Lecture Intermediate accounting, (12th Edition): Chapter 3 - Kieso, Weygandt, Warfield

Chapter 3 - The Accounting Information System. After studying this chapter, you should be able to: understand basic accounting terminology and double-entry rules, explain how transactions affect the accounting equation, identify the steps in the accounting cycle and the steps in the recording process,...

The Accounting Cycle The Accounting Cycle

Identification and recording Journalizing

Posting Trial balance Adjusting entries Adjusted trial balance Preparing financial statements

Closing Post-closing trial balance

Accounting Information System

Accounting Information System

collects and processes transaction data and disseminates the information to interested parties.

Accounting Information System

Accounting Information System

An   Accounting Information System ( AIS )

Basic Terminology

Event Transaction Account Real Account Nominal Account Ledger

Journal Posting Trial Balance Adjusting Entries Financial Statements Closing Entries

DEBITS   must equal  must equal CREDITS.

Transaction #1

Lia b ilit ie s

Debit / Dr Credit / Cr

Normal Balance

Chapter 3-25

Normal  Balance 

Credit

Normal  Balance  Debit

Normal  Balance 

Debit Debits and Credits Summary

Debits and Credits Summary

+ 46,000

Assets = Liabilities + Stockholders’  Stockholders’  Equity Equity

7.  Declared a cash dividend of $10,000.

Double­Entry System Exercise

Double­Entry System Exercise

Ownership structure dictates the types of accounts that are part of the  equity section.

Dividends Declared

Retained Earnings

Ownership Structure

Ownership Structure

Corporation Ownership Structure

Stockholders’ Equity Balance Sheet

Work  Sheet

Illustration 3­6

Transactions and Events

What to Record?

FASB states, “transactions and other events and circumstances  that affect a business enterprise.”

Types of Events:

External   – between a business and its environment. 

Internal   – event occurring entirely within a business.

General Journal  – a chronological record of transactions.  Journal Entries   are recorded in the journal. 

Posting  – the process of transferring amounts from the journal to the ledger  accounts. 

Trial Balance  – a list of each account and its balance; used to prove  equality of debit and credit balances.

3. Trial Balance

3. Trial Balance

4. Adjusting Entries

Revenues   ­ recorded in the period in which they are earned ­ recorded in the period in which they are earned

Expenses  ­ recognized in the period in which they are incurred ­ recognized in the period in which they are incurred

Adjusting entries   ­ needed to ensure that the revenue recognition 

and matching principles are followed.

4.  Accrued Expenses   Expenses  incurred but not yet paid  in cash or  recorded.

Cash Payment BEFORE Expense Recorded

rent maintenance on equipment fixed assets

Prepayments often occur in regard to:

Example: On Jan. 1st, Phoenix Corp. paid $12,000 for 12 months of insurance  coverage.  Show the journal entry to record the payment on Jan. 1st.  

Example: On Jan. 1st, Phoenix Corp. paid $12,000 for 12 months of insurance  coverage.  Show the 

coverage.  Show the adjusting journal entry adjusting journal entry  required at Jan. 31st.  

Cash Receipt BEFORE Revenue Recorded

magazine subscriptions customer deposits

Unearned revenues often occur in regard to:

Example: On Nov. 1st, Phoenix Corp. received $24,000 from Arcadia High 

Example: On Nov. 1st, Phoenix Corp. received $24,000 from Arcadia High 

Adjusting Entries – “Accrued Revenues”

Adjusting Entries – “Accrued Revenues”

rent interest services performed

BEFORE

Accrued revenues often occur in regard to:

Cash Receipt Revenue Recorded

Adjusting entry results in:

return 5% interest per year.  Show the journal entry to record the investment on  July 1st.  

Example: On July 1st, Phoenix Corp. invested $300,000 in securities that 

Example: On Feb. 2nd, Phoenix Corp. borrowed $200,000 at a rate of 9% per year.   Interest is due on first of each month. Show the 

 Interest is due on first of each month. Show the adjusting journal entry adjusting journal entry  required on  Feb. 28th.

the accounting period.  

5. Adjusted Trial Balance

5. Adjusted Trial Balance

Example: Prepare the Closing journal entry Prepare the  Closing journal entry  from the adjusted trial balance on  the previous slide.

8. Post­Closing Trial Balance

Example  continued:

3 8 0 Divid e nd s  d e c lar e d         ­

4 0 0 S ale s         ­

4 3 0 I nte r e s t inc om e         ­

5 0 0 Cos t of  good s  s old         ­

5 2 0 S alar y e x pe ns e         ­

5 5 0 De pr e c iation e x pe ns e         ­

Perpetual Inventory System

Inventory account increased with each purchase.

Inventory account reduced and Cost of Goods Sold account increased  with each sale.

Balance in Inventory account should equal inventory amount on hand.

No Adjusting Entries should be needed.

Physical inventory performed to confirm balance in Inventory account.

Copyright © 2007 John Wiley & Sons, Inc. All rights reserved. Reproduction or  translation of this work beyond that permitted in Section 117 of the 1976 United  States Copyright Act without the express written permission of the copyright owner 

is unlawful. Request for further information should be addressed to the Permissions  Department, John Wiley & Sons, Inc. The purchaser may make back­up copies for  his/her own use only and not for distribution or resale. The Publisher assumes no  responsibility for errors, omissions, or damages, caused by the use of these programs 

or from the use of the information contained herein.

Copyright

Copyright