CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG ,Các loại, các nhóm và các bộ tài liệu Công tác xác định giá trị tài liệu KHKT

Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ KHKT là khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ. Nhờ có công tác thu thập làm tốt mới quản lý được tài liệu KHKT thuật tránh được tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu, tạo điều kiện để khai thác toàn diện, triệt để nội dung tài liệu lưu trữ KHKT. Đồng thời, nhờ có công tác thu thập, bổ sung làm tốt mới bảo vệ được những bí mật KHKT của Nhà nước, chống lại những âm mưu và hành động phá hoại kinh tế, quốc phòng của kẻ thù đối với tổ quốc xã hội chủ nghĩa của chúng ta. Làm tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ KHKT còn có tác dụng tạo cơ sở vật chất cần thiết để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các công tác phân loại, xác định giá trị, thống kê... tài liệu lưu trữ KHKT

Chương III CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC KỸ THUẬT

I Ý nghĩa và tác dụng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ khoa học – kỹ thuật

Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ KHKT là khâu nghiệp vụ quan trọngcủa công tác lưu trữ Nhờ có công tác thu thập làm tốt mới quản lý được tàiliệu KHKT thuật tránh được tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu, tạo điều kiện

để khai thác toàn diện, triệt để nội dung tài liệu lưu trữ KHKT Đồng thời, nhờ

có công tác thu thập, bổ sung làm tốt mới bảo vệ được những bí mật KHKTcủa Nhà nước, chống lại những âm mưu và hành động phá hoại kinh tế, quốcphòng của kẻ thù đối với tổ quốc xã hội chủ nghĩa của chúng ta Làm tốt côngtác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ KHKT còn có tác dụng tạo cơ sở vật chấtcần thiết để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi để thựchiện các công tác phân loại, xác định giá trị, thống kê tài liệu lưu trữ KHKT

Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ KHKT được tiến hành trongcác kho lưu trữ tài liệu kỹ thuật cơ quan, trong các trung tâm lưu trữ Quốc gia.(xem phần II: mạng lưới các kho tài liệu lưu trữ KHKT)

Nội dung công tác thu thập tài liệu lưu trữ KHKT ở cơ quan (lưu trữhiện hành) có những điểm khác với các Trung tâm lưu trữ Quốc gia Sự khácnhau này do chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm của các cơ quan lưu trữ quy định

Sau đây chúng ta tìm hiểu về mạng lưới các kho tài liệu lưu trữ KHKT

cơ quan và các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

II Mạng lưới các kho tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật cơ quan và các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Việc tìm hiều mạng lưới các kho lưu trữ tài liệu KHKT giúp chúng ta thấyđược vị trí, tầm quan trọng của từng loại kho lưu trữ Đồng thời, cũng thấy đượcđặc điểm về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cho từng loại kho lưu trữ đó

Trong quá trình hoạt động KHKT của các cơ quan, tổ chức đã hình thànhnên mạng lưới các kho tài liệu lưu trữ KHKT Mỗi lĩnh vực hoạt động KHKTkhác nhau có những loại kho tài liệu lưu trữ KHKT khác nhau.

1 Các kho lưu trữ ngành xây dựng cơ bản

- Ngành XDCB trong những năm qua đã phát triên mạnh mẽ để phục vụcho công cuộc xây dựng công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Các kho tàiliệu lưu trữ KHKT của ngành XDCB đã hình thành rõ rệt ở trung ương cũngnhư ở địa phương Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan làm côngtác XDCB chúng ta phân chia ra các loại kho tài liệu lưu trữ KHKT như sau:

- Kho tài liệu lưu trữ KHKT của cơ quan tư vấn thiết kế công trình Kholưu trữ kỹ thuật này đã thành lập ở các Công ty tư vấn thiết kế của các ngànhlàm công tác XDCB như : ngành thủy lợi và thủy điện, ngành giao thông vậntải, ngành xây dựng dân dụng, xây dựng công nghiệp, ngành điện, ngành bưuđiện ở các tỉnh, thành phố đều có các Công ty tư vấn thiết kế xây dựng côngtrình Các Công ty này đều lập kho lưu trữ quản lý tài liệu của cơ quan mình.Kho tài liệu lưu trữ KHKT của cơ quan này có nhiều tài liệu

- Kho tài liệu lưu trữ KHKT của cơ quan chủ đầu tư công trình Cơ quan chủđầu tư công trình XDCB phải lập kho lưu trữ bảo quản tài liệu XDCB của nhữngcông trình do cơ quan chịu trách nhiệm chủ đầu tư Đây là cơ quan, tổ chức đượcNhà nước cấp kinh phí đầu tư xây dựng hoặc tự bỏ vốn để xây dựng

- Kho tài liệu lưu trữ KHKT của cơ quan phê duyệt công trình XDCB.Những công trình XDCB sử dụng vốn của Nhà nước cấp thì phải được cơ quanquản lý Nhà nước về XDCB phê duyệt dự án xây dựng, phê duyệt thiết kế côngtrình, kiểm tra thực hiện thiết kế, thi công, chất lượng công trình Vì thế, các cơquan phê duyệt công trình đều có kho tài liệu lưu trữ KHKT bảo quản các tàiliệu của những công trình được chính cơ quan phê duyệt

- Kho tài liệu lưu trữ KHKT của cơ quan thi công công trình Các cơquan thi công công trình gồm có các công ty thi công của các Bộ, cơ quanngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các Công ty thi công của các Sở làm

công tác XDCB ở các tỉnh, thành phố, các Công ty thi công của tập thể, cánhân có giấy phép hành nghề xây dựng Các Công ty thi công công trình cótrách nhiệm lưu trữ tài liệu KHKT của những công trình do chính Công ty đóthi công xây lắp Vì vậy ở các Công ty này có bộ phận lưu trữ tài liệu KHKT

về XDCB

- Kho tài liệu lưu trữ kỹ thuật của cơ quan sử dụng công trình Các cơquan làm công tác quản lý, sử dụng các công trình XDCB đều phải tổ chức lưutrữ tài liệu kỹ thuật của những công trình đó Tài liệu lưu trữ kỹ thuật ở cơquan sử dụng công trình không thành lập đơn vị tổ chức lưu trữ riêng biệt màđược bảo quản chung với tài liệu lưu trữ hành chính của cơ quan Những tàiliệu lưu trữ kỹ thuật này được bảo quản trong kho lưu trữ tài liệu hành chínhthành một khối riêng biệt

2 Các kho lưu trữ ngành chế tạo sản phẩm công nghiệp

Ngành chế tạo sản phẩm công nghiệp sản sinh nhiều tài liệu KHKT và

có các kho lưu trữ như sau:

- Kho lưu trữ kỹ thuật của Viện thiết kế sản phẩm công nghiệp Trongcác viện thiết kế sản phẩm công nghiệp thành lập các bộ phận, hoặc tổ lưu trữtài liệu KHKT của Viện Kho lưu trữ kỹ thuật của Viện Thiết kế sản phẩmcông nghiệp thường do phòng quản lý kỹ thuật của cơ quan quản lý hoặc đượckết hợp với bộ phận thông tin, thư viện KHKT của cơ quan đó

Kho lưu trữ kỹ thuật của nhà máy chế tạo sản phẩm công nghiệp : cácnhà máy chế tạo sản phẩm công nghiệp đều tổ chức bộ phậnh lưu trữ tài liệukhoa học kỹ thuật Tổ chức lưu trữ kỹ thuật của các nhà máy chế tạo sản phẩmcông nghiệp thường có 2 hình thức: Tổ chức lưu trữ phân tán ở các phòng chứcnăng của nhà máy (phòng thiết kế, phòng công nghệ, phòng thí nghiệm, phòngxây dựng cơ bản ) Hình thức tổ chức lưu trữ tập trung thì tài liệu lưu trữ kỹthuật ở các phòng được phân loại thành từng khối tài liệu chuyên môn riêngbiệt ở trong kho lưu trữ kỹ thuật nhà máy Hiện nay các Công ty liên doanh sản

xuất sản phẩm công nghiệp như Hon đa, TOYOTA, đều tổ chức kho lưu trữtập trung.

