Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện trường

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện trường

ĐẠI HỌC KỸ THUẬT- HẬU CẦN CAND KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

- -PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

BÁO CÁO

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG T36

Nguyễn Trung Kiên Phạm Ngọc Châu

Bắc Ninh, năm 2016

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH

CHƯƠNG I KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

1 Giới thiệu

Trung tâm Thông tin khoa học và Tư liệu giáo khoa (Thư viện) của Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND được thành lập có nhiệm vụ quản lý, thực hiện các hoạt động về công tác thông tin khoa học; quản lý, bổ sung, khai thác có hiệu quả hệ thống thư viện, tư liệu giáo khoa, cung cấp nguồn thông tin tư liệu, sách và các ấn phẩm khác phục vụ yêu cầu công tác, giảng dạy, nghiên cứu khoa học, học tập và nhu cầu hiểu biết văn hóa của cán bộ, giáo viên và học viên Nhà trường.Vốn tài liệu được thường xuyên bổ sung về số lượng và phong phú về chủng loại, phù hợp với các chuyên ngành đào tạo của Trường, bao gồm các loại sách, giáo trình, tài liệu tham khảo; các tài liệu về Khoa học xã hội, khoa học cơ bản Ngoài ra còn có các loại sách, tài liệu về giáo dục chính trị, tư tưởng, văn học, lịch

sử, văn hóa và giải trí Nguồn tài liệu hiện có tại Trung tâm là hơn 2.500 đầu sách với gần 40.000 cuốn, trong đó giáo trình, tài liệu dạy học chuyên ngành có 315 đầu sách với gần 27.000 cuốn; sách tham khảo gần 2.200 đầu sách với 12.600 cuốn; tài liệu nước ngoài 78 đầu sách với 201 cuốn Báo có 07 loại với 1.900 số; tạp chí có

12 loại với 420 số Hàng năm Nhà trường có kế hoạch phân bổ kinh phí mua sách, giáo trình, tài liệu dạy học Trong 5 năm qua Trung tâm phục vụ được gần 35.000 lượt bạn đọc (trong và ngoài giờ), trong đó kho tư liệu nghiệp vụ được gần 32.000 lượt, phòng đọc tổng hợp được hơn 6.500 lượt

Bài toán quản lý thư viện ở đây đáp ứng các yêu cầu quản lý cơ bản của thư viện sách:

- Quản lý kho sách

- Quản lý bạn đọc

- Quản lý mượn, trả sách

- Quản trị hệ thống

- Thống kê, báo cáo

Hệ thống thư viện sách được xây dựng nhằm mục đích giải quyết các yêu cầu chức năng sau:

• Giúp bạn đọc tra cứu sách theo loại sách, theo tên sách, theo tác giả, theo ngôn ngữ, … trên các máy tính trạm

• Cung cấp cho thủ thư thông tin về các đầu sách một độc giả đang mượn và hạn phải trả, và các cuốn sách đang được mượn

• Thống kê hàng tháng số sách cho mượn theo chủ đề, tác giả… Thống kê các đầu sách không có người mượn trên 1 năm, 2 năm, 3 năm

• Hỗ trợ thủ thư cập nhật thông tin sách, xác nhận cho mượn sách và nhận lại sách khi độc giả trả sách.

• Hỗ trợ quản lý các thông tin về độc giả dựa trên thẻ độc giả, thông tin phiếu mượn

• Hỗ trợ chức năng quản trị chung hệ thống, trong đó người quản trị chung có thể thay đổi thông tin hoặc thêm bớt các thủ thư

1 Quy trình nghiệp vụ

2.1 Quản lý kho sách

Mỗi khi thư viện nhập tài liệu mới về, thủ thư sẽ tiến hành nhập thông tin của sách vào hệ thống Tài liệu nhập về bao gồm: Sách, báo, tạp chí, luận văn, đồ án, giáo trình, đề cương Trong đó sách là tài liệu chính Những thông tin của sách bao gồm: tên sách, số lượng, tác giả, nhà xuất bản, nhà cung cấp, loại sách (giáo trình, tài liệu, bộ bài giảng, luận văn…), trong đó mỗi loại tài liệu còn được phân theo từng ngành, khoa (Công nghệ thông tin, Điện tử viễn thông, Kế toán…) Thực hiện đánh mã số cho tài liệu, mã được đánh theo quy định (theo loại tài liệu, theo ngành) và nhập thông tin vị trí của sách (ngăn nào, giá nào, vị trí vào trong kho?).Khi có sự thay đổi về thông tin của sách thì thủ thư tiến hành cập nhật hoặc xóa thông tin của đầu sách

Khi sách được mượn hoặc trả thì thủ thư sẽ cập nhật số lượng sách có trong kho của thư viện

