Nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức khoa học công tác Văn thư, Sở Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội đã có sự đầu tư chú trọng đến bộ phận Văn thư.. Bài báo cáo thực t
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
Cơ quan thực tập : Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Thành phố Hà Nội
Trang 2LỜI NÓI ĐẦU
Việt Nam đang trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, việc ngoại giao với nhiều quốc gia khác nhau đang là xu thế chung trong chiến dịch toàn cầu hóa của toàn nhân loại Chúng ta đang đứng trước rất nhiều cơ hội lớn để phát triển đất nước, bên cạnh đó cũng có không ít những thách thức được đặt ra cho các cấp lãnh đạo, quản lý Đặc biệt là vấn đề cải tiến bộ máy quản lý hành chính hiện nay, muốn
có một đất nước đổi mới toàn diện thì ngay từ khâu quản lý các thủ tục hành chính cần hiện đại và tinh gọn Hơn bao giờ hết, Đảng và Nhà nước ta đang chú trọng quan tâm, đưa ra những chủ trương, chính sách đầu tư, cải tổ, hệ thống hóa bộ máyhành chính, trong đó có việc quản lý văn bản tài liệu của bộ phận Văn thư lưu trữ.Công tác Văn thư đã, đang và sẽ luôn luôn phục vụ, gắn liền với quy trình quản lý của hệ thống quản lý hành chính nói riêng và bất kì hệ thống quản lý nào nói chung Bởi công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Vì vậy công tác Văn thư chính là một mặt hoạt động vô cùng quan trọng của
hệ thống quản lý trong một cơ quan Chiếm phần lớn nội dung hoạt động công việccủa bộ phận văn phòng, công tác Văn thư có sự ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, tổ chức
Công tác Văn thư tác động mạnh mẽ đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, hiệu quả Bên cạnh đó, làm tốt công tác Văn thư còn hạn chế được tình trạng quan liêu giấy tờ và giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, bí mật quốc gia Không chỉ vậy, công tác Văn thư chính là tiền đề cho công tác lưu trữ, tổ chức khoa học tài liệu ngay từ công tác Văn thư góp phần nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ, giúp việc bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được khoa học, hiệu quả hơn
Trang 3Nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức khoa học công tác Văn thư,
Sở Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội đã có sự đầu tư chú trọng đến bộ phận Văn thư Bài báo cáo thực tập này của em sẽ chỉ rõ các vấn đề cơ bản trong
hệ thống quản lý văn bản của bộ phận Văn thư tại Sở Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội
Thực hiện Công văn của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐH Quốc gia Hà Nội về việc thực tập năm ba nghiệp vụ Văn thư tại các cơ quan, em đã được bộ phận văn phòng, các cán bộ, chuyên viên Văn thư Sở Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội tạo điều kiện giúp đỡ hoàn thành đợt thực tập từ 15/7/2020 đến 17/8/2020 Thời gian thực tập tuy khôngnhiều nhưng với sự chỉ bảo tận tình của các cán bộ phòng Văn thư thuộc Sở
NN&PT NT Hà Nội đã tạo cơ hội cho em áp dụng các lý thuyết vào thực tiễn công việc, được làm quen và rèn luyện các quy trình nghiệp vụ cơ bản giúp nâng cao kỹ năng làm nghề thực tế Từ đó giúp em nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức cũng như trách nhiệm
và nghĩa vụ của một cán bộ Văn thư
Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã cung cấp cho em các kiến thức
cơ bản về hệ thống nghiệp vụ Văn thư của các cơ quan, khiến em không quá bỡ ngỡ trong lần đầu tiên tiếp xúc công tác Văn thư thực tế, tăng hiệu quả cho quá trình thực tập Bên cạnh đó, sự chỉ bảo hướng dẫn tận tình của các thầy cô đã giúp
em hoàn thành bài báo cáo này được chuẩn xác và dễ dàng hơn
Em xin chân thành cảm ơn Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng cùng Sở Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội cùng các cá nhân đã giúp đỡ em có được kỳ thực tập vô cùng ý nghĩa và hiệu quả
