Chương 2: Phân tích Hệ thống thông tin quản lý

-Phân tích chức năng của hệ thống thông tin - Phân tích dòng thông tin kinh doanh Mô hình hoá hệ thống bằng các công cụ mô hình hoá Phải có kê hoạch phân tích tỉ mỉ, chu đáo đên từng kh

Phân tích

Hệ thống thông tin

Chương 2

ThS Trần Thái Hòa Khoa Hệ thống thông tin kinh tê tranthaihoa.hce@gmail.com

Nội dung

1. Một số vấn đề về phương pháp luận trong phân tích HTTT

2. Một số phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích

Phương pháp tiếp cận hệ thống

Xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài.

đề cụ thể, ngày càng chi tiêt hơn

Đi sâu vào các vấn đề

cụ thể trong từng lĩnh vực

Đây chính là phương hướng tiêp cận đi từ tổng quát đên cụ thể

- Kết quả của quá trình phân tích chi tiết này cho phép người ta quyết định

có nên thiết kế HTTTQL hay không Nếu có thì các tài liêụ phân tích sẽ là nền tảng cơ bản để thiết kế hệ thống.

Phương pháp tiếp cận hệ thống

-Phân tích chức năng của

hệ thống thông tin

- Phân tích dòng thông tin kinh doanh

Mô hình hoá hệ thống bằng

các công cụ mô hình hoá

Phải có kê hoạch phân tích tỉ mỉ, chu đáo đên từng khâu công việc

Phương pháp đi từ chức năng đến mô hình hoá

?

Bottom Up

PP phân tích hệ thống có cấu trúc

 Phương pháp này bắt nguồn vững chắc từ phương pháp tiếp cận hệ thống Nó gồm một tập hợp các giai đoạn và các công cụ cho phép tiền hành một quá trình phát triển

hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn Các giai đoạn này tạo thành Vòng đời phát triển hệ thống.

 Các công cụ mô hình hoá thường được sử dụng là:

• Sơ đồ chức năng kinh doanh

• Sơ đồ dòng dữ liệu

• Từ điển dữ liệu

• Ngôn ngữ có cấu trúc

Phân tích HTTT

Mục đích

- Đưa ra được các chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng.

-Xác định được mục tiêu cần đạt của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên

2 Một số PP thu thập thông tin

 Mục đích: thu thập được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất.

 Các phương pháp thu thập thông tin khác nhau có

ưu nhược điểm riêng nhưng đều hướng tới mục đích chung là càng biết nhiều thông tin về môi trường hoạt động làm việc của một tổ chức thì càng

dễ hiểu được các vấn đề đặt ra và có khả năng đặt

ra các câu hỏi xác thực với các vấn đề được xem xét.

 Các thông tin cần thu thập có thể chia thành 3 nhóm:

• Các thông tin chung về ngành của tổ chức

• Các thông tin về bản thân của tổ chức

• Các thông tin về các bộ phân có liên quan trực tiếp với vấn đề cần xem xét.

 Một số phương pháp thu thập thông tin

• Nghiên cứu tài liệu về hệ thống

• Phương pháp quan sát hệ thống

• Phương pháp phỏng vấn

• Sử dụng phiếu điều tra

Nghiên cứu tài liệu về hệ thống

 Mục đích: thu nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong tổ chức.

 Nhiệm vụ chính:

• Nghiên cứu môi trường của hệ thống thông tin hiện tại

• Tổ chức thu thập các thông tin về các thành phần của

hệ thống thông tin hiện tại và sự hoạt động của hệ thống

• Xác định nhu cầu của tổ chức đối với hệ thống và xác định những yêu cầu về sản phẩm

• Lập báo cáo kết quả nghiên cứu hệ thống thông tin

Phương pháp quan sát hệ thống

 Phương pháp này được dùng khi thông tin không thể thu thập được bằng các phương pháp khác như phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu,

 Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát có thể không thực hiện thao tác giống như ngày thường, việc quan sát đòi hỏi nhiều thời gian Tuy nhiên cần phân biệt quan sát với phỏng vấn tại nơi làm việc.

 Các bước:

• Quan sát tổng thể để có một bức tranh khái quát

về tổ chức cần tìm hiểu và cách quản lý các hoạt động của tổ chức này.

• Tiến hành quan sát chi tiết để tìm ra những giải pháp tối ưu vè kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác.

• Báo cáo về các yêu cầu của người sử dụng, xác định các dòng thông tin, đánh giá và lựa chọn các giải pháp và cho lời khuyên đối với người sử dụng về hệ thống hiện tại và những công việc trong tương lai (Xem mẫu báo cáo tr 59).

