Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft word XP

Tài liệu trình bày tổng quan về Word; một số chức năng cơ bản của Word; một số chức năng nâng cao phục vụ cho quá trình học tập, làm việc.

B TÀI CHÍNH Ban QLUD Tin h c

MICROSOFT WORD XP

Hà N i, tháng 2/2003

BÀI 1: T NG QUAN V WORD

1 Gi i thi u:

Microsoft Word là m t b ch ng trình so n th o ti ng Vi t trên môi

tr ng Window Cùng v i s phát tri n c a Window, Word c ng đ c nâng c p t các phiên b n 2.0, 5.0, 6.0 , 7.0, Word 97, 98, 2000 và XP Microsoft Word XP là m t ch ng trình so n th o v n b n có tính n ng

m nh, dùng đ so n th o th t , báo cáo, xây d ng các bi u m u, m u

Trên màn hình, nh ng dòng đ u tiên ph n trên cùng c a c a s là

nh ng dòng hi n th các thông tin quan tr ng nh t cho vi c so n th o v n

b n nh tên t p v n b n, thanh menu (b ng ch n) và các thanh công c Ngoài ra, b n có th nhìn th y m t th c đo, thanh tr ng thái d i cùng

c a màn hình, các thanh cu n – thanh cu n ngang ngay trên thanh tr ng thái và thanh cu n d c n m bên ph i màn hình – và m t d u chèn n m trong vùng so n th o ch ra v trí c a ký t ti p theo b n s gõ vào Chúng

ta s l n l t làm quen v i các đ i t ng này

Tên t p

Tên c a t p v n b n đ u tiên đ c đ t là Document1.doc, nh ng sau khi

đ c đ i l i theo đúng tên b n đã đ t T t c các

t p v n b n so n th o b ng Word đ u có đuôi ng m đ nh là doc, tr khi

(Thanh công c ) Insert Nhóm các l nh chèn vào v n b n, nh Page Number (s trang),

Picture (hình) Format Nhóm các l nh đ nh d ng, nh Font (phông ch ), Paragraph

(đo n v n) Tools Nhóm các l nh đ thi t đ t hay kích ho t các công c

Table Nhóm các l nh chèn b ng bi u

Windows Nhóm các l nh liên quan đ n hi n th c a s

Help Tr giúp

Có th m menu b t k b ng cách nháy chu t vào menu đó V i các l nh

có m i tên sang ph i còn ch a thêm các l nh ph , khi di chu t đ n nó s

có m t b ng ch n ph xu t hi n C ng có th truy nh p vào các l nh

th ng hay s d ng nh t b ng cách dùng các nút (button) trên thanh công

c (toolbar) Cách dùng này s nhanh và d dàng h n

Thanh công c

Làm b t c vi c gì mà không có nh ng công c thích h p thì đ u t n phí

th i gian và v t v , th m chí trong nhi u tr ng h p còn không th th c

hi n đ c Không gì d ch u và thân thi n b ng vi c b n so n th o v n

b n trên máy tính c ng gi ng nh b n c m bút vi t trên bàn gi y, m t công vi c đã quen thu c v i b n Chính vì v y, nh ng ng i phát tri n h

so n th o v n b n Word c g ng cung c p cho b n m t môi tr ng làm

vi c quen thu c đ th i gian làm quen c a b n v i môi tr ng làm vi c

m i đ c rút ng n m t cách t i thi u V i Word, b n còn có th làm

đ c nhi u vi c m t cách nhanh chóng và có hi u qu mà b n không th

ng t i

Word cung c p cho ta nhi u thanh công c khác nhau đ h tr cho nhi u công vi c, t so n th o, đ nh d ng chu n t c t i vi c thi t l p các b ng

