Bài giảng Ứng dụng Excel trong kiểm toán BCTC

Bài giảng Ứng dụng Excel trong kiểm toán BCTC trình bày một số kiến thức cơ bản về hàm Excel, các hàm Excel căn bản, kỹ thuật đặt Name để tường minh hóa công thức, lọc dữ liệu với Auto Filter và Advanced Filter và một số kiến thức khác.

Trang 1

REMEMBER THE FUTURE

Chương trình đào tạo nội bộ AASC

Ứng dụng excel trong kiểm toán BCTC

Người trình bày: Phạm Anh Tuấn

Thiết kế chương trình: Tạ Tiến Hoàng

Trang 2

Các nội dung chính

Trang 3

Trang 4

Cơ bản về hàm Excel

Toán tử

Trang 5

=<Tên hàm>([<Đối số 1>,<Đối số 2>, ])

 <Tên hàm> do Excel cung cấp, nếu nhập sai sẽ báo lỗi #NAME!;

 <Đối số 1>, <Đối số 2> có thể là tham chiếu đến ô, dãy ô, địa chỉ mảng, hay kết quả trả về của một công thức hoặc hàm khác;

 Excel cho phép tối đa 30 đối số và tổng chiều dài của công thức tối đa là 255 ký tự;

 Các đối số phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ( );

 Đối với những đối số kiểu ký tự, chuỗi nhập vào công thức thì phải được đặt trong dấu ngoặc kép " ";

Trang 6

Địa chỉ

các giá trị bên trong ô và gọi là tham chiếu;

Trang 7

Trang 8

Trang 9

Trang 10

cho phép chạy macro

hay không khi mở file

Trang 11

Các lỗi thường gặp

Lỗi Giải thích

##### Lỗi độ rộng hoặc khi nhập ngày tháng hoặc thời gian là số âm

#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng

#NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy

#N/A Hàm không có kết quả hoặc giá trị trả về không tương thích.

#NULL! Lỗi dữ liệu rỗng (Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này

không có phần chung nên phần giao rỗng)

#NUM! Công thức chứa giá trị số không hợp lệ

#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa

#VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng

Một số lỗi thường gặp khi dùng hàm Excel:

Trang 12

Giới thiệu các hàm Excel căn bản

Trang 13

Trang 14

 num_chars không phải là số âm;

 num_chars nếu lớn hơn độ dài của chuỗi thì sẽ trả

về toàn bộ chuỗi text;

Trang 15

Nhóm hàm Text

Hàm Left (tiếp)

Trang 16

Nhóm hàm Text

Hàm Right

hoặc nhiều ký tự dựa vào số ký tự mà bạn chỉ định

text là chuỗi cần trích ký tự

num_chars là ký tự mà bạn cần trích bên trái chuỗi text

Lưu ý!

 num_chars không phải là số âm;

 num_chars nếu lớn hơn độ dài của chuỗi thì sẽ trả

về toàn bộ chuỗi text;

Trang 17

Nhóm hàm Text

Hàm Right (tiếp)

Trang 18

Nhóm hàm Text

Hàm Trim

những khoảng đơn dùng để làm khoảng cách bên trongchuỗi

Text: chuỗi cần xóa các ký tự trắng

Trang 19

Trang 20

Trang 21

Trang 22

format_text kiểu định dạng bạn muốn chuyển đổi

Có thể tham khảo các kiểu định dạng trong Format

-Cells, thẻ Number, trong danh sách Category

Lưu ý:



Trang 23

Trang 24

 text là định dạng số, ngày tháng, hoặc thời

gian bất kỳ được Microsoft Excel công nhận Nếu

không phải định dạng trên sẽ trả về lỗi #VALUE!

Trang 25

Nhóm hàm Text

Hàm Value (tiếp)

Trang 26

Trang 27

Nhóm hàm Thời gian

Hàm Today

bạn Nếu định dạng ô là General trước khi hàm nhập công thức, kết quả trả về ở định dạng ngày tháng

Lưu ý:

gian hiện tại, Hàm TODAY() chỉ trả về ngày tháng

hiện tại

Trang 28

Trang 29

Hàm Day (tiếp)

Trang 30

Trang 31

Hàm Month (tiếp)

Trang 32

Hàm Year

đại diện cho ngày tháng

serial_number dạng chuỗi hoặc số thập phân đại

diện ngày tháng mà bạn cần tìm số năm của nó

Trang 33

Hàm Year (tiếp)

Trang 34

Hàm Days360

tháng 30 ngày)

Trang 35

Hàm Days360 (tiếp)

