Mô hình một hệ thống thông tin quản lý: 1.Mô hình luân chuyển dữ liệu: Mô hình luân chuyển trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua các modul sau: - Cập nhật thông tin có tính chất cố địn
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
Khoa Công nghệ thông tin
-oOo -BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ
VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
Giáo viên hướng dẫn: Ts Đỗ Mạnh Hùng
2 Bùi Văn Tâm
3 Phạm Trọng nguyên Nhómthựchiện: Nhóm số 7
Lớp: ĐH KHMT3
Trang 2Mục Lục
Lời nói đầu 3
CHƯƠNG 1: Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý 4
I Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý 4
1 Phân cấp quản lý : 4
2 Luồng thông tin vào 4
3 Luồng thông tin ra 4
4.Quy trình quản lý 4
II Mô hình một hệ thống thông tin quản lý: 5
1.Mô hình luân chuyển dữ liệu: 5
2 Cập nhật thông tin động: 5
3 Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu: 5
4.Lập báo cáo: 5
III Các nguyên tắc đảm bảo 5
1 Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất 5
2 Nguyên tắc linh hoạt của thông tin 6
3 Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra : 6
IV Các bước xây dựng hệ thống quản lý 6
1.Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án: 6
2 Phân tích hệ thống: 6
3 Thiết kế tổng thể : 7
4 Thiết kế chi tiết: 7
5.Cài đặt chương trình: 7
Chương 2 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện 7
I Hoạt động của thư viện 7
1 Giới thiệu hoạt động của thư viện: 7
2 Các yêu cầu đối với chương trình quản lý sách 9
II Các chức năng của hệ thống: 9
III Phương thức hoạt động của các chức năng chính: 9
IV Phân tích hệ thống quản lý thư viện về các sơ đồ chức năng và mô hình luồng dữ liệu 11
1- Biểu đồ luồng dữ liệu 11
Trang 32 Sơ đồ phân rã chức năng: 12
3 Phân tích các chức năng chính 12
4 Mô hình luồng dữ liệu(BĐLDL) 15
5.Thiết kế cơ sở dữ liệu 27
6 Thiết kế tài liệu xuất 30
Chương3: Đánh giá và Kết luận 31
Trang 4Lời nói đầu
Trong những năm gần đây cùng với sự ra đời và phát triển nhanh chóng của máy tính điện tử,một công cụ lưu trữ và xử lý thông tin đã làm tăng khả năng nghiên cứu và vận hành hệ thống lớnphức tạp Mà Hệ thống thông tin là một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin đã cónhững ứng dụng trong quản lý kinh tế đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp Tuy nhiên hiện nay đốivới một hệ thống lớn việc vận dụng ngay các phần mềm chuyên dụng còn là một vấn đề gặp không ítkhó khăn Các hệ thống thông tin tin học hoá chưa đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý Đểđáp ứng được yêu cầu cấp thiết đó thì đòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ chuyên môn phải thườngxuyên nâng cao tay nghề có đủ trình độ để phân tích hệ thống quản lý một cách đầy đủ chi tiết màkhông bị thiếu sót hay thừa thông tin Từ đó thiết kế hệ thống thành những chương trình thuận tiệntrong quá trình làm việc như: tìm kiếm, nhập liệu, thống kê, Để có được điều đó cần phải viếtchương trình cho hệ thống cũng chính là viết các modul và được lắp ghép thành hệ thống
Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽ giúp cho công tác quản lýngày càng trở nên hiệu quả hơn như nâng cao hiệu quả trong công việc, đưa ra các báo cáo, các sốliệu thống kê một cách chính xác kịp thời Đồng thời nhờ có việc ứng dụng tin học đã tiết kiệm đượcrất nhiều thời gian, công sức của con người, nó làm giảm nhẹ bộ máy quản lý vốn rất cồng kềnh từtrước đến nay Qua quá trình học tập trong trường em thấy hệ thống thư viện ngày càng gần gũi vớihọc sinh, sinh viên trong trường từ việc mượn trả sách đến việc đọc sách trong thư viện cũng là mộtcách học hết sức bổ ích Chính vì vậy em đã chọn đề tài “Quản lý thư viện“ với mong muốn tìm hiểu
sâu về lĩnh vực quản lý thư viện trong nhà trường Với đề tài ”Phân tích thiết kế hệ thống thông tin
quản lý thư viện trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội” em đã xây dựng một hệ thống con một
modul của hệ thống nói trên giúp cho việc quản lý thư viện một cách hiệu quả.Nội dung của đề tài
gồm ba chương:
Chương 1 : Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý
Chương 2 : Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện.
