ĐỘ TIN CẬY CỦA CÁC NHÀ CUNG CẤP VẬT TƯ XÂY DỰNG Một trong các giải pháp đó là cải thiện quá trình cung ứng và mối quan hệ với nhà cung cấp như là một phương cách tạo ra các lợi thế về k
Trang 1ABSTRACT
Construction industry have many differences in comparison with traditional
production So the material delivery management also have many differences,
almost more difficult to solve The most challenge is maybe the unequability of
inputs (manpower, material, equipment) This report discusses the viewpoint,
tendency and reality of site management relating to above field Besides,
learning and reporting some suitable solutions relating to Just-in-Time and
Lean, include: Byggelogistik Concept, and Material Delivery Management in
Last Planner® System
BÀN VỀ VẤN ĐỀ QUẢN LÝ CUNG ỨNG VẬT TƯ
TRONG THI CƠNG XÂY DỰNG
VÀ TÌM HIỂU MỘT SỐ GIẢI PHÁP
PHẠM HỒNG LUÂN
LÊ ANH VÂN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA TP HỒ CHÍ MINH
Cĩ quá nhiều các đặc thù so với các
dạng thức sản xuất khác, khiến cho
việc quản lý vật tư trên cơng trường
xây dựng cũng rất khác biệt, hầu hết
là theo hướng khĩ khăn hơn Các đặc
điểm riêng biệt của ngành xây
quản lý vật tư cĩ thể kể ra là: (1) phần
lớn cơng tác là lộ thiên, bị chi phối
mạnh bởi thời tiết và các yếu tố thiên
nhiên khác; (2) cơng tác vận chuyển
nhiều (bao gồm vận chuyển vật tư và
bán thành phẩm); (3) hầu hết các
doanh nghiệp xây dựng là doanh
nghiệp vừa và nhỏ; (4) sản phẩm xây
dựng đa dạng và phức hợp, nhưng
thường đơn chiếc; (5) yếu tố tác động
nhất và cũng là yếu tố mang nhiều
tính hệ quả từ các đặc thù khác: cơng
việc của ngành xây dựng khơng điều
hịa về nhân tài vật lực, trong khi nĩ lại
cần nhiều lao động sống, máy mĩc
thiết bị đắt tiền, làm cho các bài tốn
về điều hịa nhân tài vật lực trở nên
rất quan trọng và khĩ giải
CÁC XU HƯỚNG DỰ TRỮ[4]
Xu hướng A: dự trữ vật tư đảm bảo
an tồn cho sản xuất xây dựng trong mọi tình huống Đây là giải
pháp trực diện nhất để đối phĩ với tính bất điều hịa của cơng tác xây dựng Dễ thấy là điều này sẽ dẫn đến một áp lực về chi phí kho bãi và quản
lý Nhất là khi trong xây dựng, mặt bằng luơn giới hạn và gây những áp lực khơng nhỏ cho cơng tác hoạch định và thi cơng Kết quả khảo sát ý kiến các kỹ sư được trình bày trong bảng bên dưới, chứng tỏ vấn đề kho bãi là một khĩ khăn ảnh hưởng lớn đến cơng tác quản lý vật tư trên các cơng trường xây dựng hiện nay
Xu hướng B: Cung ứng trực tiếp vật tư cho cơng trường, theo triết lý Just-in-Time Cơng trường sử dụng
đến đâu thì cung ứng nguyên vật liệu đến đĩ, nhằm giảm chi phí bốc dỡ, trung chuyển, kho bãi và tránh ứ đọng vốn
Phân tích 2 xu hướng trên theo quan điểm Just-in-Time[5]: các quan
niệm quản lý vật tư cho thi cơng theo lối cũ thì luơn tìm cách gia tăng dự trữ nguyên vật liệu để theo kịp quy mơ, xuất phát từ suy nghĩ dữ trữ càng nhiều thì mức độ đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu phục vụ thi cơng càng cao (quan điểm A, hình 1) Trong khi
đĩ, triết lý của Just-In-Time là hạ thấp mức độ tồn kho dự trữ) các nguyên vật liệu (và kể cả bán thành phẩm xây dựng) xuống mức thấp nhất cĩ thể (quan điểm B, hình 1) Hai quan điểm trái ngược này cĩ thể được mơ tả như sau: Bức tranh số 1 mơ tả mặt cắt của
một dịng sơng mà trong đĩ mực nước của nĩ được ví như mức dự trữ
nguyên vật liệu, bán thành phẩm trên cơng trường Dưới đáy dịng sơng này
cĩ các tảng đá đặc trưng cho các rối
