Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hóa. Hóa đơn thương mại do người bán phát hành xuất trình cho người mua sau khi hàng hóa được gửi đi.

Để tuân thủ các quy định Hải quan, nhà nhập khâu và xuất khẩu cần

phải cung cấp các chứng từ cần thiết Để hoàn thiện thủ tục khai báo hải quan, một trong những chứng từ cần thiết mà người thực hiện khai báo hải quan phải trình là hoá đơn thương mại

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HÓA ĐƠN:

1 Định nghĩa:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hóa Hóa đơn thương mại do người bán phát hành xuất trình cho người mua sau khi hàng hóa được gửi đi Là yêu cầu của người bán đòi người mua phải thanh toán số tiền hàng theo những điều kiện cụ thể ghi trên hóa đơn Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa,

đơn giá, tông giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức

thanh toán, phương tiện van tai v.v

Hóa đơn thường được lập làm nhiều bản, để dùng trong nhiều việc

khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công

ty bảo hiểm để tính phí báo hiểm, cho hải quan để tính thuế.v.v

2 Tác dụng:

Hóa đơn thương mại có những tác dụng sau:

e _ Trong việc thanh toán tiền hàng, hóa đơn thương mại giữ vai trò trung tâm trong bộ chứng từ thanh tóan Trong trường hợp bộ chứng

từ có hối phiếu kèm theo, thông qua hóa đơn, người trả tiền có thể kiểm tra lệnh đòi tiền trong nội dung của hối phiếu Nếu không dùng hối phiếu để thanh toán, hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm cơ sở cho việc đòi tiền và trả tiền

e Khi khai báo hải quan, hóa đơn nói lên giá trị hàng hóa và là bằng chứng cho việc mua bán, trên cơ sở đó người ta tiến hành giám quản và tính tiên thuê

e _ Trong nghiệp vụ tín dụng, hóa đơn với chữ kí chấp nhận trả tiền của người mua có thể làm vai trò của một chứng từ bảo đảm cho việc vay muon

e _ Hóa đơn cũng cung cấp những chỉ tiết về hàng hóa, cần thiết cho

việc thống kê, đối chiếu hàng hóa với hợp đồng và theo đõi thực hiện

hợp đồng

e - Trong một số trường hợp nhất định bản sao của hóa đơn được dùng như một thư thông báo kết quả giao hàng, để người mua chuẩn

bị nhập hàng và chuẩn bị trả tiền hàng

Nhìn chung, hóa đơn thương mại đã trở nên phố biến trong thời đại hội

nhập ngày nay, bất kì một hoạt động giao dịch thương mại nảo (xuất khâu

hay nhập khẩu) đều phải cần hóa đơn Từ đó cho thấy việc nhận biết và thành lập một hóa đơn đúng đang là một yêu cầu cấp bách đối với tất cả các doanh nghiệp VN, vì khi một hóa đơn bị sai sót thì sẽ gây ra nhiều trở ngại cho các nhà xuất khâu lẫn nhà nhập khâu

3 Nội dung:

a Nội dung hóa đơn thương mại:

Một hóa đơn thương mại bao gồm những nội dung chỉ tiết căn bản

giống như một hóa đơn bán hàng ( dịch vụ ) trong nước như:

— Số hóa đơn

— Ngày lập hóa đơn

— Họ tên và địa chỉ người bán hàng

- Họ tên và địa chỉ của người mua và người thanh toán (nếu không

là một)

— Điều kiện giao hàng (theo địa điểm)

—_ Điều kiện thanh toán

— Số lượng, đơn giá và trị giá của từng mặt hàng theo từng đơn đặt hàng (nếu có)

— Tổng số tiền phải thanh toán Phân tổng số tiền có thể phải kèm theo phần ghi trị giá bằng chữ

Tuy nhiên, trong thương mại quốc tế do người bán vả người mua trong

đa số trường hợp không gặp nhau trực tiếp để thực hiện việc thanh toán

nên một hóa đơn thương mại quốc tế có một số điểm khác hắn với các hóa đơn bán hàng (dịch vụ) trong nước Cụ thể như sau:

«e Nếu không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn thì ngôn ngữ thông thường được sử dụng là tiếng Anh, trong khi các hóa đơn bán hàng hay cung cấp dịch vụ trong nước đa phần bao giờ cũng lập bằng ngôn ngữ bản địa