• Lựa chọn số lượng và loại cán bộ để phỏng vấn

theo cách thức từ trên xuống.

• Tìm hiểu một số thông tin về người được phỏng

vấn

• Lập đề cương nội dung cần phỏng vấn

• Xác định cách thức phỏng vấn và gửi trước các

yêu cầu.

• Tiến hành phỏng vấn: một số điều cần lưu ý:

• Chú ý lắng nghe khi phỏng vấn

• Thiết lập quan hệ trong quá trình phỏng vấn.

• Phải tạo quan hệ tốt và hoà đồng với đối tượng

phỏng vấn trong tình huống cụ thể.

• Đặt các câu hỏi thuộc phạm vi liên quan đến phỏng

vấn Việc lựa chọn câu hỏi phỏng vấn đúng đắn sẽ quyết định chất lượng thông tin thu được.

• Câu hỏi cởi mở, tạo khả năng cho trả lời cho người

được hỏi.

• Nên hỏi các câu hỏi trực tiếp, tránh các câu hỏi dẫn

dắt và không nên mớm lời cho người trả lời vì làm như vậy sẽ không thu được gì nhiều sau cuộc phỏng vấn.

• Lập báo cáo kết quả phỏng vấn

Sử dụng phiếu điều tra

 Phương pháp này được sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng nhằm mục đích thu thập thôngtin theo một chủ đề nào đó.

 Có hai phươngpháp điều tra:

thông tin đầy đủ nhưng tốn nhiều thời gian và chi phí.

chọn ra từ tổng thể nghiên cứu một số đối tượng tiêu biểu theo các quy tắc của thống kê học rồi tiến hành điều tra theo các phiếu đại diện đã được chọn Sau

đó suy ra kết quả tổng thể với một mức độ chính xác nào đó.

 Các bước:

• Chọn đối tượng gửi phiếu điều tra:

• Chọn những đối tượng có thiện ý, tích cực trả lời;

• Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách;

• Chọn mẫu có mục đích; phân thànhh nhóm và chọn

đại diện trong nhóm Các đại diện điều tra phải thuộc nhiều lĩnh vực như:

• Các cán bộ quản lý trong hệ thống

• Các chuyên gia quản lý

• Các nhân viên trong bộ máy quản lý

• Những người sử dụng thông tin trong hệ thống

• Các cán bộ tin học trong hệ thống

• Thiết kế mẫu phiếu điều tra Việc thiết kế phiếu điều tra phải đảm báo các yêu cầu sau:

• Thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết

• Dễ dàng cho người được điều tra

• Các câu hỏi trongphiếu điều tra phải rõ ràng, không

đa nghĩa, không gây hiểu nhầm cho người được hỏi.

• Các câu hỏi phải xác định, không mập mờ.

• Các câu hỏi tạo điều kiện tốt nhất cho việc xử lý.

• Cấu trúc chung của phiếu điều tra gồm các phần: tiêu đề , định danh đối tượng điều tra và phần kết thúc

• Báo cáo kết quả điều tra

 Một chức năng đầy đủ bao gồm các thành phần sau:

• Tên chức năng

• Mô tả các chức năng

• Đầu vào của chức năng (dữ liệu)

• Đầu ra của chức năng (dữ liệu)

 Phân tích chức năng đưa ra những chi tiết quan trọng sẽ được dùng nhiều trong giai đoạn sau Sau khi lập sơ đồ chức năng công việc, chúng ta sẽ tìm hiểu về những nhu cầu của hệ thống.

 Phân tích chức năng có thể được phát triển trong suốt quá trình phân tích những dữ liệu vào cho quá trình thiết kế phần mềm.

Chọn phương thức

Thanh toán

Thỏa thuận giá cả

Chọn phương thức

Giao hàng

Tiến hành giao hàng

Nhận tiền thanh toán

Ví dụ phân cấp sơ đồ chức năng

Quy tắc lập hồ sơ chức năng

 Tuần tự: ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúng.

 Lựa chọn (0): Khi có sự lựa chọn những gì xảy ra thì phải chỉ ra cách lựa chọn và đánh dấu “0” ở góc phải trên của khối chức năng đó.

 Phép lặp (*): Nếu quá trình được thực hiện nhiều hơn một lần thì đánh dấu “*”ở góc phải trên của khối chức năng.

Quy tắc lập hồ sơ chức năng

 Dòng đậm đánh dấu vào các chức năng còn đang phải xem xét có hợp lý hay không.

 Mũi tên bên lề phải đánh dấu chức năng phụ thuộc vào các sự kiện bên ngoài.