2.2 Quản lý độc giả

Mỗi bạn đọc muốn mượn sách của thư viện thì phải đăng ký thành viên và được cấp thẻ thư viện Thông thường, khi học viên nhập học thì thư viện và nhà trường sẽ tổ chức làm thẻ thư viện cho cả khóa và cấp cho học viên

Thông tin học viên được quản lý bao gồm: Tên, ngày sinh, mã thẻ (hoặc là mã học viên), thời hạn sử dụng thẻ (bằng với thời gian của khóa học), chuyên ngành theo học, hệ đào tạo

Khi có sự thay đổi về thông tin của bạn đọc, thủ thư sẽ tiến hành cập nhật thông tin cho bạn đọc

Cuối mỗi năm học thì hệ thống tự động cập nhật trạng thái những bạn đọc hết quyền mượn sách (sinh viên đại học sau 4 năm và trung cấp sau 2 năm)

2.3 Quản lý mượn, trả sách

Mượn sách: Học viên có thể mượn sách của thư viện nếu có thẻ thư viện Khi

cần mượn sách học viên tra cứu sách cần mượn trên máy tính, sau đó mang thẻ thư viện đến quầy kiểm tra của nhân viên thư viện, cung cấp thông tin sách cần mượn cho thủ thư Sau khi tra cứu thông tin sách nếu có trong kho sách thủ thư đem sách

ra quầy để kiểm tra yêu cầu mượn sách, nhân viên thư viện quét mã vạch trên thẻ thư viện để kiểm tra thông tin bạn đọc, có thể mượn sách hay không… Sau khi đã ghi thông tin đầy đủ thì thủ thư tiến hành nhập vào các thông tin mượn gồm mã số

sách, tên sách, ngày mượn, tên bạn đọc, mã thẻ thư viện (hoặc mã học viên), số lượng, tác giả, nhà xuất bản, số phiếu mượn, mã nhân viên cho mượn.

Nếu độc giả mượn về thì phải ghi rõ hạn trả tài liệu, còn bạn đọc mượn đọc tại chỗ thì không có hạn trả

Cập nhật xong thì thủ thư đưa sách, thẻ thư viện cho bạn đọc

Người mượn sách cũng có thể là cán bộ, giáo viên của trường Nếu cán bộ, giáo viên không có thẻ thư viện thì phải cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân, chức

vụ, cấp bậc hàm, làm việc ở khoa, phòng, bộ môn nào

Trả sách: Khi trả sách, bạn đọc mang sách và thẻ thư viện đến quầy kiểm tra

Sau khi nhận tài liệu bạn đọc trả, thủ thư phân loại và sắp xếp tài liệu vào đúng vị trí lưu trữ của nó

2.4 Quản trị hệ thống

Người quản trị thực hiện chức năng thêm người dùng mới (thủ thư, nhân viên thư viện), cập nhật thông tin liên quan đến người dùng như: tên đăng nhập, mật khẩu, họ tên, chức vụ, số điện thoại, email, quyền hạn trong hệ thống

Khi có sự thay đổi, người quản trị có thể cập nhật, thêm, sửa, xóa thông tin cho người dùng hoặc thay đổi quyền hạn trong hệ thống

Người quản trị cũng có thể sao lưu, phục hồi hệ thống khi cần thiết để đảm bảo an toàn dữ liệu cho cả hệ thống trong quá trình hoạt động

2.5 Thống kê, báo cáo

Theo định kì thủ thư thống kê, báo cáo số lượt mượn, trả sách trong tháng, thống kê số sách có trong kho của thư viện hoặc thống kê danh sách bạn đọc trả sách không đúng hạn

2 Sơ đồ phân cấp chức năng

Hình : Sơ đồ phân cấp chức năng

3 Phạm vi của bài toán

Trong khuôn khổ thời gian có hạn, tôi sẽ đi xây dựng phần mềm quản lý thư viện sách (sách, tài liệu in ấn, ở đây không đề cập đến tài liệu điện tử) trong trường T36 với người quản lý là nhân viên của thư viện

Phạm vi khảo sát: Trường Đại Học Kỹ thuật – Hậu cần CAND

Đối tượng khảo sát: học viên, giáo viên, cán bộ nhà trường và nhân viên thư viện

Đối tượng quản lý hệ thống: nhân viên thư viện

Trung tâm Thông tin khoa học và Tư liệu giáo khoa (Thư viện) có vai trò quan trọng trong hỗ trợ công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập Ở môi trường đại học, thư viện trở thành một trong những nơi cung cấp tri thức hiệu quả nhất cho cán bộ, giáo viên và học viên Thư viện lưu trữ, bổ sung và cập nhật những thông tin, các loại sách, giáo trình, tài liệu tham khảo (Tài liệu in và tài liệu điện tử), phục vụ các hoạt động tìm kiếm tài liệu; cung cấp nền tảng kiến thức cho công tác nghiên cứu, đào tạo và các hoạt động phát triển khoa học công nghệ; Thư viện là

