Công tác kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại việt nam

Nội dung của kế toán quản trị được xuất phát từ yêu cầu quản lý, thông tin cụ thể từng doanh nghiệp và do chính các nhà quản trị doanh nghiệp đó đề ra để đảm bảo sự phù hợp, nhưng thông

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

ĐỖ THỊ THÚY NGA

CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

THƯƠNG MẠI VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP.Hồ Chí Minh, năm 2005

MỤC LỤC

Trang Trang phụ bìa

Lời cảm ơn

Lời cam đoan

Mục lục

Lời mở đầu 1

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN 3

1.1 Tổng quan về kế toán quản trị 3

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm 3

1.1.2 Chức năng 4

1.1.3 Vai trò 4

1.1.4 Các nội dung chủ yếu của kế toán quản trị 4

1.1.5 Sự cần thiết của kế toán quản trị đối với các doanh nghiệp Việt Nam 7

1.2 Lý luận về hàng tồn kho 8

1.2.1 Khái niệm hàng tồn kho 8

1.2.2 Vai trò của hàng tồn kho 9

1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho 9

1.3 Chức năng và nội dung kế toán quản trị hàng tồn kho 11

1.3.1 Chức năng 11

1.3.2 Nội dung của kế toán quản trị hàng tồn kho 11

Kết luận chương I 20

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VIỆT NAM 21

2.1 Vài nét về ngành thương mại và doanh nghiệp thương mại Việt Nam 21

2.1.1 Khái niệm 21

2.1.2 Phân loại 21

2.1.3 Vai trò 21

2.1.4 Các giai đoạn phát triển 22

2.2 Thực trạng công tác kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại Việt Nam 24

2.2.1 Xác định hàng tồn kho 24

2.2.2 Phương pháp kế toán hàng tồn kho 26

2.2.3 Phương pháp tính giá hàng tồn kho 27

2.2.4 Kế toán chi phí mua hàng 32

2.2.5 Kế toán chi tiết hàng hóa trong kho của doanh nghiệp 34

2.2.6 Kế toán chi tiết hàng hóa tại quầy hàng của doanh nghiệp 38

2.2.7 Lập và sử dụng báo cáo vì mục đích quản trị 39

2.3 Đánh giá công tác kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại Việt Nam 40

Kết luận chương II 42

CHƯƠNG III: VẬN DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VIỆT NAM 43

3.1 Tổ chức lập các dự toán liên quan đến việc hoạch định hàng tồn kho 43

3.2 Xây dựng định mức dự trữ hàng hợp lý 48

3.3 Mã hóa và phân loại hàng tồn kho 50

3.4 Lựa chọn phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho 51

3.5 Cài đặt chế độ theo dõi thời hạn sử dụng chi tiết của từng loại hàng hóa 56 3.6 Sử dụng một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả tồn kho 56

3.7 Lập và sử dụng các báo cáo vì mục đích quản trị hàng tồn kho 58

3.8 Một số biện pháp hỗ trợ cho công tác kế toán quản trị hàng tồn kho 62

Kết luận chương III 69

Kết luận 71 Tài liệu tham khảo

Phụ lục

Sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam và xu thế hội nhập đã tạo ra hướng vừa hợp tác vừa cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, các hãng, các tập đoàn Vì thế nếu chỉ bằng kinh nghiệm của mình, các nhà quản trị khó có thể kiểm soát và đánh giá được hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp

Để tồn tại và thích ứng được, một trong những yếu tố quan trọng quyết định

sự thành công của doanh nghiệp chính là phải có được các thông tin đáng tin cậy được xử lý hiệu quả nhất Vai trò và vị trí của kế toán được khẳng định

Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính có vai trò tích cực trong quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Chất lượng và hiệu quả kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý, điều hành tổ chức đạt được các mục tiêu đề

ra

Để có thể phát huy tốt nhất chức năng của mình, hệ thống kế toán cần phải được hoàn chỉnh, thông tin kế toán cần cung cấp không chỉ hướng vào các quá trình và sự kiện kinh tế đã xảy ra mà còn hướng đến những diễn biến trong tương lai nhằm giúp nhà quản lý hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm soát và đưa ra các quyết định đúng đắn, phù hợp với mục tiêu đã xác lập Hệ thống kế toán đáp ứng yêu cầu đó phải bao gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị Mặc dù mới phát triển nhưng kế toán quản trị đã thực sự trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản lý và điều hành

Trong bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào thì việc có được các thông tin để phục vụ cho việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là rất cần thiết Có thể nói nó là một trong những nhân tố góp phần quyết định sự thành bại của doanh nghiệp Một doanh nghiệp thương mại không thể thành công nếu không có, có ít thông tin hoặc có những thông tin sai lệch về chúng Hiểu được tầm quan trọng này, tôi đã chọn đề tài “Công tác kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại Việt Nam” để làm luận văn cho mình

Do lượng thời gian và kiến thức còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi sai sót Kính mong quý thầy cô nhận xét và góp ý để em có thể mở rộng tầm hiểu biết của mình và thực hiện tốt hơn trong những lần nghiên cứu tiếp theo

MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU:

Tiến hành trên cơ sở nghiên cứu các lý luận kế toán quản trị, lý luận kế toán quản trị hàng tồn kho nhằm tìm hiểu thực trạng tổ chức kế toán quản trị

hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại Việt Nam; từ đó nhận diện những điều đã thực hiện và chưa thực hiện để tạo khả năng vận dụng kế toán quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại, nâng cao năng lực công tác kế toán, năng lực quản lý

PHẠM VI NGHIÊN CỨU:

Tập trung nghiên cứu các cơ sở lý luận của kế toán quản trị, quản trị trong doanh nghiệp, vận dụng một số nội dung của lý luận và đưa ra các giải pháp giúp doanh nghiệp thương mại Việt Nam quản lý tốt hơn hàng tồn kho trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU:

Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở sử dụng các phương pháp biện chứng duy vật, phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê kết hợp với quan sát, phỏng vấn điều tra…

BỐ CỤC:

Luận văn được tác giả trình bày theo bố cục truyền thống, ngoài lời mở đầu và kết luận thì bố cục gồm 3 chương:

Chương I: Cơ sở lý luận

Chương II: Thực trạng công tác kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại Việt Nam

Chương III: Vận dụng kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại Việt Nam

Ngoài ra còn có phần phụ lục trình bày những số liệu minh họa cùng với phiếu điều tra mà tác giả đã thực hiện khi nghiên cứu đề tài

CHƯƠNG I:

CƠ SỞ LÝ LUẬN 

1.1 Tổng quan về kế toán quản trị

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm

Theo luật kế toán của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003:

- Kế toán: là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động

- Kế toán tài chính: là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán

- Kế toán quản trị: là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán

Với khái niệm nêu trên, kế toán quản trị có các đặc điểm như sau:

- Chủ yếu cung cấp thông tin cho các nhà quản trị bên trong doanh nghiệp ở các cấp ra quyết định quản trị

- Phần lớn công việc của nhà quản trị là xây dựng kế hoạch, định hướng,

tổ chức và điều hành nên thông tin của kế toán quản trị cũng phải gắn liền với những yêu cầu này Vì thế thông tin kế toán quản trị phải cần thiết, thích hợp, nhanh chóng, kịp thời, linh hoạt để giúp ích cho việc hoạch định, đánh giá, dự đoán và ra quyết định Như vậy thông tin của kế toán quản trị thường hướng

về tương lai

- Kế toán quản trị chú trọng đến tính tốc độ, hữu ích của thông tin Thông tin đến nhà quản trị càng nhanh, càng hữu ích thì càng có ý nghĩa trong việc giúp nhà quản trị ước lượng và đánh giá tốt nhất các tình huống hoạt động

- Kế toán quản trị thường thiết kế thông tin thành dạng so sánh, phương trình toán học, dạng đồ thị, dự báo ước lượng với phạm vi thông tin đi sâu vào từng bộ phận, từng khâu công việc và toàn doanh nghiệp với kỳ báo cáo ngắn

và thường xuyên hơn khi có nhu cầu

1.1.2 Chức năng

Theo thời gian phát triển, chức năng của kế toán cũng có sự thay đổi

Kế toán không chỉ dừng lại ở việc cung cấp những thông tin thể hiện mối quan hệ vật chất – pháp lý về tình hình, kết quả hoạt động của các tổ chức mà còn đòi hỏi thông tin phải phục vụ tốt hơn cho các công việc dự báo, tổ chức điều hành, kiểm soát và ra quyết định Chính nhu cầu này đã hình thành nên

kế toán quản trị Hay nói cách khác, chức năng của kế toán quản trị là cung cấp các thông tin phục vụ cho công việc của các nhà quản trị như: lập kế hoạch, tổ chức điều hành và kiểm tra

- Tư vấn cho các nhà quản lý trong quá trình xử lý, phân tích thông tin, lựa chọn phương án để đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp nhất trong các tình huống quản trị khác nhau

- Giúp nhà quản lý kiểm soát, giám sát, điều hành các hoạt động kinh tế, tài chính, sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; đồng thời giúp cho nhà quản lý đánh giá những vấn đề còn tồn tại để từ đó có các biện pháp khắc phục

- Giúp nhà quản lý thu thập, phân tích các thông tin có liên quan phục vụ cho việc lập kế hoạch, dự toán sản xuất kinh doanh…

1.1.4 Các nội dung chủ yếu của kế toán quản trị

Nội dung của kế toán quản trị được xuất phát từ yêu cầu quản lý, thông tin cụ thể từng doanh nghiệp và do chính các nhà quản trị doanh nghiệp đó đề

ra để đảm bảo sự phù hợp, nhưng thông thường bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

