BÀI GIẢNG EXCEL 2010

o Tên miền tên vùng dữ liệuTên miền là nhãn được gán cho một hoặc nhiều ô Các ô có thể định vị ở bất kỳ Sheet nào trong Workbook Tên miền gồm các ô có thể liền kề nhau hoặc nằm ở vị t

o Khởi tạo MS Excel

o Mở MS Excel

 Kích đúp vào biểu tượng Excel

 Các thành phần trong cửa sổ Excel Thanh tiêu đề

Thanh menu Thanh

công thức

Vùng soạn thảo Sheet tab

Thanh ribbon

Hộp tên

Thanh trượt

o Các Tab chính

o Bảng tính hiện hành (sheet):

Là bảng tính hiện tại đang được thao tác

 Là ô đang được thao tác: A1, B5,…

 Thay đổi ô hiện hành: Nhấn chuột vào ô hoặc sử dụng phím mũi tên

 Con trỏ ô: Xác định ô nào đang thao tác – có viền đậm bao quanh

 Con trỏ soạn thảo: Hình thang đứng màu đen, nhấp nháy xác định

vị trí nhập liệu cho ô

 Con trỏ chuột: Thay đổi hình dạng tùy thuộc vào vị trí của nó trên trang

o Các phím thường dùng

 Tab: Di chuyển con trỏ sang phải một cột

 Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc nhập dữ liệu

 Chuyển sang ô phía trái, phải, trên, dưới ô hiện tại

 Ctrl+home: Chuyển con trỏ về ô A1

o Nhập dữ liệu

 Chuyển con trỏ tới ô cần nhập

 Delete, Backspace để xóa ký tự

 Home, End để di chuyển nhanh trên dòng nhập

 Esc: Kết thúc nhưng không lấy dữ liệu đã nhập

 Enter: Để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc việc nhập

ô đó

o Chỉnh sửa dữ liệu:

 Nhấn đúp vào ô muốn chỉnh sửa

 Thực hiện tao tác chỉnh sửa

 Nhấn Enter để kết thúc

o Thêm bớt ô, dòng, cột

 Thêm/ bớt dòng

• Chọn dòng muốn chèn dòng mới lên trên nó

• Trên thanh tiêu đề hàng (1,2,3,…) kích chuột phải chọn

Insert/delete

• Hoặc trên thanh menu chọn Insert/delete

 Thêm/bớt cột

• Chọn cột muốn chèn mới bên trái nó

• Kích chuột phải -> insert /delete

• Hoặc trên thanh menu chọn Insert/delete

o Thêm ô:

 Chọn ô muốn thêm mới bên cạnh nó

 Kích chuột phải ->insert

 Xuất hiện hộp thoại

• Chọn Shift cells right: Chèn ô trống và đẩy ô hiện tại sang phải

• Chọn Shift cells down: Chèn ô trống và đẩy ô hiện tại xuống dưới

• Chọn Entire row: Chèn 1 dòng mới lên trên

• Chọn Entire columns: chèn 1 cột mới sang trái

o Xóa vùng:

 Chọn vùng muốn xóa

 Chọn Delete

o Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng

 Thay đổi chiều rộng cột

• Chuyển con trỏ vào cạnh phải của tiêu đề cột, biểu tượng có dạng

• Nhấn và kéo di chuyển sang trái hoặc phải để điều chỉnh độ rộng cột

o Điều chỉnh tự động độ rộng cột

• Nhấp đúp chuột vào cạnh phải của cột

• Chọn các cột muốn đặt độ rộng bằng nhau

• Chọn Columns -> Width

• Nhập độ rộng vào hộp Columns width

• Nhấn OK

• Kích chuột phải -> Unhide

o Làm tương tự đối với hàng

o Chèn thêm worksheet mới

 Chọn biểu tượng trong hình bên

 Hoặc dùng tổ hợp phím <Shift+F11>

 Hoặc nhóm Home -> đến nhóm Cells -> Insert -> insert sheet

o Đổi tên / Xóa sheet

 Đổi tên sheet  Xóa sheet

o Sắp xếp thứ tự các worksheet

o Sao chép worksheet

o Đổi màu cho sheet tab

Kích chuột phải vào sheet tab cần đổi màu -> Tab color -> chọn màu cần đổi

o Font chữ

o Căn lề

o Đóng khung

o Trộn ô

o Xuống hàng (Wrap text)

o Định dạng dữ liệu (nội dung)

o Định dạng font chữ

o Định dạng căn lề

o Thay đổi khung (đường viền):