“Trái tim tri thức” của một trường Đại học

Nhận thức rõ vai trò của thư viện đại học, trong những năm qua Đảng ủy, BGH Nhà trường luôn quan tâm chỉ đạo và tập trung nguồn lực đầu tư, phát triển thư viện về nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại và nguồn tài nguyên chất lượng cao, phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giáo viên và học viên nhà trường

Tuy nhiên, hiện nay hệ thống quản lý thư viện của trường T36 vẫn được quản

lý chủ yếu theo phương pháp truyền thống, chưa được ứng dụng CNTT vào các hoạt động thư viện nên dẫn đến nhiều khó khăn trong công tác quản lý

1 Ưu điểm của hệ thống cũ

• Không tốn tiền để xây dựng phần mềm để quản lý

• Tránh được việc mất mát dữ liệu thông tin hàng loạt khi xảy ra sự cố

• Đã có phần mềm quản lý bạn đọc trên máy tính và kiểm soát được bạn đọc khi lên thư viện

• Nhân viên thư viện không cần có nhiều kiến thức về tin học nhiều cũng có thể đáp ứng được công việc

• Số lượng các đầu sách khá phong phú và đa dạng về nhiều lĩnh vực học tập và tri thức khác nhau đáp ứng được nhu cầu học tập và nghiên cứu, học tập

2 Nhược điểm của hệ thống cũ

• Cập nhật các thông tin bạn đọc mất nhiều thời gian và công sức

• Việc tìm kiếm các đầu sách vẫn bằng tay nên gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian cho thủ thư và bạn đọc

• Khi số lượng bạn đọc đông thì dẫn đến áp lực cao cho thủ thư khi làm việc do phải mất nhiều thời gian

• Cơ sở vật chất chỉ có 2 máy tính tra cứu thông tin nên sẽ gây hạn chế cho bạn đọc

• Tốn nhiều công sức và nhân lực hơn để quản lý cũng như trong việc thống kê các đầu sách và việc mượn trả sách của bạn đọc

• Chưa có hệ thống mạng internet bên trong phòng đọc để bạn đọc có thể sử dụng

• Các hoạt động chuyên môn về công tác thư viện như biên mục, mô tả tài liệu, hệ thống tra cứu tài liệu, công tác phục vụ bạn đọc… hoàn toàn theo phương pháp truyền thống, chưa khoa học và chưa được ứng dụng Công nghệ thông tin vào các hoạt động thư viện

• Các thông tin trên sổ sách, giấy tờ dễ bị mất mát, không lưu trữ được lâu dài

III GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT

1 Giải pháp đề xuất

Từ những bất cập trong quá trình quản lý thư viện như hiện nay, nhóm đã đề xuất một phần mềm quản lý giúp cho việc quản lý và tra cứu sách được dễ dàng hơn Hệ thống quản lý mới cần phải đạt được những yêu cầu sau:

− Phần mềm có giao diện dễ sử dụng

− Cho phép lưu trữ các thông tin về sách, báo, tạp chí của cả thư viện hiện tại

và mở rộng lượng tài liệu về sau

− Quản lý việc mượn, trả tài liệu một cách dễ dàng, thuận tiện cho thủ thư

− Tìm kiếm thông tin tài liệu, độc giả một cách nhanh chóng, dễ dàng.

− Cho phép thống kê, in ấn theo nhiều tiêu chí

− Không gây khó khăn cho việc quản lý của nhân viên thư viện

− Có cơ chế bảo mật dữ liệu, an toàn hệ thống

− Cập nhật liên tục các đầu sách mới liên quan đến các chuyên ngành cũng như các vấn đề quan tâm

2 Ưu điểm của hệ thống mới

Qua quá trình khảo sát thực tế tại thư viện trường, nhóm thấy quá trình quản

lý thư viện tại trường còn thủ công, chưa khoa học, tốn nhiều thời gian và công sức của nhân viên thư viện

Do đó cần phải có một phần mềm quản lý nhằm khắc phục được các nhược điểm của quy trình quản lý hiện tại, đảm bảo các yêu cầu mà người dùng mong muốn

Ưu điểm của hệ thống mới được xây dựng với các chức năng cơ bản như sau:

− Giúp độc giả tra cứu sách theo loại sách, theo tên sách, theo tác giả, theo ngôn ngữ… trên các máy tính trạm

− Hỗ trợ tìm kiếm tài liệu cơ bản hoặc nâng cao, tìm kiếm các đầu sách được mượn phổ biến trong tuần, tháng… hoặc theo từng chuyên ngành, loại tài liệu…