Chương 3 : Đánh giá và Kết luận.
Trong quá trình thực tập thực hiện đề tài “Quản lý thư viện trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội “
là một công việc hết sức lớn lao đối với em và em vẫn còn rất nhiều bỡ ngỡ khi thực hiện đề tài này.Mặc dù đã có cố gắng tìm hiểu trong khi thực hiện đề tài nhưng do điều kiện và thời gian có hạn cũngnhư khả năng của em còn hạn chế nên trong bài báo cáo này của em không tránh khỏi thiếu sót Emrất mong các thầy cô giáo hướng dẫn và giúp đỡ thêm để bài báo cáo của em đạt kết quả tốt hơn
Hà Nội,tháng 6 năm 2016
Trang 5CHƯƠNG 1: Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý
Để triển khai một đề án tin học hoá thì bước đầu tiên cần thực hiện là khảo sát hệ thống Hệ thốngđược định nghĩa là một tập hợp các phần tử có các rằng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạtđến một mục đích nào đó Còn hệ thống quản lý là một hệ thống không chỉ chứa các thông tin vềquản lý mà còn đóng vai trò thúc đẩy các hoạt động của các doanh nghiệp, trường học, tổ chức kinh
tế, giúp con người trong sản xuất và đưa ra quyết định Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết
bị tin học, các phần mềm cơ sở dữ liệu, các thủ tục, các mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý vàđưa ra quyết định Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố đặc trưng, cũng như các mục tiêu vàđưa nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống quản lý có chất lượng Từ đó rút ra đượcnhững phương pháp, những bước thiết kế xây dựng một thông tin quản lý được tin học hoá, khắcphục được những nhược điểm của hệ thống quản lý được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ
và phát huy được ưu điểm sẵn có để mang lại một hệ thống quản lý có kết quả tốt
I Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý
1 Phân cấp quản lý :
Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới, có chức năng tổng hợpthông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống Hệ thống quản lý được phân tíchthành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp các đơn vị trực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợi choviệc quản lý từ trên xuống Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống
2 Luồng thông tin vào
Trong hệ thống thông tin quản lý có những đầu vào khác nhau :
Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi, những thông tin này mang tính chất lâu dài
Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật để xử lý.
Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ những thông tin cấp dưới phải
xử lý định kỳ theo thời gian
3 Luồng thông tin ra
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từngtrường hợp cụ thể
Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống
Nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác
và kịp thời
4.Quy trình quản lý
Trong quy trình quản lý thủ công trước đây, tất cả các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách(chứng từ, hoá đơn, ) từ đó các thông tin được kết xuất để lập ra các báo cáo cần thiết Việc quản lýthủ công như thế phải trải qua nhiều công đoạn chồng chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian và công sức
Trang 6của người quản lý nên sai sót và dư thừa thông tin, nhiều công đoạn mà không thể tránh khỏi Hơnnữa trong quá trình quản lý nếu gặp khối lượng công việc lớn thì nhiều khi chỉ chú trọng vào một sốkhâu và đối tượng quan trọng Vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ dẫn đến việcthiếu hụt thông tin.
II Mô hình một hệ thống thông tin quản lý:
1.Mô hình luân chuyển dữ liệu:
Mô hình luân chuyển trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua các modul sau:
- Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ, tra cứu
- Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên
- Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ các thông tin động
- Giao diện màn hình và số liệu phải hợp lý, giảm tối đa các thao tác cho người nhập dữ liệu
- Tự động là các thông tin đã biết và các giá trị lặp
- Kiểm tra và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong quá trình
- Biết loại bỏ các thông tin đã có mà không cần thiết trong khâu đó
3 Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu:
Thông tin này cần cập nhật nhưng không thường xuyên mà yêu cầu chủ yếu là ta phải tổ chứcsao cho hợp lý, để ta có thể tra cứu nhanh trong các thông tin cần thiết
4.Lập báo cáo:
Để thiết kế phần này thì đòi hỏi người quản lý nắm vững về nhu cầu quản lý, tìm hiểu kỹ cácmẫu bảng biểu báo cáo vì thông tin sử dụng trong việc này thuận lợi hơn do đã được xử lý từ trướcnên việc kiểm tra sự sai lệch của số liệu trong phần này được giảm bớt
III Các nguyên tắc đảm bảo
Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn và tốnnhiều công sức Nói chung việc xây dựng một hệ thống quản lý thường phải dựa trên một số nguyêntắc sau:
1 Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.
