Tài liệu Word

Tạo một tài liệu mới Trong quá trình soạn thảo, ta có thể tạo mới tài liệu bằng 1 trong 3 cách sau: Cách 1: Nhấn nút New trên thanh công cụ chuẩn Cách 2: Chọn thực đơn lệnh File  New..

Bài 1: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD

I KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH

màn hình nền

2 Thoát khỏi chương trình

Cách 1: Bấm vào nút Close  ở góc trên bên phải của cửa sổ Word.

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 (Giữ phím Alt và nhấn phím F4)

Cách 3: Nhắp chuột vào Menu File  Exit.

Chú ý Nếu trước khi thoát mà chưa lưu lại những thay đổi của tài liệu

(Document), Word sẽ xuất hiện hộp thoại:

Nút Yes: nếu muốn lưu lại những thay đổi của Document1.

Nút No: nếu không muốn lưu lại những thay đổi của Document1 Chương trình

sẽ thoát

Nút Cancel: nếu muốn huỷ bỏ thao tác đang thực hiện.

II GIAO DIỆN MÀN HÌNH LÀM VIỆC CỦA MS WORD

Khi khởi động thành công, giao diện MS Word sẽ như hình dưới đây:

- Menu Bar: thanh trình đơn, chứa các nhóm lệnh ứng với từng tác vụ

- Standard Toolbar: Thanh công cụ chuẩn, chứa các nút lệnh thực thi các tác vụ.Mỗi nút lệnh tương ứng với từng tác vụ.

Ví dụ: nút để mở một tài liệu mới Nút để mở một tài liệu Word đã có.Nút để ghi lại tập tin đang soạn thảo

- Formating Toolbar: thanh công cụ chứa các nút lệnh hoặc các hộp định dạng

Vùng soạn thảo là vùng để nhập văn bản Văn bản được nhập từ vị trí con trỏ

nháy (Insert Point) sang bên phải Con trỏ nháy là 1 đoạn thẳng màu đen nhấp

nháy trên vùng soạn thảo văn bản Nó xác định vị trí nhập thông tin vào vùngvăn bản Ban đầu, con trỏ nháy xuất hiện ngay đầu vùng soạn thảo

III THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

1 Maximize Window (phóng đại cửa sổ làm việc)

Nếu chưa phóng đại cửa sổ, hãy nhắp chuột vào nút  (Maximize), bên trái nút

 (Close) của cửa sổ chương trình.

2 Lựa chọn chế độ quan sát

Phía dưới cửa sổ văn bản, trên thanh Drawing là thanh cuộn ngang Đầu bên tráicủa thanh này có năm nút dùng để quan sát văn bản dưới các dạng khác nhau,lần lượt là:

Normal View: văn bản được hiện dưới dạng bình thường (dạng nháp,

không có lề, không có trang rõ ràng)

Web Layout View: văn bản được hiện theo kiểu trang web.

Print Layout View: văn bản được hiện y hệt các trang in trên giấy (dạng

mặc định, có các lề và các trang rõ ràng)

Outline View: văn bản được hiện theo dạng cấu

trúc phân cấp

• Reading Layot: văn bản hiển thị ở trạng thái

đọc, các thanh công cụ bị ẩn đi

Hoặc có thể chọn các chế độ này bằng cách nhắp

chuột vào Menu View, chọn chế độ hiển thị.

3 Bật, tắt các thanh công cụ

 Nhắp chuột vào Menu View

Toolbars, xuất hiện danh sách liệt

kê các thanh công cụ Muốn ẩn / hiệnthanh công cụ nào thị nhắp chọn tên thanh đó Có thể gọi danh sáchcác thanh công cụ bằng việc bấmchuột phải vào môt thanh công cụđang hiện trên màn hình (Riêng

thanh Drawing có thể ẩn / hiện bẳng

cách bấm chuột vào nút trênthanh công cụ chuẩn)

 Ẩn / hiện các thanh thước: Vào Menu View  Ruler.

4 Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ khung nhìn tài liệu

Nhắp chuột vào hộp Zoom, dùng chuột chọn tỉ lệ phóng to / thu nhỏ

hoặc có thể gõ trực tiếp con số vào ô và nhấn Enter (không phải gõ

%) Hoặc vào Menu View  Zoom Chọn chế độ quan sát thích hợp.

