SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN EXCEL2010

KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH 1.1 Khái niệm bảng tính Bảng tính dùng để lưu trữ và tính toán xử lý dữ liệu thông qua các hàm, công thức..  Các bước để xây dựng và ứng dụng bảng tính th

Trang 1

SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN

Trang 2

1 Kiến thức cơ bản về bảng tính

2 Sử dụng phần mềm bảng tính

3 Thao tác đối với ô (ô tính)

4 Thao tác trên trang tính

Trang 3

1 KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH 1.1 Khái niệm bảng tính

 Bảng tính dùng để lưu trữ và tính toán xử lý dữ liệu thông qua các hàm, công thức

 Các bước để xây dựng và ứng dụng bảng tính thông thường:

Nhập và biên tập dữ liệu, công thức vào bảng;

Tính toán trên dữ liệu bằng cách áp dụng các phép tính, biểu thức, hàm;

Biểu diễn trực quan dữ liệu dưới dạng biểu đồ;

Một số ứng dụng cao cấp như phân tích dữ liệu, dự báo;

Trang 5

1.2 PHẦN MỀM BẢNG TÍNH

Ô (Cell)

Ô dữ liệu trên bảng tính, nơi giao nhau giữa cột và dòng Được thể hiện bằng

địa chỉ Cột Dòng.

Mỗi ô trên bảng tính cho phép định dạng Font, Size chữ khác nhau.

Để chọn tất cả các ô trên bảng tính -> click vào góc giao nhau của thanh tiêu

đề cột và tiêu đề dòng.

Dòng (Row)

Dòng dữ liệu trên bảng tính, có 1.048.576 dòng được đánh số: 1,2,3,…,

Trang 6

Nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính

Một WorkSheet chứa nhiều ô (Cell) Các ô được sắp xếp liên tiếp thành các cột và các dòng

Một WorkSheet chứa được 16 384 cột và 1 048 576 dòng.

Sheet Tab:

Trong 1 WorkBook - Bảng tính Excel có thể có nhiều WorkSheet, các

Trang 7

 WorkBook: Là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán,

vẽ đồ thị) và lưu trữ dữ liệu

WorkBook Formula Bar: Xác định nội dung ô đang làm việc Nội dung có thể là một công thức

Address Cell

Xác định ô

đang làm việc

Trang 8

Start -> Programs-> Microsoft Office -> Microsoft Office

Excel 2010 -> New/Open file

Trang 9

2.1.2 Thanh công cụ

Ribbon – Thanh công cụ

Click đúp vào Thanh công cụ để Ẩn/ Hiện

Chuột phải vào Thanh công cụ “Minimize the Ribbon”

Phím tắt Ctrl + F1

2.1 LÀM VIỆC VỚI PHẦN MỀM BẢNG TÍNH

Trang 10

2.1.3 Mở và lưu trữ Tập tin – WorkBook

Office Button-> New: Tạo mới 1 tập tin WorkBook (tên mặc định là Book n – với n là số lần mở

Office Button -> Open: Mở 1 tập tin WorkBook đã có

Office Button -> Close: Đóng 1 tập tin WorkBook đang làm việc

Office Button -> Save: Lưu tập tin

Office Button -> Save As: Lưu tập tin với tên khác

2.1.4 Định dạng:

Tập tin lưu trữ có các kiểu định dạng sau;

Excel đến 2003 *.xls

Trang 11

2.2 LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH

 2.2.1 Mở, đóng một bảng tính có sẵn

Click đúp vào File có dạng *.xls /*.xlsx

 Mở nhiều bảng tính và sắp xếp các cửa sổ để làm việc đồng thời:

View -> Arrage All

Horizontal (nằm ngang) Tiled (lát gạch)

Cascade (thác nước)

Trang 12

 2.2.2 Phóng to, thu nhỏ khi xem một bảng tính.

View -> Zoom / 100% / Zoom to Selection

Drag chuột tại góc phải màn hình,

chỉnh % hiển thị theo mong muốn

Trang 13

 2.2.3 Tạo bảng tính mới theo mẫu cho trước

Các file mẫu cho trước được lưu định dạng *.xltx

Trang 15

 2.2.4 Lưu bảng tính vào thư mục với tên cũ hoặc đổi sang tên khác, bằng một kiểu tệp khác.

Button -> Save As

Trang 17

3 THAO TÁC ĐỐI VỚI Ô (CELL)

Trang 18

Địa chỉ tương đối:

Ký hiệu: <cột><dòng>

Ví dụ:

Công thức tại ô C1 = A1 * B1 kết quả là 30

Sao chép công thức ô C1 đến ô C2 thì công thức tại ô C2 như sau: C2 = A2 * B2 kết quả là 80

Trang 19

 Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối

Ký hiệu: $Cột$Dòng

Là những địa chỉ tham chiếu trong công thức sẽ không thay đổi giá

trị Dòng hay Cột khi thực hiện thao tác copy, move, autofill…

Cú pháp:

$CộtDòng tuyệt đối cột khi có thao tác thay đổi địa chỉ cột.