3 Các kho lưu trữ của Viện nghiên cứu khoa học

- Đối với các Viện nghiên cứu khoa học thì tổ chức thành tổ hoặc phònglưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học Các Viện nghiên cứu khoa học ở nước ta

có thể chia thành 2 loại: Các viện nghiên cứu về khoa học cơ bản Thuộc loạinày có các viện nghiên cứu khoa học của Trung tâm Khoa học tự nhiên vàCông nghệ Quốc gia (Viện Toán, Viện Hoá học, Viện Cơ học) và Trung tâmKhoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia (Viện Văn học, Viện Ngôn ngữ học,Viện Khảo cổ học v.v )

Loại thứ hai là các viện nghiên cứu khoa học chuyên ngành Hiện nàynhiều ngành đều có viện nghiên cứu khoa học chuyên ngành (như Viện Khoahọc công nghệ xây dựng, viện Khoa học công nghệ giao thông vận tải )

Hai loại viện nghiên cứu khoa học này đều tổ chức bộ phận lưu trữ tàiliệu khoa học để lưu trữ tài liệu do nó sản sinh ra Ví dụ: ngành Nông nghiệp

và Phát triển nông thôn có Viện Nghiên cứu khoa học nông nghiệp, Việnnghiên cứu lúa, Viện nghiên cứu ngô v.v

- Trung tâm thông tin khoa học công nghệ quốc gia trực thuộc Bộ khoahọc công nghệ thành lập kho lưu trữ bảo quản tất cả các kết quả công trìnhnghiên cứu khoa học cấp ngành, cấp Nhà nước Kho lưu trữ này bảo quảnnhiều tài liệu nghiên cứu khoa học quan trọng của Quốc gia thuộc tất cả cácngành trên phạm vi toàn quốc

Sở Khoa học công nghệ ở các tỉnh và thành phố trực thuộc trung ươngthành lập các kho lưu trữ để bảo quản tài liệu nghiên cứu khoa học của địaphương mình Toàn quốc có 61 tỉnh, thành phố đều lập các kho lưu trữ bảoquản tài liệu nghiên cứu khoa học và các sách, báo, tạp chí khoa học

4 Kho lưu trữ tài liệu địa chính

Ngành địa chính quản lý về đất đai trên phạm vi toàn quốc cho nên đãthành lập hệ thống kho lưu trữ từ trung ương đến cấp tỉnh ở trung ương có cáckho lưu trữ:

- Kho lưu trữ Trung tâm tư liệu địa chính bảo quản tài liệu bản đồ địahình, bản đồ chuyên đề, tài liệu đo đạc, tài liệu địa giới hành chính trên toànquốc

- Kho lưu trữ địa chính các tỉnh: ở đây bảo quản tài liệu lưu trữ về quản

lý đất đai, quy hoạch các vùng lãnh thổ, các thành phố, thị xã, tài liệu cấp giấychứng nhận quyền sử dụng nhà ở và đất ở, tài liệu địa giới hành chính v.v

5 Kho lưu trữ tài liệu địa chất

Ngành địa chất có Trung tâm thông tin, tư liệu, lưu trữ tài liệu địa chấttrực thuộc Cục Địa chất khoáng sản (thuộc Bộ Công nghiệp) Kho lưu trữ nàybảo quản tài liệu địa chất sản sinh ra của các đoàn địa chất và những tài liệu địachất do các ngành khác phát hiện cũng phải nộp tài liệu vào lưu trữ địa chất

6 Kho lưu trữ tài liệu dầu khí: Tổng công ty Dầu khí Việt Nam quản

lý kho lưu trữ tài liệu thăm dò, khai thác dầu khí trên đất liền, thềm lục địa, tàiliệu dầu khí liên doanh, liên kết với nước ngoài Kho lưu trữ tài liệu dầu khí doTrung tâm thông tin tư liệu Dầu khí trực tiếp quản lý Trung tâm này trực thuộcTổng công ty Dầu khí Việt Nam

7 Kho lưu trữ tài liệu khí tượng - thủy văn: Kho lưu trữ này bảo quản

tài liệu điều tra, đo đạc các số liệu về khí tượng và thủy văn sản sinh hàng ngàytrên phạm vi toàn quốc Hệ thống các đài, trạm khí tượng, thủy văn đặt ở cáctỉnh từ biên giới đến hải đảo cung cấp tài liệu về lưu trữ tại kho này Kho lưutrữ tài liệu khí tượng, thủy văn do Tổng cục Khí tượng-Thủy văn quản lý trựcthuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường)

Như vậy hiện nay về cơ bản đã hình thành các kho lưu trữ tài liệu KHKTcủa Nhà nước về tài liệu địa chất; tài liệu thủy văn và khí tượng; tài liệu trắc

địa và bản đồ, còn tài liệu kỹ thuật ngành xây dựng cơ bản, chế tạo sản phẩmcông nghiệp, nghiên cứu khoa học thì tổ chức lưu trữ kỹ thuật cơ quan Việc tổchức lưu trữ tài liệu KHKT toàn quốc cho những ngành này như thế nào hiệnnay chưa được giải quyết đầy đủ.

III Công tác thu thập tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật xây dựng

- Nguồn thu thập tài liệu lưu trữ XDCB vào kho lưu trữ các cơ quan thiết

kế là những đơn vị tổ chức làm chức năng hoạt động khoa học kỹ thuật của cơquan Đó là các phòng, nhóm thiết kế chuyên ngành như : kiến trúc, kết cấu,điện, nước, v.v

- Đối với những đơn vị tổ chức trong cơ quan thiết kế làm chức năngquản lý hành chính như phòng tổ chức cán bộ, phòng lao động tiền lương, hànhchính quản trị thì tài liệu của nó sản sinh ra không thu thập vào lưu trữ kỹ thuậtcủa cơ quan mà thu thập vào lưu trữ tài liệu hành chính

- Nội dung tài liệu lưu trữ KHKT xây dựng cơ bản cần thiết phải thuthập vào kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan thiết kế là những bộ thiết kế do cơquan đó làm ra Đây là khối tài liệu chủ yếu, quan trọng nhất trong kho lưu trữcủa cơ quan Thuộc loại tài liệu này có các bộ thiết kế do cơ quan thắng thầucủa các cơ quan hữu quan, hoặc do nhà nước giao trong kế hoạch hàng năm,các bộ thiết kế mẫu do cơ quan thiết kế Thành phần tài liệu trong các bộ thiết

kế này gồm những tài liệu pháp lý, tài liệu thiết kế, tài liệu điều tra khảo sát về

