QT 15 mua hang danh gia nha cung ung

THEO DÕI SỬA ĐỔI Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi chú THEO DÕI PHÂN PHỐI Ban Tổng Giám đốc Phòng QL máy-Cơ giới-An toàn Phòng Tài chính-kế toán Phòng Vật tư Phòng Phát triển các dự án đầ

QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG

MÃ SỐ: QT-15

,,

NGƯỜI BIÊN SOẠN NGƯỜI XEM XÉT PHÊ DUYỆT

LILAMA HANOI JSC, CO

THEO DÕI SỬA ĐỔI Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi chú

THEO DÕI PHÂN PHỐI

Ban Tổng Giám đốc Phòng QL máy-Cơ giới-An toàn

Phòng Tài chính-kế toán Phòng Vật tư

Phòng Phát triển các dự án đầu tư Nhà máy Cơ khí Lilama Hà Nội

Phòng Kinh tế Kỹ thuật Xí nghiệp, Đội/Công trình

1 MỤC ĐÍCH

Đưa ra thủ tục và trình tự các bước của quá trình lựa chọn nhà cung ứng và mua nguyên vật liệu cho các công trình thi công đảm bảo đúng chủng loại, quy cách, chất lượng, khối lượng, tiến độ, giá cả và cơ chế thanh toán hợp lý nhất

2 PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho việc mua vật tư, vật liệu cấp cho hoạt động sản xuất tại nhà máy, các công trình thi công

3 TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Luật kinh doanh

4 ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT

P VT: Phòng Vật tư

P TC-KT: Phòng Tài chính kế toán

5 NỘI DUNG

Lưu đồ

mẫu

Bước 1

Nhà máy, xí

nghiệp/ đội công

trình

Trước thi công hoặc khi có nhu cầu

BM-15-01 BM-15-02

Bước 2 P.Vật tư, P Kinh

tế - kỹ thuật

Ngay sau khi tiếp nhận

Bước 3 Ban Tổng Giám

đốc

Trong ngày

Bước 4 P Vật tư Đề xuất sau

được duyệt

BM-15-03 BM-15-04

Bước 5 P Vật tư Thường xuyên BM-15-05

BM-15-06

Bước 6 Ban Tổng Giám

Bước 7 Ban Tổng Giám

đốc, P.Vật tư Theo kế hoạch BM-15-07

Bước 8

P.Vật tư, thủ

kho, kỹ thuật, kế

toán công ty

Khi vật tư về đến kho hoặc công trình

BM-15-08 BM-15-09

Bước 9 P.Vật tư 6 tháng/1 lần BM-15-10

Diễn giải lưu đồ:

5.1 Lập bảng phân giao mua vật tư, đề nghị cấp vật tư:

Sau trúng thầu và tổ chức ký hợp đồng, Ban KT-KT nhà máy / xí nghiệp / đội công trình có trách nhiệm tổ chức bóc tách toàn bộ vật tư cấp cho công trình, tổ chức thực hiện thiết lập bảng phân giao mua cấp vật tư theo BM-15-01 trình Tổng Giám đốc Công ty phê

Lập bảng phân giao hoặc

đề nghị cấp vật tư

Kiểm tra và đề xuất

Ký hợp đồng và đặt mua nguyên vật liệu

Tiếp nhận, kiểm tra/

và thanh lý hợp đồng

Lấy báo giá từ các ĐV cung cấp trong danh mục hoặc tìm kiếm nhà cung cấp mới

K Phù hợp

Lập phương án lựa chọn Đơn vị cung cấp

Đánh giá lại Nhà cung cấp trong danh mục

Duyệt

Phê duyệt

Phù hợp

K duyệt

K duyệt

Căn cứ bảng phân giao mua cấp vật tư, kế hoạch thi công và nhu cầu thực tế, cán bộ

kỹ thuật lập giấy đề nghị cấp vật tư theo BM-15-02 gửi Phòng Vật tư, phòng Kinh tế - Kỹ

thuật Giấy đề nghị này phải gửi trước so với ngày yêu cầu cấp hàng tối thiểu là 14 ngày (đối với hàng hóa trong nước) và 60 ngày (đối với hàng hóa nhập khẩu)

5.2 Kiểm tra và đề xuất

Phòng Vật tư, Phòng Kinh tế - Kỹ thuật căn cứ vào giấy đề nghị cấp vật tư xác định vật tư vật liệu công ty cấp hay nhà máy, xí nghiệp/đội tự mua

+ Đối với vật tư công ty cấp, Phòng Vật tư chủ động tổ chức thực hiện theo đúng quy trình này

+ Đối với vật tư, vật liệu nhà máy/xí nghiệp/đội được uỷ quyền mua: các đơn vị chủ động khai triển thực hiện

5.3 Phê duyệt

Đề nghị cấp vật tư được Phòng vật tư trình Tổng Giám đốc duyệt:

Trường hợp được duyệt, phòng vật tư tổ chức tìm kiếm nhà cung ứng, thu thập báo giá, lựa chọn và đề xuất nhà cung ứng