1.1.4.1 Lập dự toán

Dự toán là những tính toán, dự kiến, phối hợp một cách chi tiết, toàn diện nguồn lực, cách thức hoạt động và sử dụng nguồn lực để thực hiện khối lượng công việc nhất định trong một khoảng thời gian nhất định được biểu hiện bằng hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị

Cụ thể hệ thống dự toán ngân sách hoạt động hàng năm của một doanh nghiệp thường bao gồm các dự toán sau:

‘Dự toán tiêu thụ

‘Dự toán sản xuất

‘Dự toán nguồn lực sản xuất: là dự toán các nguồn lực được huy động

để hoàn thành kế hoạch sản xuất đặt ra, bao gồm:

_ Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp

_ Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

_ Dự toán chi phí sản xuất chung

‘Dự toán mua hàng

‘Dự toán hàng tồn kho

‘Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

‘Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh

‘Dự toán thu chi tiền mặt

‘Dự toán bảng cân đối kế toán

1.1.4.2 Đánh giá trách nhiệm quản lý

Mỗi một tổ chức đều được hình thành từ nhiều bộ phận khác nhau Các

bộ phận này có sự độc lập tương đối với nhau trong điều hành công việc và phải hoàn thành những nhiệm vụ được đặt ra từ bộ phận quản lý cấp cao hơn Ban quản lý cấp cao, muốn phối hợp hoạt động của các bộ phận khác nhau trong tổ chức đó một cách tốt nhất thì cần phải xây dựng, thiết kế một hệ thống các công cụ để đo lường, đánh giá những nhiệm vụ, thành quả công việc của từng thành viên bộ phận một cách hữu hiệu Đó chính là nội dung của hệ thống kế toán trách nhiệm Hệ thống này sẽ giúp cho việc đánh giá trách nhiệm quản lý của các trung tâm trách nhiệm, thông qua đó hướng các trung tâm đến việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức Một tổ chức phân quyền thông thường có 4 trung tâm trách nhiệm: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm kinh doanh và trung tâm đầu tư

1.1.4.3 Phân tích mối quan hệ giữa chi phí (C-Cost) - khối lượng (V-Volume) - lợi nhuận (P-Profit)

Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thường gắn liền với mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận Bởi lẽ “tối đa hóa lợi nhuận” luôn là mục tiêu của hầu hết các doanh nghiệp đang hoạt động vì mục đích lợi nhuận Trong đó mối quan hệ C-V-P với các biến số có quan hệ hữu cơ với nhau luôn là nỗi trăn trở của các nhà quản lý trong quá trình điều hành doanh nghiệp Khối lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ là yếu tố đầu tiên tạo nên

sự thay đổi của Chi phí và gây ra hiệu ứng thay đổi của Lợi nhuận Phân tích mối quan hệ C-V-P là một trong những phương pháp phân tích kinh tế quan trọng của nhà quản trị Về cơ bản, quá trình phân tích này đòi hỏi sự am hiểu

về số dư đảm phí, tỷ lệ số dư đảm phí, kết cấu chi phí, đòn bẩy kinh doanh và những kỹ thuật liên kết thích hợp giữa biến phí, định phí, sản lượng, giá bán, doanh số, kết cấu hàng bán Chính sự liên kết này giúp nhà quản trị nhận thức được sự thay đổi nào làm tăng hay không tăng lợi nhuận Từ đó có thể đưa ra các quyết định phù hợp nhằm đạt lợi nhuận cao nhất

1.1.4.4 Kế toán quản trị chi phí

Chi phí là một trong những yếu tố trung tâm của công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Bởi lẽ chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, tài sản, sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp; đặc biệt

là lợi nhuận Lợi nhuận có được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của các khoản chi phí đã phát sinh Chính vì thế tiết kiệm chi phí là yêu cầu cấp thiết đối với doanh nghiệp Tiết kiệm chi phí sẽ làm giảm giá thành, tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động Đó là những lý do giải thích vì sao thông tin về kế toán quản trị chi phí thực sự cần thiết trong một doanh nghiệp

1.1.4.5 Kế toán quản trị công nợ

Công nợ bao gồm các khoản nợ phải thu và nợ phải trả Các khoản này thường phát sinh do hoạt động mua bán chịu hàng hóa của doanh nghiệp Kết quả của nó dẫn đến tình trạng vốn kinh doanh bị chiếm dụng, nếu kéo dài sẽ trở thành nợ dây dưa khó đòi mà hậu quả tiềm ẩn là những tổn thất cho doanh nghiệp nếu không thu hồi được hay nếu có cũng sẽ tốn kém Đó là đối với các khoản nợ phải thu Còn đối với các khoản nợ phải trả nếu buông lỏng không theo dõi cũng sẽ dẫn đến nợ quá hạn, doanh nghiệp phải chịu phần lãi suất do

nợ quá hạn đó Vì thế các doanh nghiệp cần có đầy đủ các thông tin cụ thể, nhanh chóng, kịp thời và những biện pháp quản lý công nợ tốt để bảo đảm cho hoạt động sản xuất kinh doanh và hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất

1.1.4.6 Kế toán quản trị hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một trong những khoản mục quan trọng trong các loại tài sản nói chung và tài sản lưu động của doanh nghiệp nói riêng Bởi lẽ hàng tồn kho thường là khoản mục chủ yếu lớn nhất trong tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp sản xuất hay thương mại, đặc biệt là doanh nghiệp thương mại Những sai sót trên các khoản mục hàng tồn kho thường dẫn đến những sai sót trọng yếu về tài sản, chi phí và kết quả kinh doanh Vì thế những thông tin về hàng tồn kho như: số lượng, chất lượng, giá cả… và những thông tin chi tiết có liên quan như: chi phí mua hàng? chi phí lưu kho? chi phí nào chiếm tỷ trọng lớn? nên trả lương cho nhân viên bán

hàng theo thời gian hay doanh thu? lợi nhuận mỗi mặt hàng là bao nhiêu? luôn là nỗi trăn trở của các nhà quản trị doanh nghiệp Và kế toán quản trị sẽ chính là công cụ giúp họ tìm ra những câu trả lời kịp thời và phù hợp nhất

1.1.5 Sự cần thiết của kế toán quản trị đối với các doanh nghiệp Việt Nam

Ngược dòng lịch sử phát triển kế toán của thế giới, các nghiên cứu cho thấy kế toán quản trị đã xuất hiện từ rất lâu mà đầu tiên là ở Mỹ, khoảng vào những năm đầu của thế kỷ XX Với sự phát triển mạnh mẽ cả về quy mô và phạm vi hoạt động của các doanh nghiệp đã đặt ra những yêu cầu ngày một khó khăn cho các nhà quản trị Đó là họ phải kiểm soát và đánh giá được các hoạt động của doanh nghiệp mình Từ Mỹ, kế toán quản trị lan rộng sang các nước khác và được sử dụng ở nhiều doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề, lĩnh vực hoạt động khác nhau Ở Châu Á, sau chiến tranh thế giới lần thứ hai, cùng với sự phát triển của các trường phái quản trị theo kiểu Nhật Bản, kế toán quản trị cũng được hình thành để phục vụ cho nhu cầu thông tin của các nhà quản trị doanh nghiệp Các thông tin này được coi là bí mật của doanh nghiệp mà những người bên ngoài doanh nghiệp không được phép tiếp cận Môi trường cạnh tranh khốc liệt buộc các doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp mở rộng và phát triển thị trường, giảm chi phí, nâng cao lợi nhuận… Kế toán quản trị là công cụ hữu hiệu cho phép các nhà quản lý kỉêm soát quá trình sản xuất, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp để có các quyết định phù hợp và hiệu quả

Chính vì lẽ đó mà ở các nước có nền kinh tế thị trường phát triển, kế toán quản trị là một lĩnh vực luôn thu hút được sự chú ý nghiên cứu và phát trỉên Ở Việt Nam, kế toán quản trị là một lĩnh vực tương đối mới mẻ Kế toán quản trị thực sự mới chỉ được nhắc đến và đưa vào giảng dạy trong các trường đại học ở nước ta trong khoảng 15 năm trở lại đây Phần lớn các doanh nhân còn khá xa lạ và nhầm lẫn kế toán quản trị với kế toán chi phí Mọi sự tập trung của kế toán vẫn dành cho việc “chế biến” số liệu để có được báo cáo tài chính “đẹp”, doanh nghiệp giảm được thuế phải nộp Trong điều kiện nền kinh tế mở cửa hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới, nếu chỉ bằng những kinh nghiệp của mình, các nhà quản trị khó có thể kiểm soát và đánh giá được hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp nếu thiếu các thông tin cụ thể và hữu ích, thiếu đi các thông tin cần thiết phục vụ chức năng quản trị Kế toán quản trị chính là một công cụ cần thiết cung cấp thông tin hữu ích phục vụ nhà quản trị thực hiện tốt các chức năng của mình Chính vì thế kế toán quản trị rất cần thiết đối với công tác quản lý của doanh nghiệp nói chung và của các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng

1.2 Lý luận về hàng tồn kho

1.2.1 Khái niệm hàng tồn kho

‘ Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS số 2:

Hàng tồn kho là những tài sản:

- được giữ để đem bán trong kỳ sản xuất kinh doanh thông thường

- đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán

- dưới hình thức nguyên vật liệu hoặc vật dụng mà chúng được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ

Trong trường hợp cung cấp dịch vụ, hàng tồn kho gồm những chi phí dịch vụ mà khoản doanh thu tương ứng với nó chưa được công nhận (Ví dụ như các công việc đang tiến hành của kiểm toán viên hay luật sư)

‘ Khái niệm về hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán Việt Nam có nội dung khá tương đồng với chuẩn mực kế toán quốc tế Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2 về hàng tồn kho được ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính:

Hàng tồn kho là những tài sản:

- được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường

- đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang

- nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp các dịch vụ

Hàng tồn kho thường xuất hiện ở các dạng sau:

