Mẹo và thủ thuật excel

Từ bây giờ,, dù bạn có cuộn bảng tính lèn hay xuống thì h à n g ‘l vẫn không di chuyển.nằm kế sau cột muôn cô" định trong hình 8, cột muốn cô" định là cột A, nên chọn ô Bl.. ♦ DÁN PHÃN T

ĐOÀN KHẮC ĐỘ

MẸO VÀ THỦ THUẬT EXCEL

Biết được những mẹo và thủ thuật trong Excel sẽ giúp bạn làm việc với Excel một cách hiệu quả.

Những kiến thức trình bày trong quyển sách này được rú t ra từ kinh nghiệm làm việc và từ nhiều nguồn tài liệu quý báu

Bạn sẽ thấy thú vị và ích lợi khi đọc quyển sách này

1 Nhập sô" bắt đầu vào ô đầu tiên Nhập

số^ kế tiếp vào ô liền kề (cùng cột hoặc cùng hàng)

2 Chọn hai ô vừa nhập sô" liệu, rà trỏ

chuột vào dấu fill handle (dấu vuông nhỏ ở góc dưới phải vùng chọn, xem hình 1), khi trỏ chuột biến thành dấu cộng (xem hình 2), nhấp giữ chuột và

rê đến ô cuôi cùng

Hình 1 Dấu fill handle

Hình 2 Trỏ chuột biến thành dấu cộng

L ưu ý: Hiệu của sô" thứ hai và số^ thứ nhất là bước nhảy của dãy sô" thứ tự Nếu bước nhảy là 1 thì sẽ tạo ra dãy sô'’ liên tục Nếu bước nhảy là 2 thì sẽ tạo ra dãy

chẵn) tùy theo số bắt đầu là lẻ hay chẵn

C ách 2: Nếu đánh số thứ tự liên tục thì dùng cách này nhanh hơn

1 Nhập số bắt đầu vào ô đầu tiên

2 Đưa trỏ chuột vào dấu fill handle, giữ

phím C trl và rê chuột dến ô cuối cùng

L ưu ý: Cũng có thể dùng chức năng

Autofìll để điền nhanh ngày/tháng/nám

vào các ô

♦ ĐÁNH SỐ VỚI LỆNH FILL > SERIES

Ngoài chức năng Autofĩll, cũng có thể dùng lệnh Fill > S e rie s để đánh số thứ tự.

ở phần S e rie s in, chọn Rows nếu

muôn thực hiện trên dòng, chọn

C olum ns nếu thưc hiên trên cột.

4 Gõ trị bước nhảy vào hộp Step

v a lu e (trị âm thì bước nhảy giảm;

trị dương thì bước nhảy tàng) Gõ trị

k ế t thúc vào hộp Stop valu e Cuố*i

cùng nhấp OK

♦ SAO CHÉP NHANH DỮ LIỆU

Để sao chép nhanh dữ liệu trong một

ô đến các ô khác trên cùng hàng hay cùng cột, chỉ cần kéo dấu íĩll handle (dấu vuông

ở góc dưới phải của vùng chọn) dến ô cuôl cùng là xong

C ách làm : Chọn ô chứa dữ liệu muôn sao chép, nhấp giữ chuột tại dấu fill handle rồi rê theo hướng dọc hay ngang

Hình 4 Sao chép ô A1 đến D1

A B

Ị A

Microsoft Exce: 2

1 Mở workbook nguồn (workbook chứa

sheet muôn sao chép) và workbook đích (vvorkbook sao chép đến)

31 IU

View Code

Ẳ K noiii z RTiơr

Hình 6 Chọn Move or CopyHộp thoại Move or Copy xuât hiện

(hình 7) Trong khung To book, chọn íĩle đích, ơ khung B efore sh eet,

chọn vị trí của sheet sao chép đến

Tiếp theo đánh dâu chọn mục C reate

a copy (nếu di chuyển sheet thì

không chọn mục này) Cuôl cùng

nhấp OK.

Để dễ hình dung, bạn thực hành trê n bảng tính như hình 8.

Window > Freeze Panes.