Tức là thông tin được tích lũy và thường xuyên cập nhật để phục vụ cho việc giải quyết bàitoán quản lý Vì vậy các thông tin trùng lặp phải được dự trù Do vậy người ta tổ chức thành các
Trang 7mảng tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp không nhất quán về thông tin được loạitrừ Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển
2 Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.
Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có các công cụđặc biệt để tạo ra được các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thôngtin cơ bản đã có và chỉ trích từ bảng cơ bản những thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sửdụng trực tiếp trong bài toán cụ thể
Việc tuân theo theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với hệ thống thông tin sẽ làm chohoàn thiện và phát triển hệ thống dễ dàng và đơn giản hơn
3 Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra :
Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng máy vi tính vìchính đầu vào và đầu ra của máy vi tính là khâu hẹp nhất của hệ thống Để làm được việc này thìcần phải có phương pháp thay thế giữa việc chuyển tải tài liệu thủ công bằng việc chuyển tải tàiliệu trên các thiết bị (băng từ, đĩa từ ) để đảm bảo việc truy xuất thông tin được nhanh chóng.Việc này sẽ giảm được nhiều thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy tính Nguyên tắc nàycòn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống Việc này không những rút ngắn đượcthời gian và giảm nhẹ được công sức cho việc nhập dữ liệu mà còn tăng độ tin cậy của thông tinđầu vào
IV Các bước xây dựng hệ thống quản lý
Để khái quát việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý tự động hóa qua 5 giai đoạn sau :
1.Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án:
ở bước này ta tiến hành người ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống đáng giá khả thi có tínhchất sơ bộ xuất phát từ hiện trạng, tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ của cơ quan mà ta đang cần xâydựng hệ thống tìm hiểu hệ thống thông tin hiện hành phát hiện nhược điểm còn tồn tại từ đó đềxuất các giải pháp khắc phục cần cân nhắc tính toán khả thi dự án Từ đó định hướng cho các giaiđoạn tiếp theo
2 Phân tích hệ thống:
Là giai đoạn quan trọng nhất ta phải tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại đểxây dựng các lược đồ khái niệm Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống giúpcho việc phân tích và mô tả hệ thống mới ở mức logic
Trang 83 Thiết kế tổng thể :
Là công việc mô tả nửa vật lý, nửa logic nhằm thực hiện việc chia hệ thống thành các hệthống con xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới Phân định rõ phần việc làm
sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào sẽ được xử lý thủ công
4 Thiết kế chi tiết:
Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính
Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính thiết kế chương trình cácgiao diện sử dụng các tệp dữ liệu
5.Cài đặt chương trình:
Chương trình sau khi đã chạy thử đảm bảo tốt sẽ được cài đặt và đưa vào sử dụng
Chương 2 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện
Muốn xây dựng thiết kế hệ thống thông tin quản lý thì vấn đề đầu tiên chúng ta phải phântích hệ thống nhằm tìm và lựa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể
Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ quản lý trên máy vi tính Không thể tin họchoá công tác quản lý mà không qua giai đoạn phân tích Hiệu quả của việc công tác quản lý hoàntoàn phụ thuộc vào quá trình phân tích ban đầu Trong quá trình phân tích để chuyển từ bài toánquản lý trên máy vi tính thì các sơ đồ chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu giúp ta dễ dàng xác địnhđược yêu cầu của người dùng Giúp ta nhìn tổng quát về cách quản lý thực tế và hệ thống của ta sẽthiết kế