5 Ẩn/hiện các nút chức năng trên thanh công cụ

Nhấn chuột vào mũi tên More Button ở góc phải ngoài cùng thanh công cụ mà

bạn cần ẩn hiện các nút chức năng, sau đó di chuột vào

ô Add or Remove Button, xuất hiện danh sách liệt kê

các nút chức năng Nút lênh nào đã được hiển thị sẽ có

dấu chọn ở bên trái Nếu muốn hiện nút nào thì

nhắp chuột vào bên trái của nút đó

IV LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU

1 Tạo một tài liệu mới

Trong quá trình soạn thảo, ta có thể tạo mới tài liệu

bằng 1 trong 3 cách sau:

Cách 1: Nhấn nút New trên thanh công cụ chuẩn

Cách 2: Chọn thực đơn lệnh File  New Một hộp

thoại có tên New hiện ra Chọn nút Blank Document,

sau đó nhấn nút OK.

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N.

2 Lưu tài liệu

Sau khi nhập được một đoạn văn bản ngắn (hoặc có

thể lưu ngay sau khi tạo lập), ta nên lưu văn bản thành

một tệp trên đĩa cứng, nhằm mục đích sau này có thể

sử dụng lại

Có thể lưu văn bản bằng một trong hai cách

Cách 1: Nhấn vào nút (Save) trên thanh công cụ chuẩn (hình chiếc đĩa mềm) Cách 2: Từ thanh thực đơn, chọn File  Save (Hoặc chọn Save as)

Cả hai cách đều làm xuất hiện hộp thoại Save as vì đây là văn bản mới, chưa

được lưu lần nào Hộp thoại yêu cầu đặt tên cho tệp văn bản cần lưu và chọn nơi

cất giữ tài liệu (xem hình vẽ ở trang bên).

- Chọn nơi cất giữ tài liệu trong khung Save in, hoặc có thể bấm trực tiếp

vào các nút ở bên trái của hộp thoại

- Nhập tên cho tệp tên cần lưu trong ô Filename, sau đó nhấn nút Save.

 Chú ý: theo

kinh nghiệm soạn

thảo, chúng ta

không nên soạn

thảo xong mới lưu

đều xuất hiện hộp

thoại Open, cho

phép ta chọn nơi

đã cất giữ và chọn

tệp tin cần mở Tại

hộp thoại này, ta

thực hiện 2 công việc sau:

- Tìm thư mục chứa tệp tin cần mở Có thể sử dụng nhiều cách:

 Sử dụng hộp Look in: nhắp chuột vào mũi tên trỏ xuống bên phải hộp

Look in để chuyển đến các thư mục lớn của Hệ điều hành.

 Nhắp nút Up : chuyển về thư mục mẹ của thư mục hiện hành

 Dùng các biểu tượng: History, My Document, Desktop, Favorites… nhắpvào các biểu tượng này để chuyển sang thư mục tương ứng Lưu ý các tệp tài

liệu của Word có đuôi mở rộng là doc.

- Tìm tệp văn bản có trong thư mục Chọn tệp văn bản cần mở, sau đó nhấn nútOpen trên hộp thoại

 Chú ý:

- Để mở đồng thời nhiều tài liệu, chúng ta thực hiện:

 Mở nhiều tệp nằm kề nhau bằng cách nhắp chọn tệp đầu tiên, giữ phím

Shift và nhắp chọn tệp cuối cùng trong danh sách Chọn nhiều tệp không kề

nhau bằng cách nhắp chọn tệp đầu tiên, giữ phím Ctrl rồi lần lượt nhắp chọn

các tệp còn lại cần mở

 Nhấn nút Open để mở các tệp đã chọn.

- Nếu như quên mất nơi lưu trữ một văn bản nào đó, chúng ta có thể sử dụng

công cụ Search của Hệ điều hành Window để tìm ra thư mục hoặc tệp tin cần

dùng

4 Di chuyển giữa các tài liệu đang mở

MS – Word cho phép bạn mở và soạn thảo nhiểu tài liệu cùng một lúc Mỗitài liệu được mở và hiển thị trên một cửa sổ riêng Khi tài liệu được mở, thôngthường chúng ở dạng cực đại nên các tài liệu khác có thể bị che khuất

Để di chuyển giữa các tài liệu đang mở, chúng ta thực hiện thao tác:

 Mở thực đơn lệnh Window để hiển thị danh sách các tệp tài liệu đang mở

 Nhắp chọn tên tệp tài liệu cần di chuyển đến

 Chú ý: Chúng ta có thể di chuyển đến tệp tài liệu cần mở bằng cách nhắp

chuột vào nút chứa tên tài liệu nằm dưới thanh tác vục của Window

 Chú ý: Nếu có nhiều tài liệu đang mở và muốn đóng tất cả các tài liệu này thì

ta nhấn phím Shift rồi vào Menu File  Close All

Khi đóng tài liệu, chương trình sẽ hỏi bạn có muốn lưu tài liệu chuẩn bị đóngkhông Cách xử lý với thông báo này đã giới thiệu trong mục thoát chương trình.Nếu tính từ lần lưu cuối cùng mà tài liệu không có gì thay đổi thì chương trìnhkhông xuất hiện thông báo này mà sẽ đóng luôn tài liệu

 Bài tập tổng hợp.

1 Khởi động MS – Word, soạn thảo một tài liệu mới gồm vài dòng và lưuvào thư mục My Document

2 Mở một tài liệu mới thứ hai, quan sát tên mặc định mà MS – Word tự đặt

3 Tìm và mở một tài liệu bất kỳ đã có trên máy đang thực hành

4 Mở và soạn thảo nhiều tài liệu cùng một lúc, chuyển đổi giữa các tài liệu

5 Ẩn hiện các thanh công cụ, các nút trên thanh công cụ

6 Đóng mà không lưu tài liệu

Bài 2: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN KHI SOẠN THẢO

I VẤN ĐỀ TIẾNG VIỆT

Để gõ được chữ tiếng Việt có dấu, máy tính phải cài Font chữ tiếng Việt.Các bộ mã Font tiếng Việt thường gặp là:

 Bộ mã TCVN3 là bộ mã tiêu chuẩn quốc gia năm 1993, thường được

dùng ở các tỉnh phía Bắc Các Font thiết kế kèm theo đối với chữ thường là:

.VnArial, .VnTime… , các Font dùng cho chữ hoa

là: VnArialH, VnTimeH…

 Bộ mã Font VNI, do công ty Vietnam International (USA) phát triển,

thường được sử dụng ở khu vực phía Nam và nước ngoài Các bộ Font đi kèm

như: VNI – Time…

 Bộ mã tiếng Việt 16 bit TCVN 6909 là bộ mã theo tiêu chuẩn Unicode,

đã được ban hành như chuẩn quốc gia, được Chính phủ quyết định sử dụngtrong khối Hành chính Nhà nước Bộ Font chữ Unicode có sẵn trong Window

Ví dụ như: Time News Roman, Arial, Tahoma…

Vì thế, trong chương trình học này, chúng tôi xin giới thiệu và hướng dẫnbằng bộ mã Unicode, với phần mềm thông dụng là Vietkey

1 Khởi động Vietkey

Cũng như khởi động MS Word, có nhiều cách để khởi động Vietkey.

Cách 1: Vào Start  Program  Vietkey2000  Vietkey2000

Cách 2: Nhấn đúp vào biểu tượng Vietkey trên màn hình nền

Chúng ta cần quan tâm đến hai thẻ (Tag) chức năng là: Kiểu gõ và Bảng mã.

Nhấn nút Task Bar để thu gọn chương trình Vietkey thành một biểu tượng nhỏnằm dưới khay hệ thống

Để chuyển đổi chế độ nhập văn bản tiếng Việt và tiếng Anh, chúng ta nhấnchuột phải vào biểu tượng chương trình nằm dưới khay hệ thống Chọn chế độnhập cần thiết (tiếng Việt hoặc tiếng Anh)

2 Cách gõ chữ tiếng Việt có dấu

Có hai kiểu gõ tiếng Việt là kiểu gõ Telex và VNI Bảng dưới đây sẽ chỉ rõ cách

gõ các phím để được các chữ và dấu tiếng Việt:

Chữ hoặc dấu tiếng

Thực hành: Gõ dòng chữ “Không có việc gì khó, chỉ sợ lòng không bền.”

bằng kiểu gõ Telex

 Chú ý: Khi soạn thảo nên cố gắng sử dụng nhiều nhiều ngón tay để gõ Banđầu tuy có chậm, song rất có lợi khi đã soạn thảo quen, tốc độ soạn thảo nhanhhơn rất nhiều so với gõ mổ cò từng ngón một