Trang 4CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA
SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TP.HÀ NỘI
1 Lịch sử hình thành và phát triển.
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội tiền thân là Sở Canh Nông Hà
Nội được thành lập theo nghị định số 10-CN/ND ngày 30/11/1954 của Bộ CanhNông Trải qua quá trình hoạt động, các giai đoạn lịch sử, Sở Canh Nông Hà Nội
đã được đổi tên và nhiều lần thực hiện chia tách, hợp nhất để phù hợp với tình hìnhthực tế Thực hiện Nghị quyết số 15/2008/NQ-QH12 ngày 29/5/2008 về việc điềuchỉnh địa giới hành chính Thành phố Hà Nội và một số tỉnh liên quan, tháng8/2008, Sở Nông nghiệp & PTNT Hà Nội được thành lập lại trên cơ sở hợp nhấtnguyên trạng Sở Nông nghiệp & PTNT Hà Tây (cũ) và Sở Nông nghiệp & PTNT
Hà Nội (cũ)
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội tiền thân là Sở Canh Nông HàNội được thành lập theo nghị định số 10-CN/ND ngày 30/11/1954 của Bộ CanhNông Trải qua quá trình hoạt động, các giai đoạn lịch sử, Sở Canh Nông Hà Nội
đã được đổi tên và nhiều lần thực hiện chia tách, hợp nhất để phù hợp với tình hìnhthực tế Thực hiện Nghị quyết số 15/2008/NQ-QH12 ngày 29/5/2008 về việc điềuchỉnh địa giới hành chính Thành phố Hà Nội và một số tỉnh liên quan, tháng8/2008, Sở Nông nghiệp & PTNT Hà Nội được thành lập lại trên cơ sở hợp nhấtnguyên trạng Sở Nông nghiệp & PTNT Hà Tây (cũ) và Sở Nông nghiệp & PTNT
Hà Nội (cũ).60 năm xây dựng và phát triển, dưới sự lãnh đạo của Thành ủy,UBND Thành phố, đội ngũ cán bộ, kỹ sư, công nhân viên chức ngành Nông nghiệp
& PTNT là lực lượng trực tiếp thực hiện chủ trương chính sách phát triển nôngnghiệp Thủ đô trên từng chặng đường vẻ vang, góp phần quan trọng vào công cuộcxây dựng và bảo vệ Thủ đô Hà Nội
Sau 60 năm xây dựng và phát triển, từ Sở Canh Nông với hơn 100 cán bộ,CNVC đến nay bộ máy tổ chức của Sở Nông nghiệp & PTNT Hà nội đã lớn mạnhbao gồm LĐS; 7 phòng chức năng và Thanh tra Sở; 9 Trung tâm; 8 Chi cục; 8 Banquản lý (trong đó có 5 Ban quản lý dự án); với biên chế hành chính, sự nghiệpđược giao năm 2014 là 3.171 chỉ tiêu Nhìn chung đội ngũ CBCNVC trong ngành
Trang 5có tinh thần đoàn kết, được đào tạo cơ bản, có trách nhiệm và kinh nghiệm trongcông tác Các tổ chức Đảng, đoàn thể quần chúng như Công đoàn, Đoàn thanhniên, Hội Cựu chiến binh hoạt động đồng đều và hiệu quả.
2 Chức năng
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban
nhân dân thành phố Hà Nội; tham mưu giúp UBND thành phố thực hiện chức năngquản lý nhà nước về: nông nghiệp; lâm nghiệp; thủy sản; thủy lợi và phát triểnnông thôn; phòng, chống lụt, bão; an toàn nông sản, lâm sản, thủy sản trong quátrình sản xuất đến khi đưa ra thị trường; về các dịch vụ công thuộc ngành nôngnghiệp và phát triển nông thôn và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủyquyền của UBND thành phố Hà Nội và theo quy định của pháp luật
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có tư cách pháp nhân, có con dấu, tàikhoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBNDthành phố Hà Nội; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên mônnghiệp vụ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
