phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện

Th­ viÖn lµ n¬i cã chøc n¨ng l­u tr÷, qu¶n lÝ, phôc vô viÖc ®äc vµ tra cøu mäi lo¹i th«ng tin vµ c¸c t­ liÖu liªn quan ®Õn nhiÒu lÜnh vùc khoa häc kh¸c nhau. §©y lµ mét khèi l­îng d÷ liÖu khæng lå ®­îc l­u tr÷ d­íi d¹ng c¸c Ên phÈm kh¸c nhau. Nãi chung, ë hÇu hÕt c¸c th­ viÖn hiÖn nay, mäi c«ng viÖc qu¶n lý chñ yÕu ®­îc lµm thñ c«ng kh«ng cã sù trî gióp cña m¸y tÝnh nªn mäi ho¹t ®éng cña th­ viÖn thùc sù phøc t¹p, nÆng nÒ vµ trïng lÆp, c«ng viÖc tra cøu tµi liÖu b»ng phÝch rÊt bÊt tiÖn vµ g©y l·ng phÝ rÊt nhiÒu thêi gian cña b¹n ®äc. Th­ viÖn phôc vô nhu cÇu cña c¸c ®éc gi¶ d­íi nhiÒu h×nh thøc nh­ cho m­în s¸ch, h­íng dÉn ®éc gi¶ khai th¸c th«ng tin, tæ chøc héi th¶o vÒ s¸ch, khai th¸c s¸ch tõ phÝa c¸c nhµ xuÊt b¶n theo yªu cÇu cña ®éc gi¶...§Ó gióp b¹n ®äc cã thÓ dÔ dµng tra cøu c¸c lo¹i s¸ch b¸o, t¹p chÝ th× mçi cuèn s¸ch cÇn ph¶i ®­îc m« t¶ b»ng nhiÒu th«ng tin gióp ta t×m ®Õn nã mét c¸ch nhanh nhÊt. Ng­êi ®äc còng cÇn ®­îc th­ viÖn qu¶n lý th«ng qua thÎ ®äc víi mét sè th«ng tin cÇn thiÕt vÒ b¶n th©n, vÒ s¸ch mµ ng­êi ®ã ®· m­în t¹i th­ viÖn. Ngoµi ra, qua viÖc m­în s¸ch cña ®éc gi¶, th­ viÖn biÕt ®­îc nh÷ng lo¹i s¸ch cã nhu cÇu m­în cao, do ®ã th­ viÖn cã thÓ xóc tiÕn viÖc ®Æt s¸ch víi c¸c nhµ xuÊt b¶n ®Ó ®¶m b¶o ®­îc c¸c ®Çu s¸ch vµ sè l­îng ®Ó phôc vô ®éc gi¶ tèt nhÊt.

Mục lục

Lời giới thiệu 3

Sinh viên thực hiện 4

chơng I: Tổng quan về chuyên đề thực tập 5

I Bài toán về quản lý th viện 5

1 Giới thiệu về th viện: 5

2 Khảo sát chi tiết hệ thống 5

2.1 Khảo sát chi tiết hệ thống cũ: 5

2.2 Đánh giá hệ thống hiện tại: 7

3 Những chức năng và yêu cầu của hệ thống mới 7

3.1 Trình bày những yêu cầu mới: 7

3.2 Những thuận lợi và khó khăn 8

II Bài toán quản lý th viện 9

1.Khái niệm về hệ thống thông tin th viện 9

1.1 Hệ thống thông tin đa vào 9

1.2.Hệ thống sử lý 9

1.3.Hệ thống thông tin lu trữ 9

1.4.Hệ thống thông tin ra 9

2.Phân tích hoạt động của hệ thống quản lý th viện mới 9

2.1 Giao dịch hàng ngày 10

Chơng II: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý th viện 15

1.Xây dựng biểu đồ phân cấp trức năng của hệ thống quản lý th viện 15

1.1 Sơ đồ luồng rữ liệu mức ngữ cảnh 16

1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 17

1.3 Các biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh 19

Chơng III: Thiết kế quản lý và mô tả Modul 24

chơng trình 24

Lu Văn Hùng K7-CNTT-

ĐHKTQD

1 Mục đích 24

2 Xác định các thực thể trong hệ thống 24

3 Xác định mối quan hệ giữa các thực thể 25

4 Mô hình tổng thể mối quan hệ giã các thực thể 26

6 Thiết kế các modul 30

6.1 Chức năng cập nhật sách 30

6.2 Chức năng cập nhật độc giả 31

6.3 Chức năng tra cứu, tìm kiếm 32

6.4 Chức năng thống kê 32

6.5 Chức năng quản lý mợn trả 33

Chơng IV: xây dựng chơng trình 34

1 Lựa chọn công cụ hiện hành 34

1.1.Lựa chọn cômng cụ thiết kế cơ sở dữ liệu 34

1.2 Lựa chọn công cụ thiết kế giao diện 34

2 Thiết kế giao diện ngời sử dụng 37

Kết luận 53

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

2

Lời giới thiệu

Trên thế giới cũng nh ở Việt Nam, công nghệ thông tin đãtrở thành một công nghệ mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹthuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội

nh : Quản lý hệ thống th viện trờng học, kinh tế, thông tin, kinhdoanh, và mọi hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu

ở nớc ta hiện nay, việc áp dụng vi tính hoá trong quản lý tạicác cơ quan, xí nghiệp, tổ chức đang rất phổ biến và trở nên cấpthiết, bởi ngành nghề nào cũng đòi hỏi con ngời phải xử lý khối l-ợng công việc khổng lồ và những kiến thức, những xuy nghĩ,những nghiên cứu đoà tạo chuyên sâu Nhng một vấn đề đặt ratrong việc quản lý là làm thế nào để chuẩn hoá cách sử lý dữ liệu

ở trờng học, các cơ quan, xý nghiệp, bởi ở các trờng học , ở các cơquan, các xí nghiệp là trăm cách xử lý khác nhau Để đáp ứng đợcnhững yêu cầu này đã có rất nhiều những nghiên cứu, nhữngphần mềm tiện ích đa ra nhằm phục vụ tốt hơn các công việccủa con ngời nhằm điều khiển và xử lý một cách nhanh nhất,chích xá nhất những dữ liệu đa vào, rút ngắn thời gian, hoạtdộng và tạo rất nhiều tiện ích cho con ngời Cho dù rất nhiều phầnmèm và ứng rụng nh vậy, nhng vẫn cha đáp ứng đủ nhu cầu củacông việc, vì con ngời ngày càng muốn hoàn thiện hơn

ở đây em muốn đề cập đến tầm quan trọng của việc ápdụng tin học vào quản lý tại các cơ quan, đặc biệt là hệ thống “Quản lý th viện ”, bởi từ trớc đến nay hệ thống này hoàn toàn đợcthực hiện bằng phơng pháp thủ công nên cũng không tránh khỏinhững sai sót Hiện nay độc giả đến th viện với nhu cầu rất cao, l-ợng sách báo đợc cập nhật thờng xuyên theo từng ngày, từng thángcàng tăng lên để đảm bảo tính thời sự của các loại thông tin Do

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

3

vậy phơng pháp quản lý thủ công đã không phù hợp với thực tế hiệnnay, bên cạnh đó nó còn làm tăng chi phí, thời gian và tiền bạc.

Với mong muốn giúp các bạn hiểu đợc tầm quan trọng củaviệc phân tích thiết kế một hệ thống thông tin tự động hoá tronglĩnh vực quản lý Tôi đa ra một phơng pháp phân tích thiết kế

hệ thống trong bài toán “ Quản lý Th viện điện tử ”, đây cũngchỉ là một phơng pháp trong nhiều phơng pháp ,nó có thể cha đ-

ợc hoàn thiện nhng cũng phần nào giúp các bạn hiểu đợc vai tròcủa việc phân tích thiết kế trong bài toán quản lý nói trung

Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, xong thời gian

có hạn và kinh nghiệm kiến thức cha cao nên việc phân tích thiết

kế và lập trình còn nhiều thiếu xót Do vậy, Tôi rất mong nhận

đợc sự góp ý của các quí thầy, cô và các bạn để cho bài tập đợctốt hơn nữa

Cuối cùng , Tôi xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Minh Hoàncùng các bạn đã tận tình chỉ bảo và góp ý kiến để tôi hoànthành bài tập này

Sinh viênthực hiện

LuVăn Hùng

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

4

chơng I Tổng quan về chuyên đề thực tập

I Bài toán về quản lý th viện

1 Giới thiệu về th viện:

Th viện là nơi có chức năng lu trữ, quản lí, phục vụ việc đọc

và tra cứu mọi loại thông tin và các t liệu liên quan đến nhiều lĩnhvực khoa học khác nhau Đây là một khối lợng dữ liệu khổng lồ đ-

ợc lu trữ dới dạng các ấn phẩm khác nhau Nói chung, ở hầu hết các

th viện hiện nay, mọi công việc quản lý chủ yếu đợc làm thủ côngkhông có sự trợ giúp của máy tính nên mọi hoạt động của th việnthực sự phức tạp, nặng nề và trùng lặp, công việc tra cứu tài liệubằng phích rất bất tiện và gây lãng phí rất nhiều thời gian củabạn đọc Th viện phục vụ nhu cầu của các độc giả dới nhiều hìnhthức nh cho mợn sách, hớng dẫn độc giả khai thác thông tin, tổchức hội thảo về sách, khai thác sách từ phía các nhà xuất bản theoyêu cầu của độc giả Để giúp bạn đọc có thể dễ dàng tra cứu cácloại sách báo, tạp chí thì mỗi cuốn sách cần phải đợc mô tả bằngnhiều thông tin giúp ta tìm đến nó một cách nhanh nhất Ngời

đọc cũng cần đợc th viện quản lý thông qua thẻ đọc với một sốthông tin cần thiết về bản thân, về sách mà ngời đó đã mợn tại thviện Ngoài ra, qua việc mợn sách của độc giả, th viện biết đợcnhững loại sách có nhu cầu mợn cao, do đó th viện có thể xúc tiếnviệc đặt sách với các nhà xuất bản để đảm bảo đợc các đầusách và số lợng để phục vụ độc giả tốt nhất

