CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MS-WINDOWS VÀ WINWORD

: tương đương với chữ J Chữ ô : tương đương với chữ oo Chữ Ô : tương đương với chữ OO Chữ Ơ : tương đương với chữ OW Chứ Ơ : tương đương với chữ OW Chữ â : tương đương với chữ aaChữ Â :

Chương 1TỔNG QUAN VỀ MS-WINDOWS VÀ WINWORD

Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD

_ 1.1.2 Thoát khỏi MS-Windows :

 Nhắp chuột vào nút START để vào trình đơn.

 Kích đơn phím chuột trái vào Shut down xuất hiện hộp đối thoại.

 Nhắp chọn SHUT DOWN rồi nhắp vào nút OK

1.2 DESKTOP

Màn hình làm việc của WINDOWS được gọi là DESKTOP, các thành phần trongDESKTOP được giới thiệu ở màn hình khởi động Windows

1.3 CÁC THAO TÁC VỀ MOUSE

Cách sử dụng Mouse trong windows

Công cụ để thao tác trong WINDOWS chủ yếu là chuột ( MOUSE ), ta có thể sửdụng nút trái hay nút phải của MOUSE

 Sử dụng nút trái chuột :

o Nhắp đơn (click single): Bấm nhanh nút trái và thả ra , trường hợp này sử dụngkhi mũi tên chuột đang ở trên một đối tượng (hình tượng) để chọn đối tượngđó

o Nhắp đúp (double click): Bấm nhanh nút trái 2 lần liên tiếp trên đối tượng để

mở của sổ của nhóm hay cho thi hành một trình ứng dụng

o Kéo rê (drag mouse): Bấm và giữ nút trái mouse sau đó kéo rê đến vị trí khác

 Sử dụng nút phải của chuột :

Nhấn nút phải của chuột để hiện ra một MENU (Shortcut Menu), MENU này thay đổitheo tình huống và thường có những lệnh thông dụng nhất như OPEN, COPY, CUT,DELETE

Trong tập tài liệu này chúng ta dùng nhắp chuột tức là nhắp đơn nút trái, nhắp đôi tức

là nhắp đôi nút trái chuột

2

Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD

_

2.1 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI WORD

2.1.1 Khởi động :

- Start  Programs  Microsoft Word

- Cũng có thể khởi động Word bằngcách nhắp chuột vào biểu tượng(SHORT CUT) của Microsoft wordtrên Desk top của windows

- Nhắp chuột vào biểu tượng Word trênthanh office bar

2.1.2 Thoát khỏi word :

Có thể dùng các cách sau:

- F ile  Exit

- Nhắp chuột vào nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ Word.

- Nhắp đôi vào biểu tượng word ở góc trên bên trái cửa sổ Word

- Nhấn tổ hợp ALT – F4

Nếu văn bản chưa được ghi (Save) thì xuất hiện hộp hội thoại và có 2 khả năng:

 Nếu chưa có tên mà muốn lưu lại thì nhấn YES và tiến hành đặt tên

 Nếu đã có tên, muốn ghi lại những thay đổi kể từ lần ghi cuối cùng thì nhấn YES,Nếu nhấn NO là không muốn lưu lại, nhấn CANCEL huỷ bỏ tác vụ ghi

3

Khởi động Word nhắp chuột vào đây

Word

Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD

_ 2.2 MÀN HÌNH LÀM VIỆC

 Cách chọn một mục trên thanh Menu ngang :

- Nhắp mouse vào tên mục chọn trên thanh menu ngang, hay nhấn F10 rồi dùng phím mũi tên di chuyển vệt sáng đến mục chọn và nhấn ENTER

- Hoặc nhấn ALT+Ký tự đại diện trên mục chọn.

Khi một mục trên thanh Menu lệnh được chọn thì xuất hiện một Menu dọc , Muốn chọn một mục trên thanh Menu dọc chỉ cần nhắp chuột vào tên mục chọn hay di vệt sáng đến vào gõ ENTER

2.3 NHẬP VĂN BẢN

2.3.1 Sử dụng tiếng Việt

Microsoft word chạy trên môi trường windows, nên bộ Font chữ nào được cài đặt trongwindows đều dùng được trong văn bản của word Hiện nay đang lưu hành nhiều bộ Font chữtiếng Việt khác nhau, nhưng trong giáo trình này giới thiệu những bộ Font chữ tiếng Việt phổ

dụng là ABC và Việtware Bộ Font ABC chỉ gõ được theo kiểu Telex, bộ Font Việtware gõ

được cả kiểu telex và kiểu VNI:

- Kiểu gõ VNI : Dùng các phím ở phía trên các chữ cái để thể hiện dấu được qui

định như sau : sắc(1), huyền (2), hỏi (3), ngã (4), nặng (5), dấu mũ â , ê (6), dấumóc ư, ơ (7), dấu liềm ă (8), dấu ngang đ (9) Cần bỏ dấu tại các nguyên âm( O,Y,E,U,A,I)