II LÀM VIỆC VỚI VĂN BẢN

1 Một số quy tắc cơ bản khi nhập văn bản

 Viết chữ hoa: Chú ý viết chữ hoa đầu câu và các danh từ riêng bằng cáchgiữ phím Shift và nhấn phím của chữ cần viết hoa Nếu viết hoa cả câu thì nhấnphím Caps Lock (đối với bảng mã Unicode) rồi nhập bình thường, đối với bảng

mã TCVN3 thì nhập bình thường sau đó định dạng bằng Font chữ hoa

 Nhập dấu câu: tất cả các dấu câu đều đi liền với từ ngay trước nó, riêngdấu nháy đơn, mở nháy kép, mở móc được nhập liền với ký tự đi sau nó Saudấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy cần có một dấu cách, như vậy văn bản mới

dễ đọc và đẹp hơn khi định dạng

 Nhập nhanh văn bản trước khi làm đẹp: giai đoạn đầu tiên là nhập nhanhvăn bản (nhập thô, không định dạng) Yêu cầu nhập chính xác, cả nội dung vàchính tả Sau đó là giai đoạn định dạng Như thế sẽ làm tăng hiệu quả soạn thảo

Thực hành: Nhập và định dạng phần văn bản sau:

“Làm sao kiếm được nhiều tiền?

Làm sao kiếm được tên miền thật ngon?

Làm sao giấc ngủ cho tròn?

Làm sao khi chết vẫn còn lưu danh?

Làm sao để tiền bóng banh?

Làm sao để nó nhanh nhanh sinh lời?

2 Các phím thường dùng khi soạn thảo

a) Di chuyển con trỏ:

 Bốn phím mũi tên: Lên, Xuống, Trái, Phải: dùng để di chuyển con trỏ

nhập văn bản lên trên, xuống dưới vị trí con trỏ hiện hành một hàng, sang trái,sang phải vị trí con trỏ hiện hành một ký tự

 Enter: xuống hàng và kết thúc đoạn văn bản đang nhập.

 Ctrl + Enter: kết thúc trang, đưa con trỏ sang đầu trang mới.

 Home: đưa con trỏ về đầu hàng con trỏ đang đứng.

 End: đưa con trỏ về cuối hàng con trỏ đang đứng.

 Ctrl + Home: đưa con trỏ nhập về vị trí đấu tiên của tài liệu.

 Ctrl + End: đưa con trỏ nhập về vị trí cuối cùng của tài liệu.

 Page Up: đưa con trỏ lên một trang màn hình.

 Page Down: đưa con trỏ lên một trang màn hình.

 Ctrl+ Page Up: đưa con trỏ lên đầu một trang tài liệu.

 Ctrl+ Page Down: đưa con trỏ xuống đầu một trang tài liệu

 Insert: chuyển đổi chế độ chèn / ghi đè.

 Delete: xoá bên phải con trỏ nhập một ký tự.

 BackSpace : xoá bên trái con trỏ nhập một ký tự.

 Tab / Shift Tab: di chuyển sang bên phải / bên trái con trỏ một Tab

(khoảng cách của một Tab là do người dùng đặt)

b) Chọn văn bản: trước khi định dạng với khối văn bản nào, ta cần chọn khối

văn bản đó Sau khi chọn khối văn bản, những thao tác tiếp theo chỉ tác động tớikhối văn bản đã chọn Để chọn khối văn bản bằng phím, ta giữ phím Shift đồngthời nhấn phím dùng để di chuyển đã nêu ở trên Cụ thể như sau:

 Shift + , , , : để chọn một ký tự bên trái, bên phải, một hàng bên

trên, một hàng bên dưới tính từ vị trí con trỏ hiện hành

 Ctrl + Shift + , , , : để chọn một từ bên trái, bên phải, một đoạn

bên trên, một đoạn bên dưới tính từ vị trí con trỏ hiện hành

 Ctrl + A: chọn tất cả tài liệu.

 Shift + Home: chọn từ vị trí con trỏ hiện hành về đầu hàng.

 Shift + End: chọn từ vị trí con trỏ hiện hành về cuối hàng.

 Shift + Page Up: chọn 1 trang màn hình tính từ vị trí con trỏ lên trên.