 Chọn ô hoặc vùng muốn thay đổi đường viền

 Nhấn chuột vào hình tam giác trong nút border trên thanh menu

 Chọn more border

o Chi tiết trong thẻ border

Chọn kiểu

đường thẳng

muốn tạo

Áp dụng cho đường viền ngoài

Áp dụng cho đường viền bên

trong

Hoặc thiết lập tùy ý cho các viền

Chọn màu viền

o Đặt thuộc tính Wrap text cho ô

 Cho phép hiển thị dữ liệu bằng nhiều dòng

 Đầu tiên chọn ô hoặc vùng ô muốn thiết lập

• Trên thanh menu chon Wrap text

o Danh sách các kiểu dữ liệu

oSố thực

 Chọn ô chứa số thực cần

định dạng

 Chọn thẻ Format (kích chuột phải vào vùng cần định dạng)

• Chọn Number trong danh sách Category

• Decimal place: số chữ số phần thập phân

• Use 1000 Separator (,): Chọn dấu ngăn cách phần nghìn

• Nhấn OK để kết thúc

“,” là #,##0.0 hoặc #,##0.00

• Nhấn OK để kết thúc

o Dạng phần trăm

 Chọn ô cần định dạng

 Kích chuột phải chọn Fomat cells

 Trong Fomat cells chọn

Percentage

• Decimal place: Số chữ số phần thập phân

• Nhấn OK để kết thúc

Ngoài các thao tác trên ta cũng có thể dùng thanh công cụ có sẵn trên menu để định dạng

Kiểu tỷ lệ %

Chọn kiểu hiển thị

Kiểu tiền tệ

Thêm dấu ngăn cách hàng nghìn

Tăng giảm

số hiện thị sau dấu thập phân

o Tạo lập công thức

o Các loại địa chỉ

o Cấu trúc hàm

o Các hàm thông dụng

o Tạo công thức số học đơn

giản

 Luôn gõ dấu “=” trước

công thức Ví dụ: =6+7

 Nhấn Enter để kết thúc

 Nội dung công thức được

hiển thị trên thanh Formula

 Sử dung dấu “()” để thay

đổi độ ưu tiên của các phép

toán trong công thức

Thanh Formula

Công thức

o Các thành phần cơ bản của công thức

o Phân biệt “ô” và “vùng”

 Địa chỉ một ô trong excel được xác định bởi

o Ví dụ về “ô” và “vùng”

Ô C10 Vùng E2:E10

o Sao chép công thức

 Nhấn chuột vào ô muốn sao chép

 Đặt con trỏ vào góc phải bên dưới ô

 Biểu tượng chuột chuyển thành biểu tượng dấu thập màu đen nét đơn

 Nhấn chuột trái và kéo đến vị trí cần áp dụng công thức

o Một số lỗi hay gặp

 ####: Không đủ độ rộng của ô để hiển thị

 #VALUE!: Dữ liệu không đúng theo yêu cầu của công thức

 #DIV/0!: chia cho gias trij 0

 #NAME?: Không xác định được vị trí trong công thức

 #N/A: Không có dữ liệu để tính toán

 #NUM!: Dữ liệu không đúng kiểu số

 Sửa lại cho phù hợp yêu cầu

o Địa chỉ tương đối

 Là loại địa chỉ sử dụng trong công thức hoặc hàm mà khi sao chép công thức hoặc hàm đó thì địa chỉ này tự động thay đổi

 Ví dụ:

 Tại ô A3 có CT =C1+D1

 Copy công thức ô A3 xuống A4 thì công thức thay đổi thành

=C2+D2

o Địa chỉ tuyệt đối

Không thay đổi khi sao chép công thức

Có thêm các ký tự $ trược phần địa chỉ cột hoặc dòng

Copy công thức sang ô A3 sang ô A4 công thức này là =C$1+$D2

Để sử dụng địa chỉ hỗn hợp ta thêm dấu $ vào trước cột hoặc hàng (có thể nhấn phím F4 nhiều lần )

o Tên miền (tên vùng dữ liệu)