¢ Cac hoa don thương mại quốc tế được lập với loại hình tiền tệ là

đồng tiền được thỏa thuận trong các hợp đồng mua bán với các điều kiện giao hàng và thanh toán phù hợp với các quy định trong các hợp đồng mua bán này và phủ hợp với luật hay tập quán quốc tế trong thương mại

Theo UCP 600 một hóa đơn thương mại:

v' Phải thể hiện do người thụ hưởng phát hành (trừ trường hợp quy định tại điều 38)

v Phải được lập cho người mở thư tín dụng (trừ trường hợp nêu trong điều 38g)

v Phải được lập trùng với don vi tiền tệ nêu trong thư tín dụng

* Không cần phải ký

Một ngân hàng chỉ định hành động theo sự chỉ định ngân hàng

xác nhận nếu có hoặc ngân hàng phát hành có thể chấp nhận một

HĐTM được phát hành với số tiền vượt quá số tiền L/C cho phép và

quyết định của ngân hàng này sẽ ràng buộc tất cá các bên miễn là ngân hàng đó không thanh toán hay chiết khấu cho số tiền vượt quá L/C cho phép

Việc mô tả hàng hóa, dịch vụ hay các giao dịch khác trong HĐTM phải phù hợp với mô tả hàng hoa trong L/C

b Mẫu hóa đơn thương mại:

NOTIFY INTERMEDIATE CONSIGNEE (Ful came and address | EXPORT REFERENCES Ψ

SCE VALUE DOSCARIPTION

1) SHIPPER/ EXPORTER ( Nhà xuất khẩu): - The name and address

of the principal party responsible for effecting export from the United States The exporter as named on the Export License (Tén

và địa chỉ của đối tác chính chịu trách nhiệm xuất khẩu những hàng hoá được liệt kê.)

2) CONSIGNEE (Người nhận hàng) - The name and address of the person/company to whom the goods are shipped for the designated end use, or the party so designated on the Export License (Tén va dia chi của cá nhần hoặc công ty mà hàng hoá được gửi đên cuôi cùng) 3) INTERMEDIATE CONSIGNEE (Trung gian) - The name and address of the party who effects delivery of the merchandise to the ultimate consignee, or the party so named on the Export License.(Tén

và địa chỉ của người chịu trách nhiệm phân phối hang hoá đến cho người nhận cuỗi cùng.)

4) FORWARDING AGENT (Đại lý chuyển giao/hãng vận chuyên qua canh)- The name and address of the duly authorized forwarder acting as agent for the exporter (Tén va dia chi cia ngudéi được ủy

quyên hợp pháp, hoạt động với vai trò là đại lý của nhà xuất khẩu.)

5) COMMERCIAL INVOICE NO - Commercial Invoice number assigned by the exporter (M4 s6 hoa don dinh bởi nhà xuất khẩu)

6) CUSTOMER PURCHASE ORDER NO - Overseas customer's

reference of order number (M4 s6 don đặt hàng của khách hàng) 7) B/L, AWB NO - Bill of Lading, or Air Waybill number, 1f known.(

Mã số vận đơn hàng hải hay hàng không )

8) COUNTRY OF ORIGIN - Country of origin of shipment (Xuat

xứ của hàng hoá được vận chuyên)

9) DATE OF EXPORT - Actual date of export of merchandise (Ngay xuất khẩu thực tế)

10) TERMS OF PAYMENT (điều kiện thanh toán) - Describe the terms, conditions, and currency of settlement as agreed upon by the vendor and purchaser per the Pro Forma Invoice, customer Purchase Order, and/or Letter of Credit (Mô tả những điều khoản, phương thức thanh toán, loại tiền tệ được thoả thuận giữa người mua và người bán theo hoá đơn chiếu lệ, đơn đặt hàng của khách hàng, hay tín dụng thư)

11) EXPORT REFERENCES - May be used to record other useful information, e.g - other reference numbers, special handling requirements, routing requirements, etc (Ding dé trinh bay nhimng thông tin cần thiết khác, ví dụ như các mã số, yêu cầu đặc biệt về việc vận chuyền hàng )

12) AIR/OCEAN PORT OF EMBARKATION - Ocean port/pier, or airport to be used for embarkation of merchandise (Cang hang khong, hay hàng hải nơi bốc hàng (đưa hàng lên tàu))

13) EXPORTING CARRIER/ROUTE - (Hãng vận tai): Record airline carrier/flight number or vessel name/shipping line to be used for the shipment of merchandise (Hang van tải do nhà xuất khẩu chon

dé van chuyén hang hoa.)