 Shift + Page Down: chọn 1 trang màn hình tính từ vị trí con trỏ xuống

dưới

 Chú ý:

 Đối với những phần văn bản đơn giản, nên sử dụng chuột để chọnkhối văn bản Xác định vị trí đầu (hoặc cuối) của khối văn bản cần chọn Bấmchuột trái, giữ phím chuột và kéo về vị trí cuối (hoặc đầu) của khối văn bản đãchọn Nhả phím chuột, khi đó khối văn bản đã được xác định

 Sau khi chọn khối văn bản, khả năng khối văn bản này vô tình bịxoá là rất cao, đặc biệt là đối với người mới sử dụng (nhấn phím bất kỳ là có thể

xoá) Để phục hồi đoạn văn bản đó, hãy nhấn vào nút Undo trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +Z.

c) Huỷ chọn văn bản:

- Thu nhỏ vùng chọn: chính là huỷ chọn một phần văn bản đã chọn ngay saukhi chọn Nguyên tắt là di chuột (nhấn phím) ngược chiều lại những thao tác đãthực hiện khi chọn văn bản Có thể sử dụng kết hợp bàn phím và chuột để tăng

độ chính xác

- Huỷ toàn bộ khối văn bản đã chọn: nhấn chuột trái vào vị trí bất kỳ trênvùng soạn thảo, hoặc bấm một trong bốn phím mũi tên (các phím di chuyển).Chú ý không bấm vào khu vực phím ký tự

3 Sao chép văn bản

 Sao chép văn bản trên cùng một tài liệu đang mở

 Chọn khối văn bản cần sao chép

 Nhấn nút Copy có hình trên thanh công cụ chuẩn, hoặc vào thực đơn

lệnh Edit, chọn lệnh Copy.

 Di chuyển con trỏ đến vị trí cần dán nội dung

 Nhấn nút Paste trên thanh công cụ, hoặc vào thực đơn lệnh Edit, chọn lệnh Paste.

 Sao chép văn bản trên nhiều tài liệu đang mở

 Chọn khối văn bản cần sao chép

 Thực hiện lệnh Copy

 Di chuyển con trỏ đến vị trí cần thiết của tài liệu cần dán

 Thực hiện dán nội dung vào tài liệu bằng lệnh Paste.

4 Di chuyển văn bản

 Chọn khối văn bản cần sao chép

 Nhấn nút Cut có hình trên thanh công cụ chuẩn, hoặc vào thực đơn

lệnh Edit, chọn lệnh Cut.

 Di chuyển con trỏ nhập đến vị trí cần dán nội dung

 Thực hiện lệnh dán như đã giới thiệu

Các phím tắt.

 Lệnh sao chép văn bản sau khi đã chọn (Copy): Ctrl + C

 Lệnh dán dữ liệu (Paste): Ctrl + V

 Chú ý: Việc dán nội dung có thể được thực hiện nhiều lần vì nguyên tắc hoạt

động của thao tác sao chép, cắt văn bản của MS Word là sử dụng một vùng nhớ

trung gian gọi là Clipboard Tuỳ vào từng phiên bản của Office mà vùng nhớ

đệm có thể lưu trữ số lượng các loại văn bản đã sao chép, cắt khác nhau Khi

nhấn nút Paste, nội dung văn bản được đưa vào tài liệu nhưng bản sao vẫn đang còn lưu trong Clipboard.

5 Xoá văn bản

 Chọn văn bản cần xoá

 Nhấn phím Delete hoặc vào menu Edit, chọn lệnh Clear (Content).

 (Việc xoá văn bản rất đơn giản, có thể nhấn phím bất kỳ sau khi đã chọnkhối văn bản cần xoá)

 Chú ý: Văn bản sau khi xoá vẫn có thể lấy lại được bằng cách nhấn nút

Undo, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z (đã giới thiệu trong mục chọn văn bản)

nếu chưa đóng tài liệu

6 Sử dụng chức năng Undo / Redo

Hai chức năng này rất hữu ích trong việc soạn thảo văn bản

 Nút Undo : Huỷ bỏ (những) thao tác vừa thực hiện, (phím tắt của

lệnh Undo: Ctrl + Z.)

 Nút Redo : Thực hiện (những) thao tác vừa huỷ bỏ, tức là trả lại

trạng thái trước khi thực hiện lệnh Undo, chỉ khi nào thực hiện lệnh Undo thì mới có thể thực hiện lệnh Redo (phím tắt của lệnh Redo: Ctrl + Y).

