2017 TOEIC BASIC kynangviet baigiang tongquanvevietemail1

Sara from the School of Public Health contacted me to ask if the students from the Epidemiology program were on our list of included students.. Thanks Rachell Better Email Content Jon, C

Trang 1

Moon.vn - Học để khẳng định mình 1 Hotline: 0432 99 98 98

TỔNG QUAN VỀ VIẾT EMAIL 1

VIDEO và LỜI GIẢI CHI TIẾT chỉ có tại website MOON.VN

[Truy cập tab Tiếng Anh – Khóa: Toeic Basic ]

• Các dạng Email

• Hỏi thông tin

• Yêu cầu

• Cung cấp thông tin

• Than Phiền

• Đề nghị, gợi ý

Emails are letters

• Usually shorter and less formal than letters, abbreviated forms

Effective subject lines

 Clarity

 Descriptive

 Critical information

Ineffective subject lines

Trang 2

Effective subject lines

Help: I can‟t find the draft for the Smith Paper 10:11 am

Congratulations to Jennifer for winning Nobel Prize 4:21pm

Re: Re: Re: [Fwd: [Fwd: [hrfac] Reminder: Deadline for Spring Semester Is Jan 15]] 9:17 am

Email Content:

 Is this truly the correct person to contact?

Email content usually have five parts:

• The Heading

• The Salutation (greeting)

Remove extra email

prefixes

Trang 3

• The Body

• The Closing

• The Signature

The Heading

• The heading can include your address and the date In casual, friendly letters your address is not necessary

The Salutation (greeting)

• Dear _ The blank is for the name of the person you are writing After you write the person's name you put a comma ( , )

The Body

• The body of the letter is the information you are writing in your letter

• Brevity and clarity

• Try to keep each email short

• Use paragraphs (5 sentences each)

• Is this message scannable and actionable?

Poor Email Content

Jon,

Hey, I was just thinking about the meeting we had about the new workshop you were planning for next week about resume-writing I think that we may have forgotten to include all of the students who might benefit from this workshop There are several groups of students at the School of Public Health that were not on your list Of course you may have added them to you list since our last meeting Sara from the School of Public Health contacted me to ask if the students from the Epidemiology program were on our list of included students She also wanted a list of all of the included departments from the School of Public Health Can you send me a list of all of the included student groups? I can then send the relevant information on to Sara because she needs this information by tomorrow

Thanks

Rachell

Better Email Content

Jon,

Can you send me a list of the students included in the resume-writing workshop by tomorrow?

We may have forgotten to include all of the students who might benefit from this workshop There are several groups of students at the School of Public Health that were not on your list Sara from the School of

Trang 4

Public Health contacted me to ask if the students from the Epidemiology program were on our list I will send her that information tomorrow after I get the list from you

Thanks,

Rachell

The Closing

• The Closing: In the closing the first word is capitalized and you put a comma after the last word Some examples of closings are: Sincerely, Your friend, Love, Very truly yours,

Your Signature: This is your name It goes under the closing

Write an effective subject line

• To catch reader„s attention

• Brief and specific

• Avoid UPPERCASE

Begin with a greeting

• Depending on the formality of the relationship

• Dear Mr Fox, Hello Monica

• To Whom It May Concern

Thank the recipient

• Replying to client„s inquiry

Thank you for contacting ABC company

• Find anything to thank for

Thank you for your prompt reply

State your purpose

• If you are initiating the communication

• Make it clear early in the email

• Keep sentences short and clear

I‘m writing to enquire about…

Keep it short and to the point

• Eliminate all the information that is not necessary

• State the most relevant and interesting information first – people are busy

Trang 5

• Short paragraphs (3-5 sentences)

End with a closing

• Thank again

• Refer to future contact

• Closing line: Best regards, Sincerely

• Add your contact details

• Proofread for typos and mistakes

Automatic signature

Steve Edwards, Marketing Manager

ABCD Inc

Tel +555-7654321

Fax +555-7654378

steve.edwards@abcd.com

www.abcd.com

Professionalism

• Always spell-check before sending

• Set your email program to automatically check before sending

• Re-read email for other spelling, grammar and punctuation errors

• Always proofread at least once!

• Read it out loud

• Sleep on it

• Complete the “TO:” line last

• Set your email program to delay sending

Remember…

• Emails are permanent

• Emails are searchable

To: Customer Service Representative,

Vision Electronics

Subject: Laser printer

Trang 6

Sent: April 3, 6:22 P.M

 Người gửi và người nhận:

phần thể hiện thông tin về người gửi, người nhận, đề mục, thời điểm gửi là phần đặc trưng nhất của email Chỉ cần đọc qua phần này, bạn có thể xác định được đó có phải là thư rác hay không Ở email kinh doanh, người ta ghi tên, chức vụ, công ty, v.v ở phần người gửi và người nhận

To whom it may concern,

 Câu chào hỏi:

Đây được xem là phần mở đầu của email Câu mở đầu thường gặp nhất là Dear + tên người nhận Trong trường hợp tên người nhận không xác định được, bạn có teher dùng câu mở đầu “To whom it may

concern” (gửi cho người có liên quan) như trong email bên cạnh

I am interested in buying a laser printer that I saw on your company‟s website I think it looks good but it is

so expensive Can you tell me about any special payment options you might have? And is it possible to send the printer to me at an overseas address?

