Kế hoạch văn thư 16-17

- Tổ chức công tác văn thư của trường kịp thời và không để mất mát, thất lạc công văn đến, công văn đi, phân phối, theo dõi việc thực hiện, lưu trữ công văn đầy đủ và đúng thứ tự để việc

Trang 1

PHÒNG GD& ĐT PHỔ YÊN

TRƯỜNG THCS ĐỒNG TIẾN CỘNG HÒA XĂ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Đồng Tiến, ngày 20 tháng 9 năm 2016

KẾ HOẠCH CÁ NHÂN Năm học 2016 - 2017

I MỤC ĐÍCH YÊU CẦU

Là bộ phận tham mưu giúp Ban Giám hiệu trên lĩnh vực: Quản lý và điều hành các hoạt động về kế hoạch, tổng hợp, thiết bị vật tư và hành chính của nhà trường

- Tăng cường hoạt động quản lý về công tác văn thư, lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả của công tác văn thư, giá trị của tài liệu lưu trữ

- Từng bước hoàn thiện công tác văn thư để phục vụ tốt hơn việc chỉ đạo, điều hành, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn mới

- Đảm bảo thực hiện có nề nếp, chất lượng việc hình thành, bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đối với tổ chức, cơ quan, đơn vị và xã hội

II NỘI DUNG VỀ CHUYÊN MÔN

1 Kế hoạch và nhiệm vụ

- Lập kế hoạch chung về các mặt công tác, tập hợp mọi thông tin về các mặt công tác của trường Theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện

kế hoạch

- Tổ chức công tác văn thư của trường kịp thời và không để mất mát, thất

lạc (công văn đến, công văn đi, phân phối, theo dõi việc thực hiện, lưu trữ

công văn đầy đủ và đúng thứ tự để việc khai thác tài liệu lưu trữ được nhanh theo yêu cầu)

- Theo dõi, tổng hợp, điều phối và đôn đốc các đơn vị trong trường thực hiện đúng kế hoạch thời gian

- Dự thảo các báo cáo, công văn, chỉ thị của trường theo yêu cầu của Ban giám hiệu

- Cập nhật các số liệu thống kê trong toàn trường để cung cấp kịp thời theo yêu cầu của Ban giám hiệu

- Quản lý các phương tiện nghe nhìn, các hội trường ở khu hiệu bộ để phục

vụ các hội nghị của trường và các đơn vị

- Tổ chức hướng dẫn và kiểm tra qui cách các văn bản ở các đơn vị trong trường

- Tổ chức sao chép, đánh máy tài liệu phục vụ cho công tác và hội nghị

- Theo dõi và cấp giấy giới thiệu, công lệnh, giao nhận bưu phẩm

Trang 2

- Quản lý con dấu của trường

- Phục vụ nước uống, vệ sinh thường xuyên cho khu hiệu bộ

- Giúp các đơn vị trong trường liên lạc với các cơ quan trong và một số tổ chức khác

- Tổ chức chỉnh lý các văn bản quản lý hành chính của trường và lưu trữ tốt các văn bản quản lý hành chính của trường, lập kho lưu trữ với đầy đủ trang bị cần thiết;

- Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định và an toàn;

- Ðánh máy chính xác, kịp thời các văn bản quản lý của Ban Giám hiệu;

- Thẩm định và trình Ban Giám hiệu ký văn bản của các đơn vị đúng quy định;

- Kiểm tra công tác văn thư các đơn vị

- Phụ trách về công tác văn phòng và thủ quỹ theo điều lệ trường THCS và quy chế làm việc trường THCS Đồng Tiến

- Quản lý công văn đi đến, văn bằng chứng chỉ của học sinh, quản lý sổ điểm, sổ đầu bài, quản lý và đôn đốc công việc thực hiện trên hộp thư của nhà trường với phòng GD&ĐT Phổ Yên

II KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG.