Bài 3: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Định dạng văn bản gồm hai phần chính: định dạng ký tự để quy định hìnhdạng, kích cỡ, màu sắc của từng ký tự trong văn bản và định dạng đoạn để quyđịnh hình thức trình bày cho từng đoạn văn bản

I ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ

Muốn định dạng khối văn bản nào chúng ta phải thực hiện thao tác chọn khối văn bản đó Trong khuôn khổ phần này, chúng tôi không nói đến thao tác

đó nhưng bạn vẫn phải thực hiện thao tác này trước khi tiến hành định dạng.

1 Thanh công cụ Formatting

Là thanh công cụ chứa chức năng định dạng hay dùng nhất

Khi di chuyển con trỏ chuột đến một nút bất kỳ, tên của nút sẽ xuất hiệnbên dưới Chúng ta sẽ tìm hiểu tác dụng của từng nút, tính từ trái sang phải

Styles and Formatting: Bật tắt hộp thoại thay đổi kiểu định dạng

Style: dùng để chọn các kiểu định dạng đã thiết lập ở nút Styles and

Formatting

Font: Thay đổi Font chữ.

Size: Thay đổi cỡ chữ.

Bold: Bật / tắt chế độ chữ đậm.

Italic: Bật / tắt chế độ chữ nghiêng.

Underline: Bật / tắt chế độ chữ ngạch chân.

Align Left: căn lề sát bên trái.

Center: căn chỉnh giữa.

Align Right: căn lề sát bên phải.

Justify: căn lề thẳng cả hai bên trái và phải.

Line Spacing: khoảng cách giữa các dòng.

Numbering: bật/tắt chế độ liệt kê đánh số

Bullets: bật/tắt chế độ liệt kê dùng ký tự

Decease Indent: giảm khoảng cách thụt đầu dòng.

Incease Indent: tăng khoảng cách thụt đầu dòng.

Outside Border: chọn đường viền xung quanh.

Highlight: đánh dấu (làm nổi bật) phần văn bản đã chọn.

FontColor: chọn màu cho chữ trong phần văn bản đã chọn.

2 Định dạng Font chữ

Có hai cách để thay đổi Font chữ

a Sử dụng nút Font trên thanh định dạng Bấm chuột vào

nút mũi tên bên phải của nút Font Các tên Font sẽ hiện ra, muốn chọn Font nào ta chỉ việc bấm chuột vào tên Font đó Chú ý là các ký tự của tên Font có hình dạng như chính Font đó Có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + F để đưa tiêu điểm (Focus) về nút Font

này

b Sử dụng hộp thoại Font

 Vào Menu Format 

Font  xuất hiện hộp thoại Font

 (Có thể thực hiện thao

tác này bằng việc nhấn chuột phải

vào khối văn bản đã chọn, sau đó

a Sử dụng nút Size trên thanh định dạng Bấm chuột vào nút mũi tên bên phải

của nút Size rồi chọn kích cỡ cần thiết Có thể nhập trực tiếp kích cỡ mong

muốn vào ô này rồi nhấn phím Enter

b Sử dụng hộp thoại Font

 Thực hiện gọi hộp thoại Font như đã nêu trong mục chọn Font

 Trong hộp thoại Font, chọn Size cần thiết, nhấn OK để chấp nhận

 Dùng các nút trên thanh công cụ định dạng, hoặc:

 Sử dụng nút chọn Font Color trong hộp

thoại Font Hoặc:

 Nhấn nút Font Color trên thanh

công cụ định dạng Một hộp màu hiện ra cho

phép chọn màu theo ý muốn

 Sử dụng bút đánh dấu văn bản

Nút Highlight có tác dụng như một chiếc

bút đánh dấu và có hình

 Bấm vào nút này và chọn màu cần

thiết trong hộp màu đổ ra Khi đó, con trỏ

chuột có hình một cái bút ở bên cạnh

 Dùng chuột lần lượt đánh dấu chọn

các văn bản cần làm nổi bật

 Sau khi được đánh dấu chọn, phần

văn bản đó sẽ có màu nền là màu đã chọn

trong Highlight.

 Để trở về trạng thái soạn thảo bình thường, nhấn chuột lại vào nút

Highligt, hoặc nhấn phím Ecs.

 Thay đổi nền của văn bản

 Vào menu Format  Border and Shading  xuất hiện hộp thoại

Border and Shading Chọn thẻ Shading.

 Chọn màu nền cho văn bản trong phần Fill/ Nhấn nút OK.

 Nếu không muốn chọn màu nền thì nhấn vào ô No Fill / OK.