 Nội dung chính:

Phần này trình bày thông điệp chính của email

Thanks in advance,

Carrie Lee

 Kết thúc:

Chào đơn giản bằng cách viết “Thank you” và tên của người gửi Trong email của đối tác, người gửi có thể thêm chức vụ vào sau tên của mình

Full Email:

From: Carrie Lee

To: Customer Service Representative,

Vision Electronics

Subject: Laser printer

Sent: April 3, 6:22 P.M

To whom it may concern,

I am interested in buying a laser printer that I saw on your company‟s website I think it looks good but it is

so expensive Can you tell me about any special payment options you might have? And is it possible to send the printer to me at an overseas address?

Thanks in advance,

Carrie Lee

Trang 7

2 Note

Như đã được phân tích, email có cấu tạo “câu chào hỏi  nội dung chính  kết thúc” và điều quan trọng

là xem xét mối quan hê giữa người gửi và người nhận để sử dụng cách diễn đạt thích hợp nhất

Vocabulary:

Conference (n.) /ˈkɑːnfərəns/ Hội thảo

E.g My director is attending a business conference in India

 Giám đốc đang dự buổi hội thảo ở Ấn Độ

Agenda (n.) /əˈdʒendə/ Chương trình nghị sự

E.g The marketing policy is the second item on the agenda

 Chính sách tiếp thị là mục thứ hai trong chương trình

Lay off (phr v.) /leɪ ɔːf/ Cho thôi việc (cắt giảm biên chế)

E.g Due to the company‟s cost reduction policy, 50 employees will be laid off

 Chiếu theo chính sách cắt giảm chi phí của công ty, 50 nhân viên sẽ bị cho thôi việc

Fire (v.) /ˈfaɪər/ Sa thải

Embezzle (v) /im'bezl/ biển thủ, tham ô

E.g Our company fired him for embezzling public funds

 Công ty chúng tôi sa thải anh ta vì biển thủ công quỹ

Promote(v.)/prəˈmoʊt/ Thăng chức

E.g She proudly announced that she was promoted after 2 hard-working years

 Cô ấy tự hào thông báo rằng cô ấy đã được thăng chức sau hai năm làm việc cố gắng

Retire (v.)/rɪˈtaɪər/ Nghỉ hưu

E.g His father retired early at the age of 50

 bố anh ta nghỉ hưu sớm ở tuổi 50

Resign(v.)/rɪˈzaɪn/ Từ chức

E.g Mr Smith resigned from his position of department head last week

 ông Smith từ chức là trưởng bộ phận của ông ta vào tuần trước

Sick leave(n.phr.)/sɪk liːv/ Thời gian nghỉ ốm

E.g Jenifer looks better now after taking sick leave for 2 weeks

 Jenifer bây giờ nhìn đỡ hơn sau khi cô ấy dùng thời gian nghỉ ốm 2 tuần

Maternity leave (n.phr.) /məˈtɜːrnəti liːv/

Thời gian nghỉ sinh

E.g The new policy will enable women on maternity leave to raise their children better

Trang 8

Bank teller (n.phr.)/bæŋk ˈtelər/ Giao dịch viên (ngân hàng)

E.g Bank tellers are responsible for dealing with customers, receiving and paying out money in a bank

 Giao dịch viên chịu trách nhiệm về làm việc với khách hàng, nhận và trả tiền trong một ngân hàng Banker (n.)/ˈbæŋkər/ Chủ ngân hàng; Người giữ vị trí quan trọng trong ngân hàng

E.g He became a banker when he was only 40 years old

 Anh ta trở thành chủ ngân hàng khi anh ta mới 40 tuổi

Bank statement (n.phr.)/bæŋk ˈsteɪtmənt/ Bản sao kê

E.g My bank statement of the last 6 months was sent to my email this morning

 Bản sao kê của 6 tháng vừa qua được gửi tới thư điện tử của tôi sáng nay

Credit card (n.phr.)/ˈkredɪt kɑːrd/ Thẻ tín dụng

E.g I paid for my new laptop by credit card

 tôi trả cho chiếc máy tính xách tay mới bằng thẻ tín dụng

Account(n.)/əˈkaʊnt/ Tài khoản

State-owned bank (n.phr.) /stāt- oun bæɳk / ngân hàng nhà nước

E.g I have an account at a state-owned bank

 tôi có một tài khoản ở ngân hàng nhà nước

Checking account(n.phr.)/ˈtʃekɪŋ əˈkaʊnt/ Tài khoản thanh toán

E.g There is no money left in my checking account

 không còn tý tiền nào ở tài khoản thanh toán của tôi

Savings account(n.phr.)/seɪvɪŋz əˈkaʊnt/ Tài khoản tiết kiệm

E.g Jenny opened a savings account 2 months ago

 Jenny đã mở một tài khoản tiết kiệm vào 2 tháng trước

Deposit(v.)/dɪˈpɑːzɪt/ Gửi tiền (vào ngân hàng)

E.g She deposits a third of her salary into the bank each month

 Cô ấy gửi một phần ba lương của cô ấy vào trong ngân hàng hàng tháng

(n.)/dɪˈpɑːzɪt/ Tiền gửi ngân hàng

E.g She made a deposit of a thousand dollars into her savings account

 Cô ấy gửi một nghìn đô-la mỹ vào tài khoản tiết kiệm của cô ấy

Định dạng
Số trang	8
Dung lượng	632,74 KB