Cơ sở lý luận về quản trị nhân sự

Theo James Stoner và Stephen Robbin: Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức,lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khá

Cơ sở lý luận về quản trị nhân sự

1.1. Khái niệm quản trị nhân sự

1.1.1. Khái niệm quản trị

Quản trị là một quá trình tổng thể về bố trí, sắp xếp nhân lực và tài nguyên hiệu quảhướng đến mục tiêu chung của một tổ chức

Theo James Stoner và Stephen Robbin: Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức,lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất

cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

1.1.2. Khái niệm nhân sự

Nhân sự là bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xãhội kể cả các thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp Tức là tất cả các thành viêntham gia hoạt động cho tổ chức sử dụng kiến thức, khả năng hành vi ứng xử và giá trịđạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp

1.1.3. Khái niệm quản trị nhân sự

Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và pháttriển của bất kỳ một doanh nghiệp nào Vì vậy vấn đề nhân sự luôn được xem trọnghàng đầu Có rất nhiều cách phát biểu về quản trị nhân sự:

Theo giáo sư người Mỹ Dimock: “Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biện pháp

và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các trường hợpxảy ra có liên quan đến một loại công việc nào đó”

Theo giáo sư Felix Migro cho rằng: “Quản trị nhân sự là một nghệ thuật chọn lựanhân viên mới và sử dụng các nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việccủa mỗi người đều đạt mức tối đa có thể”

Quản trị nhân sự là tất cả các hoạt động, chính sách và các quyết định quản lý liênquan và có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và cán bộ công nhân viêncủa nó Quản trị nhân sự đòi hỏi phải có tầm nhìn chiến lược và gắn với chiến lượchoạt động của công ty

Vậy Quản trị nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quá trìnhquản trị, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họtrong bất cứ tổ chức nào

Quản trị nhân sự vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì quản trịnhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hóa tổ chức và chứa đựng nhiều giá trịnhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác

1.2. Vai trò quản trị nhân sự

Vai trò của quản trị nhân sự là quản lý tài sản lớn nhất của tổ chức, quản lý tốtnguồn nhân lực, lập kế hoạch chiến lược nhân sự cho việc phát triển chung của tổchức, liên quan đến tất cả các bộ phận khác của tổ chức Mục đích cơ bản của bộ phậnquản trị nhân sự là đảm bảo cho nguồn nhân lực của doanh nghiệp được quản lý và sửdụng có hiệu quả nhất Tuy nhiên trong thực tiễn, bộ phận chuyên trách về nguồnnhân lực có thể có nhiều tên gọi, phải thực hiện các chức năng khác nhau và có vai tròrất khác biệt trong các doanh nghiệp Điều này thể hiện tính chất đặc thù của mộtdoanh nghiệp Vai trò của quản trị nhân sự thể hiện rõ ở 4 vai trò sau: vai trò thể chế,vai trò tư vấn, vai trò dịch vụ, vai trò kiểm tra

1.3. Chức năng nhiệm vụ của quản trị nhân sự

Mỗi bộ phận phòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng, vì thế mỗi bộ phận phòngban phải đóng góp phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp Đối với mỗi nhiệm

vụ công tác nhân sự, nhà quản trị phải thực hiện các chức năng quản trị là:

Hoạch định: chức năng này chú trọng đến vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân

viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp

Tổ chức thực hiện: chú trọng đến việc bố trí nhân viên, đúng người đúng việc

tránh chồng chéo công việc Đào tạo phát triển nhân viên để nâng cao năng lực hoànthành tốt công việc

Chỉ huy, chỉ đạo: kích thích động viên nhân viên có ý thức trách nhiệm cao

Kiểm tra đánh giá: thu thập thông tin, đánh giá và lập kế hoạch cho thời kỳ kế

tiếp

Nhiệm vụ của nhà quản trị nhân sự bao gồm: nghiên cứu tài nguyên nhân sự, tuyểndụng, đào tạo và phát triển, quản trị tiền lương, quan hệ lao động, dịch vụ phúc lợi, y

tế và an toàn

1.4. Tầm quan trọng của công tác quản trị nhân sự

Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác

và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, khoa học kỹ thuật tiên tiến,con người Các yếu tố này có quan hệ mật thiết với nhau và có sự tác động qua lại vớinhau Trong đó tiềm năng của con người là quyết định nhất

Lực lượng nhân sự cũng là yếu tố nhận biết được quy mô hay hiệu quả của mộtdoanh nghiệp với những con người cụ thể có lòng nhiệt huyết và tính sáng tạo Cònlại: máy móc thiết bị, khoa học kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được hay saochép được, nhưng con người thì không thể Vì vậy quản trị nhân sự có vai trò thiếtyếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