2 Khảo sát chi tiết hệ thống.

2.1 Khảo sát chi tiết hệ thống cũ:

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

5

Quá trình hoạt động của th viện trờng THPT BC Hà TôngHuân cũng nh nhiều th viện khác là phục vụ ngời đọc dới nhiềuhình thức nh :cho mợn đọc tại chỗ, cho mợn về nhà, hớng dẫn họcsinh và giáo viên tra cứu thông tin sách, báo Hoạt động của th việnluôn gắn liền với các hoạt động của nhà trờng , Th viện trờngTHPT BC Hà Tông Huân luôn bổ xung sách báo mới Các tài liệu,sách báo của th viện rất phong phú về đầu sách và chủng loại.Mộttạp chí hay tài liệu khoa học cũng đợc cập nhạt thờng xuyên, mỗi

đầu sách có thể có nhiều bản khác nhau để có thể đáp ứng đợcnhu cầu của học sinh và giáo viên trong trờng

Để giúp cho học sinh trong trờng có thể tra cứu chủng loạisách, mỗi tài liệu hoặc loại sách đều đợc ghi trong một phiếu cómô tả thông tin chi tiết nh: Mã số, tên sách, tác giả, chủng loại, ngônngữ….Các đầu sách cũng đợc phân loại theo nội dung để từ đó

đánh số hiệu lu trữ theo đặc trng của từng thể loại

Các phiếu sau khi đã đợc xác định đợc phân theo nhiều bản

và đợc xếp theo trình tự: Theo vần tên tài liệu, theo tên tác giả,theo chủng loại hoặc nội dung Việc sắp xếp này tạo điều kiệncho độc giả nhanh chóng tìm đợc đầu sách mà mình quan tâm.Bên cạnh tra cứu theo phích độc giả cũng có thể thực hiện tra cứutrên hệ thống máy tính của th viện, với cách tra cứu này đạt hiệuquả rất cao

Bên cạnh bộ phận phân loại sách, trong th viện còn có bộphận nhỏ khác nh: đóng sách, bảo quản sách, liên hệ đặt trớcsách…

Tuỳ theo nhu cầu của độc giả mà phân thành hai loại:

*Đối với độc giả khi có nhu cầu mợn sách về: Th viện sẽ làm các thủtục để cấp thẻ th viện, trên mỗi thẻ có ghi đầy đủ thông tin cá

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

6

nhân nh: họ tên, ngày sinh, mã số thẻ, học sinh trờng, giáo viên ờng… Sau khi cấp thẻ th viện xẽ tạo một hồ sơ ghi nhận việc mợntrả của độc giả, trên hồ sơ có ghi các thông tin tơng tự nh cácthông tin trên thẻ, ngoài ra trên hồ sơ còn có các bảng để ghi lại cáclần mợn trả của độc giả để tiện việc theo dõi Bảng ghi nhận mợntrả của độc giả bao gồm các cột nh: tên sách mợn, ngày mợn, sốhiệu sách, cột ký nhận, số tiền cợc….

Quá trình mợn trả sách của th viện làm nh sau:

+Khi mợn sách độc giả đa thẻ của mình và phiếu yêu cầusách cần mợn, ngời thủ th sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thẻ (hạn sửdụng) và sách sách mợn, nếu hợp lệ sẽ ghi vào hồ sơ theo dõi mợntrả, ngợc lại sẽ thông báo cho độc giả

+Quá trình trả sách cũng tơng tự, số thẻ và sách đợc kiểm tratrong sổ theo dõi mợn trả Quá trình kiểm tra sẽ xác định đợcsách nào bị quá hạn hay h hỏng và tiến hành sử lý

Về chi tiết mỗi sách mợn trong một kỳ với sách giáo khoa phảỉnộp lệ phí là 1000 đồng, còn sách tham khảo là 2000 đồng, đốivới những học sinh nghèo thì không thu lệ phí Nếu sảy ra quá hạnthì tuỳ theo thời gian quá hạn mà học sinh phải chịu sử lý theoquy định trung của th viện Trờng hợp bị mất sách hay hỏng hócnặng phải bồi thờng sách mới

*Đối với độc giả chỉ có nhu cầu đọc hay tra cứu sách tại chỗ: Thìcông việc của ngời quản lý đơn giản hơn, độc giả chỉ cần ghi tênsách và mã sách vào phiếu yêu cầu cảu mình, thủ th sẽ tiến hànhkiểm tra thẻ và sách nếu đáp ứng thì tiến hành cho mợn nếukhông gửi lại thông báo Sau mỗi ngày đọc độc giả phải trả lại sáchcho th viện nếu độc giả nào vi phạm sẽ bị sử lý theo quy địnhtrung

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

7

Sau mỗi quý hoặc mỗi tháng , th viện xẽ tiến hành kiểm tra

để thống kê đợc danh sách đầu sách cuả th viện, Và tình hìnhmợn trả của độc giả cũng nh loại bỏ những sách nào không đạt yêucầu

2.2 Đánh giá hệ thống hiện tại:

Hầu hết các công việc của hệ thống đều làm bằng phơngpháp thủ công ít có sự hỗ trợ của máy tính nên trong công tác kiểm

kê sẽ vô cùng gặp khó khăn vì số lợng sách báo rất lớn, số lợng độcgiả luôn luôn thay đổi nên công tác quản lý đôi khi còn gặp nhiềunhầm lẫn, sai sót

Vì thao tác nghiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc vàhiệu quả trong công tác phục vụ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ

kỹ năng của cán bộ th viện Nếu trình độ không đều sẽ dẫn đếnlúng túng khi làm việc Còn tốn nhiều thời gian và nhân lực