địa hình, địa chất, thủy văn của công trình, tài liệu hoàn công Tài liệu bảoquản trong kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan tư vấn thiết kế XDCB gồm một bộbản chính Đối với bản vẽ thì đó là bản can hoặc bản sao có chứng thực, đĩaCD-ROM; đối với văn bản và các bản tính toán thì đó là văn kiện chính thức.Hiện nay một số kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan tư vấn thiết kế còn bảo quảnbản gốc các đồ án thiết kế là không cần thiết Bởi vì bản gốc không thể có độchính xác và tin cậy như bản can được Bộ tài liệu lưu trữ bản chính này dùnglàm tài liệu bảo hiểm, chỉ được sử dụng trong trường hợp có lệnh của thủtrưởng cơ quan Ngoài bộ tài liệu này ở kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan thiết

kế còn bảo quản một bộ tài liệu bản sao cho mỗi công trình để phục vụ khaithác hàng ngày

Loại tài liệu KHKT thứ hai cần phải thu vào kho lưu trữ kỹ thuật của cơquan tư vấn thiết kế là những công trình nghiên cứu khoa học, những sáng chếphát minh do cán bộ trong cơ quan thực hiện

Loại tài liệu kỹ thuật thứ ba là các văn bản hướng dẫn kỹ thuật (quytrình, quy phạm kỹ thuật Các tài liệu định mức, v.v ) cần phải thu thập vàolưu trữ KHKT của cơ quan

- Đối với những tài liệu quản lý KHKT được sản sinh ra trong quá trìnhhoạt động khoa học kỹ thuật của cơ quan thiết kế như chương trình kế hoạchcông tác nghiên cứu và thiết kế trong từng thời gian, văn bản sơ kết, tổng kếtcông tác tháng, quý, năm thì không thu vào lưu trữ kỹ thuật của cơ quan Đây

là những tài liệu lưu trữ hành chính của cơ quan cho nên thu thập vào lưu trữhành chính của cơ quan Đối với những cơ quan tổ chức lưu trữ chung giữalưu trữ hành chính và lưu trữ KHKT thì cả hai loại tài liệu nêu trên đều là thànhphần tài liệu phải thu thập vào lưu trữ cơ quan

- Thời gian thu thập tài liệu xây dựng cơ bản vào kho lưu trữ kỹ thuậtcủa cơ quan tư vấn thiết kế là sau khi công trình đã thiết kế xong, hoặc từnghạng mục công trình đã thiết kế xong Đối với những công trình xây dựng lớn,thời gian thiết kế kéo dài thì tài liệu kỹ thuật thiết kế đến đâu có thể thu thập

vào kho lưu trữ đến đó Bởi vì, trong các kho lưu trữ hiện hành thu thập tài liệucàng sớm thì sự an toàn của tài liệu càng tốt hơn.

Những cơ quan tư vấn thiết kế nếu quy định thời gian thu thập tài liệuvào lưu trữ quá lâu thì taì liệu hay bị phân tán mất mát, thất lạc Bởi vì, ngườicán bộ thiết kế công trình thường ít có nghiệp vụ tổ chức lưu trữ tài liệu, thiếutrang thiết bị bảo quản tài liệu Ngược lại, những cơ quan tư vấn thiết kế quyđịnh thời gian thu thập tài liệu vào lưu trữ quá sớm thì các cán bộ thiết kế chưachuẩn bị được tài liệu, chưa hoàn thành hồ sơ cho nên tài liệu thiết kế của cáccông trình hay bị xé lẻ, khó theo dõi, kiểm tra khi có sai sót

ở các kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan tư vấn thiết kế, công tác thu thậptài liệu XDCB được diễn ra theo kế hoạch giữa các đơn vị tổ chức hoạt độngthiết kế kho lưu trữ Những tài liệu lưu trữ XDCB đã hoàn thành được cán bộ

kỹ thuật lập thành hồ sơ, chủ nhiệm đồ án thiết kế kiểm tra lại và giao nộp vàokho lưu trữ Nếu cán bộ lưu trữ phát hiện những sai sót về hình thức và nộidung hồ sơ thì có thể trả lại hồ sơ đó cho chủ nhiệm đồ án sửa chữa, hoàn thiện

Cơ quan chủ đầu tư hợp đồng với cơ quan tư vấn thiết kế để thực hiệnnhiệm vụ thiết kế công trình

Các cơ quan tư vấn thiết kế công trình XDCB sau khi hoàn thành hồ sơ thiết

kế từng giai đoạn thì được chuyển hồ sơ đến các cơ quan chủ đầu tư công trình phêduyệt Tùy theo tính chất và quy mô của từng công trình xây dựng cơ bản mà quyđịnh số lần và nội dung phê duyệt công trình Thực tế có công trình xây dựng hồ sơchỉ phê duyệt một lần, trái lại có công trình hồ sơ phê duyệt 2, 3 lần

Những tài liệu XDCB cơ quan chủ đầu tư đã phê duyệt đều phải thu thậpnhững tài liệu đó vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tư.

Nguồn thu thập tài liệu XDCB ở cơ quan chủ đầu tư là những bộ thiết kếcông trình xây dựng do cơ quan đó thuê thiết kế và đã phê duyệt

Thành phần và nội dung tài liệu trong mỗi bộ thiết kế công trình đượcthu thập vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tư gồm : luận chứng kinh tế kỹ thuật, vàvăn bản phê chuẩn; Thiết kế sơ bộ và thiết kế kỹ thuật của công trình đó, cácvăn bản về cấp đất, dự toán xây dựng công trình Có thể nói các bộ thiết kếcông trình XDCB của cơ quan chủ đầu tư là đầy đủ và hoàn chỉnh nhất

Thời gian thu thập tài liệu lưu trữ XDCB vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tưcông trình là khi bộ thiết kế đó được phê duyệt Nếu những bộ thiết kế phải phêchuẩn làm nhiều đợt (đợt phê chuẩn luận chứng kinh tế kỹ thuật, đợt phê chuẩnthiết kế sơ bộ…) thì sau mỗi đợt phê chuẩn tài liệu của bộ thiết kế đó phảiđược thu thập vào kho lưu trữ Như vậy, thông thường các bộ thiết kế côngtrình xây dựng lớn được thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tư gồmnhiều đợt

Tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tư công trình là những bộbản chính Đối với bản vẽ thì nó là bản sao có đầy đủ thể thức coi như bảnchính Đối với văn bản và bản tính toán thì đó là bản chính Mỗi công trìnhXDCB cơ quan thiết kế công trình mỗi lần phê duyệt phải gửi cho cơ quan chủđầu tư theo quy định của hợp đồng Cơ quan chủ đầu tư phải lưu trữ 01 bộ tàiliệu chính xác, hoàn chỉnh Những bộ tài liệu còn lại được chuyển cho cơ quanthi công công trình theo hợp đồng

3 Thu thập tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản ở các lưu trữ công ty thi công công trình

Các Công ty thi công công trình hiện nay rất phong phú, được thành lậptheo luật doanh nghiệp, bao gồm những Công ty, Tổng Công ty Nhà nước, cáccông ty tư nhân, công ty liên doanh với nước ngoài

Nhiệm vụ chủ yếu của các công ty này là nhận thầu xây dựng các côngtrình XDCB của nhà nước, của tư nhân và của những thành phần kinh tế - xãhội khác.