4

Các thanh công cụ

Menu ngang

Menu dọcPopup

Thanh cuộnVùng soạn thảo

Thanh

trạng thái

Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD

_

- Kiểu gõ Telex, nghĩa là ta có thể bỏ dấu ngay sau chữ cái mang dấu, hoặc saucùng của 1 từ Cách bỏ dấu như sau :

Dấu (‘ ) : tương đương với chữ S

Dấu (`) : tương đương với chữ F

Dấu (?) : tương đương với chữ R

Dấu (~) : tương đương với chữ X

Dấu (.) : tương đương với chữ J

Chữ ô : tương đương với chữ oo

Chữ Ô : tương đương với chữ OO

Chữ Ơ : tương đương với chữ OW

Chứ Ơ : tương đương với chữ OW

Chữ â : tương đương với chữ aaChữ Â : tương đương với chữ AAChữ ă : tương đương với chữ awChữ Ă : tương đương với chữ AWChữ ư : tương đương với chữ uwChữ Ư : tương đương với chữ UWChữ ê : tương đương với chữ eeChữ Ê : tương đương với chữ EEChữ đ : tương đương với chữ ddChữ Đ : tương đương với chữ DD

Ví dụ : Để gõ được dòng chữ “ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa “ thì ta phải gõ trên

bàn phím như sau :

“ Coongj hoaf xax hooij chur nghiax “

Muốn gõ tiếng Việt theo bộ Font nào thì phải khởi động chương trìnhđiều kiển tiếng Việt theo bộ Font đó, Thông thường khi khởi độngwindows người ta đã cài đặt để chương trình điều khiển tiếng việt tựđộng khởi động, nếu chưa khởi động ta phải tìm biểu tượng của chương trình điềukhiển tiếng Việt để khởi động (Nhắp chuột vào nút START rồi vào mụcPrograms để tìm, cũng có thể nhắp vào biểu tượng của chương trình này trên màn hìnhchính của windows nếu đã được tạo shortcut)

2.3.2 Cách nhập văn bản trong word :

Khi nhập một văn bản tiếng Việt cần định dạng:

- Kiểu chữ (Font): các Font chữ tiếng Việt của hệ Font ABC có dạng Vn

ví dụ: Vntime, Fon Vietware có dạng VN , ví dụ: VNtimes new roman, FontUnicode : Times New Roman

- Cở chữ: ( size )

- Nhập văn bản bình thường, khi chạm lề phải của văn bản word sẽ tự động cuốnchữ xuống dòng dưới

- Khi muốn xuống dòng nhấn Shift – Enter

- Để tạo một đoạn nhấn Enter

2.4 CÁC PHÍM VÀ TỔ HỢP PHÍM DI CHUYỂN TRONG VĂN BẢN

 Di chuyển điểm chèn (con trỏ) trong văn bản :

- Sử dụng chuột: Nhắp chuột vào vị trí muốn đến

- Sử dụng bàn phím:

: Lên hay xuống một dòng

 : Sang trái hay phải một ký tự

Home: Về đầu dòng

End: Về cuối dòng

Ctrl – Home: Về đầu văn bản

Ctrl – End: Về cuối văn bản

 Xóa ký tự :

Delete : Xóa ký tự tại vị trí con trỏ

5

Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD

_

Backspace () Xóa ký tự bên trái con trỏ

 Chuyển đổi giữa chế độ chèn và đè ký tự: Insert

6

Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD

_

3.1 TẠO MỘT VĂN BẢN MỚI

Khi khởi động WORD luôn tự động mở sẵn một tài liệu mới với tên ngầm định là Document1 Trường hợp đang soạn thảo, muốn mở thêm một tài liệu mới có thể chọn một trong các cách sau:

 F ile  New, hộp hội thoại xuất hiện chọn Blank Document.

Ghi tên tập tin vào

Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD

_

- Nếu ghi lần đầu tiên thì phải đặt tên vào khung File Name rồi nhắp vào nút SAVE,

nếu muốn ghi vào thư mục nào thì phải chọn thư mục trong danh sách các thưmục

- Nếu đã có tên WORD sẽ tự động ghi lại những thay đổi mới nhất

- Tên file có thể đặt tùy ý không khống chế độ dài như DOS 6.x

- Muốn ghi file với tên khác FILE – SAVE AS các bước xử lý tương tựnhư trên Trường hợp này ứng dụng khi muốn dùng một tài liệu đã có để sửa lại tạothành một tài lệu khác nhưng vẫn muốn bảo toàn tài liệu gốc