Từ bây giờ,, dù bạn có cuộn bảng tính lèn hay xuống thì h à n g ‘l vẫn không di chuyển.

nằm kế sau cột muôn cô" định (trong hình 8, cột muốn cô" định là cột A, nên chọn ô Bl) Sau đó chọn W indow >

Freezè Panes.

Từ bây giờ, dù bạn cuộn bảng tín h đến đâu th ì dòng 1 và cột A vẫn không

di chuyển

L ưu ý:

Khi đã cố định hàng (hay cột) thì sau

đó không thể cố định cột (hay hàng), phải gỡ bỏ trạng th ái cố định thì mới thực hiện được

2 Nhập địa chỉ khối ô muôn chọn (ví dụ

A1:E100) vào khung R eíeren ce Sau

Go To Specỉdỉ

rr r r

rrrr

OK

RowCoiuQr dFferences Precedents

c Datd Vdldatìon AI

^ Sar>e

CancH

Hỉnh 15- Hộp thoại Go To Special

Nhấp chọn mục Constants Sau đó

nhấp tắ t dấu kiểm trước các mục

Text, Logỉcals, Errors; chỉ giữ lại

mục N um bers Sau cùng nhấp OK

♦ DÁN PHÃN TRỊ BĂNG LỆNH PASTE

SPECIAL

Khi sao chép bảng tính và dán vào vị

trí khác bằng tổ hợp phím Ctrl+V (hoặc

E d ỉt > P aste) thì kết quả trong ò công

thức có thể bị thay dổi (nếu công thức có

sử dụng địa chỉ tương đối), do địa chỉ của các ô tham chiếu trong công thức bị thay đổi Để trán h trường hỢp kết quả thay đổi sau khi dán, bạn nên dùng lệnh P a ste Specỉaỉ để dán phần trị trong vùng chọn

2 Chọn E dỉt > P aste Special, xuất

hiện hộp thoại Paste special Trong

phần P aste, chọn mục V alues Sau

cùng nhấp OK

^ Pormiias and number íonnats

c V^UBS «nd number íormats

r OịvkỈ8

r SkipyanksPaste Llnk

p Tran^SÊ

Hình 16 Chọn m ục Values

Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn các mục khác trong phần Paste như sau;

công thức

tra tín h toàn ven dữ liêu

Ả ll except borders: Dán tấ t cả ngoạ: trừ các khung viền của ô gô'c.

liên kết, nghĩa là khi nội dung tronị

cập nhật

Cách làm:

1 Chọn khôi dữ liệu muốn sao chép

nhấn Ctrl+C để copy vào bộ nhớ.

2 Chọn ô dích (ô muốn dán dữ liệu)

chọn E d it > P a ste S p ecial, xuâ

hiện hộp thoại Paste Special

Poste Spectal

1

^ ềp

c Pormulas í' ỵalues í' Porma^s

c ^omments •

c VaỉídatioQ

c AI! ejccept Ế»rdefs

^ Coỉunn ^dths

^ Pormulas dnd number form^

c Valytt and numhw Pormdtsup8fâ(ion

2 Giữ phím Shiít và chọn E dit > Paste

Picture, sẽ được bản sao là ảnh của

khối dữ liệu (LiAi ý: nếu không giữ

phím Shỉít thì lệnh Paste Picture không có trong menu Edit).

Microsoít Excel - dìem.xlsRle

Hình 18 Chọn Edit > Paste Picture

Liíu ý: Bản sao của khô"i dữ liệu là

một object, nên có thể phóng lớn, thu nhỏ, di chuyển đến nơi khác dễ dàng

♦ LỆNH PASTE PICTURE LINK■

Lệnh Paste Picture Link cũng giống như lệnh Paste Picture, chỉ khác ở chỗ là bản sao của khôi dữ liệu có tính liên kết, nghĩa

là khi nội dung trong khối dữ liệu gốc thay đổi thì ở bản sao sẽ được cập nhật

♦ Ví d ụ : Để dễ hiểu, bạn làm bài thực

Tạo một tập tin (với tên tùy ý, chẳng hạn: H o so h o csỉn h x ls) Tập tin này có 3

sheet với tên: Khoi 10, Khoỉ 11 và Khoi

12 (nội dung của mỗi sheet bạn tự đặt), Bây giờ hãy tạo các siêu liên kết đến các

sheet Khoi 10, Khoi 11 và Khoi 12.