Các công ty thi công công trình tổ chức lưu trữ tài liệu KHKT của mình.Mỗi công trình do công ty chịu trách nhiệm thi công thì nhận tài liệu thiết kếcủa công trình đó ở cơ quan chủ đầu tư Cơ quan chủ đầu tư công trình thôngthường bàn giao cho công ty thi công mỗi bộ thiết kế là 4 bản giống nhau : mộtbản chuyển vào kho lưu trữ kỹ thuật của công ty đề làm tài liệu chuẩn phục vụtra cứu khi cần thiết, một bản giữ lại ở lưu trữ của cơ quan cho đến khi côngtrình xây dựng xong thì cùng với tài liệu hoàn công được chuyển giao cho cơquan chủ đầu tư công trình đó, các bộ tài liệu còn lại đem hướng dẫn thi côngtại công trường Những công trình lớn, kỹ thuật phức tạp, nhiều công ty thamgia thi công thì tài liệu được in ra nhiều bộ bàn giao cho bên thi công

Nguồn thu thập tài liệu XDCB của cơ quan thi công công trình là tài liệuthiết kế của những công trình do cơ quan đó thi công Lưu trữ của công ty thicông có trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch thi công của công tyhàng năm để bám sát đơn vị chủ trì thi công tiến hành công tác thu thập tài liệu.Chủ trì thi công công trình có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu XDCB của côngtrình và bàn giao tài liệu cho lưu trữ công ty Những công trình xây dựng quy

mô nhỏ thì sau khi thi công xong công trình mới bàn giao tài liệu vào lưu trữcông ty Những công trình quy mô lớn, thi công kéo dài hàng năm thì chủ trìthi công phải chia ra từng giai đoạn để lập hồ sơ và bàn giao hồ sơ vào lưu trữ.Thông thường các tài liệu thi công phần móng công trình làm xong bàn giaovào lưu trữ công ty Sau đó, tài liệu phần kiến trúc, phần điện, phần nước, v v lần lượt bàn giao vào lưu trữ công ty

Thành phần và nội dung tài liệu của mỗi bộ thiết kế được thu thập vàolưu trữ cơ quan thi công là toàn bộ tài liệu kỹ thuật của bộ thiết kế đó baogồm : tài liệu do cơ quan chủ đầu tư công trình chuyển giao và những tài liệu

kỹ thuật hình thành ra trong quá trình thi công công trình đã được tư vấn thiết

kế và cơ quan kỹ thuật thẩm định, chủ đầu tư phê duyệt Trong quá trình thi

công công trình nếu như có sự thay đổi thiết kế một số bộ phận nào đó thì tàiliệu này phải được chủ đầu tư đồng ý phê duyệt mới thu thập vào lưu trữ Tàiliệu ghi chép và phản ánh sự thay đổi thiết kế đó phải được thu thập vào lưu trữ

cơ quan thi công, và tài liệu đó cũng được thu thập vào cả kho lưu trữ kỹ thuậtcủa cơ quan tư vấn thiết kế công trình

Cơ quan thi công công trình được chủ đầu tư bàn giao tài liệu lưu trữ xâydựng của các công trình khi công ty ký hợp đồng thi công công trình đó Nhưvậy tài liệu thu thập vào kho lưu trữ kỹ thuật của công ty là trọn bộ thiết kế vàtrước khi công trình được tiến hành thi công Quá trình thi công công trình tàiliệu có thể được bổ sung thêm do điều kiện tự nhiên, địa chất, thủy văn, kinhphí quy định

Những tài liệu sản sinh trong quá trình thi công thì do cán bộ kỹ thuậtphụ trách thi công lập hồ sơ và chuyển giao vào kho lưu trữ

4 Công tác thu thập tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản ở các lưu trữ cơ quan quyết định đầu tư công trình

Theo điều 10 của Nghị định 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 của Chínhphủ thì các công trình xây dựng sử dụng vốn ngân sách nhà nước thì thẩmquyền quyêt định đầu tư các dự án nhóm A thuộc về Thủ tướng Chính phủ

Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủtịch UBND cấp tỉnh… quyết định đầu tư các dự án nhóm B, C

Như vậy tài liệu của các công trình XDCB sử dụng vốn ngân sách nhà nướccần phải được thu thập vào lưu trữ các cơ quan quyết định đầu tư công trình

Trung tâm lưu trữ tỉnh phải thu thập tài liệu XDCB của những công trình

do Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định đầu tư Phòng lưu trữ cấp Bộ thu thậptài liệu XDCB của những công trình do Bộ trưởng quyết định đầu tư Phònglưu trữ Văn phòng Chính phủ thu thập tài liệu XDCB những công trình do Thủtướng Chính phủ quyết định đầu tư

Thành phần tài liệu của mỗi bộ thiết kế phải thu thập vào lưu trữ cơ quanquyết định đầu tư gồm :

Dự án đầu tư được phê duyệt bao gồm báo cáo nghiên cứu tiền khả thi,báo cáo nghiên cứu khả thi, giấy tờ về giao đất, giải phóng mặt bằng, tài liệuhợp pháp để thiết kế, tài liệu thiết kế kỹ thuật, quyết toán công trình, nghiệmthu, hoàn công

Thời gian thu thập tài liệu của mỗi công trình vào lưu trữ là sau khi cơquan phê duyệt

5 Công tác thu thập tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản ở các lưu trữ cơ quan sử dụng công trình

Đối với những công trình XDCB có quy mô lớn, có ý nghĩa về kinh tế vàkhoa học kỹ thuật cũng như các ý nghĩa khác thì tổ chức lưu trữ chuyên trách

để sử dụng, bảo quản và khai thác hồ sơ công trình Những cơ quan này thànhlập kho lưu trữ kỹ thuật để bảo quản tài liệu thiết kế công trình đó ví dụ : Nhàmáy thủy điện Hòa Bình, Nhà máy thủy điện Trị An, v.v… Đối với nhữngcông trình xây dựng có quy mô nhỏ thì cơ quan sử dụng công trình tổ chức bảoquản tài liệu thiết kế công trình cùng với kho lưu trữ tài liệu hành chính

Cơ quan được phân công quản lý và sử dụng công trình nào thì thu thập tàiliệu thiết kế của công trình đó vào kho lưu trữ của mình Như trên đã nói sau khi cơquan xây dựng đã thi công xong công trình thì chuyển giao cho kho lưu trữ cơ quan

sử dụng công trình một bộ tài liệu của công trình đó Thành phần nội dung tài liệucủa các bộ thiết kế này phải hoàn chỉnh từ tài liệu pháp lý ban đầu đến tài liệu thiết

kế, tài liệu hoàn công Những tài liệu kỹ thuật được thay đổi, sửa chữa trong quátrình thi công đều được chuyển cho lưu trữ cơ quan sử dụng công trình một cáchđầy đủ, chính xác để sử dụng tra tìm khi cần thiết

Trong quá trình quản lý và sử dụng các công trình này nếu công trìnhđược bổ sung, sửa đổi, cải tạo, mở rộng thì tài liệu kỹ thuật phản ánh quá trình

đó đều được thu thập vào kho lưu trữ cơ quan sử dụng công trình Bộ tài liệuXDCB được thu thập vào kho lưu trữ cơ quan sử dụng công trình sau khi công

trình đó đã thi công xong, nhưng không phải chỉ thu thập tài liệu vào kho lưutrữ một lần mà quá trình quản lý, sử dụng công trình tài liệu sẽ được bổ sungdần dần.