3.3 MỞ 1 VĂN BẢN ĐÃ CÓ

Mở 1 tập tin sẵn có trên đĩa có thể chọn một trong các cách sau :

 F ile  Open

 Nhấn Ctrl – O

 Nhắp vào nút  trên thanh công cụ chuẩn

Hộp hội thoại OPEN mở ra ta nhắp chọn file cần mở rồi nhấn nút OPEN hay nhắpđôi vào file đó Ta cũng có thể tìm các file cần mở ở ổ đĩa khác hay thư mục khác

8

Nút trở lên thư mục phía trên ( Cha )Thư mục hiện thời

Các tập tin chứa trong tthư mục hiện

thời

Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD

_

3.4 ĐÓNG 1 VĂN BẢN

 Khi đóng 1 văn bản, ta không thoát chương trình Word Bạn vẫn có thể tiếp tục

làm việc với các tư liệu khác Thao tác: File  Close.

 Chú ý: Nếu văn bản khi đóng chưa được lưu (save) thì chúng ta sử dụng thao tác

lưu file ở mục 3.2

3.5 CÁC THAO TÁC VỀ KHỐI

3.5.1 Chọn khối

Có thể dùng bàn phím hay chuột để chọn

 Dùng bàn phím : Đưa con trỏ đến ký tự đầu cần chọn giữ phím Shift dùng

phím mũi tên di chuyển về ký tự cuối cùng rồi thả Shift ra ta được khối cầnchọn

 Dùng chuột : Nhắp chuột tại ký tự đầu khối, nhấn giữ phím trái và rê cho đến

ký tự cuối khối thả chuột ra ta được khối cần chọn

+ Các phương pháp chọn đặc biệt:

 Chọn một từ : Nhắp đôi chuột vào từ đó

 Chọn một dòng: Nhắp chuột vào khoảng trống bên trái dòng đó

 Chọn một đoạn: Nhắp đôi chuột vào khoảng trống bên trái đoạn

 Chọn toàn bộ văn bản: Giữ Ctrl và nhắp chuột vào khoảng trống bên trái vănbản hay nhấn Ctrl – A

 Chọn khối hình chữ nhật: Chọn một vùng hình chữ nhật giữ ALT và rê chuộttrong khi chọn khối

 Để hủy việc chọn khối chỉ cần nhấn 1 trong 4 phím mũi tên điều khiển con trỏhoặc nhấn phím trái chuột vào bất cứ nơi nào trong vùng soạn thảo

Giáo trình Lý Thuyết & Thực Hành WORD

_

+ Chọn nội dung cần copy:

 Nếu là văn bản thì chọn khối

 Nếu là đối tượng thì nhấn nút trái chuột vào đối tượng để chọn

+ Sao chép:

 Sử dụng menu: Edit – Copy hay

 Nhắp chuột vào biểu tượng copy trên thanh công cụ chuẩn, hay

 Sử dụng phím tắt: nhấn Ctrl – C

+ Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán:

 Sử dụng Menu: Edit – Paste, hay

 Nhắp chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ, hay

 Sử dụng phím tắt: Nhấn Ctrl – V

3.5.3 Di chuyển khối

+ Chọn nội dung cần di chuyển

+ Cắt khối:

 Dùng menu: Edit – Cut, hay

 Sử dụng thanh công cụ: nhắp chuột vào biểu tượng CUT trên thanh công cụchuẩn, hay nhấn Ctrl – X

+ Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán

 Menu: Edit – Paste, hay

 Thanh công cụ: nhắp chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ hay

Chương 2

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

1.1 CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ VĂN BẢN

Có thể sử dụng 4 chế độ khác nhau để hiển thị tài liệu trên cửa sổ màn hình:

Vào menu VIEW và chọn một trong 4 lệnh sau:

- Normal: Kiểu xem này giản lược văn bản để ta có thể nhanh chóng nhập, hiệu

chỉnh và định dạng văn bản Kiểu xem này không hiển thị các lề đỉnh và chântrang, tiêu đề đầu và cuối trang, số trang và các đối tượng đồ hoạ khác

- Print layout: Tài liệu được hiện lên giống như lúc in ra, muốn vẽ các thao tác đồ

họa phải ở chế độ này

- Web layout: Kiểu xem này hiển thị tư liệu như thể xuất hiện trên trang Web

- Outline: Kiểu xem này giúp ta xem lại và làm việc với cấu trúc của tư liệu Ta có

thể tập trung vào các đề mục chính bằng cách che dấu phần văn bản còn lại

Ta cũng có thể chọn các chế độ này ở dàn nút góc dưới bên trái màn hình:

1.2 HIỂN THỊ VÀ CHE DẤU THƯỚC

Có thể dùng thước để định vị văn bản trên trang Bất kỳ lúc nào ta cũng có thể hiển thị hay che dấu thước

Khi lần đầu tiên khởi động Word, thước [ruler] hiện ra trên màn hình Việc che dấu thước thường giúp cho cùng làm việc trở nên thoáng hơn và ít bề bộn hơn

Thao tác:

 Menu: View, bật/tắt  Ruler

1.3 HIỂN THỊ VÀ CHE DẤU CÁC THANH CÔNG CỤ

layout LayoutPrint Outline

Thước ngang

và dọc

Word cung cấp vài thanh công cụ (toolbar); từng thanh công cụ đều có các nút giúp ta nhanh chóng thực hiện các công việc thường dùng.