Tên miền là nhãn được gán cho một hoặc nhiều ô

Các ô có thể định vị ở bất kỳ Sheet nào trong Workbook

Tên miền gồm các ô có thể liền kề nhau hoặc nằm ở vị trí rời nhau

Có thể chọn tên miền trong hộp Name Box

Ví dụ: Ta gán vùng $B$22:$C$26 là CongTy

o Chú ý: khi copy công thức có dùng tên miền thì tên miền sẽ không

thay đổi địa chỉ

o Cách tạo tên miền dữ liệu

• Tên miền ko được chứa khoảng trống dài tối đa 255 ký tự

• Tên miền ngắn gọn

dễ nhớ mô tả đúng

ý nghĩa cho miền dl

o Quản lý các tên miền

- Công dụng: Trả về phần nguyên của số number

- Vid dụ: Int(5.9) trả về giá trị 5

3.4 Các hàm thông dụng

+ Nếu num_digist là số nguyên dương: trả về giá trị đã được làm tròn của số Number và láy num_digist là số lẽ thập phân

08/11/2017 56

I Hàm xử lý dữ liệu dạng số

 Hàm ROUNDUP, ROUNDDOWN

Tương tự như hàm Round nhưng hàm Roundup luôn làm tròn lên và

Rounddown luôn làm tròn giá trị xuống.

• Cú pháp: = SUM(Number1, [number2]],…) hoặc =SUM(vùng)

- Công dụng: trả về tổng giá trị của danh sách các đối số hoặc của

vùng.

- Ví dụ: G2=4, G3=7,G4=6 thì =SUM(G2:G4) trả về giá trị là 17.

3.4 Các hàm thông dụng

08/11/2017 58

I Hàm xử lý dữ liệu dạng số

 Hàm SUMIF

Cú pháp: =SUMIF(Range,criteria,[sum_range])

- Công dụng: Tính tổng giá trị của các ô trong vùng tính tổng sum_range

tương ứng với các ô trong vùng range thỏa mãn điều kiện criteria

- Ví dụ:

Tại ô E3 lập công thức:

=SUMIF($A$2:$A$7,"A",$B$2:$B$7)

Tuy nhiên, với công thức trên ta không thể sao

Chép được cho các ô còn lại để tính loại B,C được mà thay bằng công thức sau để tính: =SUMIF($A$2:$A$7,D3,$B$2:$B$7) 2 công thức đều cho 1 kết quả là 98.

3.4 Các hàm thông dụng

sum_range: Dãy các ô để tính tổng, có thể là ô chứa số, tên, mảng, hay

tham chiếu đến các ô chứa số Ô rỗng và ô chứa giá trị text sẽ bỏ được qua.

criteria1_range1, criteria2_range2, : Dùng để liên kết điều kiện cho

vùng.

Criteria1, criteria2, …: Điều kiện để tính tổng Chúng có thể ở dạng

số, biểu thức hoặc text Criteria có thể là 32, “32”, “>32”, hoặc

“apple”,…

3.4 Các hàm thông dụng

I Hàm xử lý dữ liệu dạng số

 Cú pháp =RANK(number,ref,[order])

Công dụng: hàm Rank là hàm trả về thứ hạng của một số trong danh sách

các số Thứ hạng của số đó là vị trí tương quan giữa một giá trị với các giá trị còn lại trong danh sách.

Trong đó:

Number: Đối số mà bạn muốn tìm thứ hạng cho nó Giá trị bắt buộc Ref: Một mảng hoặc tham chiếu đến danh sách các số Giá trị bắt buộc Order: Số chỉ rõ cách xếp hạng Nếu Order=0 thì xếp hạng theo thứ tự

giảm dần, order là số khác thì xếp hàng theo thứ tự tăng dần.

3.4 Các hàm thông dụng

- Công dụng: trả về một chuỗi con gồm num_chars ký tự trích từ vị trí

Start_num của chuổi Text trích từ trái sang

- Ví dụ: = MID(“VIETHANIT”,5,3) trả về chuổi HAN.,

3.4 Các hàm thông dụng

08/11/2017 63

II Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi (Text)

 Hàm UPPER

Cú pháp: = UPPER(Text)

Công dụng: trả về chuỗi text dạng chữ hoa

Ví dụ: = Upper(“vietNAM”) tra về chuổi “VIETNAM”

 Hàm LOWER

Cú pháp: =LOWER(Text)

Công dụng: ngược lại kiểu UPPER

Ví dụ: = Lower(“VIetNAM”) tra về chuổi “vietnam”

 Hàm PROPER

Cú pháp: =PROPER(text)

Công dụng: trả về chuỗi text kí tự đầu viết hoa

Ví dụ: = Proper(“Nguyễn văn an”) trả về chuổi “Nguyễn Văn An”

3.4 Các hàm thông dụng

08/11/2017 64

II Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi (Text)

 Hàm TRIM

Cú pháp: =TRIM(Text)