loạn (các vấn đề trở ngại, tình trạng
yếu kém của vài bộ phận…) của quá
Bảng 1: Ảnh hưởng của hạn chế mặt bằng đến hiệu quả quản lý vật tư
Cấp độ lựa chọn 1 2 3 4 5 R Diễn giải
Tỷ lệ trả lời 0% 3% 13% 58% 26% 4.07 Ảnh hưởng Với: 1= khơng ảnh hưởng; 2= ít ảnh hưởng; 3= trung bình;
4= ảnh hưởng; 5= rất ảnh hưởng; R= chỉ số tương đối
Trang 2trình thi công Lưu lượng của dòng
sông này được coi như là như là sự
tiến triển của dự án xây dựng (lưu
lượng sản phẩm trong sản xuất) Theo
cái cách ví von như vậy, dễ thấy rằng
theo quan điểm A khi gặp phải các
tảng đá cản trở dòng chảy, thì biện
pháp xử lý là nâng cao mực nước
(bức tranh số 2) để đảm bảo một lưu
lượng dòng chảy như cũ; và chính vì
điều này làm cho người quản lý càng
khó phát hiện ra các tảng đá ngày
càng nhiều hơn (bức tranh số 3), bởi
vì mực nước quá cao Trái lại, quan
điểm B theo Just-In-Time thì luôn tìm
cách hạ mực nước xuống mức thấp
nhất có thể (bức tranh số 4), theo đó
dễ dàng phát hiện ra các tảng đá ngay
từ khi chúng còn chưa gia tăng đến
một số lượng đáng kể
Xu hướng C: giải pháp kết hợp Có
quá nhiều các đặc thù khác biệt so với các dạng thức sản xuất khác, khiến cho việc áp dụng bất kỳ một phương pháp quản lý sản xuất chung nào vào công nghiệp xây dựng cũng cần phải
có sự điều chỉnh ít nhiều Theo đó một giải pháp kết hợp hợp lý sẽ mang lại hiệu quả cao hơn cả Căn cứ nhu cầu
sử dụng, điều kiện mặt bằng và tình hình thị trường mà kết hợp dự trữ với khối lượng cố định và cung ứng trực tiếp Tuy nhiên, cần có sự tính toán khoa học, nếu không lại xảy ra tình trạng thừa nguyên vật liệu không cần,
mà thiết nguyên vật liệu cấp thiết Như
đã phân tích, cung ứng Just-in-Time mang lại nhiều lợi ích Nhưng điều trở ngại là trong xây dựng không phải chỗ nào cũng áp dụng kiểu cung ứng này
được Nên bài toán đặt ra là phải có giải pháp khống chế các yếu tố bất lợi,
để có tỷ lệ cung ứng Just-in-Time hiệu quả càng nhiều càng tốt
ĐỘ TIN CẬY CỦA CÁC NHÀ CUNG CẤP VẬT TƯ XÂY DỰNG
Một trong các giải pháp đó là cải thiện quá trình cung ứng và mối quan hệ với nhà cung cấp (như là một phương cách tạo ra các lợi thế về khả năng cung ứng cho riêng mình trên thị trường) Đây là một giả pháp tốt, nhưng ít được lưu ý Tuy nhiên, trong thực tiễn xây dựng Việt Nam hiện nay, việc tạo một mối liên hệ và quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp đáng tin cậy có lẽ là thách thức lớn Bởi vì, mức độ tin cậy của các nhà cung cấp những loại vật tư xây dựng điển hình
là không cao (đặc biệt là nhà cung cấp
bê tông), theo các đánh giá của các kỹ
sư, thể hiện trong bảng biểu
Kết quả khảo sát cho thấy nhà cung cấp bê tông tươi được đánh giá là thiếu tin cậy nhất so với các nhà cung cấp những loại vật liệu xây dựng thông dụng khác (với chỉ số tương đối R=2.42, tương ứng với mức độ ‘ít tin cậy’) Nguyên nhân trước hết có lẽ bởi
vì bê tông là loại sản phẩm duy nhất trong danh sách kể trên luôn luôn cần phải được cung cấp Just-in-Time Đó
là vì bê tông là loại vật tư không dự trữ được và là một phần quan trọng của chất lượng công trình xây dựng, cho nên đòi hỏi của các kỹ sư đối với
độ tin cậy của các nhà cung cấp bê tông tươi luôn ở mức cao, và dĩ nhiên
sẽ đánh giá tiêu chí này một cách khắc khe hơn
Bảng 2: Mức độ tin cậy của một số nhà cung cấp vật tư trong ngành xây dựng thể hiện qua kết quả khảo sát
STT Công đoạn 1 2 3 4 5 R Diễn giải
Mức tin cậy trung bình