Thao tác:

 Menu: View, toolbars , nhắp chọn (bật/tắt) tên thanh công cụ 

Các thanh công cụ thường dùng:

 Thanh công cụ chuẩn ( Standard Toolbar) chứa các biểu tượng của các lệnh

thường dùng :

Chúng ta bắt đầu từ biểu tượng đầu tiên tính từ trái sang phải

Dùng để mở một file văn bản đã có

Để cất dữ liệu

Để in nội dung (in toàn bộ văn bản)

Để xem hình dáng văn bản trước khi in ấn

Để cắt bỏ một đoạn nội dung sau khi đã đánh dấu

Để copy một đoạn văn bản sau khi đã đánh dấu

Để dán mọt đoạn văn bản sau khi đã copy

Để copy nguyên một thuộc tính

Để quay lại thao tác trước đó

Để tiến lên một thao tác

Để tạo bảng biểuChia nội dung văn bản thành dạng cộtThay đổi kích thước để quan sát trang văn bản

 Thanh công cụ định dạng ( Formatting Toolbar ) Chứa các biểu tượng dùng

vào mục đích như : Chọn Font chữ, cỡ chữ, canh biên, đóng khung

Để thanh đổi Folt chữ

Để thay đổi kích thước chữ

Kiểu chữ nghiêngKiểu chữ ngạch chânCăn lề bên trái

Căn giữa trangCăn bên phảiCăn đều hai bênĐánh đầu dòng bằng số thứ tựĐánh đầu dòng bằng dấu Chỉnh dòng lùi sang tráiChỉnh dòng lùi sang phải

Kẻ đường viền của bảng biểuMàu nền

Chän mµu ch÷

1.4 ZOOM TRANG VĂN BẢN

Word cho phép phóng to, thu nhỏ vùng hiển thị văn bản trên màn hình Việc thay đổi xác lập phóng [zoom] không ảnh hưởng gì đến dáng vẻ của tư liệu trên trang in

Thao tác:

 Menu: View, zoom

Hộp thoại:

§ 2 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN2.1 ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ

Việc qui định cách trình bày một ký tự, một từ hay số từ gọi là định dạng ký tự

Muốn định dạng ký tự ta thực hiện các bước sau :

 Underline : Chọn kiểu gạch dưới cho chữ: Có thể chọn một trong các kiểu gạch

dưới : Single (Gạch đơn), Double (Gạch đôi), Words only (Gạch từng từ), Dotted(nét gạch đứt), chọn None là không gạch dưới

 Color : Chọn màu cho chữ, nếu chọn Auto, Word sẽ tự động chọn màu thích hợp

cho chữ trên nền văn bản

 Effects : Một số hiệu quả đặc biệt cho font chữ : Strikethrough (Có đường kẻ

ngang), Superscript: (Chỉ số trên a2), Subscript: (Chỉ số dưới an), Hidden (Khônghiện), Small Caps (Chữ in nhỏ), All Caps (Chữ in lớn), Shadow (bóng), Outline(Chữ viền)

 Preview : Khung mẫu để quan sát theo các chọn lựa của bạn.

Nếu nhấn nút Default thì các thông số định dạng sẽ được lấy làm trị mặc nhiên cho mỗilần khởi động word và mở một tài liệu mới

2.1.2 Lớp Charracter Spacing :

Lớp này dùng để qui định bề rộng ký tự

và khoảng cách giữa các ký tự với nhau:

 Scale: Qui định tỉ lệ co giãn bề

ngang của ký tự Ví dụ:

- Arial Font: Scale = 100%

- Arial Font: Scale = 200 %

 Spacing: Khoảng cách giữa các ký

- Raised : các ký tự được nâng lên một khoảng nào đó

- Lowered : các ký tự được hạ xuống một khoảng nào đó, mục By : định số điểmnâng lên hay hạ xuống của các ký tự

-Ngoài ra cũng có thể định dạng ký tự nhanh bằng các nút trên thanhcông cụ định dạng, chọn font chữ nhắp chọn vào mũi tên xuống trong hộp Font vàchọn Font thích hợp trong danh sách các font, chọn cỡ chữ cũng tương tự như vậytrong hộp font size

