Tài liệu ôn thi, bài giảng, nội dung ôn tập công tác lưu trữ Tài liệu ôn thi, bài giảng, nội dung ôn tập công tác lưu trữ Tài liệu ôn thi, bài giảng, nội dung ôn tập công tác lưu trữ
Trang 1CHƯƠNG 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CTLT
1 Khái niệm TLLT
“TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch
sử được lựa chọn để lưu trữ TLLT bao gồm bản gốc, bản chính, trong trường hợp không
có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”
2 Đặc điểm của TLLT
- Nội dung TLLT chứa đựng thông tin quá khứ
+ Phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân
+ Phản ánh thành tựu lao động, sáng tạo của nhân dân quan các thời kì lịch sử
Trang 2các tác phẩm VH-NT và những TL có giá trị về VH-NT đc hình thành trong hoạt đọng của các nhà văn, nhà thơ, nhà hoạt động nghệ thuật.
- TLLT điện tử: là tài liệu đc tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cq, tc , cá nhân đc lựa chọn để LT hoặc được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác
4 Vai trò của tài liệu lưu trữ
+ TLLT là bằng chức tố cáo tội ác, âm mưu thủ đoạn của kẻ thù, tố các tội ác chiến tranh+Hiện nay Đảng và Nhà nước ta đã, đang và sẽ sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của nhân dân
-Về kinh tế:
+ Sử dụng tài liệu lưu trữ để điều tra tài nguyên tự nhiên Làm cơ sở quy hoạch phát triểncho từng ngành và cả nước
+ Làm căn cứ xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội từng năm, nhiều năm
+ Rút ngắn được thời gian thiết kế thi công, làm giảm chi phí và công sức nhiều công trình,
+ Để quản lý và sử chữa các công trình bị hư hỏng kịp thời
+ Là kho thông tin về công nghệ, khoa học giúp các doanh nghiệp áp dụng nhiều công nghệ hiện đại, kinh nghiệm quản lý để đẩy mạnh sản xuất
- Về văn hóa - xã hội:
+ Là chứng tích về văn hóa vật chất, tinh thần
+ Là căn cứ để xây dựng bối cảnh xã hội, thiết kế trang phục, đạo cụ cho các bộ phim
Trang 3+ Là căn cứ để giải quyết các chế độ chính sách xã hội cho người có công
+ Để xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển giáo dục
+ Để tuyên truyền, giáo dục cho thế hệ trẻ về truyền thống cách mạng của dân tộc
- Về nghiên cứu lịch sử
+ Để tổng kết các quy luật vận động và sự phát triển của các sự kiện, hiện tượng
+Để làm tài liệu tham khảo trong quá trình nghiên cứu
+ Là cơ sở cho những phát minh, sáng chế
+ Là nguồn sử liêu đặc biệt quan trọng
- Đối với hoạt động quản lý
+Khai thác thông tin quá khức, thông tin dự báo để hoạch định chương trình, kế hoạch đểban hành các quy chế, quy định, quyết định quản lý về tổ chức nhân sự, tài chính, + Để các nhà quản lý rút kinh nghiệm trong việc tổ chức triển khai thực hiện ccs chương trình, kế hoạch đã đề ra
1 Phông lưu trữ
1 Khái niệm
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân
2 Các loại phông lưu trữ
a, Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
• Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội,
kỹ thuật ghi tin và vật mang tin
• Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam
b, Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam
Trang 4• PLTNN Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua cácthời kỳ lịch sử của đất nước.
c, Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
• Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị - xã hội
d, Phông lưu trữ cơ quan
• Là toàn bộ TLLT được hình thành trong quá trình hoạt động của 1 cơ quan, tổ chức, được lựa chọn, bảo quản trong kho lưu trữ
e, Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ
• Là toàn bộ TLLT được hình thành trong quá trình hoạt động của 1 cơ quan, tổ chức, được lựa chọn, bảo quản trong kho lưu trữ
f, Phông lưu trữ liên hợp
• Là tài liệu của nhiều cơ quan, đơn vị hình thành phông có mối liên hệ lịch sử với nhau, khối tài liệu của những đơn vị hình thành phông đó thường ít, không đầy đủ,
do mất mát, gián đoạn hoặc do đơn vị đó hoạt động trong một thời gian ngắn
Trang 52 Vai trò của CTLT
- Góp phần xây dựng và nâng cao chất lượng hiệu quả quản lý nhà nước nói chung và các
cơ quan nói riêng
- Thông tin trong TLLT có độ tin cậy, chính xác cao phục vụ hoạt động quản ly
- CTLT đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức
- Bảo vệ bí mật của các cơ quan, tổ chức, cá nhân
- Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ
- Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học trong hoạt đông lưu trữ
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư – lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại và tố cáo và xử lý vi phạm về lưu trữ
Trang 6- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- THống kê trong công tác lưu trữ
4 Nguyên tắc hoạt động của CTLT
+ Câp địa phương
5 Tính chất của công tác lưu trữ
- Tính chất khoa học
- Tính chất bí mật
- Tính chất xã hội
6 Hệ thống các cơ quan quản lý lưu trữ
* Hệ thống các cơ quan quản lý
Trang 7- Kho LT huyện, quận, thị, thành ủy đặt trong văn phòng huyện ủy, do CVP huyện ủy giúp huyện ủy trực tiếp chỉ đạo về CTLT, quản lý kho LT huyện ủy, hướng dẫn nghiệp vụ VTLT đối với các cơ quan trong huyện
- các cơ quan, tổ chức Đảng, TCCT-XH phải thành lập LTCQ để hướng dẫn công tác lưu trữ và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan
Hệ thống cơ quan, tổ chức nhà nước
- Cục VT và LTNN là cơ quan của Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng QLNN về lĩnh vực VT,LT và quản lý các TTLTQG thuộc PLTNNVN
- Tại các cơ quan bộ thành lập phòng VTLT đẻ giúp CVP tham mưu cho bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý CTVTLT tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc
- Chi cục VTLT là tổ chức trực thuộc SNV tham mưu cho UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương QLNN về VTLT của tỉnh và trực tiếp quản lý TLLTLS của tỉnh
- Phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho UBND cấp huyện QLNN về VTLT của huyện
- Tại UBND xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nghiệm làm VTLT
* Hệ thống tổ chức thực hiện nghiệp vụ LT
• Lưu trữ cơ quan: Là tài liệu của nhiều cơ quan, đơn vị hình thành phông có mối liên hệ lịch sử với nhau, khối tài liệu của những đơn vị hình thành phông đó thường ít, không đầy đủ, do mất mát, gián đoạn hoặc do đơn vị đó hoạt động trongmột thời gian ngắn
• Lưu trữ lịch sử: là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác
Lưu trữ học
a) Khái niệm Lưu trữ học
Lưu trữ học là bộ môn khoa học tổng hợp bao gồm những vấn đề về lý luận, phương
pháp, lịch sử và tổ chức lưu trữ
b) Nguyên tắc nghiên cứu
Nguyên tắc tính Đảng
Trang 8 Nguyên tắc lịch sử.
Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp
c) Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp lịch sử
Phương pháp sử liệu học
Phương pháp hệ thống
Phương pháp phân tích chức năng
Phương pháp thông tin trong LTH
- Mối quan hệ giữa giữa Lưu trữ học với các môn khoa học
Lưu trữ học với các ngành khoa học xã hội
Trang 9CHƯƠNG 2 QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.Nguyên tắc quản lý
- Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông LTQG Việt Nam (PLTĐCSVN và
PLTNNVN) PLTĐCSVN do Cục LT Vănphòng TW Đảng quản lí và PLTNNVN do Cục VT< NN ( trựcthuộc BNV) quảnlý Tuynhiên 02 phông này điều chịu sự điều chỉnh chung của hệ thống các VBQPPL về CTLT
- Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của Pháp luật: Để quản lýthống nhất về hoạt động lưu trữ, Đảng và NN đã nghiên cứu và ban hành các VBQPPL vàvăn bản hướng dẫn, chỉ đạo hoạt động LT của các cơ quan, t/c trong toàn quốc như: TT tài liệu, chỉnh lý, XĐGT, BQ, thống kê, SD TLLT,…
- Tài liệu Phông LTQGVN được Nhà nước thống kê: TL PLTQG VN phải được thống
kê tập trung trong hệ thống sổ sách, CSDL, hồ sơ quản lý
2 Trách nhiệm quản lý về lưu trữ
- Chính phủ thống nhất quản lý NN về lưu trữ
- Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước CP thực hiện QLNN về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông LTNN Việt Nam
- Cơ quan có thẩm quyền của Đảng CSVN thực hiện quản lý tài liệu Phông LTĐCSVN
- Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP, cơ quan TW thực hiện quản lý về LT của Bộ
- UBND các cấp thực hiện quản lý NN về lưu trữ ở địa phương
- Người đứng đầu cơ quan tổ chức chịu trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động lưu trữ của cơ quan mình
3 Nội dung quản lý Nhà nước về công tác Lưu trữ
3.1 XD và chỉ đạo việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ
* Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ.
a Quan điểm
- Nhằm thực hiện thành công các mục tiêu của chiển lược phát triển ngành Nội vụ;
Trang 10- phải có tầm nhìn dài hạn và phải co lộ trình thích hợp theo yêu cầu phát triển của từnggiai đoạn;
- Phải phù hợp với yêu cầu hợp tác quốc tế chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học công nghệ
- Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; làm căn
cứ cho các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước xây dựng kế hoạch hàng năm, xâydựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực lưu trữ, đồng thời chủ độngtrong việc huy động, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực
3.2 Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các VBQPPL về lưu trữ
- Một trong những yếu tố là căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn quốc là hệ thống VBQPPL của ngành lưu trữ Hiện nay, NN ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống VBQPPL tương đối đầy đủ
3.3.Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ
- Hệ thống các cơ quan quản lý ngành lưu trữ ở Việt Nam baogồm:
Trang 11+ Đứng đầu là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (thuộc Bộ Nội vụ)
+ Tại địa phương: Ở cấp tỉnh có Chi cục VTLT trực thuộc SNV; Ở cấp huyện có Phòng Nội vụ trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện
- Để quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ, Đảng và Nhà nước đã nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ của các
cơ quan trong toàn quốc
3.4.Tổ chức chỉ đạo việc NCKH và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ
3.5.Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên VT-LT, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ
3.6.Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ.
- Công tác thanh tra, kiểm tra trong ngành Lưu trữ do Thanh tra Bộ Nội vụ đảm nhận dựa
theo quy định của pháp luật về CTLT
- Thanh tra, kiểm tra đưa ra những kết luận đánh giá kết quả đat được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dưng quy chế khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng
- Công tác này tiến hành thường xuyên, liên tục theo định kì hoặc đột xuất Tuy nhiên, hiện nay vẫn chưa có những quy định cụ thể về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong ngành lưu trữ gây khó khăn cho công tác này
- Nội dung hợp tác quốc tế về lưu trữ bao gồm:
+ Ký kết, gia nhập và tổ chức thực hiện điều ước quốc tế về lưu trữ; gia nhập tổ chức quốc tế về lưu trữ;
+ Thực hiện chương trình, dự án hợp tác quốc tế;
+ Trao đổi chuyên gia, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ với nước ngoài, tổ chức quốc tế;
Trang 12+ Tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học, triển lãm quốc tế; sưu tầm tài liệu lưu trữ; biên soạn, xuất bản ấn phẩm lưu trữ;
+ Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ;
+ Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;
+ Trao đổi Danh mục tài liệu lưu trữ, bản sao tài liệu lưu trữ và tư liệu nghiệp vụ lưu trữ
4 Quản lý công tác lưu trữ ở cơ quan, tổ chức
- Xây dựng văn bản quy định về công tác lưu trữ của cơ quan/tổ chức
- Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với TLLT của cơ quan/ tổ chức
- Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan/ tổ chức
- Hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ
-Lập KH thực hiện công tác lưu trữ trong thời gian
Trang 13CHƯƠNG 3 NGHIỆP VỤ LƯU TRƯ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU.