Cách làm:

1 Mở tập tin mới Sau đó nhập 3 tên tùy ý

(mỗi tên trên mỗi ô) đại diện cho 3 siêu liên kết, ví dụ tên như sau

ở phần Link to, mục E xỉsting File

or *Web Page và mục Current Polder được chọn Chọn tập tin đã tạo

Bookmark, xuất hiện hộp thoại Select

c ^&oci.(r<n(i4n0 ỉe(nr>gs\UMr\hty C io o m ntiU to to n o csrA i^

Hình 21, Chọn ‘Khoi 10’

4 Nhấp chọn ‘K hoỉ 10’, nhấp OK Cuối

Hyperlink Một siêu liên k ế t được tạo

Thực hiện tương tự cho Khoỉ 11 và

Khoỉ 12 Sau đó lưu tập tin.

Từ bây giờ trở di, muôn mở sheet nào thì chỉ cần mở tập tin chứa các siêu liên kết và nhấp vào siêu liên k ết tương ứng

Lưu ý:

+ Siêu liên kết có màu xanh và gạch

chân Píhi đưa trỏ chuột vào siêu liên kết, trỏ chuột biến th à n h hình bàn tay, lúc này nhấp chuột, bảng tính sẽ đươc mở ra Xem hình 22

L iền k é t d ề n K noi 11

L iển kề"t dề"n Khổ i 12

Hình 2 2 Trỏ đến siêu liên kết

♦ TẠO SIÊU LIÊN KẾT ĐẾN FILE

Để thuận tiện cho việc quản lý và truy cập các file được nhanh chóng, bạn có thể tạo siêu liên k ết đến các íĩle (chỉ các íĩle thuộc bộ Microsoít Offĩce)

C ách làm:

1, Mở bảng tính mới, sau đó gõ vào tên các

siêu liên kết tương ứng với các file

2 Chọn ô chứa tên siêu liên kết, chọn

In sert > H yperlink, xuất hiện hộp

thoại In sert Hyperlink

Hình 23 Hộp thoại Insert Hyperlink

ở phần Link to, hai mục E xỉsting

F ile or Web P age và Current

Folder được chọn Trong khung Look

in, chỉ đường dẫn đếii flle rồi chọn fĩle muôn tạo siêu liên kết Xong nhấp

OK Cuối cùng lưu fĩle này lại

nhấp siêu liên k ết tương ứng, fíle đó sẽ được mở ra ngay

♦ TẠO SIÊU LIÊN KẾT ĐẾN MỘT VÙNG

BẢNG TÍNH

Để truy cập nhanh đến một vùng bảng tính, bạn có th ể tạo siêu liên kết đến vùng đó

Edit > P aste a s H yperlink, siêu liên

kết sẽ đươc tao ra

Kể từ đây, khi nhấp siêu liên kết này, hộp định vị sẽ nhảy ngay đến ô đầu tiên của vùng bảng tín h đã chọn.

♦ GỠ B ỏ SIÊU LIÊN KẾT

Để gỡ bỏ siêu liên kết, nhấp phải

R e m o v e H y p e r lin k từ menu hiện ra

' Ặ C ut ' C opỵ

P k k P ro m List ,.

Add W atch Edit H yperlink.,.

Q p en Hyperlink

Hình 2 4 , Chọn Remove Hyperlink

TÍNH NĂNG BẢO VỆ

♦ GIẤU HÀNG

Nếu không muôn hiển thị một số^ hàng nào đó trong bảng tính, bạn có thể giấu chúng đi, Cách làm như sau:

Chọn các hàng muôn giấu Sau đó

^ ^ K 1 - - 1 LỊnNde

Hình 25- C họn Pormat > Row > H ide

♦ GIẤU CỘT

Tương tự như đôl với hàng, b ạn có quyền giấu đi những cột không cần th iết hiển thị trong bảng

Cách làm như saú: chọn các cột muốn

giấu, chọn Format > Coliunn > Hide.