Cột$Dòng tuyệt đối dòng khi có thao tác thay đổi địa chỉ dòng

$Cột$Dòng tuyệt đối dòng cột khi có thao tác thay đổi địa chỉ dòng cột.

Cách khai báo:

Trang 20

Ví dụ về tham chiếu tuyệt đối:

Trang 21

3.1.2 Các kiểu dữ liệu

Trong bảng tính Excel, mỗi ô cho phép chứa 1 kiểu dữ liệu

khác nhau tùy theo yêu cầu

Trang 22

Kiểu ngày tháng:

Chứa các chữ số thể hiện ngày

Mặc định kiểu dữ liệu ngày luôn nằm bên phải ô

Chú ý: khi nhập dữ liệu ngày tháng vào ô phải tuân theo quy

tắc ngày tháng năm trong Control Panel của Windows

Kiểu công thức:

Chưa các chuỗi thể hiện 1 công thức hay hàm tính toán

Ô chứa dữ liệu kiểu công thức được bắt đầu bằng dấu =

Trang 23

Các kiểu dữ liệu có thể dùng trong bảng tính :

Chọn khối dữ liệu ->Home ->Cell -> Format -> Format Cell -> chọn thẻ Number.

Trang 24

3.1.3 Chọn (đánh dấu) một ô, nhiều ô

Trang 25

3.1.4 Nhập nội dung vào một ô.

Nhập nội dung (số, ngày tháng, văn bản) vào một ô.

Trang 26

3.1.5 Sử dụng lệnh hủy kết quả vừa làm (undo), lấy lại kết quả vừa làm (redo).

 Click Undo trên thanh Quick Access

 Hoặc sử dụng phím tắt: CTRL + Z

 Nếu muốn hủy bước trước đó nữa, thì click mũi tên bên

cạnhUndo , thì danh sách các việc đã thực hiện sẽ hiện ra, và

click vào danh sách đó việc muốn thực hiện lại

 Click Redo trên thanh Quick Access để lấy lại kết quả

vừa làm

Trang 27

3.2 BIÊN TẬP NỘI DUNG, SẮP XẾP THỨ TỰ CÁC Ô

 3.2.1 Xóa, sửa đổi nội dung.

Click con trỏ vào ô cần xóa, sửa nội dung

Sử dụng các phím Delete/Backspace để xóa nội dung cũ

Hoặc dùng phím Insert để ghi đè lên nội dung cũ

 3.2.2 Tìm, thay thế nội dung : Ctrl + F

Trang 29

3.3 SAO CHÉP, DI CHUYỂN NỘI DUNG

3.3.1 Sao chép, cắt, dán nội dung

Chọn ô, vùng dữ liệu:

Click chọn ô hay chọn kéo vùng dữ liệu

Sao chép:

Chọn khối dữ liệu -> chọn phải chuột -> Copy

Chọn vị trí cần chép đến -> chọn phải chuột -> Paste.

Trang 30

3.3.2 Công cụ tự động điền nội dung (autofill)

Sao chép dữ liệu các ô liên tục:

Di chuột vào biểu tượng góc dưới bên phải của ô và kéo

Trang 31

3.3.3 Di chuyển nội dung của một ô, của nhiều ô bên trong trang tính, từ trang tính này sang trang

Trang 32

 3.3.3 Chuyển bảng tính đang mở này sang bảng tính đang mở khác.

Click chuột phải vào Sheet

Tạo trang giống hệt

Trang 33

4 THAO TÁC TRÊN TRANG TÍNH

Trang 36

4.1.3 Sửa đổi độ lớn một dòng, một cột

Thay đổi độ rộng cột:

Home -> Cells -> Format -> Column Width

Hoặc Drap vào đường phân cách tiêu đề cột

Thay đổi độ rộng dòng:

Home -> Cells -> Format -> Row Heigth

Hoặc Drap vào đường phân cách tiêu đề dòng

4.1 DÒNG VÀ CỘT

Trang 37

4.1.4 Ẩn/hiện, cố định/bỏ cố định tiêu đề dòng cột

Ẩn/hiện cột

Home -> Cells -> Format -> Hide & Unhide

Hoặc phải chuột vào tiêu đề cột -> Hide & Unhide

Ẩn/hiện dòng

Home -> Cells -> Format -> Hide & Unhide

Hoặc phải chuột vào tiêu đề dòng -> Hide & Unhide

Trang 38

4.1.4 Ẩn/hiện, cố định/bỏ cố định tiêu đề dòng cột

Cố định (freeze)/bỏ cố định (unfreeze) tiêu đề dòng, cột

View -> Freeze Panes

Trang 39

Click phải chuột lên tên của Sheet để chọn:

4.2.1

•a) Thêm: Insert…

•b) Ẩn/Hiện Sheet:

Hide (hiện lại -> Unhide)

•c) Xóa Sheet: Delete

4.2.2 Đổi tên Sheet: Rename

4.2.3 Chuyển Sheet: Di chuột

4.2.4 Sao chép /di chuyển Sheet:

4.2 TRANG TÍNH (SHEET)

Trang 40

5.1 Biểu thức số học

5.1.1 Khái niệm biểu thức:

1 Ý nghĩa:

Dùng để đọc hay sử dụng giá trị của 1 ô trong cùng 1

WorkSheet hay trong WorkBook.

2 Tham chiếu địa chỉ:

Địa chỉ ô trong cùng WorkSheet:

Cú pháp: = Địa chỉ ô

5 BIỂU THỨC VÀ HÀM

Trang 41

 Địa chỉ ô khác WorkSheet:

Cú pháp: = Tên Sheet!Địa chỉ ô

5.1 BIỂU THỨC SỐ HỌC

Trang 42

- Địa chỉ vùng:

Cú pháp: = địa chỉ vùng (địa chỉ ô đầu tiên : địa chỉ ô cuối)

Trang 43

3 Cách khai báo địa chỉ tham chiếu:

- Để khai báo địa chỉ tham chiếu trong biểu thức tính toán hay hàm

-> dùng chuột click chọn ô (Địa chỉ ô) hay kéo chuột chọn

Trang 44

3 Các hằng giá trị

- Khi thực hiện công thức, các giá trị so sánh phải theo qui ước hằng giá trị:

* Chuỗi phải đặt trong dấu “ ”

* Ngày tháng phải sử dụng hàm chuyển đổi.

* Số không đặt trong “ ” và không thể hiện đơn vị tính

- Các phép so sánh sẽ cho kết quả:

Trang 45

5.1.1 Khái niệm biểu thức:

Trang 46

Địa chỉ tương đối:

Ký hiệu: <cột><dòng>

Ví dụ:

Công thức tại ô C1 = A1 * B1 kết quả là 30

Sao chép công thức ô C1 đến ô C2 thì công thức tại ô C2 như sau: C2 = A2 * B2 kết quả là 80

Trang 47

 Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối

Ký hiệu: $Cột$Dòng

Là những địa chỉ tham chiếu trong công thức sẽ không thay đổi giá

trị Dòng hay Cột khi thực hiện thao tác copy, move, autofill…

Cú pháp:

$CộtDòng tuyệt đối cột khi có thao tác thay đổi địa chỉ cột.

Cột$Dòng tuyệt đối dòng khi có thao tác thay đổi địa chỉ dòng

$Cột$Dòng tuyệt đối dòng cột khi có thao tác thay đổi địa chỉ dòng cột.

Cách khai báo:

Trang 48

Ví dụ về tham chiếu tuyệt đối:

Trang 49

5.1.2 Phép toán cơ bản

Cộng + , trừ - , nhân * , chia / , lũy thừa ^

Khi công thức được thiết lập bằng nhiều phép toán, các phép toán sẽ được thực hiện theo mức độ ưu tiên như sau:

 Trong dấu ( )

 Lũy thừa

 Nhân, Chia (tính từ trái qua phải)

 Cộng, Trừ (tính từ trái qua phải)

Trang 50

5.1.3 Các lỗi thường gặp

Khi thực hiện 1 tham chiếu hay 1 hàm không đúng thường gặp các báo lỗi như sau:

#NAME? Không đúng tên hàm hay chuỗi không đặt trong“ ”

#DIV/0! Không xác định phép chia với số chia = 0

#REF! Không xác định được vùng tham chiếu địa chỉ.

#######Tràn số (độ rộng của ô không đủ chứa)

#Value! Biểu thức tính toán không thực hiện với chuỗi

#N/A Không tìm thấy được giá trị trên bảng dò tìm.