Đối với việc tra cứu sách của độc giả còn gặp nhiều khó khăn,thời gian tìm đúng sách mất nhiều Bên cạnh đó khả năng đápứng nhu cầu của độc giả trong th viện là thấp vào những thời giancao điểm nh ôn thi bởi số lợng sách có hạn mà nhu cầu của độc giảrất cao

3 Những chức năng và yêu cầu của hệ thống mới

3.1 Trình bày những yêu cầu mới:

Từ những thới kỳ trớc hệ thống th viện đã duy trì và tồn tại,

để phục vụ nhu cầu của học sinh điều đó chứng tỏ hệ thống đã

đợc thiết kế tốt phù hợp với hoàn cảnh lúc đó tuy nhiên nhu cầu của

độc giả ngày càng cao đòi hỏi số lợng sách báo càng tăng, nếukhông biết cách tổ chức sắp xếp công việc thì hoạt động xẽkhông đạt hiệu quả cao Cùng với sự phát triển của công nghệ

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

8

thông tin, việc đa tin học hoá vào th viện đã giảm bớt đợc công sứccủa cán bộ th viện , làm tăng hiệu quả nghiên cứu của độc giả.Việc đa tin học vào phần nào khắc phục đợc những nhợc điểmcủa hệ thống cũ Hệ thống th viện mới sẽ đáp ứng một cách tối đanhu cầu của độc giả Khắc phục đợc hoàn toàn những nhợc điểmcủa hệ thống trớc đó

Bên cạnh các công việc đợc tin học hoá một số khâu sẽ vẫn rữnguyên những thao tác thủ công , một số công việc vẫn giữ nguyên

đặc thù của quản lý th viện

Trong khâu quản lý, kiểm kê và lên báo cáo sẽ nhanh tróng,chính xác mang tính chuyên nghiệp hơn Việc cập nhật thông tinmới sẽ nhanh và đầy đủ hơn

*Khó khăn của hệ thống khi bớc vào tin học hoá:

Phải trang bị thêm các thiết bị hiện đại nh máy tính nêm

đòi hỏi không ít kinh phí đầu t từ ban đầu

Đòi hỏi ngời quản lý th viện không chỉ có trình độ về mặtquản lý mà còn phải hiểu biết về trình độ kỹ thuật nên công việc

đào tạo ban đầu là một yêu cầu cấp thiết

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

9

Bên cạnh đó là đòi hỏi vấn đề về bảo mật, để chánh đợc sựsâm nhập của những kẻ phá hoại cũng nh có ý đồ sấu.

II Bài toán quản lý th viện

1.Khái niệm về hệ thống thông tin th viện

Hệ thống thông tin th viện bao gồm những chức năng chính sau:

1.1 Hệ thống thông tin đa vào.

-Dữ liệu gốc thờng là ghi lại một sự kiện hay một vấn đề.-Dạng câu hỏi thờng là một yêu cầu về thông tin

-Dạng chả lời cho lời nhắc có hay không

1.2.Hệ thống sử lý

-Thâm nhập sửa đổi thông tin dữ liệu trong hệ thống

-Tìm kiếm tra cứu thông tin

-Sắp sếp dữ liệu bản ghi theo một trật tự nào đó

đợc giải quyết phần nào, bởi công việc tra cứu hoàn toàn do máythực hiện và cán bộ th viện phải thờng xuyên cập nhật thông tin.

b Quản lý sách

Chức năng “Quản lý sách” sẽ xử lý các bản ghi chứa thông tin

đăng ký của một đầu sách, bao gồm nhiều chức năng nhỏ nh thêm mới một nguồn sách, sửa thông tin, xoá sách công việc này đợc thực

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

11

hiện hoàn toàn từ nhà quản lý Thông tin về tổng số sách còn

trong th viện, tổng số sách đang cho mợn sẽ đợc hệ thống cungcấp thờng xuyên cho nhân viên th viện Có một số sách không đợcphép cho độc giả truy nhập đó là những sách tham khảo, và hầuhết là các sách hiếm

Đặc điểm nhận dạng của mỗi cuốn sách là mã sách Thông tin

chi tiết về một cuốn sách bao gồm mã sách, tên sách, tên tác giả,ngôn ngữ sử dụng trong file sách Thông tin về một cuốn sách chỉ

bị xoá đi khi nó đã hết nhu cầu sử dụng

c Quản lý bạn đọc

Trong quản lý bạn đọc, hệ thống sẽ đợc chia làm nhiều mođulnhỏ hơn để dễ kiểm soát Các mođul này gồm có đăng ký bạn

đọc, cập nhật thông tin chi tiết về bạn đọc, xoá bạn đọc hay in thẻ

đọc khi có nhu cầu

Khi đăng ký bạn đọc, nhân viên th viện cần cung cấp mã nhận dạng bạn đọc (ví dụ số thẻ học sinh, học sinh lớp,, ) Khi nhận

đợc số nhận dạng này hệ thống sẽ kiểm tra xem bạn đọc này đã

đăng ký hay cha Mỗi một bạn đọc sau khi đăng ký sẽ có một mã sốriêng biệt, và số này là duy nhất

Đối với một bạn đọc mới khi muốn đăng ký phải khai đầy đủnhững thông tin sau: tên (họ, tên, tên đệm), địa chỉ (học sinh lớp,thầy cô giáo chủ nhiệm ) Thời hạn thẻ đăng ký có hiệu lực phụthuộc vào từng đối tợng bạn đọc, thông thờng thời hạn này là 1năm đối với học sinh trong trờng