 Trên đầu sơ đồ có một chú thích ngắn gọn để nhấn mạnh mục đích của chức năng (mức cao nhất).

 Tên gọi: cần được đặt một cách đầy đủ, rõ ràng.

 Chất lượng sơ đồ: sáng sủa, đơn giản, chính xác

và đầy đủ.

Ví dụ sơ đồ chức năng

Quản lý kho hàng

Xuất trình Phiếu nhập

Giao hàng

Ghi sổ gốc

4 Sơ đồ dòng dữ liệu DFD

 Sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) là công

cụ để trợ giúp cho bốn hoạt động chính sau đây của các phân tích viên hệ thống trong quá trình phân tích thông tin:

• Phân tích: xác định yêu cầu của người sử dụng.

• Thiết kế: vạch kế hoạch và minh hoạ các phương án cho phân tích viên hệ thống và người dùng khi thiết kế hệ thống mới.

• Biểu đạt: là công cụ đơn giản, dễ hiểu đối với phân tích viên hệ thống và người dùng

• Tài liệu: cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách đầy đủ, súc tích và ngắn gọn DFD cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống và

cơ chế lưu truyền thông tin trong hệ thống.

 DFD nêu một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả

dữ liệu và xử lý Nó chỉ cách thông tin chuyển vận từ một xử lý hoặc chức năng này trong hệ thống sang xử lý hoặc chức năng khác Điều quan trọng là nó phải chỉ sẵn những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một xử lý hoặc một chức năng.

Sơ đồ dòng dữ liệu DFD

Các ký pháp của DFD

 Xử lý hoặc chức năng (Process)

 Dòng dữ liệu (Data Flow)

 Kho dữ liệu (Data Store)

 Tác nhân ngoài (External Entity)

 Tác nhân trong (Internal Entity)

1.0 Nhập kho

Dòng dữ liệu

 Nhiệm vụ: biểu diễn

việc chuyển dữ liệu

trong hệ thống, dữ liệu

vào hoặc ra khỏi một xử

lý hoặc chức năng

 Kí pháp: mũi tên một

đầu hoặc hai đầu chỉ

hướng của thông tin.

 Tên gọi: không cần phải

Thông tin cập nhật

Hóa đơn Hóa đơn đã hợp lệ

Kho dữ liệu:

 Nhiệm vụ: biểu diễn thông

tin cần phải giữ trong một

khoảng thời gian để có một

hoặc nhiều tác nhân truy cập

vào (tệp tài liệu hoặc tệp máy

tính)

 Kí pháp: cặp đường song

song chứa tên của thông tin

được cất giữ Hoặc hình chữ

nhật hở bên phải, bên trái có

tên kho dữ liệu được kí hiệu

là A1 Z1, A2 Z2,

 Ví dụ

Bảng giá

D1 Bảng giá

Tác nhân bên ngoài:

 Tác nhân ngoài là một người, một nhóm hoặc một tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống Chúng là nguồn gốc cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi nhận các sản phẩm của hệ thống.

 Kí hiệu: Hình chữ nhật hở có đường kép (hoặc hình chữ nhật).

 Tên gọi: danh từ

 Ví dụ:

Khách hàng Khách hàng

Tác nhân bên ngoài:

Tác nhân bên trong:

hệ thống thông tin.

Phân rã sơ đồ

 Kỹ thuật phân rã sơ đồ theo thứ bậc để phân chia sơ

đồ ra theo một số mức:

• Sơ đồ ngữ cảnh (context - level DFD)

• Mức con: nội dung của mỗi quá trình có thể biểu diễn trong một trang, trong đó xác định các quá trình con và các dữ liệu cần được mô hình hoá…

 Tiêu đề: mỗi trang của DBF có tiêu đề riêng:

• Mức 0: tiêu đề là toàn bộ tên của hệ thống

• Mức con: tiêu đề là tên của quá trình đang triển khai.

 Cách đánh số: đánh theo chỉ số:

• Mức 0 (1.0, 2.0,…)

• Mức 1.1, 1.2,

• Mức 1.1.1, 1.1.2,

Mô tả bài toán:

Một bãi trông gửi xe có 2 cổng: Một cổng xe vào và một cổng xe ra

Người ta chia bãi thành 4 khu dành cho 4 loại xe khác nhau: xe

máy, xe buýt, xe tải và xe công-ten-nơ.

Khi khách đến gửi xe, người coi xe nhận dạng xe theo bảng phân loại, sau đó kiểm tra chổ trống trong bãi Nếu chỗ dành cho loại xe này

đã hết thì thông báo cho khách Ngược lại thì ghi vé đưa cho khách

và hướng dẫn xe vào bãi, đồng thời ghi những thông tin trên vé vào

sổ xe vào.

