Chương 5: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG TỔ CHỨC

CHƯƠNG CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG TỔ CHỨC 01/31/20 Mục tiêu học tập Mô tả đặc tính phân biệt cấp tác nghiệp, quản trị lãnh đạo tổ chức Giải thích đặc tính hệ thống thơng tin thiết kế đễ hỗ trợ cấp quản lý: TPS, MIS, ESS Mơ tả đặc tính hệ thống thông tin liên cấp : DSS, ES, OAS, hệ thống chức năng, hệ thống toàn cầu Giải thích cách thức tổ chức hỗ trợ hoạt động kinh doanh băng cách sử dụng hệ thống thơng tin Mơ tả hệ thống tích hợp tồn doanh nghiệp cách thức hoạt động Hiểu khai thác “chìa khóa” để thực thành cơng hệ thống thơng tin tích hợp tồn doanh nghiệp 01/31/20 Nội dung I Các cấp định tổ chức II Hệ thống thông tin cấp quản lý III Các hệ thống thông tin liên cấp IV Hệ thống thơng tin tồn doanh nghiệp V Hệ thống tích hợp toàn doanh nghiệp

Trang 1

09/04/24 1

CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

TRONG TỔ CHỨC

CHƯƠNG 5

Trang 2

Mục tiêu học tập

1 Mô tả các đặc tính phân biệt các cấp tác nghiệp, quản trị và

lãnh đạo của tổ chức

2 Giải thích các đặc tính của 3 hệ thống thông tin được thiết kế

đễ hỗ trợ các cấp quản lý: TPS, MIS, ESS

3 Mô tả các đặc tính của 6 hệ thống thông tin liên cấp : DSS,

ES, OAS, các hệ thống chức năng, và hệ thống toàn cầu

4 Giải thích cách thức tổ chức hỗ trợ hoạt động kinh doanh

băng cách sử dụng hệ thống thông tin

5 Mô tả hệ thống tích hợp toàn doanh nghiệp và cách thức

hoạt động

6 Hiểu và khai thác “chìa khóa” để hiện thực thành công hệ

thống thông tin tích hợp toàn doanh nghiệp

Trang 3

IV Hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp

V Hệ thống tích hợp toàn doanh nghiệp

Trang 4

I Cấp quyết định trong tổ chức

Ra quyết định?

thái hiện tại để đạt tới trạng thái mong muốn

quá trình xử lý dữ liệu người ta chia ra 3 loại quyết

định:

 có cấu trúc

 bán cấu trúc

 không cấu trúc

Trang 6

Quyết định bán cấu trúc

Ví dụ:

 Quyết định thuê một giám đốc giỏi

 Quyết định mua một máy tính tốt

Trang 7

09/04/24 7

Quyết định không cấu trúc

Trang 8

VD: Quyết định chiết khấu cho khách hàng

TH 1: Quyết định chiết khấu cho khách hàng mua nhiều

a Không cấu trúc

b Bán cấu trúc

c Có cấu trúc

d Ý kiến khác

Trang 9

09/04/24 9

TH 2: Chiết khấu cho khách hàng thân thiết có trị giá đơn hàng trên 3 triệu đồng

a Không cấu trúc

b Bán cấu trúc

c Có cấu trúc

d Ý kiến khác

Trang 10

TH 3: Chiết khấu cho khách hàng theo trị giá đơn hàng

Trang 11

09/04/24 11

Các cấp quyết định

Hoạch định và xử lý các vấn đề chiến lược.

Các quyết định không cấu trúc căn cứ vào các thông tin tổng hợp từ bên trong và bên ngoài

Hoạch định và xử lý các vấn đề chiến lược.

Các quyết định không cấu trúc căn cứ vào các thông tin tổng hợp từ bên trong và bên ngoài

Giám sát và kiểm soát các hoạt động tác nghiệp

và hỗ trợ thông tin điều hành.

Các quyết định bán cấu trúc căn cứ vào các thủ tục và công cụ bất kỳ

Giám sát và kiểm soát các hoạt động tác nghiệp

và hỗ trợ thông tin điều hành.

Các quyết định bán cấu trúc căn cứ vào các thủ tục và công cụ bất kỳ

Thực hiện quá trình kinh doanh hàng ngày và tương tác với khách hàng

Các quyết định có cấu trúc căn cứ vào các chính sách và thủ tục định sẵn.

Thực hiện quá trình kinh doanh hàng ngày và tương tác với khách hàng

Các quyết định có cấu trúc căn cứ vào các chính sách và thủ tục định sẵn.