Trong đó: 1= chưa tin cậy; 2= ít tin cậy; 3= trung bình; 4= tin cậy; 5= rất tin cậy; R= chỉ số tương đối
Hình 1: Phân tích 2 xu hướng dự trữ vật tư và bán thành phẩm
Trang 3Bảng 3: Các hiện tượng quản lý vật tư yếu kém trên công trường xây dựng ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý
STT Hiện tượng 1 2 3 4 5 R Diễn giải
1 Trung chuyển quá nhiều trên công trường 18% 36% 9% 12% 24% 2.88 trung bình
2 Tồn kho trên công trường 10% 10% 29% 26% 26% 3.48 trung bình
3 Nhiều nguyên vật liệu bị trả lại 0% 16% 13% 39% 32% 3.87 ảnh hưởng
4 Nguyên vật liệu bị hỏng khi lắp đặt 0% 6% 16% 52% 26% 3.97 ảnh hưởng
5 Sai sót trong cung ứng 0% 10% 13% 39% 39% 4.06 ảnh hưởng
6 Hư hỏng nguyên vật liệu 0% 10% 10% 45% 35% 4.06 ảnh hưởng
8 Thất thoát, mất cắp lớn 0% 6% 3% 45% 45% 4.29 ảnh hưởng Trong đó: 1= không ảnh hưởng; 2= ít ảnh hưởng; 3= trung bình; 4= ảnh hưởng; 5= rất ảnh hưởng; R= chỉ số tương đối Ngoại trừ 2 loại nhà cung cấp cốt thép
và gạch ốp lát có cơ sở rõ ràng để có
thể được coi như là những nhà cung
cấp ‘đáng tin cậy’, với các chỉ số
tương đối lần lượt là R=3.90 và
R=3.97, thì các loại nhà cung cấp còn
lại (bao gồm: cát đá, gạch xây, nhiên
liệu, xi măng) chỉ được đánh giá độ tin
cậy ở mức ‘trung bình’
NHẬN RA CÁC DẤU HIỆU QUẢN LÝ
YẾU KÉM
Thực tế là có những chiến lược cung
ứng theo cách chỉ đặt hàng công
trường cần đến và sẽ phải có một
khoảng tạm dừng để chờ vật tư Cách
này không chỉ thường gây ra chậm trễ
và mất thời gian như vậy mà còn có
thể làm tăng chi phí do giao hàng gấp
Một chiến lược khác là mua hàng rẻ
nhất đến mức có thể, một số nhà thầu
ưa chuông cách thức này bởi họ
muốn tận dụng các ưu đãi về giá cả
do đặt hàng số lượng lớn, hay xa hơn
là tìm cách giảm thiểu chi phí vận
chuyển vật tư tới công trường Việc
vận chuyển nguyên vật liệu hiếm khi
được hoạch định như là một phần của
quá trình thi công nên đôi khi chúng
ngoài dự kiến và thậm chí là gây ra
xáo trộn Bên cạnh đó, một lượng lớn
vật tư được dự trữ một cách không
cần thiết trên công trường, nơi mà vốn
không có nhiều tài nguyên và năng lực
cho hoạt động này Kết quả là gián
đoạn công việc, hoạt động xếp dỡ
trung chuyển quá tải, nguyên vật liệu
hư hỏng, mất mát, và chiếm chỗ của
các vật tư cần thiết dự trữ khác
Các biểu hiện yếu kém thường thấy
nữa là: thiếu kế hoạch công tác và
cung ứng vật tư; dự trù khối lượng không chính xác; bản vẽ và chỉ dẫn kỹ thuật sai sót Phần lớn sự thiếu quan tâm đến công tác quản lý logistics là
do thiếu năng lực, vì đa số nhà thầu xây dựng là doanh nghiệp nhỏ Nhưng cũng nhận thấy rằng chưa có một công cụ thiết thực nào cho hoạt động này Sau cùng là không có một sự phản hồi có hệ thống từ những kinh nghiệm thực tiễn, sai lầm sẽ lặp đi lặp lại Các hiện tượng quản lý vật tư yếu kém ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý như thế nào đã được rà soát lại thông qua việc khảo sát ý kiến các kỹ sư xây dựng, trình bày trong bảng số 3
NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP
Như đã phân tích, việc quản lý cung ứng vật tư trong ngành xây dựng luôn
là một bài toán khó, nhất là khi theo các hướng Just-in-Time Xét về thực tiễn cung ứng hiện nay trong ngành xây dựng, thật khó để tìm ra một giải pháp chiến lược chung cho mọi trường hợp Tuy nhiên, không phải là không có những nghiên cứu và áp dụng khả thi, trong số đó có: phương pháp Byggelogistik, quản lý vật tư trong hệ thống Last Planner, quản lý vật tư bằng thẻ Kaban[6]…