bi u tùy thích, thi t k các hình v c ng nh chèn các hình v đã có s n

và b n còn có th t o ra nh ng hi u qu đ c bi t Word cho phép hi n th

h n m i thanh công c khác nhau M t vài thanh công c đ c hi n th

m t cách ng m đ nh khi cài đ t, s còn l i đ c hi n th m t cách tùy

ch n Chúng ta có th phân các thanh công c ra làm hai lo i: c đ nh và

di đ ng

• Thanh công c c đ nh đ c “g n” t trên xu ng d i, ngay d i

thanh menu, có th d i đáy màn hình B n không đóng và di chuy n

đ c thanh công c c đ nh m t cách tr c ti p Chúng luôn luôn đ c

hi n th cho b n s d ng

• Thanh công c di đ ng đ c hi n th d i d ng m t c a s nh , v i

tên c a s (hay là tên menu) và d u đóng (d u nhân) bên ph i Nh tên g i c a nó, chúng ta có th “đóng” c a s này b ng cách nháy chu t nút d u nhân và có th d ch chuy n v trí c a nó trên màn hình

b ng đ ng tác kéo và th chu t đ n thu n c ng nh thay đ i hình dáng

th c c a chúng không còn gi đ c t l th c t h tr cho công

vi c c a ng i s d ng, màn hình c a Word còn cung c p cho ta hai

th c đo, th c đo ngang và th c đo đ ng, đ ta có th ki m tra m t cách t ng đ i kích th c “trang vi t” c a mình T t nhiên là không ph i lúc nào chúng ta c ng c n t i th c Vì v y ta có th hi n th chúng m t cách tùy ch n Ta có th hi n th đ c th c ngang m t cách tùy ch n trong m i ki u View (xem), còn th c đ ng ch có đ c khi hi n th v n

b n d i ki u View/Print Layout hi n th th c ngang, b n hãy nháy chu t menu View/Ruler Còn khi th c đang đ c hi n th thì nháy chu t t i đó th c s không xu t hi n n a

Thanh tr ng thái

d i cùng c a c a s là thanh tr ng thái Nh ng thông tin xu t hi n

trên thanh tr ng thái tùy thu c vào công vi c mà b n đang th c hi n Thanh tr ng thái hi n th nh ng mô t ng n g n v l nh đ c ch n ho c các nút trên các thanh công c N u ta ch n m t l nh mà vi c th c hi n

h i m t th i gian m t chút, ví d nh ghi l u v n b n vào đ a c ng

(Save) thì trên thanh tr ng thái s xu t hi n nh ng thông báo cho b n bi t

công vi c đang đ c ti n hành

D u chèn và thanh cu n

i m chèn (đôi khi ta còn g i là đi m nháy do nó nh p nháy liên t c) trên màn hình ch ra n i xu t hi n c a ký t b n s gõ vào Khi b n gõ liên t c các ký t vào v n b n, màn hình s đ c cu n t trái sang ph i và t trên

xu ng d i sao cho có th nhìn th y đ c d u chèn trên màn hình N u

mu n chèn ký t m i (hay b t k m t đ i t ng nào, ch ng h n hình v ) vào m t v trí nào đó, b n ph i di chuy n d u chèn t i v trí đó

Chúng ta c ng có th dùng chu t đ đi u ch nh các thanh cu n bên ph i

và phía d i cùng c a màn hình đ có th nhìn th y các ph n khác c a

v n b n Luôn luôn l u ý r ng vi c d ch chuy n các thanh cu n không làm thay đ i v trí c a d u chèn trên v n b n Vì v y, sau khi cu n màn hình, n u b n mu n gõ các ký t m i vào vùng v n b n đang đ c hi n

th , b n ph i dùng chu t và nháy vào v trí m i đó B ng không, m t khi

b n gõ ký t m i vào, màn hình s hi n th đo n v n b n có ch a d u chèn và ký t m i đ c gõ vào s xu t hi n ch d u chèn

BÀI 2: M T S CH C N NG C B N

1 L trang: L là kho ng cách t mép trang gi y t i c nh c a ph n v n

b n Thông th ng Word in v n b n và hình v trong di n tích đ c gi i

h n b i các l , còn các thông tin ch a trong đ u trang hay cu i trang (k

c s trang) đ c đ a ra ngoài l M t khi l đã đ c đi u ch nh thì các thông s đó tác đ ng đ n toàn b v n b n Có th s d ng l trang m c