Trang 13

09/04/24 13

 Quyết định mức chiến lược (cấp cao)

 Các quyết định mang tính chất chiến lược, lâu dài, ảnh hưởng đến sự tồn tại của tổ chức

 Đặc tính của quyết định thường là không cấu trúc

 Quyết định mức chiến thuật (cấp trung gian)

 Các quyết định mang tính chất trung hạn nhằm đảm

bảo hiệu quả hoạt động của các bộ phận, đối tượng

trong tổ chức

 Đặc tính của quyết định là bán cấu trúc

 Quyết định mức tác nghiệp (cấp cơ sở)

 Các quyết định liên quan đến hoạt động hàng ngày của

tổ chức

 Đặc tính của quyết định là có cấu trúc

Trang 14

II HTTT trong các cấp quản lý

1 Hệ thống xử lý Giao dịch – TPS

2 Hệ thống thông tin quản lý – MIS

3 Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo – ESS

Trang 15

 Cho phép nhà quản lý truy vấn các giao dịch đã xử lý.

 Ví dụ: Khách hàng X có bao nhiêu đơn đặt hàng? Giá trị là bao nhiêu? Danh sách khách hàng?

Trang 16

1 Hệ thống xử lý giao dịch - TPS

 Ứng dụng của TPS

 Trong bán hàng: xử lý đơn đặt hàng

 Trong quản lý nhân sự: tính lương

 Trong quản lý sản xuất: theo dõi tồn kho

 Trong kế toán: các khoản thu/chi, khoản phải trả,

khoản phải thu

Trang 17

 Hệ thống trực tuyến sẽ cho kết quả tức thời.

 Tất cả các giao dịch được tập hợp lại với nhau và được xử lý 1 lần

 VD: xử lý séc trong ngày

Trang 19

Tập tin giao dịch được sắp xếp

Chương trình sắp xếp

Chương trình

TPS Định kỳ

Cơ sở dữ liệu của TPS

Giao diện

Trang 20

 Các thành phần của TPS

 Đối tượng sử dụng: nhân viên, nhà quản lý cấp thấp

 Dữ liệu: các giao dịch hàng ngày (cụ thể, chi tiết)

 Thủ tục: có cấu trúc và chuẩn hóa

 Công nghệ:

 Phần mềm: các phần mềm lưu trữ dữ liệu, file,…

 Phần cứng: không cần mạnh

Trang 21

09/04/24 21

Ví dụ: Hệ thống thanh toán lương – Payroll TPS

Trang 22

2 Hệ thống thông tin quản lý, MIS

Mục đích

MIS (Management Information System) tạo ra các

báo cáo thường xuyên hoặc theo yêu cầu dưới dạng tóm tắt về hiệu quả hoạt động nội bộ của tổ chức

hoặc hiệu quả đóng góp của các đối tượng giao dịch (khách hàng và nhà cung cấp)

Trang 23

09/04/24 23

Đặc điểm

thực hiện và kiểm soát)

tượng trong và ngoài tổ chức để có các biện pháp phân bổ nguồn lực thích hợp

Trang 24

Cấu trúc chung của MIS

Trang 25

09/04/24 25

Thành phần của MIS

(hợp tác với phân tích viên trong quá trình xây dựng MIS)

 Từ TPS (các giao dịch hàng ngày)

 Từ nhà quản lý (theo kế hoạch)

Trang 26

Thành phần của MIS

 Báo cáo tóm tắt định kỳ (chính xác, dễ hiểu)

 Báo cáo theo yêu cầu (kịp thời và tin cậy)

 Báo cáo ngoại lệ

 Phần mềm: hệ quản trị cơ sở dữ liệu, bảng tính Excel,…

 Phần cứng: đủ mạnh

Trang 27

09/04/24 27

So sánh TPS và MIS

Trang 28

3 Hệ thống hỗ trợ lãnh đạo, ESS

Định nghĩa

ESS (Executive Support System) Là một hệ thốngđáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị

cấp cao (chiến lược), nhằm mục đích hoạch định

và kiểm soát chiến lược

đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị

cấp cao (chiến lược), nhằm mục đích hoạch định

và kiểm soát chiến lược

Trang 29

09/04/24 29

3 Hệ thống hỗ trợ lãnh đạo, ESS

Mục đích

dụng cả thông tin bên trong và thông tin cạnh

tranh

CEO  Đáp ứng được phong cách ra quyết

định của từng nhà lãnh đạo

hiệu quả

Trang 30

Người quản lý

chương trình

MIS data DSS

Đồ thị Báo cáo

Trang 31

 Từ bên trong (TPS/MIS/DSS),

 Từ bên ngoài (thị trường, thống kê,…)