-2.2 ĐỊNH DẠNG ĐOẠN

Cho phép thay đổi cách trình bày của một đoạn văn bản

 Chọn một hay nhiều đoạn văn bản cần định dạng

 Format – Paragraph xuất hiện hộp hội thoại gồm 2 lớp:

2.2.1 Lớp Indents and Spacing:

Lớp này được dùng để hiệu chỉnh lề và

khoảng cách dòng trong đoạn

+ Trong Indentation :

 LEFT/RIGHT: Chọn lề trái, phải

cho đoạn văn bản

 SPECIAL: Đặt lùi vào cho dòng

đầu của đoạn văn bản ( Không đặt

là NONE )

FIRST LINE: Lề đầu dòng đầu, HANGING đặt lề cho các dòng còn lại trongđoạn.

+ Trong Spacing:

 BEFORE : Khoảng cách của đoạn được chọn so với đoạn trước

 AFTER : Khoảng cách của đoạn được chọn so với đoạn sau

+ Trong Line Spacing: Đặt khoảng cách giữa các dòng trong đoạn

 CENTER : Căn giữa

 JUSTIFIED : Căn đều 2 biên

Ta cũng có thể chọn kiểu căn trái, phải,

giữa và đều 2 biên bằng các biểu tượng trên

thanh công cụ định dạng

2.2.2 Lớp Line and Page Break:

Dùng để qui định cách ngắt dòng và ngắt

trang trong đoạn

+ Trong Pagination : Điều khiển ngắt

trang:

 Window/Orphan Control: Trong

quá trình xử lý một tài liệu ở nhiều trang có thể xảy ra trường hợp như: tại 1 đoạnnào đó với một dòng cuối đứng lẻ loi ở đầu trang kế tiếp, hoặc một đoạn có dòngđầu tiên nằm ở cuối trang, các dòng còn lại sang trang kế tiếp, nếu có đặt phầnchọn này word sẽ tự động kiểm tra và bố trí lại các đoạn trong trang để tránh cáctrường hợp vừa nêu

 Keep lines to gether : Chọn phần này để tránh qua trang ở gữa đoạn

 Keep with next : Đặt phần chọn này để tránh ngắt trang ở giữa đoạn đang chọn vàđoạn kế tiếp nó

 Page break before : Chọn mục này để chèn dấu ngắt trang vào đầu đoạn đang chọn

2.3 ĐỊNH DẠNG TRANG

2.3.1 Định lề trang in

Khi tạo ra một văn bản mới, thông thường không phải sửa lại trang vì thường các tham

số về lề trái, phải, trên, dưới mặc định thường là phù hợp, nhưng trong một số trường hợpcần thiết thì ta phải đặt lại các tham số về lề, trang cho thích hợp

Để căn chỉnh trang ta tiến hành như sau :

- Chọn menu FILE - PAGE SETUP hộp hội thoại sẽ hiện ra như sau :

 Chọn lớp Margins:

- Top: Lề trên - Left: Lề trái

- Bottom: Lề dưới - Right: Lề phải

- Header: Tiêu đề đầu - Footer: Tiêu đề cuối

- Gutter: Điều khiển khoảng cách để đóng gáy sách.

- Mirror Margins: Đặt lề trang đối xứng nhau tức lề trái trang lẻ bằng lề phải trang

chẵn, sử dụng để in tài liệu trên 2 mặt giấy và đóng thành sách

Các đơn vị ở đây mặc định tính theo Inch, muốn thay đổi theo Centimét thì phải đổi lại như sau: Vào Menu TOOLS, chọn Options trong hộp thoại xuất hiện, nhắp chọn vào mục GENERAL, trong hộp Measurement unit nhắp chọn trong danh sách Cm thay cho Inch

Mẫu tam giác trên đặt lề trái cho dòng đầu tiên của đoạn

Mẫu tam giác dưới đặt lề trái cho các dòng còn lại

Mẫu hình vuông : đặt lề trái cho cho đoạn

Để thay đổi lề trái cho toàn bộ văn bản, di con trỏ đến phần

tiếp giáp giữa 2 mẫu tam giác cho đến khi xuất hiện mũi tên

2 chiều rồi rê chuột thay đổi, lề phải cũng tương tự

Tam giác phải chỉnh

lề phải cho đoạn văn bản

2.3.2 Định khổ giấy

Cũng trong hộp hội thoại Page Setup

 Chọn lớp Paper size

- Chọn khổ giấy: A3, A4 , ta có

thể điều chỉnh lại kích cỡ của

giấy trong khung Width: điều

chỉnh chiều rộng trang giấy,

Height : điều chỉnh chiều cao

trang giấy

- Orientation : Chọn hướng in :