- Hàng hóa mua về để bán: hàng mua đã nhập kho, hàng mua đang đi đường

- Hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia công chế biến

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

- Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường

- Chi phí dịch vụ dở dang

1.2.2 Vai trò của hàng tồn kho

- Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường theo đúng kế hoạch dự kiến: quá trình phân công lao động xã hội đã dẫn đến chuyên môn hóa sản xuất Kết quả của chuyên môn hóa sản xuất là hình thành nên các ngành, các doanh nghiệp, các đơn vị kinh tế tương đối tách biệt nhau Mặt khác, do đặc điểm của sản xuất nên tiến độ và thời gian sản xuất sản phẩm không ăn khớp và đồng nhất với tiến độ và thời gian tiêu dùng sản phẩm Vì thế phải có quá trình dự trữ hay tồn kho hàng hóa

- Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục khi có biến cố ngẫu nhiên ngoài dự kiến: do sự vận động khách quan của tự nhiên và của sản xuất mà có nhiều vấn đề doanh nghiệp không thể dự báo được từ trước như thiên tai, địch họa, rủi ro….Chính vì thế mà trong mọi trường hợp,

để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh liên tục phải có dự trữ cho an toàn, hạn chế rối loạn sản xuất kinh doanh và đời sống dân cư

- Góp phần giảm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh và ổn định thị trường hàng hóa

- Việc quy định đúng đắn mức tồn kho có ý nghĩa vô cùng to lớn Nó cho phép giảm các chi phí về bảo quản hàng hóa, giảm hao hụt mất mát, bảo đảm cho các doanh nghiệp có đủ những vật tư, hàng hóa cần thiết trong sản xuất kinh doanh để thực hiện nhiệm vụ đề ra Dự trữ vừa đủ để cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục, vừa hợp lý để nâng cao hiệu quả khâu dự trữ và tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Dự trữ còn nhằm đề phòng các bất trắc xảy ra, việc tồn kho một lượng hàng hóa nhằm đảm bảo cho quá trình kinh doanh thương mại diễn ra liên tục và có hiệu quả, góp phần vào việc ổn định thị trường hàng hóa

1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho:

‘ Nhu cầu thị trường:

Mục đích tồn kho hàng hóa trong kinh doanh thương mại là để đảm bảo bán ra bình thường, liên tục đáp ứng nhu cầu thị trường Do vậy nhu cầu thị trường có ảnh hưởng rất lớn đến số lượng, chủng loại của hàng tồn Cụ thể:

- Vào các ngày lễ, Tết, nhu cầu hàng tiêu dùng tăng lên đáng kể

vì thế số lượng, chủng loại của hàng tồn cũng phải tăng lên

- Nhu cầu thị trường đối với hàng vật liệu xây dựng vào mùa khô

và mùa mưa rất khác nhau nên mức tồn kho cũng sẽ khác nhau

‘ Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp:

Nhà cung cấp là người cung ứng các loại hàng hóa cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại Nếu trên thị trường có nhiều nhà cung cấp, các nhà cung cấp có khả năng cung ứng đều đặn, kịp thời theo yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp thì không cần đến tồn kho nhiều và ngược lại

‘ Hệ thống và chu kỳ vận chuyển:

Đây cũng là nhân tố cần tính đến khi xác định nhu cầu hàng tồn kho Bởi lẽ nếu một doanh nghiệp nằm trong khu vực có điều kiện vận chuyển khó khăn hiểm trở thì phải tính toán lượng hàng tồn kho như thế nào đó để hạn chế việc đi lại, không thể mua bán vận chuyển thường xuyên như các doanh nghiệp khác được Nếu không doanh nghiệp sẽ rất bị động trong hoạt động kinh doanh của mình Tuy nhiên, với sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải nói chung và các phương tiện vận chuyển nói riêng như hiện nay đã tạo điều kiện thuận lợi hơn rất nhiều cho công tác vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, từ kho của công ty đến các cửa hàng, các đơn vị trực thuộc…, giảm bớt trở ngại trong giao nhận, vận chuyển, rút ngắn thời gian hàng hóa nằm trong lĩnh vực lưu thông, góp phần bảo đảm chất lượng hàng hóa lưu thông, tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

‘ Đặc điểm, tính chất thương phẩm của hàng hóa:

Mỗi loại hàng hóa có đặc điểm, tính chất thương phẩm khác nhau, yêu cầu về điều kiện bảo quản khác nhau, do đó ảnh hưởng đến số lượng hàng tồn

và thời gian tồn kho Cụ thể:

- Đối với hàng thực phẩm tươi sống: có đặc điểm, tính chất thương phẩm phức tạp: dễ hư hỏng, là mặt hàng tiêu dùng hàng ngày, khách mua thường xuyên nên mức tồn kho thường đủ để bán trong 1 – 2 ngày, thời gian tồn kho 1 – 2 ngày

- Đối với hàng thực phẩm đóng hộp: từng loại có thời hạn sử dụng khác nhau nhưng với điều kiện bảo quản dễ dàng hơn hàng tươi sống nên thời gian tồn kho lâu hơn

‘ Quy mô kinh doanh, khả năng về vốn, điều kiện dự trữ của doanh nghiệp thương mại:

Quy mô kinh doanh của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, mạng lưới kinh doanh rộng hay hẹp, khả năng bán ra thị trường nhiều hay ít, khả năng về vốn mạnh hay hạn chế, điều kiện về diện tích kho cũng như các trang thiết bị phục

vụ cho công tác bảo quản tốt hay không tốt… tất cả đều ảnh hưởng nhiều đến hàng tồn kho Ví dụ như một doanh nghiệp với khả năng vốn hạn chế thì không thể tồn trữ quá nhiều hàng hóa trong kho, vì điều đó cũng có nghĩa rằng họ đang chôn vốn của mình, điều kiện để xoay trở vốn dưới dạng hàng

hóa sẽ khó khăn hơn so với vốn dưới dạng tiền tệ Hay như một doanh nghiệp

có điều kiện về kho dự trữ hàng hóa không tốt, không đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật trong bảo quản hàng sẽ làm tăng thiệt hại do hàng tồn bị hư hỏng…

1.3 Chức năng và nội dung kế toán quản trị hàng tồn kho

và cầu của một loại hàng tồn kho nào đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết Do đó thực hiện tốt chức năng này

sẽ góp phần đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, tránh sự thiếu hụt gây lãng phí trong sản xuất

1.3.1.2 Cung cấp thông tin về biến động giá - ngăn ngừa

tác động của lạm phát:

Một doanh nghiệp nếu biết trước, dự đoán trước được tình hình tăng giá của nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có thể cho tồn kho dự trữ để tiết kiệm chi phí Như vậy tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt Lẽ dĩ nhiên khi thực hiện hoạt động tồn kho doanh nghiệp phải xem xét đến chi phí và rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tiến hành tồn kho

1.3.1.3 Cung cấp thông tin về lượng hàng tồn kho tối ưu

Xác định lượng hàng tồn kho tối ưu là rất cần thiết đối với nhà quản trị Lượng hàng tồn kho tối ưu không nhất thiết phải là lượng hàng tồn nhỏ nhất Rất nhiều nhà cung cấp sẵn sàng chấp nhận khấu trừ cho những đơn hàng có

số lượng lớn Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến việc giảm phí tổn sản xuất nhưng ngược lại sẽ chịu chi phí tồn trữ cao Vì thế kế toán quản trị hàng tồn kho cần phải xác định một lượng hàng tối ưu để được hưởng giá khấu trừ mà mức tồn trữ tăng không đáng kể

1.3.2 Nội dung của kế toán quản trị hàng tồn kho

Ý nghĩa và tầm quan trọng của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp thương mại đã được khẳng định ngay từ đầu đề tài Đối tượng phục vụ của kế toán quản trị hàng tồn kho chính là công tác quản trị hàng tồn kho Hay nói cách khác, kế toán quản trị hàng tồn kho cung cấp các thông tin kế toán để giúp các doanh nghiệp:

- Hoạch định hàng tồn kho

- Tổ chức, điều hành hàng tồn kho

- Kiểm tra hàng tồn kho

- Phân tích và dự báo về hàng tồn kho

Nội dung của kế toán quản trị hàng tồn kho được cụ thể như sau:

1.3.2.1 Cung cấp thông tin phục vụ hoạch định hàng tồn

kho:

Hoạch định được coi là chức năng đầu tiên hầu hết các nhà quản trị thực hiện bởi trước khi tổ chức phải có kế hoạch Nội dung của hoạch định hàng tồn kho gồm:

• Lựa chọn phương pháp quản lý hàng tồn kho:

Trong doanh nghiệp thường có nhiều phương pháp khác nhau để thực hiện hoạt động quản lý hàng tồn kho Một số phương pháp thường hay được lựa chọn là:

Phương pháp 1: Hệ thống tồn kho kịp thời (Just In Time inventory systems - J.I.T)

Một doanh nghiệp tiến hành thực hiện hệ thống tồn kho J.I.T chỉ phải mua mỗi ngày một lượng hàng đủ dùng trong ngày Mọi hàng hóa mua trong ngày sẽ được giao lập tức cho khách hàng, do vậy sẽ không có gì cần phải để trong kho hàng hóa Vậy “kịp thời” có nghĩa là hàng hóa được nhận đúng lúc

để bán và hàng hóa được giao bán đúng lúc cho khách hàng Để tránh tồn đọng hàng mà vẫn đảm bảo sự vận chuyển nhịp nhàng của hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại khi áp dụng hệ thống J.I.T thì ở bộ phận bán sẽ đưa

ra tín hiệu để xác định số lượng hàng hóa cần bán trong thời gian tới, tín hiệu

sẽ được truyền đến cho bộ phận phụ trách việc cung ứng hàng để đáp ứng yêu cầu Và như vậy các bộ phận sẽ phải đáp ứng được “sự kéo” của bộ phận bán