Sau khi thi công xong công trình thì cơ quan thi công có trách nhiệmhoàn chỉnh hồ sơ thiết kế công trình và bàn giao tài liệu cho lưu trữ cơ quan sửdụng công trình Những tài liệu kỹ thuật sản sinh trong quá trình quản lý, sửachữa, cải tạo công trình do cán bộ kỹ thuật quản lý công trình lập thành hồ sơ

và chuyển giao cho kho lưu trữ

6 Công tác thu thập tài liệu xây dựng cơ bản vào các trung tâm lưu trữ Quốc gia

Tài liệu lưu trữ XDCB là nguồn tư liệu quý giá cho nên thuộc diện cầnphải thu thập vào các TTLTQG Những tài liệu XDCB còn ý nghĩa thực tiễn,phục vụ khai thác hàng ngày thì phải lưu trữ ở cơ quan Chỉ thu thập tài liệuXDCB vào TTLTQG những bộ thiết kế của những công trình trọng điểm củaNhà nước do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Bởi vì những công trình nàymang ý nghĩa kinh tế xã hội to lớn, tồn tại lâu dài Trong đó nhiều công trìnhXDCB có ý nghĩa lịch sử đối với Quốc gia, dân tộc (công trình nhóm A)

Ngoài ra, phải thu thập vào các TTLTQG gia đồ án thiết kế của những côngtrình có quy mô lớn, kinh phí đầu tư nhiều, kỹ thuật phức tạp, công trình cổ ứngdụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật mới mà trước đây ở nước ta chưa áp dụng,những công trình xây dựng được thiết kế mang bản sắc dân tộc, những công trìnhthiết kế độc đáo, được nhận các giải thưởng của Quốc gia và quốc tế Các TTLTQTgia phải thu thập đồ án thiết kế những công trình xây dựng thuộc mốc cấm tiêu hủytài liệu Theo quy định của Nhà nước thì những công trình xây dựng có tài liệu sảnsinh từ 1954 về trước thuộc diện cấm tiêu hủy

Tài liệu của mỗi bộ thiết kế công trình XDCB nộp vào TTLTQG baogồm những loại gì? đây là vấn đề còn tranh luận Có cần thiết phải thu thập vàoTTLTQG toàn bộ tài liệu của công trình hay không? Nếu làm như vậy thì bảoquản tốt tài liệu XDCB của những công trình quan trọng, nhưng kho tàng lưu

trữ sẽ rất tốn kém, không đủ diện tích bảo quản tàI liệu Có ý kiến cho rằng tàiliệu thiết kế thuộc diện nộp vào TTLTQG chỉ cần bảo quản những loại tài liệutổng quát quan trọng của công trình đó, còn những tài liệu chi tiết thì khôngcần đưa vào lưu trữ quốc gia Như vậy những tài liệu tổng quát của một côngtrình xây dựng cơ bản gồm :

- Dự án tiền khả thi và dự án khả thi được duyệt

- Giấy cấp đất, cấp vốn

- Tài liệu địa chất, thuỷ văn

- Thiết kế sơ bộ được duyệt

- Hồ sơ hoàn công

- Đối với những trung tâm lưu trữ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trungương thì cần thu thập tài liệu thiết kế xây dựng các công trình trọng điểm củađịa phương do UBND tỉnh, thành phố phê duyệt

Thời gian thu thập tài liệu XDCB vào các TTLTQG gia là sau khi côngtrình đã nghiệm thu giữa cơ quan thi công và cơ quan chủ đầu tư có như vậymới có thể thu thập đầy đủ tài liệu; nếu để kéo dài thời gian thu thập tài liệu thìtài liệu của công trình sẽ mất mát, thất lạc rất khó phục hồi

Cơ quan chủ đầu tư chịu trách nhiệm thu thập, chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơcông trình và giao nộp tài liệu vào TTLTQG hoặc trung tâm lưu trữ tỉnh

IV Công tác thu thập tài liệu lưu trữ thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp

1 Công tác thu thập tài liệu lưu trữ thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp ở các cơ quan thiết kế và chế tạo sản phẩm công nghiệp

Công tác thiết kế sản phẩm công nghiệp được tiến hành ở các công tyhoặc các công ty liên doanh với nước ngoài Các công ty này vừa thiết kế sảnphẩm vừa tổ chức chế tạo sản phẩm công nghiệp

Ví dụ : Công ty liên doanh Honda Việt Nam, hoặc công ty cơ khí Hà Nội(HAMECO), Công ty máy kéo và máy nông nghiệp v.v

Các công ty này có tổ chức bộ phận lưu trữ tài liệu thiết kế chế tạo sảnphẩm của công ty

Nguồn thu thập tài liệu thiết kế chế tạo vào lưu trữ công ty là những bộthiết kế sản phẩm công nghiệp do chính công ty thiết kế và chế tạo hoặc những

bộ phận, chi tiết của sản phẩm do công ty sản xuất hoặc tài liệu thiết kế củanhững bộ phận, chi tiết đó do mua của công ty khác

Như vậy nguồn thu tài liệu thiết kế sản phẩm công nghiệp ở đây gồm 2đối tượng thiết kế :

Các bộ thiết kế do chính công ty tự thiết kế và chế tạo Ví dụ : Bộ thiết

kế quạt trần của Nhà máy Điện cơ thống nhất; Bộ thiết kế xe đạp Viha củaCông ty Xe đạp, xe máy Hà Nội

Các bộ thiết kế do công ty mua của những công ty khác để chế tạo Ví dụ: Bộ thiết kế các loại ống nhựa của Công ty nhựa Hưng Yên được mua củaCông ty nhựa Thiếu niên Tiền phong Hải Phòng

Mỗi bộ thiết kế phải thu thập đầy đủ các loại tài liệu : tài liệu pháp lý, tàiliệu của các giai đoạn thiết kế và tính toán, tài liệu tổng kết và đánh giá chấtlượng sản phẩm Đây là bộ phận tài liệu kỹ thuật chủ yếu ở lưu trữ này Bộphận tài liệu kỹ thuật thứ hai cũng không kém phần quan trọng là những côngtrình nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực nghiên cứu, thiết kế các sản phẩmcông nghiệp do công ty thực hiện Bộ phận tài liệu kỹ thuật thứ ba là các quytrình quy phạm kỹ thuật, các bản hướng dẫn kỹ thuật sản xuất sản phẩm củacông ty làm ra hoặc mua của công ty khác

Tài liệu lưu trữ thiết kế chế tạo sản sinh ra trong công ty được thu thậpvào lưu trữ có thể là sau khi bộ thiết kế đã được nghiệm thu, cũng có trườnghợp sau khi thiết kế xong từng bộ phận của sản phẩm thì tài liệu được thu thậpvào kho lưu trữ Đối với những sản phẩm lớn thiết kế kéo dài thì áp dụng hìnhthức thu thập tài liệu theo nhiều đợt