Thời

Tháng

8/2016

- Theo dõi hộp thư điện tử của trường

- Nhận và xử lý công văn kịp thời

- Chuẩn bị điều kiện chuẩn bị khai giảng năm học mới

- Chuẩn bị các loại hồ sơ cho năm học mới (Phiếu báo

giảng, sổ trực tuần, sổ đầu bài, sổ dự giờ VPP )

- Gửi giấy mời đến các phụ huynh để họp phụ huynh đầu

năm học mới

- Thực hiện kế hoạch của nhà trường

Tháng

9/2016

- Báo cáo thống kê tình hình đầu năm nộp phòng để chuẩn

bị cho khai giảng năm học mới

- Giúp Hiệu trưởng làm kế hoạch năm học mới và chuẩn bị

cho hội nghị Công nhân viên chức đầu năm

- Vào sổ quản lí danh bạ giáo viên

- Kiểm tra học bạ các lớp đầu năm

2

Trang 3

- Thực hiện kế hoạch của nhà trường.

Tháng

10/2016

- Thu các loại tiền quỹ thỏa thuận với cha mẹ học sinh

- Chuẩn bị các điều kiện về vệ sinh, âm thanh, nước uống

để phục vụ tổ chức kỉ niệm ngày Phụ nữ Việt Nam

20/10/2016

- Gửi giấy mời 20/10

Tháng

11/2016

- Giúp nhà trường chuẩn bị giấy mời và điều kiện CSVC

để tổ chức tọa đàm ngày nhà giáo Việt Nam 20/11

- Thu các khoản quỹ thỏa thuận

Tháng

12/2016

- Cùng với nhà trường chuẩn bị các điều kiện để tiến hành

khảo sát học kỳ I

- Kiểm tra học bạ, sổ gọi tên và ghi điểm, sổ cấp phát văn

bằng chứng chỉ, sổ công văn đi dến, sổ học sinh chuyển đi,

đến

Tháng

01/2017

- Thống kê các biểu và nộp kết quả thi học kỳ I theo công

văn hướng dẫn của Phòng giáo dục

- Chuẩn bị mọi điều kiện để chuẩn bị cho sơ kết học kỳ I

- Cùng với Kế toán quyết toán tháng 12 và đối chiếu với kế

toán việc thu các loại tiền đợt 1 của năm học

Tháng

02/2017

- Cùng với Kế toán thu các loại tiền của năm học

Trang 4

- Thực hiện kế hoạch của nhà trường.

Tháng

3/2017

- Chuẩn bị các điều kiện về vệ sinh, phòng họp để mít tinh

kỉ niệm ngày Quốc tế phụ nữ 8/3

- Cùng với giáo viên chủ nhiệm lớp 8 kiểm tra học bạ của

học sinh để chuẩn bị cho công tác thi tốt nghiệp nghề năm

học 2016-2017 và lập danh sách học sinh lớp 8 gửi

TTGDTX thị xã

Tháng

4/2017

- Cùng với giáo viên chủ nhiệm lớp 9 kiểm tra hồ sơ học

sinh lớp 9 lần 1

Tháng

5/2017

- Cùng với giáo viên chủ nhiệm lớp 9 kiểm tra hồ sơ học

sinh lớp 9 lần 2

- Cùng với nhà trường tiến hành khảo sát học kỳ II

- Thống kê các biểu mẫu và nộp kết quả thi học kỳ II theo

công văn hướng dẫn của Phòng giáo dục

- Làm và nộp hồ sơ trường cuối năm

- Chuẩn bị mọi điều kiện như giấy mời, làm báo cáo để

chuẩn bị cho tổng kết năm học của nhà trường

- Quyết toán và đối chiếu với kế toán về việc thu các loại

quỹ của năm học

- Nộp báo cáo thống kê tốt nghiệp cho Phòng giáo dục

- Nộp danh sách giới thiệu hội đồng xét tốt nghiệp THCS

cho Phòng giáo dục

- Chuẩn bị các điều kiện cho xét TN THCS

- Nộp các loại báo cáo cuối năm, thi đua, báo cáo tổng kết

4

Trang 5

cho Phòng giáo dục.

Tháng

6/2017

- Kiểm tra học bạ, sổ gọi tên và ghi điểm, sổ cấp phát văn

bằng chứng chỉ, sổ công văn đi dến, sổ học sinh chuyển đi,

đến

- Nhận quyết định thành lập hội đồng xét TN THCS tại

phòng giáo dục

- Nhận cấp phát giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, thẻ

học sinh cho học sinh khối 9 đã TN THCS

- Nộp các loại báo cáo thống kê cuối năm theo công văn

của Phòng và sở hướng dẫn

- Cùng với Kế toán quyết toán tháng 5

- Kiểm tra hồ sơ học sinh và đóng dấu học bạ học sinh

Tháng

7/2017

- Lập danh sách giới thiệu Hội đồng tuyển sinh THCS năm

học mới nộp về phòng giáo dục

- Chuẩn bị điều kiện cho tuyển sinh lớp 6 THCS

Nguyễn Thị Giang

Trang 7

KẾ HOẠCH

Thực hiện nhiệm vụ văn thư Năm học: 2014-2015

- Căn cứ Quyết định số: 89/QĐ-MN của Hiệu trưởng trường Mầm non Minh Tiến ngày 14 tháng 8 năm 2014 về việc phân công nhiệm vụ cho cán bộ giáo viên và nhân viên năm học 2014 -2015;