PHƯƠNG PHÁP BYGGELOGISTIK[7]
Một sự kết hợp giữa logistics theo kế hoạch (hệ thống kế hoạch hóa sản xuất theo nhu cầu vật liệu – MRP) và logistics theo tiêu thụ, và tuân thủ các nguyên lý của Just-in-Time (logistics hai cấp độ), được biến đổi cho phù hợp với quá trình thi công xây dựng
Có thể hiểu đây chính là Just-in-Time
logistics dưới tên gọi Byggelogistik
theo tiếng gốc Đan Mạch
Mục đích của Byggelogistik là giảm chi phí bằng cách hạn chế tất cả các loại lãng phí Trước hết là lãng phí nguyên vật liệu, rồi đến cả các lãng phí về nhân công và thời gian Không những bao gồm chi phí trực tiếp cho việc vận chuyển nguyên vật liệu mà còn là tất
cả các chi phí trong toàn bộ quá trình thi công xây dựng liên quan đến cung ứng vật tư Xem như là nguyên vật liệu chưa được cung ứng cho tới khi nào người công nhân nắm trong tay một khối lượng chính xác cho công đoạn xây dựng đầu tiên Phân kiện, lưu kho tạm, trung chuyển trên công trường, mất mát và hư hỏng trên công trường, hiệu quả thấp do cung ứng trở ngại và yếu kém, vật tư tồn kho… tất
cả được coi như là thuộc về chi phí phân phối vật tư
Byggelogistik thực hiện logistics hai cấp độ bằng việc lên kế hoạch logistics tổng thể và biện pháp tiêu thụ Just-in-Time cho hoạt động cung ứng hàng ngày Vấn đề logistics được tính trước ngay từ trong thể hiện bản vẽ Nguyên vật liệu, nếu có thể, sẽ được chỉ ra là thuộc về giai đoạn công tác thi công nào ngay trong quá trình thiết
kế chi tiết hay bản vẽ thi công Trong
kế hoạch công tác, tất cả các hoạt động cung cấp sẽ được mô tả các mục tiêu cụ thể theo Just-in-Time, có nghĩa là cung cấp một lần trong ngày, chỉ bao gồm nguyên vật liệu cần thiết cho ngày tiếp theo; tập hợp lại cho các nhà cung cấp cùng các nhiệm vụ cụ
Trang 4thể và phạm vi hoạt động Bảng thống
kê vật liệu này được đặt tên là ‘units’
Mỗi loại ‘units’ sẽ xác định cẩn thận là
bao gồm các loại vật tư cần thiết nào
cho mỗi công tác, quy cách phân kiện,
cũng như thiết bị vận chuyển cẩu lắp nào thích hợp sẽ được chỉ rõ Mỗi loại
‘units’ sẽ được đặt một mã số cụ thể
để phân biệt Nhiều thành viên của dự
án sẽ xem xét toàn diện các yếu tố
căn bản của các ‘units’ này Các thông tin sẽ được thu thập phần nào từ nhà sản xuất, nhà cung cấp, gồm các công
cụ hỗ trợ thường dùng, chỉ dẫn lắp ráp… trong cùng một tập tin
Để quản lý được công tác tuyển chọn,
phân kiện và cung ứng, cần có sự
phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp
Ở đây, phương pháp này lợi dụng kho
dự trữ của nhà sản xuất như là kho
bãi của công trường Vài loại vật tư sẽ
được cung ứng trực tiếp với đúng quy
cách phân kiện cần thiết đến công
trường, tuy nhiên hầu hết các nguyên
vật liệu sẽ phải được chuyển đến kho
chứa của nhà cung cấp để chọn lựa,
phân kiện và sẵn sàng giao cho công
trường khi việc thi công cần đến Khi
muốn giảm chi phí vận chuyển bên
ngoài công trường, việc vận chuyển
sẽ cùng đáp ứng tất cả các ‘units’ mà
không cần quan tâm đến nhà thầu;
nhưng để giảm thiểu chi phí vận
chuyển trong công trường thì hàng
hóa của từng ‘units’ sẽ được bố trí
trong phạm vi hợp lý với mỗi khu vực
thi công Tài xế của nhà cung cấp
được xem như là một phần của đội thi
công, cộng với sử dụng cùng một nhóm tài xế trong việc vận chuyển xếp
dỡ mỗi ngày để họ biết rõ mọi thay đổi trên mặt bằng công trường và tự lựa chọn lấy cách thức dỡ hàng tốt nhất
Byggelogistik đặc trưng bởi việc lập kế