- bộ phận cuối cùng của hoạt động thương mại

Có 3 yếu tố chủ yếu để thực hiện thành công hệ thống J.I.T:

- Một là, doanh nghiệp phải biết gắn liền với nhà cung cấp có quan hệ với doanh nghiệp bằng các hợp đồng dài hạn Bởi lẽ với một hệ thống J.I.T, một doanh nghiệp sẽ bị tổn hại nặng nề nếu sự cung cấp ngừng đột ngột Các nhà cung cấp thiếu trách nhiệm cũng phải bị loại trừ

- Hai là, những nhà cung cấp được chọn phải sẵn sàng để thực hiện việc cung cấp thường xuyên nhu cầu của doanh nghiệp dù là lượng hàng lớn hoặc nhỏ Người cung cấp phải sẵn sàng thực hiện việc cung cấp nhiều

lần trong một ngày và với số lượng chính xác như yêu cầu của người mua thay cho việc cung cấp hàng tuần hay hàng tháng

- Ba là, doanh nghiệp phải triển khai hệ thống kiểm tra chất lượng hàng hóa Do hàng hóa được tiêu thụ ngay nên chất lượng phải được đảm bảo ngay từ khâu mua Bên cạnh việc phải cung cấp hàng hóa kịp thời, chính xác thì chất lượng hàng hóa cũng phải đáp ứng yêu cầu

Bản chất của hệ thống J.I.T là một dòng sản phẩm đi qua hệ thống với lượng tồn kho nhỏ nhất và có xu hướng tiến sát mức đơn vị, tối ưu nhất là lượng tồn kho bằng 0 Do đó nhược điểm của phương pháp này là doanh nghiệp có lịch tiếp nhận và phân phối hàng hóa rất phức tạp, hệ thống kiểm soát, điều hành hoạt động rất khó khăn và đòi hỏi rất cao với nhiều điều kiện Mặc dù đòi hỏi của hệ thống J.I.T có vẻ quá mức nghiêm ngặt nhưng việc áp dụng đã đem lại một số lợi ích cho các doanh nghiệp như:

+ Tồn kho của nhiều loại hàng hóa giảm đáng kể, tiết kiệm chi phí

do không phải ứ đọng vốn, số tiền đầu tư hàng tồn kho cũng giảm do đó có thể được sử dụng cho mục đích khác của doanh nghiệp

+ Giảm nhu cầu về mặt bằng, kho bãi dùng để chứa hàng tồn kho nay có thể dùng vào việc khác

+ Có tính linh động cao trong phối hợp mua bán

+ Tạo áp lực để xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp Phương pháp 2: Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (The Basic Economic Order Quantity model - EOQ)

Mô hình này của nhà kinh tế Ford.W.Harris đề xuất từ năm 1915, là một trong những kỹ thuật kiểm soát tồn kho phổ biến và lâu đời nhất đến nay Trong mô hình này, các đơn đặt hàng được thiết lập với cùng một số lượng cho một loại hàng Khi lượng hàng tồn kho giảm cho đến mức giới hạn nào

đó sẽ được tiến hành đặt hàng Tại thời điểm đó, lượng hàng còn lại được tính bằng cách ước lượng số lượng hàng mong đợi được sử dụng giữa thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận lô hàng tiếp theo Kỹ thuật kiểm soát tồn kho theo

mô hình này rất dễ sử dụng, nhưng khi sử dụng người ta phải tuân theo những giả định quan trọng sau:

- Nhu cầu hàng năm phải biết trước và không đổi

- Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận hàng và thời gian này không thay đổi

- Lượng hàng của một đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng ở một điểm thời gian đã định trước

- Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng

- Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí biến đổi đó là chi phí đặt hàng

và chi phí tồn trữ và 2 chi phí này có thể tính được

- Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng được thực hiện đúng thời gian

- Các chi phí do hết hàng và những chi phí khác không đáng kể Với những giả định trên thì sơ đồ biểu diễn sử dụng hàng tồn kho theo thời gian có dạng như sau:

Q*: sản lượng của đơn hàng (lượng hàng tồn kho tối đa)

O: tồn kho tối thiểu

Q = Q*/2: lượng tồn kho trung bình

OA = AB = BC: khoảng cách kể từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng

*Xác định chi phí tồn kho theo mô hình EOQ:

Mục tiêu của hầu hết các mô hình tồn kho đều nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí tồn kho Có 3 loại chi phí liên quan đến hàng tồn kho đó là:

- Chi phí tồn trữ (Ctt): là những chi phí có liên quan đến hoạt động thực hiện tồn kho gồm:

+ Chi phí lưu kho: chi phí này nhằm đảm bảo hàng dự trữ như chi phí kho tàng (tiền thuê hay khấu hao kho); chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện; chi phí nhân lực giám sát, quản lý kho, chi phí bảo hiểm kho…

+ Chi phí giảm giá hàng trong quá trình dự trữ: do hàng lỗi thời hay hư hỏng, mất mát

- Chi phí đặt hàng (Cdh): là những phí tổn cho mỗi lần doanh nghiệp bắt đầu quá trình mua để tái dự trữ như chi phí trong việc tìm các nguồn các nhà cung cấp, hình thức đặt hàng, chi phí thực hiện quy trình đặt hàng và những phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng

- Chi phí mua hàng (Cmh): là chi phí phụ thuộc vào nhu cầu hàng năm của doanh nghiệp và giá mua Thông thường chi phí này không ảnh hưởng đến việc lựa chọn mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng

Giả định nêu trên đã đưa ra có 2 loại chi phí biến đổi là chi phí tồn trữ

và chi phí đặt hàng, còn chi phí mua hàng không đổi

Ta có:

Chi phí đặt

Số lần đặt hàng trong năm X

Chi phí cho mỗi lần đặt hàng

Chi phí tồn trữ 1 đơn vị tồn kho trong 1 năm

Chi phí tồn trữ hàng tồn kho trong năm

D Q

TC = Cdh + Ctt =

Trong đó:

Q: sản lượng hàng của 1 đơn hàng

Q*: sản lượng hàng tối ưu cho 1 đơn hàng

D: nhu cầu hàng năm của hàng tồn kho

S: chi phí 1 lần đặt hàng

H: chi phí tồn trữ tính cho mỗi đơn vị hàng năm

Các chi phí này có mối liên hệ qua lại với nhau: chi phí đặt hàng sẽ giảm, khả năng bị mất doanh thu sẽ thấp nếu sản lượng một đơn đặt hàng tăng nhưng ngược lại chi phí tồn trữ sẽ tăng Có thể biểu diễn các chi phí trên lên

đồ thị sau:

Mục tiêu của quản lý kinh tế dự trữ là làm tối thiểu toàn bộ chi phí của hàng tồn kho Theo đồ thị thì sản lượng Q* tại đỉnh của đường tổng chi phí tồn kho (TC=Cdh+Ctt) sẽ có giá trị thấp nhất Khi đó Cdh = Ctt Từ đó suy ra tổng chi phí tồn kho nhỏ nhất với mức sản lượng Q* được tính theo công thức:

H

D S

* Trong mô hình này ta giả định rằng sự tiếp nhận một đơn hàng thực hiện trong một chuyến hàng, tức là ta sẽ chờ đến khi hàng trong kho về đến 0 mới tiến hành đặt hàng và nhận được hàng ngay tức khắc

Tuy nhiên trong thực tế thời gian giữa lúc đặt hàng và nhận hàng có thể ngắn trong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng Do đó quyết định khi nào đặt hàng được xác định theo công thức:

Để tăng doanh thu bán hàng, nhiều doanh nghiệp thường đưa ra những khoản khấu trừ theo số lượng, thực chất là sự giảm giá hàng hóa khi khách hàng mua loại hàng hóa đó với số lượng lớn Thông thường doanh nghiệp sẽ thiết lập một bảng giá khấu trừ với nhiều mức khấu trừ cho những đơn hàng lớn Tất cả các mô hình tồn kho đều có mục tiêu tổng quát là tối thiểu hóa tổng chi phí tồn kho Nếu doanh nghiệp càng mua hàng với số lượng nhiều, doanh nghiệp sẽ được hưởng mức giá thấp, chi phí đặt hàng càng giảm nhưng chi phí tồn trữ lại càng tăng Do đó khi chọn lựa mức sản lượng tối ưu (Q*) thì vấn đề chủ yếu là xem xét giữa chi phí mua hàng và tổng chi phí tồn kho

Tổng chi phí của

hàng tồn kho

= Chi phí đặt hàng

+ Chi phí tồn trữ

+ Chi phí mua hàng

D Q

TC =

Quá trình xác định Q* được thực hiện qua 4 bước:

Bước 1: Xác định Q* ở từng mức khấu trừ theo công thức:

P I

D S Q

2

P: giá mua 1 đơn vị hàng

Bước 2: Ở bất kỳ mức khấu trừ nào, nếu sản lượng đơn hàng tính ở

bước 1 quá thấp đến nỗi không được hưởng mức giá khấu trừ thì điều chỉnh sản lượng của đơn hàng lên mức sản lượng tối thiểu được hưởng giá khấu trừ

Bước 3: Sử dụng công thức tính tổng chi phí nêu trên để tính toán tổng

chi phí cho các mức sản lượng đã xác định ở bước 1 và 2

Bước 4: Chọn Q* nào có tổng chi phí hàng tồn kho thấp nhất đã xác

định ở bước 3 Đó chính là sản lượng tối ưu của đơn hàng

• Dự toán hàng tồn kho, hàng mua vào:

Dự toán là một công cụ định lượng các mục tiêu của doanh nghiệp, giúp cho nhà quản trị thực hiện tốt chức năng hoạch định, kiểm soát và ra quyết định Để có thể tồn tại và phát triển trong sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh tổng thể, phải lập dự toán cho từng thời kỳ