Công dụng: Trả về chuổi text sau khi loại bỏ khoảng trắng đầu và cuối

Ví dụ: = Trim(“ Trần Xuân Quyết ”) trả về chuổi “Trần Xuân Quyết”

 Hàm LEN

Cú pháp: = LEN(Text)

Công dụng: trả về độ dài của chuỗi đã cho

Ví dụ: = Len(“HỒ CHÍ MINH”) trả về giá trị là 11

3.4 Các hàm thông dụng

III Hàm xử lý ngày và giờ

Công dụng: Tính số ngày giữa hai mốc thời gian từ ngày bắt

đầu(start_day) đến ngày kết thúc(end_day) Type = “d” trả về số ngày, Type =“m” trả về số tháng, Type = “y” trả về số năm

Ví dụ:

3.4 Các hàm thông dụng

08/11/2017 68

IV Hàm xử lý dữ liệu dạng logic

 Hàm AND

Cú pháp: =AND(logical1, logical2, )

Công dụng: Kiểm tra điều kiện đối số.

 Nếu tất cả các đối số đúng trả về giá trị TRUE.

 Nếu tất cả các đối số sai trả về giá trị FALSE.

Ví dụ: =AND(3>2) trả về giá trị TRUE

= AND(3<2, 3<4) trả về giá trị FALSE

Ví dụ: = OR(3>6,5>6) trả về giá trị là False

= OR(3>4,5>4) trả về giá trị là Truse

3.4 Các hàm thông dụng

08/11/2017 69

IV Hàm xử lý dữ liệu dạng logic

 Hàm NOT

Cú pháp: =NOT(logical)

Công dụng: Trả về giá trị phủ định của biểu thức.

Ví dụ: =NOT(3<6) trả về giá trị là false

Bảng tóm tắt các hàmlogic

FALSE FALSE FALSE FALSE TRUE

3.4 Các hàm thông dụng

08/11/2017 71

V Hàm thống kê

 Hàm MAX

Cú pháp: =MAX(number1, number2,…) hoặc = MAX(vùng).

- Công dụng: Trả về giá trị lớn nhất trong danh sách đối số hoặc vùng.

- Ví dụ: = Max(3,5,7) trả về giá trị là 7.

 Hàm MIN

Cú pháp: = MIN(number1, number2,…) hoặc = MIN(vùng).

- Công dụng: Trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách đối số hoặc

vùng.

- Ví dụ: = Min(3,5,7) trả về giá trị là 3.

3.4 Các hàm thông dụng

V Hàm thống kê

Cú pháp: =AVERAGE(number1, number2,…) hoặc = AVERGE(vùng).

Công dụng: Trả về giá trị trung bình cộng trong danh sách đối số hoặc vùng.

Ví dụ: = Max(3,5,7) trả về giá trị TBC là 15.

Cú pháp: =COUNT(number1, number2,…) hoặc = COUNT(vùng).

Công dụng: Đếm số lượng ô có chứa dữ liệu kiểu số trong vùng (không đếm

ô chuổi và ô rỗng).

3.4 Các hàm thông dụng

08/11/2017 73

V Hàm thống kê

 Hàm AVERAGEIF

Cú pháp: =AVERAGEIF(range, criteria, averge_range)

Công dụng: Trả về giá trị trung bình cộng(số học)của các ô được chọn thỏa mãnmột điều kiện cho trước Trong đó:

+ range: là một hoặc nhiều ô cần tính trung bình, có thể bao gồm các con số, các

tên vùng, các mãng hoặc các tham chiếu đến các giá trị…

+ criteria: là điều kiện dưới dạng một số, một biểu thức, địa chỉ ô hoặc chuỗi để

quy định tính trung bình cho những ô nào…

+ averge_range: là tập hợp các ô thật sự tính trung bình.

3.4 Các hàm thông dụng

- Average_Range: Các ô cần tính giá trị trungbình

- Criteria_range1, criteria_range2, … : Các vùng cần xác định điều kiện tương

08/11/2017 75

V Hàm thống kê

 Hàm COUNTIF

Cú pháp: =COUNTIF (range, criteria)

Range: là dãy dữ liệu mà bạn muốn đếm có điều kiện.

Criteria: là điều kiện để một ô được đếm.

Công dụng: Đếm số ô trong vùng range thỏa mản điều kiện criteria

Ví dụ:

3.4 Các hàm thông dụng

= VLOOKUP(trị dò,bảng dò,cột lấy giá trị trả về, cách dò)

Công dụng: Hàm Vlookup tìm kiếm một giá trị trong cột bên trái ngoài cùng của bảng (table_array), rồi cho ra giá trị trong cùng hàng tính từ một cột (col_index_number) mà ta chỉ định trong bảng.