Công tác thu thập tài liệu thiết kế chế tạo ở các công ty thiết kế và sảnxuất sản phẩm công nghiệp được tiến hành giữa chủ trì thiết kế sản phẩm (chủnhiệm đồ án) với cán bộ lưu trữ công ty Những tài liệu thiết kế đã hoàn thành

có đầy đủ giá trị pháp lý thì được cán bộ kỹ thuật lập thành hồ sơ, chủ nhiệm

đồ án kiểm tra và giao nộp vào lưu trữ

2 Thu thập tài liệu thiết kế chế tạo vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Tài liệu thiết kế chế tạo phản ánh quá trình lao động sáng tạo của côngnhân, kỹ sư trong việc chế tạo ra công cụ lao động để chinh phục tự nhiên,phục vụ đời sống của con người ngày càng tốt hơn

Tài liệu thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp phản ánh tinh thần laođộng sáng tạo của giai cấp công nhân Việt Nam, phản ánh những thành tựu củanền công nghiệp Việt Nam trong quá trình công nghiệp hóa và hiện đaị hóa đấtnước Những bộ thiết kế các sản phẩm công nghiệp cũng phản ánh sự tiến bộkhoa học kỹ thuật của con ngươì trong việc khám phá và chinh phục các quyluật của tự nhiên, bắt các quy luật tự nhiên phải phục vụ đời sống con người

Vì vậy tài liệu thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp không chỉ có giá trịthực tiễn phục vụ sản xuất, kinh doanh mà còn có giá trị như các sử liệu đểphục vụ nghiên cứu lịch sử xã hội loài người nói chung, lịch sử dân tộc ViệtNam và lịch sử phát triển các ngành công nghiệp Việt Nam

Với những lý do đó, nhiều bộ thiết kế sản phẩm công nghiệp cần phảiđược thu thập tài liệu vào các TTLTQG

- Nguồn thu thập tài liệu thiết kế chế tạo vào các Trung tâm Lưu trữQuốc gia ở trung ương gồm :

+ Các công ty Nhà nước chuyên thiết kế và chế tạo sản phẩm côngnghiệp ở trung ương như Công ty Cơ khí Hà Nội, Nhà máy Cơ khí nôngnghiệp Thủ Đức, Nhà máy cơ khí chính xác số 1, Công ty chế tạo động cơ BiênHòa, Nhà máy đóng tàu Hải Phòng, v.v

+ Các công ty liên doanh với nước ngoài sản xuất các sản phẩm côngnghiệp như Công ty Honda Việt Nam, Công ty liên doanh sản xuất ô tô HòaBình, Công ty liên doanh thép Việt-Nhật, Công ty ABB,

+ Các Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất sản phẩm công nghiệp như:Lioa, Thiên Long, v.v

- Nguồn thu thập tài liệu thiết kế, chế tạo vào các Trung tâm lưu trữ tỉnhbao gồm :

+ Các Công ty nhà nước chuyên sản xuất các sản phẩm công nghiệp dođiạ phương quản lý Ví dụ : Tài liệu thiết kế chế tạo của nhà máy như Nhà máy

cơ khí Quang Trung, Hà Nội Thông thường các công ty này được sắp xếp theonhóm ngành sản xuất công nghiệp như các công ty thuộc nhóm ngành cơ khí,các công ty thuộc nhóm ngành điện, nhóm ngành giao thông, bưu điện, v.v

+ Các công ty liên doanh với nước ngoài của từng địa phương, nhất lànhững thành phố lớn, những khu công nghiệp Ví dụ: ở Hà Nội có khu côngnghiệp Sài Đồng, khu công nghiệp Thăng Long, v.v

Các loại sản phẩm công nghiệp thuộc diện thu thập tài liệu vào cácTTLTQG : không phải đồ án thiết kế tất cả các sản phẩm công nghiệp đều phảithu thập tài liệu vào các TTLTQG, mà cần phải có sự lựa chọn cẩn thận,nghiên cứu kỹ lưỡng Các tiêu chuẩn dùng để lựa chọn sản phẩm công nghiệpgiao nộp vào các TTLTQG :

* Những đồ án thiết kế sản phẩm công nghiệp phản ánh các tiến bộ khoahọc kỹ thuật của ngành đó trên phạm vi quốc gia trong từng giai đoạn lịch sử

* Những đồ án thiết kế các sản phẩm công nghiệp được giải thưởng quốcgia, giải thưởng quốc tế Sản phẩm được xếp loại bình chọn của công luận.

* Những đồ án thiết kế sản phẩm công nghiệp được chế tạo đã mang lạihiệu quả kinh tế – xã hội to lớn, đã cạnh tranh được với sản phẩm nhập ngoại

Ví dụ : Sản phẩm quạt trần của nhà máy điện cơ Thống Nhất, sản phẩmbóng đèn, phích nước của nhà máy bóng đèn phích nước Rạng đông, sản phẩmtàu thủy,v.v

* Đồ án thiết kế các sản phẩm công nghiệp có ý nghĩa lịch sử to lớn,phản ánh sự lao động sáng tạo của giai cấp công nhân Việt Nam Ví dụ : đồ ánthiết kế súng chống tăng DKZ được quân giới của Việt Nam chế tạo trong thời

kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp (1946-1954)

Tài liệu của các sản phẩm công nghiệp được thu thập vào các TTLTQGbao gồm các văn bản thuyết minh mục đích, tác dụng, tính năng, đặc điểmcùng với các bản vẽ tổng quát sản phẩm, bản vẽ thể hiện các bộ phận chính củasản phẩm, bản vẽ những chi tiết được cải tiến có tính sáng tạo của sản phẩm

Thời gian tiến hành thu thập tài liệu các sản phẩm công nghiệp vào cácTTLTQG là sau khi sản phẩm đã được sản xuất mang lại hiệu quả kinh tế – xãhội, đạt được những tiêu chuẩn đã trình bày ở phần trên

V Công tác thu thập tài liệu lưu trữ về nghiên cứu khoa học

Công tác thu thập tài liệu về nghiên cứu khoa học diễn ra ở các cơ quan,

tổ chức làm công tác nghiên cứu khoa học, các cơ quan quản lý nhà nước vềkhoa học công nghệ các cấp và các TTLTQG Nội dung công tác thu thập tàiliệu nghiên cứu khoa học ở mỗi loại cơ quan trên có sự khác nhau

1 Công tác thu thập tài liệu nghiên cứu khoa học ở các cơ quan nghiên cứu khoa học

Kho lưu trữ các cơ quan nghiên cứu khoa học thu thập tài liệu ở cácphòng, ban, bộ môn, khoa được giao nhiệm vụ nghiên cứu các đề tài khoa học

Trong cơ quan có bao nhiêu đơn vị thực hiện chức năng nghiên cứu khoa họcthì có bấy nhiêu nguồn thu thập tài liệu nghiên cứu khoa học vào kho lưu trữ

Thực tế có những cơ quan chuyên thực hiện chức năng nghiên cứu khoa học(chủ yếu là các viện nghiên cứu khoa học), nhưng có những cơ quan chỉ thực hiệnmột phần chức năng nghiên cứu khoa học, ngoài ra còn thực hiện những chức năngkhác như giảng dạy, đào tạo hoặc chữa bệnh v.v (chủ yếu là các trường đại học,các bệnh viện) Vì thế, nguồn thu thập tài liệu ở lưu trữ Viện nghiên cứu khoa học

là các phòng, ban, bộ được giao nhiệm vụ nghiên cứu khoa học Nguồn thu tài liệunghiên cứu khoa học ở các trường đại học, cao đẳng, các bệnh viện là các khoa, các

bộ môn vừa giảng dạy vừa nghiên cứu khoa học

Thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học thuộc diện thu thập vào lưu trữ

cơ quan bao gồm kết quả nghiên cứu khoa học của các đề tài nghiên cứu từ cấp

cơ sở, cấp bộ, cấp nhà nước do Nhà nước giao hoặc ký kết hợp đồng Tất cảcác loại tài liệu liên quan đến việc nghiên cứu đề tài phải giao nộp vào lưu trữ

cơ quan

Trách nhiệm của chủ nhiệm đề tài trong quá trình nghiên cứu phải phân côngthành viên chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu nghiên cứu Từng thời kỳ chủnhiệm đề tài phải kiểm tra hồ sơ tài liệu và khi đề tài nghiệm thu xong phải chỉ đạothành viên hoàn chỉnh hồ sơ nghiên cứ để giao nộp vào lưu trữ cơ quan