Lưu ý:

 start_date, end_date là mốc bắt đầu và kết thúc để tính số

ngày Nếu start_date lớn hơn end_date hàm sẽ trả về số âm

start_date và end_date nên nhập bằng hàm DATE hoặc kết quả

trả về từ công thức hoặc hàm khác.

 method giá trị logic xác định phương thức tính toán: FALSE (mặc định) dùng phương pháp Mỹ (NASD); TRUE dùng phương pháp Châu Âu

 Phương pháp Mỹ: Nếu start_date là 31 thì nó được chuyển thành ngày

30 của tháng đó Nếu end_date là ngày 31 đồng thời start_date là

ngày trước ngày 30 của tháng cùng tháng với end_date thì end_date được chuyển thành ngày 1 của tháng kế tiếp, ngược lại end_date được

chuyển thành ngày 30 của tháng đó

Trang 36

serial_number là chuỗi số đại diện cho ngày tháng cần tìm.

return_type: Xác định kiểu giá trị gửi về Cụ thể:

 return_type=1 (hoặc không nhập) hàm WEEKDAY trả về 1 là

Chủ nhật, 7 là thứ Bảy.

 return_type = 2: WEEKDAY trả về 1 là Thứ 2, 7 là Chủ nhật.

 return_type = 3: WEEKDAY trả về 0 là Thứ 2, 6 là Chủ nhật

Trang 37

Nhóm hàm Logic

Các hàm logic luôn trả về một trong 2 giá trị TRUE(đúng) hoặc FALSE (sai) Kết quả của hàm logic thườngđược dùng làm đối số trong các hàm có sử dụng điềukiện như IF, SUMIF, COUNTIF…

Một số hàm tiêu biểu là:

• AND

• OR

• IF

Trang 38

Hàm And

đều TRUE, Trả về FALSE nếu một trong các điều kiệnFALSE

Trang 39

Hàm And (tiếp)

Trang 40

Hàm Or

là TRUE Trả về FALSE nếu tất cả các điều kiện làFALSE

Trang 41

Hàm Or (tiếp)

Trang 42

Hàm If

trả về một giá trị khác nếu điều kiện là sai

logical_test: điều kiện để xét, logical có thể là kết quả của

một hàm luận lý như AND, OR,

value_if_false: giá trị trả về nếu

value_if_true: giá trị trả về điều kiện logical_test là FALSE.

Lưu ý: Có thể có 7 hàm IF được lồng vào nhau để tạo

nên công thức phức tạp hơn Các điều kiện phải có giá trị

Trang 43

Hàm If (tiếp)

Trang 44

Trang 45

Trang 46

Trang 47

Trang 48

 Trong Excel 2003 trở về trước, hàm Sum chỉ nhận tối

đa 30 đối số number1, number2…

Trang 49

Nhóm hàm Toán học

Hàm Sumif

mãn điều kiện cho trước

range dãy các ô để tính tổng, có thể là ô chứa số, tên, mảng, hay

tham chiếu đến các ô chứa số.

criteria điều kiện để tính tổng có thể là số, biểu thức, hoặc kiểu

văn bản Ví dụ: 10,">=10","CPU“.

sum_range là vùng thực sự để tính tổng Nếu bỏ qua, Excel sẽ

coi như sum_range = range

Lưu ý:

 Có thể dùng các ký tự đại diện trong điều kiện: dấu ? đại diện

Trang 50

Hàm Sumif (tiếp)

Trang 51

Hàm Sumproduct

mảng với nhau và trả về tổng của chúng

array1,array2, có thể có từ 2 đến 30 dãy số cùng kíchthước

Trang 52

Hàm Sumproduct (tiếp)

Trang 53

function_num Các con số từ 1 đến 11 (hay 101 đến 111) qui định

hàm nào sẽ được dùng để tính toán.

Lưu ý:

 Nếu có hàm SUBTOTAL khác đặt lồng trong các đối số ref1, ref2,… thì các hàm lồng này sẽ bị bỏ qua không được tính, nhằm tránh trường hợp tính toán 2 lần

Trang 54

Hàm SubTotal (tiếp)

2003/ 2007

Trang 55

Hàm SubTotal (tiếp)

Trang 56

Trang 57

Nhóm hàm Tham chiếu

Hàm Vlookup

• Công dụng: Dò tìm một giá trị ở cột đầu tiên bên trái của một

bảng dữ liệu Nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị ở cùng trên dòng với

giá trị tìm thấy và trên cột chỉ định.