3 Nhiệm vụ và quyền hạn.
Dự thảo quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, 05 năm
và hàng năm; chương trình, đề án, dự án về nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản,thủy lợi và phát triển nông thôn; quy hoạch phòng, chống giảm nhẹ thiên taiphù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, mục tiêu QPAN củathành phố
Dự thảo văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục trựcthuộc
Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩnchức danh đối với Trưởng, Phó các tổ chức thuộc Sở; Trưởng; Phó phòng Nôngnghiệp và Phát triển Nông thôn thuộc Ủy ban Nhân dân huyện; tham gia dựthảo quy định điều kiện, tiêu chuẩn, chức danh lãnh đạo phụ trách lĩnh vựcnông nghiệp của Phòng kinh tế thuộc Ủy ban Nhân dân quận, thị xã, thành phốthuộc Thành phố Hà Nội
Trình Chủ tịch Ủy ban Nhân dân thành phố:
Trang 6Dự thảo quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị thuộc Sở theo quyđịnh của pháp luật;
Dự thảo quyết định, chỉ thị thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân thành phố Hà Nội;
Ban hành quy chế quản lý, phối hợp công tác và chế độ thông tin báo cáo củacác tổ chức ngành nông nghiệp và phát triển nông thôn thành phố Hà Nội đặt tạiđịa bàn cấp huyện và tương đương với Uỷ ban nhân dân cấp huyện; các nhânviên kỹ thuật trên địa bàn cấp xã với Uỷ ban nhân dân cấp xã
Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch,
kế hoạch phát triển, chương trình, đề án, dự án, tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn
kỹ thuật quốc gia, định mức kinh tế-kỹ thuật về nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷsản, thuỷ lợi và phát triển nông thôn đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nướcđược giao
4 Cơ cấu tổ chức.
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có Giám đốc và các Phó Giám đốc. Giám đốc Sở là người đứng đầu Sở, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dânthành phố Hà Nội, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội và trước pháp luật
về toàn bộ hoạt động của Sở; chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước Hội đồngnhân dân, Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội và Bộ Nông nghiệp và Phát triểnnông thôn
Phó Giám đốc là người giúp Giám đốc Sở chỉ đạo một số mặt công tác, chịutrách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Việc bổ nhiệm Giám đốc và Phó Giám đốc Sở do Uỷ ban nhân dân thành phố
Hà Nội quyết định theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do Bộ trưởng Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn ban hành và theo quy định của pháp luật Việc miễnnhiệm, từ chức, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ chính sách khác đối với Giámđốc và Phó Giám đốc Sở thực hiện theo quy định của pháp luật
Hiện tại Sở có 4 phòng chức năng và Thanh tra Sở, 08 Chi cục quản lí chuyênngành và 09 đơn vị sự nghiệp, là cơ quan tham mưu cho UBND thành phố Hà Nội
Cơ cấu tổ chức bộ máy gồm có:
1 Tổ chức tham mưu tổng hợp và chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Sở: Văn phòng Sở;
Phòng Tổ chức cán bộ;
Trang 7Phòng Kế toán – Tài chính;
Phòng Quản lý Xây dựng công trình;
2 Chi cục chuyên ngành trực thuộc Sở:
Chi cục Đê điều & Phòng chống lụt bão;
Chi cục Thủy lợi;
Chi cục Phát triển nông thôn;
Chi cục Thủy sản;
Chi cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật;
Chi cục Kiểm lâm;
Chi cục Quản lý chất lượng nông lâm sản & thuỷ sản;
Thanh tra Sở;
3 Các Trung tâm trực thuộc Sở:
Trung tâm Nước sinh hoạt & VSMT nông thôn;
Trung tâm Khuyến nông;
Trung tâm Phát triển nông nghiệp;
Trung tâm phân tích và chứng nhận chất lượng sản phẩm nông nghiệp; Trung tâm cứu hộ động vật hoang dã;
4 Các ban quản lý trực thuộc Sở:
Ban quản lý Rừng phòng hộ - Đặc dụng Hà Nội;
Ban quản lý Công trình phân lũ Sông đáy;
Ban Duy tu các công trình Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hà Nội;
Ban quản lý dịch vụ thủy lợi;
Trang 8CHƯƠNG II KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TP HÀ NỘI.