#NUM Số quá lớn (± 10^309)

Trang 51

5.2 HÀM

Định nghĩa, thành phần và qui ước của Hàm:

Hàm là biểu thức dùng để xử lý, tính toán dữ liệu trên bảng tính Thông qua các hàm, người sử dụng có thể tính toán các dữ liệu

Cú pháp:

= Tên hàm (Tham số 1,…,Tham số n)

Để thực hiện hàm phải bắt đầu là dấu =

Tên hàm phải viết đúng cú pháp tên

Các tham số cần khai báo trong dấu ( )

Các tham số được viết cách nhau bằng dấu , hay ;

Trang 52

5.2.1 Hàm thống kê

Kết quả trả về của hàm là 1 giá trị số

SUM(number1,number2,…) Tổng các giá trị là kiểu số

AVERAGE(number1,number2,

…)

Trung bình cộng các giá trị kiểu số

MAX(number1,number2,…) Giá trị MAX của kiểu số

MIN(number1,number2,…) Giá trị MIN của kiểu số

COUNT(value1,value2,…) Đếm số phần tử có kiểu số

COUNTA(value1,value2,…) Đếm số ô có dữ liệu

5.2 HÀM

Trang 53

5.2.1 Hàm thống kê

Ví dụ:

5.2 HÀM

Trang 54

5.2.1 Hàm xử lý số

Kết quả trả về hàm sẽ là 1 giá trị số

Int(number) Phần nguyên nhỏ nhất của số

SQRT(number) Căn bậc 2 của số

ABS(number) Trị tuyệt đối của 1 số

5.2 HÀM

Trang 55

5.2.1 Hàm xử lý số

Ví dụ hàm xử lý số:

5.2 HÀM

Trang 56

5.2.2 Hàm lý luận (logic) với các toán tử so sánh

= > <

Kết quả trả về của hàm là 1 lý luận (True/False)

AND(logical1,logical2,…)

Hàm điều kiện Và Kết quả trả về là

True -> khi tất cả các lý luận đều đúng

True -> khi có 1 lý luận đúng (True)

False -> khi có tất cả lý luận đều sai (False)

5.2 HÀM

Trang 57

5.2.2 Hàm lý luận (logic) với các toán tử so sánh

= > <

Ví dụ hàm lý luận (logic):

5.2 HÀM

Trang 58

5.2.3 Hàm thời gian, ngày, tháng.

1 Hàm xử lý ngày, tháng:

Kết quả trả về của hàm sẽ có giá trị kiểu ngày

DAY(Serial_number) Lấy giá trị ngày của ô dữ liệu

DATE(Year,month,date) Cho kết quả tương ứng giá trị

kiểu ngày tháng năm Cho kết quả tương ứng gía trị

5.2 HÀM

Trang 59

Ví dụ hàm xử lý ngày:

5.2 HÀM

Trang 60

2 Hàm xử lý giờ:

Kết quả trả về của hàm sẽ có kiểu giờ

SECOND(Serial_number) Lấy giá trị giây của ô dữ liệu giờ

TIME(Hour,Minute,Second) Cho kết quả tương ứng giá trị

kiểu giờ phút giây Cho kết quả tương ứng gía trị

5.2 HÀM

Trang 61

Ví dụ hàm xử lý giờ:

5.2 HÀM

Trang 62

a) Hàm dò tìm trên cột đầu tiên của dòng

lookup_value: giá trị dò tại cột đầu tiên

table_array: bảng dò, phải là vùng tuyệt đối

col_index_num: trả về giá trị của cột tương ứng,

Trang 63

Ví dụ dò tìm theo cột - giá trị trọn vẹn từ 1 ô:

5.2.4 HÀM TÌM KIẾM

Trang 64

Ví dụ dò tìm theo cột – cách dò tương đối

Trang 65

Ví dụ dò tìm theo cột – giá trị dò không trọn vẹn

Trang 66

Ví dụ dò tìm theo cột – giá trị dò là một phép nối chuỗi

Trang 67

b) Hàm dò tìm trên dòng đầu tiên của bảng dò

lookup_value: giá trị dò tại dòng đầu tiên

table_array: bảng dò, phải là vùng tuyệt đối

row_index_num: trả về giá trị của dòng tương ứng,

phải >1 và phải <= tổng số dòng

range_lookup: cách dò chỉ định

HLOOKUP(lookup_value;table_array;row_index_num;range_lookup)5.2.4 HÀM TÌM KIẾM

Trang 68

Ví dụ dò tìm theo dòng:

=HLOOKUP(A3;$E$3:$I$7;2;0)