− Công việc mượn, trả sách của độc giả thực hiện hoàn toàn bằng phần mềm trên máy tính, không phải thực hiện trên sổ sách hay tài liệu giấy

− Cung cấp cho thủ thư thông tin về các đầu sách một độc giả đang mượn sách và hạn phải trả, và các cuốn sách đang được mượn

− Thống kê hàng tháng số sách cho mượn theo các chủ đề, tác giả… thống kê các đầu sách không có người mượn trong thời gian dài, thống kê các đầu sách được mượn nhiều trong tuần, tháng, năm Thống kê bạn đọc tích cực lên thư viện và mượn sách…

− Thống kê bạn đọc vi phạm (không trả sách đúng hạn, làm rách, mất tài liệu…)

− Có chức năng hỗ trợ người dùng sử dụng hệ thống (hướng dẫn chi tiết, cụ thể người dùng sử dụng các chức năng của hệ thống, xem xét, trả lời các phản hồi của người dùng khi sử dụng hệ thống để nâng cao chất lượng hệ thống)

− Có hệ thống bảo mật, bảo đảm an toàn cho hệ thống cũng như cơ sở dữ liệu của hệ thống

− Cơ sở dữ liệu được sao lưu, phục hồi và cập nhật thường xuyên, hạn chế việc mất mát, rách, hỏng sổ sách, các bản thống kê, các bản biên mục, mô tả tài liệu được in bằng giấy

4 Thiết kế giao diện

4.1 Giao diện cho màn hình chính

Hình : Giao diện cho màn hình chính

4.2 Giao diện đăng nhập cho nhân viên/quản trị viên

Hình : Giao diện đăng nhập dành cho nhân viên/quản trị viên

4.3 Giao diện tìm kiếm sách

Hình : Giao diện tìm kiếm sách

4.4 Giao diện tìm kiếm sách nâng cao

Hình : Giao diện tìm kiếm sách nâng cao

4.5 Giao diện quản lý nhân viên

Hình : Giao diện quản lý nhân viên

4.6 Giao diện quản lý kho sách

Hình : Giao diện quản lý sách

4.7 Giao diện quản lý độc giả

Hình : Giao diện quản lý độc giả

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HƯỚNG ĐỐI TƯỢNG

1 Biểu đồ use case tổng quát

Hình : Biểu đồ use case tổng quát

2 Biểu đồ use case chi tiết

2.1 Biểu đồ use case “Quản trị hệ thống”

Hình : Biểu đồ use case “Quản trị hệ thống”

2.2 Biểu đồ use case “Quản lý độc giả”

Hình : Biểu đồ use case “Quản lý độc giả”

2.3 Biểu đồ use case “Quản lý tài liệu”

Hình : Biểu đồ use case “Quản lý độc giả”

2.4 Biểu đồ use case “Quản lý mượn trả tài liệu”

Hình : Biểu đồ use case “Quản lý mượn trả tài liệu”

2.5 Biểu đồ use case “Thống kê, báo cáo”

Hình : Biểu đồ use case “Thống kê, báo cáo”

2.6. Biểu đồ use case “Tìm kiếm”

Hình : Biểu đồ use case “Tìm kiếm”

IV MÔ HÌNH HÓA CẤU TRÚC

2 Danh sách các lớp

2.1 Lớp “Nhân viên”

Danh sách các thuộc tính:

1 TenDangNhap Tên đăng nhập

1 Nhanvien() Phương thức khởi tạo

4 SuaNV() Sửa thông tin nhân viên

5 TimNV() Tìm kiếm nhân viên

2.2 Lớp “Bạn đọc”

Danh sách các thuộc tính:

4 HeDaoTao Hệ đào tạo của bạn đọc

5 ChuyenNganh Chuyên ngành theo học

6 ThoiHan Thời hạn sử dụng thẻ thư viện Danh sách các phương thức:

1 BanDoc() Phương thức khởi tạo

4 SuaBD() Sửa thông tin bạn đọc

5 TimBD() Tìm kiếm bạn đọc

2.3 Lớp “Tài liệu”

Danh sách các thuộc tính:

9 ChuyenNganh Chuyên ngành Danh sách các phương thức:

1 TaiLieu() Phương thức khởi tạo

4 SuaTL() Sửa thông tin bạn đọc

5 TimTL() Tìm kiếm tài liệu

2.4. Lớp “Phiếu mượn”

Danh sách các thuộc tính:

Danh sách các phương thức:

1 PhieuMuon() Phương thức khởi tạo

4 SuaPM() Sửa thông tin bạn đọc

5 TimPM() Tìm kiếm tài liệu

3 Biểu đồ lớp

Hình : Biểu đồ lớp