Với mỗi thông tin đợc nhập vào bị sai sót, hệ thống cho phépnhân viên th viện sửa đổi lại nếu cần thiết Khi thông tin đợcnhập vào đầy đủ, bản ghi về bạn đọc này sẽ đợc đa vào CSDLbạn đọc của th viện

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

12

Thời hạn thẻ bạn đọc thông thờng là 1 năm , khi thời hạn tức làhết một năm học này hết bạn đọc có thể đăng ký tiếp vào nămhọc sau Việc này có thể thực hiện 1 tháng trớc khi hết hạn thẻ Nếuviệc đăng ký tiếp đợc thực hiện trớc ngày hết hạn, thời hạn thẻ đợctính thêm 1 năm kể từ thời hạn cũ Nếu việc đăng ký tiếp đợcthực hiện sau ngày hết hạn thì thời hạn mới đợc tính là 1 năm kể

từ ngày đăng ký

Mođul này cũng phải thực hiện việc xoá các bản ghi chứathông tin về các bạn đọc không muốn đăng ký tiếp khỏi CSDL của

th viện Danh sách những bạn đọc bị xoá đi hàng ngày phải đợc

in ra cho cán bộ th viện Trớc khi thực hiện xoá thông tin về một bạn

đọc, hệ thống phải thực hiện kiểm tra xem bạn đọc này hiện có

đang mợn cuốn sách nào không

Việc xoá thông tin về một bạn đọc chỉ đợc phép thực hiệnkhi bạn đọc này hết hạn sử dụng thẻ Khi xoá thông tin về một bạn

đọc hệ thống cũng phải xoá tất cả các yêu cầu đặt trớc của bạn

đọc này

d Tra cứu thông tin trực tuyến

Hệ thống th viện phải hỗ trợ khả năng tra cứu sách theo tiêu

đề, theo tác giả, theo mã sách bởi vì các bạn đọc thờng xuyên yêu

cầu đợc truy nhập những cuốn sách đã biết tên (hoặc một phầntên) Khi nhận đợc những yêu cầu này, nhân viên th viện sẽ phảibiết chắc chắn rằng đầu sách hay tạp chí đó có trong th việnhay không Đồng thời, các thông tin khác về cuốn sách cũng phải đ-

ợc cung cấp nh cuốn sách đó có đợc phép truy nhập hay không chỉ

là Một thông tin cũng rất quan trọng khác nữa là ngôn ngữ sử dụng trong cuốn sách, và cuối cùng là tác giả của cuốn sách.

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

13

Modul tra cứu thông tin trực tuyến cũng hỗ trợ khả năng tra cứu sách theo tên tác giả, bởi vì bạn đọc có thể muốn biết rằng

những cuốn sách nào đợc viết bởi một tác giả xác định Thông tintrả lời là tên những cuốn sách của tác giả này cùng với những thôngtin khác về từng cuốn sách giống nh khi tìm kiếm theo tên sách

Từ hai khả năng tìm kiếm này chúng ta cũng dễ dàng thống

kê đợc những thông tin nh: hiện có bao nhiêu sách ở trong th viện,những loại sách nào, những tác giả nào thờng xuyên hoặc khôngbao giờ đợc bạn đọc yêu cầu, từ đó th viện có thể xoá đi nhữngfile sách không cần thiết , hoặc sử dụng thông tin này để phântích và tìm ra những loại sách mới cần thiết

Chức năng Tra cứu thông tin trực tuyến cũng phải hỗ trợ khả

năng tra cứu thông tin bạn đọc.Đồng thời họ cũng có thể nhanh

chóng trả lời yêu cầu của một bạn đọc muốn biết thông tin vềchính anh ta, ví dụ nh thời điểm hết hạn thẻ để có thể tiến hành

đăng ký tiếp nếu muốn Ngoài ra th viện cũng có thể nhanhchóng kiểm tra thông tin về một bạn đọc nhng thờng là đăng kýthẻ mới và làm thẻ mới vào trớc khi chuẩn bị cho năm học mới là 1tháng (ví dụ nh ngày hết hạn thẻ) để quyết định xem một bạn

đọc có quyền đợc mợn tiếp sách hay không, hoặc ra quyết địnhxoá một bạn đọc khỏi CSDL của th viện nếu thẻ đã hết hạn quá lâu(vợt quá thời gian gia hạn) Nếu bạn đọc hết hạn sử dụng thẻ thì lậptúc hệ thống chuất quyền truy nhập của độc giả

Với chức năng tra cứu thông tin bạn đọc, hệ thống phải hiểnthị thông tin nh tên bạn đọc, mã bạn đọc, mã nhận dạng của bạn

đọc, đối tợng bạn đọc, địa chỉ bạn đọc, ngày hết hạn thẻ vànhững thông tin về sách mà bạn đọc đã truy nhập bao gồm tênsách, ngày truy nhập

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

14

Cách để yêu cầu thông tin về bạn đọc là tra cứu theo mã bạn

đọc Mã bạn đọc đợc hệ thống th viện cung cấp khi bạn đọc đăng

ký làm thẻ, mã số này là duy nhất và đợc sử dụng để phân biệt cácbạn đọc với nhau

động của th viện, thông tin đợc thống kê bao gồm: bao nhiêu lợtsách đã đợc truy nhập, những đầu sách nào đợc yêu cầu nhiềunhất, tỷ lệ phần trăm sách bị mợn quá hạn