Trong công tác hoạch định hàng tồn kho, doanh nghiệp thương mại phải tiến hành lập các dự toán lượng hàng tồn kho, dự toán lượng hàng mua vào Công việc này nhằm dự toán số lượng hàng hóa mua vào để cung cấp cho việc tiêu thụ và số tiền phải trả người bán Khối lượng hàng hóa mua vào phải đủ để sẵn sàng thỏa mãn yêu cầu của việc tiêu thụ và cho tồn kho cuối

kỳ Ngoài ra việc lập dự toán còn tùy thuộc vào mục tiêu kinh doanh từng thời

kỳ của doanh nghiệp, tùy thuộc nguồn hàng được cung cấp và các chi phí có liên quan: chi phí hàng hóa (giá mua hàng hóa), chi phí mua hàng và chi phí lưu kho (chi phí tồn trữ)

1.3.2.2 Cung cấp thông tin phục vụ tổ chức, điều hành

hàng tồn kho:

Để có thể thực hiện tốt chức năng tổ chức, điều hành lượng hàng lưu chuyển trong doanh nghiệp, các nhà quản trị cần có các thông tin về tình hình nhập - xuất - tồn chi tiết từng loại và tổng hợp toàn bộ các loại hàng hóa Đó

sẽ là những cơ sở ban đầu cho các quyết định kinh doanh Mặt khác, trong quá trình quản lý, các nhà quản trị cũng phải quan tâm đến sự biến động về mặt giá cả của hàng hóa và các chi phí liên quan Giá cả của hàng hóa trên thị trường là luôn luôn biến động và sự biến động ấy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tỉnh táo, sáng suốt trong việc đưa ra các quyết định khi nào nên mua, khi nào nên bán? Số lượng mua bán như thế nào? Bán cho đối tượng nào? Mua của nhà cung cấp nào? để cuối cùng là đạt được mục tiêu “tối thiểu hóa chi phí, tối đa hóa lợi nhuận”

Trong doanh nghiệp thương mại, các chi phí liên quan hàng tồn kho gồm chi phí mua hàng (giá mua, chi phí vận chuyển, bốc xếp…), chi phí đặt hàng (phí tổn trong việc tìm các nguồn, các nhà cung ứng, hình thức đặt hàng, thực hiện đặt hàng, chuẩn bị thực hiện đơn hàng…), chi phí tồn trữ (các chi phí liên quan đến việc tồn trữ như chi phí nhà cửa hay kho hàng, chi phí sử dụng thiết bị phương tiện, chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát, quản lý, thiệt hại hàng tồn kho do mất mát, hư hỏng…) Trong số đó có những khoản mục kiểm soát được, những khoản mục không kiểm soát được, có những khoản mục là chi phí bất biến, những khoản mục là chi phí khả biến Vì thế các thông tin cần thiết, hữu ích về chi phí cũng cần được cung cấp bởi kế toán quản trị trong kế toán quản trị hàng tồn kho

Và từ việc nắm rõ các thông tin về tình hình nhập - xuất - tồn kho, các thông tin về sự biến động của giá cả và chi phí, nhà quản trị sẽ có thể đưa ra

sự lựa chọn các phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cho phù hợp

1.3.2.3 Cung cấp thông tin phục vụ kiểm tra hàng tồn

kho:

Công tác quản trị hàng tồn kho không chỉ dừng lại ở mức độ tổ chức điều hành mà còn phải thực hiện việc kiểm tra Việc kiểm tra hàng tồn kho nhằm đảm bảo những số liệu trên sổ sách kế toán cung cấp là phù hợp với thực tế, đồng thời đảm bảo sự giám sát chặt chẽ của nhà quản trị về hoạt động mua bán và tồn trữ hàng hóa Vì thế cần có phương pháp kiểm tra hàng tồn kho hiệu quả, thích hợp với đặc điểm, điều kiện của doanh nghiệp Mặt khác việc theo dõi hàng tồn kho trong doanh nghiệp để đảm bảo nguyên tắc khách quan và chính xác thì cần có từ 2 bộ phận trở lên, thông thường đó là bộ phận

kế toán và bộ phận kho Việc theo dõi phải có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng cũng như cần có sự liên hệ chặt chẽ giữa các bộ phận này về các thông tin liên quan hàng tồn kho

1.3.2.4 Phân tích và dự báo về hàng tồn kho:

Đây là công việc quan trọng rất đặc trưng của công tác kế toán quản trị hàng tồn kho Nếu kế toán chỉ dừng lại ở việc xử lý các số liệu đã xảy ra, các thông tin quá khứ thì công tác quản lý hàng tồn kho sẽ gặp rất nhiều khó khăn Vì thế kế toán quản trị đòi hỏi phải có thực hiện việc phân tích, đánh giá công tác quản lý hàng tồn kho đã thực hiện thông qua các số liệu, thông tin mà kế toán cung cấp và từ đó dự báo hàng tồn kho trong tương lai để phục

vụ cho việc hoạch định, tổ chức và điều hành

KẾT LUẬN CHƯƠNG I

Kế toán quản trị là quá trình thu thập, cung cấp các thông tin tài chính

và phi tài chính nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp Việc phát huy tốt vai trò của kế toán quản trị trong phục vụ quản lý của doanh nghiệp, đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời và hữu ích tình hình kinh doanh và biến động tài sản - nguồn vốn sẽ giúp cho các nhà quản lý có những quyết sách đúng đắn về chiến lược, chiến thuật và kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp

Hàng tồn kho là một trong những khoản mục chủ yếu và quan trọng trong các loại tài sản nói chung và tài sản lưu động nói riêng của các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp thương mại Hàng tồn kho giúp đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói riêng và của xã hội nói chung diễn ra bình thường, liên tục và có hiệu quả, góp phần ổn định thị trường hàng hóa Chính vì thế việc có được các thông tin cần thiết, hữu ích và kịp thời sẽ giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp thương mại có thể hoạch định, tổ chức điều hành, kiểm tra và dự báo về hàng tồn kho một cách tốt nhất, góp phần đem lại hiệu quả trong quản lý và trong hoạt động kinh doanh

Kế toán quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp thực sự cần thiết và phục

vụ hữu hiệu cho công tác quản lý doanh nghiệp

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ  

HÀNG TỒN KHO TRONG CÁC  DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VIỆT NAM 

2.1 Vài nét về ngành thương mại và doanh nghiệp thương mại Việt Nam

2.1.1 Khái niệm

Theo nghĩa rộng, thương mại là toàn bộ các hoạt động kinh doanh trên thị trường Thương mại đồng nghĩa với kinh doanh, được hiểu như là các hoạt động kinh tế nhằm mục tiêu sinh lợi của các chủ thể kinh doanh trên thị trường

Theo nghĩa hẹp, thương mại là quá trình mua bán hàng hóa, dịch vụ trên thị trường, là lĩnh vực lưu thông hàng hóa

- Căn cứ theo đặc điểm và tính chất sản phẩm trong quá trình tái sản xuất xã hội: thương mại hàng hóa, dịch vụ, hàng tư liệu sản xuất, hàng tiêu dùng…

- Căn cứ theo các khâu của quá trình lưu thông: thương mại bán buôn, thương mại bán lẻ

- Căn cứ theo mức độ can thiệp của Nhà nước vào quá trình thương mại: thương mại tự do, thương mại có sự bảo hộ

- Căn cứ theo kỹ thuật giao dịch: thương mại truyền thống và thương mại điện tử

2.1.3 Vai trò

- Thứ nhất, thương mại là điều kiện để thúc đẩy sản xuất hàng hóa phát triển Thông qua hoạt động thương mại trên thị trường, các chủ thể kinh doanh mua bán được các loại hàng hóa, dịch vụ Điều đó bảo đảm cho quá

trình tái sản xuất được tiến hành bình thường; lưu thông hàng hóa, dịch vụ thông suốt Vì vậy không có hoạt động thương mại phát triển thì sản xuất hàng hóa không thể phát triển được

- Thứ hai: thông qua việc mua bán hàng hóa, dịch vụ trên thị trường, thương mại có vai trò quan trọng trong việc mở rộng khả năng tiêu dùng, nâng cao mức hưởng thụ của các cá nhân và doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sản xuất và mở rộng phân công lao động xã hội, thực hiện cách mạng khoa học công nghệ trong các ngành của nền kinh tế quốc dân

- Thứ ba: trong xu thế quốc tế hóa đời sống kinh tế diễn ra mạnh mẽ, thị trường trong nước có mối liên hệ chặt chẽ với thị trường ngoài nước thông qua hoạt động ngoại thương Sự phát triển mạnh mẽ của ngoại thương sẽ bảo đảm mở rộng thị trường các yếu tố đầu vào, đầu ra của thị trường trong nước

và bảo đảm sự cân bằng giữa hai thị trường đó Vì vậy thương mại có vai trò

là cầu nối gắn kết nền kinh tế trong nước với kinh tế thế giới, thực hiện chính sách mở cửa

- Thứ tư: nói đến thương mại là nói đến sự cạnh tranh giữa các chủ thể kinh doanh trên thị trường trong mua bán hàng hóa, dịch vụ Quan hệ giữa các chủ thể kinh doanh là quan hệ bình đẳng, thuận mua vừa bán Nói cách khác các quan hệ đó được tiền tệ hóa Vì vậy, trong hoạt động thương mại đòi hỏi các doanh nghiệp tính năng động sáng tạo trong sản xuất kinh doanh, thúc đẩy cải tiến, phát huy sáng kiến để nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hóa, dịch vụ trên thị trường Điều đó góp phần thúc đẩy lực lượng sản xuất phát triển nhanh chóng, giúp các doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay

2.1.4 Các giai đoạn phát triển

2.1.4.1 Giai đoạn từ 1976 đến 1986:

Sau khi thống nhất, cả nước đi vào giai đoạn tập trung khôi phục kinh

tế, xây dựng đất nước Trong thời kỳ này, tính tất yếu và tầm quan trọng của hoạt động thương mại - dịch vụ nói chung và thương mại quốc tế nói riêng đối với nền kinh tế từ sản xuất nhỏ đi lên sản xuất lớn, từ nền kinh tế tự cung

tự cấp chuyển sang nền kinh tế hàng hóa, đặc biệt được nhấn mạnh Ngày 18/4/1977, Chính phủ ban hành Điều lệ đầu tư của nước ngoài vào Việt Nam nhằm thu hút đầu tư nước ngoài Hoạt động thương mại có những thuận lợi mới bên cạnh những khó khăn mới Đất nước được thống nhất, chúng ta có điều kiện và khả năng khai thác có hiệu quả tiềm năng của đất nước, phát triển thương mại, mở rộng hợp tác kinh tế, khoa học kỹ thuật với nước ngoài, thu hút vốn và kỹ thuật nước ngoài… Bên cạnh đó, chúng ta cũng đứng trước những khó khăn gay gắt, bắt nguồn từ trình độ phát triển kinh tế của cả nước

còn thấp, không đồng đều do hậu quả của chiến tranh; cơ sở vật chất kỹ thuật còn yếu kém; kinh tế hàng hóa ít phát triển; chưa có tích lũy từ nội bộ nền kinh tế; nền kinh tế còn bị lệ thuộc nặng nề vào bên ngoài…Với những khó khăn như thế, trong quá trình thực hiện cải cách lại phạm phải một số sai lầm nên khủng hoảng kinh tế - xã hội tiếp tục diễn ra gay gắt

Trong hoàn cảnh đó, Đảng và Nhà nước ta đã ra sức khắc phục khó khăn, giữ vững ổn định chính trị Sau khi Nghị quyết Đại hội VII (1991) ra đời, cơ chế, chính sách của mô hình thị trường cũ về cơ bản bị phá vỡ, tạo ra những tiền đề quan trọng cho sự phát triển thị trường và thương mại, dịch vụ, thực hiện chính sách nhiều thành phần kinh tế, xóa bỏ các hàng rào ngăn cách lưu thông hàng hóa, khuyến khích liên doanh liên kết kinh tế, thực hiện đa phương hóa và đa dạng hóa ngoại thương theo tiêu chí “Việt Nam muốn làm bạn với tất cả các nước trên thế giới”

Từ cuối năm 1988, Nhà nước đã ban hành một số quyết định quan trọng theo hướng khuyến khích mở rộng lưu thông hàng hóa, mở rộng quyền của mọi tổ chức và công dân Việt Nam được đăng ký kinh doanh thương mại, dịch vụ

Sau nhiều năm thực hiện chính sách cấm vận và bao vây kinh tế chống Việt Nam, ngày 11/7/1995 Mỹ đã tuyên bố bình thường hóa quan hệ ngoại giao Ngày 17/7/1995, nước ta và liên minh Châu Âu đã ký Hiệp định chung

về hợp tác kinh tế, thương mại và khoa học kỹ thuật Ngày 28/7/1995, nước ta trở thành thành viên thứ bảy của Hiệp hội các nước Đông Nam Á (ASEAN) Những sự kiện này đã minh chứng cho tiêu chí trên, đồng thời mở ra bước ngoặc mới cho hoạt động thương mại Việt Nam

2.1.4.3 Giai đoạn từ 1996 đến nay:

Năm 1998, nước ta đã tham gia Diễn Đàn Kinh Tế các nước Châu Á – Thái Bình Dương (APEC) Tháng 11/2001, nước ta đã ký Hiệp định thương mại với 76 nước (trong đó có Mỹ) và thỏa thuận về đối xử tối huệ quốc với 72 nước và lãnh thổ, góp phần đưa tổng số nước có quan hệ ngoại thương với Việt Nam từ 50 nước năm 1990 lên trên 170 nước và lãnh thổ vào năm 2001 Hàng loạt những điều kiện thuận lợi đã góp phần đẩy nhanh tốc độ phát triển

kinh tế, mở rộng hợp tác kinh tế thương mại với các nước và các tổ chức kinh

tế khu vực, thế giới Nền kinh tế từ tình trạng hàng hóa khan hiếm nghiêm trọng nay sản xuất đã đáp ứng được các nhu cầu thiết yếu của nhân dân và nền kinh tế; từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp đã chuyển sang cơ chế thị trường định hướng XHCN; từ chỗ chủ yếu chỉ có 2 thành phần kinh tế

là kinh tế nhà nước và kinh tế tập thể đã chuyển sang nền kinh tế có nhiều thành phần, trong đó kinh tế nhà nước đóng vai trò chủ đạo

Bên cạnh những thành tựu đạt được vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót và khuyết điểm Vì vậy trong chiến lược phát triển cho những năm sắp tới, Đảng

và Nhà nước chỉ rõ: phát triển mạnh thương mại, nâng cao năng lực và chất lượng hoạt động để mở rộng thị trường trong nước và hội nhập quốc tế có hiệu quả; phát triển thương mại điện tử

2.2 Thực trạng công tác kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại Việt Nam

Qua nghiên cứu, khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp thương mại Việt

Nam trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam (theo phụ lục

chương II), tác giả nhận thấy công tác kế toán trong các doanh nghiệp thương

mại chủ yếu là kế toán tài chính, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính định

kỳ Một số ít doanh nghiệp thương mại tuy có tổ chức công tác kế toán quản trị như kế toán quản trị chi phí, kế toán quản trị doanh thu…, mặc dù được xem là kế toán quản trị nhưng thực chất chúng chưa đáp ứng được yêu cầu, nội dung và mục tiêu của kế toán quản trị (cụ thể như công ty xăng dầu khu vực II, chi nhánh công ty XNK Intimex tại TPHCM…)

Về công tác kế toán hàng tồn kho, ngoài công việc chủ yếu là tập hợp thông tin để phục vụ cho việc lập báo cáo nhập - xuất - tồn hàng hóa, các đơn

vị cũng đã có chú ý đến việc theo dõi chi tiết biến động của hàng hóa, đã có

sự quan tâm đến việc hạch toán chi phí có liên quan đến hàng tồn kho Những việc này tuy mang dáng dấp của kế toán quản trị nhưng thực chất đó cũng vẫn chỉ là những công việc kế toán chi tiết phục vụ cho kế toán tài chính

Cụ thể các công việc thường được thực hiện trong công tác kế toán theo dõi hàng tồn kho tại các doanh nghiệp thương mại đó là:

2.2.1 Xác định hàng tồn kho

2.2.1.1 Xác định số lượng hàng tồn kho:

Như đã nêu ở trên, hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm tất cả các hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, được tồn trữ để bán, không cần biết vào thời điểm kiểm kê, hàng hóa được cất giữ ở đâu

Thông thường hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện công tác kiểm kê vào cuối năm để xác định số lượng và giá trị hàng tồn kho thực tế cuối năm

Để đảm bảo cho việc tính toán, đo lường một cách chính xác thì yêu cầu đặt

ra là doanh nghiệp phải tính tất cả các khoản mục, không được bỏ qua loại nào và không loại nào được tính hai lần Đặc biệt những hàng hóa đang vận chuyển, hàng hóa đang gửi bán, hàng hóa cũ và hư hỏng rất cần doanh nghiệp lưu tâm

- Hàng đang được vận chuyển từ bên nhà cung cấp đến doanh nghiệp trong ngày thực hiện kiểm kê có được tính vào hàng tồn kho của doanh nghiệp không? Câu trả lời phụ thuộc vào việc hàng hóa đó đã được chuyển quyền sở hữu từ bên nhà cung cấp sang cho doanh nghiệp hay chưa? Nếu doanh nghiệp đã nắm trong tay quyền sở hữu về hàng hóa đó thì chúng sẽ được tính vào hàng tồn kho của doanh nghiệp Thông thường nếu trong hợp đồng mua bán có thỏa thuận chi phí vận chuyển do bên mua có trách nhiệm chi trả thì quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao ngay khi hàng hóa được chất lên các phương tiện vận tải Còn nếu ngược lại, bên bán phải chịu trách nhiệm chi trả phí tổn vận chuyển thì quyền sở hữu chỉ được chuyển giao qua cho bên mua khi hàng hóa đã đến nơi giao hàng

- Đối với hàng hóa đã bán nhưng chưa giao cho khách hàng thì về cơ bản doanh nghiệp đã mất quyền sở hữu Vì thế chúng sẽ không được tính vào hàng tồn kho của doanh nghiệp

- Đối với hàng đang gửi bán, hàng ký gửi đại lý là những mặt hàng được chủ nhân gửi cho tổ chức hay cá nhân khác và những tổ chức, cá nhân này nhận hàng gửi bán để bán dùm chủ nhân của chúng Như vậy quyền sở hữu vẫn thuộc về những người gửi hàng chứ không phải là những người nhận hàng gửi Do đó hàng đang gửi bán, hàng ký gửi đại lý phải được tính vào hàng tồn kho của người gửi

- Những hàng hóa bị hư hỏng, bị mất giá hoặc đã cũ kỹ, khi doanh nghiệp xác định hàng tồn kho thì những loại hàng hóa thuộc dạng này sẽ không được tính hàng tồn kho nếu chúng không thể bán được Nhưng nếu doanh nghiệp vẫn có thể bán được số hàng này với giá bị giảm thì chúng vẫn được tính vào hàng tồn kho với sự ước lượng thận trọng về giá trị thuần có thể thực hiện được Điều này chính là nguyên nhân lý giải cho kết quả kinh doanh

lỗ trong những kỳ kế toán có hàng hóa bị hư hỏng, mất giá hay cũ kỹ

2.2.1.2 Xác định đơn giá hàng tồn kho:

Theo quy định của chuẩn mực kế toán số 2, hàng tồn kho được tính theo giá gốc Vậy giá gốc được xác định như thế nào? “Giá gốc hàng tồn kho

bao gồm: chi phí mua hàng, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại”

• Chi phí mua hàng: gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua

do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua

• Chi phí chế biến: gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như: chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm

• Chi phí liên quan trực tiếp khác: gồm những chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến

Cũng theo quy định của chuẩn mực, khi xác định giá hàng tồn kho, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được Vậy giá trị thuần có thể thực hiện được là gì?

Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

2.2.2 Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

Theo chế độ kế toán hiện hành, tùy theo tình hình thực tế của mình, các doanh nghiệp lựa chọn áp dụng 1 trong 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ

‘Phương pháp kê khai thường xuyên:

Là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập xuất tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình tăng giảm vật tư, hàng hóa thì đều được phản ảnh trên sổ kế toán các tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho

Vì thế giá trị vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư hàng hóa tồn kho, đối chiếu với số liệu vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán để đảm bảo tính phù hợp

Ưu điểm của phương pháp này là giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ các loại hàng tồn kho Tuy nhiên với việc phải phản ánh thường xuyên tình

hình tăng giảm của hàng tồn kho sẽ làm cho khối lượng công việc ghi chép của kế toán nhiều Vì thế phương pháp này thường được áp dụng cho các đơn

vị sản xuất và đơn vị thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn Trong thực tế, phương pháp được các doanh nghiệp áp dụng khá phổ biến

‘Phương pháp kiểm kê định kỳ:

Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư hàng hóa Từ đó kế toán xác định ra giá trị vật tư hàng hóa xuất trong kỳ theo công thức:

xuất kho trong kỳ = tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ - tồn kho cuối kỳ

Trong phương pháp này, các tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho không được dùng để phản ánh mọi biến động tăng giảm của vật tư hàng hóa giống như phương pháp trên nữa Trong kỳ, kế toán chỉ phản ánh tình hình mua và nhập kho vật tư hàng hóa trên một tài khoản riêng TK 611”Mua hàng” Cuối

kỳ, doanh nghiệp tiến hành kiểm kê để xác định trị giá vật tư hàng hóa tồn kho thực tế, từ đó tính được trị giá vật tư hàng hóa xuất kho trong kỳ như công thức vừa nêu Như vậy các tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị hàng tồn kho thực tế cuối kỳ)

Phương pháp kiểm kê định kỳ thường được áp dụng trong các doanh nghiệp thương mại kinh doanh nhiều chủng loại vật tư, hàng hóa với các chủng loại, quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp; vật tư hàng hóa được xuất dùng hay bán thường xuyên…Với cách thực hiện như thế, phương pháp

đã giảm nhẹ công việc ghi chép cho kế toán khá nhiều, cách ghi chép lại đơn giản Tuy nhiên độ chính xác về giá trị vật tư hàng hóa xuất sẽ bị ảnh hưởng bởi chất lượng công tác quản lý tại kho, cửa hàng Mặt khác, trị giá hàng tồn chỉ có thể xác định một lần vào cuối tháng mà thôi

2.2.3 Phương pháp tính giá hàng tồn kho:

Việc xác định giá của hàng tồn kho, xuất kho để kinh doanh sẽ rất đơn giản nếu như tất cả các đơn vị hàng mua đều được mua với một mức giá như nhau từ lần này sang lần khác, kỳ này sang kỳ khác Tuy nhiên đó là điều rất khó xảy ra Khi các mặt hàng giống nhau được mua với những giá khác nhau thì nảy sinh vấn đề là giá nào sẽ được sử dụng để tính khi xuất kho hàng hóa? Giá nào được tính cho những mặt hàng còn tồn vào cuối kỳ? Vì vậy phải có những phương pháp tính toán thật cụ thể và thống nhất để thuận tiện cho doanh nghiệp khi hạch toán hàng tồn kho

Theo chế độ hiện hành, tùy theo tình hình thực tế của mình, doanh nghiệp đã áp dụng 1 trong 4 phương pháp để tính giá thực tế của hàng tồn kho xuất:

• Phương pháp nhập trước xuất trước (First In First Out - FIFO): được áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước; hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ; giá trị hàng xuất bán thêm sau đó sẽ tính theo đúng thứ tự khi chúng được mua vào; giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho

• Phương pháp nhập sau xuất trước (Last In First Out - LIFO): ngược lại với phương pháp FIFO, được áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước; hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng; giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho

• Phương pháp bình quân gia quyền: giá trị của từng loại hàng hóa tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ (bình quân 1 lần cuối tháng) hoặc vào mỗi khi xuất một lô hàng (bình quân liên hoàn), phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp

Cụ thể, giá trị hàng hóa xuất kho được tính theo công thức:

Trị giá hàng xuất = Số lượng hàng xuất x Đơn giá bình quân xuất

Trong đó:

Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng nhập kho trong kỳ Đơn giá bình

quân xuất = Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ + Số lượng hàng nhập kho trong kỳ

• Phương pháp tính theo giá đích danh (thực tế đích danh): được áp dụng cho doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và có thể nhận diện được từng loại hàng hóa tồn kho với từng lần mua vào cùng hóa đơn của nó

Ví dụ minh họa: Tại một doanh nghiệp có tình hình sau:

- Tồn kho đầu tháng 9/2004: hàng hóa A: 2.000đvị x 6.000đ/đvị =

+ Ngày 28/9: xuất kho 5.000đvị

- Xác định giá trị thực tế xuất kho của hàng hóa A

‘ Theo phương pháp kê khai thường xuyên:

Như đã nêu ở phần trước, với đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên là phản ánh một cách thường xuyên liên tục mọi biến động tăng giảm nên khi xuất kho vật tư, hàng hóa, kế toán xác định ngay đơn giá và giá trị của chúng theo 1 trong 4 phương pháp:

• Phương pháp nhập trước xuất trước:

Trị giá thực tế của hàng hóa A xuất trong tháng 9/2004:

+ Ngày 13/9: (2.000 x 6.000) + (2.000 x 6.560) = 25.120.000đ

+ Ngày 28/9: (3.000 x 6.560) + (2.000 x 6.200) = 32.080.000đ

Cộng: 57.200.000đ

Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ: 1.000 x 6.200 = 6.200.000đ

• Phương pháp nhập sau xuất trước:

Trị giá thực tế của hàng hóa A xuất trong tháng 9/2004:

+ Ngày 13/9: 4.000 x 6.560 = 26.240.000đ

+ Ngày 28/9: (3.000 x 6.200) + (1.000 x 6.560) + (1.000 x 6.000) =

31.160.000đ

Cộng: 57.400.000đ

Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ: 1.000 x 6.000 = 6.000.000đ

• Phương pháp bình quân gia quyền:

- Bình quân liên hoàn:

+ Đơn giá bình quân xuất ngày 13/9:

(2.000 x 6.000) + (5.000 x 6.560)

=

2.000 + 5.000 = 6.400 Trị giá xuất ngày 13/9: 4.000 x 6.400 = 25.600.000đ

+ Đơn giá bình quân xuất ngày 28/9:

(3.000 x 6.400) + (3.000 x 6.200)

=

3.000 + 3.000 = 6.300 Trị giá xuất ngày 28/9: 5.000 x 6.300 = 31.500.000đ

Trị giá xuất ngày 28/9: 5.000 x 6.340 = 31.700.000đ

Vậy trị giá hàng xuất trong tháng:

+ Ngày 13/9: (1.000 x 6.000) + (3.000 x 6.560)= 25.680.000đ + Ngày 28/9: (1.000 x 6.000) + (1.000 x 6.560)+ (3.000 x 6.200)=

Cộng: 56.840.000đ

Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ: 1.000 x 6.560 = 6.560.000đ

‘ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

Khác với kê khai thường xuyên, phương pháp kiểm kê định kỳ không xác định ngay giá trị vật tư, hàng hóa xuất khi doanh nghiệp tiến hành xuất kho chúng Công việc này chỉ thực hiện 1 lần vào cuối tháng sau khi đã xác định số lượng và giá trị vật tư, hàng hóa tồn kho cuối kỳ bằng phương pháp kiểm kê thực tế Trị giá xuất kho được tính theo công thức:

xuất kho trong kỳ = tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ - tồn kho cuối kỳ

• Phương pháp nhập trước xuất trước:

Trị giá hàng xuất trong tháng:

(2.000 x 6.000) + [(5.000 x 6.560) + (3.000 x 6.200)] – (1.000 x 6.200) =

57.200.000đ

• Phương pháp nhập sau xuất trước:

Trị giá hàng xuất trong tháng:

sử dụng Phương pháp FIFO đưa ra cách đánh giá hàng tồn kho trên bảng cân đối tài sản sát với giá hiện hành của hàng hóa thay thế nhất do trị giá hàng tồn cuối kỳ được xác định theo giá của lô hàng nhập vào cuối kỳ hoặc gần cuối

kỳ Ngược lại phương pháp LIFO lại chọn chi phí sau cùng để xác định trị giá vốn của hàng xuất bán nên kết quả của nó thể sự tương xứng tốt nhất giữa chi phí hiện hành và doanh thu trên báo cáo kết quả so với 3 phương pháp còn lại Còn phương pháp bình quân gia quyền, với cách tính giá theo công thức trung bình cộng có tác dụng che giấu sự biến động về mặt giá cả của hàng hóa Cuối cùng phương pháp thực tế đích danh có thể được sử dụng vì nó hoàn toàn làm phù hợp giữa chi phí và doanh thu

Do mỗi phương pháp tính giá hàng tồn kho thường có những ảnh hưởng cụ thể lên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp nên việc chọn lựa và

sử dụng phương pháp nào phải được công khai trong phần ghi chú của các báo cáo Thông tin này rất quan trọng vì nhờ đó, người đọc có thể hiểu được các báo cáo của doanh nghiệp một cách chính xác nhất