 Thủ tục: mang tính tổng hợp cao, các phương tiện biểu diễn dễ nhìn, dễ sử dụng

 Công nghệ:

 Phần mềm: Thiết kế riêng

 Phần cứng: Mạnh, biểu diễn đồ thị/hình ảnh

Trang 32

III Các Hệ thống thông tin liên cấp

1 Hệ hỗ trợ quyết định – DSS

2 Hệ chuyên gia – ES

3 Hệ tự động hóa văn phòng – OAS

4 Các công nghệ hợp tác

5 Hệ thống Thông tin chức năng

6 Hệ thống Thông tin toàn cầu

Trang 33

09/04/24 33

III Các Hệ thống thông tin liên cấp

Trang 34

1 Hệ hỗ trợ ra quyết định, DSS

Định nghĩa

nhà quản trị giải quyết những vấn đề có tính chất

bán cấu trúc

năng của máy tính, nhằm cải thiện chất lượng

quyết định

Trang 36

Đặc điểm (tt)

 Mục tiêu không rõ ràng hoặc nhiều mục tiêu

 Số liệu thu thập được không chính xác

 Quá trình xử lý số liệu không chặt chẽ, không rõ ràng

Trang 37

09/04/24 37

Đặc điểm (tt)

 Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia

của người ra quyết định là cực kỳ quan trọng

 Nhà quản lý dựa vào thông tin mà DSS cung cấp

để ra quyết định

 Cùng một vấn đề/tình huống, những người khác nhau có thể ra quyết định khác nhau tùy vào kỳ

vọng và thái độ của người đó

Trang 38

Các mô hình DSS

Quản lý đối thoại

Trang 39

 Bên trong: từ các hệ MIS, TPS.

 Bên ngoài: nghiên cứu thị trường, thống kê,

 Phần mềm: Excel, Access, @Risk, Crystal Ball, SPSS.

 Phần cứng: đủ mạnh để hỗ trợ các phần mềm trên và lưu trữ dữ liệu quá khứ

Trang 40

 Khả năng trao đổi thông tin với người sử dụng.

 Bản thân người sử dụng là người quyết định cuối cùng sau khi có được thông tin cung cấp từ DSS

Trang 41

09/04/24 41

Tính chất của DSS (tt)

 Mô hình khi thiết lập phải mô phỏng mối quan hệ của các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định.

 Có khả năng dựa vào dữ liệu quá khứ, hiện tại để rút ra các quan hệ cho tương lai.

 Chú trọng vào kết quả giải quyết vấn đề, không chú trọng hiệu quả.

Trang 42

Điều kiện sử dụng DSS

nhiều mục tiêu

Trang 43

09/04/24 43

Các công cụ, mô hình của DSS

 Các phần mềm MS SQL Server, Access, Foxpro,…

 Các phần mềm đều có chức năng này, như trên Excel là Goalseek, Solver,…

 Chức năng Table trên Excel,…

Trang 44

Các công cụ, mô hình của DSS

Phần mềm bảng tính Excel, SPSS,…

Các phần mềm Excel, SPSS,…

Các phần mềm @Risk, Crystal Ball,

Công cụ Solver của Excel,…

Trang 45

09/04/24 45

2 Hệ chuyên gia, ES

Chuyên gia

kinh nghiệm đặc biệt trong lĩnh vực cần giải

quyết vấn đề

cáo, chiến lược quảng cáo

Trang 46

Giới thiệu hệ chuyên gia

thống dựa trên máy tính được nhà quản lý

khai thác để giải quyết vấn đề hoặc ra quyết

định tốt hơn

tạo được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác

nhau

thuế, đặt giá thầu, đánh giá kiểm soát nội bộ,

Trang 47

09/04/24 47

Đặc điểm

hoàn cảnh hay vấn đề không chắc chắn hoặc

thiếu thông tin

như chẩn đoán một vấn đề, đánh giá, cho lời

khuyên, …

Trang 48

Nhà quản lý/

Người sử dụng

Cơ sở kiến thức

Kiến thức chuyên gia (các quy tắc)

Các sự kiện cụ thể (CSDL)

Trang 50

3 Hệ tự động văn phòng, OAS

Các ứng dụng của OAS

processing)

