít hoặc không có hổ trợ bởi lãnh đạo cấp

cao

 Tùy hứng trong QLDA

 Thái độ ‘làm theo cách của tôi’ trong QLDA

 Không đầu tư vào đào tạo QLDA

 Ghi nhận sự cần thiết về kiểm soát chi phí

 Phát triển một chương trình đào tạo QLDA

 QLDA không kiểu cách

 Hoàn vốn đầu tư vào đào tạo QLDA

 Tuyệt vời trong ứng xử

Các mức độ trưởng thành QLDA

Mức độ 4: Cải tiến liên tục

 Bài học để học tập được lưu trữ

 Chuyển giao kiến thức

 Chương trình giảng dạy chính thức

 Kế hoạch chiến lược về thói quen tốt nhất

trong QLDA (chọn đúng, đáp ứng nhu cầu, tốt nhất nhưng không đắt nhất)

Các mức độ trưởng thành QLDA

Mức độ 5: Chuẩn mực

 Thiết lập văn phòng dự án

 Cống hiến cho chuẩn mực

 Có quan sát QLDA đối với lãnh vực khác (so

sánh)

 Chuẩn mực đối với qui trình, phương pháp và

văn hóa

Mức độ 3 Phpháp tổng hợp

Mức độ 4 Cải tiến liên tục

Mức độ 5 Chuẩn mực

Chia sẻ và giúp đỡ

Mô hình trưởng thành người QLDA

Mức độ 1

Người qly kthuật

Mức độ 2 Biết QLDA

Mô hình trưởng thành người QLDA

Mức độ 1: Người quản lý kỷ thuật

 Kinh nghiệm trong một lãnh vực kỷ thuật

 Hiểu sơ lược về nguyên tắc QLDA

 Tùy hứng trong việc dùng công cụ QLDA

Mô hình trưởng thành người QLDA

Mức độ 2: Biết về QLDA

 Có được đào tạo về QLDA

 Kiến thức chung về thuật ngữ QLDA

 Thừa nhận nhu cầu qui trình chung

 Dùng thường xuyên công cụ QLDA chính

Mô hình trưởng thành người QLDA

Mức độ 3: Người QLDA tập trung dự án

 Học chính thức về QLDA

 Ghi nhận nhu cầu tiên phong quản lý

 Chấp nhận biểu mẫu và qui trình chung

Mô hình trưởng thành người QLDA

Mức độ 4: Người QLDA tổng hợp

 Được giải thưởng chính thức về QLDA

 Dùng nhất quán phương pháp chung

 Tiên phong quản lý các lãnh vực của dự án

 Áp dụng nhất quán các kỷ năng quản lý

chung cho môi trường bên trong và bên ngoài

dự án

Mô hình trưởng thành người QLDA

Mức độ 5: Cải tiến liên tục

 Làm như người hướng dẫn trong ban dự án

 Tham dự thường xuyên các hoạt động phát

triên nghề nghiệp

 Đóng góp tích cực quá trình cải tiến liên tục

của tổ chức

Mô hình trưởng thành người QLDA

 Bạn đang ở đâu?

Mức độ 1

Người qly kthuật

Mức độ 2 Biết QLDA