1.5. Nội dung của quản trị nhân sự

1.5.1. Hoạch định, phân tích công việc

Xác định nội dung đặc điểm của từng công việc, đánh giá tầm quan trọng của nó

và đưa ra các yêu cầu cần thiết đối với người thực hiện Hoạch định tài nguyên nhân

sự là một tiến trình quản lý bao gồm việc phân tích các nhu cầu về nhân sự của một tổchức dưới những điều kiện thay đổi và sau đó chuyển khai các chính sách và biệnpháp nhằm thỏa mãn nhu cầu đó Tiến trình này gồm 3 bước: kế hoạch kinh doanhcủa doanh nghiệp là cơ sở cho hoạch định tài nguyên nhân sự, đánh giá những tàinguyên nhân sự cần có trong tương lai và xây dựng một chương trình đáp ứng nhữngnhu cầu đó

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác địnhđiều kiện tiến hành, các nhiệm vụ trách nhiệm khi thực hiện công việc và các phẩmchất, kỳ năng cần thiết phải có để thực hiện công việc Phân tích công việc là một quátrình xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc

cụ thể Đây là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc vàcác kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc Đây cũng là quá trình xácđịnh được sự khác biệt của công việc này với công việc khác

Yêu cầu về trình độ kỹ năng công việc và các định mức hoàn thành công việc sẽdựa trên các dữ liệu thu thập được trong quá trình phân tích công việc

Nội dung của phân tích công việc là:

 Mô tả công việc: thiết lập bảng liệt kê nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn, cácphương tiện và điều kiện làm việc

 Xác định công việc cần phân tích: thiết lập một văn bản quy định về nhiệm

vụ chức năng, quyền hạn và các mối quan hệ, các tiêu chuẩn đánh giá chấtlượng công việc Xem xét các thông tin thu thập được trong bảng mô tả,chỉnh sửa sai sót từ đó xác định bảng mô tả mới theo tiêu chuẩn của côngviệc

 Tiêu chuẩn về nhân sự: là những yêu cầu chủ yếu về năng lực, phẩm chất

mà người đảm nhận công việc phải đạt được Tùy vào các công việc khácnhau mà số lượng và yêu cầu cũng khác nhau Các yêu cầu hay được đề cậpnhư: sức khỏe, trình độ học vấn, tuổi tác, kinh nghiệm, ngoại hình, sở thíchcác nhân, hoàn cảnh gia đình Các tiêu chuẩn đưa ra sẽ được xác định rõ là

ở mức cần thiết, không cần thiết hay chỉ là mong muốn

 Đánh giá công việc: là việc đo lường và đánh giá tầm quan trọng của mỗicông việc yêu cầu phải chính xác khách quan, giá trị và tầm quan trọng củamỗi công việc được đánh giá sẽ căn cứ để xác định mức lương phù hợp chocông việc này Có 2 phương pháp đánh giá:

• Nhóm 1: phương pháp tổng quát gồm phương pháp đánh giá cáccông việc cùng một lúc là việc hội đồng đánh giá sẽ họp lại để cùngxem xét các bảng công việc và bàn bạc để đi đến kết luận về mức độphức tạp và tầm quan trọng của công việc và phương pháp so sánhtừng cặp là việc đánh giá được tiến hành bằng cách so sánh lần lượtmột công việc này đến công việc khác Ngoài ra còn một số phươngpháp khác như phương pháp đánh giá theo các công việc chủ chốt,phương pháp đánh giá theo mức độ độc lập tự chủ khi thực hiệncông việc

• Nhóm 2: phương pháp phân tích gồm phương pháp cho điểm là mỗiyếu tố được đánh giá ở nhiều mức độ khác nhau tương đương vớimột số điểm nhất định và phương pháp corbin là sơ đồ sự chuchuyển thông tin trong nội bộ doanh nghiệp

 Xếp loại công việc: những công việc được đánh giá tương tự nhau sẽ thànhmột nhóm, rất thuận tiện cho công tác quản trị

Các phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc:

 Quan sát: nghiên cứu thu thập thông tin trong quá trình làm việc đượcphong phú và thực tế về công việc, tuy nhiên kết quả quan sát bị ảnh hưởngbởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người bị quan sát vì vậyphương pháp quan sát được sử dụng hiệu quả đối với những công việc cóthể đo lường, dễ quan sát, không mang tính chất tình huống, được sử dụngchủ yếu đối với các công việc đòi hỏi kỹ năng bằng tay chân

 Ghi chép các sự kiện quan trọng: người nghiên cứu ghi chép và lại hành vithực hiện công việc của người lao động, thông qua đó khái quát lại và phânloại đặc trưng của công việc cần mô tả và đòi hỏi của công việc

 Nhật ký công việc: người lao động tự ghi chép và mô tả lại các hoạt độngcủa mình để thực hiện công việc, có thể sử dụng thêm máy ghi âm, thu thậpđược thông tin theo sự kiện, tuy nhiên việc ghi chép không bảo đảm đượcliên tục và nhất quán, mất thời gian