Thông thờng, hệ thống tiến hành thống kê số liệu dựa trên :-Thống kê đầu sách

-Thống kê theo bao nhiêu lợt sách đã đợc cho mợn trong thờigian qua

sử dụng trong các quyển sách, mã sách, các tác giả, tóm tắt nộidung các cuốn sách, sách có thể cho truy nhập và sách không thểcho truy nhập Bởi vậy, modul lập báo cáo phải cung cấp chức năng

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

15

báo cáo sách có, trong báo cáo đợc in ra cũng cần phải có ngày

tháng, thời gian làm báo cáo

Một yêu cầu khác của ban quản lý th viện đối với hệ thống là

chức năng báo cáo sách truy nhập Đối các loại báo cáo này thông tin

cần cung cấp gồm có: mã sách, tên sách, tên tác giả, ngôn ngữ sửdụng trong sách, mã bạn đọc truy nhập sách, và đặc biệt quantrọng là ngày mợn sách Thông tin tổng hợp đợc từ các báo cáo sẽ đ-

ợc cung cấp cho ban quản lý và nhân viên th viện, nhằm phântích và đánh giá hoạt động của th viện Đối với báo cáo về lợng sách

có của th viện, ban quản lý sẽ sử dụng những thông tin này đểkiểm tra xem hiện có bao nhiêu sách trong th viện và có những loạisách nào, từ những thông tin này BGH nhà trờng và th viện sẽquyết định xem nên mua thêm những đầu sách mới

Với những báo cáo về sách mợn, ban quản lý th viện sẽ sử dụngnhững thông tin này để kiểm tra xem tính đến thời điểm báocáo đợc tạo ra thì đã có bao nhiêu sách đợc mợn hay thống kê báocoá theo từng tháng Đồng thời ban quản lý sẽ sử dụng những thôngtin này để phân tích xem những cuốn sách nào thờng xuyên đợccác bạn đọc mợn, hoặc những cuốn sách nào không đợc mợn baogiờ, từ đó sẽ tăng hoặc giảm số lợng sách Với những nhân viên thviện, thông tin này sẽ đợc sử dụng để kiểm tra xem những cuốnsách nào đợc mợn bởi những bạn đọc nào

các sách không có giá trị sử dụng, in ra thông tin về những bạn

đọc đã bị xoá này, và cuối cùng là thực hiện việc sao lu dữ liệu

Do có khả năng thực hiện đợc những chức năng ảnh hởngtrực tiếp đến hoạt động của toàn bộ hệ thống nên để sử dụng

đợc chức năng này, nhân viên th viện phải vợt qua đợc nhiềumức bảo vệ khác nhau, điều này sẽ tránh đợc việc những ngờikhông có thẩm quyền truy cập trái phép làm h hại hệ thống.Mức

độ bảo mật thông thờng là bằng mật khẩu

Chơng II: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý th

viện

Viêc quản lý trả sách rất quan trọng bởi nó xác định xem

độc giả có thực hiện tốt nội quy hay không Nếu độc giả viphạm nội quy thì phải một hình phạt theo quy định trung của

th viện Nếu làm hỏng thì độc giả phải nộp lệ phí bồi thờngtheo mức quy định trung Hoặc độc giả mợn sách quá thời hạnnếu vi phạm nhẹ thì bị gửi lên khoa, nếu nhiều lần th viện cóthể tiến hành thu thẻ JKT

1.Xây dựng biểu đồ phân cấp trức năng của hệ thống quản lý th viện.

Dựa vào các trức năng phân tích của một hệ thống quản

lý th viện ở trên ta mà ta có thể xây dựng biểu đồ phân cấpchức năng

2.3 Cập nhật chủ đề

2.4 Cập nhật tác giả

2.5 Cập nhật nhà xuất bản

3.1 QL Thẻ

3.2 Cập nhật thẻ

3.3 CN Khoá học

3.4 Cập nhật khối học

3.5 Cập nhật lớp học

4.1 QL M ợn

sách

4.2 M ợn sách

4.3 Trả sách

5.1 Tìm

kiếm 5.2 Tìm kiếm sách

6.1Thống

kê sách 6.2 Thống kê

7.1Báo

cáo 8.1 Trợ giúp

8.2 SD C.Trình

8.3 Giới thiệu

Thñ th

§éc gi¶

Thông tin yêu cầu báo cáo

Nhận thông tin quản lý (Sách, NXB, Tác giả)

Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Mục đích xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức khungcảnh là để vạch ra ranh giới của hệ thống và xem xét một cáchtổng thể toàn bộ hệ thống Biểu đồ này chỉ ra mối quan hệgiữa một bên là các tác nhân ngoài (nơi cung cấp thông tin vànhận thông tin đầu ra của hệ thống) và một bên là chức năngtổng quát của hệ thống

Trong biểu đồ này chức năng chính là chức năng quản lý

th viện, các tác nhân ngoài của hệ thống là Độc giả, Cán bộ quản lý, Nhà cung cấp

1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

Biểu đồ này phân tích hệ thống một cách chi tiết hơn Nóchỉ ra hệ thống làm cái gì, chỉ ra đợc những yêu cầu với từngchức năng , mô tả quá trình trao đổi thông tin qua lại giữa cáctrức năng của hệ thống Các tác nhân ngoài cung cấp thông tindữ liệu cho hệ thống và nhận thông tin chả lời từ hệ thống