1 Sự chỉ đạo đối với công tác văn thư.
Nhận thức được tầm quan trọng của Công tác Văn thư trong hoạt động quản líhành chính Nhà nước và việc chấp hành đúng theo những Quy định của Chính Phủ
đề ra, Lãnh đạo cơ quan đã sớm có sự quan tâm đặc biệt tới công tác này
Về việc ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn về Công tác Văn thư
Sở đã ban hành các văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ mà mỗi phòngnói chung và các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong Sở NôngNghiệp nói riêng Cụ thể có:
Quyết định số 1237/QĐ-SNN Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưutrữ của Sở Nông nghiệp và PTNN Hà Nội ngày 01 tháng 7 năm 2020 Quy chế ápdụng cho công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Sở Đối tượng áp dụngbao gồm các công chức, viên chức và những người được giao thực hiện nhiệm vụ(gọi chung là công chức, viên chức) tại Sở Quy chế quy định rất rõ ràng, chi tiết,
cụ thể để cho người thực hiện dễ dàng trong việc áp dụng đúng quy chế vào hoạtđộng
Quyết định số 445/QĐ-SNN ngày 28 thàng 3 năm 2017 Về việc ban hành Danhmục hồ sơ công việc, bảng quy định Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của SởNông Nghiệp và PTNN Hà Nội.Nhằm để công chức, viên chức nắm được thời hạnbảo quản của từng hồ sơ tài liệu
Có thể nói, văn bản hướng dẫn trong Công tác Văn thư được Lãnh đạo cơ quanban hành hàng năm đều đặn cùng với việc tuân thủ nghiêm chỉnh của các cán bộ,nhân viên đã cho thấy Công tác này tại Sở sẽ còn phát triển, hoàn thiện hơn trongtương lai, góp phần lọc hóa bộ máy hành chính Nhà nước
Trang 9Về việc tổ chức các lớp tập huấn, nâng cao trình độ và hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ
Hàng năm, đều cử cán bộ tham gia đầy đủ các lớp tập huấn về chuyên mônnghiệp vụ do Thành phố tổ chức nhờ vậy mà các cán bộ, nhân viên cơ quan luônnắm vững kiến thức và nghiệp vụ chuyên môn, đáp ứng được yêu cầu công việccủa mình
Việc đầu tư trang thiết bị và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong Công tác Văn thư
Bên cạnh việc trang bị các thiết bị tin học văn phòng cơ bản như máy tính, bànghế, điều hòa, tủ, hộp, cho toàn bộ phòng ban tại cơ quan, Lãnh đạo Sở đặc biệtđầu tư trang thiết bị hiện đại cho Bộ phận Văn thư Hiện tại, Phòng Văn thư có đầy
đủ trang thiết bị cần thiết, phục vụ tốt nhất bao gồm một máy Photo loại mới, 2máy scan Kodek có khả năng scan tài liệu màu với tốc độ scan rất nhanh,4 máy vitính được phục vụ cho việc đăng nhập văn bản vào phần mềm quản lý văn bản.Mặt khác, tại Sở còn phân công một chuyên viên phụ trách công nghệ thông tingiúp hỗ trợ và sửa chữa những lỗi sự cố liên quan tới quản trị mạng, sẵn sàng khắcphục sự cố một cách nhanh nhất để không làm gián đoạn tới tiến trình công việccủa cơ quan Có thể thấy Lãnh đạo cơ quan rất quan tâm tới việc ứng dụng côngnghệ thông tin trong việc tiếp nhận và chuyển giao văn bản đi đến nhằm thúc đầyquá trình hoạt động, giảm sức nặng hành chính cũng như sức lao động cho cán bộ,chuyên viên của mình
2 Bộ phận văn thư của Sở Nông nghiệp và Phát Triển Nông thôn Tp Hà Nội 2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản.