1 khái niệm:
“ XĐGTTL là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của Lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt kinh tế, chính trị, từ đó lựa chọn bổ sung những tài liệu co giá trị đưa vào bảo quản và loại ra những tàiliệu đã hết giá trị về mọi phương diện để tiêu hủy”
=> Phân tích khai niệm:
- Những nguyên tắc của Lưu trữ học gồm 3 nguyên tắc: Chính trị, lịch sử và toàn diện và tổng hợp
- Những tiêu chuẩn của Lưu trữ học gồm có 8 tiêu chuẩn
- Những phương pháp của Lưu trữ học gồm có 4 phương pháp: Hệ thống, phân tích chức năng, phân tích thông tin và sử liệu học
- Từng tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân đều có giá trị khác nhau, có tài liệu rất quan trọng, có tài liệu lại ít quan trọng Dựa vào những yêu tố trên có thể xác định đúng giá trị nội dung của tài liệu, từ đó định thời hạn bảo quản cho tài liệu để có thể thực hiện bảo quản tài liệu còn giá trị và loại những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy
2 Mục đích, ý nghĩa
- giúp việc quản lý TLLT được chặt chẽ
- tạo điều kiện để là phong phú và tối ưu hóa phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
- góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu
- khắc phục tình trạng tiêu hủy tài liệu tùy tiện
3 Yêu cầu
- Chính xác ( để không làm mât đi tài liệu có giá trị)
- Thận trọng ( để không vi phạm pháp luật của nhà nước)
Trang 144 Nội dung của công tác XĐGTTL
- Nghiên cứu vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định GTTL
- Nghiên cứu, xác định các bản hướng dẫn XĐGTTL
- Lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ
5 nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn của XĐGTTL
* 3 nguyên tắc của XĐGTTL
- Nguyên tắc chính trị: khi XĐGTTL cần đứng trên quan điểm của Đảng, những
tài liệu đưa vào lưu trữ phải bảo vệ quyền lợi của nhân dân, của quốc gia và Đảng
- Nguyên tắc lịch sử: Khi XĐGTTL cần đặt tài liệu trong hoàn cảnh lịch sử, điều
kiện lịch sử và thời điểm lịch sử đã tạo ra tài liệu đó
- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: Khi XĐGTTL tuyệt đối không được tách rời
tài liệu riêng biệt mà cần đặt tài liệu trong mối liên hệ với những tài liệu liên quan
* 8 tiêu chuẩn của XĐGTTL
- Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu:
+ Khi xác định đến nội dung của tài liệu, cần phải đặt tài liệu trong mối quan hệ với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông
+ Không chỉ xem xét một các riêng rẽ mà phải đặt tài liệu trong một hệ thống nhất định + Khi áp dụng tiêu chuẩn này cần phải chú ý đến cả hai phương diện về thông tin của tài liệu và yêu cầu thực tiễn
- Tiêu chuản tác giả tài liệu:
+ Tác giả có thể là cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu Khi xác định giá trị tài liệu phải xét đến vai trò và ý nghĩa của cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu
+ Trong một phông lưu trữ thường có các tác giả sau: Cơ quan cấp trên, cơ quan hình thành phông, cơ quan hữu quan, cơ quan, đơn vị trực thuộc
+ Đối với những nhân vật kiệt xuất toàn bộ tài liệu sẽ được giữ lại
- Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành phông:
Trang 15+ Những cơ quan có vị trí quan trọng trong BMNN, những cá nhân kiệt xuất, tiêu biểu thìtài liệu của những cơ quan, cá nhân đó được xem là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho PLTQGVN.