P o rm at Tools D a ta Window Help

Hình 2 6 Chọn Pormat > Colum n > Hide

C h ú ý: Các hàng và cột đã giấu sẽ không được in ra giấy khi chúng chưa được hiến thị

♦ HIỂN THỊ LẠI HÀNG/CỘT

Để hiển thị tất, cả hàng (hay cột) đã giấu, trước hết nhấn tổ hợp phím C trl +

A đẽ chọn toàn bộ bảng tính, sau đó chọn

Porm at > Row > Unhide (hiển thị hàng)

hay Form at > Column > Unhide (hiển

thi côt)

F firm at lo o ls Q ỏ tâ ^ in d o w Melp

Hình 27, Chọn Pormat > C olum n > Unhide

♦ KHÔNG CHO THÊM HÀNG, CỘT

tính, chỉ cần nhập bất kỳ dữ liệu ^ vào ô cuôi cùng (ví dụ ô IV65536) của bảng tính

Cách làm:

1 Chọn ô IV65536, chọn E d it > Go To

(hoặc nhấn Ctrl+G), xuất hiện hộp

thoại Go To

2 Nhập địa chỉ IV65536 vào Tdiung

R eference, xong nhấp OK.

Ô IV65536 sẽ được chọn, nhập vào bất

kỳ chữ gì (miễn ô này chứa dữ liệu là

được) Sau đó nhấn Ctrl + Home để

trở về đầu bảng tính, lưu lại là xong

L ư u ý : Khi muôn thêm hàng, cột vào bảng tính thì xóa dữ liệu trong IV65536 di

♦ GIẤU SHEET

Với Iihừng sheet chứa nội dung mật, không muốn người khác dòm ngó, bạn có thê giấu nó đi Cách thực hiện rất đơngiản: Mở bảng tính muôn giấu và chọn

menụ Pormat > Sheet > Hide là xong.

Ei Mỉcr<»oft Eioni • Bookl

1

t

-1

1 Eỉ-K ^ouriứ.

Ta ũ L d o r

Hình 29 Giấu bảng tính hiện hành

♦ HIỂN THỊ LẠI SHEET ĐÀ GlẤU

Bạn được quyền giấu sheet thì bạn cũng có quyền hiến thị nó bất cứ lức nào

Cách làm:

1 Chon Pormat > S h eet > Unhide.

Hình 30 Chọn Pormat > S heet > UnhideHộp thoại Unhide xuất hiện Bạn chọn sheet muốn hiển thị rồi nhấp OK.

yrhlde sheet:

Hỉnh 3 1 Chọn sheet muốn hiển thị

♦ BẢO VỆ SHEET BẰNG MẬT KHẨU

Chức năng Protect Sheet cho phép bảo

vệ sheet bằng mật khẩu Khi đớ, người

khác chỉ thực hiện được những quyền mà bạn đã cấp; những thuộc tính đã khóa thì chỉ biết m ật khẩu mới thực hiện được.

Cách làm:

1 Chọn sheet muốn bảo vệ Chọn Tools >

Protection > Protect Sheet, xuất

hiện hộp thoại Protect Sheet

Protect Sheet

| 7 Protect Morksheet and content5 of locked cdls Pas$word to unprotect sheet:

AtlọM users of thls vvorksheet to:

p Select untocked cete

r Pormat cells

r Pormat columns

Ị P Pormat rows , n Insert columns

2 Nhập mật khẩu vào khung Password

to unprotect sheet (Lưu ý: người

dùng chỉ có quyền tưcmg ứng với những

mục được đánh dấu trong khung Allow

all users of this w orksheet to: mà

thôi Do vậy, để cấp cho người dùng quyền nào thì đánh dấu chọn mục

tương ứng.) Nhấp OK, xuất hiện hộp

thoại Confirm Password

Coníirm Pdssword

Reenter password to proceed.

Caution: If you lose or forget the pdssword, It cannot be

recovered I t is advisable to keep â llst of passwords and

theỉr corresponding workbookand sheet names ỉn a saPe

place (Remember that pdssvMords are case-sensitive.)