đ nh ho c ch đ nh l trang riêng theo phong cách c a m i ng i s d ng thay đ i l trang ta th c hi n nh sau:

- Ch n menu File/Page Setup/Margin

Top: l trên Left: l trái Gutter: gáy đ đóng sách Bottom: l d i

Right: l ph i Gutter position: v trí gáy sách (bên trái ho c phía trên)

- Ch n kh gi y - Orientation

Landscape: kh gi y A3 Portrait: kh gi y A4

2 Thi t l p Header và Footer: tiêu đ đ u trang (header) và cu i trang (footer) là nh ng vùng trong l đ u ho c cu i trang trong m t tài li u Có

th chèn text ho c đ ho vào Header và Footer, ví d chèn s trang, ngày tháng, lôgô c a đ n v (công ty), tên file, tên tác gi

- View/ Header và Footer

Insert Auto Text: thêm s trang, tên tác gi v n b n, ngày, gi ,

đ ng d n t p

Format Page Number: t o và đ nh d ng s trang Page Setup: đ nh d ng l

: Chuy n gi a Header và Footer

L u ý: Có th đ nh d ng l i Font ch , thay đ i m u, t o Shading thêm hình đ ho đ trang trí Header và Footer

3 Autocorrect - T đ ng phát hi n sai và s a l i: Word có th t đ ng

phát hi n l i sai chính t c a ti ng Anh, ví d ta gõ “teh” thì Autocorrect

s a l i thành “the” Ho c hàng ngày khi đánh v n b n có r t nhi u t trùng nhau, ta có th t o cách đánh nhanh thông qua Autocorrect Ví d

mu n hi n t kinh t ta ch c n gõ kt

- Tools/AutoCorrect Options

- Replace: đánh t vi t t t (kt)

- With: đánh t “kinh t ”

Ho c đánh t “kinh t ” vào v n b n r i tô đen nó và ch n Tools/AutoCorrect Options, đánh t vi t t t kt vào ô Replace

Correct two initial capitals: vi t hoa 2 kí t đ u

Capitalize first letter of sentences: vi t hoa ch đ u trong câu Capitalize first letter of tables cells: vi t hoa ch đ u trong ô

Capitalize name of day: vi t hoa ngày

Replace text as you type: thay đ i các kí t trong AutoCorrect (ch n m c này thì m i s a l i ti ng Anh và hi n các t trong AutoCorrect đ c)

- Cách s d ng: đánh kt r i gõ d u cách

4 T o AutoText: t o m t đ nh d ng s n đ khi c n g i ra và s d ng r t nhanh Thông th ng là m u báo cáo, công v n ho c b ng d li u

m i Chú ý Indent At là v trí th t vào t l trái

- Format/ Bullets và Numbering/Numbered: các ki u Number có

s n hi n ra đ ch n

Ngoài ra, ta còn có th ch n các ki u đánh s khác b ng cách ch n Customize

Number Formamt: đ nh d ng l i cách đánh s 1.; (1); 1)

Number Style: ki u s , la mã, abc,

Start At: b t đ u đánh s t

Chú ý Indent At là v trí th t vào t l trái

6 Thi t l p và s p th ng các đi m d ng (Tabs)

T n cùng phía bên trái c a th c đo b n s th y m t nút đ c g i là nút

ch n đi m d ng Kh i đ u (theo ng m đ nh), nút đó có d ng (dùng đ

c n th ng trái), nháy chu t đó, nó bi n thành d ng (dùng đ c n

th ng gi a), nháy chu t l n th hai đó nó s có d ng (dùng đ c n

th ng ph i) và cu i cùng, n u nháy chu t thêm m t l n n a, nó s tr v

d ng ban đ u Nháy chu t nút này ta có th thi t đ t nhanh các đi m

d ng đ c n trái, c n gi a hay c n ph i v n b n Công vi c này t ng t

nh b n làm vi c v i máy ch , t o các đi m d ng đ c n th ng ch theo các c t Th c hi n t ng b c sau đây giúp b n bi t cách thi t đ t các