• Công thức:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index,range_lookup) lookup_value là giá trị dùng để tìm kiếm, nó có thể là một giá trị,

một tham chiếu hay một chuỗi ký tự.

table_array là vùng chứa dữ liệu cần tìm.

col_index là số thứ tự cột trên vùng tìm kiếm cần lấy dữ liệu

range_lookup là giá trị logic chỉ định VLOOKUP tìm kiếm chính xác

hay là tương đối Nếu là TRUE hàm sẽ trả về kết quả tìm kiếm tương đối tức là nếu không tìm thấy kết quả chính xác, nó sẽ trả về một

Trang 58

Hàm Vlookup (tiếp)

Trang 59

Hàm Hlookup

• Công dụng: Dò tìm một giá trị ở dòng đầu tiên của một bảng dữ liệu Nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị ở cùng trên cột với giá trị tìm thấy và trên hàng chỉ định.

lookup_value là giá trị dùng để tìm kiếm, nó có thể là một giá trị,

một tham chiếu hay một chuỗi ký tự

table_array là vùng chứa dữ liệu cần tìm.

row_index là số thứ tự dòng trên vùng tìm kiếm cần lấy dữ liệu

range_lookup là giá trị logic chỉ định HLOOKUP tìm kiếm chính xác

hay là tương đối Nếu là TRUE hàm sẽ trả về kết quả tìm kiếm tương

• Công thức:

=HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index,range_lookup)

Trang 60

Hàm Hlookup (tiếp)

Trang 61

Hàm Index

• Công dụng: Trả về một giá trị hoặc một tham chiếu đến một giá trị nằm bên trong một bảng hoặc một mảng dựa vào chỉ số dòng và cột.

• Công thức: (Dạng mảng)

=INDEX(array,row_num,column_num) array là một dãy ô hoặc mảng hằng.

row_num là số chỉ dòng của giá trị trong mảng cần trả về

column_num là số chỉ cột của giá trị trong mảng cần trả về.

Lưu ý:

 Nếu mảng chỉ có một dòng hoặc một cột, thì row_num hay column_num tương ứng là tùy chọn;

Trang 62

Hàm Index

Trang 63

Hàm Match

• Công dụng: Trả về vị trí (chỉ mục) của một giá trị từ một dãy giá trị

lookup_value là giá trị cần tìm trong bảng giá trị;

lookup_array là một dãy ô liên tục để tìm kiếm giá trị;

match_type là một số -1, 0 hoặc 1 chỉ định kiểu tìm kiếm.

= 1 (hoặc không nhập), hàm sẽ trả về vị trí của phần tử lớn nhất

mà nhỏ hơn hoặc bằng giá trị cần tìm lookup_value (dãy giá trị lookup_array phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần).

= 0, tìm vị trí chính xác của phần tử lookup_value Dãy giá trị lookup_array không cần sắp xếp.

• Công thức: =MATCH(lookup_value, lookup_array,match_type)

Trang 64

Hàm Match

Lưu ý:

 Nếu không tìm thấy giá trị cần tìm trong bảng giá trị,

 Nếu match_type = 0, và giá trị cần tìm là ký tự, thì cóthể dùng dấu sao (*) để đại diện cho nhiều ký tự, dùngdấu hỏi (?) để đại diện cho 1 ký tự tại vị trí đặt

Trang 65

Trang 66

 Nếu đối số là một mảng hay là một tham chiếu có

chứa text, giá trị logic, ô rỗng, các giá trị lỗi, v.v thì các giá trị đó sẽ được bỏ qua; tuy nhiên, các ô chứa giá trị là

Trang 67

Nhóm hàm Thống kê

Hàm Average (tiếp)

•

Trang 68

 Nếu các đối số là một mảng hoặc vùng tham chiếu thì

Trang 69

Hàm Count (tiếp)

•

Trang 70

Nhóm hàm Thống Kê

Hàm Counta

trong vùng tham chiếu

value1,value2, có thể có từ 1 đến 30 vùng giá trị màbạn muốn đếm

Lưu ý:

Để đếm số ô chứa dữ liệu kiểu số dùng hàm COUNT(), đểđếm ô rỗng dùng hàm COUNTBLANK()

Trang 71

Hàm Counta (tiếp)

Trang 72

Hàm Countif

một điều kiện cho trước

range là dãy các ô để đếm, có thể là ô chứa số, text,tên, mảng hay tham chiếu đến các ô chứa số Ô rỗng sẽđược bỏ qua

criteria là điều kiện để đếm Có thể ở dạng số, biểuthức, hoặc text Ví dụ, criteria có thể là 32, "32", "> 32",hoặc "apple", v.v

Trang 73

Hàm Countif (tiếp)