14) PACKAGES - Record number of packages, cartons, or containers per description line (Ma s6 trén kiện, thùng cactông hay container

theo mỗi dòng mô tả.)

15) QUANTITY (Số lượng)- Record total number of units per description line (Tông số đơn vị hàng hóa theo mỗi dòng mô tả)

16) NET WEIGHT (Khối lượng tịnh)/GROSS WEIGHT ( Khối

lượng gộp) - Record total net weight and total gross weight (includes

weight of container) in kilograms per description line Tong kh6i

lương tịnh theo mỗi dòng mô tả./ tống khối lượng gộp ( bao gồm cả

khối lượng bao bì) theo mỗi dòng mô tả

17) DESCRIPTION OF MERCHANDISE ( Mô tả hàng hoá) - Provide a full description of items shipped, the type of container (carton, box, pack, etc.), the gross weight per container, and the quantity and unit of measure of the merchandise (M6 ta đầy đủ về hang hoá được vận chuyến, loại bao bì ( thùng cacton, hộp, kiện ), trọng lượng gộp mỗi container, số lượng và đơn vị tính của

19) PACKAGE MARKS (Ky ma hiéu)- Record in this Field, as well

as on each package, the package number (e.g - 1 of 7, 3 of 7, etc.), shippers company name, country of origin (e.g - made in USA), destination port of entry, package weight in kilograms, package size (length x width x height), and shipper's control number (e.g - C/I number; optional).(Ky hiéu hay mã số để nhận biết trên container) 20) MISC CHARGES (Chi phí hỗn hợp) - Record any miscellaneous charges which are to be paid for by the customer - export transportation, insurance, export packaging, inland freight to pier, etc ( Tất cả các loại phí mà khách hàng phải trả như: phí vận chuyền, bảo hiểm, phí đóng gói xuất khẩu, phí vận chuyền trên bộ)

21) CERTIFICATIONS (Chimg nhan) - any certifications or declarations required of the shipper regarding any information recorded

on the commercial invoice: ( Tất cả những chứng nhận và cam kết

liên quan đến bất cứ thông tin nào trong hoá đơn mà nhà xuất khâu yêu cầu)

22) INVOICE CURRENCY: Loại tiền tệ mà giá trị của hoá đơn được tính theo đó

23) DATE (Ngay tháng): Ngày tháng lập hoá đơn

Ngoài mẫu trên người ta cũng có thể lập những hoá đơn thương mại với nhiều cách thức khác nhau do không có một biểu mẫu tiêu chuẩn quy

định cho chung cho hóa đơn thương mại1.Nhưng nội dung của một hóa đơn thương mại cơ bản vẫn đầy đủ những thông tin cần thiết như trên Sau đây

là một mẫu hóa đơn thương mại cụ thể:

Sold bo Mest Products Inc No 19714689

356 7th Street, Sutte 302 Dacersber 34, 2001

Serta Monica CA 90090-08020 Ordw No KX01114

USA

Shipment Par saling from KEELUNG to Santa Monies via HK on of aboot January 05, 2002 wit® ETA on of about

January 20, 2002

Terms C4 KEELUNGS

ham No Deseriptian Quantity Price Amount

0904 Porcelain leapt, 4-117" Moh fg ?92 De 42.00] USS 332014 9U

reeponaitte for any Misuse on the pert

(Your hem Mo QQ ) (Our S00 Mp 8972380)

970001366 Cloth dod pair é 8" 1 200 pe 18773) USS 2?2%2⁄ 600

(Yoœ hem Mo C22943

(Oư %C io, 5997234)

Totat 1,862 po USS 254.540.00

Total Ansowsl: U.S Dollars Two Hundred and Fifi Sight Thousaad Five Hundred and Forty Oniy

Remarks: PLEASE ISSUE LIC TO THE FARMERS BANK OF CHINA

Torus Systems, inc

Richard of Chen—

10

THE Stc.er:

HANOI,

THE BUYER: Hi MPORT

NGKONG

FOR TRANSPORTATION TO: LE HARVE F

CONTAINER ( SEAL NO: COLUGh64314/ Sa8057

QUANTITY PER BAMBOO AND RATTAN Preece amount

1 a 27X2rxHa 1,400 SETS 29%/8ET, | * 4,130.00

2 v eee 1.408 SETH °) É Sho met 4,707 20

Stade »< Ề

4 aust 30 Bu2O+ty 6) 612 SETS 1,8 /8ET 3.421 D0

R27 5# -JEjt2 h

Viracentral pepe ,° Uso 220.00

1/ Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice):