Thời gian giao nộp tài liệu nghiên cứu của chủ nhiệm đề tài vào lưu trữ cơquan là sau khi đề tài đã nghiệm thu chính thức Đối với những đề tài nghiên cứuthuộc phạm vi bí mật nhà nước thì thời gian giao nộp tài liệu vaò lưu trữ cơ quantheo quy định của thủ trưởng cơ quan Trường hợp này các tài liệu lập xong thì giaonộp vào lưu trữ cơ quan mà không chờ đợi đề tài được nghiệm thu xong Bởi vì,làm như vậy để tránh sự mất mát, tiết lộ bí mật nhà nước

2 Thu thập tài liệu nghiên cứu khoa học ở lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước

Ở cấp trung ương cơ quan quản lý khoa học công nghệ là Bộ Khoa họccông nghệ và Môi trường và các Bộ chủ quản (Vụ Khoa học công nghệ); ở các

tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là Sở Khoa học công nghệ Các cơ quanquản lý khoa học công nghệ có bộ phận lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật.

a) Thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ Sở khoa học công nghệ cấp tỉnh

Nguồn thu thập tài liệu KHKT vào lưu trữ cơ quan quản lý KHKT baogồm các đơn vị do nó trực tiếp quản lý Đối với Sở khoa học công nghệ, nguồnthu thập tài liệu KHKT bao gồm các Sở, Ban, ngành của tỉnh, các đơn vị khácđược UBND tỉnh giao chủ trì nghiên cứu đề tài khoa học

Ví dụ: Sở Văn hóa-Thông tin Hà Nội được UBND thành phố giao nhiệm vụchủ trì đề tài nghiên cứu sưu tâm tài liệu các di tích lịch sử của Thủ đô

Nguồn thứ hai phải thu thập tài liệu vào lưu trữ Sở khoa học công nghệ

là các chủ nhiệm đề tài do giám đố Sở khoa học công nghệ ký kết hợp đồngnghiên cứu đề tài khoa học Các chủ nhiệm đề tài này có thể là cơ quan nghiêncứu của Trung ương hoặc các tổ chức tư nhân khác có thế mạnh về lĩnh vựcnghiên cứu

Tài liệu thu thập vào lưu trữ Sở khoa học công nghệ chủ yếu là các đề tàithuộc vốn ngân sách nhà nước cấp cho lĩnh vực hoạt động khoa học công nghệ.Thành phần tài liệu của một đề tài nghiên cứu khoa học cần phải nộp lưu trữ

Sở khoa học công nghệ là :

Báo cáo kết quả chính thức của đề tài

- Các phụ lục kèm theo báo cáo

- Tài liệu về nhiệm vụ, kế hoạch nghiên cứu và tài liệu nghiệm thu kếtquả nghiên cứu của đề tài

Thời gian thu thập tài liệu vào lưu trữ Sở khoa học công nghệ là sau khi

đề tài nghiệm thu chính thức Chủ nhiệm đề tài chịu trách nhiệm giao nộp hồ

sơ vào lưu trữ Sở khoa học công nghệ Về nguyên tắc phải giao nộp hồ sơ đầy

đủ vào lưu trữ thì chủ nhiệm đề tài mới được quyết toán hết kinh phí

Theo Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia quy định thì tài liệu ở các sở, ban,ngành cấp trên phải thu thập vào Trung tâm lưu trữ cấp tỉnh sau khi hình thành

5 năm Vì thế tài liệu của các đề tài nghiên cứu khoa học chỉ bảo quản ở Lưutrữ sở KHCN 5 năm, sau đó nộp vào Trung tâm lưu trữ cấp tỉnh

b Thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lưu trữ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (cấp Bộ)

Nguồn thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lưu trữ cấp Bộ là các cơquan hoạt động khoa học công nghệ do Bộ trực tiếp quản lý Đó là các việnnghiên cứu khoa học cấp Bộ, các Trung tâm nghiên cứu khoa học và các đơn vịđược giao nhiệm vụ chủ trì nghiên cứu các đề tài cấp Bộ và cấp nhà nước,được nhà nước cấp kinh phí khoa học

Ví dụ : Lưu trữ Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nguồn thu thậptài liệu khoa học công nghệ là tài liệu khoa học công nghệ ở các viện nghiêncứu khoa học về lúa, viện nghiên cứu ngô, viện nghiên cứu chăn nuôi, việnnghiên cứu về rau, v.v

Nguồn thu thập tài liệu khoa học công nghệ của các trường Đại học, Caođằng, Trung học chuyên nghiệp và các cơ quan trực thuộc khác được Bộtrưởng giao nhiệm vụ khoa học công nghệ và cấp phát kinh phí khoa học (đềtài cấp cơ sở, cấp Bộ, cấp nhà nước)

Ví dụ : Nguồn thu thập tài liệu KHKT ở Bộ Giáo dục và Đào tạo baogồm tài liệu khoa học công nghệ của các trường Đại học, Cao đằng và Trunghọc chuyên nghiệp do Bộ trực tiếp quản lý như : Đại học Bách khoa Hà Nội,Đại học Kinh tế quốc dân, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Quốc gia thànhphố Hồ Chí Minh,v.v

Thành phần tài liệu KHKT được thu thập vào lưu trữ cấp Bộ là nhữngvăn bản về thuyết minh nhiệm vụ nghiên cứu đề tài, quyết định giao nhiệm vụnghiên cứu đề tài của Bộ trưởng, báo cáo kết quả nghiên cứu đề tài, tài liệunghiệm thu kết quả nghiên cứu và triển khai ứng dụng trong thực tế

Thời gian thu thập tài liệu KHKT ở các lưu trữ cấp Bộ được tiến hànhsau khi đề taì được nghiệm thu chính thức kết quả nghiên cứu Các chủ nhiệm

đề tài, các trưởng phòng khoa học (ở các trường Đại học) hoặc trưởng phòng

kế hoạch (ở các viện nghiên cưú khoa học cấp Bộ) có trách nhiệm hoàn chỉnh

hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cấp Bộ Những hồ sơ KHKT chưa hoàn chỉnh(thiếu tài liệu, trình bày chưa đúng quy định, chưa đảm bảo tính pháp lý) thìcác đơn vị và chủ nhiệm đề tài phải làm lại Lưu trữ Bộ có quyền từ chối những

hồ sơ KHKT chưa lập hoàn chỉnh và kiến nghị với Bộ trưởng chưa quyết toánkinh phí cho đề tài đó

c) Việc thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lưu trữ Bộ Khoa học công nghệ