 Phỏng vấn: là phương pháp phổ biến thực hiện dưới hình thức cá nhânphỏng vấn từng nhân viên, phỏng vấn các nhóm có cùng công việc, thu thậpthông tin hay cần làm sáng tỏ thêm một số vấn đề nào đó, do cấp quản trịthực hiện

 Sử dụng các bảng câu hỏi được thiết kế sẵn: người lao động sẽ nhận danhmục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn về các nhiệm vụ, hành vi, kỹ năng vàđiều kiện liên quan đến công việc, trong đó nội dung của bảng câu hỏi baogồm thông tin cá nhân, phòng ban, chức vụ, các nhiệm vụ hoặc mục đíchcủa công việc, khối lượng công việc hoặc số sản phẩm Mỗi một nhiệm vụhành vi được đánh giá theo cấp độ khác nhau

 Hội thảo chuyên gia: tổ chức cuộc họp thảo luận về những công việc cầntìm hiểu, các ý kiến trao đổi giữa các thành viên sẽ bổ sung thêm mà ngườinghiên cứu không thu được từ các cuộc phỏng vấn cá nhân.

Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc:

 Phần xác định công việc: tên công việc, mã số công việc, tên bộ phận hayđịa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người lãnhđạo dưới quyền…phần này cũng còn vài câu tóm tắt về mục đích hoặc chứcnăng của công việc

 Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phầntường thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về nhiệm vụ và trách nhiệmcủa công việc

 Điều kiện làm việc: điều kiện về môi trường vật chất, thời gian làm việc,điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụcông việc và các điều kiện khác có liên quan

Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí phảnánh nhu cầu về số lượng và chất lượng hoàn thành các nhiệm vụ trong bảng mô tả.Bảng tiêu chuẩn công việc thường đề cập đến các thông tin sau: Dữ kiện tổng quát:tên công việc, thuộc bộ phận nào; Bản chất công việc: ngoài trời, trong nhà máy, hànhchánh văn phòng; Trả lương: mức lương chính, mức lương thử việc, tiền thưởng, phụcấp; Điều khoản đào tạo huấn luyện: thời gian được huấn luyện ở đâu, hợp đồng đàotạo huấn luyện; Cơ hội thăng thưởng: lý do được thăng thưởng; Các tiêu chuẩn nhânviên: trình độ văn hóa, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm công tác, tuổi đời, thể lực,sức khỏe, đặc điểm cá nhân

1.5.2. Tuyển mộ, Tuyển chọn và phỏng vấn

 Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ khả năng từ lực

lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức Mọi tổ chứcphải có đầy đủ khả năng để thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động đểnhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức là thu hút ứng viên nộp đơn xin việc

•Các nguồn và phương pháp tuyển mộ nhân lực:

•Đối với nguồn tuyển mộ từ bên trong có thể sử dụng những phương pháp sau:Phương pháp thu hút thông qua bảng thông báo tuyển mộ, đây là bảng thôngbáo về vị trí công việc cần tuyển người và Phương pháp thu hút thông qua sựgiới thiệu của cán bộ , công nhân viên trong tổ chức

•Đối với nguồn tuyển mộ từ bên ngoài có thể áp dụng các phương pháp thu hútnguồn tuyển mộ qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông, phươngpháp thu hút qua các trung tâm môi giới giới thiệu việc làm, phương pháp thuhút ứng viên thông qua hội chợ việc làm, phương pháp thu hút ứng viên thôngqua cử cán bộ của phòng nhân sự tới tuyển mộ trực tiếp các trường đại học,cao đẳng, trung cấp nghề

•Quá trình tuyển mộ chịu nhiều yếu tố tác động như uy tín công ty, mối quan hệ,chính sách nhân sự và bầu không khí tâm lý trong tập thể lao động, điều kiệnthị trường lao động, sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác, các xu hướngkinh tế, thái độ của xã hội đối với một số nghề nhất định Các bước của quátrình quá trình tuyển mộ gồm xây dựng chiến lược tuyển mộ là lập kế hoạchtuyển mộ, xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ, xác định nơi tuyển mộ vàthời gian tuyển mộ, tìm kiếm người xin việc, đánh giá quá trình tuyển mộ, cácgiải pháp thay cho tuyển mộ là hợp đồng thầu lại, làm thêm giờ, nhờ giúp tạmthời hoặc thuê lao động từ công ty cho thuê

 Tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh

khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm được những người phùhợp với các yêu cầu đặt ra trong những người đã thu hút được trong quá trìnhtuyển mộ

•Quá trình tuyển chọn

Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ: xác định được những cá nhân cónhững tố chất và khả năng phù hợp với công việc

Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc

Bước 3: Các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn

Bước 4: Phỏng vấn và tuyển chọn: thông tin ứng viên được rõ ràng hơn, được giảithích kỹ hơn, đề cao công ty, thiết lập quan hệ bạn bè, tăng cường khả năng giao tiếp.Bước 5: Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên

Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp

Bước 7: Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn

Bước 8: Tham quan công việc

Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn tuyển dụng

Một số vấn đề khi thực hiện công tác tuyển chọn phải đánh giá các giá trị của thủtục tuyển chọn, tuyển chọn chủ quan, thử việc

1.5.3. Bố trí sử dụng lao động

Bố tri sử dụng lao động là sự sắp xếp phân công lao động, quản trị lao động nhằmgiải quyết 3 mối quan hệ cơ bản giữa người lao động và đối tượng lao động, giữa

người lao động và máy móc thiết bị và giữa người lao động với người lao động trongquá trình lao động.

 Phân công lao động

Phân công lao động là sự phân công thành những phần việc khác nhau theo sốlượng và tỷ lệ nhất định phù hợp với đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp, trên

cơ sở đó bố trí công nhân và từng công việc phù hợp với khả năng và sở trường củatừng nhân viên Phân công lao động phải chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố về cơ sởsản xuất, loại hình sản xuất, trình độ tổ chức quản lý, trình độ kỹ thuật Do đó khiphân công lao động phải chú ý để phân công lao động cho hợp lý Các hình thức củaphân công lao động gồm phân công lao động theo công nghệ là phân công theo tínhchất quy trình công nghệ như ngành dệt may, cơ khí, hình thức này cho phép xác địnhnhu cầu công nhân theo nghề tạo điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn của côngnhân, với phân công lao động theo trình độ là phân công theo mức độ phức tạp củacông việc, hình thức này phân công thành công việc giản đơn và phức tạp, hình thứcnày tạo điều kiện kèm cặp giữa các loại công nhân trong quá trình sản xuất nâng caochất lượng sản phẩm và trình độ lành nghề của công nhân, và phân công lao động theochức năng là phân chia công việc cho mỗi công nhân viên của doanh nghiệp trong mốiquan hệ với chức năng mà họ đảm nhận

 Hiệp tác lao động

Hiệp tác lao động là sự phối hợp công tác giữa những người lao động, giữa các bộphận làm việc thành những nhóm để đạt được mục đích cuối cùng là đạt được sảnphẩm hoàn chỉnh, hay hoàn thành một khối công việc nào đó Hiệp tác lao động là kếtquả của phân công lao động Phân công lao động càng sâu, hiệp tác lao động càngrộng, càng có nhiều nhiều người lao động và nhiều dạng lao động thì càng cần thiếtphải có hiệp tác lao động Quá trình xây dựng nhóm làm việc được thực hiện qua cácbước sau:

Bước 1: xác định các vấn đề mà nhóm cần giải quyết và các thành viên trongnhóm sẽ tham gia và thảo luận các vấn đề nhóm cần giải quyết để thực hiện quá trìnhsản xuất sản phẩm hay hoàn thành một khối lượng công việc Đây là quá trình nhómxác định mục tiêu hành động cho nhóm.

Bước 2: phân tích và xác định các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề đang giải quyết,trên cơ sở thu thập các thông tin cần thiết liên quan đến việc giải quyết vấn đề, cảnhóm cùng thảo luận tham gia phân tích vấn đề, xác định rõ yếu tố của vấn đề, đồngthời phân tích rõ vai trò qua lại giữa các cá nhân trong nhóm, giữa quản lý với nhânviên, giữa những người có trình độ chuyên môn khác nhau

Bước 3: lựa chọn giải pháp và thực hiện, trên cơ sở yếu tố của vấn đề đã được xácđịnh, cả nhóm bàn bạc thảo luận để lựa chọn ra giải pháp tốt nhất và thực hiện giảipháp đó

 Hình thức của hiệp tác lao động về tổ chức sản xuất là một tập thể làm việc vớicông nhân có cùng một hoặc nhiều nghề cùng nhau thực hiện một công việcnhất định

•Căn cứ vào nghề gồm tổ sản xuất theo nghề, tổ sản xuất tổng hợp, tổ sảnxuất gồm những công nhân chính và những công nhân phụ

•Căn cứ vào thời gian sản xuất trong ngày gồm tổ sản xuất theo ca, tổ sảnxuất theo thông ca và tổ chức ca làm việc với hình thức hợp tác lao động

về mặt thời gian, việc tổ chức phụ thuộc vào các yếu tố sau: đặc điểm kỹthuật sản xuất của doanh nghiệp, độ dài ca làm việc, hiệu quả kinh tế của

tổ chức ca làm việc1.5.4. Đào tạo bồi dưỡng nhân lực

Đào tạo và phát triển là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồnnhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để các tổ chức có thể đứng vững và