+ Những cơ quan có vị trí ít quan trọng thì tài liệu sẽ được bảo quản trong KLT của cơ quan
- Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu:
+ Sự trùng lặp thông tin có thể xảy ra trong phạm vi 1 co quan hoặc trong nhiều cơ quan+ Lý do của sự trùng lặp:
- do nhu cầu hoạt động quản lý và sử dụng thông tin phục vụ công việc
- trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức có những tài liệu được hình thành trên cơ sở
sử dụng các thông tin có trong tài liệu khác
+ Sự trùng lặp thường có 2 dạng:
- Trùng lặp do việc sao in (trùng lặp về hình thức)
- Trùng lặp do việc tổng hợp thông tin ( trùng lặp về nội dung)
- Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu
+ về thời gian:
- Thời gian ban hành văn bản
- Thời gian mà nội dung tài liệu đề cập đến
+ Về địa điểm
- Địa điểm sản sinh tài liệu
- Địa điểm được đề cập đến trong nội dung tài liệu
- Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng phông lưu trữ
+ Mức độ hoàn chỉnh của phông lưu trữ được hiểu là tài liệu trong phông phải đầy đủ theo thời gian và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành phông
Trang 16+ Chất lượng của phông lưu trữ được hiểu là tài liệu trong phông phải phản ánh toàn diệncác mặt hoạt động của cơ quan hình thành phông và tìa liệu trong phông phải đảm bảo tính pháp lý
-Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
+ thể hiện ở 2 mặt: thể thức và nội dung
- Về thê thức: VB phải đảm bảo yếu tố thể thức như chữ ký, con dấu, tác giả vb,
- Về nội dung: VB có nội dung không trái với pháp luật của nhà nước
=> Trong nhiều trường hợp cần linh hoạt, tránh dập khuôn, máy móc
- Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kĩ thuật chê tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu:
+ Ngôn ngữ: chữ Hán, chữ Nôm, chữ quốc ngữ, chữ viết của đồng bào dân tộc thiểu số,
+ Ky thuật chế tác: cần chú ý đến những tài liệu được thể hiện trên các vật liệu cổ: gỗ, đá,thẻ tre, lá đồng, giấy bạc, giấy dó, giấy trắng,
+ Đặc điểm bề ngoài: hình thức của tài liệu magn dấu ấn của thời kì lịch sử đã sản sinh ratài liệu đó
* 4 phương pháp của XĐGTTL
- phương pháp phân tích hệ thống
Tài liệu lưu trữ là những đối tượng được hình thành một cách có hệ thống, Có thể xem hệ thống tài liệu văn kiện là tập hợp những tài liệu liên quan và ảnh hưởng lẫn nhau hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan Các hệ thống của các tài liệu chỉ bộc lộ rõ khi chúng được xét trong một hệ thông nhất định
- Phương pháp phân tích thông tin
Khi XĐGTTL cần phải xét theo quan điểm của lý thuyết thông tin, cần phải xem xét các tài liệu đó có cung cấp được cho quá trình quản lý xã hội, cho nghiên cứu xã hội những thông tin chính xác và đầy đủ mới mẻ hay không Cần phải có sự phân tích cụ thể
để tránh tiêu hủy những tài liệu chứa đựng những thông tin cần thiết và giữ lại những thông tin không có ý nghĩa
- Phương pháp phân tích chức năng:
Trang 17Các cơ quan trong bộ máy nhà nước đề có những chức năng riêng của mình Có những cơ quan có chức năng quan trọng như chính phủ, bộ, cơ quan ngang bộ, và những cơ quan ít quan trọng hơn Những tài liệu của các cơ quan có chức năng quan trọng hầu hết đều ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của các cơ quan khác và là nguồn tài liệu bổ sung vào Phông lưu trữ quốc gia việt nam Ngược lại, những tài liệu của các cơ quan ít chức năng hơn thường mang ý nghĩa tạm thời Tuy nhiên, không phải tài liệu được snar sinh trong các cơ quan có chức năng quan trọng đều được lựa chọn vào lưu trữ
mà cần phải căn cứ vào nhu cầu của thực tế lịch sử, theo nhiệm vụ chính trị trong từng giai đoạn nhất định