Việc thiết kế xây dựng một hệ thông tin quản lý tốt có hiệu quả thì thì đòi hỏi người thiết kế
hệ thống không chỉ có trình độ tin học mà còn phải tìm hiểu kiến thức về quản lý và biết được cácnghiệp vụ chuyên môn có liên quan đến hệ thống cần thiết kế
Trong hệ thống Quản lý thư viện thì việc sử dụng máy tính có tác dụng như một công cụ đểlưu trữ dữ liệu và xử lý các thông tin về sách mượn và kết xuất các thông tin cần thiết đáp ứng nhucầu về sách mượn của giáo viên học sinh, sinh viên trong nhà trường
I Hoạt động của thư viện
1 Giới thiệu hoạt động của thư viện:
Công tác quản lý thư viện được coi là công việc tốn nhiều thời gian, công sức với mục đích phục
vụ độc giả nhanh nhất bảo quản tư liệu lâu dài, các nhân viên phải xử lý thông tin tư liệu từ khi muađến khi xếp lên giá, phục vụ độc giả một cách lôgic Hoạt động thư viện bao gồm một số công đoạnnhư sau :
+Nhập sách:
Trang 9Khi sách được nhà xuất bản, công ty phát hành sách chuyển đến theo đơn đặt mua của thư viện,nhân viên thư viện có nhiệm vụ kiểm tra lại đơn hàng Đối chiếu số lượng, đơn giá với số lượng, đơngiá ghi trên hoá đơn khi đó lưu biên bản nhập sách
Xử lý khoa học là xác minh giá trị của sách và sách có giá trị trùng lặp hay không
Xử lý kỹ thuật là tiến hành mô tả, phân loại sách để chuyển đến phòng đọc, phòng mượn
VD:HH10
Trong đó :
HH:Là ký hiệu phân loại lĩnh vực sách là “hoá học”
10: là ký hiệu số lượng sách khi nhập vào
Với ba thông số trên được nhập vào tự động khi ta thực hiện nhập vào số lượng sách
và phân loại sách khi chương trình nhập sách mới chạy:
+ Phân loại và sắp xếp sách
Sau khi đăng ký xong nhân viên thư viện đưa đến nơi cất giữ bảo quản theo số liệu kho đã quy địnhchia sách Đối với những thư viện lớn thì việc quản lý thông tin kho sách nơi lưu trữ sách là việc rấtquan trọng đối với vấn đề lưu trữ mượn trả:
+ Phục vụ độc giả
Trong các thư viện, khi độc giả muốn mượn quyển sách nào đó thì sẽ ghi các thông tin vào phiếumượn và đưa cho nhân viên thư viện, nhân viên thư viện sẽ căn cứ vào những thông tin trên phiếumượn tìm sách cho độc giả mượn Như vậy ta thấy nếu máy tính được ứng dụng vào việc quản lýsách thì việc tra cứu thông tin về sách sẽ được đầy đủ chính xác, nhanh chóng kịp thời hơn nhiều sovới làm bằng thủ công
Trang 102 Các yêu cầu đối với chương trình quản lý sách
Để có thể tin học hoá công tác quản lý nhằm giảm tối đa các công đoạn thủ công, là một chương trình quản lý phải có những chức năng sau:
* Chức năng cập nhật thông tin:
- Nhập thông tin sách: Từ khi sách được nhập về, lưu trữ, cho mượn, nhận trả, số lượng sách trong thư viện có thể lên đến hàng triệu cuốn
- Nhập thông tin độc giả: Cập nhật thông tin về độc giả, số lượng độc giả có thể lên đến hàng chục ngàn người
* Chức năng tra cứu:
Phần tra cứu phải đảm bảo được nhiệm vụ phục vụ độc giả là tra cứu về sách theo các thông tin như theo thể loại, theo nhà xuất bản
Ngoài ra chương trình phải đảm bảo tra cứu được các thông tin về độc giả, các quyển sách mà độc giảđang mượn
* Chức năng mượn trả sách:
Chức năng mượn trả sách là chức năng thường dùng nhất đối với thư viện do đó chương trình phải được thiết kế hoạt động ổn định, các thao tác sử dụng được dễ dàng nhanh chóng, chính xác.
* Chức năng thông tin báo cáo :
Phần thông tin báo cáo phải được đảm bảo việc thống kê về sách nhập, sách mượn, độc giả in ra các báo cáo chính xác, đẹp về thông tin thống kê.