6 Các định dạng khác của hộp thoại Font

 Thẻ Font

Hộp thoại Font là nơi cung cấp đầy đủ nhất các công cụ định dạng ký tự màkhông được hiển thị trên thanh công cụ Ngoài những chức năng đã nêu ở trênchúng ta cần chú ý những hiệu ứng sau:

[1]: đường kẻ xuyên qua chữ

[2]: hai đường kẻ xuyên qua

chữ

[3]: Chỉ số trên Ví dụ: m3, x2

[4]: chỉ số dưới Ví dụ: H2SO4[5]: thêm bóng sau chữ [6]: hiển thị viền trong và viền ngoài chữ

[7] Chạm nổi chữ [8]: làm chữ trông như được ấn vào giấy

thành thưa hơn (Expanded) hay

mau hơn (Condensed).

 Mục Position: chọn làm chỉ số trên (Raised) hoặc làm chỉ số dưới (Lowered)

 Thẻ Text Effects: cho phép chọn một số hiệu ứng hoạt hình cho chữ.

7 Tạo chữ hoa đầu đoạn

Trong một số bài báo, đấu chương của sách, ta thường gặp những hiệu ứng chữhoa đầu đoạn như sau:

 Đặt con trỏ tại vị trí bất kỳ của

đoạn văn bản cần tạo chữ hoa đầu

đoạn

 Vào Menu Format  Drop

Cap  xuất hiện hộp thoại Drop Cap.

 Chọn kiểu chữ:

 Dropped: chữ cái được căn lề giống các

từ còn lại trong đoạn (xem hình)

 In margin: chữ đầu đoạn nằm ngoài lề.

 Chọn Font chữ trong mục Font.

 Line to drop: chữ cái đầu đoạn sẽ có

chiều cao tương ứng với số dòng trong mục này

 Distance from text: khoảng cách từ chữ

cái đầu đoạn đến phần văn bản còn lại

 Nhấn OK để có kết quả.

8 Tạo chỉ số trên và chỉ số dưới

Ta có thể gặp những công thức hoá học như: H2SO4 hay những phương trìnhtoán học: x2+n + y3+m = a Thực hiện như sau:

 Tạo chỉ số trên: nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + =, con trỏ nhập sẽ thu

nhỏ lại và ở vị trí cao hơn bình thường Thực hiện nhập văn bản Để trở về trạngthái bình thường, nhấn lại ba phím trên

 Tạo chỉ số dưới: thay vì nhấn ba phím như cách tạo chỉ số trên, ta chỉ

cần nhấn hai phím Ctrl + =, và trở về trạng thái bình thường thì nhấn hai phímnày

Cách tạo chỉ số đã được giới thiệu trong mục 6 của phần này: [3] và [4].

 Nhấn chuột vào nút Format Painter trên thanh công cụ Standard,

khi đó, con trỏ chuột sẽ có dạng

 Bôi đen phần văn bản muốn áp dụng định dạng Khi thả phím chuột,vùng văn bản được định dạng theo bản gốc

 Trong trường hợp muốn sử dụng sao chép định dạng nhiều lần, áp dụng

cho nhiều đoạn văn bản khác nhau thì phải nhấn đúp chuột vào nút Format

Painter.

 Chọn những khối văn bản cần áp dụng định dạng

 Kết thúc, nhấn chuột trái vào nút Format Painter một lần nữa hoặc nhấn phím Esc để trở về trạng thái soạn thảo.

II ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN

Để định dạng một đoạn văn bản chỉ cần đặt con trỏ nhập tại vị trí bất kỳtrong đoạn đó Trường hợp muốn dịnh dạng nhiều đoạn, ta phải chọn nhữngđoạn đó

1 Căn lề cho đoạn văn bản

 Căn lề bằng nút trên thanh công cụ định dạng

Nhấn chọn một trong bốn nút trên để chọn các kiểu căn lề trái, căn giữa,căn lề phải và căn thẳng cả hai lề

 Sử dụng hộp thoại Paragraph

Paragraph  xuất hiện hộp thoại…

 Trong mục Alignment của

phần General cho phép chọn cách

căn lề

 Chọn (hoặc gõ trực tiếp)

khoảng cách thụt từ lề trái / phải đến

dòng đầu đoạn trong mục Left/Right

trong phần Indentation.