- Phương pháp phân tích sử liệu học:
Tài liệu lưu trữ là tài liệu phải mang cả ý nghĩa lịch sử và ý nghĩa thực tiễn Muốn tài liệu có thể phục vụ cho mục đích lịch sử cần đánh giá tài liệu giống như nghiên cứu sửliệu học, phải xác định cơ sở khách quan của giá tri tài liệu
6 Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
* Khái niệm thời hạn bảo quản tài liệu:
“ Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ ngày công việc kết thúc”
* Các loại thời hạn bảo quản
- Trước khi có Luật lưu trữ 2011 có tồn tại 3 loại thời han bảo quản:
+ bảo quản vĩnh viễn
+ bảo quản lâu dài
+ bảo quản tạm thời
- Sau khi có Luật lưu trữ 2011 có 3 loại thời han bảo quản:
+ bảo quản vĩnh viễn (không phụ thuộc vào thời gian bảo quản)
+ bảo quản có thời hạn:
5-6 năm
10-15 năm
Trên 20 năm đến 70 năm
Trang 18+ bảo quản theo hiệu lực pháp lý: áp dụng cho các văn bản hồ sơ nguyên tắc
* Khái niệm bảng thời hạn bảo quản
Bảng THBQTL là bảng kê thống kê có hệ thống các loại tài liệu của một hay nhiều cơ quan cùng ngành chủ quản hoặc một bộ phận tài liệu của PLTQG, thuộc một thời kỳ lịch
sử nhất định, có ghi rõ thời hạn bảo quản hoặc được quy định cần hay không cần đưa vào nhà nước bảo quản
Bảng THBQTL chủ yếu áp dụng cho LTCQ để xác định THBQ cho tài liệu trước khi được giao nộp vào LTLS
* Ý nghĩa, tác dụng của BTHBQTL
- là một công cụ để hướng dẫn công tác XĐGTTL và không thể thiếu đối với các phòng, kho LT
- Giúp cho việc XĐGTTL được chính xác, thống nhất
- Tránh được việc loại hủy tài liệu tủy tiện
*Một số bảng thời hạn bảo quản phổ biến
- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến
- Bảng thời hạn bảo quản của các cơ quan ngành và liên ngành
7 Các giai đoạn chủ yếu của công tác XĐGTTL
a Giai đoạn văn thư
Việc xác định giá trị tài liệu trong công tác văn thư được đặt ngay từ khi lập danh mục hồ sơ của cơ quan và chủ yếu là lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ Tiến hành lựa chọn sơ
bộ những tài liệu có giá trị để lập hồ sơ, loại ra những tài liệu hết giá trị như bản trùng thừa, bản nháp Kết thúc năm công tác, những hồ sơ có giá trị sẽ nộp vào lưu trữ của cơ quan và phải lập thành mục lục hồ sơ nộp lưu
b Giai đoạn lưu trữ cơ quan
Hồ sơ sẽ được kiểm tra lại về mặt giá trị và có thể điều chỉnh thời hạn bản quản đãđược xác định trong giai đoạn văn thư Việc xác định giá trị sẽ xác định được những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng lặp thông tin loại ra để tiêu hủy Nếu LTCQ là nguồn nộp lưuvào LTLS thì cần lựa chọn ra những tài liệu có giá trị lịch sử để nộp và bảo quản tại lưu trữ lịch sử
Trang 19c Giai đoạn lưu trữ lịch sử
Nhiệm vụ chủ yếu của giai đoạn này là lựa chọn và kiểm tra các hồ sơ tiếp nhận từLTCQ XĐGTTL trong LTLS cần tiến hành đồng thời với công tác thống kê, ktra và chỉnh lý TLLT
8 Hội đồng XĐGTTL
- khái niệm:
HĐXĐGTTL được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào LTCQ, lựa chọn tài liệu của LTCQ để giao nộp vào LTLS và loại tài liệu hết giá trị
+ Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức: Thư ký hội đồng
+ Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên
+ Người am hiểu về lĩnh vực các tài liệu cần XĐGTTL: Ủy viên
- Nguyên tắc làm việc: Thảo luận tập thể, kết luận theo đa số, các ý kiến khác nhau phải
ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức
9 Hội đồng thẩm tra XĐGTTL
- Khái niệm:
Hội đồng thẩm tra XĐGTTL được thành lập ở cục VT và LTNN, cơ quan LT cấp tỉnh, cơ quan LT cấp huyện và cơ quan quản lý cấp trên khác để thẩm tra tài liệu hết giá trị theo quy định của nhà nước