- Căn cứ kế hoạch 108/KH-TMN hoạt động năm học 2014-2015 của trường Mầm non Minh Tiến

- Trên cơ sở đó nhân viên văn thư trường Mầm non Minh Tiến đề ra kế hoạch hoạt động năm học 2014-2015 cụ thể như sau:

I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH:

1 Thuận lợi:

- Được sự quan tâm hỗ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi của BGH trường, sự phối hợp kịp thời của các tổ chuyên môn, bộ phận liên quan trong nhà trường

- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư khá tốt (gồm tủ, máy vi tính bàn ghế và phòng làm việc )

2 Khó khăn:

- Do chưa thường xuyên được tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ, máy vi tính quá cũ nên hoạt động kém thường hay hỏng, khả năng kết nối Internet chậm nên gặp rất nhiều khó khăn trong công tác cập nhật thông tin và lưu trữ bằng các cây thư mục trên máy vi tính gây bất lợi cho việc tra cứu khi cần thiết

- Công tác báo cáo của các bộ phận đôi khi còn chậm ảnh hưởng đến tiến

độ hoàn thành công việc của văn thư

- Trường chưa có máy photô nên gây khó khăn lớn đến thời gian, chất lượng lưu trữ các văn bản

- Ngoài nhiệm vụ văn thư ra bản thân còn làm công tác lưu trữ, bán vé ăn, thu các khoản thoả thuận của phụ huynh, thanh quyết toán các loại cho trẻ khối lượng công việc nhiều tiêu tốn mất lượng thời gian quá lớn vì vậy đôi khi còn ảnh hưởng tới chất lượng công việc chuyên môn

Trang 8

II NHIỆM VỤ, CHỈ TIÊU, GIẢI PHÁP:

1 Nhiệm vụ trọng tâm:

- Quản lý, cập nhật thông tin vào sổ công văn đi - đến và sắp xếp theo khoa học, kịp thời

- Lập đầy đủ các loại sổ sách để theo dõi công văn đi - đến, hồ sơ chuyển đi-đến của trẻ

- Trực, giải quyết công việc hành chính, sọan thảo các văn bản đúng thể thức, phát hành các văn bản hạn chế tối đa những thiếu sót

- Lập báo cáo thống kê chính xác kịp thời

- Hoàn thành tốt các công việc do hiệu trưởng phân công

2 Chỉ tiêu:

- Hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư - luư trữ, soạn thảo văn bản, báo cáo và các công việc khác được giao

- Hiệu quả công việc đạt từ khá tốt trở lên, không để tồn đọng công việc kéo dài quá hạn quy định nhất là các báo cáo

- Phối hợp chặt chẽ hơn nữa với các bậc hội cha mẹ phụ huynh và giáo viên nhà trường để thực hiện tốt các nhiệm vụ được phân công

- Làm tốt công tác tham mưu với BGH trong việc đề ra các giải pháp thực hiện tốt nhiệm vụ hành chính nhà trường

- Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ khoa học

- Báo cáo thống kê chính xác, kịp thời

- Bán vé ăn cho trẻ đúng đủ tổng hợp chính xác 100%, thu- làm chứng từ thu các loại quỹ thoả thuận theo từng tháng, quý đầy đủ, kịp thời

- Chỉ tiêu thi đua hoàn thành tốt nhiệm vụ của năm học 2014 -2015

3 Biện pháp thực hiện:

- Xây dựng hệ thống cây thư mục quản lý các file dữ liệu hành chính nhà trường trên máy tính khoa học dễ quản lý, dễ cập nhật tìm kiếm khi cần thiết

- Nghiên cứu kĩ những quy định về thể thức văn bản theo quy định của thông tư 01 hướng dẫn về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính công vụ