Khi độc giả có nhu cầu làm thẻ ,độc giả xẽ gửi phiế yêu cầulàm thẻ tới chức năng “cập nhật dữ liệu” Tại chức năng này xẽtiến hanh lu các thông tin liên quan đến độc giả ( họ tên, ngày

sinh, ngày làm thẻ, ngày hết hạn sử dụng thẻ…) vào kho độc giả

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

19

đồng thời độc giả cũng đợc gắn với một trờng goị là Mã thẻ, mỗi

độc giả chỉ có một mã thẻ duy nhất và nó cũng là cơ sở đểphân biệt các độc giả với nhau.Chức năng “cập nhật dữ liệu”còn có nhiệm vụ loại bỏ những độc giả nào đã hết hạn sử dụngthẻ mà không đăng ký mới , tất cả những thông tin về ngày làm

thẻ và ngày hết hạn sử dụg đợc lấy từ kho độ giả Bên cạnh đó

chức năng này cũng thực hiện nhiệm vụ thêm thông tin (tên sách,mã sách, loại sách, ngôn ngữ …) khi có một đầu sách mới đa vàohay tiến hành loại bỏ những đầu sách mà không còn giá trị sửdụng

Cán bộ quản lý

Cập nhật dữ

Liệu

Thống kê

Bảng kế hoạch

dự trù

Thôn

g báo thống kê

M ợn trả

Thôn

g tin nhận lại

Thôn

g tin tra cứu

Thôn

g báo M ợn trả

Biểu đồ luồng dữ liệu mức

đỉnh

Khi độc giả có nhu cầu mợn sách thì thông qua mã ngời sửdụng mà độc giả nhập vào chức năng “ quản giao dịch ” căn cứ

vào kho độc giả để kiểm tra xem độc giả có quyền hay đã hết

hạn sử dụng thẻ Dựa vào chức năng “tra cứu” mà độc giả cũng

có thể tìm nguồn sách minh cần theo tên sách, thể loại, nhàxuất bản Mỗi lần độc giả có nhu cầu mợn sách thì chức năng

quản lý mợn trả có nhiệm vụ lu vào kho truy cập những thông tin

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

21

liên quan nh mã độc giả, mã sách, ngày mợn sách Đây chính cơ

sở cho công việc thống kê sau này

Chức năng “ tra cứu ” lấy thông tin ( tên sách, tên nhà xuất

bản, tân tác giả …) từ kho sách để tiến hành tra cứu, liệt kê cho

cán bộ quản lý nếu có nhu cầu

Sau một thời gian hoạt động cán bộ quản ký cần nhữngthông tin về sách, độc giả, tình trạng truy cập để tiến hànhtổng kết và đa ra những kế hoạch dự chù cho thời gian tới Chức

năng thông kê có nhiệm vụ lấy thông tin đó từ các kho sách ,

độc giả, truy cập để báo cáo cho cán bộ quản lý

1.3 Các biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh

Trong biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh các chức năng

đợc phân rã chi tiết hơn để miêu tả cụ thể từng chức năng

a Biểu đồ cập nhật dữ liệu

Trong thời gian tới nhằm phục vụ độc giả một cách hiệu quảnhất Các chức năng “ cập nhật sách ”, “cập nhật thể loại ” saukhi nhận đợc thông báo của cán bộ quản lý sẽ tiến hành thêm hayloại bỏ nguồn tài liệu nào đó, sau mỗi lần thêm bớt phải tiếnhành cập nhật vào kho sách để tiện cho việc sử lý sau này

Chức năng “In ấn” là chức năng cuối cùng sau khi các chứcnăng trên đã hoàn thành Chức năng này có nhiệm vu làm mớimột thẻ cho độc giả, hay in ra các báo cáo thống kê về sách, haytình trạng mợn trả của độc giả

Sau một thời gian hoạt động cán bộ quản lý th viện thống

kê đợc những nguồn sách, tạp chí nào đợc sử dụng nhiều nhất,

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

22

ít nhất, những sách không còn giá trị sử dụng… để từ đó vạch

Độc giả

Cán bộ quản lý

Bảng

kế hoạch

dự trù sách

Biên bản

Phiế

u yêu cầu

h dự chù

b Biểu đồ tra cứu

Lu Văn Hùng CNTT-ĐHKTQD

Thôn

g tin trả lời

Thôn

g tin tra cứu Sách

Độc giả

Thông tin cần tra cứu

Thông tin trả lời

Thông tin yêu cầu

Thông tin yêu cầu

Thống kê

Tên

sách

Tên thể loại

Tên tác giả

Cán bộ quản lý

Biểu đồ luồng dữ liệu mức d ới đỉnh chức

năng tra cứu

Nhu cầu sử dụng sách của độc giả là rất lớn, tuy nhiên thôngtin về sách hay thể loại độc giả cũng cha hẳn là đã biết Nhờvào chức năng cha cứu mà nhà quản lý hay độc giả gửi thông tincần quan tâm ( tên sách, tên tác giả, thể loại…) đến chức năng