- Nháy l i i m d ng thay đ i thành đi m d ng c n th ng

ph i Trên th c, nháy đi m 9 cm

- Nh n phím Tab Gõ C n th ng Trái

- Nh n phím Tab Gõ C n gi a

- Nh n phím Tab Gõ C n th ng Ph i

d ng trong toàn b tài li u Ki u dáng bao g m: ki u phông, kích c phông, kho ng cách gi a các dòng, kho ng cách gi a các đo n, c n l trái, ph i hay c n đ u 2 bên, lùi vào đ u dòng Ki u dáng th ng đ c

áp d ng cho đ n v đo n m t cách t đ ng, n u mu n đ nh d ng ki u khác cho m t ph n v n b n trong đo n b n ph i ch n riêng đo n đó và

đo n v n b n)

- T o kho ng cách gi a các dòng trong đo n v n b n: Format/Paragraph/LineSpacing:

Trên thanh công c đ nh d ng ta có th th y nh ng nút sau:

Mu n thay đ i phông và c ch c a các ký t , ta th c hi n các b c sau:

- Tr c h t ta ch n các ký t đó b ng cách bôi đen

- Nháy chu t nút (tên phông ch ) Chúng ta s nh n

đ c danh sách các phông ch v i nh ng c ch đã đ c cài đ t, nháy chu t đ ch n phông ch thích h p

- Nháy chu t nút (c ch ) đ ch n c ch

8 Ki m tra l i chính t ti ng Anh c a v n b n

- Tools/Spelling and Grammar: hi n ra các t g n gi ng v i t sai máy tìm th y

- Ignore Once: b qua không ki m tra t đó

- Ignore all: b qua t t c các t sai tìm đ c tr c đó

- Add to directory: thêm t vào danh m c

- Change: thay t m i đã ch n vào v n b n

- Change All: thay t m i đã ch n vào t t c các n i có t sai c a

Ho c ch n bi u t ng Insert Table trên thanh công c và tô s hàng c t

c n cho b ng

- Thay đ i đ r ng c t và dòng: dùng chu t đ vào đ ng k c t cho

đ n khi t o ra m i tên hai chi u, b m chu t kéo t ng gi m đ r ng tu theo yêu c u

- Thêm c t/dòng: Table/Insert

Columns to the Left: thêm c t vào bên trái con tr

Columns to the Right: thêm c t vào bên ph i con tr

Row Above: thêm dòng trên con tr

Row Below: thêm dòng d i con tr

Cells: thêm ô

- Xóa c t/dòng: tô c t/dòng c n xoá Table/Delete

Table: xóa c table

Number of column: khai s c t c n tách

Number of row: khai s dòng c n tách

- H p c t: tô các c t c n h p, Table/Merge Cells

- Các công th c tính toán s li u đ n gi n: đ t con tr t i v trí c n đ

Left: text s n m bên trái b ng Center: b ng s n m bên gi a b ng Right: text s n m bên ph i b ng Around: text s n m xung quanh b ng

L p l i tiêu đ c a table trên các trang liên ti p: b ng d li u g m

nhi u trang, n u không có tiêu đ thì r t khó đ c d li u bên trong b ng

hi n tiêu đ c a b ng cho t t c các trang ta làm nh sau:

- Tô vùng tiêu đ b ng

- Table/Heading Rows Repeat

11 In v n b n: sau khi hoàn thành v n b n ta ti n hành in ra gi y Tuy

nhiên, tr c khi in có th xem tr c T i đây ta c ng có th ch nh l , xem nhi u trang m t lúc