Quy định về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản:
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo quy định tại Phụlục I ,Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ về công tác vănthư
Trang 10Quy trình soạn thảo và thẩm quyền ban hành:
Tại Sở Nông Nghiệp , Cán bộ Văn thư không có trách nhiệm soạn thảo toàn
bộ văn bản mà cơ quan ban hành, việc soạn thảo sẽ do sự chỉ định của Lãnh đạohay Chánh Văn phòng, Trưởng Đơn vị trực thuộc Sở quy định Người được giaotrách nhiệm soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc như xácđịnh hình thức, nội dung và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, kýnháy/tắt vào cuối nội dung văn bản( sau dấu / ), đề xuất mức độ mật, khẩn; đốichiếu quy định cuat pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước
Sau khi văn bản được soạn thảo xong thì người phụ trách soạn thảo văn bản
sẽ tiến hành trình Trưởng Đơn vị xem xét Trưởng hoặc Phó các phòng chuyênmôn kiểm tra về nội dung, thể thức,kỹ thuật trình bày,thủ tục ban hành văn bảntheo chức năng, nhiệm vụ được phân công và ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở
“Nơi nhận” Trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo Phòng phê duyệt nhưng thấycần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì Phòng hoặc cá nhân đượcgiao soạn thảo văn bản trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửachữa, bổ sung
Sau đó, văn bản sẽ được chuyển về Văn phòng Sở có trách nhiệm trìnhGiám đốc/Phó Giám đốc Sở ký trong thời gian không quá 01 ngày, rồi chuyểnxuống bộ phận Văn thư lấy số, nhân bản, đóng dấu, đăng ký vào phần mềm quản lývăn bản, cuối cùng là gửi văn bản đến đúng địa chỉ cần gửi
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được quy định cụ thể tại Chương 2Quyết định Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nông Nghiệp vàPTNN Hà Nội Ngày 01/7/2020
2.2 Quản lý văn bản đi và đến.
2.2.1 Quản lý văn bản đi.
Trang 11Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan ban hành ra để thực hiện hoạtđộng quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm
và theo đúng quy trình của nhà nước Để quản lý thống nhất văn bản đi, tất cả cácvăn bản đi của Sở đều được quy về một đầu mối đó là bộ phận văn thư Các vănbản đi của Sở thường được giao cho các phòng, ban tự soạn thảo trên máy tính củaphòng, ban mình Văn bản này sau khi soạn thảo xong thì trình Trưởng phòng phêduyệt về nội dung Sau đó trình Giám đốc ký duyệt rồi qua văn thư hoàn thành cácthủ tục pháp lý để ban hành
Nhiệm vụ của văn thư là tổ chức làm thủ tục để chuyển công văn đi gồm: Kiểm trathể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; đánh số; đăng ký; đóng dấu vàchuyển công văn đi Cụ thể như sau:
1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm của văn bản đi
Theo như quy định bất kỳ văn bản nào trước khi ban hành đều phải qua vănthư để làm các thủ tục trong đó có kiểm tra thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày.Việc kiểm tra này nhằm phát hiện ra những sai sót để kịp thời sửa chữa trước khivăn bản được ban hành Ở Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội việckiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày và ghi số ngày tháng được các chuyên viênthực hiện rất nghiêm túc, đầy đủ Văn bản nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục pháthành, nếu không đủ điều kiện phát hành văn thư trả lại các phòng, ban để chỉnh sửa
bổ sung Văn bản soạn thảo sau khi được lãnh đạo cơ quan phê duyệt văn thư cótrách nhiệm đăng ký văn bản vào phần mềm quản lý Văn bản mật đi được đăng kývào một sổ và một hệ thống số riêng, không đăng ký qua phần mềm quản lý vănbản