Trường hợp không được duyệt, Tổng Giám đốc cho ý kiến để phòng vật tư, phòng kinh tế - kỹ thuật hoặc nhà máy/xí nghiệp/đội hiệu chỉnh lại cho phù hợp

5.4 Lấy báo giá từ các đơn vị cung cấp trong danh mục hoặc tìm kiếm nhà cung cấp mới

Phòng vật tư có trách nhiệm thiết lập danh sách nhà cung cấp để theo dõi và duy trì mua hàng theo BM-15-03 (cập nhật kịp thời khi có bổ sung hoặc thay đổi) Căn cứ vào chủng loại vật tư cần mua tiến hành thiết lập giấy đề nghị cấp báo giá theo BM-15-04 gửi các nhà cung ứng

5.5 Lập phương án lựa chọn nhà cung cấp

Phòng vật tư tập hợp và so sánh các báo giá, xem xét các điều kiện thanh toán cũng như các điều kiện khác để đánh giá NCC theo BM-15-05, sau đó thiết lập biên bản họp xét duyệt mua vật tư theo BM-15-06 trình Tổng Giám đốc phê duyệt

5.6 Phê duyệt

Tổng Giám đốc Công ty tiếp nhận, xem xét và tổ chức phê duyệt, trong đó:

Nếu thông qua, Tổng Giám đốc chuyển Phòng vật tư tiến hành thiết lập đơn đặt hàng/ hợp đồng

Nếu không duyệt, Tổng Giám đốc cho ý kiến Phòng vật tư bổ sung hoặc tìm kiếm nhà cung cấp mới

5.7 Ký hợp đồng và đặt mua nguyên liệu

Sau khi nhà cung cấp được duyệt, Phòng vật tư lập hợp đồng mua bán (trường hợp nhà cung ứng mới), trường hợp nhà cung ứng đã ký hợp đồng nguyên tắc Phòng vật tư thiết lập đơn đặt hàng theo BM-15-07 Trình Tổng Giám đốc duyệt

Sau khi hợp đồng mua bán và/hoặc đơn đặt hàng được ký Phòng vật tư chuyển Phòng TC-KT thực hiện các thủ tục tài chính theo quy định của Hợp đồng và đơn hàng Phòng vật tư thông báo với nhà máy, Chỉ huy trưởng/ Đội trưởng công trường về đơn vị cấp hàng và thời gian giao hàng tại nhà máy, công trường

5.8 Tiếp nhận, kiểm tra, nhập kho:

Sau khi hàng về đến nơi giao nhận, lãnh đạo nhà máy, chỉ huy trưởng/ Đội trưởng công trình, kế toán, cán bộ kỹ thuật và thủ kho chịu trách nhiệm làm biên bản giao nhận hàng hóa theo BM-15-08 và làm các thủ tục nhập kho theo QT-16

5.9 Thanh lý hợp đồng

Hàng hoá sau kiểm tra đảm bảo các yêu cầu, Phòng vật tư liên hệ với nhà cung cấp tổ chức thiết lập biên bản thanh lý theo BM-15-09, các thủ tục, chứng từ kèm theo, thực hiện thanh toán và thanh lý theo đúng các điều khoản hợp đồng quy định

5.10 Đánh giá lại nhà cung cấp trong danh mục

Định kỳ 06 tháng 1 lần hoặc đột xuất, Phòng vật tư tiến hành đánh giá lại Nhà cung cấp trong danh mục trên cơ sở các kết quả thực hiện để giữ lại danh sách nhà cung cấp đạt yêu cầu, loại bỏ những nhà cung cấp không đảm bảo chất lượng, thường xuyên theo dõi và cập nhật thông tin liên quan đến nhà cung ứng theo BM-15-10

6 L U TR H S ƯU TRỮ HỒ SƠ Ữ HỒ SƠ Ồ SƠ Ơ

Người lưu

1 Phiếu đề nghị cấp vật tư Phòng Vật tư

Phòng TC-KT 02 năm

2 Phương án lựa chọn nhà cung cấp Phòng Vật tư 02 năm

3 Hợp đồng kinh tế, Phụ lục hợp đồng, biên bản

thanh lý hợp đồng

Phòng Vật tư, Phòng TC-KT

Theo quy định

Bộ tài chính

4 Đơn đặt hàng, Biên bản bàn giao hàng hóa. Phòng Vật tư,

Phòng TC-KT

02 năm

7 PHỤ LỤC/BIỂU MẪU ĐƯỢC THIẾT LẬP ĐỂ ÁP DỤNG:

BM-15-01 Bảng phân giao mua sắm vật tư, hàng hóa

BM-15-02 Phiếu đề nghị cấp vật tư

BM-15-03 Danh sách nhà cung cấp

BM-15-04 Giấy đề nghị cấp báo giá

BM-15-05 Phiếu đánh giá nhà cung cấp

BM-15-06 Biên bản họp xét duyệt mua vật tư

BM-15-07 Đơn đặt hàng

BM-15-08 Biên bản bàn giao hàng hóa

BM-15-09 Biên bản thanh lý hợp đồng

BM-15-10 Sổ theo dõi nhà cung ứng