Trang 20- Thẩm quyền thẩm tra:
- Chức năng, nhiệm vụ: Tư vấn cho người đứng đầu cơ quan lưu trữ trong việc thẩm tra,
phê duyệt kết quả XĐGTTL của cơ quan có tài liệu
- Thành phần
+ CHủ tịch hội đồng : đại diện lãnh đạo cơ quan lưu trữ
+ Ủy viên:
Chuyên gia XĐGTTL của cơ quan lưu trữ có trình đô từ chuyên viên trở lên
Đại diện khác của cơ quan lưu trữ cùng cấp hoặc đại diện cơ quan có tài liệu
10 Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Thẩm quyền tiêu hủy:
+ người đứng đầu cơ quan quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại lưu trữ cơ quan
+ người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định tiêu hủy tài liệu
hết giá trị tại lưu trữ lịch sử cùng cấp
- Quy trình:
1 Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết trình tài liệu hết giá trị
2 Trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xét hủy tài liệu hết giá trị
CỤC VT VÀ LTNN
( thẩm tra tài liệu của)
CHI CỤC VT – LT tỉnh ( thẩm tra tài liệu của )
LƯU TRỮ CẤP HUYỆN (thẩm tra tài liệu của)
LƯU TRỮ CỦA CÁC
CƠ QUAN ,TỔ CHỨC CẤP TRÊN ( thẩm tra tài liệu của)
CÁC TRUNG TÂM LƯU
TRỮ QUỐC GIA
LƯU TRỮ TỈNH, LƯU TRỮ HUYỆN VÀ CÁC
CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ TỈNH
CƠ QUAN, TỔ CHỨC CÂP XÃ
CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC KHÔNG THUỘC NGUỒN NỘP VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
Trang 213 Hội đồng XĐGTTL thực hiện việc xét hủy tài liệu hết giá trị
4 Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy
5 Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị
6 Tổ chức tiêu hủy tìa liệu hết giá trị
7 lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Thành phần tài liệu trong hồ sơ tiêu hủy
- Quyết định thành lập Hội đồng
- Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tai liệu; biên bản họp Hội đồng thẩm tra
XĐGTTL
- Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chưc có tài liệu hết giá trị;
- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
- Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Biên bản bàn giao tài liệu hủy
- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị
THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ
* Khái niệm thu thập bổ sung tài liệu
- Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan đến việc xácđịnh nguồn và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và phông LTQG để từ đó lựachọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quy định của Nhà nước
* Mục đích, ý nghĩa
- Nhằm thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, phục vụ tốt nhất các nhucầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả
- Làm hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần PLTCQ và PLTQGVN
* Nội dung của công tác thu thập
- Xác định nguồn thu thập
Trang 22- Xác định thành phần tài liệu cần thu thập
- Phân chia nguồn tài liệu cần thu thập theo mạng lưới kho
- Thực hiện thủ tục giao nộp
* Nguyên tắc thu thập
- Thu thập theo thời đại lịch sử
- Thu thập theo phông lưu trữ
- Thu thập theo khối phông
- Thu thập theo khu vực thẩm quyền
I Thu thập, bổ sung TL vào LTCQ
- Những đơn vị, tổ chức thực hiện chức năng chủ yếu của cơ quan là nguồn tài liệu
bổ sung chính vào LTCQ
- Những tài liệu cũ còn để lại tại các đơn vị, cá nhân trong cơ quan
Thành phần tài liệu:
- Phân loại theo vật mang tin:
+ Tài liệu giấy, gòm tài liệu hành chính và tài liệu khoa học công nghệ
+ Tài liệu nghe nhìn
+ Tài liệu điện tử
+ Tài liệu khác
- Phân loại theo giá trị tài liệu
+ những tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên
+ tài liệu là bản gốc, bản chinh, bản sao hợp pháp