Trong đó:

+ lookup_value (trị dò): là giá trị được đem so khớp với các giá trị trong cột đầu tiên của bảng dò table_array.

+ table_array (bảng dò): là bảng thông tin chứa dữu liệu được dò.

+ column_index_num(cột lấy giá trị trả về): là số thứ tự cột chứa giá trị trả về của hàm khi phép so khớp được thực hiện.

+ range_lookup(cách dò): là một giá trị logic, có thể nhập hoặc bỏ qua.

Ví dụ:

3.4 Các hàm thông dụng

08/11/2017 78

VI Hàm tra cứu và tham chiếu

 Hàm HLOOKUP

Cú pháp: =HLOOKUP (lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

= HLOOKUP(trị dò,bảng dò,hàng lấy giá trị trả về, cách dò)

Công dụng: tìm kiếm một giá trị ở hàng trên cùng của bảng (table_array) hoặc một mảng các giá trị, rồi cho ra giá trị trong cùng cột tính từ một hàng (row_index_num) mà ta chỉ định trong bảng hoặc mảng.

Trong đó:

+ lookup_value (trị dò): là giá trị được đem so khớp với các giá trị trong hàng đầu tiên của bảng dò table_array.

+ table_array (bảng dò): là bảng thông tin chứa dữu liệu được dò.

+ row_index_num(hàng lấy giá trị trả về): là số thứ tự hàng chứa giá trị trả về của hàm khi phép so khớp được thực hiện.

+ range_lookup(cách dò): là một giá trị logic, có thể nhập hoặc bỏ qua.

Ví dụ:

3.4 Các hàm thông dụng

08/11/2017 79

VII Một số thông báo lỗi khi tính toán và sử dụng hàm

#DIV/0! Xảy ra khi trong công thức có phép tính chia cho ô chứa

giá trị 0 hoặc ô trống

#N/A Tìm kiếm một giá trị không có phạm vi

#NAME? Tên không hiểu được

#NULL! 2 vùng không giao nhau

#NUM ! Hai vùng không giao nhau

#RET Công thức tham chiếu đến một địa chỉ không hợp lệ

#VALUE! Các toán hạng và toán tử sai kiểu dữ liệu

3.4 Các hàm thông dụng

08/11/2017 80

I Khái niệm CSDL

CSDL(Database) là tập hợp các thông tin được tổ chưc theo một cấu trúc

thống nhất nhằm phục vụ cho nhu cầu khai thác dữ liệu

II Sắp xếp dữu liệu

08/11/2017 81

II Sắp xếp dữu liệu

2 Sắp xếp theo điều kiện

Để sắp xếp dữu liệ theo chiều tăng dần hay giảm dần làm như sau:

- Chọn cột dữ liệu muốn sắp xếp.

- Trên thanh Ribbon chọn thẻ Data chọn nhóm Sort&Fiter và chọn Sort.

- Hộp thoại Sort xuất hiện:

+ Sort by: Chọn trường muốn sắp xếp.

+ Sort on: Chọn điều kiện sắp xếp.

+ Order: kiểu sắp xếp, A to Z: sắp xếp tăng dần; Z to A: sắp xếp giảm

dần.

4 Cơ sở dữ liệu

08/11/2017 82

III Lọc dữ liệu

1 Auto Filter

- Chọn cột (hoặc các cột) dữ liệu muốn lọc.

- Trên Ribbon chọn thẻ Data chọn nhóm Sort & Filter -> Filter.

- Kích vào mũi tên ô đầu tiên.

- Kích vào text Filter.

- Kích vào nội dung muốn lọc hoặc chọn điều kiện lọc.

+ Equal: so sánh bằng.

+ Does not equal: só sánh khác.

+ Is greater than: so sánh lớn hơn.

+ Begins with: điều kiện bắt đầu với.

+ Is greater than or equal to: so sánh lớn hơn hoặc bằng.

+ Does not begin with: điều kiện không bắt đầu với

+ Does not end with: điều kiện không kết thúc với…

+ Contains: điều kiện có chứ…

+ Does not contains: điều kiện không co chứa

+ Top 10: chọn các giá trị lớn nhất.

+ Above Average: chọn các giá trị lớn hơn trung bình.

+ Below Average: chọn các giá trị nhỏ hơn trung bình.

4 Cơ sở dữ liệu