Scomi Precision Engineering Sdn Bhd (ass

(formerty Anon os Prana Widows Sdn Bhd)

Lot 28 & 30, Jin Belong 15/1 1, Section 15,

` PRICE USS uss

1 Aluenênêuz Tube 832 TH7 M4 | 147,796.48

Outside Dia 212mm x Inside Dia 165mm «x pcs

2300mm

US One Hundred Forty Seven Thousand

Seven Hundred Ninety Six and

Cents Forty Eight Only USD 147,796.48

Terms : CTF Dubai

SCOMI PRECISION ENGINEERING SON BHD

12

Hóa đơn lãnh sự (Consular invoice)

}°9 “c9 oes| mm #yÏ Poo sex & s24 ý Ae=e má 2ˆ psesssn

| (Fala! AE SOF, oe CIP

ater Geers ra 9 c! (Ciamj+í

Hóa đơn hải quan CUSTOMS INVOICE

aot Cvưwœcœ(-ss*vew Agence dm dure

av) beveree Ajo) 2 1729994431 afo41 fac

Tee DOP ae et geet Cee 06x kén 0

# bá X ướt 7Ó 9 eee et comes Ot ee

4 Phân loại:

Trong thực tiễn buôn bán, các hoạt động giao dịch rất nhiều và phức tạp, bên cạnh đó mỗi loại giao dịch thường đòi hỏi mỗi hóa đơn khác

nhau, làm cho hình thức và chức năng của các hóa đơn thương mại trở nên

đa dạng Nếu xét theo gốc độ chức năng, có thể phân loại hóa đơn như

sau:

VY Hoa đơn chiéu 1é (Proforma Invoice): Là loại chứng từ có hình

thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán mà được dùng làm

chúng từ để khai hải quan, xin giấy phép nhập khẩu, làm cơ sở cho việc khai trị giá hàng hóa đem đi triển lãm, để gửi bán hoặc có tác dụng làm

VY Hoa đơn chỉ tiết (Detailed invoice ): Trong hóa đơn chỉ tiết , giá cả

được phân tích ra thành những mục tất chỉ tiết Nội dung của hóa đơn được chi tiết đến mức độ nào là tùy theo yêu cầu cụ thể, không có tính

chất cố định

Vv Hoa don trung lập (Neutral invoice): Với loại hóa đơn này, người

mua có thể dùng lại phiếu đóng gói trong khi bán lại hàng cho người thứ

ba

15

w Hóa đơn xác nhận (Certifced invoice): Là hóa đơn có chữ ký của

phòng thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất xứ của hàng hoá Nhiều khi hóa đơn này được dùng như một chứng từ kiêm cả chức năng hóa đơn lẫn chức năng giây chứng nhận xuất xứ

VY Hoa don hai quan (Custom Invoice): Là hóa đơn tính toán trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí của hải quan Hóa đơn này it quan trong trong lưu thông

¥ Hoa don lanh su (Consular invoice): Là hoá đơn xác nhận của lãnh

sự nước người mua đang làm việc ở nước người bán Hoá đơn lãnh sự có tác dụng thay thê cho giây chứng nhận xuât xứ (xem mục chứng từ hải quan)

ll INCOTERMS 2000

1 Khai quat:

Incoterms (viét tit cua International Commerce Terms - Các điều khoản thương mại quốc tế) là một bộ các quy tắc thương mại quốc tế được công nhận và sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới Incoterms quy định những quy tắc có liên quan đến giá cả và trách nhiệm của các bên (bên bán

và bên mua) trong một hoạt động thương mại quốc tế

Incoterms quy định các điều khoản về giao nhận hàng hóa, trách

nhiệm của các bên: Ai sẽ trả tiền vận tải, ai sẽ đảm trách các chi phí về thủ tuc hai quan,bao hiém hàng hóa, ai chiu trách nhiệm về những tốn thất và

rủi ro của hàng hóa trong quá trình vận chuyển , thời điểm chuyển giao trách nhiệm về hàng hóa

Bộ Incoterms đầu tiên được ICC ban hành vảo năm 1936 đưới tên gọi

Incoterms 1936 Để phù hợp với thực tế thương mại Incoterms đã được

sửa đổi bố sung vào các năm 1953, 1967, 1976, 1980, 1990 và lần gần đây nhất là vào cuối năm 1999 đã cho ra đời bộ Incoterms 2000 Incoterms