- Sắp xếp, cập nhật định kì và thường xuyên công văn đi đến, hồ sơ quản

lý cán bộ công chức Mã hóa các công văn đi đến lưu trữ theo trình tự để tiện cho việc tìm kiếm

8

Trang 9

- Sắp xếp tài liệu theo từng tháng, từng năm để thuận tiện cho việc tra cứu

- Thường xuyên sắp xếp tủ đựng hồ sơ lưu trữ khoa học để tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết

- Thường xuyên tự nghiên cứu tài liệu sách vỡ về nghiệp vụ văn thư lưu trữ để đáp ứng tốt yêu cầu công việc

- Nghiên cứ đề xuất BGH đề ra những quy định hợp lý về chế độ báo cáo, quy trình thực hiện nhiệm vụ để thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của văn thư

4 Dự kiến công việc cụ thể từng tháng

Thời

gian

Tháng

8

- Ngày 01/8/2013 ngày tựu trường tuyển trẻ mới

- Tổng vệ sinh toàn trường chuẩn bị điều kiện cho năm

học mới

- Nhập trích ngang danh sách trẻ mới

- Phân chia trẻ theo độ tuổi ra các lớp

- Cập nhật sổ theo dõi trẻ

- Chuẩn bị các loại sổ sách đầu năm

- Chuẩn họp ban đại diện HCM học sinh

- Tham gia xây dựng kế hoạch thu chi thoả thuận năm

2014 -2015

- Lên kế hoạch tháng 9

- Nộp các loại báo cáo nếu có

- Dự các lớp tập huấn nếu có

Tháng

9

- Trực hộp thư điện tử trình lãnh đạo giải quyết kịp thời

- Chuẩn bị các công tác cho lễ khai giảng năm học mới

và tết trung thu

Trang 10

- Rà soát lại sĩ số trẻ để vào sổ theo dõi và tuyển bổ

sung trẻ vào 02 lớp NT

- Nộp các loại báo cáo đầu năm

- Soạn thảo một số văn bản do hiệu trưởng phân công

- Cập nhật thông tin và vào sổ công văn đi đến và

chuyển giao văn bản tới người giải quyết

- Rà soát các chế độ chính sách đối với trẻ được hưởng

Tháng

10

- Trực hộp thư điện tử, cập nhật thông tin và báo cáo

lãnh đạo giải quyết kịp thời các nội dung

- Soạn thảo một số văn bản do hiệu trưởng giao

- Chuẩn bị cho Hội nghị cán bộ công chức đầu năm

- Nộp báo cáo về phòng

- Giải quyết các công việc phát sinh

- Tiếp tục thu thập MCKĐCL

Tháng

11

- Soạn thảo một số văn bản do hiệu trưởng giao

- Thu thập tài liệu chuẩn bị lập hồ sơ lưu trữ

Tháng

12

- Thu thập tài liệu, sắp xếp TL tiến hành lập hồ sơ lưu

trữ

10

Trang 11

- Chuẩn bị công tác cho Hội khoẻ măng non

- Lên kế hoạch tháng 01/2015

Tháng

01/2015

- Cập nhật sổ theo dõi trẻ

- Chuẩn bị một số công tác cho bé vui Hội xuân

- Kiểm tra, tổng hợp các báo cáo

- Soạn thảo văn bản được giao

Tháng

02/2015

- Vào sổ công văn đi - đến

Tháng

03/2015

- Cập nhật Hồ sơ quản lý giáo viên

Trang 12

Tháng

04/2015

- Theo dõi sĩ số học sinh

- Rà soát các khoản thu thoả thuận

Tháng

05/2015

- Chuẩn bị các biểu mẫu báo cáo tổng kết năm học

- Nộp các loại báo cáo về phòng

- Chuẩn bị các biểu mẫu thi đua cuối năm và đón đoàn

kiểm tra TĐ cuối năm

Tháng

06/2015

- Giải quyết những công việc phát sinh trong hè

- Làm và nộp 1 số báo cáo trong hè

Tháng

07/2015

- Giải quyết những công việc phát sinh trong hè

- Làm và nộp 1 số báo cáo trong hè

Trên là kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của văn thư trường Mầm non Minh Tiến năm học 2014-2015

12

Trang 13

Dương Thị Thanh

Định dạng
Số trang	13
Dung lượng	107,5 KB