hoạch chu đáo, bởi việc quản lý hằng ngày trên công trường (chứ không phải ở các văn phòng trụ sở), và bởi các phản hồi trực tiếp nhanh chóng các sai sót
Việc lập kế hoạch chu đáo đòi hỏi
phải có các thiết kế chi tiết đầy đủ ngay từ đầu, cốt để tất cả vật tư có thể được tính toán xác định rõ trong các
‘units’ Bằng cách này, tất cả các kế hoạch cung ứng hằng tuần cơ bản có thể được làm đúng ngay từ đầu, đáp ứng được toàn bộ chu kỳ thi công, và tất cả vật tư có thể được đặt hàng một cách có ràng buộc Kế hoạch phải
được thực hiện với sự hợp tác chặt chẽ giữa đơn vị thiết kế, thầu thi công
và nhà cung cấp Thực tế cho thấy kiểu hợp tác này mang lại các thoả thuận tốt với các giải pháp và sự chọn lựa vật tư thích hợp Cùng lúc đó, các điều khoản thuận lợi hơn cho việc cung ứng vật tư có thể thu được do nhà cung cấp sẽ chào giá cạnh tranh với những đơn hàng đặt sớm
Bên cạnh việc quản lý chặt chẽ hằng
ngày, các cuộc họp định kỳ hàng tuần
nên được duy trì để xem xét tiến độ công tác và lập nhiệm vụ cho ba tuần tiếp theo Sau đó những yêu cầu của các ‘units’ có thể được xác lập bằng các công việc hàng ngày cho hai tuần đầu tiên, và khái quát cho tuần thứ ba Những yêu cầu này được gửi đến như
là đơn hàng chốt lại cho tuần đầu tiên
và mang tính thông báo cho hai tuần tiếp theo
Hình 2: Ví dụ một ‘units’ điển hình, kế hoạch và phiếu yêu cầu vật tư
Trang 5Việc phản hồi chóng các sai sót
phải được thực hiện Mọi hoạt động
cung ứng cần được giám sát cẩn thận
dựa trên các biên nhận hàng hoá và
ghi chú tất cả các lô hàng không đúng
quy cách Thậm chí lỗi chính tả hay
các nhãn hàng bị đảo ngược cũng cần
phải được ghi nhận Mọi thiếu sót đều
phải được thông báo cho các bên liên
quan ngay lặp tức, và tất cả hàng hoá
không đúng quy cách tập hợp trong
báo cáo tuần gửi đến các thành viên
trong biểu đồ nhiệm vụ logistics Cách
làm chặt chẽ và có hệ thống này sẽ
góp phần cải thiện tình hình ngay lặp
tức, bời vì không ai muốn các sai sót
của mình bị nhấn mạnh trong các báo
cáo gửi đến các bên hằng tuần
Một quản lý chuyên trách logistics của
nhà cung cấp phải tham gia vào toàn
bộ quá trình công tác trên công trường
như là thành viên quản lý thi công Để
đảm bảo ràng buộc các bên liên quan
và các nhân viên của họ, cam kết của
cấp lãnh đạo nên được thiết lập trên
cơ sở trách nhiệm của các quản lý
cấp cao Các cam kết này sẽ xác lập
quy trình và giải quyết các xung đột
chắc hẳn sẽ xảy ra trên công trường
QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU
TRONG ‘LAST PLANNER’[8]
Giải pháp quản lý vật tư theo phương
pháp Byggelogistik thích hợp cho các
dự án có kế hoạch ít biến động Tuy
nhiên, với đặc điểm của công nghiệp
xây dựng nước ta hiện nay, các dự án
có kế hoạch ngắn hạn nhiều biến
động vẫn chiếm phần lớn Phương
thức quản lý vật tư trong ‘hệ thống
Last Planner’ tỏ ra thích hợp hơn với
các dự án loại này
NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CUNG ỨNG
TRONG ‘LAST PLANNER’
Có hai nhiệm vụ rõ ràng trong phương
pháp Last Planner Một là ‘người chốt
kế hoạch’ (the last planner) cần tiếp
cận các thông tin rõ ràng về khả năng
đáp ứng vật tư cho các nhiệm vụ riêng
biệt; hai là vật tư cần được bảo đảm
sẵn sàng mà không duy trì mức dự trữ
quá mức trên công trường
Những khó khăn trong việc cung cấp
các thông tin về tình hình vật tư cho
‘người chốt kế hoạch’ là do hệ thống
quản lý dự trữ vật tư trên công trường