16

2000 là phiên bản mới nhất của Incoterm, được Phòng thương mại quốc tế (ICC) ở Paris, Pháp chỉnh lý và có hiệu lực kế từ ngày 1 thang 1 nim

2000

Incoterms 2000 gồm có 13 điều kiện giao hàng mẫu, chia thành 4 nhóm: €C, D, E, F Trong đó, nhóm E gồm 1 điều kiện (EXW), nhóm F gồm 3 điều kiện (FCA, FAS, FOB), nhóm C gồm 4 điều kiện (CFR, CIF, CPT, CIP) và nhóm D gồm 5 điều kiện (DAF, DES, DEQ, DDU, DDP)

Nội dung quan trọng nhất của Incoterms 2000 mà cần quan tâm là thời điểm chuyên rủi ro từ người bán sang người mua để tránh những tranh chấp có thê phát sinh sau này liên quan đến hợp đồng mua bán đã ký Mục đích:

- Cung cấp một bộ qui tắc quốc tế giải thích những điều kiện thương mại thông dụng trong ngoại thương

- Giúp các bên mua bán tránh những vụ tranh chấp và kiện tụng, làm lãng phí thời giờ và tiền bạc

Phạm vỉ áp dụng:

- Incoterms chỉ điều chỉnh những vần đề về quyền và nghĩa vụ của các bên

ký kết hợp đồng liên quan đến việc giao hàng (với ý nghĩa là hàng hoá hữu hình)

- Chỉ mang tính chất khuyến khích, không bắt buộc áp dụng

2 Các điều khoản chủ yếu của Incoterms:

ty đods9) 9/77 @ cane O đa /Đ 23v ex f0 4$ SỌWw*xd e0:

17

Place) (địa điểm | kho, cửa - Chịu mọi chi phí và rủi

ở nước hàng ) phù hợp với ro kể từ khi nhận hàng

xuất khẩu) | phương tiện vận tải sẽ sử | tại xưởng của người

-Khi người mua đã nhận | - Mua bảo hiểm hàng

hàng thì người bánhết | hóa

mọi trách nhiệm -Làm thủ tục và chịu chi

-Chuyển giao cho người | phí thông quan xuất mua hóa đơn thương mại | khẩu, quá cảnh, nhập

và chứng từ hàng hóa có | khẩu

liên quan

Điều |Tiéng |Tiếng | Nghĩa vụ của người bán Nghĩa vụ của người

2 Free | Giao -Xếp hàng vào phương tiện | -Thu xếp và trả cước FCA | Carrier | hàng cho | chuyên chở do người mua chỉ | phí về vận tải

place) |vantai | -Làm thủ tục và chịu mọi chi | hóa

(tại địa | phí liên quan đến giấy phép | -Làm thủ tục và trả điểm qui | XK, thuế thuế nhập khẩu

dinh & | -Chuyển giao cho người mua | -Thời điểm chuyển rủi nước hóa đơn,chứng từ vận tải và | ro là sau khi người bán

xuất các chứng từ hàng hóa có liên | giao xong hàng cho

18

khẩu)

quan

-Nếu giao hàng tại cơ sở sản

xuất thì người bán phái chịu

chỉ phí bốc hàng lên phương

tiện vận tải của người mua

-Nếu địa điểm giao hàng nằm ngoài cơ sở sản xuất của

người bán thì người bán

không phái chịu chi phí bốc

hàng lên phương tiện vận tải

Điêu | Tiếng Tiếng Nghĩa vụ của người Nghĩa vụ của người mua

3 Free Giao -Giao hang doc man -Thu xếp và trả cước phí

FAS Alongsid | hàng con tàu chỉ định, tại cho việc chuyên chở hàng

e ship doc man | cang chi dinh hoa bang duong bién

(named |tàu(tại | -Làm thủ tục và trả mọi | - Thông báo cho người bán portof | cang chi phi thong quan, ngày giao hàng và lên tàu

shipment | bốc giấy phép XK -Mua bảo hiểm hàng hóa

) hang qui | -Chuyén hóa đơn va chịu rủi ro từ khi nhận

định) thương mại, chứng từ | hàng

là bằng chứng giao -Làm thủ tục và chịu chi hàng và các chứngtừ | phí nhập khẩu

khác có liên quan

>i= wie F du Hafxzx¿ Hates Cisiune 48Buyet

Diéu | Tiéng Tiếng | Nghĩa vụ của người Nghĩa vụ của người mua

19