Portrait: In theo chiều dọc,

Landscape : in theo chiều ngang

2.3.3 Chọn nguồn giấy :

 Chọn lớp Paper Source

Khi sử dụng máy in có 2 khay đựng giấy ví dụ: trang đầu văn bản in trên giấy có tiêu đề(loại giấy đặt trong khay 1), các trang sau in không có tiêu đề (in loại giấy đặt trong khay 2) Lớp này có 2 mục chọn:

- First Page: Chọn nguồn giấy cho trang đầu

- Other Page: Chọn nguồn giấy cho các trang còn lại

2.3.4 Trình bày trang in :

 Chọn lớp Layout

- Different odd and even: Qui định

tiêu đề trên và dưới của trang chẵn

và lẻ khác nhau

- Different First Page: Qui định tiêu

đề trên và dưới ở trang đầu khác

các trang còn lại

 Vertical Alignment: Trình bày dữ

liệu theo chiều dọc, trong khung

Nhắp vào nút này để chia cột

- Justify: Các dòng được chỉnh sao cho khoảng cách bằng nhau so với đỉnh và cuối

trang

2.4 ĐỊNH DẠNG CỘT VĂN BẢN

Trình bày văn bản theo dạng cột báo, cách thực hiện như sau :

- Đặt điểm chèn tại vị trí của vùng cần phân cột, hay chọn phần văn bản cần phâncột, nếu muốn chia cột báo cho toàn bộ Document thì không cần chú ý đến mụcnày

- Chọn menu Format – Column , sau đó chọn cách phân chia cột hợp lý trên bảng

chọn của hộp hội thoại:

 PRESETS: Cho phép thiết lập 5 mẫu định dạng cột, nhắp chuột chọn một trong 5

kiểu nếu phù hợp, nếu không thì có thể tự thiết lập số cột và chiều rộng các cột:

 Number Of Column : Xác định số cột cần phân chia

 WIDTH AND SPACING: Trong đó, WIDTH: Quy định độ rộng các cột,

SPACING : Đặt khoảng cách giữa các cột

  Equal Column Width : Chọn mục này nếu muốn word tự động định bề rông cáccột bằng nhau chia đều trên suốt 2 lề trang in

 APPLY TO: Xác định cách chia cột áp dụng cho phần nào trong văn bản.

- Chọn Whole Document: áp dụng các cột cho toàn bộ tài liệu

- Chọn This Point Forward: áp dụng từ vị trí con trỏ trở về sau

- Chọn Select text: áp dụng cho đoạn văn bản được chọn

  Line Between : Cho phép chọn có/không đường kẻ ranh giới giữa các cột

Ngoài cách dùng menu ta cũng có thể chia cột báo bằng cách nhắp chọn vào biểu tượngtrên thanh công cụ bằng cách sau :

 Đặt con trỏ ở vị trí hợp lý hoặc chọn

đoạn văn bản cần chia cột

 Bấm vào nút công cụ column.

 Bấm, giữ chuột và kéo để chọn số cột

trên khung hiện ra tiếp đó

 Thả chuột ra khi đã chọn xong, tùy cách chọn mà phương pháp chia cột này ápdụng cho đoạn văn bản hay cho cả tài liệu, chia cột trong trường hợp này mặcnhiên các cột bao giờ cũng bằng nhau.

- Muốn nhìn thấy tài liệu ở dạng như lúc nó sẽ được in ra phải ở chế độ

Page Layout View.

- Nếu chia cột báo trước, sau đó mớinhập văn bản, khi đó phải nhập hết cộtnày thì Word tự động ngắt chuyển sangcột khác, để chuyển sang cột khác khichưa kết thúc cột ta nhấn Ctrl – Shift –Enter

2.5 ĐẶT ĐIỂM DỪNG CỦA TAB

2.5.1 Đặt TAB bằng cách dùng Menu :

Mỗi lần gõ Tab (phím Tab) con trỏ dừng tại một vị trí, khoảng cách từ vị trí dừng củaTAB này đến TAB khác gọi là chiều dài của TAB STOP, khoảng cách ngầm định là 0,5 inch,muốn thay đổi ta thực hiện như sau:

- Chọn menu Format - Tab , hộp hội thoại xuất hiện: Chọn vị trí Tab và định dạng

của TAB:

+ Tab stop position: Vào vị trí 1 TAB STOP

+ Alignment chọn :

 LEFT: Chỉnh thẳng mép trái tại điểm dừng của TAB

 RIGHT: Chỉnh thẳng mép phải tại điểm dừng của TAB

 CENTER: Lấy điểm dừng làm tâm, chỉnh đều văn bản 2 bên điểm TAB

 DECIMAL: Chỉnh thẳng cột theo dấu chấm thập phân

 BAR : Ngay tại vị trí này có một đường kẻ thẳng đứng

+ Leader: Là các ký hiệu lấp đầy khoảng trống trong cột Tab, chọn 2,3,4, chọn 1

(None): không có leader

Sau khi chọn xong một mốc dừng của TAB thì bấm nút SET để đưa vào danh sách, nútCLEAR để xóa vị trí TAB đang chọn, nút CLEAR ALL để xóa tất cả các vị trí TAB trongđoạn hiện thời, khi thiết lập xong các mốc TAB nhắp nút OK để xác nhận các mốc TAB vừađặt