Khi khách lấy xe, người coi xe kiểm tra vé là thật hay giả, đối chiếu vé với xe Nếu vé giả hay không đúng xe thì không cho nhận xe Ngược lại thì viết phiếu thanh toán và thu tiền của khách, đồng thời ghi các thông tin cần thiết vào sổ xe ra.

Khi khách đến báo có sự cố thì kiểm tra xe trong sổ xe vào và sổ xe ra

để xác minh xe có gửi không và đã lấy chưa Nếu không đúng thì không giải quyết Ngược lại thì tiến hành kiểm tra xe ở hiện trường Nếu đúng như sự việc xảy ra thì tiến hành lập biên bản giải quyết và trong trường hợp cần thiết thì viết phiếu chi bồi thường cho khách Các bảng dữ liệu khảo sát thu được bao gồm:

Một số hướng dẫn khi thiết kế DFD

1. Liệt kê tất cả các quá trình xảy ra trong hệ thống

2. Đối với mỗi quá trình, xác định dòng dữ liệu vào và ra khỏi nó và nguồn

của dữ liệu.

3. Nhóm các quá trình lại theo nghĩa logic Việc nhóm này sẽ giúp tạo sơ đồ

phân cấp từ dưới lên trên.

4. Xác định các dữ liệu có thể được lưu trữ trong hệ thống (Các kho dữ

liệu).

5. Vẽ sơ đồ phân rã để xác định các mức của các DFD.

6. Vẽ tập hợp các sơ đồ đã được phân mức từ mức cao tới mức

thấp Mỗi DFD nên vẽ từ trái sang phải Nguồn phát dữ liệu nên

vẽ bên trái và nơi nhận dữ liệu nên ở bên phải Khi một nguồn phát dữ liệu đồng thời là nguồn nhận thông tin, nên vẽ lại thực thể đó thay cho việc vẽ mũi tên quay ngược lại nguồn phát thông tin

7 Mỗi khi gán nhãn cho các dòng dữ liệu, các kho dữ liệu và các quá trình, hãy đưa chúng vào các từ điển

10 Sử dụng các công cụ vẽ hoặc các công cụ của máy tính để vẽ sơ đồ.

11 Hoàn chỉnh sơ đồ để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và có thể dùng được.

Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống tính lương

Ban giám đốc

Ban giám đốc

Tính lương

Tính lương

Nhân viên

Nhân viên

Bộ tài chính

Bảng Chấm công

Phiếu trả lương

Báo cáo tổng hợp

Bảng thuế Hóa đơn thuế

Sơ đồ mức 0 của hệ thống tính lương

1.0 Kiểm tra ngày công

1.0 Kiểm tra ngày công

D1: Nhân viên

Bảng chấm công

2.0 Tính các khoản

2.0 Tính các khoản

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

D2: Thu nhập

3.0 Tính thuê thu nhập

3.0 Tính thuê thu nhập D1: Nhân viên

Phiếu trả lương Báo cáo

Ban Giám đốc

Ban Giám đốc

Bộ tài chính

Bộ tài chính

Hóa đơn thu thuế

Bảng thuế

Thu nhập trước thuế

Tiền được lĩnh

5 Báo cáo phân tích hệ thống

 Đây là công đoạn cuối cùng của giai đoạn phân tích hệ thống Báo cảo phải trung thực, chính xác đầy đủ Nội dung hợp lý, đúng và hoàn chỉnh Mục đích của báo cáo phải rõ ràng và nhấn mạnh ngay từ lúc bắt đầu viết.

• Phần tiêu đề: Báo cáo tổng hợp của giai đoạn phân tích hệ thống.

• Mục lục: Các nôi dung chính của báo cáo, gồm:

• Các kết quả điều tra

• Xác định các dòng thôngtin kinh doanh trong hệ thống

• Dòng dữ liệu đầy đủ của hệ thống

• Thiết lập mô hình thông tin ma trận của hệ thống.

Cấu trúc của báo cáo:

 Lời giới thiêu: Nêu bật mục đích báo cáo, thời hạn tham khảo, lịch

sử của vấn đề, trong đó phải có cả giới hạn của ngưòi viết đối với mục đích đã chọn, phương pháp và cách tiếp cận.

 Nội dung báo cáo

 Kết luận: trình bày các kết quả quan trọng nhất của quá trình phân tích hệ thống

 Phụ lục: Phải được đánh số cẩn thận Đó là những tài liệu đính kèm cần thiết, hoặc các bảng biểu minh hoạ, DFD,