Thông thường, vật tư trên công trường không được cập nhật trong bất
kỳ một hệ thống quản lý dự trữ nào,
do đó cần thiết phải có sự quản lý bằng công cụ trực quan hàng ngày để đảm rằng vật tư luôn đáp ứng đầy đủ
Trong một vài trường hợp, vật tư dự trữ trên công trường được quản lý bởi một ứng dụng bảng tính trên máy tính nào đó Tuy nhiên, các ghi chép này thường thiếu sót vì do các thao tác thủ công và vì sự ghi chép bất nhất các quá trình trung chuyển vật tư Đây là một vấn đề quan ngại trong phép phân tích ràng buộc của phương pháp Last Planner, bởi vì nó làm tăng đáng kể công việc của người lập kế hoạch Do
đó cần thiết có một phương tiện hiệu quả hơn cho việc nhận biết tình trạng
dự trữ vật tư trên công trường
Trong nổ lực giảm thiểu nguy cơ thiếu hụt vật tư khi cần thiết, chúng thường được đặt hàng rất sớm Tuy nhiên, một lượng dự trữ quá lớn trên công trường sẽ làm nảy sinh các vấn đề về mặt quản lý và có nguy cơ vật tư bị thâm hụt, hư hỏng hay mất cắp Khi
áp dụng hệ thống Last Planner thì các vấn đề như vậy sẽ làm tăng nguy cơ mắc lỗi trong các phân tích ràng buộc
về vật tư nếu dựa vào những ghi chép
dự trữ Điều này có thể dẫn đến các đơn hàng được đặt quá sớm so với nhu cầu sử dụng của công trường; và ngược lại nó cũng làm tăng nguy cơ không có đủ vật tư khi cần thiết
Những khó khăn khi phải duy trì một khoảng đệm vật tư quá lớn trên công trường có thể được tháo gỡ bằng cách chuyển trách nhiệm dự trữ này cho nhà cung cấp và lên một kế hoạch đặt hàng các vật tư ngay từ đầu khi lập kế hoạch dự án như trong phương pháp Byggelogistik đã trình bày Tuy nhiên, phương pháp này không khả thi trong hệ thống Last Planner với các kế hoạch dự án ngắn hạn với biên độ thay đổi rất lớn Việc tính toán thời gian cho việc cung ứng cần được điều chỉnh để đáp ứng được các thay đổi tất yếu trong kế hoạch sắp tới Do đó, nhà cung cấp luôn cần được thông tin
về tiến độ của dự án để họ có thể đáp ứng kịp thời các nhu cầu thực của dự
án và có thể cảnh báo trước được cho
‘người chốt kế hoạch’ về các nguy cơ tiềm ẩn của những khó khăn hay thiếu hụt vật tư trong tương lai
Tuy nhiên, việc cung cấp các công cụ thông tin về tình hình dự trữ trên công trường và công cụ cập nhật thông tin tiến độ giữa các thành viên dự án thì luôn gặp vấn đề Thách thức lớn nhất
là thực thi các công cụ rành mạch hóa cho mạng lưới cung cấp dự án, mà hầu hết là những mạng lưới được thiết lập cho các dự án đơn lẻ và thường giải tán ngay sau khi dự án hoàn thành Theo đó, do nhu cầu sử dụng các công cụ này chỉ trong khoảng thời gian ngắn hạn của dự án, nên cần có các công cụ dễ dàng áp dụng một cách nhanh chóng mà không đòi hỏi chi phí đáng kể Mạng lưới cung cấp cho các dự án xây dựng thì thường bao gồm nhiều nhà cung cấp vừa và nhỏ, những đối tượng rất cần đến một mức chi phí hợp lý và dễ dàng áp dụng
Dựa trên các thách thức về mặt quản
lý đã được xác định trong vấn đề vật
tư, nhiệm vụ nghiên cứu được đặt ra như sau: làm thế nào để xây dựng được mô hình cung ứng vật tư hiệu quả cho các dự án xây dựng mà kế hoạch thường được lập rất gần với thời điểm triển khai nó? Mỗi yêu cầu
cụ thể phải có các giải pháp của nó, nên có hai nhiệm vụ chi tiết như sau: – Làm thế nào để tập hợp và chuyển tải đầy đủ các thông tin về vật tư có sẵn cho việc lập kế hoạch dự án? – Làm thế nào để tổ chức hiệu quả vấn đề cung ứng vật tư cho dự án có
kế hoạch rất biến động?