Trang 74

Hàm Max

number1,number2, có thể có từ 1 đến 30 số màbạn muốn tìm số lớn nhất

Lưu ý:

chuỗi đại diện cho giá trị số Nếu là giá trị chuỗi khôngthể đổi thành số thì hàm trả về lỗi

thì những ô trống, chứa giá trị logic, chuỗi hay giá trị lỗiđều được bỏ qua

Trang 75

Hàm Max (tiếp)

Trang 76

Hàm Min

number1,number2, có thể có từ 1 đến 30 số muốntìm số lớn nhất

Lưu ý:

chuỗi đại diện cho giá trị số Nếu chuỗi không thể đổithành số thì hàm trả về lỗi

thì những ô trống, chứa giá trị logic, chuỗi hay giá trị lỗi

Trang 77

Hàm Min (tiếp)

Trang 78

ref là mảng hoặc vùng tham chiếu đến một danh sách

giá trị kiểu số Những giá trị không phải là số được bỏqua

order: phương thức sắp xếp

lớn nhất có vị trí là 1

Trang 79

công thức vùng tham chiếu ref phải là giá trị tuyệt đối

để khi copy công thức cho các ô bên dưới cho kết quảđúng

vùng tham chiếu, nhấn phím F4 để tạo địa chỉ tuyệt đốinhằm cố định vùng tham chiếu trong công thức

Trang 80

Hàm Rank (tiếp)

Trang 81

Hàm Small

array: là vùng dữ liệu mà bạn muốn xác định vị trí nhỏ

thứ k

k: là vị trí (tính từ số nhỏ nhất) trong vùng dữ liệu

Lưu ý:

 Nếu array rỗng, SMALL() sẽ trả về giá trị lỗi #NUM!

 Nếu k < 0 hay k lớn hơn số lượng các số có trong

array, SMALL() sẽ trả về giá trị lỗi #NUM!

Trang 82

Hàm Small (tiếp)

Trang 83

Hàm Large

array: là vùng dữ liệu mà bạn muốn xác định vị trí lớn

thứ k

k: là vị trí (tính từ số lớn nhất) trong vùng dữ liệu

Lưu ý:

 Nếu array rỗng, LARGE() sẽ trả về giá trị lỗi #NUM!

 Nếu k < 0 hay k lớn hơn số lượng các số có trong

array, LARGE() sẽ trả về giá trị lỗi #NUM!

Trang 84

Hàm Large (tiếp)

Trang 85

Trang 86

Nhóm hàm Thông tin

Hàm IsBlank

logic là TRUE nếu đúng và FALSE nếu sai

value giá trị cần kiểm tra

Trang 87

Nhóm hàm Thông tin

Hàm IsError

logic là TRUE nếu đúng, và FALSE nếu sai

value giá trị cần kiểm tra

Trang 88

Giới thiệu Name trong Excel

dãy ô (range)

Các tên dễ nhớ hơn các tọa độ dãy.

Các tên không thay đổi khi bạn di chuyển một dãy sang một chỗ khác trong bảng tính.

Các dãy được đặt tên tự động điều chỉnh bất cứ khi nào bạn chèn hoặc xóa các hàng, hoặc các cột trong dãy.

dãy

VD: = TenHam(range_Name)

Trang 89

Tên chỉ có thể có tối đa 255 ký tự.

Tên phải bắt đầu với một chữ cái hoặc ký tự gạch dưới (_) Đối với phần còn lại của tên, bạn có thể sử dụng bất kỳ ký tự nào (chữ, số, symbol) ngoại trừ khoảng trắng.

Không sử dụng các địa chỉ ô (chẳng hạn như Q1) hay bất kỳ

ký hiệu toán tử nào (+, -, *, /, <, >, và &) bởi vì những ký hiệu này có thể gây rắc rối cho bạn, nhất là khi sử dụng tên dãy

Trang 90

Trang 91

Lọc dữ liệu với Auto Filter

Điều kiện lọc

Trang 92

Lọc dữ liệu với Auto Filter

Demo một số ví dụ:

lọc có thể chứa cả ký tự đại diện *, ?,~)

Trang 93

Lọc dữ liệu với Advanced Filter

– Vùng dữ liệu

– Vùng điều kiện

– Vùng xuất dữ liệu

Trang 94

Một số cách convert dữ liệu

khách hàng về Excel

sở dữ liệu (Foxpro, Access…)

Trang 95

Sử dụng chức năng export của

Trang 96

Sử dụng chức năng export dữ liệu

của Access

Trang 97

Sử dụng chức năng import dữ liệu

của Excel

Access…

Trang 98

Trang 99

THANK YOU!

Định dạng
Số trang	99
Dung lượng	9,91 MB