Lecture Medical assisting: Administrative and clinical competencies (2/e) - Chapter 13

Chapter 13 - Patient reception area. This chapter describes the patient reception area. As you look at the reception area and patient bathrooms through the eyes of patient needs, you begin to see ways to make the rooms both inviting and functional. Additionally, you will learn about the special needs of disabled patients. Well-planned and pleasant surroundings can do much to set the stage for a successful interaction between the patient and the doctor and other medical staff.

Medical Assisting

Chapter 13

PowerPoint® to accompany

Second Edition

Ramutkowski  Booth  Pugh  Thompson  Whicker

13­1 Identify the elements that are important in a 

patient reception area.

13­2 Discuss ways to determine what furniture is 

necessary for a patient reception area and how    

it should be arranged?

13­3 List the housekeeping tasks and equipment 

needed for this area of the office.

13­4 Summarize the OSHA regulations that pertain 

to a patient reception area.

Patient Reception Area

Objectives  (cont.)

13­5 List the types of reading material appropriate to a 

patient reception area.

13­6 Describe how modifications to a reception area can 

accommodate patients with special needs.

13­6 Identify special situations that can affect the 

arrangement of a reception area.

Patient Reception Area

First Impressions

The reception area creates an impression of whether the  practice is successful or outdated.

Reception

Area

Lighting

Room 

Temperature

Music Use fairly bright 

lighting in this 

area

Average comfortable temperature

Music should 

be calming  and soothing

Patient Reception Area

­ Use a group of 

colors that work 

well together

­ Consider the mood 

you want to create

­ Items that add a  special touch

­ Items that may  interest patients  that are waiting 

Always keep safety in mind when placing items in the reception area.

 Arranging Furniture

 Allow maximum floor 

space and patient 

comfort

 Ensuring Privacy

 Placing chairs in corners 

allows some privacy

 Interim rooms are great 

space for private 

discussions with patients

Patient Reception Area 

(cont.)

 Accommodating Children

 Child­size chairs and play  furniture are needed in  pediatric offices

 A separate waiting room  for well and sick or 

contagious children 

B.  No

Imagine that you are working in the reception area of 

the medical office and most of the patients waiting to 

be seen are between the ages of 19 and 22. Would it 

be appropriate to put on a mixture of heavy metal 

and rap music? If yes, why? If no, why not?

Apply Your Knowledge

The purpose of the music is to soothe  and calm patients

Another point is “most” patients present  are in this age group but not all

­Answer Answer

Maintaining high standards of  cleanliness is 

essential.

• If a professional cleaning service is used, leave detailed  special instructions as needed.

• If office personnel are responsible for cleaning the 

following equipment and supplies may be needed:        

   vacuums

   mops

   brooms

   trash bags

   cleaning solutions

   rags & buckets

The Importance of Cleanliness

 Cleaning Stains

 It is important to remove stains right away from 

furniture and carpet.

 Removing Odors

 Odors are particularly offensive, and the 

following steps can be taken to minimize odors:

 Display “No Smoking” signs

 Invest in a good ventilation system with charcoal 

filters

 Disinfectant and deodorant sprays are helpful

The Importance of Cleanliness  (cont.)

 Infectious Waste

 If the patient vomits or bleeds on the rug or furniture, this 

is infectious waste

 Proper cleaning and disposal is required

 OSHA Regulations

 Regular cleaning of walls and floors is required

 Use of disinfectants to combat bacteria is also required

 Broken glass must be disposed of using tongs or a brush,  never the hands since it may be contaminated

The Importance of Cleanliness 

(cont.)

A patient is coming to see the physician because of  bleeding at the surgical site (right upper thigh). 

While waiting in the reception area the bleeding gets  into the chair cushion of the patient’s seat. What 

should the medical assistant do in this situation? 

Apply Your Knowledge

The chair must be removed from the reception area 

immediately, and gloves will be required. It is essential to 

follow OSHA guidelines when handling blood and body 

fluids. Special cleaning procedures will be required

­Answer Answer

 Office Access

 Parking 

Arrangements

 Free parking lots  improve access to the  office.

 Entrances

 Must be easy to identify.

 Must be wide enough to  accommodate 

wheelchairs and  walkers. 

 Safety and Security

 Building Exits

 It is best to have at least two  exits.

 Illuminated red “Exit” signs  are required.

 Smoke Detectors

 The law requires that smoke  detectors that sound an alarm 

be present in offices.

 Security Systems

 A security alarm system  offers valuable protection.

Informed

MAGAZINES AND BOOKS Select reading materials for both  adults and younger children that   may be of interest to them

PATIENT INFORMATION PACKETS Office informational packets can 

inform patients about the medical  practice physicians, billing practices  and insurance processing practices. 

MEDICAL INFORMATION

 Medical brochures are also commonly found 

in the reception area. 

 It is important to read medical brochures and 

validate their accuracy before placing them in  the reception area

BULLETIN BOARD

Bulletin boards with bright colors and bold headings attract readers. 

Bulletin Board TIPS  

• Do not allow the board to become cluttered

• Display current information such as nutritional guidelines.  Pamphlets or flyers from nonprofit health­care 

organizations may be posted

• Place extra copies so patients can take one home if possible.  

Informed  (cont.)

• Television and videotapes are 

becoming more common in reception 

areas

• Informative health videos can be 

displayed as patients wait to be seen

• Items such as toys, videos, and books are common for 

children

• Avoid balls, jump ropes, and other toys that tend to be very   disruptive

Some patients will require special accommodations due to 

conditions that limit or change their abilities

Americans 

With  Disabilities Act

  This is a federal civil rights act that prevents  discrimination of differently abled individuals with  physical or mental handicaps.

  Medical offices must be able to  accommodate the special needs of clients by  providing:

• additional space in waiting rooms

• making provisions for patients with visual  and/or hearing impairments

Older  Americans Act of 1965

  This act ensures that elderly patients  receive the best possible health care  regardless of their ability to pay.

 Offices that serve elderly patients     must be sensitive to their special  needs.

• Provide chairs that make it easy for the elderly  patient to use.

• Provide reading materials with large print.

• Be sure reception areas and restrooms are well  lit.

Patients will feel more comfortable if they enter a reception  area that reflects aspects of their culture such as:

 Providing reading material in both Spanish and English

 Decorating the office for culturally diverse holidays

 Posting signs that are in a second language

To protect patients, especially those who 

are immunocompromised  from exposure 

to highly contagious conditions, the 

contagious patient should be separated 

from  other patients in the reception 

area

PATIENTS WHO ARE HIGHLY CONTAGIOUS

Special Situations

A Speak louder and slower and ask each question of the 

patient

B Take the patient to a private area if possible to protect 

his/her medical information

C Only ask questions to the person accompanying the patient

A patient that is blind and hard of hearing enters the medical  office for the initial visit. How should the medical assistant 

obtain the medical information?

Apply Your Knowledge ­Answer Answer

End of Chapter