NHẬN RA CÁC RÀNG BUỘC VỀ VẬT TƯ
Thách thức đầu tiên của quá trình phân phối vật tư trong phương pháp quản lý phân cấp công việc là phải cung cấp cho người lập kế hoạch những thông tin đáng tin cậy về tình hình vật tư có sẵn Tuy nhiên như đã
đề cập, việc tạo ra sự minh bạch rõ ràng về vật tư đã được chứng minh là rất phức tạp trong một dự án xây dựng, cho dù việc dự trữ vật tư được thực hiện tại công trường hay bất cứ nơi nào khác trên chuỗi cung ứng Vượt qua thách thức này bằng một công cụ tạo ra tính rành mạch trong
dự trữ dựa trên sự theo dõi cung ứng Các công cụ này được thiết kế cho
Trang 6việc dự trữ trên công trường và các
dự trữ ngắn hạn, chính là những lĩnh
vực quyết định cho phân tích ràng
buộc hạn chế theo cấp công việc của
dự án, và cũng là nơi mà các giải
pháp rành mạch hóa dự trữ khác khó
lòng áp dụng được Những thông tin
dự trữ vật tư được thiết lập bằng các
công cụ theo dõi việc nhập vật tư
(nhận vật tư vào công trường, nhà
kho) lẫn việc xuất hàng đi Công cụ
này cũng thích hợp để tạo ra tính rành
mạch cho các hệ thống dự trữ khác
trên mạng lưới cung cấp
Việc này đòi hỏi việc phân phối vật tư
phải được trang bị các mã số nhận
dạng liên kết đến loại vật tư đó Khi
các kiện hàng được giao nhận hay
cấp phát khỏi kho, những mã số này
sẽ được cập nhật vào trong hệ thống
theo dõi Phần mềm theo dõi sau đó
sẽ chuyển các mã số, vị trí dự trữ và
thời gian tới cơ sở dữ liệu theo dõi, minh họa như hình vẽ sau (hình 3)
Hình 3: Quản lý thông tin vật tư
Sử dụng thông tin tồn kho trong các phân tích ràng buộc về vật tư nhằm xác định sự sẵn có của vật tư theo cấp công việc yêu cầu phải có sự liên kết giữa vật tư và nhiệm vụ, có nghĩa
là phải biết được vật tư cần thiết cho mỗi nhiệm vụ Tập hợp các vật tư cần thiết cho một nhiệm vụ trong một phiếu vật tư (BOM)
Nếu người lập kế hoạch được cung cấp các thông tin về vật tư sẵn có cho tất cả các công tác đã được xác định thì các ràng buộc hạn chế về vật tư có thể được nhận ra Mối liên hệ giữa các nhiệm vụ của dự án và sự sẵn có của vật tư liên quan có thể nhận ra trong minh họa ở hình 4 Khi được cung cấp đầy đủ các thông tin về sự sẵn có của vật tư thì các nhiệm vụ dự
án bị ràng buộc về vật tư có thể được nhận ra, và sẽ được hoạch định lại vào một thời điểm khác khi mà các nhu cầu về vật tư đã được đáp ứng Các thông tin có thể truy xuất từ cơ sở
dữ liệu theo dõi này là:
– Vị trí của các nguyên vật liệu cần thiết cho một nhiệm vụ nào đó;
–Ở một vị trí cụ thể thì có những loại nguyên vật liệu nào;
– Vị trí nhập hàng;
– Thời gian dự trữ của nguyên vật liệu nào đó ở tại một vị trí cụ thể
Hình 4: Phân tích ràng buộc về vật tư
Các thông tin này là cần thiết cho việc
kiểm tra tính sẵn có của nguyên vật
liệu cho các nhiệm vụ của dự án và
cũng dùng để tối ưu hóa việc quản lý
vật tư trên chuỗi cung ứng Nếu các
bảng dữ liệu cũng chứa thông tin về
thời gian giao hàng theo cam kết của
nhà cung cấp, ngày đặt hàng, ngày
vận chuyển hàng, thì sau đó có thể
tính toán được các yếu tố sau:
– Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn;
– Thời gian từ lúc đặt hàng cho đến
nhận hàng (chu kỳ đặt – nhận hàng);
– Thời gian từ lúc xuất cho đến nhận
hàng (chu kỳ giao hàng);
CÁC CÔNG VIỆC CHÍNH CỦA QUÁ
TRÌNH PHÂN PHỐI
‘Người chốt kế hoạch’ bố trí các nhiệm
vụ lên kế hoạch tạm và tháo bỏ các
ràng buộc hạn chế về vật tư bằng
cách đảm bảo nhu cầu vật tư được
thực hiện trước khi các nhiệm vụ này được coi là công tác tồn đọng khả thi
Do các nhiệm vụ đã được ấn định trong kế hoạch tạm nên đã có thể ước tính và đặt hàng đến nhà cung cấp