2.5.2 Đặt TAB bằng cách dùng thước :

Thước ngang:

 Xác định kiểu TAB

 Nhắp chuột trên thước tại vị trí cần đặt mốc TAB

 Để điều chỉnh mốc TAB trên thước, bấm chuột và rê dấu TAB đến điểm mới vàthả ra

 Muốn xoá mốc TAB trên thước nhắp chuột trên dấu TAB và rê bỏ ra khỏi thước,nếu muốn xoá hết nhấn CTRL - Q

- Khi đã đặt TAB cho một đoạn văn bản, nếu muốn sửa lại thì chọn đoạnvăn bản đó, và các mốc TAB chỉ có tác dụng trong đoạn văn bản đã chọn,nếu không chọn đoạn thì các mốc TAB có tác dụng trong đoạn hiện hành

- Khi đã đặt TAB muốn di chuyển từ mốc TAB này đến mốc TAB kia phải nhấnphím TAB

2.6 ĐẶT GẠCH ĐẦU DÒNG - TẠO ĐỀ MỤC

Trong tài liệu có nhiều đề mục, để cho các đề mục này được phân biệt rõ ràng về mặttrình bày lẫn về nội dung, ta có thể tạo ra các hoa thị (bullets) hay đánh số đầu dòng(numbering) để đánh dấu ở dòng đầu tiên của đoạn Cách thực hiện như sau :

- Chọn các đoạn văn bản cần đánh gạch đầu dòng

- Chọn menu Format – Bullets And Numbering

Nhắp chuột

để chọn kiểu

TAB

 Chọn lớp BULLETED : Chọn các kiểu BULLET tùy ý trên hộp hội thoại

 Để qui định lại kiểu hoa thị:

- Chọn ô cần thay đổi trên hộp hội thoại

- Nhắp chuột vào nút Customize:

 Chọn kiểu Bullet phù hợp trong mục Bullet character

 Nút Font : định dạng cho Bullet

 Nút Bullet : Chọn hình dạng hoa thị

 Mục Bullet position: Qui định khoảng cách từ lề trái hiện thời của đoạn

đến dấu hoa thị là bao nhiêu

 Mục Text position: Qui định khoảng cách của các dòng văn bản trong

đoạn với vị trí của bullet (dấu gạch đầu dòng)

 Chọn lớp Numbering: Tạo mục số cũng giống như tạo hoa thị, chỉ khác các hoa

thị lúc này được thay bằng những con số hay những mẫu tự a,b,c

+ Mục List numbering : Qui định cách đánh số cho mục số

 Retart numbering: Bắt đầu đánh số lại từ số đầu tiên

 Continue previous list: Đánh số liên tục từ các số trước đó, đây là phần mặc

định được chọn

2.7 ĐỊNH DẠNG DROP CAP

- Chọn ký tự đầu tiên của đoạn cần định dạng, có thể chỉ cần để con trỏ trong đoạnvăn bản đó

- Chọn menu Format - Drop Cap

+ Mục Position: Chọn vị trí cho drop cap

o Dropped: Phóng to ký tự đầu đã chọn và dàn văn bản bao quanh ký tự này

o In Margin: Ký tự phóng to nằm trong phần lề trái

o None: Đặt lại bình thường, không có Drop cap

+ Font: Chọn FONT cho ký tự được phóng to.

+ Lines to drop: Chọn số dòng cho ký tự phóng to chiếm chỗ (mặc định là 3)

+ Distance from text: Khoảng cách từ ký tự được phóng to đến văn bản

2.8 ĐỊNH DẠNG KHUNG VÀ ĐẶT MÀU

2.8.1 Đóng khung (Borders)

Để định dạng khung hay tạo

đường viền cho văn bản ta thực hiện

các kiểu đường kẻ khung

qui định sẵn của word

 None: Không kẻ khung

 Box: Kẻ khung hộp bốn

cạnh xung quanh

 Shadow: Khung hộp như

box nhưng có thêm bóng đổ

 3-D: Khung nổi (kiểu 3 chiều) phần chọn này chỉ có tác dụng cho một số đường kẻ

 Custom : Chọn một kiểu kẻ khung tùy ý

- Style : Chọn kểu đường kẻ

- Color : Chọn màu cho đường kẻ

- Width : Chọn độ dày cho đường kẻ

+ Nút Option : Dùng để qui định khoảng cách từ đường kẻ khung đến nội dung trong đoạn

2.8.2 Định màu nền cho đoạn văn

+ Chọn lớp Shading trên menu và

chọn các kiểu shading mong muốn:

 Chọn màu nền bằng cách nhắp

chuột vào các ô màu trong mục

Fill, nếu chọn ô none tức là

không có màu

 Chọn kiểu mẫu tô trung mục

Style của phần Patterns.