- File/Print Preview

- File/Print

Name: Ch n máy in

Page Range: ch n in bao nhiêu trang

All: t t c v n b n

Current Page: in trang hi n t i

Pages: in t trang - đ n trang (ví d n u mu n in các trang 1, 3, 5

BÀI 3: M T S CH C N NG NÂNG CAO

1 Chèn d li u t m t file khác: trong quá trình so n th o v n b n, ta

mu n k t h p nhi u file l i v i nhau ho c chèn thêm m t s file hình nh

d ng đ c thi t k s n cho vi c so n v n b n theo m t m c đích nào đó,

ví d nh : m u th , fax (Letters & Faxes); m u B n ghi nh (Memos);

m u Báo cáo (Reports) đ c trình bày các d ng khác nhau và nhóm

l i trong k p h s Templates S d ng các m u này nh m t s g i ý v cách trình bày và ý chính cho tài li u m i mà b n c n t o

- File/New/General Templates

- Di chuy n gi a các tab và ch n Template c n thi t

- OK

nhanh chóng h n các công vi c th ng ph i l p l i hàng ngày nh gi y

m i, công v n g i c p trên, ho c các b ph n ch c n ng, th , báo cáo

- ánh 1 đo n v n b n hay dùng, trang trí đ p

- File/Save As

- Save as type: ch n Document Template

- File name: gõ tên file

- Save

- File/New

- Ch n Template c n thi t/Creat New

3 Tr n v n b n: trong công vi c hàng ngày b n ph i t o gi y m i g i

cho nhi u ng i nhi u đ n v khác nhau Word giúp b n ch c n gõ m t

gi y m i sau đó đi n tên ng i nh n (không ph i m t công gõ hàng lo t

gi y m i) làm đ c đi u này ta th c hi n tr n v n b n

- Chu n b d li u:

M t file gi y m i

M t file ch a d li u c n tr n vào gi y m i bao g m tên,

ch c danh, đ a ch , đi n tho i c a nh ng ng i nh n gi y

m i

1 Nguy n S n Lâm Giám đ c 9330099 Công ty ABC

2 Tr n Hoà Bình Tr ng phòng 9715080 Công ty ABC

Ch n Letter

B c 1 - Starting Document: Ch n Use the current Document

B c 2 - Select Recipients: Ch n Use an existing List

Ch n các tr ng c n đ a vào gi y m i Insert/Close

nh d ng l i các tr ng v a Insert vào (đ m, nghiêng )

B c 4 – Preview your letter

N u mu n xem l i danh sách ng i g i gi y m i thì ch n Edit recipient list

B c 5 - Complete the Merge

N u mu n in luôn thì ch n Printer

N u mu n ch nh s a v n b n thì ch n Edit individual letter/All

Lable name: đ t tên label Number across: s c t Number down: s dòng Vào các thông s v kho ng cách l

OK

B c 2 - Select Recipients: Ch n Use an existing List

Ch n Browse

Ch n tên file ch a d li u/Open/OK

B c 3 – Arrange your label

Ch n More Item

Ch n các tr ng đ a vào label/Insert Close

Update all label

B c 4 – Preview your label

B c 5- Complete the merge

Printer: in ra máy in Edit individual letter/All: ch nh s a tr c khi in (font, c ch , t o các đ ng k )

File m i có tên Label1, có th Save file l i

5 T o m c l c: Dùng đ c tính t o m c l c t đ ng trong Microsoft Word có th xây d ng và đ a ra nhanh m c l c c a m t v n b n dài Tuy nhiên đ c tính này ch có hi u l c khi b n đ nh d ng tài li u theo các ki u

(Styles)

- Dùng ch đ Outline View đ t o v n b n

- Các tiêu đ đ nh d ng theo Style Heading

- N i dung v n b n đ nh d ng theo Style Normal

- T o b ng m c l c :

Ch n v trí đ m c l c Insert/Reference/Index and Table

Ch n Table of Content

Show page number: hi n s trang Right align page number: s trang hi n bên ph i Tab leader: cách hi n th t m c đ n s trang Show levels: hi n s m c mà v n b n có

OK

Hi n th v n b n khi b m vào m c l c

- Tools/Options/Edit