Cancel

Hình 33 Nhập m ật Khău

3 Nhập vào mật khẩu, xong nhấp OK.

♦ GỠ Bỏ MẬT KHẨU BẢO VỆ SHEET

Để trả lại toàn quyền sử dụng sheet cho người dùng, bạn gỡ bỏ m ật khẩu di Lưu ý là phải nhớ m ật khẩu thì mới gỡ

U nprotect S h e et, xuất hiện hộp

thoại Unprotect Sheet

Unprotect Sheet

PâsswDrd:

Hỉnh 34 Nhập m ậ t khẩu

2 Nhập vào mật khẩu đã thiết lập, nhấp

♦ KHÓA VVORKBOOK BẰNG m ậ t KHẨU

Để bảo vệ workbook của minh, bạn có thể khóa bằng m ật khẩu chống mở (password to open) Khi đó, chỉ ai biết mật khẩu thì mới mở được

Cách làm:

1 Mở workbook (tập tin bảng tính) muốn

xuất hiện hộp thoại Options

Opttom

ỲKYt

Cokx

Calciiđbon Ị í ớ t ] Gef«ral I ĩrtn á tn n I CuAomLiỉtỉ

ỉncerrtdbcnd S ív e Dtor Cheơirtg SpeAng ( S ecư íy

2 Nhấp thẻ Security Gõ m ật khẩu vào

khung Password to open Nhấp OK,

xuất hiện hộp thoại Confirm Password

Q g

C o n í ir m PđS 5 W 0 r d

Reenter pas5word to proceed,

-Caution: If you lose CH- forget the password^ ỉt c ^ n o t be

recovered It is advỉSâbie to keep a list oF passvvDrds and

thelr correspoixiing workbookônd sheet names in a safe

place (Remember that pas5word5 are casc-sCTisltive.)

OK J Cancel

Hình 36 Hộp thoại Coníirm Password

3 Nhập lại mật khẩu một lần nữa, xong

nhấp OK Cuối cùng liiii tập tin

♦ CHÌCHOPHÉPMỜXEMVVORKBOOK

Bạn có thể cho phép người khác mở xem workbook nhưng không cho sửa, bằng cách đặt m ật khẩu chông sửa (Passvvord

to modify) Nếu ai có ý xấu sửa nội dung thì khi lưu lại, Excel sẽ hỏi mật khẩu

C ách làm:

1 Mở workbook muôn đặt mật khẩu

Chọn Tools > Optỉons, xuất hiện hộp

thoại Options

Pĩl

O p l i o n t

Vi»w I C * i i f l B o n I Edt Ị General Ị Tranrtton I G s t o n l i i t ỉ I Chort

Cotor In U m ab ortỉi I S s v e I Eỉta O vcM ng Ị s p i in o S e o r t y

Fte ercryptẾori ỉctttiQ ỉ for tha tw il)o o k - - — - -.

Hình 3 7 Đ ặt m ật khẩu chống sửa đổi

2 N hấp th ẻ S ecu rity Gõ m ật khẩu

vào khung-' P assw ord to m odify.

N hấp OK, xuâ^t hiện hộp thoại

Coníirm Password

3 Nhập lại mật khẩu một lần nữa, xong

♦ THAY ĐỔI, GỠ Bỏ MẬT KHẨU

Nếu m ật khấu đã đặt cho workbook chưa an toàn, bạn có thể thay đổi m ật khẩu khác; Hoặc khi không cần bảo vệ workbook nừa, bạn gỡ bỏ m ật khẩu đi

Cách làm:

1 Mở workbook đã đặt mật khẩu Chọn Tools > O ptions, xuất hiện hộp thoại

Options Chọn thẻ Security và thực

hiện như sau:

+ Đ ể thay dổi m ật khẩu: Chọn m ật

khẩu cũ và gõ vào m ật khẩu mới Nhấp OK Sau đó xác nhận lại m ật khẩu từ hộp thoại hiện ra

+ Đ ể gỡ bỏ m ậ t khẩu: Chọn m ật

khẩu, nhấn phím D elete Nhấp OK.

2 Cuôi cùng lưu lại những thay đổi