II Các chức năng của hệ thống:
- Thông tin độc giả
- Thông tin sách
- Mượn trả sách
- Tra cứu
- Báo cáo thống kê
III Phương thức hoạt động của các chức năng chính:
* Thông tin độc giả:
- Cập nhật độc giả mới đồng thời làm thẻ cho độc giả
- Sửa, xem thông tin độc giả
- Xóa độc giả khỏi danh sách độc giả nếu hết hạn sử dụng thẻ của độc giả
- Tìm kiếm độc giả
* Thông tin sách:
- Phân loại sách theo thể loại, theo lĩnh vực, theo nhà xuất bản, tác giả
Trang 11- Quản lý nhập sách( mã sách, số lượng, đơn giá, tên sách, tác giả )
- Kiểm tra sách có còn trong thư viện hay không
- Quản lý từng đầu sách( lưu trữ thông tin về từng quyển sách trong thư viện )
* Mượn trả sách :
- Quản lý mượn sách, trả sách của độc giả
- Kiểm tra tính hợp lệ khi mượn
- Kiểm tra tài liệu khi trả, tình trạng sách trả
* Tra cứu:
a Tra cứu về độc giả
Thông tin về một độc giả
Các tài liệu mà một độc giả mượn
Các độc giả mượn một loại sách
Các độc giả mượn sách quá hạn
b Tra cứu về sách
Tra cứu theo tên sách
Tra cứu theo mã sách
- Tra cứu sách theo tác giả
- Tra cứu sách theo nhà xuất bản
- Tra cứu sách theo lĩnh vực
- Tra cứu sách mượn quá hạn
- Tra cứu sách theo ngày mượn
- Tra cứu sách theo ngày trả
- Tra cứu sách theo hạn trả
*Báo cáo:
- Thống kê tổng số sách trong thư viện
- Thống kê sách đang cho mượn
- Thống kê số lượng độc giả
- Thống kê độc giả mượn quá hạn
- Đưa ra các bảng biểu báo cáo
Trang 12IV Phân tích hệ thống quản lý thư viện về các sơ đồ chức năng và mô hình luồng
dữ liệu.
1- Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý và về các luồng dữ liệu chuyển giaogiữa các chức năng đó
Trước hết ta phải xác định các luồng thông tin vào ra của hệ thống Từ đó sẽ phân tích thiết kế hệthống mới
* Luồng thông tin đầu vào:
- Thông tin về những cuốn sách, ngày nhập, số sách nhập
- Thông tin về độc giả
- Thông tin sách mượn, ngày mượn, hạn trả, ngày trả
- Thông tin về sách trả, tiền phạt
* Luồng thông tin ra :
-Báo cáo về độc giả
-Báo cáo về sách nhập
-Báo cáo về sổ sách cho mượn và trả
-Báo cáo về số lượng sách
-Tra cứu tổng hợp về mục tiêu có liên quan đến quản lý thư viện
Trang 132 Sơ đồ phân rã chức năng:
3 Phân tích các chức năng chính.
a Chức năng Quản lý độc giả:
Bao gồm: Cập nhật thêm độc giả, Tra tìm, Xem, Sửa, Xóa thông tin về độc giả
-Cập nhật thông tin về độc giả : Dùng để nhập những thông tin về độc giả mới đến đăng ký làm thẻ
-Tra cứu xem, sửa, xóa thông tin về độc giả: Dùng để tìm một độc giả hoặc một tập hợp các độcgiả thoả mãn điều kiện do người tìm đưa ra, đồng thời có thể thêm, xoá, sửa, cập nhật lại thông tinnếu cần thiết
-Xoá độc giả: nếu độc giả đó hết hạn sử dụng thẻ
*Thông tin vào: -Các thông tin về độc giả
-Yêu cầu làm thẻ
*Thông tin ra: - Thông tin mà độc giả yêu cầu
- Thẻ của thư viện
Trang 14b-Chức năng Quản lý sách
Chức năng quản lý thông tin sách bao gồm : Cập nhật thông tin về sách, tra tìm, sửa đổi thông tinsách, bổ xung sách, hủy bỏ sách
+ Cập nhật thông tin sách: Cho phép nhập thông tin về những cuốn sách mới được bổ xung về thư
viện Những thông tin này do bộ phận phân loại “nhập sách” đưa tới
+Tìm kiếm sách: Dùng để tìm một hoặc một tập hợp những cuốn sách thỏa mãn những điều kiện do
người tìm đưa ra Việc tìm kiếm sách cho phép tìm thông tin trên tất cả những thông tin về một cuốnsách khi đưa vào sửa đổi những thông tin về đầu sách đó
+ Bổ xung thêm nhà xuất bản : Cho phép bổ xung thêm vào nhà xuất bản mới
Thông tin vào : Thông tin về sách mới nhập.
Thông tin về sách cho mượn
Thông tin về sách hiện có trong thư viện
Thông tin ra:
Trả lời yêu cầu của độc giả khi độc giả đến mượn sách là từ chối hoặc cho mượn sách.