Đây chính là sự ước lượng tốt nhất có thể dùng được, bởi vì hệ thống Last Planner luôn cập nhật các kế hoạch phù hợp nhất cho các nhiệm vụ sắp tới theo sự tiến triển của dự án Một khi đã được biết về nhu cầu vật tư trong tương lai, nhà cung cấp hoàn toàn có thể thông báo cho người chốt
kế hoạch biết rõ các nguy cơ tiềm ẩn của tiến trình phân phối trong tương lai Người chốt kế hoạch sau đó có thể điều chỉnh lại các nhiệm vụ khi tính đến các ràng buộc cộng thêm đó vào trong sự hoạch định
Ngoài ra, nếu có bất kỳ một thay đổi nào trong chuỗi nhiệm vụ thì nhà cung cấp cũng được thông báo cho việc
tạm hoạn hay cần gấp của nhu cầu vật tư Theo đó, các kế hoạch tạm này
có thể làm cho nhà cung cấp thích nghi và phản ứng tốt hơn với các thay đổi về nhu cầu vật tư và ngày cung cấp
Hiệu quả công tác của người chốt kế hoạch có thể cao hơn nếu loại bỏ bớt việc đặt hàng các loại vật tư thường xuyên Nếu các yêu cầu về vật tư sắp tới được gửi trực tiếp đến nhà cung cấp thì họ có thể tiến hành sự phân phối chủ động hơn cho các nhu cầu này
Để việc phân phối được chủ động, cần thêm vào một thông số dự phòng cho các kế hoạch – một khoảng khoảng thời gian đệm Khoảng thời gian đệm được dùng để đảm bảo rằng nhà cung cấp giao hàng đúng hẹn cho các hoạt động thi công Có nghĩa là
Trang 7Hình 5: Tóm tắt mô hình quản lý cung ứng vật tư được đề xuất trong
hệ thống ‘Last Planner’
nhà cung cấp cũng phải được cho biết
trước về số ngày mà vật tư cần phải
đến sớm hơn Ví dụ như dự án cần
vật tư phải có đủ cho các kế hoạch
của ngày ba ngày sắp tới Nếu nhà
cung cấp tốn mất hai ngày cho việc
vận chuyển thì họ cần được báo và
vận chuyển vật tư trước năm ngày
KẾT LUẬN
Các giải pháp đã trình bày khả thi cho
việc quản lý cung ứng vật tư trong
ngành xây dựng theo các nguyên lý
Just-in-Time và Lean Construction,
bao gồm: phương pháp Byggelogistik
(chính là Just-in-Time logistics) – đáp
ứng tốt các yêu cầu của các dự án
xây dựng có các kế hoạch ít biến
động; và phương pháp quản lý cung
ứng vật tư trong hệ thống Last
Planner – một giải pháp thích hợp với
cả các dự án có kế hoạch ngắn hạn
nhiều biến động
Lồng trong các giải pháp này là các
kết quả khảo sát nhằm kiểm nghiệm
lại một số yếu tố tác động trong điều
kiện Việt Nam đối với những vấn đề
của quản lý cung ứng vật tư trong
ngành xây dựng Bên cạnh đó, ý kiến của những người làm xây dựng về các nhà cung cấp vật tư ở nước ta hiện nay cũng đã được tổng hợp và phân tích Trong đó, các nhà cung cấp vật tư: cát đá, gạch xây, nhiên liệu, xi
măng, và đặc biệt là bê tông đã không được đánh giá là có đủ độ tin cậy cần thiết
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Lê Kiều, Tổ chức sản xuất xây dựng, NXB Xây Dựng, 2006
[2] Patricia M Hillebrandt, Lý thuyết kinh tế và Công nghiệp xây dựng, NXB Xây Dựng, 2000
[3] Trịnh Quốc Thắng, Khoa học công nghệ và Tổ chức sản xuất xây dựng, NXB Xây Dựng, 2005
[4] Trịnh Quang Vinh, Tối ưu hóa dự trữ vật tư trong thiết kế tổng mặt bằng xây dựng, NXB Xây Dựng, 2006
[5] Nguyễn Văn Nghiến, Quản lý sản xuất, NXB ĐH Quốc Gia Hà Nội, 2001
[6] Roberto Arbulu et al, Kanban in construction, Proc., 11th Annual Conference of IGLC, 2003
[7] Sven Bertelsen, Just-In-Time Logistics in the Supply of Building Materials, 1st International Conference on
Construction Industry Development: Building the future Together, Singapore, 9-11 December 1997
[8] Timo Ala-Risku and Mikko Kärkkäinen, A Solution for the Material Delivery Problems in Construction Projects,
14th International Working Seminar on Production Economics, Igls/Innsbruck, February 16-20, 2004