 Sử dụng thanh thước để chỉnh lề cho văn bản

[1] Khoảng cách thụt dòng đầu tiên tính từ lề trái

[2] Khoảng cách thụt của cả đoạn, trừ dòng đầu tiên tính từ lề trái

[3] Khoảng cách thụt của cả đoạn tính từ lề trái

[4] Khoảng cách thụt của cả đoạn tính từ lề phải

Ta chỉ việc di chuột đến nút cần sử dụng, bấm chuột trái, giữ và kéo đến vị

trí mong muốn Giữ phím Alt và dùng chuột kéo các nút trên nếu muốn hiện

khoảng cách và cho khoảng cách di chuyển nhỏ

 Ctrl + T: kéo lề trái từ hàng thứ 2 của đoạn vào trong một Tab.

 Ctrl + M: kéo lề trái từ của đoạn vào trong một Tab.

 Ctrl + Shift + T: ngược lại với Ctrl + T.

 Ctrl + Shift + M: ngược lại với Ctrl + M.

2 Thay đổi khoảng cách các dòng, các đoạn của văn bản

 Sử dụng hộp thoại Paragraph

 Mục Before và After là độ giãn

cách giữa đoạn đang chứa con trỏ đến

đoạn trước và đoạn sau của nó

 Line spacing là khoảng cách

giữa các dòng trong đoạn theo các

mục chọn sau:

 Single: đặt khoảng cách giữa các dòng bằng kích thước phông chữ lớn

nhất trong đoạn cộng với một khoảng tối thiểu Đây mà mục thường dùng

 1.5 line: đặt độ giãn dòng gấp 1,5 lần Single.

 Double: đặt độ giãn dòng gấp đôi Single.

 At least: đặt độ giãn dòng tối thiểu mà Word có thể áp dụng cho đoạn.

 Exactly: MS Word sẽ giãn dòng chính xác theo số đo trong ô At, không

phụ thuộc vào cỡ chữ là bao nhiêu

 Multiple: độ dãn dòng được nhân với một số thực bất kỳ Ví dụ: nếu cỡ

chữ trong đoạn là 10pt và chọn số trong mục At là 2.5 thì khoảng cách giữa cácdòng là 25pt

 Sử dụng bàn phím

 Ctrl + 1: tương đương với khoảng cách dòng của Single.

 Ctrl + 2: tương đương với khoảng cách dòng của Double.

 Ctrl + 5: tương đương với khoảng cách dòng của 1.5 line.

 Ctrl + 0: Bật/ tắt chế độ thay đổi khoảng cách đối với đoạn trên.

3 Sử dụng dấu Tab để căn chỉnh đoạn văn bản

a Sử dụng dấu Tab ở đầu mút bên trái thanh thước ngang

 Nhấp chọn biểu tượng dấu

Tab cho đến khi xuất hiện dấu Tab

thích hợp Có các loại Tab như sau:

 Trái : văn bản xuất hiện bên trái dấu Tab.

 Phải : văn bản xuất hiện bên phải dấu Tab.

 Giữa : văn bản căn giữa so với vị trí dấu Tab.

 Thập phân : để căn thẳng cột giữa phần thập phân và phần nguyên.

 Thanh ngăn : để tạo đường kẻ thẳng tại vị trí đặt Tab.

 Nhấn chuột vào vị trí đặt Tab trên

thanh thước ngang

 Sử dụng: nhấn phím Tab, con trỏ

nhập sẽ nhảy đến các vị trí Tab đã thiết lập

b Sử dụng hộp lệnh

 Vào Format  Tabs…

 Nhập vị trí dừng lại của Tab trong ô

Tab stop position.

 Chọn kiểu căn lề (kiểu Tab) cho phần

văn bản áp dụng Tab này trong mục

Chú ý: Có thể di chuyển hoặc xoá dấu Tab đã có bằng cách sử dụng hộp thoại

Tab thoặc thao tác trực tiếp với chúng trên thanh thước ngang Trước hết, đưacon trỏ nhập vào vùng văn bản có áp dụng Tab

 Để di chuyển: nhấn chuột vào ký hiệu Tab trên thanh thước ngang và kéosang trái (phải) tới vị trí mong muốn

 Để xoá:

 Nhấn chuột vào ký hiệu Tab cần xoá và kéo nó ra khỏi thanh thước, hoặc:

 Mở bảng chọn Tab (Format  Tabs…) Trong cửa sổ định dạng Tab, chọn vị trí Tab cần xoá rồi nhấn nút Clear, hoặc nhấn nút Clear All nếu muốn

xoá tất cả các Tab đã thiết lập