Lập báo cáo về sách để bổ sung hoặc hủy bỏ sách và thuận tiện trong khi tìm kiếm sách.
c Chức năng mượn, trả sách :
Chức năng mượn, trả sách bao gồm: mượn sách, trả sách
-Mượn sách : Dùng để nhập thông tin về độc giả mượn sách và thông tin về cuốn sách mà độc giả
mượn: ngày mượn, ngày hẹn trả, số lượng
-Trả sách: dùng để tìm độc giả đang mượn những cuốn sách nào và xóa bỏ thông tin về việc mượn
những cuốn sách đó sau khi độc giả trả lại thư viện
Thông tin vào: Thông tin về sách cho mượn.
Thông tin ra : Đáp ứng thông tin về sách cho độc giả
Phạt tiền độc nếu độc giả trả không đúng hẹn hoặc độc giả làm hỏng sách
d Chức năng tra cứu
Chức năng tra cứu bao gồm: tra cứu sách mượn
tra cứu sách hiện có tra cứu độc giả đang mượn sách
+ Tra cứu sách mượn: Dùng để tìm và đưa ra thông tin về tất cả các quyển sách đang cho mượn
tính đến thời điểm tra cứu cùng với các thông tin về những độc giả đang mượn những cuốn sách đó
+ Tra cứu độc giả đang mượn sách: Dùng để tìm, đưa ra thông tin tất các độc giả hiện đang mượn
sách của thư viện và cũng những thông tin về sách đó
Trang 15+ Tra cứu sách hiện có: Sách cho mượn trong thư viện thường thì không cho mượn cuốn sách cuối
cùng, số sách cho mượn phải nhỏ hơn sách đã có
Thông tin vào:
Thông tin về sách đã cho mượn
Thông tin về sách hiện có trong thư viện
Thông tin về độc giả mượn sách
Thông tin ra:
Thông tin trả lời sách cần tra cứu
Thông tin về độc giả cần tra cứu
e Chức năng báo cáo :
Chức năng báo cáo bao gồm:
Thống kê sách của thư viện, thống kê sách theo phân loại, thống kê độc giả, thống kê độc giả hếthạn mượn, thống kê sách mượn quá hạn, lập phiếu nhắc trả sách
- Thống kê sách của thư viện : Dùng thống kê tất cả các đầu sách của thư viện cũng như tổng sốcuốn của các đầu sách tính đến thời gian thống kê
- Thống kê sách theo thể loại : Dùng để thống kê tất cả các đầu sách của thư viện theo thể loại tínhđến thời gian thống kê
- Thống kê độc giả : Dùng để thống kê tất cả các độc giả của thư viện tính đến thời điểm thống kê
- Lập phiếu nhắc trả sách: Dùng để lập giấy gửi đến các độc giả đang mượn sách của thư viện quá hạn mà chưa trả và gửi đến từng độc giả quá hạn trả sách
Thông tin vào :
Thông tin về sách của thư viện
Thông tin về sách theo phân loại
Thông tin về sách đã được mượn
Thông tin về độc giả mượn sách
Thông tin ra:
Thông tin về sách đã mượn quá hạn
Thông tin về độc giả đã mượn quá hạn
Thông tin về sách trong thư viện
Lập phiếu nhắc trả sách
Trang 164 Mô hình luồng dữ liệu(BĐLDL).
BĐLDL đưa ra tập hợp các chức năng xử lý và vẽ các luồng dữ liệu chuyển giao giữa các chức năng
a.Vai trò của luồng dữ liệu:
Mô hình luồng dữ liệu cho ta một cái nhìn tổng thể về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữliệu và quá trình
Nó chỉ ra các thông tin chuyển tiếp từ một quá trình hoặc chức năng nào trong hệ thống sang quátrình hoặc chức năng khác Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra cần có những thông tin vào trước khicho nó thực hiện một chức năng hay quá trình
b.Giải thích ký hiệu:
Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) chỉ được phép sử dụng 5 loại yếu tố biểu diễn sau đây
Data flow Luồng dữ liệu
Thể hiện dữ liệu và hướngcủa dữ liệu
Tiến trình
Mô tả chức năng xử lý(Process)
Data stores Kho dữ liệu Nơi lưu trữ dữ liệu
Tác nhân ngoài
Mô tả tác nhân ngoái có liênquan đến hệ thống
Internal entilies Tác nhân trong
Một chức năng được mô tả ởtrang khác của biểu đồ
P
External entilies