(WAN)

Trang 51

09/04/24 51

Các thành phần OAS

Trang 52

Trang 53

09/04/24 53

4 Công nghệ cộng tác

Mục đích:

thức, kỹ năng, thông tin và quyền lực để giải

Trang 55

Hệ thống ít tốn kém với chất lượng kém hơn sử dụng máy

PC, máy quay phim nhỏ, microphone hoặc điện thoại để

truyền tiếng nói

Cho phép 2 người giao tiếp với nhau

Hệ thống ít tốn kém với chất lượng kém hơn sử dụng máy

PC, máy quay phim nhỏ, microphone hoặc điện thoại để

truyền tiếng nói

Cho phép 2 người giao tiếp với nhau

Trang 56

Asynchronous Groupware – Các hệ thống không cần sự có

mặt của con người khi hoạt động bao gồm: e-mail, newsgroups, workflow automation, group calendars, và các công cụ viết

theo nhóm

Synchronous Groupware – Các hệ thống cho phép và hỗ trợ

đồng thời các hoạt động tương tác trong nhóm như

“shared whiteboards”, hệ thống hỗ trợ họp “điện tử”, hệ thống truyền thông qua video

Các hoạt động hỗ trợ

Asynchronous Groupware – Các hệ thống không cần sự có

mặt của con người khi hoạt động bao gồm: e-mail, newsgroups, workflow automation, group calendars, và các công cụ viết

theo nhóm

Synchronous Groupware – Các hệ thống cho phép và hỗ trợ

đồng thời các hoạt động tương tác trong nhóm như

“shared whiteboards”, hệ thống hỗ trợ họp “điện tử”, hệ thống truyền thông qua video

Trang 57

09/04/24 57

5 Hệ thống thông tin chức năng

Hệ thống thông tin chức năng là các hệ thống liên cấpđược thiết kế để hỗ trợ cho một bộ phận chức năng riêng biệt

• Các hoạt động hỗ trợ: Kế toán, tài chính, nhân sự, marketing, sản xuất,…

• Bao gồm luôn cả các loại hệ thống được giới thiệu trước đây: TPS, MIS, ESS, DSS và OAS

• Các hoạt động hỗ trợ: Kế toán, tài chính, nhân sự, marketing, sản xuất,…

• Bao gồm luôn cả các loại hệ thống được giới thiệu trước đây: TPS, MIS, ESS, DSS và OAS

Trang 58

Quản lý tồn kho Khoản phải trả Tài khoản chi phí Quản lý tiền mặt

Xử lý tiền lương

thống quản lý, kiểm soát nguồn nhân lực của tổ chức

Tuyển dụng và thuê nhân sự

Huấn luyện và đào tạo

Trang 59

09/04/24 59

Marketing Sử dụng các hệ thống

quản lý quá trình phát triển sản phẩm mới, phân phối, định giá, hiệu quả chiêu thị, dự báo doanh thu cho sản phẩm và dịch vụ của công ty

Phân tích và nghiên cứu thị trường Phát triển sản phẩm mới Quảng cáo và chiêu thị Phân tích doanh thu và giá bán

Sản xuất

và vận

hành

Sử dụng các hệ thống quản lý, kiểm soát

nguồn lực sản xuất và vận hành của tổ chức

Theo dõi chất lượng và chi phí

Hoạch định nguồn nguyên vật liệu

Tối ưu hóa nguồn lực

Trang 60

5 Hệ thống thông tin toàn cầu

hệ thống khác nhau để quản lý các hoạt động toàn cầu một cách hiệu quả hơn

hàng đầu thế giới, hoạt động đa quốc gia

 Hệ thống thông tin quốc tế (International IS)

 Hệ thống thông tin xuyên quốc gia (Transnational IS)

 Hệ thống thông tin đa quốc gia (Multinational IS)

Hệ thống thông tin cộng tác (Collaborative IS)

Trang 61

Hệ thống theo dõi máy photocopy của hãng Xerox

Hệ thống mua bán ngoại tệ cho phép thương nhân ở các nơi khác nhau trên thế giới có thể tương tác với nhau

Trang 62

5 Hệ thống thông tin toàn cầu

Hệ thống

thông tin

đa quốc gia

Là sự kết hợp nhiều loại hệ thống thông tin cục bộ khác nhau

Nestle có khoảng 200

hệ thống tài chính được

sử dụng ở các nước khác nhau

Hệ thống

thông tin

toàn cầu

Mạng tập trung với sự phân phối ngang nhau của các ứng dụng tích hợp cho tất cả quốc gia