Bộ Khoa học công nghệ tham mưu giúp việc cho Chính phủ về quản lý Nhànước công tác khoa học công nghệ trên phạm vi toàn quốc Vì thế Bộ Khoa họccông nghệ đã giao nhiệm vụ cho Trung tâm Thông tin Khoa học công nghệ Quốcgia thu thập tài liệu khoa học công nghệ thuộc diện Bộ quản lý Cơ quan này cónhiệm vụ quản lý mã số nghiên cứu các đề tài khoa học công nghệ (những đề tàinghiên cứu khoa học trùng lặp thì không được cấp mã số)

Nguồn thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lưu trữ Bộ Khoa họccông nghệ rất rộng, bao gồm các loại cơ quan như sau :

- Ban chủ nhiệm các đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, cácchương trình nghiên cứu khoa học cấp quốc gia do Thủ tướng Chính phủ trựctiếp giao nhiệm vụ

- Lưu trữ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

- Lưu trữ các Sở khoa học công nghệ của các tỉnh

- Một số cơ quan đặc biệt khác như Văn phòng Trung ương Đảng, Vănphòng Quốc hội, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, v.v

- Lưu trữ các viện, các trung tâm nghiên cứu khoa học cấp quốc gia

Thành phần tài liệu khoa học công nghệ thuộc diện thu thập vào lưu trữ

Bộ Khoa học công nghệ là các văn bản giao nhiệm vụ kế hoạch nghiên cứu đềtài cấp Bộ, đề tài cấp nhà nước và các chương trình quốc gia; Báo cáo kết quảnghiên cứu khoa học của các đề tài trên; Các văn bản nghiệm thu kết quảnghiên cứu đề tài, chương trình

Thời gian thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lưu trữ Bộ khoa họccông nghệ là sau khi đề taì, chương trình đã được nghiệm thu chính thức Chủnhiệm các đề tài cấp Nhà nước, cấp Bộ, chủ nhiệm các chương trình khoa họccông nghệ Quốc gia và các đơn vị quản lý khoa học công nghệ của các Viện,Trung tâm nghiên cứu khoa học Quốc gia, các Bộ, Sở khoa học công nghệ cáctỉnh phải thực hiện nhiệm vụ thu thập tài liệu KHKT vào lưu trữ Bộ Khoa họccông nghệ

3 Công tác thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

Tài liệu khoa học công nghệ là một thành phần quan trọng của Phônglưu trữ quốc gia cho nên cần phải thu thập nó vào các Trung tâm Lưu trữ Quốcgia để bảo quản và nghiên cứu lâu dài

- Nguồn thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào các Trung tâm Lưu trữQuốc gia Trung ương bao gồm:

- Lưu trữ Bộ Khoa học công nghệ

- Lưu trữ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

- Lưu trữ các cơ quan nghiên cứu khoa học thuộc diện giao nộp tài liệuvào các TTLTQG

- Một số cơ quan đặc biệt khác

Nguồn thu thập tài liệu khoa học công nghệ cần phải thu thập vào cácTrung tâm Lưu trữ cấp tỉnh bao gồm :

- Lưu trữ Sở khoa học công nghệ

- Lưu trữ các Sở, Ban , ngành cấp tỉnh

- Hồ sơ các kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ đề tài cấp Nhà nước.

- Hồ sơ các kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ đề tài cấp Bộ

- Hồ sơ các tiêu chuẩn cấp Nhà nước (TCVN)

- Hồ sơ các phát minh sáng chế của Việt Nam

Đối với các Trung tâm Lưu trữ cấp tỉnh thì thành phần tài liệu khoa họccông nghệ thuộc diện thu thập là:

Hồ sơ các kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ do UBND tỉnh giaonhiệm vụ cho các Sở, Ban, ngành, các cơ quan khác

VI Công tác thu thập tài liệu KHKT của lưu trữ địa chất

Công tác thu thập tài liệu KHKT của lưu trữ địa chất được tiến hành ởcác đoàn địa chất và ở lưu trữ địa chất Nhà nước

1 Các đoàn địa chất tổ chức bộ phận lưu trữ kiêm nhiệm để tiến hành

thu thập tài liệu địa chất sản sinh trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của mình Các báo cáo điều tra, khảo sát địa chất được các đơn vị của đoànlập ra theo nhiệm vụ công tác hàng năm được nhà nước giao Như vậy báo cáođịa chất được coi là đơn vị để thu thập tài liệu vào lưu trữ địa chất

Thành phần tài liệu của mỗi báo cáo địa chất bao gồm :

- Kế hoạch, mục tiêu, nhiệm vụ của báo cáo

- Kết quả báo cáo địa chất có phần thuyết minh báo cáo, các phụ lụcminh họa (bản đồ, thiết đồ các lỗ khoan, tài liệu địa chấn, các tài liệu khác )

- Tài liệu nghiệm thu, đánh giá kết quả của báo cáo địa chất bao gồm :quyết định thành lập Hội đồng đánh giá kết quả, các nhận xét của các nhà khoahọc có liên quan, biên bản cuộc họp Hội đồng nghiệm thu kết quả báo cáo.

Tài liệu của các báo cáo địa chất được thu thập vào lưu trữ đoàn địa chấttheo hình thức rải rác Các đơn vị tiến hành điều tra, khảo sát địa chất thườngphải di chuyển nhiều địa điểm khác nhau cho nên khi hoàn thành một phần tàiliệu của báo cáo là họ phải giao nộp cho lưu trữ của đoàn địa chất để tránh mấtmát, hư hỏng không bảo quản được tài liệu Khi báo cáo địa chất kết thúc thìtất cả tài liệu được nộp vào lưu trữ của đoàn để hoàn chỉnh hồ sơ làm thủ tụcnộp tài liệu vào lưu trữ địa chất nhà nước Các đơn vị sản sinh tài liệu có tráchnhiệm hoàn chỉnh hồ sơ trước khi nộp vào lưu trữ Tiêu chuẩn hồ sơ địa chấtnộp vào lưu trữ phải thực hiện theo quy định của Cục địa chất và khoáng sản

2 Thu thập tài liệu địa chất vào lưu trữ tài liệu địa chất nhà nước:

Lưu trữ tài liệu địa chất nhà nước được thiết lập tại Trung tâm Thông tin tư liệulưu trữ địa chất Đây là đơn vị trực thuộc Cục Địa chất và Khoáng sản của BộCông nghiệp

Lưu trữ tài liệu địa chất nhà nước thu thập tài liệu địa chất ở các đoàn địachất và các đơn vị làm công tác địa chất khác Những đơn vị này có thể khôngđược giao nhiệm vụ điều tra, khảo sát địa chất, nhưng quá trình thực hiệnnhiệm vụ của mình đã bắt gặp các khoáng sản, cho nên tài liệu về khoáng sảnthu thập được phải giao nộp vào lưu trữ tài liệu địa chất nhà nước Điều này đãđược Luật khoáng sản quy định

Tài liệu lưu trữ địa chất thuộc diện cần phải phải thu thập vào kho lưutrữ địa chất Nhà nước gồm có : Các báo cáo về đo vẽ bản đồ địa chất trongtoàn quốc và từng khu vực, các báo cáo thăm dò, tìm kiếm các khoáng sản, cácbáo cáo thăm dò, tìm kiếm về địa chất công trình, địa chất thủy văn, địa chấtvật lý, các báo cáo nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực địa chất, v.v