Trang 69

c) Hàm dò tìm xác định vị trị trên mảng dò

lookup_value: giá trị dò trong mảng

lookup_array: mảng dò, phải là vùng tuyệt đối

Trang 70

Ví dụ dò tìm xác định vị trí:

Trang 71

d) Hàm dò tìm theo tham chiếu dòng, cột:

array: địa chỉ mảng dò, phải là vùng tuyệt đối

row_num: vị trí dòng, phải >=1 và <= tổng số dòng

column_num: vị trí cột, phải >=1 và <=tổng số cột

INDEX(array,row_num,column_num)

Trang 72

Ví dụ dò tìm theo tham chiếu dòng, cột

Trang 73

e) Hàm dò tìm trên 2 bảng dò song song:

lookup_value: giá trị dò tìm,

lookup_vector: địa chỉ mảng dò, phải là vùng tuyệt đối

result_vector: bảng trả về giá trị tham chiếu,

phải là vùng tuyệt đối

LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)

Trang 74

Ví dụ dò tìm trên 2 bảng dò song song

=LOOKUP(A3,$G$6:$G$10,$E$3:$E$7)

Trang 76

6.1 KIỂU SỐ, NGÀY THÁNG, TIỀN TỆ

Trang 77

6.1 KIỂU SỐ, NGÀY THÁNG, TIỀN TỆ

 6.1.3 Hiển thị đơn vị số, kiểu ngày tháng, ký hiệu tiền tệ.

Format Cells -> Number

Curency

Hoặc Accounting

Symbol - lựa chọn ký hiệu

Tiền tệ thường sử dụng

Trang 78

6.2.1 Phông chữ (Font) :

Chọn khối dữ liệu -> Home -> Cell -> Format -> Format Cells

-> Chọn thẻ Font

Trang 79

6.2.2 Màu nền:

Chọn khối dữ liệu ->Home ->Cell -> Format -> Format Cells -> chọn thẻ Fill.

Trang 80

6.2.3 Sao chép định dạng

Sao chép giá trị:

Chọn ô cần sao chép -> Phải chuột -> Copy

Chọn ô muốn chép đến -> Phải chuột -> Paste Special

Trang 81

Sao chép giá trị tăng dần:

Chọn ô cần sao chép

Crtl + kéo vào góc dưới bên phải của ô

Giá trị sao chép sẽ tăng dần

Đánh số thứ tự:

Chọn ô và nhập giá trị bắt đầu

Home -> Fill -> Series

Khai báo kiểu đánh số, bước nhảy

Series in: Đánh số theo dòng hay cột

Trang 82

Di chuyển

Chọn khối dữ liệu –> Phải chuột -> Cut

Chọn vị trí cần chèn -> Phải chuột -> Paste

Di chuyển nhanh:

Chọn ô có chứa dữ liệu cần Copy

Click vào đường viền ô dữ liệu và kéo

Trang 83

6.3.1 Cuộn văn bản (text wrapping)

Chọn khối dữ liệu ->Home ->Cell -> Format ->

Format Cells -> Alignment.

Trang 84

6.3.2 Canh gióng nội dung:

Format Cells -> Alignment.

Trang 85

6.3.3 Tách (Split)/Ghép (Merge) các ô

Căn tiêu đề, nội dung trong ô tách/ghép

6.3 CĂN CHỈNH, TẠO HIỆU ỨNG VIỀN

Trang 86

6.3.4 Viền khung

Format Cells -> Border

Trang 87

6.3.5 Bảo mật nội dung:

Format Cells -> Protection.

 Locked - Khóa

không cho thay

đổi nội dung

 Hidden - Ẩn

công thức

Trang 89

7 BIỂU ĐỒ

 7.1 Tạo biểu đồ

 7.1.2 Chọn một biểu đồ

Cách tạo biểu đồ từ dữ liệu bảng tính:

Chọn toàn bộ bảng dữ liệu (gồm cả số liệu và tiêu đề), sau đó vào

tab Insert, chọn biểu tượng đồ thị mong muốn trong

nhóm Charts

Trang 90

7 BIỂU ĐỒ

 7.1 Tạo biểu đồ

 7.1.2 Thay đổi loại biểu đồ.

Để thay đổi kiểu biểu đồ bạn chỉ cần kích chuột vào biểu

đồ hiện tại sau đó chọn kiểu biểu đồ mới thì nó sẽ tự

động chuyển Dưới đây biểu đồ được chọn mới là 3-D

Bar.

Định dạng
Số trang	111
Dung lượng	3,39 MB