“cha cứu” Khi nhận đợc thông tin gửi đến từ độc giả chức năngnày thực hiện và gửi lại kết quả cho độc giả Dựa vào kết quảnày để độc giả tiến hành giao dịch với th viện Kết quả của tracứu đồng thời cũng đợc gửi tới chức năng “thống kê” thông qua

kho dữ liệu Từ chức năng “thống kê” xẽ gửi các thông tin đến

nhà quản lý khi co yêu cầu

Sau một thời gian hoạt động cán bộ quản lý có nhiệm vụthống kê lại các đầu sách, độc giả hay tình hình truy nhập của

độc giả để đánh giá tình hình hoạt động của th viện trongthời gian qua (số lợng độc giả đến th viện, số lợng độc giả truycập qua đờng truyền internet…) và đồng thời vạch ra kế hoạchhoạt động trong thời gian tới (bổ xung thêm một đầu sách mới

đợc nhiều độc giả quan tâm, xáo đi những nguồn t liệu không

đáp ứng đợc tính thời đại đã quá lỗi thời )

Chức năng “ thống kê độc giả ” lấy thông tin liên quan đến

đôc giả từ kho độc giả

Chức năng “thống kê sách” lấy các thông tin về một cuấn

sách từ kho sách

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

25

Kho truy nhập gửi các thông tin của mình đến chức năng

“thống kê truy nhập” để thực hiện việc tra cứu

d Biểu đồ giao dịch

Khi độc giả muốn truy nhập vào hệ thống th viện thìphải nhập mã của mình vào, hệ thống quản lý sẽ tự động tiếnhành kiểm tra quyền giao dịch của độc giả Nếu hợp lý thì độcgiả đợc quyền truy nhập tới một nguồn sách hay tạp chí nào đó.Mỗi lần độc giả giao dịch với th viện thì thông tin về lần giaodịch đó (mã sách truy nhập, mã độc giả, ngày truy nhập…) đợc

lu lại trong kho mợn trả để tiện cho việc thống kê truy nhập sau

Thôngtin trả

lời Muợn trả Sách Độc giả

Tài liệ

u

Thông báo

Chơng III: Thiết kế quản lý và mô tả Modul

xẽ tối u trong việc phân tích các file dữ liệu sao cho việc lu trữ

là ít nhất nhng lại có thể truy cập dễ dàng nhất Cách bố trí cácfile dữ liệu một cách logic sẽ trả lời đợc các đòi hỏi đề ra của hệthống nh yêu cầu thông tin cảu một đối tợng, thông tin một cuấnsách, tiến hành thống kê thu nhập dữ liệu theo một tiêu chí nào

đó

2 Xác định các thực thể trong hệ thống

Dựa vào các hoạt động cụ thể của hệ thống quản lý th viện

điện tử, dựa vào các giao dịch hàng ngày, dựa vào biểu đồluồng dữ liệu đã đợc phân tích ở trên ta thấy đợc rõ ràng đối t-ợng chính của hệ thống đó là mối quan hệ mật thiết giữa hai

đối tợng “ sách” và “độc giả” Có thể coi sách và độc giả là haithực thể chính trong CSDL của hệ thống quản lý th viện Cácthuộc tính rễ thấy của hai thực thể này là :

“Độc giả”: Tên, ngày sinh, số thể của độc giả đăng ký trong

th viện Trong đó mã số thẻ của mỗi độc giả là duy nhất, nó đợcdùng để xác định các độc giả với nhau

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

27

“Sách”: Tên sách, chủng loại, tên tác giả, năm xuất bản, mãsách Tơng tự mã sách cũng là duy nhất không có sự trùng lặpgiữa các nguồn sách khác nhau.

Bên cạnh đó ta cũng thấy hai đối tợng có liên quan đếnhoạt động của th viên là “Thể loại” và “Sách ”

Trong đó thể loại chính là sách, tạp chí, báo, sách thamkhảo, truyện…Nó bao gồm các thuộc tính nh : Mã thể loại, tênthể loại

“Sách” chính là đối tơng mà độc giả truy cập hàng ngày,

nó đợc dặc trng bởi các thuộc tính: Mã bạn đọc, mã sách, mã thểloại…

3 Xác định mối quan hệ giữa các thực thể.

Quan hệ thực thể Thể loại và Sách là mối quan hệ 1 – N: Mỗi

đầu sách chỉ thuộc một thể loại, và ngợc lại mỗi chủng loại sách

có thể có rất nhiều đầu sách liên quan Thuộc tính kết nối tạo

ra mối quan hệ giữa Sách và Thể loại là MãTL

Mối quan hệ giữa Sách và Độc giả là mối quan hệ nhiềunhiều N – N Bởi một đầu sách có thể đợc truy cập bởi nhiều ng-

ời đọc và mỗi độc giả có thể sử dụng nhiều sách cùng một lúc Tuy vậy mối quan hệ đợc tách ra thành mối quan hệ 1 – N thôngqua thực thể trung gian là Sách mợn Thuộc tính kết nối giữachúng đợc thể hiện:

Lu Văn Hùng

K7-CNTT-ĐHKTQD

28

Lu V¨n Hïng CNTT-§HKTQD

K7-29

4 M« h×nh tæng thÓ mèi quan hÖ gi· c¸c thùc thÓ

TËp

Sè lîng

5.Tæ chøc d÷ liÖu:

TBL - SACH:

Lu V¨n Hïng CNTT-§HKTQD

M· §éc Gi¶

§¬n VÞ

TBL - §Çu s¸ch:

ST

T

M· líp

Lu V¨n Hïng CNTT-§HKTQD

K7-31