Trang 122 Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi đều được thực hiện trên phần mềm cơ quan Việcđăng ký lấy số chỉ được tiến hành khi văn bản đã được cấp có thẩm quyền kýduyệt Hệ thống số văn bản đi của Sở được phân loại như sau:
Các văn đi là Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường,Văn bản sao y, Sao lục, Trích sao sẽ được quản lý theo hệ thống số liên tụcdành riêng cho mỗi loại văn bản đo
Các văn bản đi còn lại được lấy chung theo một hệ thống số
Nhìn chung quy trình dăng ký văn bản đi được cán bộ văn thư thực hiện tốt và kháchặt chẽ, nghiêm ngặt
3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn mật
Việc nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần “Nơi nhận” của vănbản và do chuyên viên được giao soạn thảo văn bản đảm nhận Việc nhân bản vănbản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 của Chính phủ
Việc đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật được thực hiện theo quyđịnh tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV Riêng việc đóng dấu chỉ các mức độ mậttrên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an
4 Chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư Scan và đính kèm file, gửi tất cả các Văn bản đi thường đến các đơn
vị trong và ngoài Sở qua mạng nội bộ và hòm thư ngoài; Thực hiện việc gửi giấymời và nhắn tin thời gian, địa điểm họp theo quy định của UBND thành phố trênđiện thoại; Viết bì thư, làm thủ tục gửi văn bản đi qua đường bưu điện Tất cả văn
Trang 13bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày vănbản được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Việc chuyển phát văn bản
do bộ phận văn thư trực tiếp thực hiện Ngoài ra, nếu phát hiện có sai xót cán bộVăn thư phải thực hiện ngay các thủ tục để thu hồi văn bản: đóng dấu “Tài liệu thuhồi”; theo dõi, thu hồi đúng thời hạn khi nhận lại, kiểm tra, đối chiếu để đảm bảovăn bản không bị thiếu hoặc thất lạc
5 Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan Sở Nôngnghiệp Và PTNT Hà nội và 1 bản chính lưu trong hồ sơ công việc Bản gốc lưu tạiVăn thư cơ quan phải được đóng dấu và săp xếp theo thứ tự đăng ký Văn thư sắpxếp văn bản thành các tập lưu Quyết Định, Tờ Trình, Công văn, Thông báo theotừng tháng và lưu văn bản đi trước khi chuyển kho; Chuyển kho lưu trữ văn bản đihàng năm đã đến hạn nộp kho
Trang 14Quy trình quản lý văn bản đi dưới dạng lưu đồ
Trách nhiệm Trình tự công việc Tài liệu, biểu mẫu
liên quanChuyên viên được
Văn thư, Chuyên
viên được phân
công
Vào máy
Chuyên viên được
phân công, văn thư
Tiếp nhận yêu cầu
Nghiên cứu và
dự thảo văn bản
Duyệt bảnthảo
Kiểm tra thể thức,
kỹ thuật trình và trình ký văn bản.
Duyệt ký
Làm thủ tục banhành văn bản
Lưu hồ sơ
Trang 152.2.2 Quản lý văn bản đến.
Văn bản đến là toàn bộ văn bản, tài liệu do cơ quan nhận từ nơi khác đến.Hàng năm số lượng văn bản mà Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nộinhận được khá là lớn, bao gồm tất cả các loại: Công văn, Quyết định, Công điện,Thư từ, Thông báo, Báo cáo, Báo, Tập san của các cơ quan Đảng, các Sở, banngành, tổ chức kinh tế - xã hội chuyển đến tập trung ở bộ phận văn thư Việcchuyển giao văn bản đến ở Sở đảm bảo được nguyên tắc: nhanh chóng, kịp thời,chính xác, thống nhất
Văn bản đến của Sở được tổ chức quản lý và giải quyết như sau:
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1 Tiếp nhận văn bản Về văn bản giấy: tiếp nhận văn bản từ
3 luồng (phần mềm, bưu điện, bản fax),kiểm tra địa chỉ gửi; phân loại văn bản
cá nhân, cơ quan; bóc bì đối với vănbản gửi Sở, chuyển trả đối với văn bảngửi cá nhân, phòng ban; scan văn bản;nhập toàn bộ văn bản vào phần mềm;đóng dấu đến; ghi số; ngày tháng nhận.Chuyển lên Giám đốc xử lý toàn bộ cácloại văn bản giấy của Thành phố,Thành ủy… (các văn bản cấp trên ) VàGiấy mời, văn bản hỏa tốc, công văn