HT quản lý tồn kho toàn cầu của General Motors hợp nhất tất cả các

thông tin tồn kho trên toàn thế giới

Hệ thống

thông tin

cộng tác

Tích hợp các ứng dụng khác nhau nhưng không dành cho bất kỳ người

Hệ thống đặt vé máy bay quốc tế

Trang 63

09/04/24 63

IV Hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp

1 Các hệ thống hỗ trợ hoạt động kinh doanh

2 Các ứng dụng tập trung đối nội

3 Các ứng dụng tập trung đối ngoại

4 Lựa chọn phần mềm đóng gói và phần mềm tự tạo

Trang 64

1 Hệ thống hỗ trợ hoạt động kinh doanh

 Các hệ thống thông tin có thể được sử dụng để tạo lợi thế cạnh tranh bằng cách hỗ trợ các hoạt động

kinh doanh

 Hệ thống thông tin có thể hỗ trợ quy trình nghiệp vụ, làm giảm chi phí tài liệu (giấy tờ, sổ sách) và chi phí lao động

 Hệ thống thông tin có thể giúp nhà quản trị theo dõi các quy trình nghiệp vụ một cách hiệu quả

 Ngày nay, các hệ thống thông tin cho phép thực hiện các quyết định kinh doanh thông minh, kịp thời, và chính xác

Trang 65

09/04/24 65

hỗ trợ các hoạt động đối nội và đối ngoại

chuỗi liên kết các luồng thông tin bên trong tổ chức

chức năng, các quy trình và các hoạt động bên

trong tổ chức

 Các hoạt động chính

 Các hoạt động hỗ trợ

Trang 66

 Hậu cần đầu ra: phân phối sản phẩm đến tay khách hàng

 Marketing và bán hàng: tạo nhu cầu sản phẩm

 Dịch vụ khách hàng: hỗ trợ khách hàng

 Các hoạt động này khác nhau tùy thuộc vào ngành công nghiệp đặc thù

Trang 67

09/04/24 67

Các hoạt động hỗ trợ

cho các hoạt động chính được thực hiện

Trang 68

3.Các ứng dụng tập trung đối ngoại

 Các công ty có thể tạo ra giá trị gia tăng bằng

cách tích hợp các ứng dụng nội bộ với nhà cung

cấp, khách hàng, đối tác kinh doanh,…

 Các công ty thường kết nối hệ thống chuỗi giá trị

(value chains system) với nhau, theo đó luồng thông tin chuỗi giá trị từ công ty này đi đến công ty khác

 Các hệ thống tập trung đối ngoại có thể được sử

dụng để phối hợp chuỗi giá trị của công ty với chuỗi giá trị của công ty khác hoặc với người tiêu dùng

(giống như B2C)

Trang 70

4 Lựa chọn phần mềm

Các phần mềm đóng gói (Packaged Applications)

Các phần mềm ứng dụng “làm sẵn” do các công tyhay đại lý phần mềm cung cấp

Các phần mềm đóng gói (Packaged Applications)

Các phần mềm ứng dụng “làm sẵn” do các công tyhay đại lý phần mềm cung cấp

Các đặc trưng

• Sử dụng tốt nhất – các nhiệm vụ lặp nhiều lần, chuẩn

• Hiệu quả chi phí – chi phí thấp nhất vì nhà sản xuất

chỉ tạo “1 lần” và nhân bản để bán cho người dùng

• Thích hợp với tổ chức – có thể không phù hợp hoàn

toàn đối với các công việc riêng biệt của 1 ngành hay

lĩnh vực kinh doanh đặc thù

• Bảo trì– Người bán thực hiện các thay đổi và gửi các

bản cập nhật đến khách hàng theo định kỳ Khách hàng

Các đặc trưng

• Sử dụng tốt nhất – các nhiệm vụ lặp nhiều lần, chuẩn

• Hiệu quả chi phí – chi phí thấp nhất vì nhà sản xuất

chỉ tạo “1 lần” và nhân bản để bán cho người dùng

• Thích hợp với tổ chức – có thể không phù hợp hoàn

toàn đối với các công việc riêng biệt của 1 ngành hay

lĩnh vực kinh doanh đặc thù

• Bảo trì– Người bán thực hiện các thay đổi và gửi các

bản cập nhật đến khách hàng theo định kỳ Khách hàng

Định dạng
Số trang	93
Dung lượng	2,22 MB