Trộn thư là sự phối hợp tuyệt vời giữa Excel và Word. Cho phép người dùng tiết kiệm thời gian. Cách trộn thư dưới đây cho phép chúng ta soạn thảo nhiều Giấy mời, Giấy khen, Quyết định, giống nhau cùng một nội dung nhưng khác nhau về tên, tuổi, ngày tháng năm sinh, mức lương, phân bổ vốn,….Mời các bạn cùng tham khảo!
Trang 1CÁCH TR N TH TRONG WORD 2013Ộ Ư
Tr n th là s ph i h p tuy t v i gi a Excel và Word. Cho phép ngộ ư ự ố ợ ệ ờ ữ ườ i dùng ti t ki m th i gian.ế ệ ờ
Cách tr n th dộ ư ưới đây cho phép chúng ta so n th o nhi u Gi y m i,ạ ả ề ấ ờ
Gi y khen, Quy t đ nh, … gi ng nhau cùng m t n i dung nh ng khác nhau vấ ế ị ố ộ ộ ư ề tên, tu i, ngày tháng năm sinh, m c lổ ứ ương, phân b v n, ….ổ ố
1. Trước tiên ta t o 1 danh sách excel s li u mà c n chèn trong b ngạ ố ệ ầ ả word. Danh sách này tùy theo nhu c u và n i dung c a ngầ ộ ủ ười th c hi n. C nự ệ ầ
ph i ki m tra k l i chính t , in nghiên ho c in đ m, vi t hoa hay vi t thả ể ỹ ỗ ả ặ ậ ế ế ườ ng (tùy ngườ ử ụi s d ng, nh ng ph i đ m b o đúng Quy đ nh th th c trình bày vănư ả ả ả ị ể ứ
b n c a Vi t Nam).ả ủ ệ
2. Ta so n th o 1 phôi file word chu n, ki m tra k l i chính t và đápạ ả ẩ ể ỹ ỗ ả
ng th th c trình bày văn b n c a Vi t Nam, ho c Gi y khen, Gi y m i,
Các ch c n tr n n i dung, các b n ch a ra và đ ý nh nh ng ch này.ỗ ầ ộ ộ ạ ừ ể ớ ữ ỗ
Ví d : (Xem ví d phôi trang word bên dụ ụ ưới)
NAM PHÒNG Z Đ c l p – T do – H nh phúcộ ậ ự ạ
QUY T Đ NHẾ Ị
(V vi c phân b v n cho các xã trong ph m vi d án)ề ệ ổ ố ạ ự
GIÁM Đ C C QUAN YỐ Ơ
Căn c Thông t s ……….… ;ứ ư ố Căn c Quy t đ nh s ……… ……….;ứ ế ị ố Xét đ ngh c a Trề ị ủ ưởng phòng z t i T trình s ……….……….,ạ ờ ố
QUY T Đ NH:Ế Ị
Đi u 1: ề Xã A, Huy n Bệ nh n s ti n là ậ ố ề 200000000. B ng ch : ằ ữ Hai trăm tri u đ ngệ ồ Xã A, Huy n Bệ có trách nhi m th c hi n phân phát cho các h nghèoệ ự ệ ộ trên đ a bàn xã vào ngày ị 20/07/2017 và hoàn thành vào ngày 20/08/2017
K t thúc quá trình phân phát, ế Xã A, Huy n Bệ có trách nhi m báo cáo vệ ề
c quan Y ch m nh t vào ngày ơ ậ ấ 22/08/2017
Đi u 2: Phòng Z ch u trách nhi m hề ị ệ ướng d n th c hi n đúng quy đ nhẫ ự ệ ị
hi n hành c a nhà nệ ủ ước
Trang 2Đi u 3: Các ông bà có tên t i đi u 1 và 3 ch u trách nhi m thi hành Quy tề ạ ề ị ệ ế
đ nh này. Quy t đ nh này có hi u l c k t ngày ký./.ị ế ị ệ ự ể ừ
Nh trên; ư
L u: VT ư GIÁM Đ CỐ
3. Th c hi n tr n th :ự ệ ộ ư
M file Word m u, ch n tabở ẫ ọ Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard
Xu t hi nấ ệ Mail Merge phía bên ph i Word, các b n ch n. ở ả ạ ọ Step 1, các
b n ch n Letters. Sau đó b m Next đ qua ạ ọ ấ ể Step 2
Trang 3T i ạ Step 2: Use the current document. B m Next đ qua ấ ể Step 3. T i đây,ạ các b n ch n Browser đ đi đ n danh sách có s n đạ ọ ể ế ẵ ượ ạ ừc t o t ban đ u.ầ
Các b n b m OK s m ra 1 h p tho iạ ấ ẽ ở ộ ạ
Sau đó b mấ Ok. Ti p t c nh n Next đế ụ ấ ể qua Step 4. T i đâyạ các b n đ a tr chu t v ạ ư ỏ ộ ề phôi word mu nố chèn và ch n ọ More items bên ph i màn hìnhả trang word, xu t hi n h p ấ ệ ộ tho i sau:ạ
Trang 4Tương ng v i n i dung b n đã ch a phôi word, sau khi ch n ứ ớ ộ ạ ừ ở ọ More items, b n tr chu t t i các v trí c n tr n r i b m ạ ỏ ộ ạ ị ầ ộ ồ ấ Insert, sau đó b m Cancelấ
đ đóng và ti p t c b m ể ế ự ấ More items đ chèn đ n khi h t n i dung. Xem hìnhể ế ế ộ
sau:
Sau khi chèn xong, b n ch n Next đ ạ ọ ể Preview your letters. Sau đó b mấ Next đ hoàn thành vi c tr n th Đ cho đ p thì các ch S ti n (B n bôiể ệ ộ ư ể ẹ ỗ ố ề ạ
đ m), B ng ch (B n cho nghiêng ngay sau khi chèn).ậ ằ ữ ạ
Trang 5Đ ki m tra th và ch y h t s th b n mu n chènể ể ư ạ ế ố ư ạ ố sau khi tr n, các b nộ ạ
ch nọ Edit individual letters và ch n OK t i h p tho i Merge to New Document.ọ ạ ộ ạ
Trang 6B n nh có bao nhiêu th mu n tr n thì b m t 1 đ n h t s đó.ạ ớ ư ố ộ ấ ừ ế ế ố
Sau đó b m Ok và ch n Save đ l u l i.ấ ọ ể ư ạ
Chúc các b n thành công./.ạ