 Chọn màu cho mẫu tô trong mục Color.

Ta cũng có thể kẻ khung và chọn màu cho đoạn văn bản bằng thanhcông cụ Tables and borders , nếu chưa có thì bật lên như sau : Vào View– Toolbard, Chọn Tables and borders

Thanh công cụ table and border:

Chọn màu cho shading

Nhắp chuột vào đõy để đặt tờn style mới

Viền xung quanhViền cạnh trờnViền cạnh dướiViền cạnh bờn trỏiViền cạnh bờn phảiViền cả ngoài và trongViền bờn trong

Chỉ viền cỏc đường ngangChỉ viền cỏc đường dọcKhụng viền gỡ cả

2.9 TẠO VÀ SỬ DỤNG KHUễN DẠNG MẪU (STYLE)

Style là một bộ các định dạng tạo sẵn ( Font chữ, kích cỡ chữ ) đợc đặt tên và dùng để

định dạng cho bất kỳ đoạn văn bản nào Khi áp dụng style này vào văn bản, văn bản sẽ có tất cả các định dạng của style này

Trong word có sẵn một số style chuẩn nh normal , Heading 1, Heading 2 ,

Mỗi style đợc đặc trng bằng một cái tên, tên style tối đa không quá 24 ký tự, khôngphân biệt chữ hoa và thờng, chấp nhận dấu cách, không đợc có ký tự “\”

2.9.1 Tạo một style mới : Cú 2 cỏch tạo một style

mới

+ Tạo từ một đoạn đó định dạng: Đó cú một

đoạn văn bản đó định dạng, ta muốn tạo một style cú

định dạng giống đoạn văn bản đú :

 Chọn đoạn văn bản

 Nhắp chuột vào khung style ( Khụng phải

nhắp vào dấu mũi tờn)

 Nhập tờn style mới vào và nhấn Enter ta

được một style mới

+ Tạo style bằng menu và hộp thoại:

Trờn hộp thoại cho phộp ta tạo một

style mới hay hiệu chỉnh cỏc style đó

cú sẵn Để định nghĩa một style ta

thực hiện như sau:

Chọn menu Format – Style và điền

vào cỏc mục thớch hợp vào hộp thoại

 Styles : Liệt kê danh sách các style đã được định nghĩa, có thể di hộp sáng hay

nhắp chuột vào một trong các tên này để chon một style

 List: Style In Use: Chỉ liệt kê các style được sử dụng trong văn bản.

- All style: Liệt kê tất cả các style đang có mặt

- Uer Defined Style: Chỉ liệt kê các style do người sử dụng định nghĩa

 Paragraph Preview: Thể hiện dạng Paragraph định nghĩa trong style hiện thời

 Character Preview: Thể hiện kiểu chữ định nghĩa trong style hiện thời

+ Để tạo mới một style:

 Nhấn nút NEW trên hộp thoại xuất

hiện hộp thoại NEW Style

 Đặt tên cho style mới trong mục

Name

 Chọn kiểu style mới trong mục Style

Type có 2 kiểu: Paragraph: dùng để

định dạng cho cả đoạn văn bản hay

 Preview : Thể hiện các định dạng của style hiện thời

 Qui định các định dạng trong style bằng cách nhấn vào nút FORMAT để địnhdạng : Fon, Paragraph, Tabs, Boder,

+ Điều chỉnh một style đã định nghĩa:

 Chọn menu Format – Style

 Chọn Style cần sửa chữa trong danh sách style

 Nhấn nút MODIFY và hiệu chỉnh lại tất cả các định dạng cần thiết

+ Để xóa một style đã định nghĩa sẵn:

 Chọn menu Format – Style

 Chọn Style cần xóa trong danh sách style

 Nhấn nút Delete Khi xóa một style tất cả các ký tự hoặc các đoạn có sử dụngstyle này sẽ trở về định dạng theo style đã qui định trong mục Based on của styleđó

2.9.2 Sử dụng một style :

 Chọn đoạn ( nếu style kiểu Paragraph ) hoặc kiểu ký tự (nếu style kiểu Character)

 Thực hiện một trong các cách sau :

 Chọn tên style cần dùng trong hộp style trên thanh công cụ định dạng

 Chọn Format – Style : Chọn tên style cần dùng trong danh sách styles rồi nhấn

nút APPLY