2.2.4 Kế toán chi phí mua hàng:

Chi phí mua hàng là toàn bộ chi phí đã phát sinh trong quá trình mua hàng để doanh nghiệp có được quyền sở hữu hàng hóa cho đến khi hàng hóa sẵn sàng phục vụ cho mục đích kinh doanh Cụ thể gồm hai khoản: trị giá mua thực tế của hàng hóa và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc thu mua hàng hóa

Chi phí thu mua hàng hóa là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp đã bỏ ra có liên quan đến việc thu mua hàng hóa Chi phí thu mua hàng hóa là một bộ phận chi phí quan trọng trong cơ cấu giá trị hàng hóa nhập kho, vì vậy mà cần phải theo dõi chặt chẽ tình hình chi phí phát sinh, kiểm tra giám sát việc thực hiện

kế hoạch thu mua hàng hóa nhằm lựa chọn được các phương pháp thu mua hàng hóa tối ưu, trên cơ sở đó tiết kiệm được chi phí Với những lý do đó, kế toán đã sử dụng các tài khoản chi tiết để theo dõi riêng khoản chi phí này

Theo chế độ kế toán hiện hành, để hạch toán quá trình mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán các doanh nghiệp thương mại hiện đang sử dụng tài khoản 156 “Hàng hóa” với 2 tài khoản chi tiết tương ứng từng nội dung:

• Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hóa”: tài khoản này được dùng

để phản ánh trị giá thực tế hàng hóa mua vào nhập kho và xuất ra, trị giá hàng hóa tồn cuối kỳ

Kết cấu tài khoản: TK 1561

- Trị giá hàng hóa mua vào nhập kho

theo hóa đơn

- Thuế nhập khẩu phải nộp

- Trị giá hàng hóa nhập lại sau khi gia

công chế biến (giá mua vào + chi phí

gia công chế biến)

- Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi

kiểm kê

- Trị giá mua hàng hóa thực tế xuất kho

- Khoản giảm giá được hưởng

- Trị giá hàng hóa trả lại người bán

- Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê

SD: Trị giá mua hàng hóa tồn kho

cuối kỳ

• Tài khoản 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa”: dùng để hạch

toán các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa Bao gồm:

+ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản hàng hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp

+ Chi phí bảo hiểm hàng hóa

+ Tiền thuê kho, bãi

+ Các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức ở quá trình thu mua

+ Các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua: công tác phí của nhân viên thu mua, phí uỷ thác nhập khẩu…

Chi phí thu mua hàng hóa thực tế

phát sinh liên quan đến khối lượng

hàng mua vào đã nhập kho trong kỳ

Phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ

SD: Chi phí thu mua của hàng hóa

hàng và phản ánh được chính xác trị giá vốn hàng tồn kho trên báo cáo tài

chính

2.2.5 Kế toán chi tiết hàng hóa trong kho của doanh nghiệp:

Một trong những nguyên tắc cơ bản khi hạch toán hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại là phải hạch toán chi tiết cả về giá trị và hiện vật

Kế toán phải theo dõi từng thứ, từng chủng loại, quy cách theo từng địa điểm quản lý và sử dụng Bởi lẽ trong doanh nghiệp thương mại, hàng hóa thường

có nhiều loại, mỗi loại lại có những quy cách, phẩm chất khác nhau Nếu không có sự theo dõi chặt chẽ, kế toán sẽ rất khó có thể xác định chính xác số lượng cũng như giá trị của các loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp mình Từ

đó có thể kéo theo hàng loạt các hậu quả khác làm cho hoạt động thương mại của doanh nghiệp không thể diễn ra hay diển ra không có hiệu quả Ví dụ như doanh nghiệp có thể bị bỏ lỡ các hợp đồng kinh doanh tốt, có thể bị phạt do không thực hiện được hợp đồng kinh doanh đã ký hay không thể có được lợi nhuận cao nhất như mong muốn từ một hợp đồng kinh doanh nào đó…, tất cả chỉ vì nhà quản trị thiếu những thông tin có liên quan đến hàng tồn kho của doanh nghiệp mình

Ý thức được tầm quan trọng của việc theo dõi hàng tồn kho một cách chi tiết, cụ thể, hầu hết các doanh nghiệp thương mại đều đã tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho trong doanh nghiệp mình Yêu cầu đặt ra trong việc hạch toán này là luôn đảm bảo sự khớp đúng về số lượng và giá trị thực tế với

số liệu trên sổ kế toán tổng hợp và chi tiết Vì vậy thường có hai bộ phận theo dõi độc lập đó là kế toán và kho Để quản lý chặt chẽ quá trình nhập, xuất và tồn hàng hóa, doanh nghiệp có thể lựa chọn cách tổ chức công việc giữa 2 bộ phận này bằng một trong 3 phương pháp sau:

* Phương pháp thẻ song song

* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

* Phương pháp sổ số dư

♦ Phương pháp thẻ song song:

Công việc của từng bộ phận được thực hiện như sau:

• Ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho (mẫu 06.VT) để ghi chép hàng ngày về mặt số lượng tình hình nhập, xuất hàng hóa khi nhận được các chứng

từ (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) và tính ra số tồn kho vào cuối mỗi ngày Mỗi thẻ kho được dùng cho một loại hàng hóa Sau khi ghi xong, thủ kho chuyển chứng từ về cho phòng kế toán

• Ở phòng kế toán: sử dụng sổ chi tiết hàng hóa để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn từng loại hàng hóa cả về số lượng và giá trị Hàng ngày hay định kỳ, khi nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán kho một mặt ghi vào sổ chi tiết hàng hóa, mặt khác ghi vào sổ cái TK 1561

Cuối tháng, sau khi đối chiếu số lượng từng loại hàng giữa sổ chi tiết và thẻ kho, kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho hàng hóa Bảng này

sẽ được dùng để đối chiếu với sổ cái TK 1561 về mặt giá trị

Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu

Mặc dù việc ghi chép nhiều do trùng lắp nhưng phương pháp này dễ làm, quản lý chặt chẽ hàng tồn kho và đặc biệt tiện lợi khi xử lý bằng máy vi tính nên được sử dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay

♦ Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Sổ chi tiết hàng hóa

Kế toán khoThủ kho

- Bảng kê nhập

- Bảng kê xuất

• Ở kho: tương tự phương pháp thẻ song song

• Ở phòng kế toán: thay sổ chi tiết hàng hóa bằng sổ đối chiếu luân chuyển Sổ đối chiếu luân chuyển cũng theo dõi cả số lượng và giá trị hàng hóa nhưng chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong tháng thông qua các bảng kê nhập, xuất Mỗi loại hàng hóa chỉ được ghi 1 dòng trên sổ Đồng thời kế toán cũng vẫn ghi tình hình nhập, xuất trên sổ cái TK 1561 như phương pháp trên

Cuối tháng kế toán sẽ tiến hành đối chiếu cột số lượng trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho của thủ kho và cột giá trị trên sổ với sổ cái TK 1561

Cách làm của phương pháp này khá đơn giản, dễ làm nhưng tất cả công việc từ tính toán, ghi chép đến đối chiếu đều thực hiện vào cuối tháng khiến cho việc lập báo cáo cung cấp thông tin cho nhà quản trị sẽ bị chậm trễ

SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN

Luân chuyển tháng 1

Số dư đầu

Số dư đầu tháng 2

Đơn giá

♦ Phương pháp sổ số dư:

Là phương pháp được sử dụng cho các doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá trị vật tư, hàng hóa nhập, xuất, tồn kho Giá hạch toán là giá được xác định trước (có thể là giá kế hoạch hay giá thực tế cuối kỳ trước) ngay từ đầu kỳ kế toán và sử dụng liên tục trong kỳ

Trong phương pháp này, ở kho chỉ theo dõi số lượng và phòng kế toán chỉ theo dõi giá trị (theo giá hạch toán)

•

• Ở kho: tương tự phương pháp thẻ song song nhưng đến cuối tháng thủ kho phải tổng hợp số tồn trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư Sổ số dư do phòng kế toán lập cho từng kho và sử dụng cho cả năm Sau khi ghi xong thủ kho sẽ chuyển sổ về phòng kế toán Các chứng từ nhập, xuất sau khi ghi, thủ kho sẽ phân loại theo chứng từ nhập, xuất từng loại hàng hóa để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển cho phòng kế toán

• Phòng kế toán: kế toán kho có trách nhiệm định kỳ xuống kho kiểm tra, hướng dẫn việc ghi chép của thủ kho và thu nhận các chứng từ nhập, xuất sau khi đã xem xét và ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ

Từ các chứng từ nhập, xuất nhận được, kế toán đối chiếu với các chứng từ khác có liên quan, sau đó căn cứ giá hạch toán đang sử dụng để ghi giá vào các chứng từ và ghi cột số tiền của phiếu giao nhận Từ phiếu giao nhận chứng từ, kế toán ghi vào bảng lũy kế nhập - xuất - tồn

Bảng lũy kế nhập - xuất - tồn được mở riêng cho từng kho và mỗi loại hàng ghi trên 1 dòng Cuối tháng, kế toán tổng hợp số tiền nhập, xuất trong tháng và tính ra số dư cho từng loại hàng trên bảng lũy kế Số dư trên bảng lũy kế phải trùng khớp với số tiền được kế toán xác định trên sổ số dư

Ưu điểm của phương pháp này là giảm bớt khối lượng ghi chép, hạn chế trùng lắp đồng thời thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên của kế toán với thủ kho Nhưng phương pháp này sẽ rất khó để tìm ra sai sót khi số liệu trên sổ số dư không trùng khớp với bảng lũy kế nhập - xuất - tồn và sổ cái

TK 1561

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

Phiếu giao nhận chứng từ

Thẻ kho

Sổ cái TK 1561

Bảng lũy kế nhập - xuất - tồn

Kế toán khoThủ kho

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

Sổ số dư